Аттестация персонала – путь к взаимопониманию

Собеседование – путь к взаимовыгодному сотрудничеству

Собеседование – это инструмент управления, выполняющий различные функции.

Прежде всего, он позволяет:

• развивать взаимопонимание в коллективе;

• направлять работу каждого сотрудника в русло общих целей предприятия.

Воплощает принцип индивидуального подхода к людям, что обеспечивает профессиональный рост сотрудников, повышает их квалификацию и мотивацию. Представляет собой важный источник информации, что позволяет наметить перспективу развития для каждого работника, будь то специализация, назначение на новую должность, перевод, повышение зарплаты, продвижение по службе и т. д.

Нужна ли предприятию аттестация персонала?
Да, и в этом не может быть никаких сомнений! Вопрос в том, как следует оценивать людей – негласно или открыто, методично и согласованно.

Все руководители так или иначе оценивают своих сотрудников. Впрочем сами работники тоже не прочь покритиковать начальство. Речь идет о том, чтобы перейти от этого стихийного и неуправляемого процесса к аттестации на основе всем известных и приемлемых критериев.

1. Аттестация: что это такое?

Общая характеристика

Очень часто руководящие работники утверждают, будто они открыты для контактов с персоналом. Любопытно, что именно в их подразделениях сотрудники чаще всего жалуются на отсутствие диалога с начальством. Четко отлаженный механизм аттестации способствует развитию коммуникации. Он дает возможность каждому сотруднику регулярно общаться с руководителем в деловой обстановке, вне рутинных дел

Собеседование менеджера с сотрудником.

• Это плановое мероприятие по работе с персоналом.

• Оно вынесено за рамки повседневной работы.

• Проводится с определенной периодичностью (обычно раз в год).

Собеседование – хороший повод для обмена мнениями и дискуссии. Оно позволяет:

• обсудить текущую работу и перспективы развития сотрудника;

• достичь взаимопонимания.

Собеседование имеет четкие рамки.

• Оно назначается и готовится заранее.

• Его результаты фиксируются в письменном виде, а принятые решения подлежат контролю.

Собеседование выполняет три важные задачи.

• Выслушать человека, помочь ему, дать компетентный совет.

• Оценить работу, достижения, задачи и потенциал сотрудника.

• Наметить перспективу роста и выбрать верный путь профессионального развития работника.

Первая задача: помощь и совет

Собеседование предоставляет сотруднику и менеджеру следующие возможности.

Сотруднику:

• высказать свое мнение о работе, организации труда в подразделении, взаимоотношениях в коллективе;

• поговорить с менеджером о возникших проблемах и совместно найти их решение;

• обсудить назревшие вопросы и внести свои предложения по усовершенствованию рабочего процесса;

• уточнить свои задачи, сферу ответственности, должностные обязанности и круг полномочий;

• определить порядок действий в рамках полученных полномочий;

• высказать пожелания, просьбы и планы на будущее.

Менеджеру:

• поближе узнать сотрудника;

• обменяться с ним мнениями, прийти к взаимопониманию, выработать общую позицию.

Вторая задача: профессиональная оценка

И руководителю, и подчиненному собеседование позволяет:

• подвести итоги проделанной работы, оценить уровень профессиональности сотрудника, соотнести полученные результаты с поставленными задачами;

• выявить степень соответствия работника занимаемой должности;

• проследить, как выполняются стоящие перед работником задачи;

• дать оценку квалификации и приобретенным навыкам работника;

• определить потенциал работника.

Третья задача: профессиональное развитие

Собеседование-аттестация – самый подходящий случай поговорить о будущем.

• Определить, на чем сотруднику лучше сосредоточить свои усилия, сформулировать задачи, расширить рамки должностных обязанностей и сферу ответственности, предоставить новые полномочия.

• Совместно наметить перспективы профессионального роста работника:

– специализация, новое назначение, продвижение по службе;

– перемена места работы;

– повышение оклада;

– стажировка.

• Сообща решить, какая помощь требуется работнику для повышения квалификации.

Собеседование будет продуктивным, если вы…

1. Заранее к нему подготовитесь и выделите на него достаточно времени.

2. В самом начале беседы объясните, зачем оно нужно и какую пользу может принести вашему подчиненному.

3. Будете помнить основную цель: «Мы оцениваем результаты, чтобы двигаться вперед».

4. Правильно расставите акценты: будете говорить о фактах, не переходя на личности.

5. Будете внимательно слушать собеседника, не перебивая его.

6. Сумеете помочь сотруднику рассказать о своей работе и планах на будущее.

7. Сможете трезво оценить перспективы его роста.

8. Не увязнете в общих рассуждениях.

9. Будете заботиться, прежде всего, о будущем, а не анализировать прошлое.

10. Отметите не только недостатки работника, но и его достоинства.

11. Обретете уверенность в том, что вы друг друга поняли.

2. Аттестация: зачем это надо?

Универсальная схема управления

Первая аттестация может ограничиться задачами 1 и 2, в дальнейшем следует учитывать также задачи 3 и 4.

Зачем аттестация нужна менеджеру?

Аттестация помогает менеджеру:

• согласовывать работу каждого сотрудника с общими установками и целями предприятия;

• лучше узнавать своих подчиненных, добиваясь того, чтобы их работа была не только эффективной, но и приносила им удовлетворение;

• стимулировать персонал к достижению результата;

• указывать путь к выполнению задачи, определять возможности и условия;

• способствовать профессиональному развитию работников;

• устранять конфликты и налаживать взаимоотношения в коллективе;

• открывать перспективы карьерного роста работников;

• готовить материал для учета и анализа кадрового состава предприятия.

Зачем аттестация нужна сотруднику?

Аттестация помогает сотруднику:

• осмыслить свои функции, должностные обязанности и задачи^[1];

• оценить свою профессиональную подготовку, понять, какие навыки он успешно применяет на практике, а какие нужно освоить

или усовершенствовать;

• строить и развивать отношения со своим непосредственным руководителем;

• обсудить с руководством свои планы на будущее;

• подготовиться к реализации этих планов.

Зачем аттестация нужна дирекции и кадровой службе?

Аттестация – это способ управления отдельными сотрудниками и персоналом в целом.

Аттестация:

• дает информацию о том, как менеджеры на местах оценивают профессиональную деятельность каждого работника. Эти сведения лежат в основе учета и анализа кадрового состава предприятия;

• помогает прогнозировать уровень производительности труда и облегчает его оценку;

• способствует продуманности решений в управлении персоналом (продвижение работников, их обучение, профессиональное развитие, перемещение, оплата труда и т. д.);

• обеспечивает если не полную объективность, то, по крайней мере, справедливость решений, касающихся заработной платы;

• вводит единые критерии оценки персонала на всем предприятии.

Сделайте это – и увидите результат

* Производительность труда – соотношение результатов и средств, затраченных на их достижение.

3. Как проводить аттестацию?

Как подготовить собеседование?

В течение года нужно регулярно встречаться с каждым сотрудником и подводить промежуточные итоги его работы.

Выделите время:

• на подготовку к собеседованию – 0,5 часа;

• на собеседование – 2 часа;

• на отчет о собеседовании (подготовку протокола, его рассылку и утверждение) – 0,5 часа.

Руководствуйтесь действующими в компании правилами:

• общими установками, инструкцией для менеджеров;

• едиными критериями оценки.

Используйте необходимую документацию:

• личный листок по учету кадров;

• отчет об итогах работы, документы, подтверждающие квалификацию, и послужной список.

Запаситесь бланками отчета об аттестации. В них должны быть отражены:

• должностные обязанности сотрудника, его индивидуальные задачи и полученные результаты;

• замечания о работе и профессиональные проблемы;

• уровень квалификации, потребность в ее повышении.

Продумайте все детали

Позаботьтесь об организационной и технической сторонах:

• заранее договоритесь с сотрудником о дате, месте и продолжительности собеседования;

• напомните ему о вашей договоренности незадолго до назначенной даты;

• выберите спокойное место, где вас никто не потревожит.

Подберите все необходимые материалы:

• послужной список, самые важные факты из трудовой биографии;

• отчет о прошлогодней аттестации;

• перечень должностных обязанностей;

• отчеты о собеседованиях по промежуточным итогам работы за истекший год;

• заметки о наиболее значительных событиях в работе сотрудника за прошедший год (их учет должен вестись в течение всего года).

Продумайте свою позицию:

• решите, какие качества вам понадобятся в этом разговоре: умение выслушать, твердость, искренность и т. д.;

• будьте внимательны к формулировкам: очень важно, в какой форме вы выразите отказ или критическое замечание, чем мотивируете согласие, как поздравите с успехами.

План отчета об аттестации

1. Анкетные данные сотрудника: имя, фамилия, дата рождения, стаж работы на вашем предприятии, образование, резюме, послужной список и т. д.

2. Сведения о работе:

• должность;

• задачи и полученные результаты;

• основные события за прошедший период.

3. Первичный анализ:

• обнаруженные недостатки в работе, их вероятные причины;

• как эти недостатки и неудачи были восприняты самим сотрудником и его коллегами.

4. Перспективы:

• расширение сферы ответственности, новые полномочия;

• карьерный рост;

• повышение квалификации;

• постановка новых задач.

5. Вынесение оценки: общая оценка работы сотрудника, его соответствия занимаемой должности, достигнутых результатов. При необходимости особо отметить личные показатели.

6. Подведение итогов: подготовка общего заключения.

Над чем стоит подумать

• Какие у сотрудника были успехи и неудачи? Какие у него трудности, в чем его основные достоинства?

• Какие перемены ожидаются в работе и задачах вашего подразделения? Как это коснется данного сотрудника?

• Готов ли он к более ответственной работе?

• Нужно ли ему повысить квалификацию:

– для более успешного выполнения своих служебных обязанностей;

– для расширения круга обязанностей или продвижения по службе?

• Как это повлияет на его работу?

• Какие задачи можно наметить на следующий год?

Как проходит собеседование?

Первый шаг: вступление.

Второй шаг: подведение итогов работы за прошедший период.

Третий шаг: программа действий на следующий год.

Четвертый шаг: перспективы профессионального роста.

Пятый шаг: заключение.

Первый шаг: определите тему обсуждения

От менеджера при этом требуется:

• приветливо встретить сотрудника, установить с ним контакт;

• обозначить временные рамки собеседования;

• определить предмет обсуждения;

• вкратце изложить план собеседования;

• проявить внимание и готовность к диалогу.

Совет!

Прежде чем переходить к сути дела, поинтересуйтесь, нет ли у сотрудника вопросов или замечаний.

Не следует:

• сразу же приступать к обсуждению работы сотрудника;

• начинать разговор без четкого плана.

Второй шаг: подведите итоги прошедшего периода

Сотрудник должен:

• представить отчет о работе, основываясь на своих функциях, должностных обязанностях и поставленных перед ним задачах; в отчете следует отразить:

– вклад в достижение командных результатов, реализацию проектов;

– повышение личных показателей;

– развитие профессиональных навыков;

• проанализировать свои недостатки, объяснить их причины.

Менеджер должен:

• выслушать сотрудника, расспросить о деталях, обобщить информацию;

• дополнить его отчет имеющимися сведениями;

• ознакомить со своим анализом его работы.

Сотрудник и менеджер должны вместе:

• определить:

– сильные стороны и недостатки работника;

– меры для преодоления недостатков;

– пути повышения квалификации;

• оценить выполнение сотрудником своих должностных обязанностей, достигнутые им результаты и уровень его профессиональности.

Третий шаг: составьте план работы на следующий год

Сначала напомните сотруднику о задачах, стоящих перед предприятием и вашим подразделением, о ближайших проектах и предстоящих мероприятиях.

Затем вместе с ним разработайте план действий.

• Определите задачи на следующий год, решите, по каким критериям будет оцениваться эффективность работы, какие средства необходимы для достижения поставленных целей.

• Обсудите возможности профессионального роста: повышение квалификации, расширение сферы ответственности, возможный перевод на другую работу или повышение в должности и т. д.

• Выберите форму повышения квалификации и определите сроки.

• Оговорите, как вы будете контролировать своего подчиненного.

Исходные данные для постановки задач.

• Отчет об итогах работы.

• Приоритетные цели подразделения и план его развития.

• Необходимость усовершенствования профессиональных навыков.

• Расширение функций сотрудника.

• Реализация новых проектов.

Четвертый шаг: наметьте перспективу профессионального роста

• Позвольте сотруднику высказать свои пожелания: к чему он стремится в профессиональном плане, хочет ли расширить круг обязанностей, как представляет себе продвижение по службе, какие из его способностей пока не нашли применения, что его больше всего привлекает в работе и т. д.

• Примите к сведению его запросы, выскажите свою точку зрения и сформулируйте предложения. Вы можете наметить перспективы и формы профессионального роста (стажировку, освоение новой специальности, повышение квалификации и проч.).

• Составьте индивидуальный план обучения, включающий развитие базовых профессиональных навыков, получение дополнительной квалификации. Определите направления, в которых сотрудник будет совершенствоваться.

Помните!

Аттестация проводится не только для постановки задач на следующий год. Она преследует далеко идущие цели, связанные с профессиональным ростом сотрудника. Ее итогом может стать:

• стажировка;

• повышение;

• перевод на другую работу.

Пятый шаг: подведите итоги

Сначала устно обобщите результаты вашего разговора.

• Уточните формулировки всех выдвинутых предложений (задачи, план обучения, механизмы контроля и т. д.).

• Вернитесь к самым существенным моментам вашего разговора.

• Перечитайте заполненный бланк отчета.

• Ответьте на все возникшие вопросы.

Зафиксируйте все письменно.

• Составьте протокол собеседования.

• Отметьте вопросы, которые вы не смогли решить.

Дайте ход принятым решениям.

• Если функции сотрудника изменились, составьте новый перечень должностных обязанностей.

• Напишите отчет о собеседовании для своего непосредственного начальника.

• Сформулируйте новые задачи сотрудника, разработайте механизм помощи и контроля.

• Передайте в кадровую службу материалы для учета и анализа персонала.

Правильный подход к людям – залог успеха

1. Не следует недооценивать сотрудников.

2. Люди способны к развитию и в глубине души всегда стремятся к совершенству.

3. У вас нет причин считать, что работник хочет вас обмануть. Каждый судит о другом в меру своей испорченности.

4. Работники будут гораздо лояльнее по отношению к компании, если дать им возможность участвовать в определении целей и средств их достижения.

5. Сотрудники готовы признать авторитет руководителя, если они видят, что он честно трудится и учитывает их интересы.

4. Как ставить задачи в ходе собеседования?

Понятие производственной задачи

1. Задача может быть связана:

• с общими целями предприятия;

• должностными обязанностями сотрудника;

• реализацией отдельного проекта;

• освоением и развитием профессиональных навыков.

2. Что такое задача?

3. Задача характеризуется пятью параметрами:

1. спецификой;

2. четкими границами;

3. приемлемостью;

4. реалистичностью;

5. сроками.

Как сформулировать задачу?

Задача формулируется исходя из шести компонентов:

1. Субъект действия: кто должен выполнять задачу;

2. Само действие: что субъект должен делать для ее выполнения;

3. Итог действия: ожидаемый результат;

4. Сроки выполнения;

5. Информация о средствах и условиях достижения результата;

6. Критерии оценки результата, то есть показатели эффективности.

По каким показателям измерять результат?

Выбор критериев зависит от того, по каким параметрам будет оцениваться результат.

Если результат оценивается с качественной стороны:

• соответствие запросам клиентов;

• моральный климат в подразделении;

• активность маркетингового поиска.

Критерий оценки должен поддаваться количественному анализу.

Это может быть:

• изменение или развитие рабочей ситуации;

• расхождение между желаемым и полученным результатом;

• степень активности сотрудника в выполнении задачи.

Показатель эффективности всегда получает численное выражение (процентное соотношение, норма прибыли, коэффициент и проч.), например:

• количество клиентов, возобновивших договор с компанией;

• количество встреч с клиентами;

• оценка соответствия запросам клиентов по шестибалльной шкале;

• повышение нормы прибыли.

Как ставить задачи в ходе собеседования?

• Предложите сотруднику самому выдвинуть новые задачи.

• Соотнесите их с задачами предприятия и вашего подразделения.

• Не забудьте о повышении профессионального уровня, мотивации сотрудника, творческом подходе к работе.

• Задачи должны быть реалистичными, выполнимыми, четко сформулированными и не слишком многочисленными (не больше пяти).

• В течение всего года контролируйте их выполнение.

При постановке задачи обязательно оговорите:

• условия, которые можно изменить и которые не подлежат обсуждению;

• порядок и способы выполнения.

Примеры формулировки задач

1. Реалистичная задача.

В будущем году г-н Х должен провести операции по трем соглашениям с нашими клиентами. Их общий оборот составит более 50 000 евро.

2. Средства выполнения задачи.

Для планирования и ведения учета по этим операциям в помощь сотруднику будет выделена ассистентка.

3. Критерии оценки.

• Слаженная работа команды.

• Соответствие требованиям клиентов.

• Рентабельность операций.

4. Показатели эффективности.

• Регулярные и продуктивные совещания, координирующие действия участников.

• Положительные отзывы клиентов.

• Предусмотренная норма прибыли по каждой операции.

5. В чем смысл и цель оценки?

Что значит оценить?

1. Аттестация – не самоцель, это средство.

2. Это двусторонний процесс, в ходе которого оценивается профессиональная деятельность работника.

3. Его работа оценивается по объективным параметрам:

• реальным и значимым фактам или событиям;

• строго определенным должностным обязанностям и функциям;

• предварительно оговоренным индивидуальным задачам.

4. У аттестации две разные, но взаимосвязанные цели:

• помочь сотруднику повысить профессиональный уровень (улучшить результаты, усовершенствовать профессиональные навыки, повысить мотивацию);

• отметить достижения сотрудника: поздравить его с успехами, повысить оклад, продвинуть по служебной лестнице.

Что подлежит оценке?

• Профессиональность:

– в организации рабочего процесса;

– в выполнении своих функций;

– в соблюдении должностных обязанностей;

– в достижении поставленных целей.

• Полученные результаты: выполнение задач.

• Приобретенные профессиональные навыки.

• Характер работы (особая важность или исключительность поручаемых заданий).

• Потенциал сотрудника.

По каждому аспекту важно установить:

• каковы проблемы, трудности, неполадки;

• что требует совместного обсуждения и поиска решения;

• каковы полученные результаты и как их закрепить.

Порядок вынесения оценки

1. Проанализируйте полученные результаты.

2. Установите, есть ли расхождение между запланированным и реальным результатом.

3. Если вы обнаружили расхождение, определите его причину.

4. Оцените полученный результат: отвечает ли он принятым нормативам.

5. Примите меры для:

• улучшения результата,

• налаживания при необходимости рабочего процесса;

• перехода к выполнению новых задач.

Справедливая оценка

Опирайтесь на факты

• Что для меня важнее – результаты работы сотрудника или черты его характера? Факты или их интерпретация?

• Какие примеры я привел для обоснования своей оценки?

Анализируйте причины

• Я рассмотрел все возможные причины?

• Я учел те причины, на которые ссылался сотрудник?

• Я предложил ему самому оценить свою работу?

Ищите решения проблем

• Я рассмотрел все способы исправления дела?

• Я дал сотруднику возможность выдвинуть свои предложения?^[2]

Контролируйте выполнение решений

• Какие меры мы предусмотрели для обеспечения выполнения принятых решений?

• Какие взаимные обязательства налагают на нас эти решения?

Оценка профессионального уровня

1. Профессиональность подразумевает специальные знания, умения и навыки, которые работник применяет для достижения результата.

2. Если вы хотите установить уровень профессиональности:

• перечислите виды деятельности, предусмотренные должностными обязанностями сотрудника;

• определите их функции в рабочем процессе;

• составьте перечень профессиональных навыков, необходимых для выполнения этих функций;

• оцените уровень владения этими навыками.

3. Если необходимо повысить уровень профессиональности:

• установите причины низкой эффективности;

• определите задачи и формы повышения квалификации (стажировка, работа с напарником, помощь специалистов и проч.);

• выясните, какими профессиональными навыками овладел сотрудник и как он применяет их на практике.

6. Полезные советы

Учитесь общаться

Собеседование – это диалог.

• Будьте внимательны.

• Прислушивайтесь к мнению собеседника, особенно когда вам кажется, что вы во всем правы.

• Задавайте вопросы, начинайте с общих, а затем переходите к частным и более сложным.

• Как можно чаще предлагайте свои формулировки мыслей собеседника.

• Найдите в себе мужество сказать все до конца.

• Умейте выслушать, а когда надо – промолчать. Это позволит сотруднику собраться с мыслями и выстроить аргументацию.

• Вопросы и изменения формулировок – основа диалога, они помогают подкрепить суждения фактами.

Научитесь спрашивать – и получите содержательный ответ

Вопросы должны преследовать определенную цель и быть конкретными: Что? Кто? Где? Когда? Как? Сколько? Почему?

Они помогут вам уточнить факты или сформулировать задачи.

Открытые вопросы позволяют:

• исследовать проблему;

• завязать дискуссию;

• дать сотруднику высказаться («А вы что предлагаете?»);

• помочь ему сохранить объективность («Что конкретно вы имели в виду?»).

Частные вопросы дают возможность:

• уточнить факты;

• получить подробную информацию.

Предлагайте свои формулировки

Выражая мысли собеседника своими словами, вы:

• помогаете ему уточнить и подчеркнуть некоторые аспекты его высказываний;

• лучше вникаете в логику его рассуждений;

• убеждаетесь в том, что правильно его поняли;

• оживляете дискуссию.

Это эффективно, когда:

• собеседник говорит расплывчато или слишком категоричен в своих суждениях (злоупотребляет словами «никогда, все, ничего» и т. д.);

• не доводит мысль до конца;

• считает задачу невыполнимой, но не уточняет почему.

Используйте следующую технику:

• подхватывайте и развивайте мысль, которую собеседник не довел до конца;

• обобщайте его высказывания.

Критика – дело непростое

А если критикуют вас?

Выслушайте критические замечания до конца, не перебивая.

Не торопитесь доказывать собеседнику, что он ошибается. Повторите сказанное своими словами: важно убедиться, что вы все правильно поняли.

Если критические замечания расплывчаты и не подкреплены фактами, нет смысла их обсуждать и тем более опровергать. Просто скажите, что вы это примете к сведению.

Если критика необоснованна:

• спокойно обсудите факты;

• объясните то, что считаете возможным и нужным.

Если вас критикуют за дело:

• признайте справедливость замечаний;

• предложите обсудить, как исправить положение.

Вы умеете говорить «нет»?

Когда приходится отказывать:

• не уводите разговор в сторону;

• не старайтесь отделаться туманными обещаниями, которые вы не сможете сдержать;

• четко обозначьте, какие вопросы не подлежат обсуждению;

• объясните, почему невозможно удовлетворить просьбу (ссылайтесь при этом на факты);

• обсудите с собеседником, что можно сделать, не нарушая принятых в компании правил.

Сноски

1

Функции – суть и основная цель работы; должностные обязанности – те действия, с помощью которых сотрудник выполняет свои функции; под задачами же подразумеваются результаты, которые он должен получить в строго определенные сроки.

(обратно)

2

Не забывайте, что менеджер должен быть еще и наставником. См. выпуск: «Вы – наставник» из серии «Шпаргалки для менеджеров».