|
|
Предисловие
ДОРОГИЕ ЧИТАТЕЛИ…
Хотели бы вы активно действовать и менять мир, но при этом время от времени лениться и расслабляться? Да, да, я тоже так хочу. Мы, люди, – прежние первобытные охотники, достигшие такой степени развития, что нам больше нет нужды неустанно охотиться, поэтому мы имеем полное право и все основания немного полениться. И все же это не мешает нам быть амбициозными и честолюбивыми существами.
Под продуктивностью я понимаю способность достигать желаемого минимальными усилиями. Естественно, мне совершенно не хочется гореть на работе. Мне жизненно необходимо время для личных отношений, дружбы, увлечений, хобби, отдыха и всего того, что придет мне в голову.
Именно поэтому несколько лет назад у меня появилось новое увлечение. В то время я занимался сотней разных дел – и за зарплату, и на общественных началах. Некоторые занятия были связаны с работой, другие нет. Однако главная цель для меня всегда заключалась в том, чтобы… изменить мир. И вот новым моим увлечением стала эффективность. Эта книга написана о том, как осуществить самые серьезные перемены и оказать максимальное влияние (какой бы смысл вы ни вкладывали в подобные выражения), прилагая минимум усилий.
Хочу поблагодарить вас за то, что вы купили эту книгу. Решив прочесть ее, вы уже продемонстрировали желание менять мир, оказывать влияние и искать более легкие и эффективные пути осуществления задуманного. За те несколько лет, что прошли с момента основания компании Think Productive, мы успели поработать с крупнейшими компаниями Великобритании и Европы, правительственными организациями и благотворительными фондами. Мы помогли им снять информационный стресс, почти неизбежный в современном мире. Моя книга позволит вам сделать то же самое.
Мой подход к продуктивности абсолютно человечный. Обычно все считают людей, добившихся потрясающих результатов, не такими, как простые смертные. Конечно, великие исторические деятели обладали уникальными талантами, харизмой и умением предвидеть будущее. Однако никто из них по сути ничем не отличался от вас или меня: даже самые смелые испытывали страх, даже самые сильные лидеры порой теряли направление, и даже самые великие страдали от приступов сомнений в себе и имели другие человеческие слабости. И все же во многих руководствах по управлению временем и ведению бизнеса, которые пользуются сегодня такой популярностью в нашем обществе, сложился культ знаменитостей, культ личностей.
В этой книге мы с вами проанализируем, какими чертами характера должен обладать настоящий продуктивный ниндзя [1], научимся погружаться в истинный покой дзен, обретем безжалостность, научимся пользоваться оружием, овладеем искусством уловок и маскировки, сделаем свое мышление оригинальным, станем гибкими, разумными и готовыми ко всему. И, надеюсь, вы поймете самое главное: чтобы стать продуктивным ниндзя, вовсе не обязательно становиться супергероем.
Очень многие люди покупают подобные книги, но не находят времени прочесть их. Другие исповедуют культ личности и тонут в мечтах о совершенстве, символизируемом фигурой избранного ими гуру. Они тратят время на фантазии о том, как стать писателем или кем-то подобным своему гуру, хотя следовало бы заняться планированием и осуществлением перемен в собственной жизни.
Хочу, чтобы вы поняли: в природе не существует идеального гуру, которому следовало бы слепо поклоняться. Не считайте меня гением продуктивности. Мне знакомы сомнения в себе, душевные терзания, промедления и напрасная трата времени. Разница между мной и вами заключается в том, что я осознаю эти дурные привычки и стараюсь от них избавиться.
Полагаю, мой опыт и мои мысли окажутся полезными для вас, потому что я не притворяюсь, что мне незнакомы неудачи. Надеюсь, вы воспримете это мое признание как доказательство моей искренности и сможете извлечь уроки из моих ошибок. Не выбрасывайте мою книгу и не устремляйтесь за недостижимым гуру. Я от всей души верю, что идея повышения собственной продуктивности и превращения в настоящего ниндзя станет для вас мощным мотиватором.
Эту книгу во многих отношениях можно считать руководством и в работе, и в жизни. Она своего рода гимн достижениям. Помните, что за каждым великим достижением всегда стоит обычный человек, точно такой же, как вы.
1. Путь продуктивного ниндзя
«Быть занятым еще не означает заниматься реальной работой. Цель любой работы – создание чего-либо или достижение, а для этого требуется предвидение, система, планирование, интеллект и отчетливо осознаваемая цель, а также упорство и трудолюбие. Видимость действия – это не действие».
Томас ЭдисонВы никогда на задумывались, что вам следовало бы эффективнее распоряжаться своим временем? Наверняка вам приходили мысли о том, как некоторым людям удается за то же время сделать гораздо больше вас? Вам хотелось бы научиться справляться с растущим в геометрической прогрессии валом электронной почты и других дел? Видимо, вам тоже вечно не хватает тех 24 часов, из которых состоят наши сутки?
Основным фактором продуктивности, успеха и счастья нередко считают хороший «тайм-менеджмент». Этой теме посвящены сотни книг, по большей части написанных настоящими экспертами, которые полагают, что делают все идеально и правильно. Все они дают одни и те же советы: правильно расставляйте приоритеты, начинайте день с составления списка дел, а затем систематично вычеркивайте пункт за пунктом, начав с самого важного и закончив самым незначительным. Определите точный порядок, ставьте себе краткосрочные, среднесрочные и долговременные цели, организуйте свое рабочее место и начинайте сложные проекты с составления длинного, но идеально продуманного плана. Все кажется очень простым и абсолютно идеальным, верно?
Что ж, давайте сразу проясним одну вещь. Я написал эту книгу не потому, что являюсь истинным экспертом тайм-менеджмента. Я вовсе не принадлежу к людям, организованным от природы. Естественный для меня стиль работы совершенно противоположен: я люблю подумать, привыкнуть к новым идеям. Я чувствую себя более комфортно на уровне стратегий, а не действий. Я терпеть не могу продумывать мелочи, порой действую инстинктивно. Я потрясающе нереалистично оцениваю то, чего можно достичь в конкретный период времени.
Однако все это можно назвать моими сильными сторонами, которые помогают мне добиваться успеха в своих предприятиях. Это – особенности моей личности. Я играю на этих своих чертах, хотя прекрасно осознаю, что они же являются и моими слабостями. Преодоление дурных привычек и приобретение позитивных дает мне возможность помогать другим людям делать то же самое. Но борьба с собственными неэффективными демонами и упорное стремление к повышению продуктивности и полному контролю над собственной работой и жизнью привели меня к очень важному выводу: тайм-менеджмент умер.
Тайм – менеджмент умер
Где-то в процессе правила игры изменились. Сегодня мы живем в эпоху постоянной мобильной связи и информационной перегрузки. Нас постоянно бомбардируют информационные потоки – причем одновременно из разных источников. Еще десять лет назад такое невозможно было представить. В старых книгах по тайм-менеджменту описывается очень простой метод обработки новых информационных поступлений. Информация поступала в виде бумажных писем, которые доставляли в офисы по утрам, а если вы были особо популярны, то еще раз где-то после обеда. Обрабатывать информацию и реагировать на новости было довольно просто – эта работа занимала не более часа в день. В соответствии с прежними принципами тайм-менеджмента все остальное время оказывалось свободным, и вы могли заниматься «реальной работой», которую можно было спланировать в начале дня с помощью простого списка дел и расстановки приоритетов.
Сегодня подобные системы кажутся архаичными: очень сложно выделить время и внимание для реальной работы, потому что мы все семь дней в неделю по 24 часа в сутки получаем электронные письма, сообщения в социальных сетях, голосовую почту, текстовые сообщения, сообщения по внутренней сети, звонки видеоконференций и так далее и тому подобное. Мы постоянно находимся на связи. Вам не случалось в пять вечера обнаружить, что вы смотрите на список дел, в котором не вычеркнут ни один пункт, и задуматься, а на что же ушел весь день? Мне случалось – и частенько.
Помимо неизменно растущего объема информации, связанной с работой, существуют и другие факторы, которые делают прежние стратегии тайм-менеджмента абсолютно непригодными. Сегодня работа стала более сложной, чем когда бы то ни было. Но при этом роли наши определены гораздо менее четко, а сама работа стала более свободной. Сегодня строгая иерархия менеджмента постепенно уходит в прошлое. Каждый член команды несет личную ответственность. Темп коммуникации вырос беспредельно, и мы должны отвечать или хотя бы «быть на связи» практически всегда. Продолжительность рабочего дня увеличилась, хотя и стала более гибкой. Сегодня приходится учитывать потребности работающих родителей и коллег на других континентах. И все это означает, что нам нужно понять нечто очень важное: никогда невозможно все закончить.
Никогда невозможно все закончить
Спросите себя: «Когда я составлял список дел и расставлял приоритеты (А, В, С), то брался ли я за дела, помеченные буквой «С», до дел с приоритетом «А», и не приводило ли это к полной катастрофе?» Конечно, вы так не поступали. А если и брались за дела с приоритетом «С», то наверняка потому, что они неожиданно меняли свою актуальность, становясь делами категории «А» или «В», потому что раньше вы просто об этом не задумывались.
Вспомните хоть один момент рабочего дня, когда оказалось, что больше ничего делать не надо. Пожалуй, за последнее время вы такого не припомните: всегда нужно выполнить что-то еще, разобрать стол, что-то прочесть или немного похозяйничать. Вы наверняка припоминаете свои первые места работы. Скажем, вы работали в баре и в конце долгой смены успевали еще протереть полы, запереть дверь и немного посидеть с кружкой пива, испытывая удовлетворение от хорошо сделанной работы и ее завершения. Приятно чувствовать, что работа завершена, верно? В психологическом смысле удовлетворение от того, что вы чего-то достигли и полностью выполнили свою работу, невероятно ценно.
Завершение приносит нам удовлетворение, потому что мы получаем возможность «расчистить место». Чистое пространство дает перспективу, позволяет немного отдохнуть от стремительного темпа жизни и переоценить свои приоритеты.
Проблема заключается в том, что парадигма современной работы практически не дает нам ощущения завершения и чистого пространства. Мы постоянно стремимся увидеть свет в конце длинного, длинного туннеля. А когда этот свет наконец забрезжит, мы осознаем, что это всего лишь тусклый факел, закрепленный на стене и освещающий новый объем работы.
Да здравствует менеджмент внимания
Не волнуйтесь! Сегодня правила игры изменились – стали совершенно новыми. Сегодня основным фактором эффективности становится менеджмент внимания. Сегодня ваш успех зависит от того, насколько хорошо вы оберегаете и используете собственное внимание – умеете сосредоточиться. Нас одолевают страшные враги: стресс, прокрастинация [2], прерывания, отвлечения, малозначимые обязательства, неэффективные рабочие приемы. Нам нужно научиться преодолевать эти препятствия и целиком сосредоточиваться на том, что по-настоящему важно. Настало время мыслить, как ниндзя.
Путь продуктивного ниндзя
«Мы должны с готовностью избавиться от жизни, которую спланировали, чтобы вести ту жизнь, которая нас ожидает».
Джозеф КэмпбеллЭта книга поможет вам выработать образ мышления ниндзя, а потом применить его во всех сферах своей работы. И не только работы. Я расскажу о том, как можно превратить информацию из новых источников и непонятные отвлечения в прекрасные и весьма ценные результаты. Я расскажу о наших отношениях с информацией на работе. Вы поймете, что в состоянии все контролировать, а в сутках вполне достаточно времени на то, чтобы сделать необходимое и важное. (Заметьте, я не говорю, «чтобы сделать все».)
В этой главе я познакомлю вас с основными принципами поведения – в духе ниндзя, – которые помогут вам повысить свою эффективность, снизить уровень стресса и изменить отношение к собственной работе. Путь ниндзя – это то, как мы относимся к нашей работе, а не то, как мы ее делаем. Вместо того чтобы сосредоточиваться на конкретных навыках, талантах или средствах, нужно выработать определенный подход к работе, на основе которого будет легко создать системы и процедуры. В следующих главах я покажу вам, как создать эти системы и процедуры. Но сначала давайте поговорим об основополагающих принципах и образе мыслей. А в следующих главах мы попробуем применить этот образ мыслей к повседневным рабочим ситуациям: электронной почте, списку дел, проектам и совещаниям.
НАША РАБОТА – ЭТО ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ
В обычный рабочий день к 9.15 мы получаем больше информации, чем теоретики тайм-менеджмента прошлого получали за неделю! Наша работа изменилась настолько, что теперь для большинства из нас эффективность ее определяется тем, как мы используем новые возможности и справляемся с новыми угрозами. Мы больше не думаем о работе: наша работа – это и есть мышление. Успешная карьера ожидает тех, кто принимает лучшие решения. Если хотите подниматься по карьерной лестнице в своей организации, поймите, что вас будут оценивать по вашей способности реагировать и проявлять ответственность. Чем выше ваше положение в организации, тем большую роль играет этот фактор. Искусство принятия решений, способность выделять время для «качественного мышления», реакция на внутренний голос и интуицию (особенно когда времени на размышления нет) – вот что определяет наш успех на работе.
МЕРА ОТВЕТСТВЕННОСТИ
Как быстро вы реагируете на перемены? Я имею в виду не осознание того, что что-то изменилось, а реальное понимание, усвоение и адекватные ситуации действия.
Всегда считалось, что чем больше человеку платят и чем выше его должность, тем больше его ответственность. Если вы поднимаетесь по корпоративной лестнице, то чем выше оказываетесь, тем больше ответственности.
Однако простой «ответственности» в наши дни недостаточно. Футболисты и менеджеры нередко говорят: «Я поднимаю руки и признаю свою ответственность за наше ужасное поражение». Да, признать ответственность лучше, чем не признать, но почетное поражение все равно остается поражением. А в информационную эпоху ситуация меняется очень быстро. В нашем обществе ценят тех, кто может принять на себя ответственность, но мы редко считаем ответственность активной и динамичной. «Я не хочу ответственности», – говорим мы, словно речь идет только о ее грузе, не сопровождающемся никакими радостями. Но ответственность всегда влечет за собой и влияние. Природа ответственности такова, что она автоматически несет в себе награду – способность оказывать влияние, создавать богатство. Ответственность сопровождается успехом в организации, обществе, семье, личным успехом, в конце концов. Воспринимая ответственность как тяжкий груз, мы считаем ее ценой, которую приходится платить за успех. Для нас это сделка. А так не должно быть.
Эффективная ответственность означает, что вы обладаете способностью точно определять, какие действия требуется предпринять, чтобы преодолеть препятствия и решить любую новую проблему. В этой книге вы найдете советы по повышению эффективной ответственности тремя способами:
? Ответственность за происходящее
Мы порой предпочитаем не реагировать на происходящее конкретными действиями. Мы мешкаем и откладываем, словно испытываем лень, усталость, неуверенность и тревогу о результатах. Путь ниндзя поможет вам преодолеть такое мышление и выработать новые привычки. И тогда вы начнете активно искать способы реакции, а не способы уклониться от решения или хотя бы отложить его.
? Ответственность за последующее
Не нужно беспокоиться о проблемах, связанных с теми проектами, которыми вы в настоящее время не занимаетесь. Мы с вами создадим системы, которые помогут вам всегда знать, какой следующий шаг нужно сделать в любом проекте. Эти системы помогут вам все держать под контролем.
? Ответственность в случае форс-мажора
Когда приходится все бросать из-за возникновения кризисной ситуации, то будет полезно иметь запасной выход, который позволит вам знать и помнить о том, что? вы бросили. Предлагаемые системы и приемы помогут вам реагировать на подобные ситуации, сохраняя контроль над той работой, которую вы отложили.
Характеристики продуктивного ниндзя
«Простота – вот абсолютная мудрость».
Леонардо да ВинчиСейчас я расскажу вам об основных особенностях пути продуктивного ниндзя. Когда мы обсудим каждую из них, вы поймете, каким образом они могут влиять на вашу работу. В следующих главах я покажу вам конкретные средства и приемы, которые сделают вас настоящим продуктивным ниндзя.
Дзен-спокойствие
Истинное искусство принятия решений проистекает из способности выделять время и пространство для спокойного и осознанного размышления о реальной проблеме. Решения, принятые в состоянии паники, потом хочется забыть. Ниндзя это понимает и сохраняет умиротворение в самых сложных условиях. Ниндзя сохраняет спокойствие даже в условиях информационной перегрузки. Может быть, в это трудно поверить, но вполне возможно иметь на руках тысячу и одно дело – и при этом сохранять абсолютную безмятежность. Как же победить стресс и научиться спокойствию? Более подробно мы поговорим об этом, когда будем обсуждать практические навыки работы с электронными письмами, заданиями, проектами и программами в стиле ниндзя. А пока что вот несколько основных принципов.
ПОЛЬЗУЙТЕСЬ СИСТЕМОЙ, НЕ ПОЛЬЗУТЕСЬ ГОЛОВОЙ!
«Ум предназначен для рождения идей, а не для их хранения».
Дэвид АлленДабы не забыть важное, храните всю поддерживающую информацию в определенной системе, а не в голове. Не отвлекайтесь и не переживайте из-за того, что можете что-то забыть. Для размещения информации и напоминаний о ней используйте «второй мозг», а не собственную голову. Конечно, это легче сказать, чем сделать, но когда вы овладеете этим навыком, то поймете, что он работает. Я познакомлю вас с вашим «вторым мозгом» и привычками ниндзя чуть позже.
ДОВЕРЯЙТЕ СВОИМ СИСТЕМАМ
Вам нужно доверять используемым системам, верить в то, что они работают. Неопределенность и неуверенность в том, что ваши системы, каковы бы они ни были, помогут вам в работе, порождают сильнейший стресс. Переход на новый компьютер или новое программное обеспечение порождает неопределенность на несколько дней. Но многие люди годами живут, не задаваясь вопросом, а достаточно ли эффективны их собственные системы, чтобы полностью им довериться. Очень важно иметь системы, которым можно доверять. Чтобы обрести это доверие и дзен-спокойствие, вам нужно регулярно анализировать не только свою работу, но и сам ее процесс. Краткий, но регулярный анализ того, как вы работаете, поможет вам обрести ясность мышления, необходимую для эффективной работы.
СНИЗЬТЕ СВОИ ОЖИДАНИЯ. СЕРЬЕЗНО.
Поймите, что сделать все невозможно. Это больше не игра. Черпайте уверенность в понимании того, что ситуация находится под контролем. Правильно выбирайте дела и делайте только то, что в человеческих силах. И тогда вы со всем справитесь.
ПОДДЕРЖИВАЙТЕ ХОРОШУЮ ФИЗИЧЕСКУЮ ФОРМУ
«В здоровом теле здоровый дух».
Неизвестный авторХорошая физическая форма и здоровье не просто снижают уровень стресса, но и способствуют сосредоточенности и энергии, необходимым для ясного мышления и принятия решений, которые позволят вам эффективно выполнять свою работу. А кроме того, вы и выглядеть будете замечательно. Абсолютно выигрышная ситуация!
ГОТОВНОСТЬ И ОРГАНИЗОВАННОСТЬ ПОМОГУТ ВАМ СПРАВИТЬСЯ С ЛЮБЫМИ ТРУДНОСТЯМИ
«Порядок на столе – порядок в уме».
Децин Дний Ювенал, древнеримский поэтНекоторые из нас считают организованность делом скучным, а то и навязчивой идеей. «У меня нет времени на организацию всего этого» – вот самое распространенное возражение, которое я слышу от клиентов, когда обучаю их пути продуктивного ниндзя. Но на самом деле мы же не хотим потерять состояние «потока» [3] – то есть максимальной продуктивности – из-за невозможности в нужный момент найти нужную информацию или необходимые средства. Не следует впадать в занудный перфекционизм, но научитесь действовать организованно по умолчанию, и тогда вы будете регулярно испытывать ощущение сверхэффективного потока.
Безжалостность
В сочетании дзен-спокойствия и безжалостности нет ничего парадоксального. Мы уже говорили о необходимости принимать ясно продуманные решения объективно и спокойно. Мы должны не только принимать больше правильных решений, но еще и проявлять избирательность. Нам нужно обрабатывать информацию, с тем чтобы отделять зерна от плевел, видеть лес за деревьями и отделять грандиозные возможности от еще более грандиозных. Безжалостность – это не просто обработка информации. Это еще и способность защищать собственное время и внимание, сосредоточиваясь только на том, что действительно необходимо, – даже за счет других дел, которые «тоже стоило бы сделать».
ГОВОРИТЕ «НЕТ» САМОМУ СЕБЕ
При таком обилии информации избирательность становится единственным способом противостояния традиционной западной протестантской трудовой этике, которая нам всем так хорошо знакома. Отныне мы должны точно знать, что нужно сделать, и при этом принимать решения, чего не делать. Причем последнее касается многого. Избирательность в вопросе о том, чему сказать «да», – очень значимый навык. Умение говорить «нет» самим себе позволяет не переоценивать собственные силы. Если вы оказались в ситуации, которая требует от вас слишком многого (а со мной, кстати, такое происходит сплошь и рядом!), важно понять, что лучше изменить свои обязательства перед собой и другими людьми, чем выбиться из сил, стараясь все их выполнить.
ГОВОРИТЕ «НЕТ» ДРУГИМ
Представьте себе такую картину: вы приходите на встречу, полагая, что должны обсудить нечто важное, а обсуждение начинается с решений и обязательств, о которых можно было бы поговорить в самом конце. Кое-что из обсуждаемого вполне в вашей компетенции, и как только об этом заходит речь, взгляды устремляются на вас. В такой ситуации очень легко принять на себя лишние обязательства. Гораздо труднее вернуть обсуждение в нужное русло: с того, что вы могли бы сделать, следует перейти на то, что вы сделать способны. Очень трудно, осознавая ценность своего вклада, сказать «нет», не чувствуя себя виноватым в том, что вы не окажете услугу тем, кто в этом нуждается. Говорить «нет» другим людям – дело сложное. Для этого требуется железная решимость, абсолютная безжалостность и владение тактическими приемами для благополучного разрешения ситуации. Более подробно мы поговорим об этом позже. Но вы должны понять, что овладеть искусством говорить «нет» себе и другим жизненно необходимо. И для этого придется постараться.
ПРЕРЫВАНИЯ
Наше внимание – особенно активная сосредоточенность, обеспечивающая состояние потока и максимальной продуктивности, – это самый драгоценный ресурс любого человека. Сосредоточенность надо культивировать и ценить. В то же время нас постоянно что-то отвлекает и отрывает: электронные письма, телефонные звонки, мысли, стрессы, разговоры с коллегами, социальные сети, новые серьезные кризисы, новые важные дела. Вы должны научиться отстраняться от всей этой суеты, способной целиком и полностью отвлечь вас от вашего занятия. Более подробно об этом мы поговорим в главе 3, а пока скажем, что безжалостность нужно проявлять и в отношении соблазнов тоже. Мы нередко с готовностью отвлекаемся, поскольку это – идеальное оправдание любой прокрастинации и откладывания работы. Facebook и Twitter отвлекают нас от важного дела, потому что оказаться в этих сетях и поболтать с кем-то гораздо проще и приятнее, чем погружаться в сложные размышления, связанные с нашей работой. Научитесь справляться с такими прерываниями и отвлечениями. Это такая же самодисциплина, как и способность говорить «нет» другим людям.
80/20 И ВЛИЯНИЕ МЫШЛЕНИЯ [4]
«Всегда начинай, помня о конце».
Стивен КовиБезжалостность – это еще и избирательность в том, как мы достигаем своих целей. Используя принцип 80/20, мы можем понять, что не все наши действия одинаково эффективны. На самом деле львиная доля результатов (80 %) обеспечивается всего 20 % наших действий. Очень часто возникает соблазн устремиться к совершенству. В некоторых сферах совершенство – вещь необходимая, но во многих других не стоит к нему фанатично стремиться, поскольку доведенный до совершенства конечный результат будет практически мало отличаться от просто приемлемого результата. Следует проявлять безжалостность и в планировании целей. Чего мы пытаемся добиться? Не решил ли эту проблему кто-то до нас? Можем ли мы выпросить, позаимствовать или украсть решение? Как можно быстрее всего избавиться от этой проблемы и двинуться дальше? Эти вопросы заставляют нас задуматься об инновациях и забыть об ортодоксальности (к этой теме мы с вами вот-вот подойдем!). Но, целиком сосредоточившись на конечной цели, а не на деталях ее достижения, мы сумеем сэкономить время и силы. А конечный результат практически не пострадает.
Владение оружием
Ниндзя владеют разными навыками, но умение правильно использовать верно выбранные орудия делает их еще более эффективными.
ВЫБИРАЙТЕ ОРУЖИЕ, ЗНАЯ ВСЕ СВОИ СРЕДСТВА
Удержаться на вершине можно с помощью самых разных орудий. Существуют два основных типа инструментов, которые ниндзя просто обязан иметь в своем арсенале. Я говорю о мыслительных приемах и о средствах организационных.
Умение правильно выбирать орудия, осознавать их возможности и применять вовремя – это ключ к успеху. Хорошие инструменты вселяют в нас уверенность. Мы должны быть уверены в том, что их эффективное использование поможет нам решить все проблемы, связанные с нашей неспособностью.
ИНСТРУМЕНТЫ БИЗНЕС-МЫШЛЕНИЯ
По мере усложнения наших решений потребность в приемах, облегчающих процесс мышления, становится все более очевидной. Процессы стратегического планирования или непосредственное руководство ситуациями обратной связи – вот основные сферы использования таких приемов. И значимость их порой недооценивают. Определенные инструменты и адекватное их применение позволяют клиентам, непосредственным руководителям и менеджерам ощутить уверенность в эффективности ваших процессов. Они же стимулируют ваше мышление. Например, SWOT-анализ (оценка сильных сторон, слабостей, возможностей и угроз) – это весьма распространенный инструмент бизнес-мышления, который понятным образом структурирует мышление о настоящем и будущем, делая его доступным для окружающих. Существует огромное множество подобных мыслительных инструментов и процедур, созданных для облегчения жизни и улучшения принятых решений.
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ СРЕДСТВА
Microsoft Outlook, приложения для iPhone и обычный степлер – все это организационные средства. Секрет в том, чтобы достичь качественного, а не превосходного и не посредственного уровня организации. И тогда время, потраченное на организацию, принесет оптимальные результаты в плане повышения продуктивности. В то же время мы не будем страдать от потерь времени и отвлекаться на нечто ненужное и бессмысленное.
НЕ СОБЛАЗНЯЙТЕСЬ «ПОРНОГРАФИЕЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ»
«В плане эффективности присоединение к группе в Facebook – это все равно что покупка кресла для занятий бегом».
Мерлин МаннСредства и орудия помогают нам действовать, но одержимость ими вполне может превратиться в отвлекающий фактор. Существует множество полезных сайтов, посвященных вопросам увеличения эффективности. Нередко их создают серьезные и весьма влиятельные мыслители. Попробуйте заглянуть на сайт Мерлина Манна www.43folders.com или на сайт Лео Бабауты www.zenhabits.net. Но хотя технология и инновации могут повысить нашу продуктивность, не следует и забывать о том, что время, потраченное на изучение сайтов, – это «мертвое время», оторванное от завершения приоритетных задач и проектов. Мне не нравится, когда люди говорят об эффективности исключительно в контексте того, какое приложение на iPhone они только что загрузили. Такие средства лишь помогают мышлению и организации – они не заменяют потребности в этом. Хуже того, люди порой переводят свои проекты и действия с одного программного обеспечения на другое, полагая, что тем самым повысят собственную эффективность на 5 %. Вовсе нет – это всего лишь день, потраченный впустую.
МОДЕЛИРОВАНИЕ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ
Главная цель пути ниндзя – это улучшение способности к принятию решений. Заставляя себя постоянно совершенствоваться и обновляться, мы повышаем качество, количество и скорость принятия решений. Помните, что четкий процесс принятия решений, основанный на достоверной информации, – это наша главная цель. Мыслительные инструменты повышают ментальную гибкость, но ту же роль играет и достоверная информация.
Говорят, что в мире существует всего лишь восемь сюжетов. Любая проблема, с которой вы столкнулись, скорее всего не уникальна. У нее были прецеденты. Попробуйте все разузнать и найти человека, знакомого с территорией вашего решения. Это поможет вам принять решение гораздо быстрее, чем вы думали. Спрашивайте совета, узнавайте, как прежде решали подобные вопросы другие люди, – это самый верный путь к информированным выводам в условиях недостатка времени. Смело делитесь своими знаниями с окружающими, и вы получите в десять раз больше информации и советов, чем раньше. Учитесь у тех, кто готов делиться, делитесь с теми, кто готов учиться. Думаю, мы вступаем в новую эру сотрудничества. Новые технологии значительно обогатили наши возможности связи друг с другом. Когда я пишу эти слова, то твердо верю в то, что мы стоим на старте и готовы рвануться вперед.
Twitter и Facebook – фантастические средства совещательного решения вопросов и проблем с группой верных друзей и коллег. Очень важно иметь второе, третье, четвертое и пятое мнение, при этом можно сэкономить массу времени и ментальной энергии. Однако не бойтесь мыслить самостоятельно и независимо. Доверьтесь интуиции – она подскажет, верны ли ваши выводы.
Уловки и маскировка
Мы с вами говорили о защите своего внимания и сохранении концентрации. Сделать это очень трудно. Вот здесь-то ниндзя и должны использовать древнее искусство уловок и маскировки.
ЕСЛИ ВЫ В ЦЕНТРЕ ВНИМАНИЯ, ТО РИСКУЕТЕ ОКАЗАТЬСЯ ПОД ПЕРЕКРЕСТНЫМ ОГНЕМ
Худшее, что вы можете сделать, это быть всегда доступным. Тем самым вы буквально приглашаете в собственную жизнь своих злейших врагов – всевозможные отвлечения и прерывания. Оставайтесь в центре внимания, пока вам нужно что-либо донести до окружающих, но избегайте чрезмерной общительности и пустой траты времени – настоящего проклятия многих офисов. Будьте слегка уклончивы, слегка загадочны и, даже если это требуется, слегка замкнуты. Берегите свое внимание, чтобы сосредоточить его на том, что нужно именно вам, а не другим людям. Приведу несколько примеров:
? Проводите как можно больше времени вдали от офиса – работайте дома, в кафе, залах совещаний и на улице. Даже если вы работаете в офисе, организованном по принципу открытого пространства, вы можете договориться со своим начальником о «времени для размышлений», проводимом вдали от рабочего места. И, конечно же, вы вольны использовать более безжалостный подход в своем ежедневнике Outlook, чтобы люди могли подумать: «О, похоже, его сейчас нет в офисе…»
? Заведите «швейцара», который поможет вам отказаться от встреч или назначений, которые не заслуживают вашего внимания. (Если «нет» может сказать кто-то другой, это заметно облегчит вашу жизнь – и положение тех, кому вы отказываете!)
? Фильтруйте звонки. Не отвечайте, если не уверены, что звонок важнее того, чем вы в настоящее время занимаетесь.
? Выделите в календаре время для творческих размышлений, анализа, планирования и других важных занятий. Если вы работаете в офисе, где в ваш календарь могут заглянуть другие люди, которые не склонны уважать вашу автономию, придумайте личное кодовое слово для обозначения этого времени. Не всякому понравится запись «время для личных размышлений» или «чтение». Вместо этого пишите «личное время» или «встреча вне офиса».
? Установите четкие границы в электронной почте, а также в Facebook, Scype и Instant Messenger. Возьмите за правило ясно понимать, когда эти средства следует держать включенными, а когда их лучше отключить. Почти во всех организациях, где я работал, электронная почта была включена постоянно. То же самое относится и к Scype, IM и другим средствам связи. Настало время избавиться от давления постоянной связи и «уйти в сумрак».
УЙДИТЕ В СУМРАК
Оберегать свое внимание нужно не только от посягательств других, но и от самих себя. Мы можем быть злейшими врагами собственной сосредоточенности. В мире программного обеспечения существует выражение «уйти в сумрак». Речь идет о времени, когда разработчик занимается непосредственной работой и на время прекращает отвечать на электронные письма и пользоваться иными средствами коммуникации. Найти человека в такое время чрезвычайно сложно. Руководители программистов этого не любят, но отлично понимают, что именно в такие периоды возможны настоящие открытия… Возможны…
Если ваше внимание и концентрация страдают от неограниченного доступа к Интернету и вас искушают бесчисленные поводы для отвлечения (а кого они не искушают?!), то отключитесь на время. Да, да, книга по продуктивности призывает вас отключить Интернет! Если я на два часа выключу свой wi-fi, то буду знать, что за это время не получу ни одного электронного письма.
ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ
Умение найти тех, кто может выполнить работу за вас, – отличный способ сделать больше. Проблема заключается в том, что в мире мало тех, кто действительно хочет поработать за вас! Поэтому придется прибегнуть к делегированию обязанностей. Подобный подход оригинален по целому ряду причин. Для начала поймите, что вам вряд ли удастся потребовать признания своих заслуг. Кроме того, ситуация может развиваться совсем не так, как вы себе это представляли. Если вы готовы с этим смириться, то в остальном тактика превосходная. Выберите из списка своих проектов те, которые можно поручить другим людям. Выберите те, которые можно осуществить разными способами, а также наименее важные для себя. Именно в них-то и можно делегировать обязанности. Вот три основных способа делегирования обязанностей. Как истинный ниндзя, вы можете придумать и собственные.
1. «Падайте на хвост»: рекламируйте свое предложение через чужую рассылку, запускайте новые продукты на чужих мероприятиях, «заимствуйте» списки контактов, чтобы запустить что-то совместно. Ловите момент.
2. Культивируйте отношения с «сообщниками»: ищите взаимовыгодные возможности для того, чтобы поработать со столь же хитроумными, полезными и столь же перспективными людьми, как вы сами.
3. «Сокращайте путь»: ищите людей, которые занимаются сходными исследованиями, могут дать совет, прошли сложный путь и горят желанием поделиться своим опытом, чтобы вы не совершили тех же ошибок. Пятиминутный телефонный разговор с полезным человеком принесет вам больше пользы, чем час поисков лучшего решения в Интернете. Ищите людей, мнению которых можно доверять, – и доверьтесь им!
Оригинальность [5]
Важен лишь конечный результат. Совершенно неважно – избрали ли вы для его достижения традиционный путь или нашли более простой. Не следует думать, что если опытные профессионалы утверждают, что на данную работу требуется 16 часов, то так оно и есть. Будьте готовы сомневаться во всем. Очень важно постоянно следить за прогрессом и инновациями, которые заметно облегчают наш труд. Вполне возможно, что вы действуете так, как все остальные перестали действовать давным-давно. А многие работают по старинке и не собираются ничего менять. Не храните верность рутине. Не действуйте менее эффективно, чем могли бы!
НЕ БОЙТЕСЬ ДЕРЗНУТЬ, КОГДА ПОДОЙДЕТ ВРЕМЯ
Действовать нестандартно – рискованно, даже пребывая в твердой убежденности, что выбранный образ действий лучше и эффективнее. Руководство обычно предпочитает статус-кво, поскольку это облегчает жизнь. Любые новаторские действия нередко балансируют на грани между славой и провалом. Но речь идет не о славе (хотя, когда она нас настигает, мы охотно ее принимаем!). Речь идет о том, чтобы работать лучше и продуктивнее, и об удовлетворении, которое мы получаем, раздвигая границы, улучшая качество работы и повышая собственную продуктивность.
РАЗДВИГАТЬ ГРАНИЦЫ ЛЕГЧЕ, ЧЕМ ОСТАВАТЬСЯ В РАМКАХ
Это один из секретов ниндзя. Проблема, с которой вы столкнулись в своей работе сегодня, может оказаться той, с которой в другой сфере столкнулись еще вчера, а в третьей – столкнутся завтра. Мы можем моделировать не только принятие решений, но и инновации в любой сфере. Взгляните на ситуацию свежим взглядом, постарайтесь увидеть проблему глазами человека из совершенно иной сферы. Такой прием может быть весьма полезен. Если, к примеру, вы хотите более творческой коммуникации, то почему бы не спросить себя: «А как это сделало бы рекламное агентство?» или «Как бы с этим справился Нельсон Мандела?». Если вам нужно действовать более методично, подумайте, как действовал бы на вашем месте хирург или инженер. Если вы знаете тех, кто занимается такой работой, то позвоните им и спросите их мнения. Вы поразитесь тому, насколько эффективным может быть подобное моделирование. Процесс раздвигания границ приносит глубокое удовлетворение, но он требует больше времени и усилий, чем простое моделирование. Инновации в одной сфере или роде занятий могут в другом месте быть абсолютной нормой – и наоборот.
МОДЕЛИРОВАНИЕ И ВЕРБОВКА СООБЩНИКОВ
Одержимость оригинальностью и новациями заставляет поступиться глупыми порождениями нашего эго: никогда не бойтесь и не стесняйтесь спрашивать совета, даже если для этого придется показать собственную слабость. Не поддавайтесь гордыне эго. И никогда не упускайте возможности узнать что-то новое из доверенного источника. Моделирование успеха других людей – прием очень полезный. Найдите себе наставника: спрашивайте совета у тех, кто уже прошел ваш путь, и не повторяйте сделанных ими ошибок. Это поможет вам сократить путь к успеху. Выбирая наставников, подумайте о своих «сообщниках». Кто те люди, которые одновременно с вами идут тем же путем? Скорее всего, у них есть собственные наставники, и они уже узнали много нового и важного. Никогда не бойтесь делиться своими знаниями с другими людьми. Вы поразитесь тому, какие бесценные уроки получите в ответ. Иногда мы не спешим к подобному сотрудничеству, потому что каждый из нас, как истинный супергерой, считает, что важно всего добиться самостоятельно. А кто-то просто боится конкуренции. Помните: важен результат, а как вы его добьетесь, дело второе.
НАРУШАЙТЕ ПРАВИЛА И НЕ ТРЕПЕЩИТЕ ПЕРЕД БЮРОКРАТИЕЙ
Хотя некоторые правила вполне достойны уважения (а нарушение некоторых вообще может привести к увольнению!), ниндзя всегда сосредоточивается на конечном результате – от него и танцует. Анализ правил (особенно чисто бюрократических) – это настоящее искусство. Помните, что если риск серьезных последствий не слишком велик, то всегда проще потом извиниться, чем заранее просить разрешения. Порой нужно проявить лидерские качества и пойти напролом. Не бойтесь нарушать правила – особенно если в процессе вам удастся поколебать устоявшиеся основы бюрократии.
Маневренность
Ниндзя должен быть легким, гибким и проворно реагировать на новые возможности или угрозы. Все, что требует смены образа мыслей, быстроты реакции и мгновенного принятия решений, требует одновременно и активного внимания. А внимание, как нам известно, – это ресурс ограниченный. Наша способность быстро и адекватно реагировать на новые проблемы опирается на два фактора:
1. Наши ментальные «резервы» или возможность провести больше времени в состоянии активного внимания, не испытывая усталости. Порой люди используют для этой цели кофеин или другие стимулирующие вещества, которые действуют некоторое время. Но нам надо поддерживать состояние активного внимания гораздо дольше.
2. Умение привлекать для достижения цели все остальные ресурсы – других людей, время, достижения технологии.
ЛЕГКОСТЬ
Что подразумевается под легкостью?
? Будьте гибкими: нужно быть готовым отреагировать, если такая нужда возникнет.
? Не перегружайте свой календарь: всегда хочется откусить больше, чем сможешь прожевать, и еще проще посвятить себя потребностям других людей. В начале недели или месяца выделите в своем календаре свободное время, чтобы заполнить его позднее теми задачами, о которых пока еще и не подозреваете.
? Растите внутренне, но не увлекайтесь внешним ростом: какую бы организующую систему вы ни использовали, всегда думайте на шаг вперед и развивайте свои системы до того, как в них возникнет реальная потребность. Например, если вы собираетесь развивать бизнес и привлекать новых клиентов, то управление контактной информацией с помощью огромных таблиц Excel будет неэффективно. Подобный подход не обеспечит вам необходимую в критический момент скорость. Заранее подумайте о создании современной базы данных, даже если в настоящий момент подобные затраты кажутся вам неэффективными. Это будет весьма разумный шаг. В викторианскую эпоху в Лондоне были построены канализация и метро, возможности которых в десять раз превышали потребности того времени. Сегодня люди ругаются на лондонское метро, забывая, насколько опередили время их предки и насколько мудро они создали запас прочности своих систем. Могу только поблагодарить их за такую предусмотрительность при строительстве канализации!!!
ВЫЯВЛЯЙТЕ ВОЗМОЖНОСТИ ИЛИ УГРОЗЫ, ОТКУДА БЫ ОНИ НИ ПРОИСТЕКАЛИ
«Большинство людей упускают возможности, потому что те рядятся в рабочую одежду и выглядят как работа».
Томас А. ЭдисонЧтобы правильно реагировать и действовать, требуется стратегическое видение. Мы должны выявлять возможности, даже если они стучатся в нашу дверь еле-еле, а угрозы замечать на приличном расстоянии. Это требует определенной подготовки и исследований, но вы можете воспользоваться рядом полезных приемов. Связи и знакомства – отличный способ всегда быть в курсе событий. У разных людей разный подход к связям, но можно выявить нечто общее. Попробуйте ответить на вопросы:
1. Интересны ли и полезны ли люди, с которыми я встречаюсь?
2. Интересен ли этот человек? Может ли он сообщить мне что-то полезное, умное или заразить меня энтузиазмом? (Если нет, двигайтесь дальше – здесь нечего ловить!)
3. Может ли этот человек сообщить мне нечто ценное для моей работы и расширить мои стратегические возможности?
4. Можем ли мы вместе поработать над чем-либо?
5. Выгодно ли это общение для нас обоих? Облегчит ли наша беседа мою работу?
И только дойдя до цифры 5, действуйте. Нас часто увлекают возможности, но работа – это дело другое. Поэтому общайтесь только с теми, кто в разговоре проявил себя самым очевидным образом.
Осознанность
Управление разумом
Разум – это самое ценное и важное наше средство. Эмоциональная интеллигентность и самоосознание важны по целому ряду причин. И главная – они готовят нас к действиям. Многое из того, что формирует образ мышления ниндзя, дается непросто. Нелегко сохранять спокойствие, проявлять безжалостность и раздвигать границы, идя нестандартным путем. Во многих отношениях эти качества противоречат эволюционному развитию человека.
УМЕНИЕ ПРИСЛУШИВАТЬСЯ К «ЯЩЕРИЧНОМУ МОЗГУ» И СОБСТВЕННОМУ СОПРОТИВЛЕНИЮ
Со времен, когда мы были обезьянами, наш мозг претерпел серьезные изменения, но одно почти не изменилось. Я говорю об «ящеричном мозге». Этот термин использовал в книге «Незаменимый» Сет Годин. Он говорил о той части мозга, которая все еще помнит, каково это, выживать, сливаться с окружающей средой и не производить шума [6]. Для ящеричного мозга самое худшее – это то, что нас выделяет. В эволюционном плане выделяться из толпы опасно, можно попасться на глаза хищнику. Именно так до сих пор мыслит ящеричный мозг!
Стивен Прессфилд в книге «Война за креатив» откровенно рассказал о своем писательском сражении с тем, что он называет «сопротивлением». Сопротивление – это образ мыслей, обычно формируемый ящеричным мозгом. Для такого образа мыслей характерны стрессы, тревожность, страх неудачи, страх успеха и ряд других эмоций, которые роятся в нашем мозгу, призывая нас слиться с окружающей средой. «Стой. Не делай этого. Это рискованно. Действуй, как все. Новаторство и оригинальность – это безумие. Творчество – это ошибка». Ниндзя должен заглушить подобный мыслительный шум – желательно навсегда. Звучит просто, но на самом деле это нелегко, потому что такие наветы настолько незаметны, что человек даже не понимает, что ему нужно заглушить. Внимательно относитесь к себе и своей интуиции и объективно оценивайте собственную эффективность. Отмечайте, к каким занятиям вас тянет, а какие вызывают неприятие.
\
ЭМОЦИИ И МЕДИТАЦИЯ
Многие скажут вам, что время, посвященное анализу собственных эмоций, желаний своего сердца и осознанию самого себя, потрачено впустую. Многим это кажется чем-то надуманным и бесполезным. Ниндзя точно знает, что это не так. Все дело в восприятии. День может показаться плохим не только из-за того, что произошло в офисе, но и из-за того, что произошло в вашей голове. Те, кто регулярно занимается медитацией, отлично понимают пользу этой практики. Медитация способна обострить все аспекты образа мыслей ниндзя, о которых мы только что говорили. Я имею в виду медитацию в широком смысле слова. В процессе медитации можно спокойно сидеть, любуясь прекрасным видом, можно молиться или что-нибудь писать, заниматься творчеством, йогой или ходьбой (просто идти, а не стремиться прийти куда-нибудь!). Ваша цель должна заключаться в достижении дзен-спокойствия и полной концентрации на своей работе.
УМЕНИЕ СЛУШАТЬ ДРУГИХ
Нам нужно прислушиваться не только к собственным мыслям и чувствам, но еще и активно и внимательно слушать других. В этом заключается секрет эффективных совещаний и плодотворного сотрудничества. Прислушивайтесь к возражениям и воспринимайте только содержательную обратную связь, не обращая внимания на пустую критику и противодействие. К этому мы с вами вернемся в главе 10.
Готовность
И вот мы подошли к последней характеристике, которая поддерживает и укрепляет все остальные, о которых мы только что говорили. Речь идет о готовности. Дзен-спокойствие в пылу битвы возможно лишь в том случае, если вы хорошо подготовлены. Подвижность возможна лишь тогда, когда вы готовы к немедленной и адекватной реакции. И безжалостным можно быть только в том случае, если у вас есть энергия. А готовиться нужно не только практически, но и ментально.
ПРАКТИЧЕСКАЯ ГОТОВНОСТЬ
Умело пользующийся оружием ниндзя всегда чувствует, что ситуация под контролем, если проблема или проект решается с помощью верно выбранных средств. Было время, когда организованность, сосредоточенность на канцелярии или программных приложениях считалась немодным занудством. Настало время пробудить вашего внутреннего ботаника. Настало время использовать практические системы, чтобы быть готовым действовать, когда возникнет необходимость. Возможно, это и не так увлекательно, как просто «плыть по течению», но подбор нужной канцелярии и нужных систем дает человеку силу, которая позволяет выполнять свою работу с максимальной эффективностью.
МЕНТАЛЬНАЯ ГОТОВНОСТЬ
Мы должны быть хорошо подготовлены не только физически, но и психологически. Конечно, для этого необходима осознанность. Но кроме того, мы должны следить и за самым своим драгоценным ресурсом – вниманием и энергией. И для этого нужно отдыхать. Отдых, конечно, может включать и долгое общение в Facebook, и рысканье по просторам Интернета. А может быть, это будет поход с друзьями куда-нибудь или любое другое времяпрепровождение. Главное – переключиться на что-то совершенно иное, кардинально отличное от вашей работы.
Многим приходится под давлением начальства допоздна задерживаться в офисах. Люди не раз рассказывали мне, что остаются в офисе, даже если им нечего делать, и уходят только через пять минут после ухода босса. Если вы подвергаетесь подобному давлению на работе, эту ситуацию нужно менять. Мы поработаем над этим вместе. Может быть, стоит подарить начальнику экземпляр моей книги?
ПЕРЕРЫВ НА ОБЕД – НЕ ДЛЯ СЛАБАКОВ
На работе бывают такие моменты, когда требуется напряжение всех сил в преддверии приближающегося срока или большого объема работы. В такие моменты люди не обращают внимания на себя и работают, засучив рукава. Это отличная тактика для напряженной работы в течение короткого времени. Но исследования показывают, что затянувшиеся напряженные периоды ведут к реальному снижению эффективности. В фильме «Уолл-стрит» герой Майкла Дугласа, Гордон Гекко, произносит фразу, ставшую легендарной: «Обед – для слабаков». Она укоренилась в коллективном сознании и используется по сей день. Скажу вам: обед отнюдь не для слабаков. А вот готовность – это именно то, что нужно настоящим ниндзя.
ГОТОВНОСТЬ ТВОРИТ ЧУДЕСА
Трудно сказать, почему перерыв на обед или короткие паузы в течение рабочего дня всегда помогают быстро вернуться к полной сосредоточенности и приоритетным заданиям. Так происходит – и все. Периоды отдыха жизненно необходимы для истинной рабочей готовности. Когда в следующий раз вы сможете в течение рабочего дня по-настоящему отдохнуть и переключить внимание на что-то иное, проанализируйте все, что произойдет потом. Голову даю на отсечение, что в такой день вы сделаете больше обычного. Это маленький волшебный секрет. Разным людям нужен разный отдых – но реальный отдых для тела и психики. Пятиминутный глоток свежего воздуха куда более эффективен, чем десять минут рысканья по Интернету с открытой рабочей программой. Постарайтесь выбрать то, что полезно именно для вас. Дальше мы с вами поговорим, как использовать внимание и сосредоточенность на настоящем моменте, и тогда снова обсудим этот очень необычный, но поразительно эффективный прием.
Упражнение: готовность
Вы познакомились с основными характеристиками пути продуктивного ниндзя. Эти характеристики таковы: дзен-спокойствие, безжалостность, владение оружием, уловки и маскировка, оригинальность, маневренность, осознанность, готовность. А теперь определите, какие качества в вас развиты в достаточной мере, а над какими еще придется поработать. Решите, на чем вам нужно сосредоточиться.
Составьте список и возвращайтесь к нему в процессе изучения этой книги.
ПОЧТИ НИНДЗЯ…
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
НУЖНО ЕЩЕ ПОТРЕНИРОВАТЬСЯ…
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
Ниндзя – не сверхчеловек… но иногда кажется супергероем
«Жизнь очень проста,
но мы требуем, чтобы она была сложной».
КонфуцийРабота в таком режиме приносит ощущение свободы, радости и колоссально продуктивна. Иногда окружающим кажется, что ниндзя обладают какой-то особой силой. Порой так кажется и самим ниндзя.
Но ниндзя – не супергерои. Ниндзя – это обычные мужчины и женщины. Единственное их отличие – это особый образ мышления и знакомство с полезными навыками и приемами. Они не обладают особыми сверхсилами.
Став ниндзя, вы будете пользоваться репутацией надежного, работоспособного человека, который умеет принимать правильные решения и серьезно относиться к своей работе. (Кроме тех моментов, когда вы будете надевать маску ниндзя. Свято храните этот секрет.)
Ниндзя – люди страстные, работоспособные и сохраняющие спокойствие в самых трудных ситуациях. Ниндзя умеют работать неким волшебным образом.
Став ниндзя, вы поймете, что даже самые рутинные задачи могут быть поводом для веселья, открытий, экспериментов и общения со своим внутренним «я». Сосредоточенность на самом процессе работы поможет вам полюбить свое дело, каким бы оно ни было. Чем больше вас будет увлекать сам процесс работы, выполняемой в данный момент, тем больше удовольствия будет приносить вам работа в целом. Глубокая сосредоточенность порождает увлеченность и удовольствие от работы. И такая работа не вызывает стрессов. Целиком погрузившись в момент настоящего, вы будете способны работать очень продуктивно.
Однако не следует думать, что дорога ваша будет ровной.
НИНДЗЯ ТОЖЕ ПОРОЙ ОШИБАЮТСЯ
«Даже лучший пивовар иногда варит плохое пиво».
Немецкая пословицаСтремясь к максимальной продуктивности с помощью оригинальных средств и других, более «человечных» стратегий, ниндзя все же порой ошибаются. В старых книгах о тайм-менеджменте тогдашние гуру представляли себя некими идеальными супергероями. Они предлагали читателям подробные ежедневники, которые нужно было заполнять, требовали постоянных серьезных достижений и оставляли читателей в полном недоумении, как же добиться невозможного. Не верьте ни единому слову таких «специалистов». Все мы совершаем ошибки – сколь бы организованными, умными и почти идеальными мы ни были. Да, да, вы тоже.
Мы можем устремиться к совершенству – и потерпеть неудачу. Мы можем устремиться к дзен-спокойствию, безжалостности, владению оружием, уловкам и маскировке, оригинальности, маневренности, осознанию и готовности – и добиться успеха. Да, на этом пути мы будем совершать ошибки. Нет, мы не станем идеальными. Но зато мы сможем повысить свою продуктивность до такого уровня, какой и возможным-то вам никогда не казался.
Я не могу превратить вас в супергероя. А если вы хотите именно этого, то в магазине вы найдете кучу других книг, которые пообещают вам все, что захотите, но никогда не исполнят обещаний. Это пустая мечта, фантазия, которая никогда не станет реальностью.
Но вот ниндзя из вас мы сделать сможем.
2. Почему мы испытываем стресс
«Лучшее оружие против стресса – это наша способность отдавать предпочтение одним мыслям перед другими».
Уильям ДжеймсЕсли вы купили эту книгу, то, скорее всего, вы испытываете стресс. Продуктивный ниндзя знает, что для амбициозного человека, который стремится внести свой вклад в благополучие человечества, стресс в той или иной форме неизбежен. И действительно, щедрый прилив адреналина может быть событием приятным и даже полезным. Но нам прекрасно известно и то, что стресс мешает расслабленной концентрации и дзен-спокойствию, необходимым для продолжительной продуктивной работы. В этой главе мы с вами поговорим о стрессе и о выявлении тех причин, которые вызывают стресс у вас. В следующей главе мы перейдем к управлению вниманием и обсудим, как снижение уровня стресса обостряет внимание. Прощай, стресс! Здравствуй, дзен-спокойствие!
Дерись или беги: физиологические корни стресса
Вы наверняка слышали о реакции «дерись или беги». Когда человек ощущает опасность или риск, в организме вырабатывается адреналин, учащается сердцебиение и обостряется восприятие. Таким образом человек готовится к отражению возможной угрозы. В первобытные времена выброс адреналина повышал шансы на выживание – помогал быстро бежать либо отражать нападение, или добывать зверя, чтобы прокормить себя и свое племя. Работа во многих отношениях похожа на охоту. Она дает нам возможность прокормить свою семью – только теперь мы никого не убиваем, а выполняем свою роль и получаем награду в денежном выражении. На эти деньги мы покупаем еду и оплачиваем кров, то есть обеспечиваем семье безопасность. Мы остаемся добытчиками. В этом смысле работа – это средство выживания. И первобытное начало, которое живо в каждом человеке, относится к работе очень серьезно, несмотря на то что и без работы выжить тоже вполне возможно (пособия по безработице, сбережения, экономия, помощь от родных и друзей).
Психологический контракт
Иногда бывает так, что за несколько недель до выхода на новую работу или сразу после работодатель и работник подписывают контракт. В контракте записано все, что обеспечивает обеим сторонам определенную безопасность и контроль, а также проясняет характер их отношений. Вы никогда не задумывались об ожиданиях обеих сторон и о том, насколько далеко они выходят за рамки контракта? А о том, как эти предположения развиваются в головах работника и работодателя в процессе работы? Вот небольшой пример:
Работник:
? У них отличная столовая. Меню меняется каждый день, всегда есть что-то диетическое. Значит, меня ценят.
? Начальник позволит мне перейти на гибкий график работы, если у меня возникнут проблемы, связанные с детьми.
? Моя работа очень разнообразна.
Работодатель:
? Неизбежно будут возникать ситуации, когда придется задерживаться после пяти часов. И сотрудники должны оставаться и выполнять свою работу.
? Мы не ждем от сотрудников гениальности, но они должны трудиться увлеченно, энергично и эффективно.
? Дешевые отели во время командировок? Все их просто обожают!
Это лишь часть психологического контракта между работником и работодателем. Об этом не говорилось вообще или говорилось, но никогда формально не считалось дополнением к контракту, который будет пылиться на полке с момента начала работы или последнего повышения. Изменения в психологическом контракте влияют на ощущение счастья на работе, мотивацию, самооценку и, следовательно, на моральную атмосферу в команде или целой организации. Они влияют на наше восприятие самих себя и часто становятся причиной серьезного стресса.
Представьте себе такое развитие событий: ваша компания формально не изменила ни одного условия контракта, но за неделю сделала все возможное, чтобы испортить вашу жизнь на работе. От вас неожиданно стали требовать, чтобы вы задерживались после окончания рабочего дня, проверяли свою почту по вечерам и в выходные; любимый начальник, с которым у вас сложились прекрасные отношения, вдруг преобразился в требовательное чудовище; возникли проблемы в отношениях с вашим крупнейшим клиентом. Даже отпуск взять стало проблематично, а о гибком графике можно и не мечтать. И вы возвращаетесь домой с той же зарплатой. Да, вы, как и раньше, можете оплачивать все счета, но обстановка в офисе радикально поменялась и совершенно не похожа на ту, какой была всего неделю назад. Стало скучно, вас перестали ценить, и вы тоже начали сомневаться в собственной ценности.
Если работа связана только с вашим личным выживанием и вы согласны со старой поговоркой «мы работаем, чтобы жить, а не живем, чтобы работать», то вы вряд ли решите бросить ее немедленно. Зарплата осталась прежней, а в работе по вечерам нет ничего страшного. Однако мы хотим не только зарабатывать себе на хлеб. Нам нужно ощущать свою значимость. Мы желаем, чтобы нас ценили. Нам хочется, чтобы отношения с организацией, где мы проводим столько времени, были здоровыми, справедливыми и счастливыми. Успехи компании доставляют нам удовольствие и укрепляют нашу идентичность. Еще приятнее, когда нам говорят, что мы причастны к этим успехам. Говоря о своей компании, организации или команде, человек очень быстро начинает использовать местоимение «мы». Мы все стремимся хорошо работать, чтобы мама нами гордилась. Если нам нравится наше дело, то благодаря работе мы становимся хорошими людьми, которые занимаются любимым делом. Если работа нам не нравится, то благодаря ей мы превращаемся в тех, кто занимается неприятной чепухой, чтобы заработать и оплатить свои счета. Мама все равно будет нами гордиться, но на счастье рассчитывать не приходится.
Многие мечтают быть свободными от работы. Я в этом сомневаюсь. Работа придает смысл нашей жизни, и люди в этом нуждаются. Почему многие миллионеры продолжают трудиться, увеличивая свои состояния, хотя никакой нужды в этом уже нет? Почему победители лотерей обычно говорят: «Это событие не изменило моей жизни. Я продолжаю работать с неполной занятостью»? Полагают, что главное желание человека – это финансовая свобода. Но истинная подоплека любого достижения – это возможность выбирать работу себе по душе! Прекрасный тому пример – Билл Гейтс. Не думаю, что сегодня он работает меньше, чем в те дни, когда создавал Microsoft.
Создание великой компании, подобной Microsoft, позволило бы гордиться любой матери, но это достижение бледнеет в сравнении с великим планом уничтожения малярии. Автор книги «Четырехчасовая рабочая неделя» Тим Феррисс пишет об автоматизации и делегировании управления бизнесом другим людям, чтобы можно было совершить кругосветное путешествие и работать всего 4 часа в неделю. Однако в интервью Феррисс говорит о том, что он «вечно занят», а к категории «работа» он относит только те занятия, которые ему не нравятся. Ручаюсь, Тим Феррисс трудится 14 часов в день – он просто не считает это работой, потому что получает удовольствие.
Работа – фактор очень личный. Она играет важнейшую роль в самовосприятии. Неудивительно, что даже небольшие изменения психологического контракта с работодателем вызывают у нас тревогу, подавленность, раздражение, чувство угрозы и даже страх. Когда мы ощущаем угрозу или чувствуем, что ставки высоки и наши действия подвергаются пристальному анализу, то в нашем организме мгновенно повышается уровень адреналина.
Симптомы стресса
Чем бы мы ни занимались, повышение уровня адреналина делает невозможное возможным. Но когда мы пересекаем черту и уровень адреналина зашкаливает, от мотивированных достижений мы переходим к стрессу и страданиям. У стресса много симптомов, о которых постоянно пишут в медицинских книгах и статьях. Список длинный и утомительный, поэтому я решил выделить лишь наиболее типичные и часто встречающиеся симптомы. Правда, даже и в таком виде вас ожидает не самое легкое чтение!
ОСНОВНЫЕ СИМПТОМЫ:
Физические
Отсутствие аппетита, повышенный аппетит, желание сладкого, несварение, изжога, запор, бессонница, ощущение постоянной усталости, беспричинная потливость, привычка грызть ногти, головная боль, мышечные спазмы, тошнота, затруднения дыхания, головокружения, слезливость, желание плакать, импотенция, неспособность расслабиться, высокое артериальное давление.
Поведенческие
Проблемы с сосредоточением внимания, отсутствие мотивации, сложность в принятии решений, неспособность завершить работу до начала следующей, страх неудачи, предчувствие неудачи, одиночество, раздражительность, грубость с коллегами, ощущение неспособности справиться с порученным делом, страх серьезной болезни, гнев, паранойя, клаустрофобия, страх перед будущим.
«Тревога вызывается отсутствием контроля, организованности, готовности и действий».
Дэвид КекичЕсли вас удивляет, почему в книге о продуктивном ниндзя так много внимания уделено стрессу, то, надеюсь, второй список объяснил вам, почему борьба со стрессом играет важнейшую роль в способности добиться успеха. Сосредоточившись на изменении собственного поведения, мы можем снизить уровень стресса и тем самым повысить собственную эффективность.
Распознавание триггеров стресса
«Я – старый человек и знаю о множестве трудностей и проблем, но большинство из них никогда не случалось».
Марк ТвенВовремя распознать стресс очень важно. Хотя, когда находишься «на передовой», сделать это нелегко, существуют абсолютно очевидные признаки, по которым вы можете понять свое состояние. Это первый шаг к дзен-спокойствию, столь необходимому продуктивному ниндзя. Однако распознавание триггеров стресса – тех факторов работы, которые потенциально могут вызвать стресс, – и их преодоление – дело довольно сложное. И все же лучше потратить десять минут на подавление стресса в зародыше, чем тратить часы, дни и даже недели на борьбу с вызванным этими триггерами стрессом. Сейчас мы обсудим наиболее распространенные причины стресса, а в последующих главах будем говорить об использовании образа мыслей ниндзя в управлении вниманием, работе с электронной почтой, списком дел, проектами и совещаниями. И тогда вы поймете, как образ мыслей ниндзя сможет усилить ощущение контроля и снизить уровень стресса.
КОНТРОЛЬ
Ощущение отсутствия контроля над ситуацией мгновенно ведет к стрессу. Столкнулись ли вы с изменениями внутри своей команды, в служебных обязанностях или корпоративной культуре, прелесть качественной, осознанной системы заключается в том, что ситуация полностью в вашей власти. Это совершенно очевидно. Почему бы не уделить немного времени разработке таких подходов к работе, которые избавят вас от стресса, придадут вашей жизни ясность и породят дзен-спокойствие? Вы почувствуете полный контроль над проектом или курсом действий, если будете ясно себе все представлять. Ясность полезнее напряженной работы. Мы можем эффективно справиться с любой сложной задачей – стресс порождается не сложностью, а отсутствием ясности.
ПЕРЕМЕНЫ
Справляться с переменами довольно сложно, поскольку любые перемены связаны с утратой контроля и необходимостью приспосабливаться. Однако перемены несут вместе с собой новые привычки и требование изучать новые процессы. То, что было просто, снова становится сложным – и остается сложным, пока мы привыкаем к новому образу действий. Период перемен служит почвой для личных конфликтов и возникновения новых проблем. Перемены могут пробудить в людях худшие их качества. Однако нашу идентичность определяет наша реакция на перемены. Настало время побороться за возвращение контроля, стряхнуть с себя пыль и приступить к работе.
ПАНИКА АВРАЛА
Электронные письма, телефонные звонки, списки дел, рутинная бумажная работа, социальные сети – объем поступающей информации сам по себе является мощным триггером стресса. Я считаю, что стресс, вызванный информационной перегрузкой, связан с другими видами стресса, о которых мы говорили выше и будем еще говорить. Однако когда мы уже испытываем стресс, простая мысль о вале электронных писем, необходимости принимать массу решений и постоянно отвлекаться от работы – его значительно усиливает и порождает настоящую панику. Но при наличии качественных, эффективных систем из этой битвы можно выйти победителем. Мы подробно поговорим об этом в следующих главах.
БОЯЗНЬ ВЫГЛЯДЕТЬ ГЛУПО
Даже абсолютно разумные и интеллигентные люди хотят выглядеть успешными, чтобы производить впечатление на начальников, коллег и сверстников. Присутствуем ли мы на совещаниях, проводим ли конференции или работаем над проектом, тревога за собственное реноме всегда с нами. Мы нервничаем на совещаниях, если не успели качественно подготовиться, но при этом пытаемся скрыть свою неготовность, что значительно снижает эффективность наших действий. Мы стараемся представить неудачный проект в более выгодном свете, вместо того чтобы честно признаться во всем и проанализировать допущенные промахи и неудачи. Мы хотим показаться достойными повышения, успешными и почти идеальными, скрывая свое подлинное «я».
Эта система питает сама себя: поскольку мы категорически не хотим менять правила, всем приходится играть по этим правилам, чтобы не проиграть в серьезной игре. И нам не помогает знание того, что все ошибаются. Мы обычно попадаемся, потому что одновременно играем в две разные игры: мы знаем, чем нам нравится заниматься; мы знаем, какой проект важнее всего; но в то же время мы знаем, что нам нужно держаться выбранной линии поведения, чтобы не выглядеть глупо. В такой ситуации самый простой и естественный вид поведения – это максимальная уклончивость, продолжение работы и отказ от встреч с теми, кто может открыть наш маленький секрет. Знакомая ситуация, верно?
СТРАХ РАЗОБЛАЧЕНИЯ
«Величайшая ошибка, какую только можно совершить в жизни, это постоянный страх совершить ошибку».
Элберт ХаббардЯ всегда улыбаюсь, когда в личных интервью актеров, политиков, бизнесменов и других публичных фигур слышу рассказы о том, что нужно притворяться, пока выбранная личина не станет естественной и привычной. Людям кажется, что они единственные, кто использует такую стратегию. Эти люди добились успеха, они пользуются авторитетом, и все же они до сих пор ощущают неуверенность при мысли о том, что в один прекрасный день их разоблачат и все поймут, что у них нет никаких способностей для той работы, которой они занимаются. Такие мысли знакомы людям, более чем успешным и добившимся огромных успехов. Возможно, знакомы они и вам. Это еще одна разновидность страха показаться глупым. Знаком подобный страх и мне. Но я считаю, что это довольно полезная парадигма, которая заставляет человека быть упорнее, смелее и оригинальнее. Просто направьте ее в нужное русло. Но, конечно же, только тщательное и трезвое осознание поможет вам держать ее под контролем.
КОНФЛИКТ
Нет людей, которым нравились бы конфликты. Те, кто утверждает обратное, либо лгут, либо просто недостойны общения. Им свойственно извращенное чувство удовлетворения при виде страданий других людей. Однако иногда конфликты полезнее, чем их отрицание или игнорирование. Медленно тлеющий конфликт – это одна из основных причин длительного стресса. Откровенный же разговор проясняет ситуацию, приносит мир и возможность успокоиться – а со временем примириться и сохранить уважение друг к другу. Существует много книг и специальных курсов, посвященных тактике и приемам разрешения конфликтов, и я настоятельно советую вам познакомиться с ними.
НЕОПРЕДЕЛЕННОСТЬ И ДВОЙСТВЕННОСТЬ
Неопределенность или двойственность информации способствует стрессам. В электронном письме или разговоре с начальником может скрываться величайшая потенциальная возможность или угроза. Если вы ее не выявили и не поняли, что нужно делать, то можете выставить себя в невыгодном свете и потерять контроль над ситуацией, что неизбежно приведет к стрессу. Мы постоянно стремимся найти жемчужину в навозной куче, поэтому непрерывно разбираем свою электронную почту и вал офисных бумаг, пытаясь заметить потенциальную возможность или бомбу с тикающим часовым механизмом, которую надо обезвредить. Очень часто стресс порождается не реальностью, а потенциальной реальностью. Мы постоянно думаем о потенциально упущенных возможностях и потенциальных промахах. Неопределенность представления или намерения тоже служит причиной стресса. Непонимание курса действий и тревога из-за того, что ваше видение может отличаться от видения коллег, могут породить массу проблем.
Ясность порождает спокойствие, неопределенность ведет к стрессу. Более подробно мы поговорим об этом в следующих главах.
Упражнение: стресс и я
Давайте проанализируем конкретные причины стресса, о которых мы только что говорили. Какие из них актуальны для вас? Оцените себя по шкале от 1 до 5, чтобы понять, какие из факторов оказывают минимальное влияние, а какие большое.
Не только руководители…
Многие считают, что самая стрессовая работа – это руководство организацией. Нет никакого сомнения в том, что такая работа порождает серьезные стрессы. Поскольку я сам возглавляю организацию, то мне отлично знакомы бессонные ночи, стрессы и перегрузки. Я беседовал с руководителями ряда крупных компаний, которые рассказывали мне о том, как научились жить со стрессом, минимизировать его и превращать в приемлемое для жизни состояние. Эти люди не обладают никакими магическими силами, которые позволили бы им полностью избавиться от стресса.
Однако потенциальные факторы стресса существуют на всех уровнях любой организации. Люди, занимающие самое скромное положение и не несущие практически никакой ответственности, обычно не могут контролировать свою нагрузку, и это порождает стресс. Более всего мне симпатичны те, кто находится на среднем уровне: они стремятся удовлетворить всех окружающих. На них с одной стороны давит начальство, а с другой – непосредственные подчиненные. Они находятся между Сциллой и Харибдой. Стресс порождается не должностью, а особенностями работы и ситуации. Любая работа или ситуация может породить стресс, а степень этого стресса зависит от нашей способности справляться с тем, что валится на нашу голову.
Настало время обрести перспективу
В заключение этой главы хочу развенчать два мифа, сложившихся в умах тех, кто испытывает стресс от работы.
1. Близок конец света. (Нет, это не так!)
2. Все остальные работают лучше и добиваются большего, чем я.
(Если бы вы знали правду, то от души посмеялись бы.)
Не нервничайте. Все будет хорошо!
Противоположность стрессу
К чему мы с вами стремимся? Нам нужны «задорная легкость действий, продуктивная включенность в момент настоящего и контроль над ситуацией». Такое состояние умиротворяет и способствует дзен-спокойствию, которое нам всем необходимо.
Игривая легкость [7] – это творческий задор, расслабленность и признание того, что ты обладаешь свободой добиться успеха, несмотря на случайно допущенные ошибки.
Продуктивность – это знание того, что благодаря готовности ты способен сделать правильный выбор.
Пребывание в настоящем моменте – это вхождение в состояние «потока» с полной сосредоточенностью и увлеченностью делом, выполняемым в данный момент. Это состояние невероятно благотворно и позволяет прекрасно выполнить работу. Оно противоположно прокрастинации и стрессу.
Состояние потока естественным образом обеспечивает ощущение полного контроля, дает вам силы и уверенность, необходимые для продолжения действий. А это, в свою очередь, порождает новый импульс, еще большее вхождение в творческую колею и игривость и еще большую эффективность.
Понимаю, все это может показаться вам слишком сложным, но единственное, что отличает это от стресса и чувства подавленности окружающим миром, – это то, что происходит в вашей голове.
«Стресс – это состояние незнания. Человек полагает, что все его дела – экстренные и срочные. Но в жизни нет ничего столь важного. Просто расслабьтесь».
Натали ГолдбергУпражнение: выявление факторов стресса
По мере того как мы с вами будем превращаться в продуктивного ниндзя, мы будем возвращаться к факторам стресса, описанным в этой главе. Я предложу вам массу решений, которые помогут вам произвести кардинальные перемены в работе и жизни.
А сейчас мы разберемся с тем, что требует немедленного решения. Настало время вернуть себе контроль. Изучив список факторов стресса, опишите самые очевидные первые шаги, которые смогут принести вам немедленное облегчение. Выберите ровно столько факторов, сколько нужно для того, чтобы почувствовать дзен-спокойствие. Некоторые мои предложения могут показаться вам довольно полезными.
Контроль: (предложение) – Каждый день посвящайте 5 минут разборке рабочего стола, чтобы работать в чистом пространстве.
Запишите собственные предложения
………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………….
Перемены: (предложение) – Опишите те сферы своей жизни, в которых сейчас происходят перемены, или найдите человека, с которым их можно было бы обсудить: возможность обсудить – это половина решения.
…………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………….
Паника, связанная с перегрузкой: (предложение) – Прочтите дальнейшие главы 4–6 и выполните упражнения.
…………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………….
Боязнь выглядеть глупо: (предложение) – Рискните и откровенно, честно и конкретно поговорите с членами своей команды о том, о чем ранее говорили исключительно уклончиво.
…………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………….
Боязнь разоблачения: (предложение) – Попробуйте притворяться, пока не почувствуете себя уверенно. Установите зрительный контакт, сделайте глубокий вдох и скажите то, что должны сказать, твердо и уверенно. Все дело в вашем поведении.
…………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………….
Конфликт: (предложение) – Смело и честно поговорите с коллегой, с которым у вас возник конфликт. Это всегда полезно, даже если в результате вы «согласитесь не соглашаться».
…………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………….
Неопределенность и двойственность: (предложение) – Дайте себе десять минут на то, чтобы просто подумать о текущей проблеме. В процессе обдумывания делайте пометки, чтобы процесс был структурированным.
…………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………….
А вы – ниндзя?
? Ниндзя преодолевает стрессы, связанные с работой, благодаря готовности и практикуя безжалостность в своем подходе к работе.
? Ниндзя использует осознанность для выявления основных факторов стресса, а потом активно борется с ними.
? Ниндзя умеет достигать дзен-спокойствия: для этого нужно быть безжалостным, подготовленным и внимательным.
3. Управление вниманием
«Мы просто хотим целиком посвятить себя искусству. Все мы стремительно движемся к могиле. А картину, которую мы не напишем, не напишет никто другой. Поэтому мы не должны тратить время на покупки или готовку. Жизнь, посвященная искусству, очень, очень проста».
Гилберт Прош, британский художник из группы «Гилберт и Джордж»«Мы научились освобождать голову. Это великолепно. Перед нами словно открывается пустыня, с которой мы можем делать все, что захотим».
Джордж Пассмор, британский художник из группы «Гилберт и Джордж»О тайм-менеджменте написано огромное множество книг. А вот о более тонком искусстве управления вниманием не написано почти ничего. В этой главе мы с вами обсудим основные привычки по менеджменту внимания, которые помогут вам добиться статуса продуктивного ниндзя. Мы сосредоточимся на том, что поможет вам управлять вниманием четырьмя способами:
1. Распределение работы соответственно уровню внимания.
2. Защита внимания от отвлечений.
3. Повышение внимания путем оптимизации работы мозга.
4. Создание новых «карманов внимания».
Но прежде чем начать, давайте поговорим о том, почему управление вниманием так важно в эпоху информационной перегрузки.
Умственный труд делает вас не просто исполнителем, но одновременно и управляющим
Помните времена, когда ваша работа не нуждалась ни в чьей оценке? Вы работали за стойкой бара или на кондитерской фабрике. Есть такая работа – укладывать вишенки на пирожные, которые плывут по конвейеру. Работа настолько простая, что ее можно выполнить в полусне: вы просто кладете вишенку на пирожное, а потом на следующее, а потом на следующее… Никакой прокрастинации, никаких возможностей выставить себя в невыгодном свете или потерять контроль над ситуацией. А когда смена кончается, вы просто выбрасываете работу из головы и живете собственной жизнью. Такие работы ценны тем, что они практически не требуют внимания, ими можно заниматься даже с похмелья, и хорошая форма для них не требуется. Звучит соблазнительно, верно? Кроме того, показатель успеха на подобной работе очень простой – если вы уложили все вишенки на все пирожные, значит, вы победили. Если у вас осталась половина вишен, а половина пирожных осталась не украшенной, значит, вы проиграли. Руководителям легко контролировать качество таких работ и оценивать эффективность работников. Еще проще оценить результаты руководителям более высокого уровня.
В какой-то момент возникает соблазн вернуться к такой простой работе. Но на самом деле в наши дни подобных видов работы почти не осталось – по большей части они автоматизированы и выполняются компьютерами и автоматами. Осталась лишь работа в барах и кофейнях, которая не так-то хорошо оплачивается. Питер Друкер предсказывал это много лет назад. Он предсказывал конец индустриальной эпохи и рассвет эпохи информационной. С функциональной работы в барах и на кондитерских фабриках люди переходят на квалифицированную работу – «умственный труд». Умственный труд заключается в увеличении ценности информации или создании новой ценности на основе полученной информации, а не в автоматическом выполнении конкретной функции. Подумайте о своих служебных обязанностях, и вы это поймете. Сегодня во многих промышленных городах Великобритании переход с физического труда к умственному труду происходит в огромных масштабах.
Представьте, что ваша служба заключается в том, что в девять утра вы приходите на кондитерскую фабрику, получаете большую коробку вишен и становитесь к конвейеру, по которому плывут пирожные, а ваша задача украсить каждое вишенкой. Замедляется темп конвейера, замедляется и ваша работа. Если конвейер останавливается, вы просто… ждете. У вас есть график перерывов, время отдыха, обеденный перерыв. Вы точно знаете, во сколько ваша работа закончится – с точностью до минут… или даже до секунд. Представьте, что сегодня пятница, пять часов вечера. Вы готовы идти домой – выходные начинаются. Вспомните ли вы о вишнях до девяти утра понедельника? Будете ли вы воскресным вечером тревожиться о том, что плохого может произойти на вашей работе в понедельник? Конечно же, нет! Возможно, такая работа и скучна, зато в ней есть абсолютная ясность. Так приятно знать, что именно нужно делать, как это делать и как улучшить свои показатели.
Умственный труд отличается от украшения пирожных вишенками, потому что в нем существует много уровней неопределенности. Если вернуться к аналогии с кондитерской фабрикой, представьте, что вам нужно не просто положить вишенку на пирожное, а еще и проверить качество вишен, определить, в какое время должна начаться смена, установить скорость движения конвейерной ленты, периодически подменять других работников, когда они уходят в отпуск, контролировать график работы магазина и так далее и тому подобное… Представьте, что вам, кроме того, приходится решать: может быть, следует использовать вишни не только для украшения пирожных, а продавать их в составе фруктовых салатов (ведь нынче такое значение придается здоровому питанию). Утомительно, верно? Что ж, добро пожаловать в столь привычный для вас мир!
Управляющий и исполнитель в одном лице
На любой квалифицированной работе вы исполняете две разные «роли»: вы одновременно и «управляющий», и «исполнитель». Вы отвечаете за:
? Содержание своей работы («управляющий»).
? Выполнение работы («исполнитель»).
? Обработку новой информации («исполнитель») и реагирование на нее, с тем чтобы определить, не следует ли изменить приоритеты («управляющий»).
Все это порождает явный конфликт. Кроме того, становится очень трудно определить, какая именно «роль» требует вашего внимания в определенное время: следует ли больше времени провести в режиме «управляющий» (обдумывать и анализировать свою работу, обеспечивать ее успешность, планировать дальнейшие шаги) или в режиме «исполнитель» (укладывать вишенки на пирожные, что бы это ни значило для вашей текущей работы)? Естественно, где-то трава всегда зеленее: время, проведенное в режиме «управляющий», может напомнить вам обо всем том, что нужно сделать «на передовой».
И все же, отчаянно борясь со списком своих дел, вы делаете в уме пометки относительно новых проектов, которые требуют драгоценного времени. Поскольку большинство людей не могут точно определить роли «управляющего» и «исполнителя» и провести между ними четкие границы, то неизбежно возникают стрессы, связанные с сомнениями в правильности принятых решений и вытекающей из этих сомнений прокрастинации. Из-за неумения ясно определить границы и выработать нужные привычки мышление в режиме «управляющий» никогда не заканчивается, а когда человек переходит в режим «исполнитель», его терзают сомнения относительно того, правильно ли он действует.
ЯСНОСТЬ СНИЖАЕТ УРОВЕНЬ СТРЕССА, А ЯСНОСТЬ ВОЗНИКАЕТ БЛАГОДАРЯ ВНИМАНИЮ
Вот что такое «управление вниманием» – это ваш новый лучший друг и союзник в борьбе со стрессом и информационной перегрузкой.
ЧТО ТАКОЕ ВНИМАНИЕ?
Внимание – ресурс более ограниченный, чем время. С вами никогда не случалось такого, что в конце дня, когда нужно выполнить еще очень многое и вам хочется это сделать, и у вас есть вся необходимая информация, но при этом вы ничего не предпринимаете, а просто смотрите в пространство? В такой ситуации вы говорите себе, что вам не хватило времени или сил, но на самом деле вам не хватило ресурса внимания.
А в другие дни вам кажется, что совещания никогда не закончатся. Добраться до рабочего стола вам удается лишь в четыре часа дня. Вы наконец-то разбираете накопившуюся электронную почту, просматриваете бумаги, строите планы и ощущаете, что контролируете ситуацию. В такие дни вам тоже кажется, что вам не хватает времени, а внимания предостаточно. Опять ошибка. Ваше внимание – это валюта, которую вы тратите. Если вы уделили совещаниям 80 % ресурса внимания, то не удивляйтесь, если оставшихся 20 % окажется маловато для великих дел. Их хватит на разборку электронной почты, а затем наступит тот же период смотрения перед собой и ощущения ужасной усталости. Не обманывайте себя, не считайте, что это чужая вина. Если подумать о времени, проведенном на совещаниях, не в смысле потерянного времени, но и в смысле потраченного внимания и сил, вы скоро поймете, что сложные и непростые совещания поглощают огромную массу ваших личных ресурсов.
Внимание – это ваша главная валюта. Время может быть потрачено, но внимание должно окупаться, быть оправданным. Следите за состоянием своего счета, потому что на нем лежит самая драгоценная валюта мира.
ВРЕМЯ + ПРАВИЛЬНО ПОТРАЧЕННОЕ ВНИМАНИЕ = РЕЗУЛЬТАТ
ВНИМАНИЕ КОНЕЧНО
«Только посредственность всегда стремится показать себя в самом выгодном свете».
Колин ПауэллВ течение дня уровень внимания меняется. Чтобы вам было легче, выделим три основных вида внимания.
1. Проактивное внимание
В этом состоянии вы полностью сосредоточены, бдительны, готовы принять самые важные решения и справиться с самыми сложными задачами. Этот уровень внимания чрезвычайно значим. Надеюсь, читая мою книгу, вы поймете, насколько он важен.
2. Активное внимание
Вы сосредоточены, готовы к работе, но слегка рассеянны. Вы легко отвлекаетесь, порой работаете блестяще, а порой пребываете в состоянии расслабления. Этот уровень внимания тоже полезен.
3. Инертное внимание
Свет включен, но дома никого нет. У мозга не осталось сил, но вы все еще боретесь со сложными и трудными задачами. Внимание пока работает, но ценность его ограничена.
Конечно, это очень грубое и искусственное деление, но этот подход пригодится вам, когда вы будете стараться максимально повысить свою продуктивность с помощью разумного управления вниманием. Я два года провел за анализом своих приемов управления вниманием, а также много беседовал на эту тему с другими людьми.
Вот как выглядит мой обычный рабочий день:
Полагаю, эти показатели на 90 % совпадают с вашими, а оставшиеся 10 % уникальны только для меня. Понаблюдайте, в какое время ваше внимание достигает пика.
Позвольте мне вкратце описать, что происходит со мной. Я просыпаюсь с трудом – меня нельзя назвать жаворонком. Утром мне нужно собраться с силами, поэтому разум мой слегка затуманен. Мне надо выпить кофе или вспомнить хорошую идею из плана, составленного в предыдущий период проактивного внимания на будущее. После этого я бодр и энергичен в течение пары часов. Это время я стараюсь использовать для принятия самых важных решений дня. Затем уровень внимания падает до обеда и во время обеда. После обеда большинство людей охватывает сонливость. Уж поверьте, я проводил семинары и читал лекции, которые начинались в это время, и прекрасно понимаю, что это время называют «ямой» не без причины. Интересно, что затем у меня наступает короткий период очень позитивного проактивного внимания, который сменяется вниманием активным. В последний час рабочего дня снова повышается концентрация, но после этого наступает полный упадок. Я абсолютно выжат и ничего больше не могу сделать.
Сколько же времени я нахожусь в состоянии проактивного внимания?
Меньше, чем вы думаете.
Два-три часа в день с понедельника по четверг и всего полтора-два часа в пятницу.
Упражнение: выявление факторов стресса
? Возьмите листочек бумаги и составьте схему своего рабочего дня. Сделайте это так, как вам удобно: составьте таблицу, список, график, схему и т. п.
? Укажите время начала и окончания работы, а также все предусмотренные распорядком дня перерывы и учтите то, что происходит непосредственно перед и после окончания работы (т. е. дорога домой, проверка электронной почты утром и вечером).
? Опишите уровень внимания для каждой из категорий. Выявите периоды проактивного, активного и инертного внимания.
? Отметьте все, что вас удивило. Осознайте самое продуктивное и непродуктивное время для выполнения наиболее важных, сложных и непростых заданий.
Отделяйте размышление от делания, режим «управляющий» от режима «исполнитель»
«Продуктивность не бывает случайной. Это всегда результат стремления к совершенству, разумного планирования и сосредоточенных усилий».
Пол Дж. МейерЦель управления вниманием – достижение радостного и игривого продуктивного состояния с полным контролем над ситуацией, снижение уровня стресса и уверенность в том, что вы действуете максимально эффективно.
Стоит заметить, что в ходе работы информационные потоки проходят через четыре различные фазы работы. Более подробно эти фазы мы обсудим в главе 5, а пока что только перечислим их:
? Сбор и упорядочивание: получение информации из разных источников и фиксация полезных идей по мере поступления (во время совещаний или со своего компьютера).
? Организация: сведение воедино полученной информации и ее анализ. Нужно выделить самое важное, понять, что и когда можно сделать. Информацию следует организовать в нечто вроде списка дел. Дальше мы с вами поговорим о более продвинутой и гибкой системе организации информации.
? Обзор: анализ списка дел или иной системы, охватывающей все проекты и обязательства. Вы должны выбрать, что именно нужно сделать и когда.
? Действие: завершение – укладка вишенок на пирожные.
Когда же вы находитесь в режиме «управляющий», а когда – в режиме «исполнитель»? Какой уровень внимания необходим для сбора и упорядочивания сведений, организации, обзора и действия? Хотя в любых правилах есть исключения, ответ можно дать примерно так:
Какой же вывод можно сделать из этой таблицы? Судя по ней, режим «управляющий», то есть фазы организации и обзора полученной информации, требует активного и проактивного внимания. Размышления о работе – это одна из самых трудных ее частей. Если вы неделю думали о решении потенциально сложной проблемы, то реализовать найденное решение довольно просто. Достаточно лишь поднять трубку телефона, написать электронное письмо, с кем-то побеседовать, провести исследовательскую работу – то есть сделать то, что для квалифицированного работника совершенно естественно. Основное время и силы тратятся на процесс мышления. Если вы научитесь отделять мышление от действия, эффективность обоих периодов значительно повысится.
«Мышление – самая трудная работа. Поэтому-то ею занимаются очень немногие».
Генри ФордКак мы выяснили, проактивное внимание – вещь ценная и редкая. Внимание такого рода повышает эффективность работы, снижает информационную перегрузку и стресс. Вот несколько советов, которые помогут вам активизировать проактивное внимание:
1. Стройте рабочий день в соответствии с вашим естественным графиком изменения уровня внимания.
2. Оберегайте свое внимание, не отвлекайтесь и не прерывайте работу по малозначительным поводам.
3. Старайтесь больше сосредоточиться на выполняемом деле – старайтесь превратить периоды инертного внимания в периоды внимания активного, а периоды активного внимания – в период проактивного.
4. При любой возможности используйте внимание и время, которые сохранились у вас процессе работы.
1. Стройте рабочий день в соответствии с графиком изменения внимания
Любая работа включает массу разных задач – от принятия серьезных решений о том, что и когда делать, до обновления контактной информации, разборки документов и смены картриджа в принтере. Начав концентрироваться на уровнях внимания, вы поймете, что смена картриджа в период проактивного внимания – настоящее преступление. Это все равно что колоть орехи кувалдой, хотя процесс смены картриджа в это время ничем не отличается от смены в любой другой момент. Да, осознанное распределение внимания – сложная и тонкая игра.
Вы уже поняли, что я стараюсь как можно более ясно представлять себе уровни внимания и их распределение в течение рабочего дня.
Советую вам подумать о своих сильных и слабых сторонах. Самые трудные для себя задачи решайте в то время, когда ваше внимание находится на проактивном уровне. Задачи полегче отложите на период активного внимания. А всем простым, рутинным или скучным занимайтесь в то время, когда ни на что другое вы не способны.
ПРОАКТИВНОЕ ВНИМАНИЕ – ВЕЩЬ РЕДКАЯ: ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЕГО МУДРО
Хотя в периодах проактивного внимания есть своя закономерность, оно меняется изо дня в день, а то и поминутно. Надо научиться составлять планы и подбирать работу соответственно уровню внимания. У вас всегда есть возможность сделать разумный выбор с позиций уверенного дзен-спокойствия. Поскольку большую часть работы в режиме «начальник» (то есть определение наилучших способов выполнения поставленных задач и принятие жизненно важных стратегических решений) следует выполнять в состоянии проактивного внимания, планируйте рабочий день соответственно. Все продумав и приняв необходимые решения, вы обеспечите себе фронт работ и максимум информации о том, что надо сделать в режиме «работник». А дальше выбор только за вами.
Если в период инертного или активного внимания оказалось, что вы не представляете, что делать дальше, вы можете потерять ясность мышления, а это приведет к стрессу, медлительности и ошибочным решениям.
ПРОАКТИВНОЕ ВНИМАНИЕ И РЕЖИМ «УПРАВЛЯЮЩИЙ»
Далее мы с вами поговорим о том, как работать со списком дел в каждой фазе работы: во время сбора и упорядочивания информации, ее организации, обзора и реальных действий. Возможно, длительный период стресса не позволит вам уделить достаточно проактивного внимания работе в режиме «управляющий» и в особенности правильному определению обязательств и приоритетов. Обзор – это та самая фаза работы, когда нужно увидеть лес за деревьями: вы должны объективно взглянуть на свои обязательства и проекты и убедиться, что выбор сделан верно. Тогда фаза действий не потребует от вас особых усилий.
Если мыслительная работа в режиме «управляющий» проделана качественно, ваш «исполнитель» будет спокойно раскладывать вишенки на пирожных: никаких конфликтов, никакой неопределенности и нервозности – только веселая, игривая колея продуктивного творческого потока и полный контроль. Поэтому используйте периоды проактивного внимания для мыслительной работы, а не для практических дел. Такова основная задача ниндзя.
Дам вам простой и легко выполнимый совет. Понаблюдайте за собой в свои периоды проактивного внимания, а затем подумайте, что происходит вокруг вас в это время. Я уже говорил, что самое продуктивное для меня время – с 9 до 11 утра. Однако именно в это время моего внимания требуют коллеги. В этот же интервал приходит большая часть электронных писем и звонков. Именно в это время у меня появляется миллион идей относительно того, что нужно сделать. Наконец, на это время назначено большинство моих встреч и т. п. Для того чтобы в полной мере использовать это продуктивное время, нужно превратиться в сосредоточенного, жесткого и безжалостного босса! Я часто работаю по утрам вне офиса – именно по этой причине: я ценю и оберегаю свое проактивное внимание и посвящаю его самой важной работе. А все то, что не требует полнейшей отдачи и сосредоточенности, можно выполнить в периоды активного или инертного внимания.
2. Оберегайте свое внимание – не отвлекайтесь и не прерывайте работу по малозначительным поводам
Режим «управляющий» требует такого типа мышления, обеспечить которое может только сосредоточенное проактивное внимание.
Самое эффективное наше мышление, дающее нам ощущение спокойствия и полного контроля, проистекает от сочетания двух факторов. Нужно находиться в фазе самого проактивного внимания и быть абсолютно сосредоточенным, чтобы довести мыслительный процесс до естественного завершения. Если в процессе размышлений вы отвлечетесь на что-то другое, то не будете уверены в том, что продумали все до конца. А такая неясность порождает очередной стресс.
Обобщенно можно выделить два типа отвлекающих факторов: внутренние и внешние.
ВНУТРЕННИЕ ОТВЛЕКАЮЩИЕ ФАКТОРЫ: ГЛАВНЫЙ – ЭТО НАШ СОБСТВЕННЫЙ РАЗУМ
Вот мы сели писать отчет. В действие вступает внутренний «исполнитель». Мыслительный процесс в режиме «управляющий» уже завершен. Итак, приступаем к отчету. Но «управляющий» уже ушел! А мы превратились в простого исполнителя, действующего в соответствующем режиме. Управляющего рядом нет. Никто не заметит, если мы быстренько заглянем в Facebook. Или нальем себе еще одну чашечку чая и поболтаем с коллегой.
Нам постоянно приходится вести личный бой с отвлекающими факторами. Все на свете кажется гораздо интереснее того, над чем мы работаем (особенно в режиме «исполнитель»). Вы никогда не думали, что вас нужно бы пристегнуть к креслу или приковать к столу, чтобы вы могли эффективно писать, творить, руководить, читать или завершать? Иногда кажется, что в нас живет уникальная творческая личность, задача которой изобретать все новые и более соблазнительные отвлекающие факторы. Вот бы направить эту неисчерпаемую энергию в нужное русло!
Эффективный ниндзя прекрасно это осознает. Он способен выработать полезные привычки, которые избавят его от болезненной зависимости от отвлекающих факторов. И вот что можно сделать (более подробно об этом мы поговорим в следующих главах).
ЗАСТАВЬТЕ ЗАМОЛЧАТЬ ВНУТРЕННЕГО УПРАВЛЯЮЩЕГО И ОТСТРАНИТЕСЬ ОТ ЛЮБЫХ ЕГО НОВЫХ ИДЕЙ
Работая над чем-либо рутинным – менее творческим и интересным, чем другие задачи, – вы постоянно будете слышать голос внутреннего начальника, который станет предлагать новые идеи относительно других проектов, напоминать обо всем, что должно быть сделано, и пытаться перевести вас из режима «исполнитель» в режим «управляющий». Для преодоления этого состояния вам нужно отметить эти мысли, чтобы вернуться к ним позже (организовать их, проанализировать и при необходимости выполнить какие-то связанные с ними действия). Держите под рукой ручку и бумагу. Но этот прием подразумевает, что вы действительно вернетесь к своим записям позже.
ОБРАБАТЫВАЙТЕ ЭЛЕКТРОННУЮ ПОЧТУ, А НЕ ТОЛЬКО ПРОВЕРЯЙТЕ ЕЕ
Читайте электронные письма блоками, несколько раз в день очищая папку «Входящие». Это избавит вас от привычки постоянно заглядывать в почтовый ящик в поисках потенциальных отвлекающих факторов. Да, да, вы не ослышались, я сказал «очищать». И в следующей главе я покажу вам, что это возможно!
ТОСКА ПО ИНТЕРНЕТУ
Интернет – это удобнейшее средство повышения эффективности, но в то же время и самый мощный отвлекающий фактор. То есть «два в одном». Вы не видите серьезной проблемы? Нужно быть честным с самим собой. Определите, в какое время суток вам нужен доступ к фантастическим информационным сокровищам. А потом установите, в какое время вам следует избегать соблазна зависнуть в YouTube, подивиться статусам друзей в Facebook, почитать сплетни о знаменитостях или статьи на сайте ВВС. Поймите, что Интернет может быть и вашим лучшим другом, и злейшим врагом. Порой от него стоит держаться подальше.
«ИЗБИРАТЕЛЬНОЕ НЕВЕЖЕСТВО»
«Мы каждый вечер ходим в один и тот же ресторан и заказываем одно и то же блюдо – месяц за месяцем, пока не решим что-то изменить. И так будет повторяться каждый вечер, пока мы снова не изменимся. Нам не нравится читать меню или думать о еде. Подобные размышления кажутся нам пустой тратой интеллектуальных сил».
Джордж Пассмор, художник из группы «Гилберт и Джордж»Термин «избирательное игнорирование» придумал Тимоти Феррисс в книге «Как работать по 4 часа в неделю». Он не покупает газет и не пользуется ненужными средствами массовой информации. Чтобы оградить себя от лишней информации, он спрашивает совета у друзей, мнению которых в политических вопросах доверяет. Так он решает, за кого голосовать, не тратя времени на изучение разнообразных материалов. Тим Феррисс сознательно избегает гаджетов и интернет-сайтов, которые могут отвлечь его от того, что по-настоящему важно.
Конечно, в этом присутствует элемент личных предпочтений. Я, например, интересуюсь политическими новостями, и «игры» политиков кажутся мне невероятно увлекательными. И я терпеть не могу, когда друзья советуют мне, за кого голосовать, – я соображаю в этом деле не меньше их! Выборы – это же классное развлечение! Да и вообще очень многим больше всего на свете нравится поваляться на диване с воскресными газетами и чашкой чая. Речь идет о небольшом компромиссе – можно позволить себе маленькие удовольствия такого рода.
Обычно я раз в неделю посвящал час-другой просмотру деловой прессы и изучению профессиональных новостей. Через какое-то время я понял, что все важные известия все равно достигают меня тем или иным образом. И тогда я отменил все свои подписки, чем избавил себя от одного отвлекающего фактора. Покопайтесь в собственной рутине, и вы тоже сможете изменить свою жизнь.
ИЩИТЕ МИРОВЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ДИДЖЕЕВ
Отличный способ сокращения отвлекающих факторов и борьбы с информационной перегрузкой – поиск не информации, а ее интерпретаторов. Диджеи – это энтузиасты, которые просматривают материал, выбирают самое важное и предоставляют вам заголовки или лучшие выдержки, тем самым направляя процесс вашего мышления. Легендарным диджеем был Джон Пил. Прекрасным современным примером может служить Джайлз Петерсон с радио ВВС: он путешествует по всему миру, общается с интересными людьми из музыкальных сфер, а потом готовит свои еженедельные программы. Благодаря ему я каждую неделю по три часа слушаю музыку, которой никогда бы не услышал и не понял без его помощи. Поскольку в мире огромное множество информации, то мы должны понимать, на что стоит обратить внимание. И поскольку информации бесполезной еще больше, то нам нужен проводник в информационном мире. Сайт www.ted.com выполняет роль диджея: на нем анализируют события и выбирают самое интересное и важное из разных источников.
Думаю, мы уверенно движемся к эпохе «информационных диджеев». Надеюсь, моя организация Think Productive тоже послужит вам диджеем: у нас есть свой блог и группа, в которой можно оставить замечания и поделиться соображениями по повышению эффективности. Мы рассказываем о своих идеях, спорим, слушаем, общаемся. Мы делаем это, потому что нам не все равно. Так что ищите настоящих диджеев, а не бездушных репортеров.
НЕ СТАНОВИТЕСЬ «РАННИМИ ПОСЛЕДОВАТЕЛЯМИ»
Быть ранним последователем [8] новинок модно. Достаточно посмотреть на огромную очередь, которая собирается у магазинов Apple в момент выпуска новой версии iPad или iPhone. Люди хотят первыми заполучить новые гаджеты. Однако бежать впереди паровоза вовсе не так уж и умно. Пусть толпа все распробует, а потом можно будет спросить информированного мнения (и все с наслаждением поделятся с вами своими соображениями, поскольку ранними последователями люди становятся именно для того, чтобы потом можно было рассказывать о своем пионерском опыте любому, кто согласится слушать!) и уж после этого решиться на покупку. То же самое относится к новому онлайновому программному обеспечению. Тысячи новых сайтов пытаются стать следующими Facebook’ами или LinkedIn’ами и произвести революцию в жизни пользователей. Возможно, некоторым это и удастся, но большинство канет в Лету в течение ближайших нескольких месяцев.
Терпение – это величайшая добродетель. Вовсе не следует слепо следовать моде. И даже если вы этого хотите, никому до вас не будет дела. На смертном одре никто не спросит, чем вы владели и какими программами пользовались. И уж конечно, никого не будет интересовать, были ли вы одним из первых пользователей!
НАБЛЮДАЙТЕ ЗА СОБОЙ
Ваш поразительно изобретательный разум придумывает сотни способов уклониться от дел, которые кажутся слишком скучными, очень сложными или просто неинтересными. Постоянно следите за собой, чтобы вовремя заметить эту тенденцию и начать борьбу с ней. Возможно, у вас все по-другому, но моя тактика уклонения включает следующие пункты:
? Уборка в доме.
? Наведение порядка на столе – наклеивание ярлыков, заполнение степлеров, затачивание карандашей и т. п.
? Еда – конечно, есть необходимо, но почему-то легче потратить две минуты на поедание шоколадного батончика, чем на мысли о своей работе.
? Рысканье в Интернете или покупки в интернет-магазинах.
? Разговоры в офисе.
? Twitter.
? Прослушивание подкастов в ложном убеждении, что трата внимания на нечто духоподъемное способствует продвижению вперед.
? Изучение нового средства или приложения для iPad, которое требует самого пристального внимания (отличным примером подобного являются читатели RSS). Главное самооправдание – это экономия средств и времени в будущем.
? Общение в Интернете и Facebook, где все хотят услышать мое просвещенное и чрезвычайно важное мнение о том, кого купит «Астон Вилла» в следующем сезоне.
? Выполнение более простой или интересной работы вместо той, которой нужно заниматься в настоящий момент.
Все это – тактика уклонения. Некоторые приемы могут быть вам хорошо знакомы, другие относятся исключительно ко мне. Вы должны понимать, что подобные занятия требуют самого минимального внимания, поэтому если сейчас вы находитесь в состоянии проактивного внимания, то все это может подождать.
ВНЕШНИЕ ОТВЛЕКАЮЩИЕ ФАКТОРЫ: КАК БОРОТЬСЯ С ПРЕРЫВАНИЯМИ
Никакое самосознание в одиночку не сможет защитить ваше внимание по одной очень простой причине: в мире множество других людей, и все так и норовят отвлечь нас от работы и направить по иному пути. В результате нам приходится безжалостно охранять наше драгоценное внимание, защищая его от бесчисленных покусителей. Если борьба с внутренними отвлекающими факторами сродни науке (наблюдение за поведением, диагностика происходящего в собственной голове, выработка нового поведения, анализ эффективности, повтор), то борьба с прерываниями и планами других людей – это уже искусство. Ваша смекалка, уловки и абсолютная безжалостность – вот что выходит здесь на первый план.
Существует несколько явных форм прерывания, справиться с которыми довольно легко. О более тонких формах мы поговорим позже.
СТАРАЙТЕСЬ УКЛОНИТЬСЯ ОТ БОЛЬШИНСТВА ВСТРЕЧ, НА КОТОРЫЕ ВАС ПРИГЛАШАЮТ
Встречи и совещания – прекрасный способ провести время, потакая потребностям и приоритетам других людей, а не своим собственным. Старайтесь не посещать встречи и совещания, которые не связаны непосредственно с вашими проектами и сферами ответственности. Ищите более легкие способы участия. Это очень важно. Все мы знаем, что для подобного требуется изобретательность, а порой даже приходится идти на обман. Но вы не можете позволить себе тратить все утро на совещание, куда вас позвали только для того, чтобы вы были «второй головой» в чужом проекте. Это бессмысленная трата драгоценного проактивного внимания. Более подробно мы поговорим об этом позже, но при любой возможности старайтесь говорить «нет».
НЕ ОТВЕЧАЙТЕ НА ТЕЛЕФОННЫЕ ЗВОНКИ
Телефонные звонки – это самый раздражающий отвлекающий фактор. Они пожирают ваше время и силы. Приходится не просто отвечать, но еще и «восстанавливаться» после них (вспомните, как, повесив трубку, вы начинаете судорожно вспоминать, на чем остановились). Попробуйте простой прием: на период проактивного внимания отключите свой мобильный телефон, а если у вас есть телефон стационарный, включите автоответчик. Со временем решение оставлять телефон включенным должно стать сознательным – то есть решение отвечать или не отвечать на звонки целиком и полностью остается за вами. Подобная тактика полезна по разным причинам. Такое средство общения, как голосовая почта, серьезно недооценивают. Это одностороннее, а не двустороннее общение. Зато звонящий излагает суть проблемы за секунды, а не за минуты. К тому времени, когда вы решите перезвонить, ваш разговор можно считать уже наполовину состоявшимся. Голосовая почта значительно сокращает время телефонных разговоров.
ПО ВОЗМОЖНОСТИ ДЕРЖИТЕ ЭЛЕКТРОННУЮ ПОЧТУ ЗАКРЫТОЙ
Удивительные вещи происходят за пределами вашего почтового ящика. В действительности практически вся ваша работа происходит именно там. Мы – существа социальные. Сигнала поступления нового сообщения достаточно, чтобы заставить нас бросить самую важную работу и «проверить», кто это к нам постучался, чтобы сказать «привет». В результате мы теряем сосредоточенность, прерываемся в ходе выполнения самой важной работы – и ради чего? Обычно письма, которые рассылаются всем сотрудникам, сообщают о том, что Джулия из бухгалтерии вернулась из Греции и хочет угостить всех греческими сладостями, или напоминают о совещании, запланированном на следующую неделю и уже отмеченном в вашем ежедневнике. Однако большинство людей, придя на работу, первым делом включают электронную почту – и выключают ее только перед самым уходом. А это означает, что вы сознательно подвергаете себя воздействию отвлекающих факторов, которого легко было избежать. Отключайте электронную почту хотя бы на пару часов в день – или на полчаса каждый час. И тогда голова у вас станет более светлой, никакой шум не будет вас отвлекать, и вы сможете целиком и полностью сосредоточиться на том, что по-настоящему важно.
НАДЕНЬТЕ НАУШНИКИ ИЛИ ИНЫМ ОБРАЗОМ ВИЗУАЛЬНО ОБОЗНАЧЬТЕ СВОЕ НЕЖЕЛАНИЕ ОТВЕЧАТЬ НА ВОПРОСЫ КОЛЛЕГ
Елена – одна из звезд офиса компании Think Productive. В большинстве наших проектов она служит основным связующим звеном между клиентом и тем, кто проводит семинар по продуктивному ниндзя, а также административными службами компании. Поэтому у всех, кто работает в офисе, к ней всегда много вопросов. И эти вопросы отвлекают ее от работы, которой она занимается. Если Елене нужно целиком и полностью сосредоточиться на выполняемом деле, она ставит на стол маленькую фарфоровую кошечку. Все в офисе, включая меня, ее начальника, знают, что кошечка означает период проактивного внимания. Мы откладываем свои вопросы на потом, а Елена сохраняет сосредоточенность. Я видел разные варианты такой кошечки: самодельные таблички, карточки, шляпы, полицейская лента на спинке кресла – «Держитесь подальше, здесь нет ничего интересного» – и тому подобное. Пожалуй, самый простой и эффективный способ – надеть большие наушники. Они выполняют и практическую функцию – вы можете заглушить офисный шум музыкой (некоторые любят работать под музыку, хотя другим из-за нее очень трудно сосредоточиться), и являются барьером для звуков, не позволяя вам принимать участие в беседе и отвечать на вопросы. Если вас прерывают, когда вы в наушниках, то человеку, который к вам обратился, ясно, что он нарушил вашу концентрацию на работе.
РАБОТАЙТЕ ДОМА ИЛИ В ДРУГИХ МЕСТАХ
Конечно, лучший способ не отвлекаться на внешние факторы, на шумы и суету офиса – это находиться где-то вне офиса. Работа на дому может стать прекрасной альтернативой. Хотя дома есть свои отвлекающие факторы: «Я приступлю к отчету сразу же, как только закончу стирку и почищу ковер». Работа на дому – не для всех. Лично мне лучше всего думается в поездах и кофейнях. Сама атмосфера и обстановка этих мест меня успокаивает. Кроме того, там очень мало отвлекающих факторов: столик, ноутбук и я. Там нечего делать – только пить кофе и продуктивно работать. Поэтому я очень часто работаю таким образом.
ГОВОРИТЕ «НЕТ»
Поймите, что вовсе не обязательно терзаться чувством вины из-за того, что вы сказали «нет» человеку, который прервал вас в ответственный момент посреди периода продуктивного, проактивного внимания. Постарайтесь сделать так, чтобы к вам обращались в те моменты, когда ваше внимание рассеяно. Не следует бросать все свои дела, чтобы ответить на не вовремя заданный вопрос.
ПОМНИТЕ, ЧТО БОЛЬШАЯ ЧАСТЬ ИНФОРМАЦИИ ПРАКТИЧЕСКИ БЕСПОЛЕЗНА
Будьте очень избирательны в том, что вы читаете, чем интересуетесь и чем занимаетесь. В информационную эпоху возможности стучатся довольно громко – через рекомендации друзей, социальные сети и другие онлайн-ресурсы. Больше не приходится всматриваться в горизонт. Пусть все самое важное приходит к вам более простыми путями.
3. Углубляйте внимание: делайте инертное внимание активным, а активное – проактивным
Честно говоря, если вы чувствуете, что переживаете продолжительный период инертного внимания, с этим ничего не поделаешь. Вы уже устали, концентрация пропала – а возможно, пропала и мотивация. Однако вы можете развить у себя полезные привычки, которые будут поддерживать ваш разум в здоровом, счастливом и продуктивном состоянии более длительное время. И тогда периоды инертности сократятся, а периоды активности и проактивности увеличатся. Однако прежде чем перейти к этому, давайте поставим перед собой пару более краткосрочных целей – своеобразные наклейки управления вниманием.
СМЕНИТЕ РАКУРС
Можно на время «обмануть» собственный мозг и получить небольшой дополнительный период активного внимания даже в те моменты, когда вы чувствуете себя вялым и инертным. Для этого вам нужно заставить мозг встряхнуться и снова заработать в полную силу. Если мне предстоит вести длинное совещание, то где-то в середине я предлагаю участникам развернуть стулья так, чтобы они смотрели в другом направлении. Простого движения и смены ракурса достаточно, чтобы пробудить сознание и активизировать внимание. Если вы работаете над длинным отчетом, каждые полчаса переходите на другое место. Если вы работаете над большой таблицей в Excel, на полчаса меняйте шрифты на красный и зеленый, а потом возвращайте все в нормальное состояние. Смена ракурса и картинки поможет вам сохранить активность внимания дольше, чем можно было бы.
МЕНЯЙТЕ ЗАНЯТИЯ
Если вам сложно сохранить концентрацию, каждые 30–60 минут меняйте занятие. Не сидите над одним отчетом, тупо уставившись в пространство. Полчаса посвятите разборке электронной почты, полчаса – отчету, следующие полчаса чему-то совершенно другому, а потом снова вернитесь к отчету. Стимулируйте внимание и действуйте соответственно.
СВЕЖИЙ ВОЗДУХ
Выйдите на улицу и энергично пройдитесь туда-сюда. Свежий воздух в легких, движение, смена перспективы, звуки, запахи и новые мысли подвигнут вас на новые трудовые достижения. Если выйти на улицу нельзя, просто откройте окно и сделайте несколько глубоких вдохов, полюбуйтесь видом, порадуйтесь хорошей погоде. Смена занятия обострит чувства и стимулирует внимание.
СТРАТЕГИЧЕСКИЙ ВПРЫСК КОФЕИНА (НО НЕ УВЛЕКАЙТЕСЬ!)
Короткий впрыск кофеина в нужный момент – отличный прием настоящего ниндзя. Однако учтите: если вы устали и взбодрились кофеином, то последующий спад будет абсолютным. После этого ваше внимание станет совсем инертным. Но если это требуется, загрузитесь кофеином – и за дело!
ПОДДЕРЖАНИЕ РАБОТОСПОСОБНОСТИ МОЗГА
«В моменты жизненных кризисов, острых конфликтов или тлеющих стрессов я первым делом возвращаюсь к основам… Правильно ли я питаюсь? Достаточно ли сплю? Занимаюсь ли физическими и умственными упражнениями каждый день?»
Эдвард ЭлберВсе описанные выше меры – это способы экстренного реагирования. В течение года они окажут свое влияние. И в результате пара рабочих дней сложится у вас лучше, чем могла бы. А сейчас мы поговорим о «святой троице» регулярного повышения уровня внимания. И «троица» эта такова: здоровое питание, физические упражнения и медитация. Мозг подобен мышце. Его состояние зависит от вашего физического здоровья и физической формы. В здоровом теле – здоровый мозг. Многие блоги и книги о повышении эффективности ограничиваются исключительно советами и рекомендациями по использованию всех возможностей разума, не уделяя внимания физической форме, способной кардинально усилить наш потенциал. Сейчас мы с вами обсудим несколько простых приемов, которые чудесным образом обострят ваше внимание, сосредоточенность и улучшат общее функционирование мозга. Полагаю, мои рекомендации покажутся вам разумными, хотя некоторые могут показаться странными. Вовсе не обязательно прислушиваться ко всем моим советам, но познакомиться с ними стоит.
ТОПЛИВО ДЛЯ МОЗГА
О здоровом питании написаны сотни книг. Я бы порекомендовал вам задуматься об этом, провести определенный анализ и составить план. Правильное питание не просто повышает эффективность работы, но еще и делает нас счастливее и способствует долголетию. Неплохой бонус, верно? Поэтому, хотя моя книга вовсе не о питании, я все же расскажу о десяти основных правилах.
? Пейте воду – даже если жажды не испытываете.
Обезвоживание – одна из основных причин ослабления концентрации. Если вам хочется пить, значит, уже поздно. Тело посылает сигналы жажды только в состоянии реального обезвоживания. Держите на столе большой стакан или бутылку с водой. Подумайте, как сделать потребление воды частью распорядка дня, если у вас пока нет такой привычки.
? Пять-шесть небольших трапез лучше трех обильных.
Пища дает нам энергию, но на ее потребление тоже требуется энергия. Если вы будете в течение дня регулярно подкрепляться, а не ждать, когда возникнет чувство голода, чтобы утолить его обильной трапезой, то энергия будет тратиться более равномерно. И мозг сможет дольше сохранять сосредоточенность. Позавтракайте дома, а потом перекусите, приехав в офис. Половину обеда съешьте пораньше, а вторую половину – попозже. Буддисты не стремятся к полному насыщению – им достаточно 80 %. Эта простая, но весьма разумная привычка облегчает процесс пищеварения и предотвращает сонливость после полного насыщения. Во время еды не занимайтесь ничем другим. Мы переедаем, потому что просто не замечаем этого, когда едим автоматически!
? Завтракайте.
Да, да, я знаю, что это вам хорошо известно. Но известно именно потому, что это правильно. Стимулируйте метаболизм с самого утра, заправьте мозг – это лучшая подготовка к действиям.
? Питайтесь здоровой пищей и забудьте о фаст-фуде.
Не нужно быть великим мыслителем, чтобы понять, что натуральные, свежие, экологически чистые продукты гораздо полезнее для организма, чем очередной биг-мак. Подумайте о сбалансированной диете. Я вовсе не призываю вас становиться голодающим мучеником. Не следует связывать здоровое питание со строгими диетами и похуданием. Любимые блюда способны творить настоящие чудеса. Но обязательно включайте в рацион разнообразные овощи и не забывайте о здоровых белках – постном мясе, рыбе и бобовых.
? Используйте кофеин разумно – или откажитесь от него.
В качестве экстренной меры кофе или чай – вещь замечательная, но в качестве постоянной подпитки – абсолютно неэффективная. Выпивайте одну чашку кофе в день. Если почувствуете, что нужно подстегнуть себя, попробуйте заменить кофе яблоками. Яблоки действуют на удивление хорошо!
? Следите за гликемическим индексом (ГИ).
Важно следить не только за качеством потребляемой пищи, но и иметь представление о скорости, с какой высвобождается энергия из съеденных продуктов. Продукты с низким гликемическим индексом (ГИ) отдают свою энергию медленно и ее хватает надолго. Продукты с высоким ГИ позволяют мгновенно ощутить прилив сил, но он быстро сменяется полным упадком [9]. При таком питании рассчитывать на равномерное высвобождение энергии в течение дня не приходится. К продуктам с низким ГИ относятся бобовые, зелень, апельсины, семечки подсолнечника, яйца, арахис, яблоки, тунец, груши и персики. К продуктам со средним ГИ относятся бананы, гранола, хлопья, рис, сахар, мюсли, круассаны и киви. Высоким ГИ обладают картофель, сладости, сладкие газированные напитки, печенье, некоторые виды хлеба, чипсы, а также – не удивляйтесь! – морковь, арбузы, изюм и сушеные финики [10]. Чтобы постоянно ощущать себя в хорошей форме, потребляйте больше продуктов с низким ГИ. Теперь вам ясно, почему после плотного, богатого углеводами обеда вы чувствуете себя таким вялым? Сначала прилив сил, а потом полный упадок! Интересные рецепты из продуктов с низким ГИ вы найдете на сайте http://www.bbcgoodfood.com/recipes/collection/low-gi
? Не пейте сладкие и энергетические напитки.
Сахар, как и кофеин, вызывает мгновенный прилив энергии и обостряет внимание – но только на короткое время. В долгосрочной перспективе такое средство весьма ненадежно. Вместо газировки пейте чистую воду или фруктовые соки, но не забывайте, что в соках содержится немало сахаров, пусть и натуральных! Популярность энергетических напитков среди офисных работников – явление весьма тревожное. Я видел людей, которые, взбодрившись с помощью энергетиков, превращались в мощный отвлекающий фактор для всего остального офиса. Эти люди просто не сознавали воздействия этих напитков и не могли справиться с приливом энергии и с последующим упадком сил. Не советую вам им уподобляться.
? Обратите внимание на «топливо для мозга».
Сегодня на рынке можно найти множество биодобавок, которые улучшают когнитивные способности, укрепляют нервную систему и физическое состояние. Однако многие считают, что человек должен получать витамины и минералы только с естественной пищей, а не в виде таблеток. Я твердо убежден, что здоровая диета – это наилучший вариант, но получить все необходимые вещества с одной только пищей сегодня просто невозможно. Если у вас есть какие-то особые потребности, найдите для себя подходящие биодобавки. Лично я считаю, что для мозга необходим рыбий жир, для иммунитета – цинк, а для общего самочувствия – хорошие мультивитамины.
? Спите полноценно.
Порой бессонница неизбежна, но тем не менее вы должны и можете улучшить качество и количество своего сна. Хотите узнать мой секрет? Если я целый день работаю на дому, то частенько ложусь подремать после обеда. Всего двадцати минут спокойного сна достаточно для того, чтобы почувствовать себя полностью освеженным и полным сил. Я знаю людей, которые работают в корпоративных юридических фирмах. В таких компаниях часто приходится работать по ночам, поэтому у них предусмотрены места для сна. И работники могут вздремнуть там в любое время, когда им это необходимо. Признаюсь, что и сам порой дремал под столом в офисе (я – большой мастер уловок и маскировки, так что никто этого не замечал!), под столом в конференц-зале и даже в маленьком чулане, где хранятся документы.
ХОРОШАЯ ФИЗИЧЕСКАЯ ФОРМА
Повторю: в здоровом теле действительно живет здоровый дух. Вы должны не только правильно питать свое тело, но еще и обеспечивать ему регулярные физические упражнения. Вы наверняка слышали это от врача, от той женщины на телевидении, от раздражающе бодрого и подтянутого кузена и еще много от кого. Этот совет превратился в банальное клише, потому что он абсолютно справедлив.
Истязать себя вовсе не обязательно. Достаточно нескольких занятий в неделю по полчаса. Если вы живете в двух-трех милях от места работы, то достаточно будет всего лишь почаще ходить на работу пешком и/или возвращаться с нее бодрым шагом.
Конечно, регулярные занятия в фитнес-клубе будут исключительно полезны. Вы ощутите прилив сил и станете физически крепким. Лично я стараюсь заниматься в зале три раза в неделю (два раза по утрам, до начала работы, и один раз в выходные). Очень важно найти то, что будет вам удобно и что можно будет включить в ваш обычный распорядок дня. Занимайтесь, когда звезды сойдутся, но не насилуйте себя и не бичуйте за пропущенное занятие. В этом нет ничего страшного. В конце концов, ниндзя тоже люди.
МЕДИТАЦИЯ И УМЕНИЕ ОТКЛЮЧАТЬСЯ
В книге «Гипотеза счастья» Джонатан Хайдт выдвигает убедительный тезис о том, что регулярная медитация абсолютно точно делает человека более счастливым. Медитация может быть разной. Эта практика окутана тайнами мистицизма, религии и различных культов, что многих отталкивает. Но медитация – это всего лишь полная сосредоточенность на своем теле и внутреннем пространстве и своей неразрывной связи с окружающим миром. В «Гипотезе счастья» проводится прекрасная аналогия, которая лично мне помогла гораздо глубже понять, что такое медитация.
СЛОН И ОБЕЗЬЯНА
Наш разум подобен обезьяне, восседающей на слоне. Обезьяна болтает, ей в голову приходит миллион идей в секунду, и она постоянно находится в состоянии хаотичного возбуждения. Слон же – это наше подсознание. Он несет груз всего того, что происходит подспудно. Конечно, обезьяна слишком мала, чтобы управлять движениями слона, а слон обычно неспособен объяснить, каким путем собирается идти. Во время медитации вы можете заставить обезьяну замолчать или просто не обращать на нее внимания, пропуская ее слова мимо ушей. Вы пытаетесь понять, что говорит слон, а затем устанавливается полная гармония между слоном и обезьяной.
МЕДИТАЦИЯ НЕ ДОЛЖНА БЫТЬ ТЯЖЕЛОЙ
В нашем электронном мире мы порой забываем о необходимости прислушиваться к самим себе. Обезьяна, живущая в вашей голове, питается работой, стрессами, новостями, известиями, постами в Facebook, твитами, блогами, газетами, телевидением, радио и стремительным темпом жизни в XXI веке. Находите время для того, чтобы прислушаться к собственным эмоциональным реакциям, успокоиться, ощутить чувство благодарности за окружающий мир… Все это практически исключено из нашей западной культуры и усугубляется эпохой постоянной связи.
Я почти четыре года изучал медитацию, увлекался этой практикой, но никогда не находил для нее времени (или, скорее, не находил сил для того, чтобы сделать медитацию приоритетным занятием). А потом я встретился с учителем медитации, и моя внутренняя обезьяна заставила меня попросить у него совета – какую книгу почитать и какой подкаст послушать. Учитель посмотрел мне прямо в глаза и сказал: «Парень, просто посиди спокойно!» Именно это мне и нужно было услышать. Существует миллион способов идеальной медитации. Миллион человек пытаются вложить в эту практику собственный смысл или псевдорелигиозное объяснение. Но по сути своей медитация – это умение сесть и ничего не делать и не думать. Просто слышать тишину. Сначала это нервирует, но очень скоро начинает приносить наслаждение.
ОТСУТСТВИЕ ВРЕМЕНИ ДЛЯ МЕДИТАЦИИ – НЕ ОПРАВДАНИЕ ДЛЯ ОТКАЗА ОТ НЕЕ
Медитировать бывает тяжело. Медитация требует практики. Но достаточно втянуться – и вы сможете медитировать практически в любом месте: в переполненном вагоне метро или на пустой трассе, во время прогулки или в очереди в супермаркете. Если вы еще только начинаете заниматься медитацией или хотите сделать эту практику максимально комфортной для себя, то попробуйте загрузить соответствующее приложение на телефон или купите несколько аудиозаписей. Лично мне больше всего нравятся простые и удобные приложения для iPhone и Android: buddhify и Headspace. Оба приложения проникнуты духом современности и практичности. Именно такой и должна быть медитация в XXI веке. За пару фунтов вы получите массу коротких, удобных курсов медитации, каждый из которых поможет вам обрести ясность, стабильность, уверенность и связь. Аудиозаписи составлены таким образом, чтобы соответствовать любому вашему занятию. Их можно слушать во время поездок, прогулок, в спортивном зале и дома. Поищите buddhify и Headspace в магазинах приложений для iPhone и Android. (Хочу сразу же пояснить: мне никто не платил за рекламу, мне нравятся эти приложения, и я думаю, что вам они тоже понравятся. То же самое относится ко всему, что я упоминаю в этой книге!)
ОТКЛЮЧЕНИЕ НЕСЕТ ОБНОВЛЕНИЕ
По вечерам вы отключаете компьютер. Точно так же можно отключить и собственный мозг, чтобы его заполнили тишина и покой. Это очень важно не только для ментального здоровья, но и для способности к проактивному вниманию, а также для улучшения физической формы. Позвольте себе полностью отключаться по вечерам и выходным. Не поддавайтесь соблазну работать допоздна и в буквальном смысле слова «гореть» на работе. Помните, что вы отключаетесь ради повышения эффективности.
СМАРТФОНЫ СЛИШКОМ УМНЫ, ЧТОБЫ НЕ ОБРАЩАТЬ НА НИХ ВНИМАНИЯ
Создатели Blackberry и других подобных мобильных устройств точно знали, как сделать их удобными, простыми и жизненно необходимыми. Достаточно раз воспользоваться ими, как возникает настоящая зависимость. Мне редко доводилось видеть людей, которые могли держать Blackberry выключенным по вечерам и не поддаваться соблазну проверять это устройство или не реагировать на маленькую красную лампочку, мерцающую на столе. Чтобы полностью отключиться, выключите свой смартфон вечером и занимайтесь собственными делами. Истинное обновление можно пережить в тишине и покое. Любое нарушение тишины мешает полному восстановлению сил.
СДЕЛАЙТЕ ГЛУБОКИЙ ВДОХ
Регулярно практикуйте глубокие вдохи и выдохи. Напоминайте себе делать паузы с сеансом осознанного дыхания. Уделите этот момент тому, чтобы почувствовать благодарность за все, что вас окружает. Это очень важно. Так настоящий ниндзя готовится к сражениям завтрашнего дня.
4. Магия создания дополнительных «карманов внимания»
А сейчас мы поговорим о том, что было бы, если бы вам удалось найти дополнительные ресурсы внимания там, где раньше их никогда не было. Я не говорю об увеличении продолжительности рабочего дня. Я призываю вас правильно использовать те моменты, о которых вы раньше не задумывались. Возможности есть везде – нужно только быть к ним готовым.
ЗВОНКИ НА ХОДУ
Каждый день у меня есть не меньше двух периодов по 5–10 минут, когда я куда-то иду. Именно в это время я и делаю большую часть телефонных звонков. Зачем звонить из-за рабочего стола, где и без того есть чем заняться? Ведь можно говорить во время ходьбы, когда других дел нет. Но если я не подготовился, то звонить не буду. Я привык регулярно вносить телефонные номера в мой Blackberry и регулярно обновлять список звонков, которые можно сделать на ходу.
ЧТЕНИЕ И ОЖИДАНИЕ
Точно так же я веду список материалов для чтения – бумажный и цифровой. Это помогает мне не заниматься чтением за рабочим столом, где, как я уже говорил, мне приходится заниматься тем, что требует больше ресурсов. У меня есть обычная папка для документов под названием «Чтение». Она находится в моем портфеле, и я регулярно наполняю и опустошаю ее. Цифровой файл я храню на iPad в приложении Instapaper. Это приложение позволяет мне сохранять интересные странички из Интернета, документы и электронные письма, а потом обращаться к ним в любом месте (и для этого мне не нужна связь 3G!). Я читаю в электричках и метро (больше всего люблю метро: мне нравится читать интересные статьи, когда другие пассажиры подглядывают через плечо!). Я читаю в приемных, когда приезжаю чуть раньше назначенного времени (и даже у дантистов!). Всегда можно выкроить часок для чтения дома за чашечкой чая.
РАЗМЫШЛЕНИЯ И ПОЕЗДКИ
Один из моих коллег по компании Think Productive живет в пригороде Лондона и приезжает на работу на мотоцикле. Поскольку у него всегда есть список важных решений и дел, которые нужно обдумать, он мысленно возвращается к нему, как только поворачивает ключ зажигания. Это позволяет ему использовать время в пути максимально эффективно. Я несколько лет жил в Лондоне и тоже ездил на мотоцикле (на мой взгляд, это лучший способ передвигаться по городу), но за рулем я думал только об одном: «Только бы не погибнуть! Только бы не погибнуть! Только бы не погибнуть!» Я восхищаюсь уверенностью моего коллеги, который ухитряется использовать это время для продуктивных размышлений! Существует множество других примеров, когда «Список размышлений» стоит держать под рукой. Мы можем размышлять в аэропортах, в очередях, за рулем машины, на совещаниях, которые не представляют для нас особого интереса. И даже в кино, если вас привел туда партнер, а вам фильм совершенно не нравится (но тут требуется определенная осторожность!). Постарайтесь синхронизировать этот список со своим телефоном. Поскольку телефон всегда при вас, и список тоже окажется под рукой, когда появится возможность им воспользоваться. Но для того чтобы этот прием сработал, нужна подготовка!
КОФЕ И РАЗГОВОРЫ
Мы с вами приближаемся к пугающей теме электронной почты, поэтому давайте подумаем о той внутренней электронной почте, которая курсирует по офису между людьми, столы которых стоят совсем близко друг к другу. Пока закипает чайник или готовится кофе, можно быстро переговорить с кем-то, не отвечая на его письма. Прежде чем подняться, чтобы выпить кофе, просмотрите папку «Входящие» и выберите двух-трех потенциальных собеседников. А затем ваша задача – их выследить до того, как кофе сварится. Превратите это в игру! Особое внимание обратите на те вопросы, которые легче обсудить в личном общении, а не в письменном виде. Это сэкономит вам массу времени. Иногда полезно будет подумать о том, ответ на какие письма приведет к граду дополнительных вопросов: при личном общении количество таких вопросов значительно сокращается.
Упражнние: составление плана внимания и концентрации
Давайте составим ваш личный план действий по управлению вниманием и сосредоточенностью! Проанализируйте и оцените приемы управления вниманием и идеи, которые вы найдете на следующих страницах. Отделите то, чем вы уже пользуетесь, от того, что обязательно попробуете (и когда), что могли бы попробовать и чем не будете пользоваться никогда. Затем отберите три приема, которые могли бы быть вам полезны, и испробуйте их на практике.
1. Стройте рабочий день в соответствии с графиком изменения внимания.
2. Защищайте свое внимание, не отвлекайтесь и не прерывайте работу по малозначительным поводам.
3. Делайте все, что в ваших силах, чтобы усилить глубину внимания, старайтесь превратить периоды инертного внимания в периоды внимания активного, а периоды активного внимания – в период проактивного.
4. При любой возможности используйте внимание и время, которые сохранились у вас.
А вы – ниндзя?
? Ниндзя безжалостен в выборе того, на что следует направить внимание.
? Ниндзя подготовлен, он знает, какого уровня внимания требуют разные виды работ.
? Ниндзя подвижен и гибок. Он постоянно углубляет степень сосредоточенности, чтобы добиться максимальной продуктивности.
4. Ниндзя электронной почты
Мы с вами только что обсудили вопрос управления вниманием и выяснили, что этот фактор чрезвычайно важен для повышения продуктивности до уровня ниндзя. И причина этого вполне понятна – информационная перегрузка.
Сегодня информационная перегрузка (электронная почта, Интернет, социальные сети, круглосуточно поступающие новости, внутренняя офисная сеть, стремительность и объем квалифицированной работы) – проблема гораздо более серьезная, чем два года назад. Десять лет назад о таком никто и не подозревал. Сегодня же информационная перегрузка серьезно угрожает нашей продуктивности. Чем больше информации мы получаем, тем сильнее наше внимание отвлекается от того, на чем ему следует сосредоточиться.
«Одно из самых важных рабочих качеств – это умение справляться с большим потоком электронной почты. Единственный способ – это создание простой и доступной для повторения системы, которая позволит вам вести настоящую жизнь вне зависимости от электронной почты».
Мерлин Манн, создатель сайта 43folders.com и Inbox ZeroЭлектронная почта играет весьма значительную и пагубную роль. Исследования, проведенные университетом Глазго и Пейсли, показали, что треть пользователей электронной почты испытывают стресс от огромных объемов получаемой информации. Когда я был руководителем крупной фирмы, но еще не задумывался о собственной эффективности (в моей компании было достаточно людей, эффективностью которых я управлял), объем электронной почты повергал меня в депрессию. В моей папке «Входящие» накапливалось до трех тысяч писем, которые я не успевал открыть. Мне слишком часто приходилось решать серьезные вопросы в спешке. В результате я нередко упускал возможности проактивного внимания и срывал сроки просто потому, что сообщения о них тонули в груде бесполезных и бессмысленных посланий.
Конечно, узнать, что ты пропустил и не сделал что-то важное, неприятно. Но еще неприятнее не узнать, что ты пропустил что-то важное. Многие люди испытывают серьезный стресс из-за того, что опасаются не знать, какие возможности или угрозы скрываются в их почтовых ящиках. Мы страдаем от того, что не представляем, насколько важна эта информация и насколько перспективны упущенные возможности. А для кого-то главной причиной стресса является необходимость постоянно находиться на связи.
Люди превращаются в рабов своей электронной почты. Письма накапливаются и постоянно требуют нашего внимания. Когда я был руководителем компании, то электронная почта у меня всегда была включена. Сигналы о поступлении новых писем отвлекали меня от моей работы. Я половину времени проводил за просмотром полученных сообщений и из-за этого не справлялся с серьезными проблемами, требующими моего внимания. Я лишь постоянно напоминал себе, что проблема, которой я занимался, все еще не решена. Вам знакома такая ситуация?
ИЗМЕНЕНИЕ ПАРАДИГМЫ: ПРОДУКТИВНОСТЬ ПРОТИВ ПОСТОЯННОГО ПРЕБЫВАНИЯ НА СВЯЗИ
Сегодня я работаю с электронной почтой иначе. Я разработал систему, с помощью которой несколько раз в день очищаю папку «Входящие», благодаря чему я сразу узнаю о возможностях и опасностях, которые таит содержимое почтового ящика. Волшебным образом я получил возможность отслеживать и изучать электронные письма в нужный момент, и теперь важная информация не теряется в колоссальных объемах бесполезных сообщений. В этой главе я расскажу вам о своей системе. А приведенные здесь упражнения помогут вам очистить вашу папку «Входящие» за пару часов – если вы этого захотите.
ЧТОБЫ «БЫТЬ НА СВЯЗИ», ДУМАТЬ НЕ НУЖНО. А ЧТОБЫ ПОНЯТЬ СМЫСЛ ПОСТУПАЮЩЕЙ ИНФОРМАЦИИ, ДУМАТЬ ПРИДЕТСЯ МНОГО
Настало время переосмыслить электронную почту. Давайте начнем с неприятного осознания характера нашей работы. Как только нам приходится обращать внимание сразу на несколько дел и возникает информационная перегрузка, мы инстинктивно стремимся к ощущению занятости, которое позволяет нам почувствовать свой прогресс. Поскольку человек от природы ленив, мы тяготеем к простейшему способу ощущения иллюзии прогресса.
Мы проверяем все новое, мы прокручиваем почту вперед и назад, мы проверяем новые письма, снова прокручиваем, создаем архивные папки, проверяем другую новую информацию (например, профиль в социальных сетях, новости или собственный телефон). Постепенно потребность находиться на связи становится невротической зависимостью. Мы впадаем в зависимость от иллюзии эффективности, практически не приносящей никаких результатов.
Очистка папки «Входящие» разрушает эту дурную привычку и меняет отношение к электронной почте. Характер зависимости меняется.
Вы хотите ощущать безопасность, зная, что все решения приняты, а мыслительная работа проделана? Эта система буквально принуждает вас к решительности и дисциплине, необходимой для принятия сложных решений по полученным письмам сразу же после их получения. Она избавляет от прокрастинации, повышает ясность ума и значительно снижает стресс, порожденный валом электронной почты.
«То, что поддается измерению, поддается и управлению».
Питер ДрукерМногие люди даже не представляют, что стоит один раз очистить папку «Входящие», и поддерживать ее в таком состоянии будет очень легко. Больше не придется взбираться на гору – перед вами останется лишь маленький холмик. Самое лучшее в этой системе – то, как просто станет возвращаться в офис после пары дней отсутствия. Вы будете знать, что вас ожидают только новые письма, потому что перед уходом все просмотренные были удалены. Кроме того, вы научитесь так быстро принимать решения по каждому полученному письму, что, вернувшись из отпуска, сможете разобрать всю свою электронную почту за час-полтора. А если за несколько дней накопится много писем и вы увидите, что папка «Входящие» снова заполнена до отказа, вы сразу поймете, сколько времени вам потребуется, чтобы ее очистить. Разборка электронной почты перестанет быть аморфной массой работы, которая никогда не кончается, а превратится в ленту конвейера. И вы будете быстро и эффективно принимать решения по каждому письму. Просто, верно? А самое приятное – это действительно несложно!
Образ мыслей, необходимый для очистки папки «входящие»
Чтобы использовать систему, которая избавит вас от зависимости от электронной почты и выработает зависимость от решительности и эффективности, нужно осуществить три изменения в образе мыслей.
ПАПКА «ВХОДЯЩИЕ» – ЭТО ВСЕГО ЛИШЬ МЕСТО, КУДА ПОПАДАЮТ ЭЛЕКТРОННЫЕ ПИСЬМА
Папка «Входящие» – не список дел. Это невероятно важно! А всего лишь папка, куда попадают электронные письма. Мы обычно храним письма прямо в папке, потому что не хотим их потерять или думаем, что в будущем они могут нам понадобиться. Но реальная работа происходит вне этой папки. Если вы используете ее в качестве основного списка дел, то почти наверняка что-то теряете. В конце концов, вам придется писать электронные письма самому себе. Используя папку подобным образом, вы начинаете путать по-настоящему важные письма со всяким мусором, которого предостаточно в любой почте. Очень трудно бывает отделить «что сделать» от «что случилось» и от «никому не нужно».
Нужно создать новые папки для писем разных категорий, иначе придется снова и снова принимать решения о том, что требует реакции, а на что не следует обращать внимание. Письмо должно побудить вас к действию, ответу, чтению и запоминанию – или к удалению.
НЕ ПОЗВОЛЯЙТЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ МУЧИТЬ ВАС ЦЕЛЫЙ ДЕНЬ
В вашей почте содержится множество потенциально интересной информации, на которую стоит отвлечься, и эта информация постоянно накапливается! «Что, если нам написали что-то интересное? Надо побыстрее посмотреть, что там пришло!» Постоянная проверка электронной почты превратилась в смертельную болезнь. Выключите все звуковые и графические сигналы. И тогда вы будете заглядывать в почту, только когда почувствуете себя готовым, а не по сигналу бездушной машины.
НЕ «ПРОВЕРЯЙТЕ» ПОЧТУ, «ОБРАБАТЫВАЙТЕ» ПОЧТУ
Подобный совет может показаться очень простым, но он приведет к самым глубоким изменениям. Каждый раз, когда вы открываете папку «Входящие», вам нужно не проверить, что в ней нового, а принять решения относительно того, чтобы переместить полученные письма туда, где они должны находиться. Сделать это можно только вне почтового ящика. У каждого вашего действия должен быть очевидный следующий шаг. Иначе вы будете поступать точно так же, как и сейчас: «Ну-у-у, не знаю, что с этим делать. Пожалуй, оставлю письмо и вернусь к нему позже». Система, о которой я говорю, не позволит вам мешкать. Вам придется принимать решение немедленно – и действовать в соответствии с ним.
РЕГУЛЯРНЫЙ ОБЗОР
Регулярно просматривайте, проверяйте, печатайте, удаляйте и проводите генеральную уборку в своей электронной почте. Это позволит вам сформировать систему рутинной поддержки и облегчит процесс принятия стратегических решений. Очень важно оценивать эффективность любой системы. Одна из основных причин использования Outlook или Gmail в том, что люди не чувствуют возможности контроля – они просто не понимают, что здесь можно оценить.
Решимость
Хочу вас обрадовать. Получив электронное письмо, вы можете отреагировать семью способами:
? Удалить письмо или переместить его в другую папку.
? Сделать это немедленно (если требуется менее двух минут, сделайте это автоматически).
? Сделать это позже.
? Решить, что письмо не требует никаких действий, но его стоит сохранить для ссылок или использования в будущем.
? Передать письмо кому-то другому.
? Зафиксировать решение о действиях, которые нужно будет предпринять в будущем (добавить в свой календарь).
? Решить, что действий от вас не требуется, но нужно проверить, не придется ли действовать кому-то другому.
Это единственные решения, которые можно принять относительно каждого полученного электронного письма. Проблема заключается в том, что большинство людей откладывают эти решения на потом. В результате важная информация теряется среди бесполезных писем, которые следовало удалить давным-давно.
ПРАВИЛО 800/20
Многие из тех, кого я учил очищать папку «Входящие», очень часто спрашивали меня, каково соотношение писем, требующих действий, и тех, что действий не требуют. Я вас удивлю: действий требует не более 20 % получаемых писем. Я называют это вариантом правила Парето 80/20: около 20 % получаемых вами имеют 80 % значения. Не менее 80 % электронных писем относится к категории малозначительных, рекламных, формальных или почти бесполезных. Пойду дальше и скажу, что у моих слушателей соотношение бывает еще более экстремальным. Электронная почта господствует в нашей профессиональной жизни. Общение мы ценим больше тишины и размышлений. Отправка электронного письма нередко является заменой ответственности за ясность мышления. В результате электронная почта для многих организаций и компаний стала настоящим проклятием.
Я постоянно встречаю людей, у которых в начале занятия в папке «Входящие» находится около 800 непрочитанных и необработанных электронных писем, а буквально через пару часов их остается около двадцати. И остаются только те, которые требуют серьезных действий. Поэтому нужно отказаться от правила 80/20, заменив его на 800/20.
На каждые 800 получаемых вами писем приходится всего 20 важных, а 780 можно удалить, переместить или, в худшем случае, быстро ответить, потратив на это несколько секунд. Не страдайте из-за полученной тысячи писем, воспринимайте их как два десятка разговоров. С тем, что по-настоящему важно, вы легко справитесь, но, чтобы найти такие письма среди вала бесполезных посланий, рекламных уведомлений и рассылки, потребуется безжалостная сосредоточенность.
ЧТО ХУДШЕЕ МОЖЕТ СЛУЧИТЬСЯ?
Задумайтесь, что вы потеряете, если завтра ваша электронная почта рухнет? Я спрашиваю, не сколько писем вы потеряете, а сколько возможностей получить преимущество или предотвратить неудачу будет упущено? Как изменится ваш мир?
Мы придаем огромное значение каждому полученному письму, но важны лишь действия и информация во внешнем мире, а вовсе не то, что происходит в вашем почтовом ящике.
Мысли об электронной почте заставляют нас нервничать. На моих семинарах часто звучит слово «страх». Люди боятся промахнуться, боятся действовать без разрешения, боятся слишком быстро удалить письма, которые могут понадобиться в будущем. Все эти страхи вполне понятны, но они пагубно влияют на нашу способность эффективно, сосредоточенно, решительно и спокойно действовать.
Во-первых, электронные письма почти всегда можно восстановить. Возможно, специалистам вашего компьютерного отдела придется немного повозиться, но как только электронное письмо написано, его всегда можно вытащить тем или иным образом. Все зависит от соотношения ценности содержания письма и расходов на его восстановление. Прислушайтесь к моим словам: ценность представляет не электронное письмо, а информация, обязательства или действия, которые в нем скрываются. Сможет ли отправитель повторить письмо? Есть ли у кого-нибудь копия? Можно ли получить ту же информацию или обязательства иным образом? Обычно ответ на все эти вопросы утвердительный.
Я никоим образом не хочу принижать ваш статус и значимость, но эти электронные письма вряд ли смогут испортить показатели вашей компании и уж точно не нарушат мир во всем мире. Это всего лишь небольшой блок информации в электронном виде, который порождает у нас навязчивые идеи и болезненную зависимость. Письма – это не домашние животные. Вы ничего не получите, скопив самую большую в мире коллекцию неразобранной почты. Настало время стать по-настоящему безжалостным.
Если безвозвратное удаление вас тревожит, то можете сделать две очень простые вещи. Во-первых, измените установки папки «Удаленные» так, чтобы она опустошалась не при каждом закрытии почтового ящика, а раз в две недели или раз в месяц. Таким образом вы обеспечите себе автоматическую страховку. Если что-то не показалось вам важным и вы удалили письмо, а потом начальник сказал, что это было очень важно, то, скорее всего, двух недель будет вполне достаточно для того, чтобы одуматься и все восстановить. Во-вторых, создайте вспомогательные папки, которые будут альтернативой удалению. Не бойтесь перегружать эти папки: большинство людей пользуются ими гораздо реже, чем им кажется. Но с помощью программ (например, Outlook) вы сможете легко отсортировать письма по дате, теме и имени отправителя, а также осуществить поиск. Так что потерять что-нибудь даже в самой переполненной папке вам вряд ли удастся.
Переосмыслите папку «входящие»
Я собираюсь показать вам, как можно переосмыслить папку «Входящие», с тем чтобы она из потенциальной причины стресса и отвлекающего фактора превратилась в мощный центр сбора важной поступающей информации. В зависимости от используемого вами почтового сервера действия могут быть различны, но основа все равно останется общей.
Три части папки «входящие»
Папка «Входящие» может стать причиной стресса, потому что мозг человека пытается использовать ее для выполнения слишком большого количества функций. Обычно папка «Входящие» – это место:
? Куда приходят новые сообщения.
? Где накапливаются старые, непрочитанные или необработанные письма.
? Где хранятся письма, на которые вы не отреагировали, но знаете, что сделать это необходимо.
? Где хранятся письма, на которые вы отреагировали, но оставили их, чтобы помнить, что кто-то еще должен что-то сделать.
? Где хранятся старые письма с полезной информацией, которая может пригодиться в будущем.
? Где хранятся письма, которые вы пометили для работы в будущем, когда возникнет аналогичная ситуация (никогда не замечали, что такого не случается?), или пока вы не выясните, что именно нужно сделать.
Полагаю, вам теперь понятно, почему просмотр почтового ящика никак не проясняет ситуацию, а найти что-то важное в нем довольно сложно. В каждом электронном письме может содержаться важная информация, и даже один их вид заставляет задуматься, какой она могла бы быть. Совершенно понятно, что папка «Входящие» напоминает вам о том, разбираться с чем у вас абсолютно нет времени, то есть порождает стресс. А ведь она могла бы стать эффективным средством, облегчающим процесс принятия решений и позитивно влияющим на работу в целом.
Итак, настало время разобраться, для чего можно использовать папку «Входящие». Давайте разделим ее на три части:
? Рабочие папки – те, где происходит «живая» работа.
? Вспомогательная библиотека – в ней хранятся старые письма, которые могут понадобиться в будущем.
? Основная папка – та, куда приходят новые письма.
Давайте же обсудим эти части более подробно и начнем обсуждение с папок рабочих.
Входящая почта, часть 1: рабочие папки
Нам нужно отделить бесполезные письма, приходящие в наш ящик, от малого количества по-настоящему важных и ценных. Для этого стоит завести три рабочие папки – @Action (действия), @Read (чтение) и @ Waiting (ожидание). На них мы и сосредоточимся. (Я использовал знак «@», потому что мой провайдер сортирует папки по алфавиту, а этот знак позволяет переместить рабочие папки в начало.) Рабочие папки потому так и называются, что вы работаете с их содержимым и тратите на них максимум времени и внимания. Поскольку в них не содержится ничего, кроме рабочих материалов, они становятся нашими помощниками и мерилом нашей активности. Хотите знать, сколько ответов вам еще нужно написать, сколько прочитать за неделю и сколько получить от своих коллег? Теперь вы это знаете!
@ACTION (ДЕЙСТВИЕ)
Возможно, вы привыкли использовать папку «Входящие» как основной объект работы. Она помогает вам сосредоточиться на своей работе, наметить следующие дела и т. п. Наша система поможет вам сместить внимание. Теперь основной для вас станет папка @Action. В этой аккуратной маленькой папке будет храниться все, что вам действительно требуется – не больше и не меньше.
Что попадает в папку @Action?
? Все полученные вами письма, которые требуют ответа или других действий в электронной почте, при этом ответ или действия займут более двух минут.
Что не попадает в папку @Action?
? Письма, которые требуют действий, не связанных с почтой (например, письмо, по поводу которого вам нужно кому-то позвонить, что-то посмотреть, подготовить что-то к совещанию или что-то сделать, и напоминание об этом лучше хранить в списке дел, чем в папке «Входящие»). В следующих главах мы поговорим о хранении таких писем в Главном списке действий, который станет частью вашего нового «второго мозга».
? Письма, на которые можно ответить или выполнить необходимые действия, и на это потребуется менее двух минут – делайте это сразу, чтобы не забивать ими важную папку.
? Электронные письма, по поводу которых, как вам кажется, придется что-то делать, но пока что вы еще не определили, что именно. Не ленитесь, подумайте как следует, верните их в папку «Входящие» и сделайте следующий шаг сразу же.
@READ (ЧТЕНИЕ)
Одна из проблем, с которой мы сталкиваемся, получая огромное множество электронных писем, заключается в том, что многие бесполезные письма можно ошибочно принять за ценные и важные, которые необходимо прочесть! Если в вашей организации работает более двадцати человек, то хотя бы один из них считает своим долгом оповещать всех. Помимо множества внутренних писем вы наверняка получаете массу сообщений от тех, кто хочет привлечь ваше внимание на несколько секунд и известить о новой инициативе или общем изменении. Хотя многие подобные письма неизбежны, они являются серьезным отвлекающим фактором. Более того, одним из самых вредных факторов, потому что эти письма кажутся такими полезными! Я регулярно сталкиваюсь с разумными, интеллигентными, взрослыми людьми, терзаемыми страхом и чувством вины из-за огромного вала внутренних служебных записок, напоминаний и извещений, который их буквально захлестывает. Они боятся, что начальство собирается проверить их квалификацию и память. Им страшно проявить свою неосведомленность на совещании в случае, если они что-то «упустят».
И вот тут-то нам на помощь приходит папка @Read. Она заставляет нас в процессе обработки электронной почты задаваться вопросом, следует ли нам тратить время на определенные письма. Да, конечно, было бы полезно читать все поступающие письма. Но насколько полезно по шкале от одного до ста? В них решается судьба мира и великого озарения? Или они просто держат вас в курсе дел?
Что попадает в папку @Read?
? Все, что вы хотите просмотреть позже, а не в тот самый момент, когда эти письма попадают в ваш почтовый ящик.
Что не попадает в папку @Read?
? Все то, что требует действий. Подобные письма должны храниться в папке @Action, какими бы длинными они ни были!
? Все, что можно прочесть, а затем удалить или сохранить, приняв решение менее чем за две минуты (делайте это сразу же!).
? Письма, которые то ли нужно прочесть, то ли нет. Не удаляйте письмо, пока не примете окончательного решения. Будьте безжалостны. Время, потраченное на чтение чужого ответа, вы могли бы потратить на важные и ценные для себя действия. Тщательно обдумайте, на что следует обратить свое внимание.
Папка @Read позволит вам отложить большие объемы чтения на более спокойное время и на период инертного внимания. Возвращайтесь к папке раз в неделю, и тогда письма, требующие прочтения, не будут отвлекать вас в те моменты, когда нужно сосредоточиться на чем-то другом. Эта папка будет служить вам напоминанием о том, что безжалостность и концентрация – основные преимущества истинного ниндзя.
@WAITING (ОЖИДАНИЕ)
Вам никогда не случалось работать над каким-то проектом, выполнить свою часть работы вовремя, а потом тормозиться из-за некомпетентности других людей? Да, мне тоже это знакомо. Последняя наша рабочая папка предназначена для того, что еще не произошло. В папке @Waiting находятся письма, которые напоминают о том, что вы ждете каких-то действий от других людей. Это своего рода портфолио тех, кого нужно пилить, подталкивать и тревожить. Я просматриваю папку @Waiting раз в неделю, посвящая этому несколько минут. Те письма, по которым все сделано, я удаляю. По другим – отправляю вежливые напоминания тем, кто должен что-то сделать. Такая папка позволит вам не упустить ничего важного.
Что попадает в папку @Waiting?
? Все письма, по которым вы ожидаете действий других людей и рассчитываете на успешный исход (если вам нет до этого дела, то зачем вообще что-то хранить?).
? Письма, которые вы отправили и хотите следить за их исполнением.
Что не попадает в папку @Waiting?
? Если вы не знаете, чего и от кого ожидать, то складывать такие письма в эту папку не следует (перед переносом писем в папку @ Waiting, их нужно тщательно обдумать – это не склад для того, о чем вы просто не захотели подумать сразу!)
Входящая почта, часть 2: вспомогательная библиотека
За рабочими папками, где магия творится прямо на наших глазах, располагаются папки более спокойные. Вспомогательная библиотека похожа на обычную: здесь тихо, спокойно, вокруг масса полезной информации, которая может понадобиться. Важно помнить, что в папки вспомогательной библиотеки не должны попадать письма, требующие реальных и немедленных действий. Здесь следует хранить полезную информацию и различные материалы, которые могут понадобиться в будущем.
Поскольку большинство людей привычно пользуются папками определенным образом, хочу сразу отметить, что главное, о чем следует думать при организации вспомогательной библиотеки – вовсе не легкость поиска информации в будущем. Подобный подход ведет к одной ужасной привычке, которая сильно вредит эффективности.
ПРОКЛЯТИЕ ВЛОЖЕННЫХ ПАПОК
Посмотрите на те вспомогательные папки, которые у вас уже есть. По меньшей мере у половины моих слушателей этих папок чересчур много. Избыточное количество папок снижает эффективность, поскольку приводит к ненужной мыслительной работе в тот момент, когда вы пытаетесь очистить папку «Входящие». Очень важно избавить процесс переноса писем из почтового ящика от каких бы то ни было затруднений. Переносить письма в нужные папки следует быстро и без усилий. Заметьте, я сказал в «нужные»!
Большинство людей не доверяют перенос писем программам. Они создают множество папок, каждая из которых посвящена конкретной теме. Им кажется, что так будет легче найти нужную папку. Однако внутри каждой папки в программе Outlook вы можете сортировать письма по названию, теме, дате, а также другими способами. Кроме того, в программе есть возможность поиска, причем поиск может охватывать весь ваш почтовый ящик. До 2003 года функция поиска была не очень удобной и эффективной, на что жаловались многие пользователи. Но в более современных версиях поиск осуществлять легко и удобно. А если вы являетесь пользователем Gmail, то к вашим услугам всегда функция поиска Google!
БОЛЬШАЯ КОРЗИНА ИЛИ ДЕСЯТОК МАЛЕНЬКИХ?
Я вас не убедил? Тогда пойдем другим путем. Представьте, что вы держите в руках скомканный листок бумаги и хотите бросить его в корзину. Вам нужно попасть в корзину, чтобы комок не оказался на полу. А теперь выбирайте. Хотите ли вы кидать свою бумажку в большую корзину или предпочтете метить в десяток маленьких? Не могу сказать, какая из этих маленьких корзиночек предназначена именно для мусора, а не для чего-то другого. Если вы создали сотни вложенных друг в друга папок, это может пагубно сказаться на эффективности обработки электронной почты. Несколько больших папок избавят вас от затруднений, и решения будут приниматься быстрее и лучше. И хотя вы можете пока что с этим не согласиться, но чем меньше папок, где будут храниться письма, тем легче будет найти нужную информацию!
ПОЛЕЗНЫЕ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ПИСЕМ ПАПКИ
Какие именно папки вам необходимы, вы определите, исходя из своей роли и ответственности. Кроме того, вы должны понимать, насколько важна подобная категоризация писем для вашей роли. Я много лет работаю с электронной почтой и за это время придумал несколько очень полезных папок. Поскольку я часто обсуждаю с людьми организацию их почтовых ящиков и категоризацию писем (честно говоря, эта тема мне всегда интересна, сколь бы скучной она вам ни казалась!), то мне удалось услышать немало полезных советов, которые я потом проверил на практике. Некоторые оказались просто отличными, от других пришлось отказаться.
ПОДТВЕРЖДЕНИЯ ИЛИ «СЕЙФ»
В этой папке я храню все электронные подтверждения: билеты в театр, посадочные талоны на самолет, лицензионные ключи к купленному программному обеспечению, электронные письма с подтверждениями паролей, то, что я могу забыть, и тому подобное.
ФИНАНСЫ
Финансовую информацию я храню отдельно. Такое решение я принял после того, как целый день провел, собирая воедино все свои финансовые транзакции для бухгалтера в конце финансового года. Впрочем, такая папка будет полезна и тем, кто занимается в своей компании покупками, счетами и другими документами подобного рода.
ЛИЧНАЯ
Многие люди называют эту папку «Личной» или «Домашней». Честно говоря, хранить подобные письма отдельно нет особого смысла – но многие это делают. Удастся ли мне найти письмо с предложением плана поездки на следующий месяц, если я закину его в огромную папку «Архив», где хранятся и многочисленные служебные письма? Конечно, удастся, но разделение писем на служебные и личные в психологическом плане более комфортно.
ЦИРКУЛЯРЫ / УВЕДОМЛЕНИЯ / ИЗВЕЩЕНИЯ / БЕКОН
Ваш ящик завален сотнями внутренних сообщений, обновлений социальных сетей, таких как LinkedIn, Facebook и Twitter, и автоматическими уведомлениями? Создайте папку для всей этой малоценной корреспонденции. Создав ее, проявите безжалостность настоящего ниндзя. Установите в своем Outlook правило, по которому письма, получаемые регулярно и не требующие немедленных действий, отправлялись бы прямо в эту папку, не попадая в папку «Входящие». Вы спросите, а почему бы просто не отказаться от подобных уведомлений? В нашей компании Think Productive мы называем такие письма «беконом». Это не совсем спам. В таких письмах есть смысл. Они не нужны вам каждую минуту и каждый день, но иногда оказываются полезными. Мое представление о «беконе» и «спаме» зависит от того, над чем я работаю. В данный момент я отписался от ряда уведомлений, но поскольку они никогда не отнимали у меня много времени и внимания, то и серьезной проблемой не были. И все же такую работу нужно проделать!
«THINK PRODUCTIVE» (МОЯ) / «РАБОТА» ИЛИ «ОРГАНИЗАЦИЯ» (ВАША)
Да, у меня есть папка, где я храню все, связанное со своей компанией. Одна папка. Никаких вложенных папок. Никакого клиентского архива, никакого архива семинаров с датами. Одна папка. Как вы думаете, я что-то теряю? Крайне редко. Теряю ли я письма реже, чем раньше, когда у меня были сотни вложенных папок? Именно! Надеюсь, теперь вы убедились в полезности такого подхода. И я призываю вас пойти на эксперимент и проделать со своими папками то же самое.
Z-РАЗНОЕ
Все, что не подходит ни под одну указанную категорию, отправляется в большую, всеобъемлющую папку «Разное». Я поставил в начале букву «Z», чтобы эта папка располагалась в самом конце списка и не маячила на глазах. Очень важно четко определить содержание своих папок, но эта является единственным исключением. Она играет очень важную роль: избавляет вас от необходимости создавать новые папки для новых ситуаций. Вам хочется создать новую папку для единственного письма? Положите его в папку «Разное»!
БОЛЬШИЕ КОРЗИНЫ ВМЕСТО МАЛЕНЬКИХ – ИСКЛЮЧЕНИЯ
На одном из семинаров я столкнулся с серьезным сопротивлением моему предложению создавать большие папки без вложений. Естественно, к таким доводам стоило прислушаться. В результате я пришел к выводу, что из правила «больших корзин» есть несколько исключений. К тем, кто предпочитает хранить электронные письма в маленьких корзинках, относятся менеджеры отдела кадров, которым приходится учитывать премии, выговоры и прочее. Кадровики обычно заводят отдельные папки для каждого дела. В такой папке могут храниться письма от человека, в отношении которого ведется расследование, от его руководства, свидетелей, адвокатов и т. п. Такие письма могут быть очень деликатными и конфиденциальными. Кроме того, в будущем может возникнуть необходимость предъявить всю переписку для принятия окончательного решения. Но прежде чем вы подумаете, что знаете миллион подобных примеров, которые тоже являются исключениями, спросите себя, действительно ли вам понадобится предъявлять целую папку кому бы то ни было или хранить ее как архив, посвященный конкретной проблеме, для какой-нибудь официальной цели. Если ответ «нет», то принцип «больших корзин» вам вполне подойдет, даже если поначалу он вам не понравится. Не волнуйтесь – пройдет несколько дней, и вы начнете полностью доверять новой структуре.
Входящая почта, часть 3: основная папка «входящие»
Помните свою папку «Входящие»? Это то самое место, где вы проводите все свое время! А теперь она выполняет единственную функцию: сюда поступают новые письма и находятся здесь, пока вы их не рассортируете.
При наличии рабочих папок и качественной вспомогательной библиотеки вам легко определить, что делать с каждым поступившим письмом. Нет никакого смысла оставлять что-то в папке «Входящие», поскольку здесь вступает в действие правило «одного касания»: открытое письмо уже не закрывается и не остается в папке в полном бездействии – навсегда.
В первые несколько дней работы по новой системе ниндзя вам наверняка захочется провести слишком много времени в папке «Входящие». Вы будете беспокоиться о том, что, переместив самые важные письма в три рабочие папки, потеряете их из виду и забудете о них. Старые привычки умирают долго.
На самом деле человеку свойственно сопротивляться переменам. Мы должны осознать свои привычки, чтобы изменить их к лучшему. Как только вы примете новые процессы, вам нужно будет очень ясно осознать, почему вы проводите время с электронной почтой. Планируйте это время в двух разных режимах:
1. Организационный режим – время, которое вы проводите в папке «Входящие», безжалостно удаляя, перемещая и принимая решения.
2. Режим действия – время, проведенное в рабочих папках и посвященное действиям, ответам, организации чтения и отслеживания того, что для вас должны сделать другие люди.
Давайте сосредоточимся на времени, которое вы проводите в самой папке «Входящие», то есть на организационном режиме. Сейчас вы увидите, как можно с поразительной скоростью перевести эту папку из ее текущего состояния в состояние девственной чистоты!
Очистка папки «входящие»
Вы какое-то время не заглядывали в папку «Входящие», и там скопилось множество непрочитанных, неразобранных писем. Дабы очистить папку, вам нужно:
? Удалить большую часть писем.
? Обработать остальные – одно за другим.
МАССОВОЕ УДАЛЕНИЕ И МАССОВЫЙ ПЕРЕНОС
Чтобы очистить папку «Входящие», вы должны более регулярно пользоваться кнопкой удаления, смело идти на уловки и быть абсолютно безжалостным. Вспомните, что не менее 80 % полученных писем не требуют никаких реальных действий, так что с ними можно поступать самым суровым образом. Но в то же время нельзя проявлять легкомыслие. Нам нужна ясность и дзен-спокойствие, а такое состояние проистекает из ощущения готовности, знания и полного контроля.
На этом этапе мы с вами ищем возможности сказать «нет» и нажать кнопку удаления. Так мы избавимся от всех ненужных писем и быстро выявим относительно небольшое количество тех, которые требуют нашего внимания. Мы должны пользоваться уловками и методами, которые облегчают и сокращают нашу работу, чтобы сделать все, как настоящий ниндзя: быстро и эффективно. В такой момент вы должны быть безжалостны и сосредоточены на общей картине (не поддавайтесь искушению прочесть все полученные письма!!!). Просмотр папки «Входящие» должен быть быстрым, энергичным и эффективным.
В программе Outlook письма можно отсортировать тремя способами:
По ОТПРАВИТЕЛЮ
По ТЕМЕ
По ДАТЕ
Если ваша решимость начинает ослабевать, смените сортировку. Среди груды электронных писем всегда скрываются интересные возможности, и смена ракурса поможет вам выявить их быстрее и легче.
Еще один полезный прием – флажки. Не все ими пользуются. Честно говоря, я и сам – не большой их поклонник (в этой системе вы можете использовать флажки для того, чтобы отмечать письма, требующие экстренного рассмотрения, а можете просто положиться на систему различий и границ, которая существует в рабочих папках). Если вам нравятся флажки, то очень скоро будете видеть не те письма, по которым нужно предпринимать какие-то действия, а те, которые вы и другие люди считают срочными и важными.
ОТ ЧЕГО НУЖНО ИЗБАВЛЯТЬСЯ
При разной сортировке писем вы должны обращать внимание на разные факторы.
Сортировка по ДАТЕ
Это самый очевидный и популярный способ сортировки. Начинайте снизу и постепенно продвигайтесь вверх. Вы наверняка найдете одно-два очень старых письма, которые до сих пор кажутся вам важными. Скорее всего, эти письма носят справочный характер и не требуют реальных действий. Переместите их во вспомогательную библиотеку.
? Срок жизни электронных писем. Определитесь с датой: избавляйтесь от всех писем, полученных более полугода назад. Переносите все такие письма в специальную папку, где они будут ожидать «смерти». Эти письма виновны в том, что отвлекают вас, тратят ваше драгоценное внимание и не имеют никакой ценности. Отметьте в своем календаре определенный срок – например, полтора месяца вперед. Если до этой даты ничего в специальной папке не потребовало вашего внимания, смело удаляйте все письма.
Сортировка по ТЕМЕ
? Убирайте цепочки общения. Если вы вели оживленную переписку в 20 письмах, можете смело убрать первые 19, так как в последнем сохранится содержание всех предыдущих писем.
? Удаляйте письма, в темах которых значатся давно прошедшие даты и состоявшиеся мероприятия.
? Удаляйте циркуляры – ежедневную, еженедельную и ежемесячную рассылку. В этом отношении нужно установить определенные правила, чтобы в будущем такие письма сразу попадали во вспомогательную библиотеку в папку «Циркуляры», о которой мы с вами уже говорили.
Сортировка по ОТПРАВИТЕЛЮ
? Удаляйте письма от тех, кто уже уволился из вашей организации.
? Удаляйте письма, полученные из приемной: «На кухне новое печенье» или «Такси для того, о ком вы вообще никогда не слышали».
? Удаляйте письма от коллег и друзей, которые решили прислать вам что-то забавное. Смело удаляйте все такие письма, поскольку в них нет ничего забавного. Ну ладно, ладно, можете сохранить одно от своей подруги, у которой на прошлой неделе появились котята. Но все остальное удалите безжалостно!
? Удаляйте письма от тех, с кем общались по поводу завершенных проектов.
В ходе этого процесса вы наверняка найдете несколько писем, которые стоит перенести в рабочие папки, и такие, что требуют действий, занимающих не более двух минут. Это прекрасно, но постарайтесь не погружаться в размышления. Сосредоточьтесь на быстрых решениях, простых целях, уловках – словом, на всем, что может ускорить процесс и повысить его эффективность.
По возможности старайтесь переносить и удалять письма группами. Безжалостно игнорируйте тех, чьи письма могут потребовать более сложных решений. Не стоит удалять письма от руководства, крупных клиентов и тех, кто занимает высокое положение в вашей профессиональной сфере. Будьте безжалостны и эффективны, и тогда через несколько минут можно будет немного затормозить и заняться обработкой оставшихся писем одно за другим. Оставьте их в покое, пока не завершите процесс удаления. Только после этого переходите к обработке.
После такого процесса ваша папка «Входящие» окажется почти пустой. Вид очень непривычный, зато количество писем, требующих вашего внимания, заметно сократится. Если в начале процесса в вашей папке было около тысячи писем, то в конце их останется около сотни. Если вы начали с 200 писем, то разбираться придется с 50. Конечно, эти цифры приблизительны, но именно об этом мне говорили участники наших семинаров.
Если процесс вас утомил и вы чувствуете, что внимание начинает рассеиваться (не волнуйтесь, быстрое принятие решений в течение некоторого периода времени – это самое утомительное занятие в квалифицированной работе!), то сделайте небольшой перерыв, чтобы начать обработку писем на требуемом для принятия важных решений уровне внимания.
Обработка писем одно за другим
Итак, в папке «Входящие» осталось несколько писем, которые требуют размышлений и организации. Теперь ваш подход должен стать более взвешенным и тщательным. Вот здесь-то вам и пригодятся созданные ранее рабочие папки. Эта работа тоже должна быть достаточно стремительной – за исключением того времени, которое вы потратите на изучение писем одного за другим. Не поддавайтесь искушению начать с тех, действия по которым очевидны. Не начинайте с писем от людей, с которыми вам больше всего хочется пообщаться. Не выбирайте те, которые хочется сделать быстрее всего. Не менее соблазнительна и прокрастинация. Нам всегда хочется отложить работу, которая требует размышлений, на потом. Никто не спешит отправлять ответы, которые могут не понравиться. («Мы решили не продолжать работу над этим проектом», «Боюсь, у меня нет времени, чтобы сделать то, что вам нужно», «Я задержал сроки. Извините, что не поставил вас в известность заранее».)
Если вы сразу же обработаете лучшие письма, а худшие оставите на потом, то произойдет следующее. Я был свидетелем этого не раз. Большую часть проактивного внимания вы потратите на разборку почты и удаление писем, не требующих внимания. Когда внимание ваше начнет рассеиваться, у вас на руках останется 30–40 самых сложных писем: тех самых, заниматься которыми вам совсем не хочется. Настроение у вас испортится. Конечно, очистить папку «Входящие» все еще возможно, но вам страшно этого не захочется.
Обработка писем одно за другим – это именно то, чем следует заняться. Руководствуйтесь правилом двух минут: все, что требует не более двух минут, следует сделать немедленно. Не переносите такие письма в папку @Action. Возможно, что-то вам захочется перенести во вспомогательную библиотеку или удалить. Помните, что письма, попавшие в рабочие папки, удалить будет труднее, чем в процессе разборки почты.
30-СЕКУНДНАЯ ОЦЕНКА
Поскольку в процессе обработки вам нужно отделить зерна от плевел, то сразу же встает очень важный вопрос: «Важна ли для меня эта информация?» Как правило, ответ на этот вопрос можно дать очень быстро (помните, что на этой стадии вы всего лишь оцениваете важность информации, а не необходимость действий!). Если вы затруднились дать утвердительный или отрицательный ответ, воспользуйтесь «30-секундной оценкой». У вас есть 30 секунд на то, чтобы понять, важное перед вами письмо или нет. За эти 30 секунд вы не должны читать письмо целиком или отвечать на него. Вам нужно просто изменить свой ответ с «возможно» на «да» или «нет». Через полминуты нужно либо удалить письмо, либо перенести его в папку для дальнейшего чтения, либо определить, какие действия необходимы.
Упражнение: очистка папки «входящие»
ЭТАП ПЕРВЫЙ: ОРГАНИЗАЦИЯ
Создайте три рабочие папки:
@Action
@Read
@Waiting
(По желанию.) В зависимости от того, какую структуру вы уже создали, возможно потребуются определенные изменения:
? Избавьтесь от всех вложенных папок.
? Сократите количество вспомогательных папок, с тем чтобы они умещались на одном экране и вам не нужно было бы прокручивать список, что замедляет процесс переноса писем из одной папки в другую.
? Если множество вспомогательных папок вас утомляет, и вы хотели бы подумать об этом, прежде чем осуществлять радикальные перемены, попробуйте создать несколько новых «больших» папок, названия которых будут начинаться с цифр (например: «1.Циркуляры», «2.Подтверждения», «3.Личное», «4.Работа» и т. п.). Папки с такими именами расположатся в начале списка, но вслед за папками, в названии которых присутствует символ «@», то есть за основными рабочими папками. Это удобно, поскольку вы можете сосредоточиться исключительно на новых папках. Такое временное решение позволит вам обдумать лучшую структуру своей электронной почты. Проще всего принять правильное решение о структуре папок на этапе разборки почты, к которому мы перейдем прямо сейчас. Разбирая почту, вам станет ясно, какими папками вы пользуетесь регулярно, а какие окажутся почти бесполезными.
ЭТАП ВТОРОЙ: РАЗБОРКА
Помните: разборка почты должна принести быстрые результаты. А главные результаты – это либо перенос письма в рабочую папку, либо его удаление. Скорее всего, вам не придется читать само письмо: в большинстве случаев достаточно темы, чтобы вы все поняли (никаких действий предпринимать не придется). Если же это не так, я рекомендую открыть область чтения, чтобы можно было бегло просмотреть письмо, не открывая и не закрывая его.
С чего начать?
Если у вас скопилось много старых писем, начните с создания «Списка смерти». В эту папку можно смело переносить все письма, которые уже настолько устарели, что не требуют никаких действий. Такой подход довольно оригинален и, возможно, слишком безжалостен, но не волнуйтесь. Все письма все еще хранятся в папке, и вы можете к ним вернуться и прочитать их позже. Впрочем, со временем вы свыкнетесь с мыслью о том, что вам есть на что направить свое внимание и кроме старых электронных писем, которые не изменили мир полгода назад.
Мы с вами подошли к этапу сортировки писем. Для начала отсортируйте письма по отправителю. Порядок писем изменится, и вы получите возможность «отбраковывать» людей.
? Разборка писем по отправителю.
? Просматривайте письма по алфавиту, сосредоточиваясь только на «быстрых результатах», пока не почувствуете, что ваша сосредоточенность ослабевает.
? Далее переходите к разборке писем по теме. Проделайте все то же самое.
? Затем перейдите к разборке по дате, вернитесь к теме, а потом к отправителю.
Будьте энергичны и безжалостны.
Почувствовав, что вам трудно принять решение об одинаковом действии с группой из двух или более писем, можете остановиться. Разборка почты завершена. Настало время переходить к обработке писем одно за другим.
ЭТАП ТРЕТИЙ: ОБРАБОТКА ПИСЕМ ОДНО ЗА ДРУГИМ
Обработка писем одно за другим – этап более осознанный и трудоемкий, чем разборка почты. Отвечайте на все вопросы и используйте их как возможность проявить безжалостность, решительность и сосредоточенность на потенциальном результате (или отсутствии такового) каждого из писем.
В начале обработки вы поймете, что у вас имеется:
? Папка с небольшим количеством писем, по которым, как вам точно известно, нужно предпринять определенные действия.
? Папка с парой отчетов для распечатки и прочтения.
? Папка с письмами, связанными с действиями других людей. Эти письма требуют постоянного отслеживания.
Не стирайте границы
Вопросы диаграммы обработки электронной почты составлены таким образом, чтобы границы не размывались. Очень важно, чтобы папка @Action оставалась священным местом, куда не попадало бы ничего такого, чему в ней не место. Вот чего вы должны избегать любой ценой:
? Отправка писем в папку @Read, потому что вы не приняли решения о действиях – в первую очередь нужно определить, требуются ли какие-либо действия. В папку @Read отправляются только те письма, что не требуют никаких действий.
? Появление в папке @Action писем, требующих действий не более двух минут, – это верный путь к перегрузке важной папки тем, что вы не сделали из-за прокрастинации или обычной лени. То, что можно сделать быстро, нужно делать сразу же!
? Заполнение папки @Waiting письмами, по которым вы не можете принять решения. В этой папке должны находиться только те письма, по которым вы решение приняли и теперь ожидаете действий от кого-то еще.
ЭТАП ЧЕТВЕРТЫЙ: ЗАВЕРШЕНИЕ
Сбылось! Вы смотрите на чистый экран, на котором только что был огромный список писем, справиться с которыми не было никакой возможности.
Существует два типа завершения: очистка папки «Входящие» и полная очистка электронной почты. Я стараюсь очищать папку «Входящие» каждый раз, когда закрываю Outlook. Я делаю это хотя бы один, а то и несколько раз в день, в зависимости от того, чем занимаюсь. Закрывая Outlook, я испытываю ощущение полной ясности: я знаю, что принял правильные решения относительно значимого и потенциального влияния каждого полученного письма. Это не означает, что работа закончена. Но я точно знаю, что не оставил незамеченными никаких мин замедленного действия и золотых приисков. Ничто не ускользнуло от моего внимания, и никакого удара в спину не будет. Все под контролем.
В середине рабочего дня или сложной недели очистка папки «Входящие» позволит вам ощутить глубокое удовлетворение от завершенной работы. Кроме того, вам не нужно будет тревожиться, постоянно проверять почту и испытывать неприятное ощущение будто ситуация выходит из-под контроля.
Полная очистка – то есть когда пустыми окажутся и папка «Входящие», и папка @Action, и когда уделено внимание папкам @Read и @ Waiting – у меня происходит раз в неделю. Впрочем, так бывает не всегда. Не стоит превращать этот процесс в манию (на некоторые дела требуется больше времени, и не стоит стремиться завершить все только потому, что у вас настает день Х, когда папки должны быть очищены). Но даже если этого и не происходит, я близок к этому. Это переводит ощущение завершения на еще более высокий и глубокий уровень.
Только представьте себе: больше нечего делать. НЕЧЕГО!
Хочу вас порадовать: когда вы очистите папку «Входящие», то электронная почта будет требовать меньше времени и внимания, чем раньше, когда вас ожидала груда из 2000 потенциальных сюрпризов. Уж поверьте, я через это прошел. И я не собираюсь возвращаться к прежней практике – ни за какие коврижки!
ВЫКЛЮЧАЙТЕ ПОЧТУ
Теперь, когда папка «Входящие» в вашем почтовом ящике очищена, можете воспользоваться еще одним, весьма противоречивым средством повышения эффективности. Этот вопрос на наших семинарах вызывает самые ожесточенные споры и делит слушателей на две почти равные группы оппонентов.
Прием заключается в том, что с этого момента вы можете сидеть за своим рабочим столом, занимаясь творчеством, размышлениями, принятием решений, администрированием, разговорами с коллегами и другими делами, а ваша электронная почта будет полностью выключена. Некоторым это кажется вполне разумным шагом. Хотя даже те, кто признает ценность «ухода в сумрак» и повышения эффективности за счет отказа от постоянного пребывания на связи, обычно говорят, что не позволяют себе поступать подобным образом так часто, как им хотелось бы.
Других же такой прием повергает в полное изумление. Конечно, мы сознательно идем на провокацию, но все же задумайтесь. Уходя на совещания или отправляясь в отпуск, вы оставляете электронную почту выключенной или просто не обращаете на нее внимания. Но мысль о том, что почту можно отключить, когда вы находитесь в офисе, кажется вам ужасающей. Но открытая почта – это лишь привычка и установка, а вовсе не реальная необходимость. Не поймите меня превратно. Если моя задача заключается в ожидании электронного письма с сообщением о готовности к началу работы над важнейшим проектом, я буду следить за своим почтовым ящиком. Но чаще всего по утрам я сознательно отключаю электронную почту, чтобы целиком и полностью сосредоточить свое проактивное внимание на важных делах, не отвлекаясь ни на что другое. Если я понадоблюсь моим сотрудникам, они могут мне позвонить. Но я достаточно взрослый человек, чтобы понимать, что вовсе не так незаменим, как обычно кажется. Вы тоже, кстати! Ваша команда вполне может работать и без вас – если сотрудники знают правила!
Итак, если вы похожи на большинство и давно стали «наркоманом связи», то попробуйте поставить себя в необычное положение: проведите какое-то время в сумраке. Отключите почту и не думайте о ней. Для этого можно использовать четыре приема. Какой из них кажется вам самым простым и удобным? А с каким стоило бы поэкспериментировать денек-другой или целую неделю?
? 50–50: это мой обычный подход. Я бегло просматриваю почту до 9 утра, чтобы убедиться, что нет ничего срочного, а потом закрываю ящик до часа дня. Проверку, обработку и действия я начинаю с 14 часов, и до вечера программа Outlook у меня работает.
? Три регулярные проверки: почту можно проверять и обрабатывать три раза в день – лучше всего рано утром, в обед и в конце рабочего дня. Отведите на каждую проверку 45 минут, а затем старайтесь сокращать это время. Так я поступаю, когда нахожусь вне офиса на совещаниях или семинарах.
? Рывок каждый час: тем, кто привык быстро реагировать и хорошо себя чувствует в нашем стремительном мире, очень трудно оставлять вопросы клиентов без ответа с 9 до 14 часов. Но это не означает, что вы не можете собирать письма, как все остальные, и одновременно повысить свою эффективность. Каждый час выделяйте 10 минут на проверку и обработку почты.
? Экстремальный вариант: в книге «Как работать по 4 часа в неделю…» Тимоти Феррисс предлагает проверять почту раз в неделю, посвящая этому один час. Он даже не заглядывает в свой почтовый ящик в другие дни. Такой режим стал возможным благодаря интересным приемам аутсорсинга и автоматизации. Но он подходит не всем, хотя идея очень интересная. Даже если подобный прием кажется вам неподходящим, потратьте несколько минут на размышления, почему для вас это невозможно. Может быть, эта реакция объясняется просто привычкой и зависимостью от состояния онлайн? Думаю, вы отнесетесь к этому приему иначе, стоит вам лишь раз очистить папку «Входящие»…
А вы – ниндзя?
? Ниндзя относится к электронной почте безжалостно.
? Ниндзя относится к электронной почте оригинально. Он отделяет размышление от действия и зерна от плевел.
? Ниндзя достаточно умело владеет оружием. Он знает, как использовать инструменты максимально эффективным образом.
5. Модель продуктивности cord
Насколько эффективна ваша модель?
Как мы уже говорили в начале этой книги, прежние приемы тайм-менеджмента отныне не могут обеспечить нам продуктивного выполнения всех разнообразных задач и проектов, над которыми мы работаем одновременно. И они никак не помогают нам быстро и ответственно реагировать на огромное количество постоянно поступающей информации.
В следующих четырех главах я познакомлю вас с четырьмя основными привычками – Сбором и упорядочиванием, Организацией, Обзором и Действием, – которые служат основой спокойного и уверенного контроля. Эта модель называется CORD (Capture and Collect, Organization, Review, Do). Ее испытали и проверили участники семинаров, проводимых компанией Think Productive. Эти люди пришли к нам из самых разных организаций, больших и малых, из Великобритании и других европейских стран. Модель включает четыре основные привычки, которые вытекают одна из другой. Овладейте каждым шагом, и вы станете настоящим ниндзя!
Каждая из этих привычек облегчает освоение следующей. Если вы хорошо умеете собирать и хранить информацию, вам будет легче ее организовывать. Если вы хорошо организуете информацию, гораздо проще будет проводить анализ и обзор. А если вы овладели всеми тремя, то действие не потребует почти никаких усилий. И в результате вам будет проще собирать и хранить, организовывать и анализировать!
В этой главе мы поговорим обо всех четырех привычках, образующих модель CORD, и подумаем об их взаимосвязи с вашими привычками. Благодаря этому вы сможете в полной мере овладеть полезнейшей моделью – и поразить всех вокруг блестящей эффективностью, которая будет даваться вам безо всяких усилий!
СБОР И УПОРЯДОЧИВАНИЕ
Вы должны подчинить себе все информационные потоки. Я говорю о ваших собственных идеях, действиях, пришедших вам в голову во время разговоров с коллегами, работе с документами, голосовой почтой, уведомлениями социальных сетей и, конечно же, письмами, пришедшими на ваш почтовый ящик. Очищайте каждый поток так же, как мы только что сделали с папкой «Входящие», – и вы обретете дзен-спокойствие и будете подготовленным, как настоящий ниндзя.
ОРГАНИЗАЦИЯ
Получив и собрав информацию, нужно заняться организацией. Мы должны задать себе важные вопросы, которые обеспечат безжалостную сосредоточенность и полное спокойствие. Мыслите спокойно и трезво и вырабатывайте привычки, которые помогут вам действовать максимально быстро и без усилий.
ОБЗОР
Привычка к обзору и анализу включает сверку с ежедневными и еженедельными списками дел, которые помогут вам направить внимание и силы на достижение оптимальной эффективности, осознанности и маневренности. Помните, как мы с вами говорили о квалифицированной работе, в которой вы одновременно являетесь и управляющим, и исполнителем? Привычка к обзору и анализу даст вашему внутреннему управляющему возможность проявить себя в полную силу, а вам – возможность избавиться от хаоса и обрести ясность.
ДЕЙСТВИЕ
Конечно, все эти привычки бесполезны, если у человека нет привычки действовать! Последняя важная привычка касается уровня внимания и энергии, сделанного выбора, тактики и темпа, необходимых для оптимальной эффективности. Действие способствует повышению осознанности и оригинальности, помогает избежать прокрастинации, добиться результатов и позитивно относиться к своей работе.
ОТ БЕССОЗНАТЕЛЬНОЙ НЕКОМПЕТЕНТНОСТИ К ПОДСОЗНАТЕЛЬНОЙ КОМПЕТЕНТНОСТИ
Размышляя, насколько полезна для вас модель эффективности CORD, вы должны думать о своих привычках. Модель «Четыре этапа компетентности» сегодня широко используется на курсах менеджмента, а также в процессе обучения и развития. Она предназначена для проверки того, как люди овладевают полезными навыками и применяют теорию на практике. Поэтому давайте потратим время на то, чтобы понять, как вы учитесь, а затем подумать о том, что нужно сделать, чтобы изменить ваши привычки.
Я советую постоянно вспоминать эти четыре этапа, когда вы будете читать следующие четыре главы. Будьте достаточно самокритичны – это позволит вам понять, что может максимально повысить вашу эффективность. Путь от бессознательной некомпетентности к подсознательной компетентности – это путь от новичка к опытному профессионалу, целиком овладевшему необходимыми навыками. Вспомните, как вы чему-либо учились – ведь тогда вы прошли тот же путь. В качестве примера я буду использовать обучение вождению автомобиля. Но даже если вы не водите машину, уверен, что вы все же сможете представить себе этапы и примеры, о которых я буду говорить.
БЕССОЗНАТЕЛЬНАЯ НЕКОМПЕТЕНТНОСТЬ
Когда вы не умели водить машину, каким представлялось вам вождение? Уверен, вы видели в этом умении почти что чудо! Всякие ручки, рычаги, кнопки, ключи, зеркала… Это так сложно! Если бы я попросил вас завести машину и поехать по магазинам, вы не знали бы, как это сделать, и не знали бы, чему нужно научиться, чтобы изменить положение.
СОЗНАТЕЛЬНАЯ НЕКОМПЕТЕНТНОСТЬ
Давайте вернемся на несколько лет назад к вашему первому уроку вождения. Вы сели на водительское место, и инструктор предложил вам выехать на дорогу. К вашему ужасу, машина заглохла. Кошмар! В смятении и панике вы попытались снова завестись и только через несколько минут оказались способны анализировать, что же произошло. Может быть, что-то со сцеплением? Или вы неправильно выбрали передачу, или было недостаточно оборотов? Как бы то ни было, вы начали осознавать, какие навыки необходимы для вождения. Наверняка в следующий раз вы более сознательно контролировали свои действия, и досадной промашки не случилось.
СОЗНАТЕЛЬНАЯ КОМПЕТЕНТНОСТЬ
А теперь вспомните день экзамена по вождению. Вы наверняка ощущали прилив адреналина и делали все очень сосредоточенно. Вы контролировали каждое свое движение. Вы сознавали, что достаточно много тренировались, вы держались за руль, не скрещивая руки, как делали когда-то раньше. На экзамене вы думали только об одном – о самом экзамене. Все нужно сделать правильно. Действуй правильно. Будь сосредоточенным.
И это сработало – вы сдали экзамен! Но от вас потребовалась невероятная концентрация и мощное проактивное внимание.
ПОДСОЗНАТЕЛЬНАЯ КОМПЕТЕНТНОСТЬ
Подумайте, как вы водите машину сейчас! Вы больше не думаете ни о зеркалах, ни о сигналах. Вы можете даже разговаривать с человеком, который сидит рядом с вами, о том, что приготовить на ужин. Даже есть за рулем вы можете! Вы думаете о разных вещах, слушаете радио или аудиокнигу. Вождение дается вам без малейших усилий. Это – автоматическая привычка. Вам не приходится осознанно контролировать каждое движение – вы просто ведете машину.
ПРОДУКТИВНОСТЬ БЕЗ УСИЛИЙ
Друзья мои, добро пожаловать в мир бессознательной компетентности. Все ваши действия – это просто привычка. Вам не нужно об этом думать и принимать осознанные решения – вы просто действуете [11].
В следующих главах мы с вами обсудим привычки продуктивности. Можно сказать, что главная цель этой книги – заставить вас задуматься о продуктивном поведении в смысле ваших привычек (сознательная компетентность). Задумавшись, вы сможете улучшить эти привычки, чтобы в будущем вам не приходилось думать о предпринимаемых действиях (подсознательная компетентность). И когда вы сформируете сильные, эффективные привычки, произойдет чудо. Никаких усилий, никакой сосредоточенности на собственной компетентности – просто привычное совершенство.
НО КАК ЖЕ ДОБИТЬСЯ ПРИВЫЧНОГО СОВЕРШЕНСТВА?
Давайте вернемся к сознательной компетентности и водительским навыкам. Можете ли вы честно, положа руку на сердце, сказать, что вы – самый лучший и надежный водитель в мире? Или лучший, насколько это возможно? Если бы завтра вам снова пришлось сдавать экзамен, вы его сдали бы? У наших привычек есть одна особенность – мы вырабатываем у себя бессознательную компетентность, которая позволяет добиться продуктивности без усилий, но одновременно у нас вырабатываются и дурные привычки тоже. Мы начинаем лениться, а совершенные ошибки и промахи никогда не произошли бы, если бы мы были более сосредоточены и сознательно контролировали свои действия. Короче говоря, нет пределов совершенству. Невозможно достичь некоей конечной точки, в которой о дальнейшем совершенствовании можно было бы забыть. Как это ни печально, но тайной формулы совершенства не существует.
Изменение привычек – одно из самых трудных занятий. Чтобы изменить привычки во имя повышения продуктивности, нужно их осознать и понять возможности совершенствования. Это может показаться простым, но, уверен, всем нам отлично известно обратное.
Изменение привычек – дело чрезвычайно сложное. Улучшить хорошие привычки еще труднее, потому что вы считаете, что в них-то давно достигли высот бессознательной компетентности. Ниндзя должен осознать необходимость постоянно проверять не только то, что делается неправильно, но и все правильное. Вы должны постоянно возвращаться к сознательной компетентности, а это, в свою очередь, подтолкнет вас к мысли о постоянном самосовершенствовании. Думайте не только о работе, но и о процессе работы, чтобы понять, как их можно улучшить. Это нелегко, если не встроить в свою работу определенные механизмы, которые будут подталкивать нас к размышлениям и обучению. Именно на этом и основывается модель эффективности CORD. Она помогает нам думать о процессе работы. Эффективно ли вы собираете и храните? Организуете ли вы данные и напоминания о действиях? Анализируете ли вы свой список? Достаточно ли вы эффективны, когда наступает время действия? Четыре привычки, которые мы обсудим в следующих четырех главах, являются основными ментальными процессами любого современного квалифицированного работника.
КАК ИСПОЛЬЗОВАТЬ МОДЕЛЬ ПРОДУКТИВНОСТИ CORD
Существуют два способа применения этой модели. Она может служить для управления процессом личной работы, а также для структурирования дней и недель и сохранения подвижности и гибкости, которые позволят справиться с любой задачей и сложностью. Кроме того, вы будете уверены в том, что работаете максимально продуктивно в каждый момент времени.
Рабочий процесс
Нам всем нужно обдумывать свои рабочие процессы и в особенности процесс, который начинается с получения информации и заканчивается полным завершением работы. Модель CORD поможет вам собрать и сохранить всю информацию. После этого вы сможете организовать ее и определить, нужно ли предпринимать какие-то действия. Если действия необходимы, вам следует проанализировать информацию в контексте того, что можно сделать в данное время, а затем, что требуется сделать для завершения работы. Хотя логичнее всего начать с первого пункта и, не останавливаясь, дойти до конца, подобный подход может оказаться не самым лучшим, если у вас и без того много дел. Тем не менее модель CORD поможет вам постоянно вести к завершению даже самые сложные задачи, повышая продуктивность и качество своей работы.
Вращающиеся тарелки
Модель CORD можно считать диагностическим средством и постоянным напоминанием о том, что работа – это не только действие, но еще и размышление. Когда я пишу это предложение, то точно знаю, что нарушаю сроки, поставленные редактором. Вследствие этого я понимаю, что пренебрег сбором и упорядочиванием сведений, организацией и анализом. Но, поскольку я это знаю, то смогу вернуть ситуацию под контроль. И я не испытываю стресса. Вспомните китайского жонглера, который вращает тарелки на палочках. Наша работа подобна ежедневному или еженедельному вращению четырех тарелок – если не обратить достаточного внимания на один элемент модели CORD, то очень скоро возникнет стресс. Вот почему очень важно вращать каждую из четырех тарелок. И вот что произойдет с нашим состоянием, если мы пренебрежем одной или несколькими из них.
НАСКОЛЬКО НАДЕЖНА ВАША МОДЕЛЬ?
Степень вашей продуктивности зависит от качества самого слабого звена модели CORD. Представьте себе эту модель в виде шнура – насколько сильно вы можете его растянуть? Где он порвется? Постоянное пренебрежение одной из четырех привычек ослабляет и остальные три. Продуктивность вашей работы зависит от овладения всеми четырьмя.
Уверенность, необходимая для ответа на самый важный вопрос квалифицированной работы
Вот вопрос, ответить на который вам поможет модель продуктивности CORD:
«Являются ли мои действия в данный момент самыми верными и адекватными?»
Хотя вопрос может показаться простым, незнание ответа на него – верный путь к стрессу. Вам начнет казаться, что вы постоянно упускаете что-то очень важное. И даже если в данный момент ничего плохого не происходит, отсутствие ответа на вопрос ведет к неэффективности и постоянной тревоге о том, что неприятный сюрприз вот-вот выскочит из-за угла.
Разработка собственной системы продуктивности и использование принципов модели CORD позволят вам точно отвечать на приведенный вопрос – причем не один раз в день или в неделю, а постоянно. Сей вопрос столь непрост, потому что требует серьезных размышлений, причем размышлений более детальных и методичных, чем те, к которым привык наш ленивый, забывчивый мозг. Но это не страшно. Оригинальность ниндзя возвращает нас к старой поговорке: «Сомневаешься – иди в обход!» Если ваш мозг неспособен хранить информацию, концентрироваться и обеспечивать структуру, необходимую для анализа разнообразных проектов и действий (а ведь мы все – просто люди!), то ответ очень прост: вам нужен второй мозг!
Ваш второй мозг
«Если мы хотим, чтобы человечество выжило, нам нужно усвоить совершенно новую манеру мышления».
Альберт ЭйнштейнНиндзя – не супергерой. Никто из нас не обладает мозгом супергероя. Мы знаем – обычно из собственного печального опыта, – что порой можем забыть что-то важное или принять неправильное решение из-за того, что были заняты другими вещами или просто не нашли времени сосредоточиться на первостепенном. Настало время все изменить.
Мы будем использовать модель CORD. Привычки к организации и анализу помогут нам создать «второй мозг». Второй мозг будет поддерживать ваш реальный мозг, когда дело будет касаться памяти. Он обеспечит качества, необходимые для принятия правильных решений, то есть интеллект и интуицию. Реальный мозг тоже вполне хорош, но вне периодов проактивного внимания мы не используем его в полной мере.
ЧТО ТАКОЕ ВТОРОЙ МОЗГ?
Второй мозг состоит из следующих основных элементов, каждый из которых мы рассмотрим в следующих главах:
ПАМЯТЬ
? Список задач, над которыми вы работаете.
? Список крупных проектов, с которыми связаны эти задачи.
? Другие списки и справочная информация – особенно то, что может быть полезно в будущем.
ИНТЕЛЛЕКТ
? Вопросы, которые способствуют принятию правильных решений и несут ясность, снижая стресс.
? Контрольные списки дел, облегчающие регулярный (ежедневный и еженедельный) обзор и анализ всего, что хранится во втором мозге.
ИНТУИЦИЯ
? Вопросы, направленные на полноту осознания, саморефлексию и регулярную практику осознавания своей компетентности и некомпетентности.
? Мыслительные приемы безжалостности: всегда следует сосредоточиваться на смысле своих действий, а не просто «быть занятым» каким-нибудь делом.
Модель cord используют и «управляющий» и «исполнитель»
Четыре фазы модели CORD обеспечивают структуру, которая помогает отделять мышление от действия – то есть «управляющего» от «исполнителя». Для этого необходима сознательная компетентность, благодаря чему в будущем сформируются еще более мощные подсознательные навыки. В широком смысле слова можно сказать, что сбор и упорядочивание информации, а также действие – это функции «исполнителя», а организация и анализ – «управляющего». Организация и анализ – это мыслительные функции, – своего рода умственный подъем тяжестей. (Вы же – квалифицированный работник, поэтому будем считать эти привычки самой сложной и напряженной частью работы.) Модель CORD призвана улучшить процесс принятия решений, обострить сознание и повысить ощущение полного контроля.
Ваш внутренний «исполнитель» желает просто заниматься своей работой. Он хочет раскладывать вишенки на пирожные! Меньше всего ему нужно загружать себя сложными размышлениями, которые будут путать и отвлекать вас в тот самый момент, когда нужно выполнить серьезную работу. Однако сбор и упорядочивание информации, а также действие помогут вам поверить в то, что второй мозг все держит под контролем и в нужный момент выполнит всю необходимую мыслительную работу, а сейчас беспокоиться об этом не следует.
ДОВЕРИЕ И ВТОРОЙ МОЗГ
В следующих главах мы с вами будем детально изучать модель CORD, различные привычки и приемы. Ваша задача – сосредоточиться на создании второго мозга, которому можно доверять. Если вы будете ему доверять, то станете им пользоваться. А если будете пользоваться, то станете доверять. Без доверия вы потратите время и силы на создание того, что будет служить лишним отвлекающим фактором. Чтобы мозг реальный мог расслабиться, ему нужно знать, что второй мозг позаботится обо всех сложных решениях и запомнит все необходимое.
Когда вы станете доверять второму мозгу, вам останется всего лишь обрести дзен-спокойствие. В текущий момент вы должны сосредоточиться лишь на том, что нужно сделать, и не беспокоиться о том, над чем придется работать в дальнейшем. Достичь такого уровня готовности и контроля нелегко, если это для вас в диковинку. Но вы же не верили, что можно очистить свою электронную почту! Выработка доверия второму мозгу – процесс не менее сложный, чем очистка почты, но зато когда доверие будет достигнуто, поддерживать его будет довольно просто.
Дабы ваш мозг мог полностью расслабиться и передать контроль системам второго мозга, следует педантично пройти все этапы модели CORD. У каждого человека в рамках его должности это происходит по-своему. Если вы, к примеру, секретарь, то чаще имеете дело с информационными потоками, нежели с проектами. Ваша работа заключается в сборе и фиксации информации, ее организации и принятии решений прямо на месте. Если же вы – глава корпорации, то, конечно, тоже получаете электронные письма и звонки, но основная ваша работа заключается в руководстве и управлении: вы должны следить за тем, что происходит «на передовой», где ваши работники занимаются реальной работой, и направлять их действия. Таким образом, вы будете делать акцент на разных частях модели CORD. Но, кем бы вы ни были, вы должны выработать в себе эти четыре важных навыка и объединить их в единую цельную систему, поэтому, когда мы будем их обсуждать, не говорите себе: «Ко мне это не относится». Это относится ко всем. Единственное различие – степень акцентирования каждого навыка.
Я не берусь утверждать, что упражнения, описанные в последующих главах, будут легкими и веселыми, но, надеюсь, они принесут вам ощущение свободы. Зато создание эффективно функционирующего второго мозга, которому вы сможете доверять, обязательно изменит вашу жизнь. То, чем мы будем заниматься дальше, я узнал на собственном опыте и научил этому многих людей на своих семинарах. Я знаю, какие изменения произойдут с вами. Я знаю, что сознательное восприятие собственной компетентности и изменение старых привычек – дело сложное. Но, поверьте, результат стоит затраченных усилий.
Настало время готовности и дзен-спокойствия настоящего ниндзя. А всей тяжелой работой займется ваш новый второй мозг.
6. Навыки сбора и упорядочивания
«Идеи приходят отовсюду».
Альфред ХичкокВ этой главе мы с вами обсудим первый этап модели CORD: искусство сбора и фиксирования информации. Необходимо записать все стрессовые, навязчивые и творческие идеи о том, что нужно что-то сделать. Это подразумевает и упорядочивание всех бумаг и записок, которые лежат на вашем столе, в бумажнике, на кухонном столе и т. п. Это касается и виртуальной информации – электронные письма, уведомления, сайты и т. п. Все это нужно получить и упорядочить, чтобы затем серьезно и сосредоточенно обдумать и использовать второй мозг. Второй мозг «запомнит» всю эту информацию и напомнит нам о ней в нужный момент.
В предыдущей главе вы видели схему модели продуктивности CORD, где были показаны отдельные элементы сбора и упорядочивания информации. В этой главе мы обсудим все эти элементы, а затем вы получите возможность подумать о своих привычках в этой области. Совершенно очевидно, что в своем стремлении держать все под контролем мы должны, в первую очередь, выяснить, что означает это «всё»! Потоки информации поступают изо всех углов и закоулков. Нужно проанализировать то, что вы уже делаете, затем определить основные источники информации, а потом сосредоточиться на том, что нуждается в улучшении.
Многие замечают в себе естественное сопротивление идее сбора информации. Это происходит потому, что люди путают «Сбор и упорядочивание» с «Организацией»: записав что-то, мы чувствуем себя обязанными это сделать. Поэтому, прежде чем мы начнем, хочу подчеркнуть: получение информации – это не обязательство, а всего лишь способ добиться большей ясности. Мы должны позволить себе иметь большую коллекцию идей, но отнюдь не все они должны переводиться в действия. Получение информации – даже самой безумной и невероятной – это важная часть интеллектуального процесса. И не пытайтесь при этом цензурировать собственные мысли. Пусть улавливание и коллекционирование идей течет свободно, без всякого вашего вмешательства. Вы сможете отвергнуть любую полученную идею только потом – на этапе организации, но не раньше. Если что-то пришло вам в голову, запишите свою мысль!
Идеи и мысли
«Любому действию предшествует мысль».
Ральф Уолдо ЭмерсонОдин из главных ключей к продуктивному управлению вниманием – это опережение собственного мозга. Умение переводить расплывчатые мысли в ясные – бесценный навык для любого ниндзя, занимающегося квалифицированной работой. По оценкам ученых, в течение дня в нашем мозгу возникает около 65 тысяч «мыслей». Значительную их часть составляют мысли о базовых потребностях и побуждениях: «хочу есть», «хочу пить» или «Навстречу идет классный мужчина». Но в то же время мы постоянно мысленно оцениваем и переоцениваем свою работу. Если человек не зафиксирует действия и импульсы, которые роятся в его мозгу, то возможно следующее:
? Он не сможет быть уверен в том, что сделал наилучший выбор относительно того, на что направить свое внимание, а потенциально ценные и важные моменты могут так и остаться непроясненными.
? Он будет испытывать стресс.
? Он снова и снова будет возвращаться к одной и той же мысли, вместо того чтобы направить свое драгоценное проактивное внимание на сосредоточенное действие. Такой образ мыслей подавляет творческое начало и ведет к неэффективности!
«Любому действию предшествует мысль».
Ральф Уолдо ЭмерсонДабы зафиксировать свои мысли и убедиться в том, что они оказались в нашем втором мозге, которому мы полностью доверяем, нужно закончить мыслительный процесс и вернуться к сосредоточенному действию. Фраза «собраться с мыслями» обычно относится к людям, которые успокоились после периода стресса. Дзен-спокойствие можно обрести, зная, что вы отметили и собрали все, что пришло вам в голову: это замена чересчур кратковременной памяти чем-то значительно более надежным. И теперь вы готовы принимать решения по всем вопросам, а не только по тем, которые смогли вспомнить в данный момент.
Беспокойные мысли
Уверен, что вы отлично понимаете, что я имею в виду. Нет, я вовсе не имел в виду вашего мужа или жену! Я говорю об ужасных, панических, тревожных мыслишках. Удивительно, но они ухитряются прокладывать себе путь к нашему вниманию как раз в тот момент, когда с ними ничего нельзя поделать.
«Я беспокоюсь по поводу сдачи бюджета!»
Вот именно так: вы в супермаркете и волнуетесь о бюджете, который вам предстоит закончить завтра в офисе! Но ведь это никоим образом не поможет вам завершить работу. Назойливой мысли нет до этого никакого дела.
«Ой, я только что вспомнила! Скоро вечеринка у Люси и Роуэна, а я еще даже не придумала себе карнавальный костюм!»
Но и сейчас вы не придумаете ничего полезного! Вы не поняли, что это назойливая мысль и вам нужно всего лишь отогнать ее и заниматься своим делом. Вы просто почувствовали, что нужно что-то сделать. А поскольку вы не проделали необходимой мыслительной работы, то, скорее всего, эта беспокойная мысль уже посещала вас несколько раз. Чем меньше вы с ними боретесь, тем чаще они приходят в голову!
Подобные мысли – настоящие враги ниндзя. Они вызывают стресс, тревожат и раздражают. Хуже того, они отвлекают нас от дел, которыми мы заняты в данный момент, – от завершения покупок, работы над чем-то другим или даже от вечернего отдыха в кругу семьи и друзей, когда хочется безраздельно отдаться этому.
УПРАВЛЕНИЕ НАЗОЙЛИВЫМИ МЫСЛЯМИ
Тревожные мысли есть у всех. Не думаю, что вам удастся полностью от них избавиться. Но, создав эффективную систему, в которой второй мозг будет четко фиксировать все требуемое, а хорошие списки действий помогут вам сосредоточиться на нужных аспектах в нужное время, вы сможете значительно сократить количество тревожных мыслей, обуревающих вас. Назойливые мысли – это продукт подсознания, показатель того, что инстинкт выживания все еще действует. Это наш ящеричный мозг пытается сказать нам: «Реши эту проблему, а то…!»
А то что? А то мы будем выглядеть глупо, пропустим срок, забудем сделать то, что хотели, не выполним важное обязательство, потеряем деньги, потеряем все! (А кто сказал, что тревожные мысли должны быть рациональными или разумными?)
Такая мысль показывает, что тревоге нужно уделить определенное внимание. Если мы подсознательно почувствуем, что потенциальная угроза исчезла или, по крайней мере, в данный момент находится под контролем, беспокоящая мысль исчезнет вместе с ней. Существуют два способа избавления от тревожных мыслей. Можно принять решение в духе ниндзя, превратить их в действия, сохранить во «втором мозге» и проанализировать, когда появится время. А можно просто уловить и зафиксировать эти мысли, зная, что созданная нами система поможет вернуться к ним позже. Второй вариант возможен лишь в том случае, если вы твердо верите, что вернетесь к подобным идеям в подходящее время. Теперь вы понимаете, почему доверие ко второму мозгу играет столь важную роль в сохранении спокойствия?
ЧТО ДЕЛАТЬ, КОГДА ВАС ОДОЛЕВАЮТ БЕСПОКОЙНЫЕ МЫСЛИ?
Как мы уже говорили, лучший способ избавиться от назойливых тревог о будущем и перейти к более сосредоточенному и гармоничному состоянию – это медитация. Полнота осознания – это навык. Если вы не уверены насчет медитации, если стресс настиг вас в офисе и вам нужно немедленно избавиться от назойливых мыслей, попробуйте взять ручку и бумагу и написать все, что приходит вам в голову. Запишите все, что угодно, а через несколько минут можете разорвать этот листок в клочья. Факт фиксации тревожных мыслей, возможность выплеснуть их на бумагу, где их можно оценить более объективно, – само по себе принесет облегчение. Этот простой прием поможет понять, что вас тревожит и что подсказывает вам интуиция. Кроме того, это важный первый шаг к действиям и необходимым переменам.
ФИКСИРОВАТЬ ИНФОРМАЦИЮ МОЖНО ВЕЗДЕ
В книге «Умение выполнять свою работу» Дэвид Аллен говорит о «повсеместной фиксации»: где бы вы ни были и чем бы ни занимались, вам нужно место, чтобы регистрировать мысли в момент их возникновения. Когда мы говорим об использовании модели CORD и развитии своего второго мозга, об этом следует помнить. Есть точка зрения, что творческое начало активизируется, когда определенная часть мозга занята рутинными, повторяющимися действиями. Лучшие идеи приходят мне в голову за рулем, в дуґ ше, на беговой дорожке в спортзале и других местах. Я всегда держу под рукой блокнот или телефон, чтобы записать мысль при первой же возможности. Второй мозг бесполезен, если вы будете оставлять его в офисе. Чтобы сделать его своей неотъемлемой частью, следует иметь его при себе постоянно. Все должно быть очень просто – записать информацию в телефон или на листок бумаги. Продумайте, как зафиксировать что-то важное в любом месте и в любое время.
ГДЕ МОЖНО ФИКСИРОВАТЬ СВОИ ИДЕИ И БЕСПОКОЙНЫЕ МЫСЛИ?
МОБИЛЬНЫЕ ТЕЛЕФОНЫ
? Большинство из нас всегда имеют при себе три вещи: мобильный телефон, бумажник и ключи, поэтому сегодня зафиксировать что-то стало гораздо проще, чем раньше. Как замечательно, что мобильный телефон можно синхронизировать с Outlook или установить связь между интернет-приложением и мобильной версией того же приложения!
МОБИЛЬНЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ
? Нынче практически на любом телефоне установлены приложения управления задачами и списками дел. Если вы не планируете использовать особые приложения для этапов организации и анализа, то встроенного приложения вам будет вполне достаточно.
ДИКТОФОНЫ И РАСПОЗНАВАНИЕ ГОЛОСА
? Диктофон возвращает нас в 70-е годы! Но сегодня в большинстве смартфонов есть приложения распознавания голоса и диктофоны, и многие находят их весьма полезными. Я сам считаю, что они экономят мне несколько секунд при поиске контактов («Позвонить Гарету!»), но повергают в полную депрессию, когда нужно что-то зафиксировать. Впрочем, я уверен, что это изменится – и скоро!
MICROSOFT OUTLOOK, LOTUS NOTES И СХОДНЫЕ ПРОГРАММЫ
? Оказавшись за рабочим столом, вам нужно зафиксировать идеи, чтобы вернуться к ним позже. В Великобритании практически повсеместно пользуются программой Outlook – она распространена не меньше, чем ручка с бумагой! Когда, побеседовав с новым клиентом, мы узнаем, что у него нет Outlook, это становится для нас настоящим шоком. Мы настолько привыкли к этой программе, что жизни без нее не представляем. Большинство подобных программ позволяет объединить почту, календарь, ежедневник и список контактов и с легкостью пользоваться всеми этими возможностями.
РУЧКА И БУМАГА
? Вы можете подумать, что после всех этих разговоров об информационной эффективности ручка с бумагой остались в далеком прошлом. Порой возникает острое нежелание пользоваться ручкой и бумагой, потому что существуют более современные и продвинутые средства, но я считаю такой подход неверным. Я всегда стремлюсь выполнить работу за минимальное время, а для фиксации сведений ручка с бумагой – средство колоссально эффективное и полезное.
ФИКСАЦИЯ ИДЕЙ, ПОЛУЧЕННЫХ В РАЗГОВОРЕ
Множество полезных идей возникает в беседах с людьми. В разговорах мы получаем массу информации. Навыки ниндзя позволят вам зафиксировать эту информацию и не потерять ее. Очень легко забыть о мыслях и действиях, появившихся во время беседы с начальниками, коллегами или друзьями. Это происходит, потому что нам не хочется прерывать разговор, чтобы что-то записать. Мы говорим себе, что вернемся к этому позже, когда разговор будет закончен. Но мы же – просто люди. И неудивительно, что впоследствии многое забываем.
Вот поэтому при любой возможности фиксируйте информацию во время разговора. Если вы записываете что-то на телефон, сообщите об этом собеседнику, чтобы он не думал, что вы бесцеремонно отправляете кому-то СМС-сообщение! Вот несколько наиболее типичных ситуаций:
РАЗГОВОР В ОФИСЕ С НАЧАЛЬНИКОМ
? Если вы разговариваете с начальником, то он, скорее всего, ожидает от вас каких-то действий. Возможно, действия будут связаны с обсуждаемой темой. А порой тема разговора довольно расплывчата, и вам нужно будет ее обдумать, проанализировать и что-то сделать. После любого разговора с начальником посвятите несколько минут тому, чтобы в буквальном смысле слова собраться с мыслями. И занесите их во второй мозг, чтобы позже заняться их организацией.
СОВЕЩАНИЯ
? Сразу же после совещания запишите, что вам нужно будет сделать. Так ваш вариант не будет отличаться от вариантов других участников. Делая заметки во время совещания для дальнейшей обработки, используйте собственную систему, которая позволит вам быстро осуществить необходимые действия, не читая всех заметок. Я использую систему звездочек, чтобы отделить свои заметки от действий и идей, которые нужно перенести во второй мозг.
СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
? Сегодня многие переговоры ведутся в электронном виде. Электронную почту легко собрать, организовать и проанализировать, а потом предпринять необходимые действия. В этом вам поможет Outlook или другая программа, которой вы пользуетесь. В таких программах вся информация стекается в одно место. Социальные сети – вещь более сложная. Граница между работой и общением здесь размыта, поэтому если вы не возьмете в привычку отмечать принятые обязательства и обещания, то можете многое забыть и упустить.
ГОЛОСОВАЯ ПОЧТА
? Голосовая почта нашего телефона – настоящий могильник информации, особенно если вы похожи на меня, то есть предпочитаете прослушивать голосовую почту на ходу и не всегда находите время, чтобы зафиксировать полученную информацию и вытекающие из нее обязательства. Несмотря на все мои навыки ниндзя, работа с голосовой почтой остается слабым местом моей системы. Однако в последние годы я понял, что бороться с этой слабостью очень просто – нужно использовать контрольные списки действий, о которых мы поговорим в главе «Обзор»
Сбор информации
Помимо проактивной фиксации идей, мыслей и потенциальных действий, нам нужно собрать воедино все листочки и электронные списки, содержащие информацию, которую следует организовать. У всех нас есть «сборные пункты», куда информация приходит регулярно и автоматически. Самые явные и часто используемые профессионалами – это электронная почта, документы и письма, скапливающиеся на рабочем столе. О разумном управлении электронной почтой мы с вами уже говорили. В папке «Входящие» поступающие письма ждут решения своей судьбы. К счастью, почти во всех программах электронной почты есть папка «Входящие», то есть встроенный «сборный пункт», с которого можно начать процесс CORD. Мы с вами обсуждали, как важно держать папку «Входящие» пустой. Это совершенно понятно: пустая папка дает вам спокойствие и уверенность в том, что вы приняли все необходимые решения относительно полученной информации (принятие решений – это основа другой важной привычки, Организации).
«СБОРНЫЕ ПУНКТЫ»
Бумажные письма и другие документы, курсирующие по офису, многие люди складывают в специальные лотки: «Вход» и «Выход». Если у вас есть специальная полка для документов, то о повышении эффективности подобного подхода мы поговорим в главе «Организация». Если полки у вас нет, то подумайте, где вы или другие люди могли бы складывать новые документы и письма на вашем рабочем столе. Скорее всего, вы уже инстинктивно выбрали такое место и пользуетесь им, не обозначая специальными ярлыками. «Сборный пункт» необязательно должен быть заурядным. Я знал людей, которые использовали для этого дверцу домашнего холодильника, сигаретные пачки и тому подобное. А огромное множество людей до сих пор записывают все важное на тыльной стороне ладони! Давайте же перечислим самые удобные места сбора информации.
НАСТОЛЬНЫЕ ЛОТКИ
? В настольные лотки можно складывать письма, документы и другие бумаги. Они же могут служить «организационным пунктом» для всех записанных на бумаге мыслей и идей.
? Подумайте об аналогичной системе для дома. Хотя это может показаться чрезмерным, но вы сразу же почувствуете, что такой лоток заметно сократит количество бумаг, раскиданных по всему дому и занимающих все плоские поверхности. Вы приносите домой документы с работы, определенные документы нужно забрать из дома в офис. Кроме того, и в самом доме возможно множество информационных потоков, к которым вполне применимы принципы «Сбора и фиксации». Советую завести подобные лотки для всех членов семьи. На собственном опыте убедился, что это заметно снижает количество семейных конфликтов и укрепляет отношения! Разместите лотки с документами поближе к входной двери – и тогда вы будете регулярно их опустошать: вы станете быстрее выбрасывать все ненужное, а рабочие документы станут гораздо быстрее возвращаться в офис.
БУМАЖНИК / СУМОЧКА
? Если вы похожи на меня и ваша работа частенько проходит вне офиса, то у вас наверняка скапливаются билеты и чеки, которые подтверждают ваши расходы. Эти документы тоже надо собирать. Как большинство из нас убедилось на собственном горьком опыте, потерять чеки или забыть, что они означают, очень легко, особенно если между моментом получения и организацией проходит много времени.
ПЛАСТИКОВЫЕ ПАПКИ ФОРМАТА А4
? Когда я нахожусь вне офиса, то в сумке от моего ноутбука всегда лежат две очень важные пластиковые папки. На одной написано «В офис», на другой – «Домой». Если в процессе работы у меня появляются какие-то документы или записи, то я использую эти папки в качестве временных лотков, чтобы затем, добравшись до дома или офиса, переложить их туда, где им и место. Я убедился, что такие папки просто бесценны. Во-первых, без них я просто сваливал бы все бумаги в сумку, где они в лучшем случае измялись бы, а в худшем – вообще потерялись. Во-вторых, работать с ними очень легко. Я без труда раскладываю сложенные в них документы туда, где они должны находиться.
СТАЦИОНАРНЫЙ КОМПЬЮТЕР
? Как выглядит экран вашего компьютера? На нем миллион маленьких иконок старых документов Word или картинка с изображением красивого озера, окруженного горами? Компьютер – это надежная сокровищница, где хранятся два типа файлов и папок: сверхполезные и абсолютно бесполезные. Лень заставляет нас сохранять важные документы на компьютере, вместо того чтобы рискнуть – и перенести их в более подходящее для этого место! Боже сохрани нас от использования функции «Поиск» для файла, если мы не нашли его мгновенно! И в результате наш компьютер превращается в еще один «сборный пункт». Но и ему требуется организация. Попробуйте создать папку «Входящие» и регулярно складывайте в нее все случайные документы. Когда документов накопится достаточно много, потратьте несколько минут на перемещение их в новые места – и, конечно же, на удаление всего, что вам больше не нужно!
Минимальное количество «сборных пунктов»
Разрабатывая систему эффективности и определяя места сбора информации, стоит вспомнить, что ваша работа заключается не только в сборе, но и в удалении! Постарайтесь разработать свою систему таким образом, чтобы вам было максимально удобно пользоваться ею. Например, если вы будете знать, что вам нужно проверить три папки «Входящие», а не одну, как сейчас, то вам просто не захочется этого делать – особенно если папки эти пусты. Поэтому можно по-прежнему направлять все электронные письма в одно место, что избавит вас от психологической неприязни и сэкономит время на разборку почты. Попробуйте направлять сообщения социальных сетей на тот же электронный адрес – для этого нужно всего лишь потратить пару минут на изменение настроек своих страничек. Но делайте это только в тех случаях, если это действительно избавит вас от постоянной проверки своих аккаунтов – вам же не нужен лишний и бессмысленный отвлекающий фактор!
Упражнение: сокращение количества «сборных пунктов»
Прежде чем начать использовать систему эффективности CORD, нам нужно убедиться в том, что мы правильно ее построили. Для этого упражнения надо составить список «сборных пунктов» вашей системы. Это могут быть средства, которые вы уже применяете, новые средства или новые способы использования старых средств. Важно ответить на один вопрос:
Как я могу убедиться, что собрал и упорядочил всю информацию, которая определяет необходимые действия?
На диаграмме модели эффективности CORD вы видите, что мы собираем все документы, письма, электронные письма, заметки с совещаний, идеи из разговоров, заметки – в телефоне и в других местах, выбранных для фиксации идей и сведений.
Однако существует огромная разница между убеждением, что все собрано в нужном месте, и подозрениями, что, несмотря на все усилия, что-то все же ускользнуло, поэтому я предлагаю вам на следующей странице составить собственный список.
Мои «сборные пункты»
1.
………………………………………………………………………………………………………
2.
………………………………………………………………………………………………………
3.
………………………………………………………………………………………………………
4.
………………………………………………………………………………………………………
5.
……………………………………………………………………………………………………….
6.
……………………………………………………………………………………………………….
7.
……………………………………………………………………………………………………….
8.
………………………………………………………………………………………………………
9.
……………………………………………………………………………………………………….
10.
……………………………………………………………………………………………………….
11.
……………………………………………………………………………………………………….
12.
……………………………………………………………………………………………………….
13.
……………………………………………………………………………………………………….
14.
……………………………………………………………………………………………………….
15.
……………………………………………………………………………………………………….
А теперь, когда вы составили свой список «сборных пунктов», подумайте, можно ли как-то изменить свои привычки, с тем чтобы количество таких «сборных пунктов», которые приходится регулярно опустошать, уменьшилось? Можно ли использовать новое средство? Или можно что-то совместить? Помните: вам нужно не только регулярно проверять, но и очищать каждый из этих «сборных пунктов», поэтому лучше, если их будет не более десяти. Составьте окончательный список этих «сборных пунктов» и тех перемен, которые вы уже осуществили или собираетесь осуществить, ответив на заданный вопрос.
Окончательный список «сборных пунктов»
1.
………………………………………………………………………………………………………
2.
……………………………………………………………………………………………………….
3.
……………………………………………………………………………………………………….
4.
……………………………………………………………………………………………………….
5.
……………………………………………………………………………………………………….
6.
……………………………………………………………………………………………………….
7.
……………………………………………………………………………………………………….
8.
……………………………………………………………………………………………………….
9.
……………………………………………………………………………………………………….
10.
……………………………………………………………………………………………………….
Упражнение: глобальный сбор и фиксация информации
Мы хотим создать систему и запустить ее в действие, поэтому давайте начнем с упражнения, которое поможет нам приступить к этому процессу. Это упражнение мы выполняем на некоторых наших семинарах – причем со всеми участниками: от руководителей высшего звена до секретарей, от землевладельцев до молодых специалистов, от веб-дизайнеров до учителей. Обычно это упражнение вызывает две реакции. Одни находят его замечательным и восхитительным. Эти люди с удовольствием избавляются от мыслей о документах. Другим же упражнение дается очень тяжело, потому что они сталкиваются с серьезнейшим сопротивлением. Им кажется, что они теряют контроль над ситуацией, пусть даже временно. Если вы относитесь ко второй категории, то просто доверьтесь мне. Я знаю, что будет дальше. И обещаю, что вы обязательно почувствуете себя лучше! У некоторых людей выполнение этого упражнения занимает больше часа, поэтому отведите на него достаточно времени (в конце желательно потратить пять минут на отдых, поскольку работа предстоит очень интенсивная)! Я рекомендую проделать это упражнение дома или в офисе, либо там, где вы сможете воспроизвести все условия (то есть не пытайтесь заниматься этим в переполненной электричке).
ШАГ ПЕРВЫЙ
Найдите лоток для бумаг – дома или на работе. Если у вас нет специального лотка, возьмите коробку или что-то в этом роде. Главное, чтобы туда помещался лист бумаги формата А4.
ШАГ ВТОРОЙ
Возьмите ручку и стопку бумаги для заметок или блокнот.
ШАГ ТРЕТИЙ
Оторвите небольшую полоску бумаги и напишите на ней то, что занимает ваши мысли, поскольку еще не сделано. Записав, положите полоску в свой лоток. В данный момент это именно то, что вас мучит, занимает все ваши мысли или остается неуловимым ощущением того, что по какому-то проекту нужно что-то сделать.
ШАГ ЧЕТВЕРТЫЙ
Повторяйте третий – снова, и снова, и снова… и снова.
СОБЛЮДАЙТЕ НЕСКОЛЬКО ПРАВИЛ:
? Записывайте на каждом листке бумаги только одну идею или навязчивую заботу.
? Если у вас есть готовый список дел (который, я надеюсь, вы уже сочли совершенно неполным!), то просто положите его в лоток. Не надо переписывать каждый пункт на узкой полоске бумаги.
? Если в папке @Action есть электронные письма, напоминающие о том, что нужно сделать вне почтового ящика, вы можете удалить их, а вместо этого положить в лоток соответствующие листочки бумаги.
? Записав дело или идею и положив полоску бумаги в лоток, не возвращайтесь к ней. Даже не трогайте эти записки.
? Отметьте (осознайте) собственное нежелание писать дальше, если оно есть.
? Пишите дальше.
? Не пытайтесь определять приоритеты, организовывать или иным образом «управлять» записанным. На этом этапе мы с вами тренируемся только в умении собирать и фиксировать информацию.
? Если идея кажется хорошей, записывайте ее.
? И если идея не выглядит стоящей, тоже записывайте ее.
? Даже если идея больше похожа на тревогу или назойливую мысль, а не на исполнимый замысел, все равно запишите ее.
? Победителем выходит тот, у кого в лотке скопится больше всего бумажек. Не сдерживайте себя, постарайтесь не переживать и… пишите.
На каком-то этапе вы почувствуете, что идеи и дела, требующие фиксации, иссякают. Тогда вспомните все роли, которые вы играете в жизни (родитель, партнер, ребенок, работник, управляющий, землевладелец, волонтер и т. п.). Многие из нас выполняют массу разных ролей. Возможно, вам стоит больше сосредоточиться на одних, а другим уделять меньше внимания.
Как понять, что вы закончили?
Если вы чувствуете, что вам больше нечего записать, можно двигаться дальше. Если вы пару минут думали и в голову ничего не пришло, можно заканчивать это упражнение. Все, о чем вы вспомните позже, можно будет позже и зафиксировать.
ШАГ ПЯТЫЙ
Прямо сейчас возьмите свой лоток (или коробку), заполненный клочками бумаги, на каждом из которых записана идея или навязчивая мысль о чем-то несделанном. Правда, в реальной жизни, отложив эту книгу, вам придется фиксировать и получать много всякой информации. Если вы сейчас дома, походите по комнатам. Найдите что-нибудь такое, что ожидает ваших действий, поднимите и положите в свой лоток. Это может быть купон на скидку в супермаркете, книга, которую нужно отнести на работу, разрешение для ребенка, которое нужно отправить в школу… Если вы в офисе, то тут ваши возможности безграничны. У вас наверняка найдется куча пожелтевших от времени записок или чеков, которые затерялись в ящиках стола. Как и раньше, не пытайтесь устанавливать приоритет дел, скрывающихся за этими бумажками или предметами.
ШАГ ШЕСТОЙ
Теперь вам нужно проанализировать все свои «сборные пункты», где может скрываться ценная информация. Нельзя ли добавить в свой лоток информацию из этих мест? Готовы ли ваши «сборные пункты» к немедленному использованию? Сделайте все необходимое, чтобы ими можно было пользоваться. Если нужно перейти в другое место, чего вы не можете сделать прямо сейчас, запишите это на бумажке и положите в лоток!
Вы справились! Все ваши идеи, беспокойные мысли, неопределенные размышления зафиксированы и собраны. Теперь можно приступать к действиям. Хочу еще раз подчеркнуть, что в конце этого упражнения люди обычно чувствуют усталость и стресс. В таком состоянии действовать нельзя. Почувствовав стресс, быстро переходите к разделу «Организация», то есть к следующей главе. А если проделанная работа привела вас в приподнятое состояние духа, что вполне естественно, то настало время решительно, безжалостно и умело разделаться с кучей бумажек, накопившихся в лотке. Так поступил бы настоящий ниндзя!
А вы – ниндзя?
? Маневренность ниндзя проистекает из способности ухватывать и фиксировать идеи в момент их появления, сохраняя сосредоточенность на текущем занятии.
? Ниндзя всегда готов: отмечая и фиксируя все то, что приходит ему в голову, он готовится перейти к фазе организации. Ниндзя знает, как достичь дзен-спокойствия. Истинное спокойствие проистекает из умения быть безжалостным, подготовленным и уверенным.
? Дзен-спокойствие ниндзя – это следствие ясности мышления. Умелый перенос информации во второй мозг позволяет полностью расслабиться.
7. Навыки организации
«В молодости я ценил свободу, в старости ценю порядок. Я сделал великое открытие: свободу рождает порядок».
Уилл ДюрантК этому моменту вы уже собрали и зафиксировали все, что нужно. Настало время высвободить мощь второго мозга – мы переходим к фазе организации. Главная наша задача аналогична той, что стояла перед нами при разборке электронной почты: мы должны полностью очистить свой лоток. Конечно, на сей раз нам придется иметь дело с гораздо более разнообразными вещами, но принцип остается тем же.
Три уровня списков
Фаза организации требует мышления в режиме «начальник», но истинный ниндзя должен не забывать о режиме «работник» (режим действия) и подготовить все к тому, чтобы добиться состояния продуктивного творческого momentum [12], когда дело делается играючи и при этом с полным контролем над ситуацией. Основная задача фазы организации – подготовить «работника». Тогда вы будете ясно представлять себе предстоящие действия и будете уверены, что способны выполнить взятые на себя обязательства. Мы с вами впервые заговорили о необходимых структурах. Далее мы перейдем к обсуждению оптимальных инструментов (бумага, программные приложения, Outlook и т. п.). Стандартного списка дел недостаточно для обретения должной подвижности для решения сложных задач, с которыми мы постоянно сталкиваемся в квалифицированной работе – от мгновенных действий до задач в рамках больших проектов. Списки дел нам не помогут, поскольку содержащиеся в них задания нам предстоит разделить на два или три разных списка. Выполнить их в рамках одного списка, скорее всего, не удастся. Мы разделим наш список на три уровня. Так будет действовать наш второй мозг:
? СПИСОК ПРОЕКТОВ
? ОСНОВНОЙ СПИСОК ДЕЙСТВИЙ
? ПОВСЕДНЕВНЫЙ СПИСОК ДЕЙСТВИЙ
В этой главе мы с вами обсудим все три списка, а также остальные компоненты организации. А затем мы проанализируем свое умение задавать правильно выбранные вопросы в логическом порядке. Это облегчит задачу организации и сделает процесс более интуитивным. Ближе к концу главы мы начнем обсуждать практические вопросы создания второго мозга. И, конечно же, в конце вас ждет упражнение, которое предстоит выполнить только вам!
Список проектов
Давайте начнем с самого высокого из трех уровней. «Список проектов» мы будем использовать для отслеживания всех проектов, над которыми работаем. Проектом я называю набор действий, направленных на достижение определенной цели. Таким образом, проектом можно назвать любую работу, для завершения которой требуется более двух шагов, не важно – больших или малых.
Например, замена телефона, когда истекает телефонный контракт, считается одним делом, хотя на самом деле это не так. Возможно, надо приобрести новый телефон и присоединиться к новой телефонной сети, а для этого приходится выполнить ряд действий: изучить новые модели телефонов в Интернете, позвонить своему провайдеру, сравнить тарифные планы, подумать о том, как мы используем телефон сегодня, поговорить с друзьями, посетить ближайший магазин, купить телефон, активировать его и внести обеспечительный платеж. Такова последовательность действий одного проекта.
Даже когда нужно проделать всего пару действий, но на достижение результата уйдет более недели, я бы назвал это проектом. Одна из проблем, с которой мы сталкиваемся, имея дело с обычными списками дел, – обычный список не дает нам ощущения масштаба. И мы соединяем в одном списке мелкие действия с крупными проектами, а потом удивляемся, почему это нам так тяжело! Выделение крупных проектов в отдельный список – это первый этап установления контроля.
Список проектов – это перечень всех текущих проектов, которыми вы занимаетесь. Пользоваться этим списком ежедневно не требуется. Мы вернемся к нему, когда в следующей главе будем обсуждать фазу обзора и анализа. Список проектов не должен быть детализированным. Его функция – обеспечить вам хотя бы раз в неделю объект для стратегической сосредоточенности.
Список проектов генерирует действия. Каждый проект включает одно или несколько текущих действий. По мере развития проектов будут возникать новые действия, которые мы занесем в основной список действий, готовый к завершению.
Название проекта
Размышляя об организации и названии своих проектов, следует ясно представлять себе успешный результат. Попробуйте ответить на следующие вопросы:
? Какой результат я могу считать успешным?
? Как я смогу определить, что достиг его?
Эти простые вопросы помогут нам не только определить проект, но еще и дать ему название. Попробуйте называть проекты так, чтобы в их названии отражался критерий достижения цели. Вместо того чтобы записать в список «Конференция», запишите «Конференция для 100 делегатов». Вместо «Техосмотр» напишите «Пройти техосмотр к 21 марта».
Организация списка проектов
Внутри списка проекты можно группировать или разбивать на разделы. Это сделает список более читабельным, и в нем станет легче ориентироваться. Группировать и организовывать проекты можно так, как вам захочется.
Самый очевидный способ – разбиение на простые категории. Например:
Работа
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
Дом
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
Можно немного усложнить задачу. Попробуйте разбить рабочие проекты на несколько простых подкатегорий. Вот примеры рабочих проектов:
Работа – Продажи
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
Работа – Коллеги
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
Работа – Финансовый менеджмент / Бюджет
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
Лично у меня есть множество различных категорий, связанных с «подразделениями» внутри нашей компании Think Productive (Клиенты, Поддержка, Семинары и т. п.). Кроме того, я создал категории для личных проектов, для благотворительных и прочего. Это делает мой список проектов более методичным, благодаря чему на стадии обзора и анализа мне легко работать со сходными проектами. Сначала я занимаюсь всеми проектами, связанными с продажами, потом – связанными с коллегами, а потом – с финансами и бюджетом.
Если вы используете какое-то программное обеспечение или приложение, работающее со списками, то порой сталкиваетесь с проблемой алфавитного расположения. Я обхожу эту проблему, используя буквы и цифры. Это позволяет мне располагать проекты в желательном для себя порядке. Например, работая над этой книгой, я использовал приложение Toodledo (более подробно я расскажу о нем позже). В моем списке проектов было много пунктов. Каждый проект начинался с буквы и цифры, чтобы в списке они группировались должным образом. Буква «К» обозначала книгу. В результате пункты списка располагались очень логично:
К1 – написание
К2 – редактирование
К3 – гранки
К4 – графический дизайн
К5 – интернет-сайт
К6 – маркетинг и реклама
К7 – выпуск в свет
Мои личные проекты тоже сгруппированы с помощью буквы – на сей раз буквы «Л».
Л – техобслуживание и техосмотр машины к 21 марта
Л – посещение родственников в Брайтоне в июне
Л – поиски квартиры (определиться с районом к 1 февраля)
Делить списки можно и другими способами. Один из наших эффективных ниндзя Мэтью использует для деления списка проектов аббревиатуру ABCDE:
A = Acquire (Приобретение)
B = Broker (Брокер)
C = Contract (Контракт)
D = Deliver (Исполнение)
E = Extract Payment (Оплата)
Этот метод прекрасно отражает процесс ведения бизнеса. Чем бы вы ни занимались, вашу работу можно расписать по этим категориям. Лично у меня есть немало проектов, попадающих в каждую категорию из ABCDE. «А» у меня подразумевает поиск и приобретение новых клиентов. Для этого необходима реклама, общение, выход в сеть, проведение мероприятий, конференций и т. п. «В» обозначает процесс обсуждения сделки с потенциальным клиентом и подведения его к следующему этапу. «С» – подписание контракта и окончательное завершение сделки. «D» – это исполнение своих обязательств, перечисленных в контракте. И, наконец, «Е» – отсылка счетов и получение заработанных средств в банке. Это прекрасный способ группирования проектов. Возможно, он вам пригодится, а может быть, вы найдете что-то лучшее.
Для начала размышлений о системе организации проектов возьмите свою служебную инструкцию (если таковая есть!) и просмотрите заголовки разделов. Вы наверняка считаете свою роль гораздо более широкой и глубокой, чем написано в служебной инструкции. И все же она – отличная отправная точка. А дальше можете ее адаптировать, редактировать и расширять по своему усмотрению.
Пока не задумывайтесь над мелкими деталями своего списка проектов. Не задумывайтесь над тем, каким должен быть порядок и нумерация. Мы вернемся к этому, когда в конце главы будем выполнять упражнение.
Список проектов вы создаете для того, чтобы каждую неделю посвящать несколько минут обязательным размышлениям о том, что вам нужно сделать. Эти размышления обеспечат вам полную ясность. Большинство из тех, с кем я работал, имели общий командный список дел, в котором были обозначены некоторые их обязанности, но остальные их проекты оставались совершенно неструктурированными. В результате люди относились к своим проектам точно так же, как к обычным действиям. Они объединяли проекты и действия в стандартном списке дел, где числились и пятиминутные действия, и проекты, работа над которыми занимала примерно месяцев пять. Чтение такого списка – дело утомительное. Обилие проектов требует длительных размышлений – иногда гораздо быстрее просто выполнить какие-то действия! Ведь выполняем мы на деле не проекты, а действия! Именно для таких задач и предназначен ваш главный список действий.
Отделите проекты от действий, размышление от действия. Да, к этому нужно привыкать. Но как только это станет для вас привычным, вам будет легко составлять подобные списки. Вы поймете, что они чрезвычайно полезны. Полный список проектов способствует мышлению в режиме «начальник». Кроме того, такие списки помогают отделить процесс размышлений от процесса действий. Приступив к действиям, мы больше не тратим время на обдумывание общей ситуации.
Основной список действий: дело мастера боится
Самый большой, самый важный, самый быстро меняющийся и самый часто используемый список – это основной список действий. Он похож на те списки дел, которые вы составляли интуитивно и о которых читали в старых книгах по тайм-менеджменту. Однако есть и существенные различия.
1. Это практический список действий. В нем содержатся все действия, которые вы выполняете в настоящий момент по каждому проекту. Знаете, почему в нем не расписаны действия на месяцы вперед? Потому что ситуация меняется.
2. Очень просто разбить основной список действий на множество подкатегорий, чтобы вы могли очень быстро получить только самую необходимую информацию и так же быстро принять решение.
3. Основной список действий предназначен для того, чтобы вы с первого взгляда понимали, что должны делать в очередной период проактивного внимания, а что можно выполнить позже, когда ваш мозг будет ни на что не способен, а внимание перейдет в инертное состояние. Список поможет вам управлять своими действиями, где бы вы ни находились: в офисе, дома, на улице и т. п. С его помощью вы можете отследить все действия, в которых есть элемент сотрудничества, – действия, которые предусматривают общение с ближайшими коллегами, или пункты повестки дня предстоящего совещания.
4. Вам нужно решить, какими будут подкатегории вашего списка, и создать из них систему, которая будет максимально эффективна для вас.
Ваш основной список действий может быть сложным или простым – по вашему выбору. Он может отражать ваши должностные дела или дела в разных сферах жизни – как вам удобно.
В 70-е, 80-е и 90-е годы на курсах по тайм-менеджменту слушателям частенько дарили очень элегантные ежедневники, порой даже в кожаных переплетах. Такие ежедневники почитали идеальным средством для планирования рабочего времени, и ваша задача заключалась в том, чтобы втиснуть свою работу в этот идеальный ежедневник. Многим такая система казалась чересчур сложной или вообще неподходящей. Наша система – и особенно Основной список действий – отражает личное взаимодействие между внутренним «начальником» (условно говоря – мозгом) и «работником» (руками). Правильно составленный основной список дел должен быть для вас абсолютно комфортен. Не надо бороться с собой и принуждать себя к чему-либо. Хороший Основной список будет способствовать состоянию деятельной игривости, полноты момента и обеспечит приятное ощущение контроля ситуации, к которому мы стремимся.
5. Это список Мастера действий, и он целиком ориентирован на действия. Составляйте его в таких выражениях, которые стимулируют действие, а не подталкивают к новым размышлениям.
Каждое действие должно описывать именно то, что следует сделать дальше. Это очень просто, но люди склонны увлекаться расплывчатыми представлениями о результатах, а не выполнять то, что от них требуется. Устраните любую неопределенность. Ваш внутренний «работник» должен точно знать, как нужно укладывать вишенки на пирожные: никаких размышлений, никакой неопределенности – только дзен-спокойствие, основанное на готовности и безжалостности.
СЛЕДУЮЩЕЕ ПРАКТИЧЕСКОЕ ДЕЙСТВИЕ
Очень важно правильно подобрать слова для своего списка. Следует абсолютно ясно представлять, что должен включать ваш основной список действий (и еще важнее понимать, чего там не должно быть). Подбор слов играет первостепенную роль. Представьте каждое принимаемое решение в виде беседы между внутренним «начальником» и внутренним «работником». Позвольте «работнику» кричать на «начальника»: «Нужно говорить конкретнее! Что именно вы от меня хотите?! Что именно я должен сделать?!» Пока вы не представите себе всю картину, действия не получится. Подумайте о следующих конкретных действиях, которые вы должны осуществить. Можете одновременно представлять несколько конкретных действий – не стремитесь к точному порядку. Именно эти действия и надо добавить в основной список. Основной список действий должен включать все то, что вы выполните, когда у вас будет время. И когда это время настанет, вы сможете сделать информированный выбор.
ГЛАГОЛ, ОБЪЕКТ, СУБЪЕКТ
Если вы не уверены в том, достаточно ли детально описали свое действие, подумайте о том, есть ли в вашем описании глагол, объект и субъект. Если есть все три элемента, значит, вам удалось устранить неопределенность и повысить эффективность. Потратьте несколько секунд на то, чтобы заставить себя быть предельно ясным. Правильно и четко подбирайте слова.
ПРАВИЛЬНЫЙ И НЕПРАВИЛЬНЫЙ ВЫБОР СЛОВ
ДЕЙСТВИЯ, КОТОРЫЕ НЕЛЬЗЯ ВЫПОЛНИТЬ В БЛИЖАЙШЕЕ ВРЕМЯ, НЕ СЛЕДУЕТ ВКЛЮЧАТЬ В ОСНОВНОЙ ПРАКТИЧЕСКИЙ СПИСОК
В основном списке действий не место делам, которые либо вообще не относятся к разряду конкретных действий (потому что вы еще не сумели правильно их определить), либо не могут быть выполнены в ближайшее подходящее время, поскольку зависят от действий других. Например, если я организую конференцию, то должен обзвонить шесть известных мне залов и спросить, свободны ли они в нужное для меня время. Одновременно мне надо набросать черновик программы или маркетинговый план. Однако пока я не определюсь с площадкой, рассылать приглашения нельзя. В такой ситуации следует воздержаться от включения рассылки приглашений в основной список действий. Помните, что наша задача – устранить необходимость размышлений в процессе действий. Размышления быстро создают неопределенность и снижают эффективность.
Практическая часть действия – это то, что превращает слово из существительного в глагол! Поэтому фраза «Найти Вирджинию, чтобы поговорить о программе» – это существительное, то есть то, что нужно сделать. Позвонить Вирджинии – это нечто совершенно другое. Это конкретное действие! Вы можете представить, как делаете это. Когда у вас есть мысленная картина того, что нужно сделать, вам гораздо проще подобрать верные слова для основного списка действий. Да, описание может показаться вам слишком детализированным – многие участники наших семинаров считают такой подход чересчур педантичным и раздражающим – но эта привычка ведет к ясности. Если вы будете составлять основной список действий в таких выражениях, ваше мышление прояснится, а это неизбежно приведет к повышению энергии и работоспособности.
Организация основного списка действий
«Мыслителю нужна информация – в нужный момент».
Нэнси КлайнНачиная выбирать действия для включения в основной список, подумайте о структуре этого списка, с тем чтобы он стал для вас максимально полезным. Вот три основных структурных элемента. Я расположил их по значимости. Возглавляет список самый важный элемент – МЕСТА.
МЕСТА
Это основа любого списка действий. Где вы должны находиться, чтобы выполнить данное действие? Для многих ответ очевиден: в офисе. Именно там и проходит их работа. Большая часть моего списка тоже относится к категории «Офис», но у меня есть и другие места:
Дом
Работа дома, домашние дела, личные дела, которыми я занимаюсь дома.
Прогулки и дорога
Поскольку мне приходится проводить семинары, я часто оказываюсь в чужих городах и мне нужно убить время до вечерней электрички, на которой я возвращаюсь домой. Таким образом, этот список бывает для меня хорошим подспорьем, ведь я всегда могу найти книжный магазин, магазин канцелярских товаров и то, что мне требуется.
Онлайн-банкинг
Да, такая работа ведется в офисе, но вход в систему настолько сложен, что его можно сравнить со взломом Форт Нокса. Поэтому когда я оказываюсь в системе, то стараюсь сразу выполнить все связанные с банком дела и очистить свой список.
Звонки, размышления / решения
Это вряд ли можно считать «местом», но сюда я включаю действия, которые могут быть выполнены где угодно – вне офиса или по дороге. Я могу принимать решения и делать телефонные звонки в любом месте.
Другой офис
Если вы работаете в нескольких офисах, то и дела можно разделить. Это особенно важно для действий, требующих особого программного обеспечения или документов, которые находятся только в каком-то конкретном месте.
Другая работа
Сегодня многие работают как фрилансеры, работают с частичной занятостью в разных местах, выполняют разные работы и т. п. Никогда не знаешь, что и когда потребует твоего внимания. Начав писать отчет, который нужно сдать в понедельник, вы можете придумать что-то полезное для четвергового совещания на другой работе. В такой ситуации очень важно следить за всеми сферами ответственности, чтобы не снижать эффективность ни в одной из них.
Даже если 95 % ваших действий попало в категорию «Офис», 5 % в других разделах тоже будут вам очень полезны. Имея под рукой список, разделенный по местам осуществления действий, вы сможете принять наилучшие решения в нужный момент.
ВНИМАНИЕ
Вот здесь проявляется настоящий ниндзя! Еще один способ разбиения и категоризации своих списков – по уровню внимания, требуемому для выполнения определенных действий:
Офис – проактивное внимание
Офис – активное внимание
Офис – инертное внимание
Разбив список на три категории, вы сможете по максимуму использовать собственное внимание, ставя самые трудные задачи на проактивный период. Возможно, подобная детализация покажется вам утомительной, но не стоит огорчаться. Я обычно начинаю с заполнения раздела «Офис – активное внимание», а затем переношу некоторые действия в раздел «Офис – инертное внимание», а другие – в «Офис – проактивное внимание». Если вы используете программное обеспечение управления задачами, то можете сделать это дополнительной категорией или тэгом. (Подробнее об этом мы поговорим чуть ниже.)
ЛЮДИ И ОБЩЕНИЕ
Последняя подкатегория, которая может быть уместна при составлении списка действий, – «люди». Это особенно полезно, если у вас есть начальник или помощник, который вечно задает вам множество вопросов, а также если вы хотите превратить неизбежные помехи (например, телефонные звонки) в бесценные моменты эффективности (если кто-то оторвал вас от работы и прервал замечательное состояние «потока», это можно обратить в пользу, если вовремя вспомнить, какие ваши дела связаны с этим человеком!).
Существуют другие приемы организации действий, связанных с людьми. Возможно, они вам подойдут, а может быть, и нет.
«Лайза» и «Лайза-ожидание»
В моей системе существует два списка действий, связанных с моей помощницей Лайзой. Такие же списки у меня есть и для других моих непосредственных подчиненных. Первый список называется просто «Лайза». В него я включаю все задания, о которых еще ей не сказал. Когда я оказываюсь в офисе, то передаю его Лайзе. А что же за второй список? В нем перечислены все действия Лайзы, завершения которых я ожидаю. Я переношу действия во второй список, после того как мы с ней все обсудим и она приступит к работе. Некоторые дела курсируют между двумя списками, а порой перемещаются в список «Офис», если дальше продолжать работу должен я.
«Общение с Ли»
Ли – наш истинный продуктивный ниндзя. Он ведет список «Общение с Грэмом», а у меня есть аналогичный список для него. Когда мы общаемся по телефону, то оба руководствуемся собственными списками. Хотя пункты этого списка трудно считать практическими действиями. Это, скорее, список того, что нужно обсудить с Ли – что проверить, о чем спросить совета, какими идеями поделиться и т. п. Однако выделение этих пунктов из списка «Офис» значительно повышает продуктивность. Когда у нас есть десять минут, чтобы пообщаться по телефону, наше общение приносит гораздо больше результатов, чем сотни электронных писем. Такие списки можно вести отдельно, а в электронном виде использовать тэги или подкатегории.
Если у вас нет подчиненных, если круг вашего постоянного общения включает очень немногих, то списки в категории «Люди и общение» могут вам и не понадобиться. Это совершенно нормально. Даже двух факторов – мест и внимания – вполне достаточно для того, чтобы построить систему продуктивности. Используйте этот прием только в том случае, если он кажется вам ценным и полезным.
ПРАВИЛО ДВУХ МИНУТ И КОРОТКИЕ ДЕЙСТВИЯ
Правило двух минут – одна из основ многих систем повышения продуктивности и рекомендация книг о тайм-менеджменте. Популярным его сделал Дэвид Аллен, хотя раньше оно использовалось Дином Ачесоном. Правило очень просто: любое необходимое действие, которое требует для своего выполнения менее двух минут, нужно выполнять сразу же, а не включать в основной список дел.
Эту полезную привычку нужно сделать частью фазы организации. Она заметно сокращает размеры основного списка действий, повышает решительность и продуктивность. Откладывая короткие действия на потом, вы тратите те же самые две минуты (а то и больше!) на их фиксацию, чтение, припоминание… В результате вы потратите больше времени на размышления и организацию, чем потратили бы на действие!
ИЗМЕНЧИВАЯ ПРИРОДА ОСНОВНОГО СПИСКА ДЕЙСТВИЙ
Если вы в хорошей форме, то ваш основной список действий будет постоянно увеличиваться и сжиматься – это же динамичный список того, что вам нужно сделать в течение определенного времени. То же самое происходит и с составляющими частями этого списка. Вы что-то делаете, пункты списка исчезают, но появляются новые. Поступает новая информация, которая приводит к новым действиям, которые попадают в этот список. Следите за тем, какие части системы работают эффективно, а какие нет. В режиме обзора и анализа уделите этому моменту особое внимание. Возможно, нужно создать новую подкатегорию, а какую-то удалить? Это совершенно нормально. Обновляйте свою систему, чтобы она соответствовала нашему стремительно меняющемуся миру и точно отражала ваши приоритеты, ваши обязательства, саму вашу жизнь.
ПРИМЕР ОСНОВНОГО СПИСКА ДЕЙСТВИЙ – ПРОСТОЙ ВАРИАНТ
Простой основной список действий может включать разделы «офис», «дом» и те места, которые вы посещаете между домом и работой. Для многих вполне достаточно этой одной категории – «Места». Если три вспомогательных списка не заполнены десятками действий, вы сможете с легкостью отследить все свои обязательства.
Заметьте, что я попытался показать вам структуру основного списка действий. Возможно, вы включите в каждую подкатегорию несколько разных действий, а не одно, два или три, которые я использовал для примера. Надеюсь, вас заинтересовала сама структура и использованные категории. Глядя на эту таблицу, подумайте о том, как структурировать ваш собственный основной список действий. Мы вернемся к этому в упражнении в конце главы.
ПРИМЕР ОСНОВНОГО СПИСКА ДЕЙСТВИЙ – СРЕДНИЙ ВАРИАНТ
Средний основной список действий может выглядеть примерно так. Мы снова делим его по «местам» (офис, дом, другие места). Но если вам нужно завершить в офисе более десятка дел, то, возможно, их стоит сгруппировать по требуемому уровню внимания (проактивное, активное, инертное). Мы добавили также два вложенных списка, куда включили дела, которые можно выполнить где угодно: «Размышления/решения» и «Звонки». Это обеспечило нам гибкость и позволило более конкретно указать, как и где лучше всего выполнить определенные действия.
ПРИМЕР ОСНОВНОГО СПИСКА ДЕЙСТВИЙ – СЛОЖНЫЙ
Перед вами пример более сложного основного списка действий. Он включает работу в разных местах, совместную работу с персоналом и помощниками и в целом значительный объем работы. Использовать именно эти категории вовсе не обязательно. И пока не думайте о том, в каком виде лучше всего хранить свои списки («На бумаге?! В приложении к iPhone?! Я всю голову сломал!»). Не паникуйте, мы с вами об этом еще поговорим. А для начала просто начните любоваться тем, как работает второй мозг. Не забывайте: наша основная цель – ясность и дзен-спокойствие. Зная, что второй мозг все держит в памяти, вы можете не загружать этим собственный мозг!
ЕЖЕДНЕВНЫЙ СПИСОК ДЕЛ: ОБОЮДООСТРЫЙ МЕЧ НАСТОЯЩЕГО НИНДЗЯ
Когда вы сведете в список все свои проекты и действия, то будет полезно в начале каждого дня составлять план. Ежедневный список дел – важная часть этого плана. Чашка кофе, удобное офисное кресло и список «Что нужно сделать сегодня» – это ритуал, знакомый многим офисным работникам. Однако хотя многие уже это делают, большинство таких списков неработоспособно: люди пытаются спланировать день по памяти или по клочкам бумаги, оставленным на столе перед уходом. У них просто нет второго мозга, то есть продуманного основного списка действий. В результате они пытаются припомнить два-три самых срочных дела, а остальную часть списка заполняют тем, что просто пришло им в голову.
Это большая ошибка. Работая без поддержки основного списка дел, мы чаще всего сосредоточиваемся на срочных и кричащих делах, а не на важных и тонких.
Ниндзя относится к ежедневному списку дел иначе. В начале дня он просматривает основной список действий, и это помогает принимать более ясные и разумные решения относительно того, как распределить ограниченное рабочее время и еще более ограниченный ресурс внимания.
Ежедневный список дел обеспечивает сосредоточенный отбор. Представьте, что основной список действий – это гардероб, где висит вся ваша одежда, тогда ежедневный список – это та одежда, которую вы наденете сегодня.
Обычно я составляю ежедневный список дел на бумажках Post-It. Да, конечно, в течение дня я периодически возвращаюсь к основному списку действий, но простые бумажки помогают мне сосредоточиться на малом числе дел и держат меня в тонусе. Если вы не любите эти небольшие бумажки для записей, можете просто выделять определенные пункты основного списка действий маркером или иным способом. Если основной список действий представлен в электронном виде (например, приложение для iPhone или Outlook), то для создания ежедневного списка дел достаточно просто пометить нужные пункты «высоким приоритетом» или пометкой «сделать сегодня», и тогда на экране будут появляться только они. Поступайте так в начале каждого рабочего дня. Это повысит вашу сосредоточенность и поможет устоять перед массой отвлекающих факторов, которые то и дело встречаются на пути!
Однако ежедневный список дел – оружие обоюдоострое. Он требует концентрации, но в то же время возникает опасность того, что психологи называют «заблуждениями планирования». В начале дня, когда вы бодры и полны сил, очень легко переоценить свои возможности и включить в ежедневный список дел слишком много пунктов, не понимая, сколько времени потребуется на выполнение каждого, не учитывая изменение уровня внимания, а также забыв о поступлении новой информации, которая может потребовать вашего внимания в течение рабочего дня. Очень легко составить утром великолепный план и со всей энергией приступить к его исполнению, а потом в 11 утра забыть обо всем из-за звонка Джози из бухгалтерии, которой потребовался новый отчет в необычной форме, или из-за неожиданного поручения непосредственного начальника. В такой ситуации вряд ли удастся к 17 часам завершить все намеченное, поскольку в вашем плане не оказалось никакой возможности для маневра.
ПЕРЕСМОТР ЕЖЕДНЕВНОГО СПИСКА ДЕЛ
Если неожиданность произошла часов в одиннадцать, то весь дальнейший день может быть разрушен. Любой взгляд на ежедневный список дел не повысит вашу концентрацию, а лишь напомнит о том, что вы потерпели неудачу: другие дела вытеснят все то, на что вы хотели направить свое драгоценное внимание, поэтому к обеду или другому моменту рабочего дня список стоит пересмотреть. Эффективность определяется вовсе не строгим следованием заранее разработанному плану. Список дел не должен превращаться в источник стресса! Поменяйте правила – и одержите победу.
Дайте мне торжественное обещание! Никогда, никогда не забывайте о том, что вы – не супергерой. Вы – ниндзя. Вы – человек. Вы должны понимать, что мир меняется, но вы подготовлены к этим переменам, вы умеете принимать разумные решения, вы владеете новой информацией и осознаете ее потенциальное влияние, вы работаете самым эффективным образом и при любой возможности подвижны и легки как истинный ниндзя… И знаете что? Именно так и следует жить!
Список «ожидание»: секретное оружие ниндзя
Да, да, я знаю, я говорил о трех списках. Но есть и четвертый – очень небольшой. Вы уже научились доверять своему второму мозгу, который эффективно управляет вашими действиями. Проблема… ну, скажем, во всех других. Вы изо всех сил стараетесь сделать все намеченное, но точно знаете, что половина ваших коллег сидят в Facebook, сплетничают на кухне и ведут себя отнюдь не так, как следует уважающему себя ниндзя.
Список «Ожидание» – это хитроумная уловка, средство, которое помогает ниндзя бороться с осложнениями, создаваемыми другими людьми и их неэффективностью. Идея очень проста: составьте список тех своих дел, которые зависят от действий других людей. Это позволит вам отследить все на этапе обзора и анализа и добиться исполнения обязательств. Для того же предназначена папка @Waiting в вашей электронной почте. Я использую список «Ожидание» для того, чтобы следить за бесчисленным множеством событий. В моем списке отражены:
? Запросы о продажах («Джон сказал, что вернется ко второй неделе января»).
? Необычные платежи («Мы ждем от клиента Х заявления о возмещении расходов»).
? Личные дела («Я жду билетов на Уимблдон – их рассылают в начале мая»).
Список «Ожидание» можно хранить вместе с основным списком дел и списком проектов. Этот список не требует частого обращения, но позже мы с вами обсудим пару процедур, которые послужат напоминанием для эффективной проверки списка «Ожидание».
Прочее, что требует организации
Списки трех уровней, список проектов, основной список действий и ежедневный список дел – это практически все, что вам нужно. Однако для окончательной организации всего, что скопилось в вашем лотке для бумаг, вам нужно учесть и несколько других компонентов. Что же это за компоненты?
? Лоток ожидания.
? Цифровые и бумажные справочные системы.
? Парк хороших идей.
? Календарь.
? Контрольные списки (об их разработке мы поговорим в следующей главе).
? Большая корзина для мусора.
Давайте же рассмотрим каждый из этих компонентов.
ЛОТОК ОЖИДАНИЯ
Многим людям недостает места, где можно было бы разместить все то, с чем они в данный момент не работают (билеты на конференцию, которая пройдет на следующей неделе; распечатка письма, на которое вы ожидаете ответа; документы, которые должны забрать ваши коллеги). На деле лоток ожидания может располагаться там же, где и лоток с актуальными документами, о котором мы говорили в главе 6, посвященной сбору и фиксации информации. Лично я располагаю такие лотки следующим образом:
? Входящие (верхний).
? Ожидание (средний).
? Исходящие (нижний) – здесь скапливаются все рабочие документы, которые впоследствии попадут в библиотеку и справочные разделы.
СПРАВОЧНЫЕ СИСТЕМЫ: ЦИФРОВЫЕ И БУМАЖНЫЕ
Подобно многим людям, я в последнее время все реже пользуюсь бумажными справочными системами. Мне хотелось бы вообще устранить бумагу из своей жизни, но пока что есть моменты, где возможна только бумага. Поэтому сначала мы с вами поговорим о цифровых системах, значимость которых постоянно возрастает, а потом вернемся к бумаге.
Цифровая справочная система состоит из трех компонентов:
1. Сервер (рабочие файлы – документы Word и Excel, которыми пользуются разные члены команды или сотрудники): сегодня в небольших организациях потребность в серверах пропадает, поскольку все большую популярность приобретают такие сервисы, как Dropbox и Google Docs.
2. Личные справочные материалы (место, где хранятся личные пароли, клиентские номера, текстовые выдержки, рецепты, возможно, фотографии схем и других документов, полезных для определенных проектов). Я довольно долго пользуюсь функцией Notes программы Outlook, а также One Note и Evernote. В Evernote меня больше всего привлекает то, что я могу получить доступ к своим файлам где угодно, через интернет-сайт с помощью своего ноутбука, iPad или мобильного телефона. Фантастический способ мгновенного доступа к массе полезной информации!
3. Закладки на интернет-сайты: для отслеживания сайтов, на которых люди побывали и хотели бы побывать в будущем, многие используют сервисы, подобные Delicious. Если вы сохраняете не очень много закладок, эту функцию можно включить в Evernote или тот браузер, которым вы пользуетесь. А можно завести для этого и отдельный аккаунт, если вы пользуетесь такой функцией регулярно.
Грядущая гибель бумажных справочных материалов
Сегодня хранение бумажных документов для справки пока требуется, но ситуация меняется на глазах. И все же определенные документы (подтверждения уплаты налогов или регистрационные документы на машину и т. п.) незаменимы. «Безбумажный офис» не кажется мне целью, к которой следует стремиться, но вместо того, чтобы искать способы избавиться от бумаги, постарайтесь просто сократить количество бумажных документов. Вот что можно сделать, если вы уже заполнили документами ящики и полки офисного шкафа.
? Выбросьте или сдайте в макулатуру те бумажные документы, информацию по которым легко найти в Интернете. Сегодня многие формы, отчеты, газеты и журналы хранятся в интернете, где с ними можно познакомиться онлайн или скачать.
? Сохраняйте только те документы, которые действительно нужны в оригинале, а не в отсканированной копии.
? Устраивайте генеральную чистку своих папок, оставляя только то, что вам действительно нужно (это лучше всего делать хотя бы раз в год).
Сегодня существует множество быстродействующих сканеров, которые делают работу с бумажными справочными материалами и загрузку их на сервер или в личную справочную программу типа Evernote делом быстрым и простым! Если вы имеете дело с большим количеством бумажных документов, папок и архивов, то подумайте о приобретении такого устройства. Оно сэкономит ваше время и деньги, а также заметно сократит бумажный документооборот в офисе. Суперсканер на рабочем столе поможет вам стать по-настоящему безжалостным – гораздо больше бумаг отправится в мусорную корзину. Вы не уверены, что вам это нужно? Просто отсканируйте документ – и безжалостно выбрасывайте его!
Как работать с оставшимися бумажными справочными материалами?
Проще всего отсортировать оставшиеся документы по алфавиту. Это самый удобный и простой метод работы и поиска. В моем офисе существует два исключения из этого правила. Свои финансовые документы я храню всего в нескольких папках: так их легче просматривать и обновлять. Кроме того, это облегчает работу над налоговой декларацией. Все финансовые документы живут у меня в отдельной папке, а не в алфавитных картотеках. Другое исключение – сертификаты и контракты. Их я тоже храню в отдельном месте. А все остальное отсортировано по алфавиту. Несколько лет назад у меня был огромный шкаф, который состоял из четырех секций. Сегодня количество секций сократилось до двух, а в ближайшие годы должно сократиться еще.
ПАРК ХОРОШИХ ИДЕЙ
Иногда в голову приходят идеи, которые кажутся весьма полезными, но по каким-то причинам они не вписываются в существующую систему приоритетов, то же относится и к полученным советам. Однако эти идеи и рекомендации могут пригодиться для будущих проектов. Возможно, это будет и не так, и когда-нибудь их придется удалить, но пока что терять их не хочется. И тут вам на помощь приходит мой «Парк хороших идей». В моем Парке обычно находится около сотни идей: здесь и новое программное обеспечение, которое стоило бы испытать, и места, которые хорошо было бы посетить, и идеи по маркетингу и развитию бизнеса, и предложения для блогов и статей, и пара идей для благотворительных фондов и так далее и тому подобное. В подобной папке обычно царит полный хаос, и все же именно здесь мне удается находить полезные идеи в нужное время. На основе Парка хороших идей я составил специальный список «Посмотреть/Прочитать/Послушать». Сюда я заношу рекомендованные друзьями и коллегами фильмы, книги и музыку. Когда я выхожу в Amazon или iTunes, то действую по этому списку, что существенно экономит мое время. Я плохо запоминаю подобные вещи. Многие любимые фильмы, книги и музыку я открыл для себя только благодаря этому простому списку.
КАЛЕНДАРЬ
Недавно я вел семинар для молодежи 16–18 лет из самых бедных районов Лондона. Семинар проходил в рамках летней программы, призванной повысить уровень образования молодежи. Перевести сложные профессиональные вопросы на язык, понятный юношам и девушкам, многие из которых бросили школу задолго до окончания и, уж конечно, никогда не бывали в офисах, было нелегко. После семинара меня и многих других волонтеров из разных сфер бизнеса пригласили на церемонию вручения премий. Один из юношей подошел ко мне и сказал: «Ты, парень, читал лекцию об эффективности, верно? Клево! Знаешь, что я сделал после твоего семинара? Пошел и купил себе ежедневник!» Навсегда запомню этот момент! Ежедневник или календарь мы привыкли воспринимать, как должное. А этому парню никто не говорил, что ему нужно нечто подобное. И это я дал ему такой простой, но невероятно полезный совет.
Я не собираюсь требовать от вас, чтобы вы постоянно работали с бумажным ежедневником или электронным календарем. Все зависит от ваших личных предпочтений. Однако пара советов, по-моему, пригодятся любому, кто обладает здравым смыслом. А потом вы можете использовать их в соответствии с собственными предпочтениями.
? Не позволяйте другим людям заполнять весь ваш день с помощью Outlook. Старайтесь сохранять контроль и самостоятельность при составлении распорядка дня.
? Не заполняйте календарь делами. Вносите дела в календарь только на сегодня, а на будущее только в случае крайней необходимости. Но даже в этом случае в календаре могут значиться лишь сроки и даты совещаний. Календарь должен быть гибким и подвижным, потому что в жизни возможны любые сюрпризы, и вам нужно отчетливое видение.
? Если вы пользуетесь бумажным ежедневником, он по возможности должен быть синхронизирован с тем, что происходит в вашем электронном календаре.
? Поскольку прочность системы определяется прочностью самого слабого звена, подумайте, что произойдет, если вы потеряете свой бумажный ежедневник. Регулярно задавайте себе этот вопрос. Пользуйтесь камерой телефона или копировальным устройством. Лучше потратить пять минут на копирование, чем потом рвать на себе волосы.
КОНТРОЛЬНЫЕ СПИСКИ
Контрольные списки очень часто недооценивают. Я расскажу, как ими пользоваться, в главе, посвященной обзору и анализу.
А пока что скажем, что контрольные списки позволяют освободить голову, не задумываться об одном и том же в сходных ситуациях. Вы можете использовать имеющийся опыт, а не судорожно вспомнить все заново. Стандартные контрольные избавляют от нужды возвращаться в режим «начальник» перед началом действия. С их помощью вы можете оставаться в автоматическом режиме «работник» и спокойно действовать. Таким образом, удается не загружать лишний раз периоды проактивного внимания и сокращать вероятность ошибок. Однажды составленный контрольный список гарантирует, что вы не забудете о чем-то важном. Вот несколько примеров ситуаций, где готовые списки особенно полезны.
? Регулярные совещания группы или команды – списки обычно обсуждаемых вопросов повестки избавляют от необходимости заново продумывать повестку.
? Регулярные события – например, посещение одних и тех же мероприятий или еженедельная закупка продуктов.
? Сборы в поездку или в отпуск – контрольный список необходимых вещей и документов гарантирует, что в процессе сборов вы ничего не забудете.
? Регулярные покупки – лично у меня есть готовый список заказа продуктов через Интернет и еще один для еженедельного заказа канцтоваров для офиса.
? Лист рассылки – кого нужно пригласить на мероприятия или кому отправить рождественские открытки.
Контрольные списки вселяют уверенность и избавляют от трений. Прелесть их в том, что вы можете их обновлять, опираясь на обратную связь и новую информацию. Они хранятся в цифровой вспомогательной библиотеке. Это секретное оружие продуктивности. Если вы ведете собственный бизнес или работаете в команде, то контрольные списки могут послужить основой разработки процессов и систем. Это первый шаг на пути делегирования обязанностей и автоматизации процессов.
БОЛЬШАЯ КОРЗИНА ДЛЯ МУСОРА
Ниндзя понимает, что одно из самых важных средств повышения продуктивности – это обычная мусорная корзина. Когда вам некуда выкинуть ненужные документы, быть безжалостным очень трудно. Советую не жалеть времени на установки корзины и папки удаленных документов на своем компьютере. Уверенность в том, что удаленные файлы какое-то короткое время все еще будут доступны, позволит вам смелее удалять ненужные документы и стирать страховые копии. Если вы храните файлы в облачном сервисе, например, в Dropbox, то и там удаленные документы хранятся примерно неделю. Вы можете удалить файл, но у вас все еще остается время на его восстановление.
Принятие решений в стиле ниндзя
Цель этапа организации – ясность в отношении всей зафиксированной и полученной информации и избавление от ощущения информационной перегрузки. Вы принимаете решения, и когда новая информация поступает в почтовый ящик, в мозг или куда-либо еще, вам становится совершенно ясно, каким образом она вписывается в ваши проекты и действия. Дзен-спокойствие позволяет вам направить проактивное внимание на действия, избавляет от прокрастинации, неуверенности и постоянных напоминаний о решениях, принятых подсознательно, но так и не подтвержденных сознанием. Однако такой уровень спокойной продуктивности не появляется спонтанно. Для принятия решений необходима готовность настоящего ниндзя. Только систематическая, упорная и безжалостная подготовка поможет вам сохранить умиротворенность и выделить время и место для размышлений.
ПОМНИТЕ: МЫШЛЕНИЕ – ЭТО САМАЯ СЛОЖНАЯ В МИРЕ РАБОТА…
Диаграмма cord: шаг за шагом
А теперь давайте с помощью диаграммы CORD, которую я показал вам выше, перейдем к этапу обзора и анализа. Эта диаграмма служит постоянным напоминанием о том, как следует использовать четыре полезные привычки. Организация действий и других напоминаний, расположенных в центре диаграммы, жизненно важна для достижения успеха. С помощью этой диаграммы любая новая информация, поступающая в систему, может быть перенесена из головы во второй мозг, а затем именно туда, где ей и место. Какая угодно информация! На практике эту диаграмму мы с вами проверим в следующем разделе, а пока что давайте пройдем по процессу принятия решений.
В верхней части схемы отражен этап сбора и фиксации информации, о котором мы с вами уже говорили. Сейчас мы находимся на этапе организации. О каждой новой информации, поступающей в нашу систему, мы должны задать себе ряд вопросов. В начале вам удобнее будет держать эту диаграмму где-нибудь на рабочем столе и обращаться к ней в процессе организации. Если вы предпочитаете формат PDF, то диаграмму можно загрузить с сайта http://www.thinkproductive.co.uk/productivity-ninja-resources/.
Постоянная практика сделает этот процесс привычным, и, в конце концов, диаграмма вам больше не потребуется. Вы можете приучить себя к решительности, даже если считаете, что природа не наделила вас этим качеством, – и я тому убедительное доказательство!
Стоит ли действовать? Нет
Если ответ на этот вопрос «нет», то у вас возникает три варианта, куда отправить эту информацию:
1. Справочная библиотека
2. Мусорная корзина
3. Парк хороших идей
Справочная библиотека
Большинству бумаг и документов, скапливающихся на вашем столе, прямая дорога в справочную библиотеку. Если по данному документу действия не требуются, но он кажется достаточно значимым, чтобы его выбрасывать, отправляйте его в справочную систему. Если таких материалов много и справиться с ними сразу же невозможно, положите их в лоток «Исходящие». Времени на то, чтобы разобраться с 20 документами, потребуется почти столько же, сколько и на 2–3, поэтому лучше собрать их в течение дня, а затем отправить в справочную систему в период инертного внимания.
Мусорная корзина
Не бойтесь выбрасывать бумаги и документы или, по возможности, отправлять их в макулатуру. Все, что вы храните только для того, чтобы это напоминало вам о действиях, можно выбросить, а действие включить в основной список. Например, если вы храните рекламный буклет в качестве напоминания о контактах с новым поставщиком, подумайте, что вам необходимы лишь номер телефона и адрес интернет-сайта, а все, что можно найти в Интернете, следует смело отправлять в макулатуру. Зачем хранить что-то на будущее, если все это в гораздо более удобном виде хранится в интернет-браузере? Вы поразитесь тому, как много можно выбросить.
Парк хороших идей
Будьте очень избирательны в отношении своих обязательств. Смело говорите «нет» даже полезным и продуктивным действиям, которые можно было бы выполнить. Это очень важная часть процесса повышения эффективности в отношении более актуальных дел, которые уже значатся в вашем сегодняшнем списке. Будьте безжалостны, а Парк хороших идей поможет вам вернуться к ним в будущем. Они будут храниться в надежном месте, и вы их не потеряете. Парк хороших идей может представлять собой обычный список, куда вы вольны включать столько пунктов, сколько вам захочется. В конце концов, вы же не обязаны реализовывать каждый из них.
НАДО ЛИ ДЕЙСТВОВАТЬ? ДА
Отлично, нам нужно что-то сделать. Возникает следующий вопрос: должен ли я действовать сам или предоставить эту возможность другим? Помните: чем больше дел вы делегируете другим, тем больше успеете сделать сами! Главное – найти разумное равновесие.
ДОЛЖЕН ЛИ Я ДЕЙСТВОВАТЬ САМ? НЕТ
СПИСОК «ОЖИДАНИЕ»
Если действия можно поручить кому-то другому, то может потребоваться следить за их исполнением через список «Ожидание». Проверяйте этот список хотя бы раз в неделю, чтобы помнить о том, с кем из коллег следует связаться, узнать о ходе действий или их завершении. Если вы поручили какое-то действие кому-то из коллег и вам нет дела до результата, или если вы на 100 % доверяете своему коллеге, то нет нужды следить за исполнением.
ДОЛЖЕН ЛИ Я ДЕЛАТЬ ЭТО САМ? ДА
Похоже, дальше действовать должны вы сами? Верно. Настало время потрудиться. И тут истинный ниндзя может проявить себя в полную силу. Вот три этапа, через которые нужно пройти, желательно в той же последовательности. Это позволит вам успешно выполнить требуемое действие.
1. КАКИМ ДОЛЖНО БЫТЬ СЛЕДУЮЩЕЕ ПРАКТИЧЕСКОЕ ДЕЙСТВИЕ?
Добавьте действие в основной список, отталкиваясь от категорий, о которых мы уже говорили (Места, Внимание, Люди). Если выполнение действия занимает менее двух минут, просто сделайте это, не тратя времени на включение его в основной список!
2. СВЯЗАНО ЛИ ДЕЙСТВИЕ С КРУПНЫМ ПРОЕКТОМ?
После включения действия в основной список возникает второй вопрос. Нужно проверить, не связано ли это действие с проектом, которого еще нет в списке проектов. Создание проекта позволит вам следить за всеми последующими действиями, которые будут возникать в ходе осуществления проекта. К этому списку мы будем регулярно возвращаться на этапе обзора и анализа. Не забудьте дать проекту название и определить критерии его завершения.
3. УСТАНОВЛЕН ЛИ ДЕДЛАЙН, КОТОРЫЙ НУЖНО ЗАФИКСИРОВАТЬ В МОЕМ КАЛЕНДАРЕ?
Это – последний вопрос. Если вы работаете с Outlook или другой программой, то воспользуйтесь функцией «All Day Appointments’ (Встречи на целый день). Тогда подобные сроки будут размещаться в верхней части графика на конкретный день. Кроме того, я использую красный цвет, дабы отделить их от других действий. Чтобы получить извещение о приближающемся сроке, а также в тех случаях, когда срок обозначен не датой, а фразой «на этой неделе», я обычно отмечаю воскресенье наступающей недели. Поскольку по воскресеньям я никогда не пользуюсь календарем Outlook, то этот день идеально подходит для записи всего того, что следует обдумать и спланировать в следующем недельном списке. Хочу сразу предупредить: самостоятельно устанавливать сроки для самих себя бесполезно – в глубине души мы знаем, что за нарушение таких сроков нам ничего не будет.
Где же все это находится? Где я должен работать со своими списками?
В этой главе мы с вами говорили о вашем втором мозге и ряде списков:
? Ежедневный список дел
? Основной список действий
? Список проектов
? Список «Ожидание»
? Парк хороших идей
Где же должен находиться ваш второй мозг? Где следует вести эти списки? Может быть, на дверце холодильника? В ящике стола? Или в папке? В блокноте? В компьютерной программе? Возможности кажутся бесконечными, но ответ очень прост. Храните их где хотите! Главное, чтобы вам было удобно. Нередко участники семинаров видят, как другие пользуются приложениями для смартфонов, iPad и другими устройствами, и тогда они начинают терзаться чувством вины оттого, что ведут свои списки в обычных блокнотах. Им хочется найти более современный способ. Хотя мне нравится вести списки в электронном виде, очень многое я фиксирую на бумаге. Сейчас мы с вами пробежимся по небольшому списку, и вы сможете выбрать то место, которое наилучшим образом подходит для ваших списков.
БЛОКНОТ ИЛИ ЕЖЕДНЕВНИК
Если вы уже ведете свои списки в большом черном ежедневнике или обычном блокноте, то, возможно, это самый удобный для вас вариант. Однако, когда вы перейдете от составления стандартного списка дел к новой системе, вам потребуется место для основного списка действий, списка проектов, списка «Ожидание» и Парка хороших идей. Действовать можно по-разному, но я рекомендую то, что проверил на собственном опыте в плане продуктивности.
? Фиксируйте проекты на внутренней стороне задней обложки ежедневника или блокнота
Ваши проекты остаются более-менее постоянными и не меняются от недели к неделе. Если вы используете блокнот или ежедневник, то большая часть проектов сохранится в течение всего срока жизни этой тетради. Внутренние общие страницы ежедневника можно использовать для основного списка действий и списка «Ожидание». А Парк хороших идей, чтобы вам было проще, разместите в другом месте, например, в справочном файле или на отдельном листе бумаги, который будет храниться в ящике рабочего стола. Если вы пользуетесь ежедневником, то сможете переносить пункты основного списка действий на конкретные даты.
? Первые страницы блокнота используйте обычным образом.
Первые страницы блокнота используйте для сбора и фиксации информации. Не записывайте действия прямо в основной список. Возьмите за правило принимать решения, как настоящий ниндзя, то есть говорить не только «да», но и «нет». И тогда вы сможете фиксировать любые креативные идеи, пусть даже весьма странные, а порой и дурацкие. Зато они никогда не попадут случайным образом в основной список действий.
? Когда основной список действий, расположенный в конце блокнота, окажется исчерканным, просто вырвите страницу.
Вырывать страницы из конца блокнота можно раз в неделю. Делайте это регулярно. Но главное – сделать это до того, как список станет нечитаемым. Когда большая часть действий выполнена и вычеркнута, список приобретает нечитаемый вид. Это влияет на вашу уверенность и ясность представления, что может стать причиной стресса. Когда у вас нет места, вы начинаете подсознательно сопротивляться включению новых пунктов в основной список действий. Поэтому стоит начать с чистого листа.
ДОКУМЕНТЫ WORD ИЛИ ТЕКСТОВЫЕ ФАЙЛЫ
Microsoft Word распространен почти так же, как бумага с ручкой. Многие люди с удовольствием используют этот текстовый редактор для составления списков, перемещения блоков текста по странице и т. п. Этот редактор позволяет вставлять таблицы, менять шрифты, размер букв и выполнять другие операции. Ваш основной список действий, составленный в Word, будет функциональным, цветным и удобным для пользования. Если хотите сохранить в одном документе все списки, расположите их в следующем порядке:
1. Ежедневный список дел
2. Основной список действий
3. Список «Ожидание»
4. Список проектов
5. Парк хороших идей
Поскольку вам необходим удобный доступ к ежедневному списку дел и основному списку действий, а остальные списки используются значительно реже, такой порядок повысит вашу продуктивность. Внимательно следите за разбиением на страницы. Сделайте линию разбиения видимой, чтобы избежать путаницы. Кроме того, советую использовать 2–3 колонки на странице, и тогда ваш основной список действий не превратится в нечитаемый документ на десять страниц!
MICROSOFT OUTLOOK, LOTUS NOTES И СХОДНЫЕ ПРОГРАММЫ
На протяжении многих лет Outlook остается для меня основным средством работы с электронной почтой, календарем и списком контактов. Я постоянно использовал эту программу для управления заданиями, и когда решил от нее отказаться, то это решение далось мне нелегко: возможности этой программы явно недооценивают! По-видимому, функцией Outlook Task пользуются редко только потому, что ее силу и гибкость трудно понять с первого взгляда. Когда я работаю с кем-либо и прошу показать мне раздел «Задания» в их Outlook, то вижу в нем первые семь заданий, полученные этим человеком при выходе на работу. Люди начинают пользоваться программой с самыми лучшими намерениями – они хотят следить за всеми своими действиями, но установки по умолчанию составляют из этих действий один длинный и нечитаемый список. Люди быстро теряют к нему интерес, потому что все важное в таком аморфном списке просто теряется. Они забывают о функции «Категории», а она позволяет делить списки на части:
? Офис – проактивное внимание
? Дом
? Лайза – ожидание
Категории можно использовать и иным образом, создавая вложенные списки разного вида. Например, для обозначения «Мест» можно использовать символ #, а для списков «Люди» – символ @. Это поможет вам сгруппировать сходные списки, что облегчит процесс управления ими. И это отличный способ создания вложенных списков – только следите за тем, чтобы доступ к самым важным из них был удобным.
Смело экспериментируйте. Не бойтесь проявить оригинальность. Списки должны удовлетворять вашим требованиям – они же, в конце концов, ваш второй мозг.
EXCEL
Если вы хорошо знакомы с этой программой, то понимаете, что это отличный способ хранения списков. Я видел очень удачные варианты списков в Excel, где для разных списков и мест были составлены разные таблицы. Не менее удачными были и списки, где вся информация располагалась на одной странице, а далее использовались фильтры, которые позволяли выбирать список проектов, основной список действий или ежедневный список дел.
КАРТОТЕКА: «КАРМАННЫЙ КОМПЬЮТЕР ХИПСТЕРА»
Американский специалист по эффективности Мерлин Манн придумал термин «карманный компьютер Хипстера», которым он назвал набор простых карточек, которыми ораторы пользуются во время публичных выступлений. Списки, составленные подобным образом, компактны, легкодоступны и удобны в обращении. Используйте для каждого списка свои карточки. К сожалению, сортировать информацию на карточках, как и при работе с блокнотами и бумажными документами, сложнее, чем в Outlook, но зато все необходимое всегда у вас под рукой. А когда какая-нибудь карточка окончательно истреплется, вы всегда можете ее просто заменить.
ИНТЕРНЕТ-ПРИЛОЖЕНИЯ
Пожалуй, самое удобное и функциональное место для хранения списков – это специальная программа из Интернета. У подобного программного обеспечения есть ряд преимуществ. Во-первых, эти программы специально разработаны для управления списками. В хороших программах предусмотрено множество функций, которые облегчают работу с вложенными списками «Место», «Внимание» и «Люди». Кроме категорий основного списка действий, вы можете группировать те же действия по проектам, что позволяет хранить в одном и том же месте список проектов и основной список действий – достаточно лишь сменить фильтры, и вы увидите именно то, что вам нужно в данный момент.
Например, когда я нахожусь рядом с Джимом, то могу вытащить лишь те действия, которые с ним связаны и помечены соответствующим тэгом. Когда я дома и пребываю в хорошем настроении, то вытаскиваю задания из списка «Дом», а также те, что помечены тэгом «проактивное внимание». Если я занимаюсь обзором и анализом и хочу просмотреть все свои проекты, это не составляет никакого труда.
Программные приложения и их аналоги для смартфонов и планшетов обеспечивают легкий текстовый поиск и расстановку тэгов. Таким образом, вы можете очень быстро и легко получить необходимую информацию. Возможности приведения данных к наиболее удобному формату практически бесконечны. У интернет-приложений масса достоинств, но есть и серьезный недостаток: люди отвлекаются на поиск чуть более простых способов управления списками, забывают о функциональности, а это снижает продуктивность серьезной работы. Помните о тонкой грани!
ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ СМАРТФОНОВ И ПЛАНШЕТОВ
Сегодня многие люди используют интернет-приложения, причем не только на компьютерах, но и на смартфонах и планшетах. Выбирая самое подходящее приложение, интересуйтесь и тем, существуют ли возможности установить аналогичное на мобильное устройство. Выбирайте наиболее функциональное и полезное для компьютера и мобильных устройств. Я расскажу, на что нужно обращать внимание, принимая решение о покупке. Главный мой совет – изучите побольше видеоматериалов в YouTube, отзывов потребителей, скриншотов и презентаций. Эти материалы дадут вам полное представление о стиле, полезности и функциональность каждого приложения.
НА ЧТО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ ПРИ ВЫБОРЕ ПРИЛОЖЕНИЙ?
1. Функциональность
Как минимум вы должны обратить внимание на следующее:
? Как добавлять проекты (эта функция обычно называется «списки» – lists).
? Как создавать вложенные категории для основного списка действий (эти функции обычно называются «метки» или «тэги» – contexts или tags). В приложениях, как правило, присутствуют обе функции, и тогда вы можете использовать их в разных целях!
? Как расставлять приоритеты – высокий, средний и низкий (эту функцию можно использовать и для пометки задач для проактивного, активного и инертного внимания).
? Как синхронизировать приложение со своим телефоном – это позволит вам по достоинству оценить возможность просматривать свои списки и фиксировать новую информацию в любое время, где бы вы ни находились!
Стоит обратить внимание и на следующее:
? Удобство поиска и возможность сохранения часто применяемых критериев поиска.
? Функция даты и будильника-напоминания. Лично я доверяю своей системе настолько, что не нуждаюсь в отслеживании даты. Моя система и без того обо всем напоминает вовремя. И для многих людей эта функция оказывается полезной.
? Навигатор GPS – возможность получать на экране списки действий, привязанных к определенному месту, когда программа определит ваше местонахождение (это не обязательно, но приятно!).
? Возможность внесения информации в программу из других мест. (Например, одно из самых популярных приложений, Remember the Milk, позволяет фиксировать информацию, посылая сообщения через Twitter, Gmail или плагины интернет-браузеров.)
? Возможность синхронизации с другой программой, например, Outlook (эта функция обычно оплачивается отдельно и не является встроенной).
? Возможность экспортировать данные из программы, если вы решите ею больше не пользоваться. (Эта функция однозначно полезна, если вы тревожитесь, что случится с вашей информацией, если приложение рухнет, что, честно говоря, довольно маловероятно!)
2. Надежность и репутация
Когда вы размещаете большие объемы информации в «облаке» некоей программы, всегда существует незначительный риск, что серверы в течение какого-то времени не будут работать, и ваша информация окажется недоступной. Хотя этот риск минимален – и становится еще меньше, если вы синхронизируете данные с мобильным телефоном, – есть и другая опасность. Программное обеспечение может пережить краткий момент славы накануне абсолютной смерти: программа может перестать существовать или продолжить существование в угасающем, неподдерживаемом и нелюбимом состоянии. В отсутствие поддержки вам не к кому будет обратиться в случае возникновения проблем. Для того чтобы сохранять спокойствие и поддерживать высокую эффективность в работе, вы должны знать, что ваша информация находится в хороших руках.
Прочитайте отзывы о программном обеспечении, выявите все проблемы надежности, узнайте, как организована поддержка пользователей в сложных ситуациях. Следует быть твердо уверенным в том, что доверили свою драгоценную информацию тем, кто, судя по отзывам, способен о ней позаботиться. Отзывы пользователей очень важны. И мы снова возвращаемся к упоминавшейся выше проблеме раннего потребления новинок. Это хорошо, если вы готовы пойти на риск. Но большинство из нас превыше всего ценят безопасность и надежность, поэтому мы выбираем компании с устойчивой репутацией.
3. Стильность
В последнее время на рынке появились новые игроки, которые делают ставку на стильность своих продуктов. До тех пор, пока стиль не вредит надежности, все прекрасно. Стильный интерфейс, которым удобно и интересно пользоваться, – это большое преимущество в глазах продвинутых пользователей. Когда вы чувствуете, что с новым приложением работать удобнее и проще, то инстинктивно начинаете использовать его чаще. Все, что облегчает работу со списками и заставляет вас снова и снова к ним возвращаться, повышает эффективность. Но не увлекайтесь стилем – помните о содержании!
4. Цена
Выбирая приложения, невозможно не обращать внимания на цену. И тому есть две причины. Во-первых, в более доступном ценовом диапазоне находятся приложения, которые можно бесплатно скачать на сайте, а также найти бесплатные или очень дешевые варианты для мобильных телефонов и планшетов. Многие приложения абсолютно бесплатны, но не стоит отдавать им предпочтение перед теми, что стоят недорого. Преодолейте психологический барьер и заплатите, если продукт явно лучше! Заплатить пару фунтов за хорошее приложение для телефона, которым вы будете пользоваться каждый день на протяжении многих лет, это не проблема. Только вспомните, с какой легкостью вы тратите деньги на все остальное! Правильно выбранное приложение принесет вам огромную пользу. Существует также множество дорогих приложений. Пара весьма достойных программ стоят довольно дорого, и все же я знаю людей, которые с удовольствием пользуются ими и уже забыли об уплаченных деньгах. Подумайте об этом: даже 100 фунтов, потраченных на идеальное приложение, окупятся очень быстро. Только представьте себе, какой дополнительный доход, дополнительные комиссионные, повышение зарплаты и сокращение стрессов это приложение вам даст! Вспомните свои увлечения и хобби, на которые вы тратите деньги, чтобы избавить себя от стресса. Так стоит ли сомневаться в необходимости тратить несколько фунтов в месяц на приложение, которое принесет вам реальную пользу?
КАКОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ ВЫБРАТЬ?
Если вы убеждены, что вам нужно программное средство управления списками, то какое же выбрать? Я расскажу вам о том, чем пользуюсь сам. (Не считайте это рекламой. У меня нет никаких коммерческих соображений, и я стараюсь сохранить максимальную объективность.)
Toodledo
В нашей компании Think Productive мы пользуемся этой программой довольно давно. Я пользуюсь ею и сам, и она мне нравится. Конечно, интерфейс трудно назвать изящным (особенно для iPad, где он смотрится довольно скучно), но зато работать с сайтом очень легко, сайт и смартфон прекрасно синхронизированы, и в приложении есть все, что вам нужно. Интернет-версия распространяется бесплатно, а приложения для iPhone и iPad стоят не более пары фунтов. Toodledo – простое и функциональное средство.
Todoist
У этого приложения есть множество почитателей. Оно работает на самых разных платформах. Один из наших эффективных ниндзя, Ли, просто обожает Todoist. Сайт прекрасно и очень доступно оформлен, а приложения для смартфона и планшета выглядят привлекательнее, чем у Toodledo. Кроме того, у программы есть много других достоинств, например, плагины, которые прямым образом взаимодействуют с различными браузерами, системами электронной почты и календарями. Мы нередко получаем письма от тех, кто побывал на семинарах Ли и проникся любовью к этому приложению, которое Ли постоянно демонстрирует! Приложение распространяется бесплатно, приложения для смартфона и планшета тоже бесплатны. А если вы хотите получить более широкие функции, то стоит подписаться за 18 фунтов в год (около 30 долларов).
Pocket Informant
Это приложение пользуется заслуженной популярностью у пользователей продукции Apple. Это стильное, удобное приложение, которое обожает наш ниндзя продуктивности Мэтью. Прекрасные возможности поиска. Хотя программа стоит около 15 фунтов (и в долларах тоже 15$), эти деньги не будут потрачены впустую. В программе очень удобно реализована функция синхронизации задач и календаря. Кроме того, ее можно использовать вместе с Toodledo и Google Calendar. Добавьте к этому интеграцию с Evernote и доступ в Интернет – и вы получите прекрасное универсальное средство. Я считаю, что это приложение превосходит Things и по стилю, и по цене, и по эксклюзивности, характерной для продукции Apple.
Omnifocus
Еще одно приложение Apple. В создании этого приложения принял участие создатель Inbox Zero и 43folders.com Мерлин Манн, и программа получилась действительно очень функциональная. Стоит она довольно дорого (около 40 фунтов или 80 долларов), но у нее есть множество верных поклонников. Встроенные возможности помогают работать со Еженедельным списком дел, а также есть обычные функции управления списками. Программа выглядит очень стильно, и я сам использовал бы ее, если бы она могла применяться на разных платформах. Наш ирландский ниндзя Кейт пользуется ею и шутит, что цена сама по себе является преимуществом: уж если вы заплатили за приложение «приличные деньги», то будете пользоваться им постоянно, не тратя время на бесполезные занятия!
Nozbe
Это приложение придумал Майкл Сливински, создатель журнала Productive! Он стремился создать идеальное приложение, в котором была бы реализована система Дэвида Аллена, и это ему удалось. Перед вами программа, созданная с истинной любовью. Эта программа тоже стоит довольно дорого – стоимость месячной подписки составляет около 10 фунтов (15 долларов), – но у нее тоже много верных поклонников. Советую обратить на нее внимание.
Evernote
Честно говоря, это приложение не предназначалось для повышения эффективности, и возможности управления списками в нем (пока) довольно ограничены. Но я видел людей, которые считали эту программу лучшим средством управления списками, не говоря уже о других весьма полезных ее функциях. Нам говорили, что в будущем в Evernote появится еще больше элементов повышения продуктивности, которые подтвердят репутацию этой программы как лучшей «электронной картотеки» в мире. Есть что-то чудесное в мысли о том, что вы управляете своими списками в той же программе, где находится масса вспомогательных материалов для ваших проектов и действий. Советую вам в ближайшие пару лет обратить пристальное внимание на эту программу, поскольку ее перспективы весьма увлекательны!
Как выбрать место для хранения своих списков…
Выбор способен поставить в тупик. Помимо сотен приложений, всегда остаются Word, Excel, простые блокноты, Outlook, карточки и масса других вариантов. Если вы не можете сделать выбор, запомните две очень важных вещи.
1. Лучше пользоваться тем, что вам нравится, а не тем, что, как вам кажется, вы должны использовать. Если начальник склоняет вас к Outlook, а продвинутые коллеги настаивают на более современных решениях, а вам самому по душе обычный блокнот и ручка, никого не слушайте.
2. Лучше использовать систему, а не тратить массу времени и внимания на постоянное переключение с одного на другое. Да, конечно, смена программы раз в два-три года – это отличный повод обновить свои списки, но не стоит выбирать то, что увеличит вашу нагрузку. Лишние десять минут, потраченных на списки, оторваны от реальной работы. Поскольку мы стремимся к повышению эффективности, а не к улучшению организации, остерегайтесь этой ловушки. Лучшее – враг хорошего. Всегда стремитесь к суперфункциональности, а не к совершенству.
Упражнение: принятие решений в стиле ниндзя
Цель этапа организации – обеспечить четкое и ясное представление обо всех ваших проектах и разобраться со всей поступившей и зафиксированной новой информацией. В ходе этого упражнения мы применим искусство принятия решений в стиле ниндзя ко всему тому, что скопилось в вашем лотке для бумаг после предыдущего упражнения «Глобальный сбор и фиксация информации»
Главная цель этого упражнения – пустой лоток «Входящие». В процессе вы сможете прояснить все действия и проекты, связанные с каждым документом из вашего лотка, и занести их в разные списки.
ИНСТРУКЦИИ
? Возьмите первый документ.
? Согласно диаграмме CORD, задайте себе организационные вопросы, чтобы определить следующие практические действия, проекты и сроки.
? Повторите то же самое для каждого документа из лотка «Входящие», пока он не опустеет (а основной список действий не заполнится!).
«Я не говорю вам, что это будет просто. Я говорю, что это стоит того».
Арт УильямсПРАВИЛА
Правил здесь немного, но все они очень важны.
1. Вы можете одурачить других, но себя вам не провести. Никогда не откладывайте принятие сложных решений, поскольку такое промедление ведет лишь к тревожным мыслям и стрессу. Другого выхода нет. Вы – ниндзя. Вы должны быть безжалостны и сосредоточены. Что должно быть сделано – должно быть сделано.
2. Не распыляйтесь впустую. Работайте так же, как с электронной почтой. Берите один документ за другим. Не откладывайте документы, пока не сможете переместить их в справочную библиотеку, мусорную корзину или куда-то еще – туда, где они и должны находиться.
3. Быстро принимайте решение. Сложите вместе все то, что следует сохранить. Если дело можно выполнить за пару минут, выполните его. Не следует вписывать такие дела в основной список действий. Действуйте сразу, пока решение еще не забылось. Список – для дел более сложных и требующих времени.
4. Не обращайте внимания на отвлекающие факторы. Отключите электронную почту, выключите звук на телефоне и закопайте его поглубже в сумку. Сосредоточьтесь на размышлениях и безжалостных решениях. Именно для этого и придумано это упражнение.
СКОЛЬКО ВРЕМЕНИ НА ЭТО ПОТРЕБУЕТСЯ?
Трудно предсказать, как долго вы будете выполнять это упражнение. Все люди разные. Однако вряд ли можно рассчитывать, что оно займет меньше получаса. Большинству людей на него требуется около часа. Выделите два часа, чтобы не спешить и успеть все закончить за отведенное время. Но вы не на соревнованиях – если на размышления понадобится несколько часов, то только потому, что вы хотите все держать под контролем. Кроме того, результаты этого упражнения пойдут на пользу именно вам.
В КОНЦЕ УПРАЖНЕНИЯ У ВАС ДОЛЖНЫ ПОЯВИТЬСЯ…
? Пустой лоток «Входящие».
? Заполненные основной список действий с вложенными списками «Места», «Внимание», «Люди».
? Корзина для мусора, заполненная обрывками бумаги, стопкой старых отчетов, буклетов и прочего.
? Список проектов, список «Ожидание» и Парк хороших идей.
? Один-два срока, отмеченных в календаре.
КАК ВЫ СЕБЯ ЧУВСТВУЕТЕ?
Что вы чувствуете, когда все ваши дела под контролем? Многие испытывают очень глубокие чувства. Этот процесс не похож на наше обычное времяпрепровождение – разве что накануне крупного события, например ухода в отпуск, завершения или начала новой работы, переезда в новый город, проведения генеральной уборки. Но почему бы не испытывать чувство завершенности и ясности чаще? Модель продуктивности CORD и ваш только что созданный второй мозг помогут вам выработать привычки, которые будут возвращать вам полный контроль хотя бы раз в неделю – а то и каждый день!
Чувствуете прилив энергии? Удивительно приятно точно знать, что именно нужно сделать и как это сделать! Такой прилив энергии способствует сверхпродуктивности, а это, в свою очередь, становится убедительным мотивом к тому, чтобы держать все под контролем. И все это повышает работоспособность и вызывает импульс к тому, чтобы сделать как можно больше. Если вы не совсем понимали, почему я использую слово «импульс», то теперь, я надеюсь, вам это стало ясно!
А вы – ниндзя?
? Ниндзя подвижен и устраняет фактор стресса из текущей работы. Второй мозг ниндзя организован таким образом, что подсказывает, что именно нужно делать в каждый момент времени.
? Ниндзя готов и точно знает, что ему нужно сделать.
? Ниндзя достигает дзен-спокойствия. Он расслаблен и точно знает, чего не может сделать прямо сейчас, потому что его второй мозг обладает всей необходимой информацией и гарантирует полный контроль над тем, что еще не сделано.
8. Привычка к обзору и анализу
«Чтобы знания были эффективными, нам нужно научиться одновременно видеть и лес, и деревья. Мы должны научиться соединять одно с другим».
Питер ДрукерОщущение импульса, когда вы испытываете удачу, делает этап действия, то есть заключительную часть процесса CORD, почти не требующим усилий. Вы осознаете полную ясность и чувствуете, что все находится под контролем. Это ощущение проистекает из вашей новой привычки к принятию решений, касающихся работы, в тот самый момент, когда поступает новая информация и возникает потребность в решении. К сожалению, мы слишком часто откладываем подобное решение (о том, что именно нужно сделать) на «потом». Принимая же решения в преддверии приближающегося срока, очень легко сделать ошибку. Даже если выбранное решение будет правильным, принимается оно в спешке, а любая спешка – это источник стресса.
Однако следить за всей поступающей информацией и принимать решения ежедневно или хотя бы еженедельно очень сложно. Если человек не обладает навыками ниндзя, ему приходится постоянно переключаться из режима «исполнитель» в режим «управляющий». Он убежден, что ему предстоит выполнить огромную работу, объема которой не представляет. Он не может делать правильные выводы, у него нет полной ясности. Ощущение не выполненной до конца работы порождает сильнейший стресс.
А работать можно гораздо лучше. Конечно, было бы хорошо, если бы можно было «просто заниматься своей работой» и послать внутреннего «управляющего» подальше. Однако нам необходим внутренний «управляющий», поэтому давайте пошлем его на семинар по менеджменту, где его научат полезным навыкам! Нам необходима полная ясность, а не случайные моменты: «О, я понял, мне нужно сделать…» или «Отличная идея! Давайте…».
Если сложить все эти мелкие моменты размышления о работе, то мы получим несколько часов в неделю. Но это время не принесет нам никакой пользы, если мы не умеем завершать процесс размышлений. Напротив, размышления вызовут у нас стресс. Ниндзя относится к размышлениям серьезно и умеет отделять мышление от действия.
Поэтому, как говорилось в предыдущей главе, нам нужно разработать два контрольных списка, которые обеспечивают структуру и логичность привычки к анализу и обзору – Еженедельному и Ежедневному обзору.
Вы должны сразу понять: контрольный список [13] – это НЕ список дел. Это список логичных шагов при Еженедельном и Ежедневном обзоре.
Такие обзоры – это тот момент времени в течение рабочего дня или рабочей недели, когда контроль берет на себя ваш внутренний «начальник». Именно для этого и пригодится контрольный список – подобные чек-листы всегда были основным секретным оружием всех магнатов и промышленников всего мира – от «Тойоты» до «Теско».
Контрольные списки делают процесс логичным. В своей фантастической книге «Переосмысление электронного мифа» Майкл Гербер приводит великолепный пример, который произвел на меня глубокое впечатление. Он рассказывает о чек-листах, составляющих руководство по управлению франшизой – например, компанией «Макдональдс».
Когда мы представляем себе еду из «Макдональдс», то сразу же думаем о стабильности: «Биг Мак» в Москве имеет тот же вкус, что и в Лондоне, Нью-Йорке или местном заведении в миле от вашего дома. Эта стабильность лежит в основе ожиданий потребителей «Макдональдс». Люди приходят в эти рестораны, потому что знают, что именно там получат. Представьте, что вы тоже работаете так же стабильно и надежно – и безо всяких постоянных размышлений, как в «Макдональдс» готовит свои бургеры и картошку фри! Прелесть процедур заключается в том, что «Макдональдс» не нужны квалифицированные шеф-повара для приготовления бургеров. Им нужны люди, которые могут следовать чек-листу – тому самому, который когда-то был разработан квалифицированным шефом. Разработанные процедуры полезны, потому что они развивают способность делегировать обязанности. Вы получаете возможность разделить свою работу с другими или поручить ее кому-то, когда не можете выполнить сами. Чек-листы дают ясность, которая порождает импульс. Они снижают неопределенность, которая порождает трение.
Считайте анализ и обзор тем временем, когда ваши внутренние «начальник» и «работник» садятся рядом и начинают планировать работу. Это период внутреннего прямого управления, планерка и время размышлений – то есть три в одном. Хорошее взаимодействие между начальником и работником в реальной жизни экономит время и избавляет от ошибок. Точно так же и полезные привычки в сфере анализа и обзора ведут к ясности, снижают уровень стресса, усиливают ощущение контроля и повышают продуктивность!
Еженедельный чек-лист
Он потребует сосредоточенного размышления в течение часа-двух в неделю и затем на всю неделю обеспечит желанную игривую легкость при выполнении работы, продуктивное состояние momentum [14] и контроля. В этой главе я научу вас тому, как овладеть самым важным орудием анализа и обзора. Мы обсудим Еженедельный чек-лист. Это квинтэссенция времени, проводимого в режиме «управляющий». Это время размышлений, решений, определения приоритетов, выработки стратегии, перспективного мышления. В это время проекты и действия обретают новую жизнь. Это время подготовки к новым битвам. Это абсолютный момент готовности, осознанности и оригинальности, овладеть которыми вам не удалось бы, если бы вы не имели времени для сосредоточенного размышления. Еженедельный контрольный список помогает держать основной список действий в актуальном состоянии. Благодаря такому чек-листу вы будете знать, что содержится в этом списке на неделю вперед.
Ежедневный чек-лист
«Остерегайся убогости занятой жизни».
СократСоставление Ежедневного чек-листа – это очень короткий период сосредоточенного размышления. Достаточно пяти минут, которые определят весь ваш рабочий день. В этот момент вы составляете Ежедневный список дел, отталкиваясь от вашего Основного списка дел. Вам нужно выбрать те действия, которые предстоит выполнить сегодня. Это идеальное начало дня – момент ясности и покоя до начала информационной бомбардировки. Ежедневный чек-лист помогает сформировать мощную и эффективную привычку. Это отличный пример того, как наш второй мозг подкрепляет нашу интуицию и интеллект (Ежедневный чек-лист), а также память (Основной список дел), и помогает реальному мозгу сохранять эффективность. Представьте себе, какое иногда бывает настроение дождливым утром четверга после бессонной ночи. Полагаю, теперь вам ясно, почему второй мозг нам так необходим.
НЕ ДУМАЙ, ПРОСТО ДЕЙСТВУЙ. БЕЗ УСИЛИЙ
«Способность к упрощению означает устранение всего лишнего, чтобы на передний план выступило необходимое».
Ханс ХоффманКогда я говорю о Ежедневном и Еженедельном чек-листах, вам может показаться, что я призываю вас увеличить рабочую нагрузку на пару часов в неделю. Вовсе нет! Обычное составление списка дел занимает у вас гораздо больше времени, поскольку вы не отделяете сознательное обдумывание от остальной работы. И на это уходит больше времени еще и потому, что вы постоянно возвращаетесь к тем же мыслям из-за отсутствия абсолютной ясности.
Прелесть составления Ежедневного и Еженедельного чек-листа в том, что здесь мышление отделяется от действия. За пару часов вы проделываете всю мыслительную работу, освобождая время для чистого действия. Ваш внутренний «работник» абсолютно отчетливо представляет, что нужно сделать, и ему остается всего лишь решить, когда это сделать. Он не думает о том, как и зачем действовать. Всю неделю вы можете полностью довериться основному списку действий. Ваша задача лишь учитывать уровни внимания и уверенно действовать. Только представьте себе эту картину: никаких больше сомнений о приоритетах, политике и возможностях – одно лишь спокойное и уверенное действие.
Те, что сомневались в необходимости столь формального процесса, как Еженедельный контрольный список, быстро меняли свое мнение, стоило им лишь раз ощутить ту свободу, какую это дает, освобождая от нужды постоянно переключаться из режима «управляющий» в режим «исполнитель». Вы получаете возможность спокойно и уверенно выполнять свою работу, точно зная, что делаете нужное дело в нужный момент – и совершенно правильным образом.
УМЕНИЕ ВИДЕТЬ ЛЕС ЗА ДЕРЕВЬЯМИ
«Размышления о себе – это очень радикальный шаг».
Нэнси КлайнПлотность и сложность нашего перегруженного мира заставляет нас большую часть рабочего дня проводить на передовой. Нам редко представляется возможность увидеть общую картину, то есть разглядеть лес за деревьями. Составление Ежедневного и Еженедельного чек-листа – это время, когда вы можете оценить свою работу, поднявшись над ней. Вы видите себя с высоты птичьего полета. Поверьте, это очень мощный и успокаивающий опыт, несущий в себе подлинное очищение. Успокаивающий эффект Еженедельного чек-листа поразительно глубок. После анализа и обзора я обычно чувствую себя спокойнее, увереннее, комфортнее, динамичнее. Я с оптимизмом смотрю на ожидающую меня работу. Ощущение напоминает те чувства, которые испытываешь после беседы с компетентным начальником, способным вдохновить сотрудников и зарядить их новыми силами. Составление Ежедневного чек-листа утром, до начала рабочей суеты, поможет вам обрести подвижность и уверенность, необходимые для выполнения предстоящей работы. Еженедельный чек-лист, составляемый по пятницам, вселит в вас дальнейшую уверенность и умиротворение. Вы сможете спокойно отдыхать, наслаждаясь тем, что запланировали себе на выходные. Впрочем, составлением Еженедельного чек-листа можно заниматься и по понедельникам, если вы хотите получить заряд бодрости и энергии на рабочую неделю. И это не помешает вам в пятницу вечером целиком и полностью переключиться на заслуженный отдых! Об оптимальном времени составления Еженедельного чек-листа мы еще поговорим во время выполнения упражнения.
КОМФОРТНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ
Некоторые пункты Еженедельного чек-листа, о которых мы будем говорить, продиктованы здравым смыслом. Это обычное, традиционное управление проектами. Многие люди путают управление проектами и планирование проектов. Они с головой уходят в программы планирования проектов и сложные таблицы, хотя на самом деле важно лишь то, чтобы кто-то достаточно регулярно следил и корректировал планы для обеспечения динамичной и продуктивной работы во имя поставленной цели. Детализированный, прямолинейный стиль управления очень утомителен. Он приводит к избыточной заорганизованности, чрезмерной увлеченности планированием и, в конце концов, к снижению продуктивности действий. Однако если вы участвуете в проекте, которым руководит настоящий профессионал в области управления, вы сразу чувствуете магию. Еженедельный контрольный список позволяет блестяще справляться с работой, но в то же время не превращает размышления в тяжкий труд.
В этот момент на передний план выступает ваш внутренний менеджер проекта. Он обеспечивает жесткость и дисциплину, необходимую для работы не над одним, а над всеми проектами, включенными в ваш список проектов. Чек-лист позволяет вам определить набор действий для каждого проекта, напоминает о взаимосвязях и взаимозависимости разных проектов – и при этом никакого чрезмерного планирования! Это уже не управление проектами в традиционном смысле слова, а скорее новый подход к управлению проектами.
Давайте же теперь обсудим оба чек-листа более подробно, а затем вы сможете создать собственные.
Этапы составления еженедельного чек-листа
У каждого такой чек-лист свой, хотя здесь есть определенные шаги, расположенные в логичном порядке. В конце главы мы поговорим об этих этапах более тщательно и составим чек-лист, который подойдет именно вам. А пока перечислим основные этапы составления Еженедельного чек-листа:
1. Очистка всех информационных потоков
2. Актуализация второго мозга
3. Предусмотрительность
4. Готовность
5. Вопросы
Давайте разберемся с каждым из этих элементов.
1. ОЧИСТКА ВСЕХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ
Первый этап составления Еженедельного чек-листа заключается в том, чтобы убедиться в продуктивности сбора и фиксации информации, а также ее организации, о чем мы говорили в предыдущих главах. Обычно я провожу в офисе всего пару дней, поэтому, хотя у меня есть доступ к электронной почте и «на ходу», и я могу заниматься фиксацией идей и их организацией и в других местах, мне все равно нужно спокойно посидеть за рабочим столом и окончательно завершить процессы сбора, фиксации и организации. Одно из преимуществ составления Еженедельного чек-листа – в том, что он дает вам ощущение логики. Вы понимаете, что какой бы хаос ни царил в вашем мире, у вас есть время забыть о суете и вернуть себе полный контроль. Если я знаю, что после нескольких дней командировки ситуация может выйти из-под контроля, то мне нужно сначала очистить все информационные потоки и обрести ясность. Только после этого можно переходить в режим мышления «управляющий» и приступать к составлению Еженедельного чек-листа. На более поздних этапах анализа и размышлений сделать это трудно, поскольку информационные потоки будут постоянно требовать вашего внимания.
Таким образом, первый этап заключается в сведении всего воедино: электронной почты, заметок с совещаний, новых идей и мыслей, которые появились в процессе рабочей недели, действий и идей, родившихся при общении с руководством и коллегами, и всего прочего.
2. АКТУАЛИЗАЦИЯ ВТОРОГО МОЗГА
Итак, вы уже разобрались со всем, что накопилось за неделю, и готовы, как истинный ниндзя, включить режим «управляющий»! Я бы сравнил этот этап с глубоководным дайвингом. Вам предстоит нырнуть в глубины своего второго мозга. Вы проверяете, что именно приготовил вам второй мозг, и убеждаетесь в точности его планов. Здесь следует прислушаться к себе. Нет ли в вашем подсознании каких-то «проектов», которые еще не получили названия и не попали в список? Нет ли чего-то такого, о чем вы думаете и размышляете, но пока еще не включили в свою систему? Чтобы ваши списки стали неотъемлемой частью второго мозга, вы должны быть твердо уверены в том, что они охватывают абсолютно все. Как только вы начнете чувствовать, что какие-то проекты не охвачены вашей системой, она перестанет быть источником ясности и превратится в источник стресса.
Вот поэтому второй этап – это этап ориентации. Проанализируйте свой календарь за последние две недели, проверьте, что ждет вас впереди, вспомните проекты, над которыми вы работаете, но которым до этой недели не уделяли достаточно внимания. Словом, вам нужно ясно представить себе текущее положение, чтобы второй мозг обладал полной «памятью», а вы могли ему целиком доверять.
Второй и третий этапы составления Еженедельного чек-листа предполагают размышления – жизненно важные для всей рабочей недели. В этот момент ваши списки взаимодействуют друг с другом. Вы одновременно анализируете список проектов, основной список действий, список «Ожидание» и календарь. Каждый из четырех компонентов хорош сам по себе, но только сведение их воедино дает уверенность, доверие и ощущение контроля. Такое мышление позволяет забыть почти обо всем, что не включено в основной список действий и календарь на предстоящие семь дней. Все, что вам нужно, находится в основном списке действий, с которым вы сверяетесь каждый день. А календарь сообщает вам обо всех сроках и датах, за которыми вы должны следить.
3. ПРЕДУСМОТРИТЕЛЬНОСТЬ
На этом этапе вы начинаете представлять себе грядущую неделю. Вы должны убедиться, что в основном списке действий действительно перечислены все действия, которые требуется осуществить. Помните, мы говорили об идее «следующего конкретного действия»? В этот момент вы должны предусмотреть все новые действия для каждого проекта, над которым вы работаете. Следует просмотреть все, что стоит в списке проектов, основном списке действий и Парке хороших идей. Кроме того, вам нужно проанализировать новую информацию, которая может повлиять на вашу работу. Главная задача – быть на шаг впереди. Что нового должно произойти с каждым из проектов на следующей неделе? С какими препятствиями можно столкнуться? В этот момент надо подумать о том, чему следует отдать приоритет, а чем можно сознательно пренебречь.
4. ГОТОВНОСТЬ
Этот этап напоминает сборы ребенка в школу накануне учебного дня, чтобы избежать утренней спешки. Ну или приготовление обеда, чтобы завтра взять его с собой на работу. Мы знаем, что лучше всего делать это с вечера, но очень редко так поступаем, потому что нас отвлекают другие, более увлекательные занятия! Но спокойное составление Еженедельного чек-листа дает настоящему ниндзя время и возможность подумать, как сделать предстоящие действия максимально эффективными и легкими. Надо подумать о том, что вам понадобится на предстоящей неделе, с кем нужно будет поговорить, какие действия выполнить в периоды проактивного внимания. Эта тактика снижает уровень стресса. Она особенно важна для тех, кто работает в разных местах. Если вы ездите в командировки или в определенные дни работаете в других местах, то этот этап поможет вам избавиться от остаточной паники, связанной с офисами, работой, документами, билетами и т. п.
5. ВОПРОСЫ
Финальный этап составления Еженедельного чек-листа предназначен для полноты осознания. Он позволяет вернуться к идее «сознательной компетентности», которую мы постоянно совершенствуем. На этом этапе ваши внутренние «управляющий» и «исполнитель» беседуют друг с другом, определяют ход действий на следующую неделю, выявляют возможные трудности. Этот этап требует безжалостной сосредоточенности на том, что действительно важно. Тщательно формулируйте вопросы для чек-листа – правильно сформулированные вопросы помогут увидеть то, что без них может оказаться забытым в повседневной суете. Я стараюсь сосредоточиться на внимании, безжалостности, сопротивлении, здоровье и счастье, но каждый может выбрать то, что волнует именно его. Регулярно задавайте себе серьезные вопросы. Это способствует самосознанию и стимулирует вдумчивый подход и к эффективности, и к жизни в целом.
В упражнении, которое вы найдете в этой главе, мы создадим персональный чек-лист для вас. В конце составления Еженедельного чек-листа вас должно охватить ощущение эйфории. Эта эйфория объясняется завершением напряженных размышлений и принятием множества решений, которые вы откладывали или не осознавали полностью. Вы завершили самый тяжкий труд этой недели. Завершив свой чек-лист, вы должны наградить себя за такую успешную работу. Это очень полезный процесс, за который ваш внутренний «исполнитель» не раз поблагодарит вас на этой неделе. А кроме того, так приятно работать с «управляющим», который умеет давать столь четкие инструкции, – это большая редкость! Порадуйтесь хорошо сделанной работе. Награда может быть очень простой – прогулка в парке, кусочек торта к чаю или кофе, полчаса отдыха и расслабления, новая музыка или то, что доставляет вам удовольствие. Неважно, что вы выберете. Важно лишь позитивное состояние души, признающей значимость ясности и контроля – и преодоление трудностей на пути к достижению этого состояния.
Когда следует составлять еженедельный чек-лист?
«Пока мы ни на что не отвлекаемся, одиночество способствует размышлению».
Нэнси КлайнЕженедельный чек-лист, как вам уже, наверное, стало ясно, – важнейший элемент продуктивности. Логичное и регулярное его составление – это ключ к успешной квалифицированной работе. Как же сделать этот важный навык привычкой? Какое время оптимально для выполнения этой процедуры? Универсальных советов в этой области нет. Главное – это делается на этапе анализа и обзора. Но все же я дам вам несколько советов общего характера.
ВРЕМЯ И ВНИМАНИЕ
Найдите такой момент, когда вы можете выделить для составления Еженедельного чек-листа два часа. Желательно находиться в состоянии проактивного внимания и располагать свежими силами. Если же, когда настанет назначенное время, вы почувствуете, что внимание рассеивается, и сил недостаточно, перенесите процедуру на следующие дни. Это лучше, чем бороться с собой.
ПРОСТРАНСТВО
Вам понадобится не только время и внимание, но и подходящее пространство. Найдите место, где можно свободно разложить свои бумаги. Вас не должны отрывать, отвлекать и посягать на ваше внимание. Многие из тех, кто постоянно работает в офисе, договариваются о том, чтобы сделать Еженедельный чек-лист в другом месте – в конференц-зале или на другом этаже, в кафе или дома. Когда вы чувствуете, что весь мир отступил и замер, оставив вас наедине с вашей работой, значит, вы правильно выбрали место и время для составления Еженедельного чек-листа. Научитесь выявлять и устранять все, что может вам помешать.
РАСПОРЯДОК
И, наконец, вы должны включить создание Еженедельного чек-листа в свой распорядок – только тогда это станет привычкой. Каждую неделю составляйте свой чек-лист в одно и то же время, и тогда вам не надо будет думать об этом. Это станет обычным ритуалом, который выполняется без размышлений, – вы просто делаете это, и все.
Вот некоторые мои собственные соображения по сему поводу.
Понедельник для меня не подходит. С утра в понедельник меня буквально рвут на части. К обеду у меня уже целая куча дел, от которых мне сложно оторваться.
Офис – не годится. В офисе я не могу гарантировать полную защиту своего внимания – разве что в те дни, когда запираюсь в кабинете, а остальные сотрудники разъезжаются по командировкам.
Я люблю работать в поездах. Обстановка и психологическая атмосфера во время долгой поездки весьма способствует, с моей точки зрения, анализу и обзору. Я часто езжу в командировки, а кроме того, регулярно езжу на игры команды «Астон Вилла». И поскольку я живу в Брайтоне, мне постоянно приходится ездить на поезде в Бирмингем. Продолжительность этой поездки достаточна для завершения Еженедельного чек-листа (в течение двух часов меня никто не отвлекает, и у меня есть возможность сменить обстановку, когда я пересекаю Лондон на метро!).
Пятница – отличный день. Конечно, если «Вилла» не играет. По утрам в пятницу я люблю работать дома. Утром у меня гораздо больше сил и энергии, чем днем. Если я успеваю все сделать до обеда, то затем могу быстро просмотреть все свои планы и действия, с тем чтобы отправить свои соображения всем, пока сотрудники не разъехались отдыхать.
Раннее утро – это замечательно. Попробуйте прийти в офис на час раньше всех остальных или проведите первую половину дня дома. Для успешного завершения чек-листа на неделю требуется полная концентрация. Пустой офис или дом, где вас никто не отвлекает, прекрасно подойдут для этой цели.
Ежедневный чек-лист
Если Еженедельный чек-лист можно сравнить с глубоководным дайвингом, то Ежедневный подобен касанию воды пальчиком, чтобы сориентироваться на месте – проверить температуру здесь и сейчас. Во время составления Ежедневного чек-листа вы сверяете недельный чек-лист применительно к сегодняшнему дню. Это очень короткий процесс, который задает темп вашему дню. И это не обязательная процедура: если вы работаете вне офиса, вне обычного течения дел, то Ежедневный чек-лист не нужен. Однако если большую часть дня вы посвящаете действиям из основного списка, то этот чек-лист поможет вам повысить свою продуктивность.
ПЯТЬ ВОПРОСОВ, ПЯТЬ МИНУТ
Составление Ежедневного чек-листа включает пять вопросов, которые следует задать себе. Ответы на них отнимут у вас не более пяти минут.
1. Календарь: Что значится в моем календаре на сегодня? Есть ли какие-то сроки, которые нужно выдержать в ближайшие 3–5 дней?
2. Основные задачи: Каким должен быть успешный рабочий день? На что нужно обратить внимание? Какие основные задачи требуют сосредоточенности и внимания?
3. Сопротивление: Чего мне больше всего не хочется делать из списка дел? Почему? (Когда вы дадите ответ на этот вопрос, переставьте задачу на первое место и выполните ее, пока чувствуете себя энергичным и полным сил! Как приятно будет свалить этот груз со своих плеч и почувствовать, что самое тяжелое позади!) Об основных задачах и сопротивлении мы поговорим более подробно в следующей главе.
4. Управление вниманием: Какая из задач требует проактивного внимания? Какие задачи можно выполнить в другое время? (Этот вопрос поможет вам составить рабочий график на день.)
5. Взаимозависимость: Есть ли среди задач те, которые зависят от сроков, от других людей или от каких-то ресурсов? (Иными словами, нужно ли определять, когда следует выполнить ту или иную задачу?)
По завершении этого короткого процесса вы сможете составить Список дел на день. Можно пометить некоторые пункты основного списка дел тэгом «сегодня», а потом установить программу таким образом, чтобы видеть только их. Можно составить список дел на сегодня на листе бумаги или на бумаге для заметок, если это поможет вам сосредоточиться.
Возможно, вам захочется отвечать на вопросы Ежедневного чек-листа несколько раз в день, корректируя Список дел, – например, когда вы занимаетесь разборкой электронной почты или другими делами на этапе сбора и фиксации, а также организации. Это поможет вам окончательно понять, сколько времени можно потратить на реальные действия. Ритуальная пятиминутка – и вы ощущаете себя другим человеком! Вы смогли определить все – и время, и внимание, и приоритеты, и тактику, и планы!
КАК ВЫДЕЛИТЬ ВРЕМЯ ДЛЯ ОБЗОРА И АНАЛИЗА В УСЛОВИЯХ НЕДОСТАТКА ВРЕМЕНИ
Очень легко пропустить этап обзора и анализа, если он не стал для вас привычкой. Вы приходите в офис и сразу же включаете электронную почту. Информационный поток немедленно подчиняет вас приоритетам других людей. А ведь вы могли выделить время на то, чтобы подумать о собственных приоритетах! Составление Еженедельного чек-листа тоже можно пропустить, если к пяти часам у вас скопится целая куча дел и все они необходимые. Однако не стоит воспринимать этап обзора и анализа как некую роскошь или тяжкий груз. Эти чек-листы экономят ваше время, избавляют от стресса, помогают правильно направить свое внимание и превращают работу в спокойное раскладывание вишенок на пирожные. Чек-листы – необходимость и большая ценность. А время, потраченное на них, обязательно принесет плоды.
ГДЕ ХРАНИТЬ ЧЕК-ЛИСТЫ
Основная часть этого упражнения – выбор предложений из всех списков для каждого из пяти этапов составления Еженедельного чек-листа. Однако прежде чем мы к этому приступим, давайте подумаем о том, где следует хранить чек-листы. Вариантов несколько.
? Программное приложение. Некоторые из приложений, которые мы обсуждали (в частности, OmniFocus или Nozbe), имеют разделы, предназначенные для обзора и анализа. Подобные же разделы есть в большинстве сходных приложений, но, пользуясь ими, вы должны сохранить ощущение «пути»: вам нужно разработать собственный порядок проверки и расположения всех элементов чек-листа.
? На бумаге. Используйте первые страницы своего ежедневника или блокнота.
? Документ Word или нечто аналогичное. Это прекрасная возможность каждую неделю печатать новый список, а потом практически вычеркивать действия одно за другим.
? Любая система, где вы храните справочные материалы (Evernote, OneNote, Outlook и др.). Вы можете делать распечатку каждую неделю. Кроме того, можно сопоставлять этот контрольный список со всеми другими, которые вы используете.
Лично я пользуюсь документом Word и печатаю стопку новых еженедельных чек-листов каждые 10 недель. Их я ношу с собой в сумке для ноутбука, чтобы они всегда были при мне. Если вдруг мне захочется заняться обзором и анализом, я достаю распечатку – и могу сделать это в любом месте. Кроме этого, при мне всегда и Ежедневный чек-лист, который хранится в Outlook и Evernote. Составление Еженедельного чек-листа не должно быть исчерпывающим и сложным. В нашем упражнении вам следует выбрать те элементы, которые важны именно для вас, а не брать абсолютно все.
Возможно, по прошествии времени вы сочтете нужным изменить свой чек-лист, добавить новые, более креативные вопросы или удалить то, что оказалось не столь актуальным, чем казалось прежде. Я пересматриваю свои чек-листы каждые три-шесть месяцев, поскольку моя жизнь и работа не стоят на месте. Пересмотр процесса обзора и анализа – дело непростое, но все же этим стоит заняться!
Упражнение: разработка собственного еженедельного чек-листа
Перед вами пять этапов составления Еженедельного чек-листа и ряд предложений, которые помогут вам разработать собственный вариант. Можете заглянуть на сайт http://www.thinkproductive.co.uk/productivity-ninja-resources/ и скачать там шаблон Еженедельного (и Ежедневного) чек-листа. Разрабатывая собственный контрольный список, выберите то, на чем нужно сосредоточиться в процессе обзора и анализа. Сделав это, перенесите окончательный вариант чек-листа в документ Word или в свой календарь. Не забывайте: вам не обязательно брать абсолютно все! Возьмите только то, что вам нужно. Не перегружайте себя.
Мои пять этапов составления еженедельного чек-листа
ЭТАП 1: ПРОРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ
Сбор:
Почта, внутренние бумаги (проверить стол, ящики, сумку, другие места, где могут храниться бумаги).
Заметки с совещаний.
Подтверждения расходов / чеки в бумажнике/кейсе/сумке. Сложить все найденное в лоток «Входящие».
Что-то еще? Сложить все найденное в лоток «Входящие».
Фиксация идей, мыслей, навязчивых тревог, забот и прочего.
Подумайте о следующем:
Что произошло на прошлой неделе?
Над чем я работаю?
О каких проектах я думаю? Почему?
Разговоры с руководством.
Разговоры с коллегами.
Разговоры с клиентами/покупателями/акционерами.
Семейные события и личные проблемы, которые требуют моего внимания.
Организация. Очистка информационных потоков и переход к процессу принятия решений в стиле ниндзя. Внесение новых действий в основной список дел. Нужно убедиться, что я полностью очистил:
Электронную почту
Блокнот
Голосовую почту
Лоток «Входящие»
Сообщения в социальных сетях
Другие информационные источники
ЭТАП 2: АКТУАЛИЗАЦИЯ ВТОРОГО МОЗГА
Календарь / Ежедневник:
Проанализировать все события моего календаря за последние две недели – нужно ли что-то еще по ним сделать?
Проанализировать три следующие недели – есть ли новые действия?
Если календарь ведется в бумажном виде, убедиться, что те же самые действия отмечены в календаре Outlook!
Если в офисе есть настенный календарь командной работы, убедиться в его соответствии моему календарю.
Обдумать дела, отмеченные в ежедневнике. Оценить необходимость первоначальных переговоров или планов поездок: бронирование билетов на самолет или поезд, гостиниц и т. п.
Основной список дел:
Выявить выполненные задания и вычеркнуть их.
Просмотреть оставшиеся и убедиться, что я отчетливо представляю себе их выполнение.
Список «Ожидание»:
Есть ли в списке что-то такое, чего я уже не жду? Эти пункты можно удалить.
Написать короткие письма относительно тех ожидаемых дел, которые стали срочными.
Добавить в список те пункты основного списка действий, которые зависят от действий других людей.
Список проектов:
Есть ли завершенные проекты или те, которые потеряли актуальность?
Нужно ли добавить новые проекты?
Есть ли у меня дополнительные проекты, осуществляемые другим образом (например, командные и т. п.)? Если есть, их нужно включить в список проектов, чтобы все собиралось в одном месте.
ЭТАП 3: ПРЕДУСМОТРИТЕЛЬНОСТЬ
Список проектов:
Просмотреть все проекты и убедиться, что по каждому в Основной список дел добавлены необходимые конкретные действия. В Основном списке дел должен быть хотя бы один пункт, связанный с каждым проектом.
Обдумать все проекты на стратегическом уровне. Что еще нужно сделать?
Основной список дел:
Определить главные сферы действий на следующую неделю.
Определить приоритеты.
Какие пункты списка нужно вычеркнуть на грядущей неделе, чтобы считать ее успешной?
Сделать пометку в календаре и обозначить приоритетные задачи.
Какие действия требуют проактивного внимания? Особо выделить их в ежедневнике.
Парк хороших идей:
Надо ли что-то пересмотреть и осуществить?
Нужно ли добавить какие-то новые идеи?
Окружающий мир:
Просмотреть деловую прессу и внутреннюю связь, чтобы проверить, не назначено ли на следующую неделю каких-то мероприятий.
Нет ли чего интересного, о чем можно было бы написать или чем заняться?
Не приближаются ли каникулы или праздничные дни, которые могут стать интересной возможностью или причиной для изменения графика?
ЭТАП 4: ГОТОВНОСТЬ
Сборы и подготовка:
Какие документы мне понадобятся на следующей неделе? Пора включить принтер!
Какие файлы понадобятся мне для предстоящих совещаний?
Что нужно прочесть?
Какие транспортные билеты необходимо купить? (Если они уже в офисе, то их нужно найти и положить в сумку, бумажник или сумочку.) Могу я заказать их через Интернет прямо сейчас? Могу я посмотреть расписание и сделать необходимые пометки?
Люди:
Нужно ли мне с кем-то поговорить, чтобы убедиться, что они готовы к тому, что требуется сделать на следующей неделе?
Разослать короткие письма с подтверждением встреч и запросом информации для подготовки к следующей неделе.
Должен ли кто-то (начальник, помощник, коллега) быть в курсе моего графика на следующую неделю?
Управление вниманием:
На какое время приходятся самые продуктивные периоды проактивного внимания?
В какое время я наверняка устану и не смогу работать в полную силу?
Что я могу сделать сейчас, чтобы поддержать себя в эти моменты или минимизировать ущерб?
ЭТАП 5. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
Концентрация:
Есть ли в моем основном списке дел что-то настолько большое и продолжительное, что стоило бы разбить его на части?
Есть ли в моем списке нечто такое, что никак не прояснится за несколько недель? Не нужно ли пересмотреть свои действия, чтобы ситуация прояснилась?
Безжалостность
Удалить три пункта из основного списка действий просто потому, что эти действия неважны для нынешней недели (и пусть те, кого это касается, будут в курсе этих изменений!).
Поручить три действия из Основного списка дел тем, кто легко с этим справится.
Сопротивление:
Есть ли нечто такое, чего мне не хочется делать?
Что делает эти действия столь сложными или неприятными?
Что может подтолкнуть меня к их выполнению?
Может быть, пойти на уловку или установить промежуточные этапы и цели этого дела? (Помните, что оригинальная уловка может оказаться весьма полезной, если будет способствовать выполнению работы!)
Какой самый малый шаг вперед я могу сделать? Надо принять решение сделать его.
Здоровье и физическая форма:
Правильно ли я питаюсь?
Пью ли я достаточно воды?
Достаточно ли я занимаюсь физическими упражнениями? Если нет, то не изменить ли мне график на следующую неделю?
Занимаюсь ли я медитацией? На неделе нужно выделить время для того, чтобы полностью от всего отключиться.
Когда я смогу сделать это? Как обеспечить свою решимость?
Как я чувствую себя физически и эмоционально? Есть ли какие-то проблемы, о которых пора подумать?
Отношения:
Достаточно ли времени я провожу с родными и друзьями?
Счастлив ли я с ними? Если нет, то как это изменить, и что я могу сделать для этого на следующей неделе?
Хобби:
Нахожу ли я время для увлечений?
Как заняться своим хобби на следующей неделе?
Счастье:
Счастлив ли я – хотя бы по большей части?
Что может доставить мне радость прямо сейчас? Нужно слушать собственную душу!
Итак, вы составили свой первый Еженедельный чек-лист! Поздравляю! Когда мы проводим семинары, нас часто спрашивают, есть ли в этой процедуре элементы настолько важные, что их можно назвать обязательными. Думаю, что здесь много элементов, без которых не обойтись. Но прежде чем двигаться дальше, проверьте следующее.
1. Необходимо проработать все «сборные пункты» и принять решения по новым делам, включенным в основной список. Сделайте это, как настоящий ниндзя.
2. Просмотрите каждый проект и убедитесь, что в основном списке есть хотя бы одно действие, с ним связанное.
3. Убедитесь, что вы прочитали и прояснили все относительно каждого действия из основного списка.
4. Просмотрите три следующие недели в календаре – есть ли там какие-то новые действия?
Существует множество других шагов, без которых я просто не могу жить, но эти – универсальны и должны присутствовать в еженедельном контрольном списке каждого из нас.
Упражнение: разработка собственного ежедневного чек – листа
Составьте Ежедневный чек-лист, выбрав из приведенного ниже списка те элементы, которые подходят вам. Не бойтесь добавлять дополнительные вопросы или темы, если они естественны для вас в начале рабочего дня. Хочу предупредить: это время посвящается размышлениям и планированию. Не включайте в Ежедневный чек-лист такие пункты, как «проверить электронную почту». Если вы приступите к составлению Ежедневного чек-листа в 9.00, то сможете посмотреть почту в 9.05! Не паникуйте!
Календарь:
Что значится в моем календаре на сегодня? Есть ли какие-нибудь важные сроки в ближайшие три-пять дней?
Нужно ли проверить еще какой-нибудь график? Может быть, ежедневник?
Главные задачи:
Какие задачи нужно выполнить, чтобы считать сегодняшний день удачным?
Что бы мне хотелось вычеркнуть сегодня?
Какие главные задачи требуют сосредоточенности и размышлений?
Сопротивление:
Какие из этих задач мне не хочется выполнять? Почему?
Управление вниманием:
Какие задачи требуют проактивного внимания? Какие можно выполнить в другие периоды?
Взаимозависимость:
Есть ли среди задач те, которые зависят от сроков, от других людей или от каких-то ресурсов?
А вы – ниндзя?
? Ниндзя использует уловки и маскировку, чтобы высвободить пространство и время, необходимые для обзора и анализа.
? Составление Еженедельного и Ежедневного чек-листа – это постоянная возможность сохранять маневренность и пересматривать свои приоритеты.
? Обзор и анализ способствуют полному осознанию, готовности и дзен-спокойствию.
9. Привычка действовать
«Осознать себя может лишь продуктивный человек, способный реализовать весь свой потенциал».
Иоганн Вольфганг фон ГетеИ вот мы подошли к самому интересному. Помните работника, который украшает вишенками пирожные? После завершения «управленческой» части работы все остальное, каким бы сложным оно ни было, покажется вам простым, как работа на конвейере, по которому ползут пирожные, ожидающие ваших вишенок.
Вы собрали и зафиксировали всю информацию, организовали ее и провели процессы обзора и анализа с помощью составления Еженедельного и Ежедневного чек-листов. Теперь вы полностью готовы к действию. У вас есть все необходимое. Благодаря этому вы можете, сообразно текущему моменту, сделать последнюю часть работы максимально легкой и добиться сверхэффективности, о какой вы раньше и не мечтали.
Когда самые сложные части работы уже проделаны, то решения оказываются скорее тактическими, чем стратегическими. Вы уже отчетливо представляете, что нужно сделать. Теперь вам достаточно лишь определить порядок расположения задач в Ежедневном списке дел (эти дела вы в начале рабочего дня выбираете из основного списка действий) и выбрать для каждого время в соответствии с требуемым уровнем внимания.
ПРЕЛЕСТЬ ДЕЙСТВИЯ
«Любое серьезное действие начинается изнутри».
Юдора УэлтиПогруженность в действие – это чудесное ощущение, когда вы ощущаете игривость, продуктивный драйв momentum и свою полную компетентность в этом деле (контроль над ситуацией). Самое приятное в этой части работы – ее невероятная легкость. Чистое действие почти не требует обращения к справочной информации и управления ею.
ПАНЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ НИНДЗЯ-ИСПОЛНИТЕЛЯ
? Основной список действий или Ежедневный список дел
? Календарь
ПАНЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ НИНДЗЯ-УПРАВЛЯЮЩЕГО
? Основной список дел
? Календарь
? Список проектов
? Список «Ожидание»
? Парк хороших идей
Оставив большую часть «управленческой» работы позади, вы можете сконцентрировать внимание на одной-двух сферах. Если требуется, можете сверяться с календарем или ежедневником, но большую часть времени и внимания придется посвятить Основному списку дел и завершению начатого. Вы почувствуете мощный ритм: выбор действия, завершение действия, выбор действия, завершение действия. Никаких размышлений – а следовательно, никаких трений и сопротивления.
Привычка действовать
Я называю «привычками, связанными с действием» подходы, приемы и оптимальный образ действий, которые помогают выполнять любое дело с удовольствием и играючи, в продуктивном состоянии momentumа [15] и полноты собственной компетенции. К ним относятся:
1. Управление вниманием
2. Средства принятия решений
3. Тактика действий
Управление вниманием
ПРОАКТИВНОЕ, АКТИВНОЕ И ИНЕРТНОЕ ВНИМАНИЕ
Осознание необходимости выйти за рамки тайм-менеджмента и заняться управлением проактивным и активным вниманием для полной реализации их потенциала – это большой шаг вперед. Ниндзя постоянно спрашивает себя: «Хорошо ли я себя чувствую? Могу ли я еще использовать проактивное внимание, прежде чем почувствую усталость? Нужно ли сделать перерыв? Что может меня поддержать?» Немногие люди задаются этими вопросами достаточно часто, чтобы они стали частью их рабочего распорядка. Развивайте в себе осознание уровней внимания в течение дня, и это позволит вам управлять ритмом и распределением задач разной сложности в ходе работы. Время может быть потрачено, но внимание должно быть оплачено – только так можно что-то сделать. Позвольте себе заниматься простыми задачами в периоды инертного внимания, а более сложные задания переносите на то время, когда проактивное внимание позволит вам добиться наилучших результатов. Прежде чем задуматься о приоритетах, убедитесь, что в ходе тактического планирования учли изменение уровней внимания.
ЗАЩИТА ВНИМАНИЯ ОТ ПРЕРЫВАНИЙ
Помните: проактивное внимание – ваша самая большая драгоценность. Стервятники прерываний и потенциальных отвлекающих факторов так и кружат над вашей головой, пытаясь сделать вас своей жертвой. Контролируйте ситуацию. Агрессивно и безжалостно защищайте свое внимание.
САМОСОЗНАНИЕ И МАНЕВРЕННОСТЬ
Ниндзя подвижен и гибок. Рабочий план в час дня может резко отличаться от того, каким он представлялся в девять утра. Имея доступ к столь блестящей информации, как та, что содержится в вашем Основном списке действий, вам будет легко менять план, передвигая задания и сохраняя эффективность. Поскольку на этапе действий нужно всего лишь выполнять задания из основного списка, будучи гибким, надо лишь бдительно следить за переменами, происходящими вокруг. Вы сможете быстро реагировать на информационные потоки, точно зная, каковы будут последствия (потому что знаете, что еще не сделано и что должно быть сделано). Кроме того, вы бдительно следите за уровнем собственного внимания и можете изменить план, если почувствовали прилив сил или, наоборот, утомились быстрее, чем ожидали. Помните, что подвижность и гибкость не дается просто так: вы заслужили это, потратив определенное время на сбор и фиксацию, организацию, а также обзор и анализ.
СВЕДИТЕ К МИНИМУМУ ЗАТРАТЫ НА ПОДГОТОВКУ
Собираясь заняться новым делом – будь то работа с электронной почтой, написание отчета, онлайн-банкинг, креативное размышление или присутствие на конференции, – нужно понимать, что это влечет за собой определенные расходы времени и внимания. Для работы с электронной почтой нужно запустить Outlook, дождаться загрузки, синхронизировать с сервером и открыть свой почтовый ящик. Если вы вернулись к отчету, то нужно перечитать все написанное ранее и уже забытое. Вам нужно хорошо ориентироваться в документе. Онлайн-банкинг требует введения огромного количества кодов и паролей – только после этого можно будет что-то сделать. Все это затраты на подготовку к действию. Подготовка требует от вас времени и внимания – и, конечно же, сил. Сократить время и внимание, требующиеся на подготовку, можно очень просто: работайте «блоками». Пишите весь отчет за один присест, а не разбивайте эту работу на несколько дней. Хотя я все прекрасно понимаю, но работу над этой книгой пытался начать много раз. Каждый месяц я назначал день – и снова откладывал. За шесть месяцев отсрочек я потратил массу времени и внимания. Мне приходилось внимательно перечитывать написанное, а поскольку это целая книга, то на чтение уходило несколько часов! В конце концов, я решил посвятить месяц одному лишь написанию книги. За первые два дня я написал не больше десятка слов, но много и плодотворно думал. И с третьего дня началась настоящая работа.
КОМБИНИРУЙТЕ НА СВОЙ ВКУС
Отвлекающие факторы поджидают нас за каждым углом. Не поддавайтесь искушению отвлечься, почувствовав скуку. Подбадривайте себя, обеспечивая разнообразие. Если понедельник вы решили посвятить размышлениям, то во вторник встречайтесь и беседуйте с интересными людьми. Среду можно провести вне офиса, но в четверг придется сосредоточиться на административной деятельности и очистке лотка с входящими документами. Разнообразие делает жизнь интереснее. Печально будет, если вы посмотрите на Основной список действий и поймете, что в нем остались только скучные задания. Возможно, настало время поискать новую работу? А если вы согласны скучать на работе до конца жизни, то, возможно, настало время взять другую книгу!
Средства принятия решений
На протяжении многих лет я пользовался известными приемами и техниками повышения эффективности и сейчас собираюсь вам о них вкратце рассказать. Конечно, не все они вам понравятся и пригодятся. Но если вас что-то привлечет, смело пробуйте.
ЗАКОН ПАРЕТО
Итальянский экономист Парето однажды прогуливался по саду и заметил, что 80 % урожая зеленого горошка получается из 20 % самых продуктивных стручков [16]. Поскольку он был хорошим экономистом, то не оставил это интересное наблюдение без внимания. Парето задумался, а не подчиняется ли мировая экономика тому же закону? Закон Парето напоминает нам о том, что не все действия равнозначны по своей эффективности. Некоторые наши действия имеют высокий КПД, а вклад в дело других действий – минимален. Прекрасным примером могут служить совещания: на 50 минут приходится 80 % малополезной дискуссии, а за последние 10 минут определяются действия, даются пояснения и решаются важные вопросы, которые будут влиять на работу в течение двух месяцев. Все остальное забывается. Поэтому о правиле 80/20 следует помнить.
Несколько лет назад я создал благотворительную организацию, использовав лишь 10 листов бумаги формата А4. Я был в Уганде и работал над проектом, призванным просвещать людей об опасности СПИДа. В Африку я приехал, получив отпуск на работе – я работал менеджером по организации волонтерской работы студентов в университете Бирмингема. По возвращении в Бирмингем мы придумали плакат, отксерокопировали его в 10 экземплярах и разместили в студенческом кампусе. На плакате мы отразили некоторые факты, связанные со СПИДом, и разместили «призыв к действию». Мы пригласили волонтеров во время каникул помочь благотворительным организациям Уганды. В зал, где мы намеревались рассказать об этой работе, пришло около 80 человек. Я десять минут рассказывал о том, что увидел в Уганде: вирус распространялся в этой стране стремительно, поскольку люди не имели о нем ни малейшего представления; запретную тему отказывались обсуждать в школах, церквях и общественных организациях. Хорошо было лишь то, что в стране стали появляться благотворительные организации, которые, несмотря на недостаток средств, вели активную работу. Студенты слушали очень внимательно. Они хотели узнать подробности волонтерской программы, в рамках которой можно было отправиться в Африку. Многие хотели знать, как пожертвовать средства. Возникали и другие вопросы. Но я сказал им, что мы ничего не приготовили – только они сами могут выполнить эту работу. После этих моих слов половина пришедших поднялись и вышли. Печально? Нет, на самом деле это был очень важный момент. Оставшиеся 40 человек посмотрели друг на друга, посмотрели на тех, кто уходил, и посмотрели на меня. И нам стало ясно, что все возможно. Эти юноши и девушки могли сделать великое дело. И они сделали. Около двадцати студентов помогли создать благотворительную организацию Intervol и летом вылетели в Уганду. Организация работает и по сей день. Каждый год более сотни студентов отправляются в десяток стран развивающегося мира и работают там со всей страстью юных сердец. Они делятся своим опытом со студентами других университетов. Мне нужно было всего лишь напечатать плакат. Иногда самые незначительные шаги приводят к потрясающим результатам. Каждый листок бумаги – это великолепная возможность создать нечто бесконечно ценное.
Однако верно и обратное. Мы тратим массу сил на те 80 % действий, которые почти не приносят результата. Значительная часть того, что мы называем своей работой, состоит из пустых разговоров, смены шрифта с 10 на 12 и страстной тяги к совершенству. Есть и более бесполезные занятия – наполнение чайника, ожидание загрузки обновлений Windows, телефонные разговоры с назойливыми коммивояжерами, которые хитроумно втягивают вас в долгие дискуссии. Все эти действия не создают никакой ценности. Старайтесь прекращать их при первой же возможности.
ЗАКОН ПАРКИНСОНА
Закон Паркинсона утверждает, что работа имеет тенденцию растягиваться, с тем чтобы заполнить все имеющееся время. Проще говоря, мы очень редко работаем с оптимальной скоростью. Попробуйте вспомнить, как вы заканчивали написание отчета или школьного сочинения. Чувствуя, что срок приближается, вы начинали писать слова чуть быстрее. Ускорялось и ваше мышление. И хотя количество ошибок могло и увеличиться, ощущение срочности повышало эффективность вашей работы. Если вы рассчитываете написать три сочинения за неделю, на эту работу и уйдет именно неделя. Но, скорее всего, все три сочинения будут написаны в последний вечер каникул. Если бы вам дали всего один день на все три сочинения, то вы поступили бы точно так же. Работа растягивается и сжимается в зависимости от имеющегося времени. Когда в следующий раз у вас будет два часа на написание отчета, подумайте, что было бы, если бы вам дали только час. Самые важные 20 % работы – те самые, которые производят 80 % ценности – вполне можно выполнить за этот час. Чем меньше мы склонны к перфекционизму [17], тем выше эффективность нашей работы. Порой она превосходит все наши ожидания.
Закон Паркинсона – прекрасный повод понять, почему наш второй мозг так эффективен. Ежедневный список дел, составленный по основному списку действий, а также привычные еженедельный и ежедневный контрольные списки обеспечивают постоянную сосредоточенность и сводят к минимуму бесплодные и бесполезные действия.
ЗАКОН ХОФШТАДТЕРА
Перфекционизм – опасное расстройство. Многое из того, что мы делаем, выходит за пределы необходимого и достаточного (закон 80/20) и за пределы того, что мы сами себе наметили (закон Паркинсона). Закон Хофштадтера гласит: «Работа занимает времени вдвое больше, чем вы предполагали, даже если вы учли закон Хофштадтера». Проснитесь и ощутите аромат капуччино. Все, что вы делаете, склонно растягиваться и требовать гораздо больше усилий.
Закон Хофштадтера должен напоминать вам о том, что не стоит слишком усердствовать. Используйте закон Паркинсона, чтобы убедить себя работать в жестких рамках и временных ограничениях. И всегда помните принцип 80/20, дабы оценить, что по-настоящему важно. Жизнь так коротка!
БОЛЬШИЕ КАМНИ
В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови рассказывает историю, которую он услышал много лет назад от школьного учителя. Учитель достал из-под стола большую банку и несколько крупных камней. Он сложил камни в банку, закрыл крышку и спросил у учеников: «Банка полна?» «Конечно, – ответили ученики. – Вы только что заполнили ее этими большими камнями». Тогда учитель полез под стол и достал мешочек с мелкими камешками. Он открыл крышку и стал сыпать мелкие камешки в банку, которые заполнили зазоры между большими камнями. «А теперь? – спросил учитель. – Теперь банка полна?» Некоторые ученики ответили: «Да», а другие задумались, что еще находится под столом учителя. И они оказались правы. Учитель достал мешочек с песком и стал сыпать песок в банку. А когда банка заполнилась большими камнями, мелкими камешками и песком, учитель сумел налить в нее еще и воду.
Какой же урок можно извлечь из этого наглядного опыта? Чему он может научить нас в плане управления собственным временем? Один из учеников поднял руку и сказал: «Хотя мы думаем, что наш день заполнен до отказа, мы всегда можем сделать что-то еще». Учитель ответил, что это правильно, но он хотел показать, что если нужно заполнить банку, то надо начинать с больших камней, возможно, этого будет достаточно.
Значительная часть нашего рабочего дня занята перекладыванием мелких камешков, возней с песком и переливанием воды. Электронные письма и информационные потоки – это всего лишь мелкая галька. Большие камни – те пункты основного списка действий, которые требуют проактивного внимания, значительных усилий, сложных переговоров и множества других поступков, что и делает их сложными. Большие камни следует ставить во главу угла. Начинайте каждый день с вопроса: «Каковы мои основные задачи на сегодня?» – и безжалостно на них сосредоточивайтесь, особенно в периоды проактивного и активного внимания. Пусть галька, песок и вода обтекают вокруг больших камней. Не тратьте целый день на переливание воды из пустого в порожнее.
ОТГРУЗКА
«Настоящие творцы отгружают».
Стив ДжобсВ книге «Незаменимый» Сет Годин говорит об «отгрузке» (‘shipping’) – о том, что наши идеи не имеют никакой ценности, если они не используются. Завершение чего-либо должно завершаться практическим результатом – «отгрузкой» плодов нашего труда клиенту. Мы можем отгружать и идеи. В последние годы реальная отгрузка из эксклюзивной деятельности, которой занимались только крупные компании, превратилась в нечто такое, чем каждый день занимается множество людей: eBay, Etsy, Amazon и другие сайты открыли перед нами целый мир. В наше время каждый может стать бизнесменом, все умеют упаковывать товары, писать благодарственные письма и посредством почты отправлять покупателю. Сегодня можно создавать веб-сайты, писать электронные книги, разрабатывать дизайн футболок, писать и записывать музыку, снимать телевизионные шоу и организовывать мероприятия – барьеры для входа в этот мир удивительно низки. Нашим предкам было не так легко. Любое такое занятие требовало одобрения промежуточного звена: издателя, производителя, руководства звукозаписывающей компании, менеджеров и т. п. Нынче – все в наших руках. Мы можем обойтись без посредников.
Так что выбор за вами: вы можете сидеть, ожидая одобрения, а можете действовать и отгружать. Вы можете пытаться сделать что-то такое, что на миллиметр приблизит вас к совершенству (но никому не нужное), а можете просто «отгружать» плоды своих трудов. Эту фантастическую установку можно обобщить. Нужно сосредоточиваться не только на действии, но и на вопросе: «А что получится, когда я закончу работу?» Порой мы так увлекаемся усовершенствованиями, что забываем о главной цели. Нам нужно дать миру что-то ценное. Даже если вы работаете над тривиальным отчетом, мысли о конечном результате позволят вам предложить креативную идею обслуживания потребителей или просто помогут справиться с неопределенным заключительным этапом работы более уверенно.
На финальном этапе нам порой не хочется завершать работу – мы начинаем беспокоиться, как ее оценят другие люди и не выставим ли мы себя в невыгодном свете. Мы беспокоимся о совершенстве, а не о том, удастся ли нам достичь желаемого результата. Мы терзаемся сомнениями, и так соблазнительно без чьей-либо помощи выбрать легкий путь и либо бросить весь проект, либо продолжить затягивание работы. Дело не в том, как много вы работаете, а в том, как много вы «отгружаете», т. е. насколько плодотворны результаты вашей работы.
Тактика действий
«Поступки заменяют красноречье».
Уильям ШекспирМОНОЗАДАЧНОСТЬ
В тактиках прежнего тайм-менеджмента вряд ли можно найти что-нибудь хуже, чем пресловутая идея многозадачности. Долгое время считалось, что квалифицированный работник просто обязан заниматься множеством дел параллельно. Хорошо, если ты сделал дело, но ты считаешься успешным, если используешь режим многозадачности и одновременно делаешь два дела, а то и три. Ошибка, ошибка, ошибка!
Давайте разберемся, что имеют в виду, когда говорят о многозадачности. Многозадачность – это выполнение двух и более действий одновременно. Ваш мозг сосредоточивается на одном деле, добивается какого-то прогресса, переключается на второе, реагирует на третье, возвращается и, утратив драгоценную сосредоточенность, добивается минимального прогресса в первом деле, снова переключается на что-то новое и так далее и тому подобное. Пытаясь использовать свое внимание таким образом – или, точнее, позволяя распылять свое внимание подобным образом! – мы тратим массу сил и внимания на повторный психологический настрой («Чем я снова занимаюсь?»). Нам приходится постоянно отвлекаться, и нам трудно завершить начатое. Если кто-то называет себя мастером многозадачности, то это лишь означает, что человек не способен целиком и полностью сосредоточиться на том деле, которое он выполняет в данный момент!
Как-то на моем семинаре была женщина, которая никак не могла с этим согласиться. Она была классическим, профессиональным мастером многозадачности и не скрывала этого. Я подошел к ее столу и попросил показать мне ее электронную почту. У нее оказался самый забитый почтовый ящик в компании. Одновременно на экране было открыто девять окон, и в каждом красовалось незаконченное письмо. Эта женщина смотрела на меня и улыбалась.
Монозадачность – вещь гораздо более ценная. И хотя это понятие не пользуется популярностью в бизнес-лексиконе, к нему следует относиться с большим уважением. Давайте же поднимем тост за монозадачность, за искусство сосредоточенного доведения дела до естественного завершения без отвлечений и прерываний! Закончив одно дело, переходите к следующему и завершайте его. Не переключайтесь на новое дело, пока не закончите начатое. Регулярная и упорная нацеленность на определенную задачу подобна укладыванию вишенок на пирожные. Вы целиком сосредоточены на работе, выполняемой в данный момент, вы увлечены ею. Вы спокойны, вы не обращаете внимания на окружающий мир. Там может царить шум, паника и стресс, но вы словно окутаны своеобразным коконом. Вы спокойно делаете то, что ниндзя умеет делать лучше всего: вы собираете, проясняете, завершаете и организуете – делаете свое дело, занимаясь чем-то одним.
Увы, установка на многозадачность по умолчанию принята в корпоративных культурах многих компаний, с которыми мы работали. Отчасти этот хаос – результат развития разных технологий и компонентов квалифицированной работы. Вы понимаете, что ваша рабочая среда полна отвлекающих факторов и шумов. Кругом царит суета и не дающий сосредоточиться шум. Вы ничего не можете изменить. Но вы можете признать этот факт и решить, что работу, требующую проактивного внимания, лучше выполнять в другом месте. Для меня остается загадкой, почему некоторые начальники так сопротивляются идее дистанционной работы, ведь она повышает эффективность вашей работы и снижает уровень стресса. Начальникам будто кажется, что это глубокое оскорбление принятому в компании стилю работы. Кроме того, если вы будете работать вне офиса, вам же приходится доверять! Если у вас такой начальник, я вам сочувствую. Придется прибегать к уловкам и выбирать моменты, чтобы «нарушить правила». Попробуйте проникнуть в конференц-зал, чтобы подумать в тишине и покое. А когда вы блестяще справитесь со своей работой, такое поведение вряд ли сочтут преступлением.
ФИКСАЦИЯ РАДИ ПРОДОЛЖЕНИЯ
Заниматься только одним делом порой бывает трудно по ряду причин. Отчасти мы сами постоянно пытаемся сойти с рельсов, даже не сознавая этого. Вот мы сидим и занимаемся одним важным и полезным делом, но нас постоянно бередят тревожные мысли, идеи «из другой оперы» и иные дела. Нам страшно хочется проверить электронную почту или отвлечься на разговор с коллегой. Да сам наш мозг пытается подтолкнуть нас к многозадачности! Вот почему нам нужно собирать и фиксировать все потенциально полезные идеи, даже если впоследствии они окажутся практически бесполезными. Регистрация этих идей и понимание того, что они сохранены в нашей системе ниндзя, позволяет вам, вернувшись, полностью погрузиться в прежнюю работу, не «переключая программы», не погружаясь в другие размышления и не нарушая благотворное состояние потока. Сбор и фиксация – самая важная для монозадачности привычка. Чтобы закрепить этот навык, постарайтесь максимально облегчить себе фиксацию. Записывайте информацию на телефоне или на листке бумаги (лучше не менять содержание экрана, если работаете, например, с документом Word). Поэкспериментируйте, чтобы найти самый быстрый, простой и удобный способ записать необходимую мысль. Считайте это не просто полезным делом (зафиксированные идеи могут оказаться ценными), но средством экстренной коррекции, помогающим вам сохранить концентрацию на том деле, которым вы занимаетесь в данный момент.
ПРИЕМ ПОМИДОРА
Метод был изобретен студентом университета Франческо Чирилло в конце 80-х годов. Он назвал этот прием в честь стильного кухонного таймера в виде помидора. В основе предназначенного для управления вниманием и концентрацией метода лежат два очень простых, но весьма точных наблюдения. Во-первых, чтобы сохранить состояние проактивного внимания в течение всего дня, следует после коротких всплесков (25 минут) устраивать короткие перерывы (5 минут). И, во-вторых, когда вы разбиваете день на 25-минутные блоки с помощью таймера и работаете строго до звонка будильника, время для вас движется от 25 к нулю, а не тянется до перерыва бесконечно. Это отличный способ разбиения крупных задач на легко выполнимые блоки. Такой метод помогает сосредоточиться на конкретной цели и избавляет от соблазна отвлечься на что-то другое. Приложение Pomodoro можно загрузить в смартфон или в компьютер. Эти устройства будут звенеть потише, чем настоящий кухонный таймер. Я использовал оба способа с большим успехом. Если в вашем офисе работают и другие люди, то не стоит приносить таймер с собственной кухни!
Кроме того, прием Помидора помогает избежать риска завязнуть на весь день в одном деле из множества запланированных. Попробуйте использовать его в течение дня или недели, и вы начнете составлять рабочий график в соответствии с ним – и тогда поразитесь тому, как мало времени тратится на то, что нравится вам меньше всего.
ПРОКРАСТИНАЦИЯ ПО РАСПИСАНИЮ
Одно из преимуществ метода Помидора – спокойная уверенность в том, что после каждых 25 минут работы вас ожидает пятиминутный перерыв, когда можно расслабиться и отвлечься. Это очень полезный прием, так как он создает четкую границу между соблазном и добродетелью: вы сознательно предоставляете соблазну законные 5 минут. Эту идею можно развить дальше. Заметив, что во время работы начинаете медлить, заглядывать в Facebook, мечтать и смотреть по сторонам, проявите гибкость. И вместо того чтобы бичевать себя за медлительность (что только усиливает драматичность того, чему вы пытаетесь сопротивляться, и, следовательно, усиливает степень сопротивления), просто установите иные границы. Почувствовав нежелание работать, позвольте внутреннему «начальнику» решить: «Ну хорошо, пять минут отдыха, а затем продолжим работу над этой конкретной задачей». Тем самым вы лишите откладывание работы прелести запретного плода. Такая установка даже может заставить вас желать окончания пятиминутного перерыва и стремиться к продолжению прерванной работы.
ЧАСЫ СИЛЫ
Метод «Часы силы» я открыл для себя пару лет назад и теперь использую его, когда нужно сделать нечто важное, но не доставляющее удовольствия. Идея очень проста. Заранее решите, что в период мощного проактивного внимания один час вы будете заниматься тем, от чего всеми силами пытались уклониться. В конце концов, даже самому неприятному заданию можно посвятить час в день. Я не заставляю себя заниматься этим делом целый день. Я не заношу эти дела в ежедневник на целый день (тогда скорее всего я буду искать способы уклониться от этого дела, отвлекаясь на более простые, хотя и не столь важные задания). Но час в день я им посвящаю железно. Это помогает сосредоточиться. К концу «Часа силы» я успеваю глубоко вникнуть в задачу, и мне становится ясно, что она вовсе не так страшна и тяжела, как мне казалось. Чтобы понять, какие дела требуют такого подхода, я включил в свой Еженедельный контрольный список такой вопрос: «Какие основные задачи особенно трудны для меня – настолько, что заниматься ими не хочется?» Получив ответ, я планирую Часы силы на следующую неделю специально под эти задачи. Так приятно знать, что я принял на себя обязательство и собираюсь добиться прогресса в тех делах, которые по какой-то причине зависли.
Часы силы можно использовать и совершенно иначе. Подумайте над следующим вопросом:
«Какое дело, если я буду заниматься им по часу в день каждый день, будет успехом для человека моего рода занятий?»
Скажем, если вы занимаетесь продажами, то таким делом мог бы стать «холодный обзвон». Если вам не нравится это занятие, то вы наверняка находите себе другое вместо него. Тогда выработайте привычку каждый день с 9.30 до 10.30 заниматься «холодным обзвоном» – и результаты не заставят себя ждать. Конечно, ничего особенного в этом нет. Наверняка вы прямо сейчас вспомнили какое-то свое занятие, которому никогда не посвящали целый час в день. Час силы – это способ обеспечения стабильности, наращивания уверенности, превращения сознательного выбора в простую подсознательную привычку – и достижения цели.
Час силы дастся вам проще, если вы расскажете коллегам о своем плане и попросите, чтобы они не отвлекали вас в это время. Попробуйте поставить на стол фарфоровую кошечку, как это делает в нашем офисе Елена. Такое публичное объявление о своей занятости подкрепит вашу решительность. Все, что так или иначе делает этот час особенным и не похожим на другие, пойдет вам на пользу. Попробуйте изменить заставку рабочего стола на мониторе, включите любимую музыку, выпейте чашку дорогого травяного чая вместо обычного. Можно обозначить этот час и сменив обстановку – например, работать за другим столом или поработать где-то в другом месте.
Упражнение: разработка часа силы
Теперь попробуйте разработать собственный Час силы. Начните с двух вопросов и посмотрите, не придет ли вам в голову идея о том, чему посвятить свои Часы силы.
? «Какие основные задачи кажутся особенно трудными – настолько, что заниматься ими не хочется?»
? «Какое дело, если заниматься им по часу в день каждый день, стало бы моим успехом?»
А теперь определите, в какое время ваше внимание становится проактивным, и подумайте, можно ли организовать в это время работу без каких бы то ни было отвлечений и прерываний, то есть максимально повысить эффективность этого часа.
Следуйте двум правилам:
1. Назначив Час силы, не меняйте время и не переносите его (вы же не можете перенести совещание, сообщив об этом начальнику за пять минут, так почему же вы относитесь к себе с меньшим уважением, чем к другим людям?)
2. В день у вас должен быть только один Час силы. В этом подходе важно не потратить больше времени, а постараться повысить эффективность выполнения конкретного дела. Если вы назначите на один день семь Часов силы, то это приведет к стрессу и разочарованию. И не пытайтесь!
И, наконец, можете ли вы поговорить с коллегами и попросить у них поддержки? Стоит ли вам как-то обозначить Час силы, чтобы вас не отвлекали и не прерывали?
Можете ли вы использовать что-то в качестве сигнала о том, что вы находитесь «вне зоны доступа»?
Другие тактики действия
ПАКЕТНЫЙ РЕЖИМ
Для того чтобы не тратить массу внимания и времени на подготовку, лучше всего группировать сходные задачи и выполнять их за один присест. Настройка на определенную работу требует времени. Если вы уже настроились, то стоит продолжить подобную работу. Вот почему я советую «пакетировать» все электронные письма и обрабатывать их блоками несколько раз в день. Это особенно полезно тем, кому приходится работать с большим количеством документов или файлов, поскольку половина времени уходит на поиск нужной информации. Собирая все действия по продажам или работе с клиентской базой в один пакет, вы сможете настроиться нужным образом и принять более правильные решения относительно общего подхода. Возможно, вам даже удастся копировать отдельные блоки информации и переносить их из одного электронного письма или отчета в другие. Несколько звонков друг за другом не только настроят вас на подобную работу, но еще и дадут возможность выйти из офиса и подышать свежим воздухом. Пакетный режим переведет вас в состояние потока и momentumа, которое обладает собственным импульсом. Вы заметите, что эффективность ваша намного возрастет и будет гораздо выше, чем если бы вы просто переходили от одной задачи к другой.
Когда в главе 4 мы обсуждали обработку электронной почты с целью повышения эффективности, то говорили, что нужно делать это в пакетном режиме, а не держать почту постоянно открытой и разбираться с письмами по мере поступления, отвлекаясь от основной работы. Знаете, сколько Помидоров требуется каждую неделю на очистку папки «Входящие»? За следующие две недели вы точно это узнаете!
МОДЕЛИРОВАНИЕ И НАСТАВНИЧЕСТВО
Мы нередко работаем так, словно до нас никто ничего подобного не делал. Возможно, действительно: нам поручено дело в новой для нашей организации сфере или разработка совершенно нового продукта или идеи. И нам кажется, что мы можем положиться только на собственное воображение, но чаще всего это не так.
«Все кажется невозможным, пока это не сделано».
Нельсон МанделаПосмотрите на свою организацию и другие. Вы наверняка найдете того, кто занимался той же проблемой и добился успеха. Гораздо проще «смоделировать» его образ действий, чем пытаться изобрести колесо. Ищите возможность перенять опыт других людей. Пригласите коллегу на кофе или отправьте ему электронное письмо с парой самых важных вопросов, которые могут продвинуть вас вперед. Ищите возможности спросить совета, учитесь на ошибках других и не жалейте собственных советов для тех, кто идет по вашему пути.
Все это не только повысит вашу эффективность, но еще и поможет найти полезных друзей, что может благотворно сказаться на карьере.
УЛОВКИ
Сегодня много говорят о «лайф-хакинге» или «трэвел-хакинге». Это настоящий феномен в мире блоггеров. Когда появился сайт www.lifehacker.com, это стало настоящим откровением. Люди могли найти здесь массу полезных советов и уловок. Такие уловки помогают находить более простые способы действий, обманывать системы или просто проявлять оригинальность. Любая уловка – это секрет. Стоит его раскрыть, и ваша эффективность может серьезно возрасти.
Массу полезной информации можно найти на сайтах, подобных LifeHacker.com. Однако не стоит путать чтение материалов о повышении эффективности с реальным ростом эффективности! Не втягивайтесь в «порнографию эффективности». Кроме того, на многих сайтах советы по повышению эффективности перемешаны с чисто бытовыми «маленькими хитростями» – например, как отчистить лобовое стекло автомобиля, загаженное птицами. И все же некоторые посты на таких сайтах могут открыть вам глаза на использование определенных приемов и найти новые, более эффективные способы действий.
Стремясь найти полезную уловку или хитрость, особенно в отношении программного обеспечения вроде Outlook или Toodledo, нужно правильно сформулировать вопрос и задать его в YouTube или Google. Вы поразитесь тому, сколько смекалистых парней сидят дома и снимают пошаговые видеоруководства по решению вашей проблемы! Благословенны смекалистые, ибо они наследуют Землю!
ЗАНИМАЙТЕСЬ ЛЮБИМЫМ ДЕЛОМ
И вот мы с вами подошли к завершению этой главы. Занимайтесь любимым делом и любите то, чем занимаетесь. Подобный совет может показаться недостижимой мечтой. Я же утверждаю, что в нашу информационную эпоху эта мечта достижима, как никогда. Сегодня мы с легкостью общаемся с людьми во всем мире и нам гораздо проще найти тех, кто может помочь нам в работе или даже создать то, чем вы хотите заниматься. В наше время барьеры, как никогда, низки.
«Ни одно великое достижение невозможно без энтузиазма».
Ральф Уолдо ЭмерсонОднако многие люди по-прежнему проводят долгие часы, занимаясь работой, которую они ненавидят, и стараются стать счастливее по выходным, покупая то, чего не могут себе позволить. При этом возникают долги, которые еще больше привязывают их к работе. Люди боятся рисковать и что-то менять. Поймите меня правильно: я вовсе не утверждаю, что единственный способ заняться любимым делом – это уволиться с работы. Но вы станете гораздо более ценным сотрудником для своей компании, если будете заниматься чем-то таким, что вас по-настоящему увлекает и что доставляет вам истинное удовольствие. Я абсолютно убежден, что главный секрет эффективности (и лучшая тактика действий!) заключается в следующем: нельзя заниматься нелюбимым делом слишком долго!
Упражнение: тактические приемы, методы принятия решений и мои привычки
Просмотрите список тактических приемов и отметьте: 1) те, которые вы уже используете; 2) те, что намерены активно использовать (и когда); 3) хотели бы испробовать когда-нибудь в будущем; 4) не уверены, но, возможно, попробуете и 5) те, что кажутся вам бессмысленными и никогда не появятся в вашем Еженедельном контрольном списке.
А вы – ниндзя?
? Ниндзя безжалостен в отношении своих действий. Он использует оригинальный подход, чтобы найти самые быстрые, самые простые и самые эффективные способы выполнения своей работы.
? Ниндзя выполняет работу в состоянии расслабленного дзен-спокойствия.
? Ниндзя подвижен и гибок, поскольку всегда готов и во всеоружии, что позволяет ему выполнять свою работу максимально эффективно.
10. Управление проектами и встречами в стиле ниндзя
«Давайте не волноваться заранее, а заранее думать и планировать!»
Уинстон ЧерчилльЧто такое проект?
Итак, вы разобрались с папкой «Входящие» и очистили ее, организовали всю свою информацию, прояснили все вопросы, подготовили списки действий и контрольные списки и можете приступить к раскладыванию вишенок на пирожные. Осталась последняя проблема – другие люди. Работа с людьми может доставить величайшую радость, но она же способна стать одной из самых неприятных сторон вашей деятельности. В этой главе мы с вами поговорим, как справиться с этой проблемой. Сначала мы обсудим, как она может повлиять на вашу способность к завершению групповых проектов, а затем более детально рассмотрим, как использовать способности других людей для повышения эффективности и результативности встреч и совещаний в стиле ниндзя.
Если говорить упрощенно, то проект – это то, что вы должны завершить и для чего требуется более двух этапов (действий), а дата завершения отстоит от сегодняшнего дня больше, чем на неделю. Это довольно широкое определение, но я дал его сознательно. Все, что можно назвать проектом, попадает в ваш список проектов, поэтому чем шире определение, тем ближе ваш список проектов к полному списку всего, над чем вы работаете.
В этой книге основное внимание мы уделяем управлению действиями – и тому есть причина. Сосредоточенность на действии создает благотворную сосредоточенность на выполнении. Однако управление проектами – не менее важный навык. Проекты придают нашим идеям и действиям ощущение структуры и цели. Сами по себе действия могут быть хаотичными, а в рамках проекта те же действия способствуют прогрессу.
Оглядитесь вокруг. Все, что вы видите, потенциально может быть проектом. Очень эффективно воспринимать отдельные задачи (и даже увлечения и разрешение семейных споров) как проекты. Ниндзя постоянно ищет новые проекты. И тогда можно собрать и зафиксировать идеи и разобраться с ними на этапе организации. В результате у нас получается проект, который поддается управлению. Все, что нас окружает, может стать проектом – и тогда начнется настоящее волшебство.
На самом деле более традиционное определение проекта родилось из старого и болезненного опыта. Проектами мы считаем сложные задачи, которые оценивают другие люди. Мы считаем их тяжким трудом – возможно, нам вспоминаются скучные и неуклюжие школьные проекты, где процессы размышлений и планирования перевешивали процессы действия и достижения. Мы вспоминаем профессиональных менеджеров проекта, этих неприятных людей, чья работа, похоже, заключается лишь в том, чтобы приставать, надоедать и действовать на нервы.
Кроме широкого определения проекта, мне хотелось бы предложить вам значительно более простой подход к осуществлению большинства проектов. Все то, о чем мы уже поговорили в этой книге, и особенно привычка к улавливанию необходимой информации, упорядочиванию, организации и обзору, дает вам возможность во время составления Еженедельного чек-листа регулярно использовать очень эффективный, но в то же время легкий подход к управлению любым проектом. Каждую неделю вам нужно просто анализировать все проекты, определяя необходимые конкретные действия и включая их в основной список действий. Делая это, вы будете одновременно проверять состояние всех реальных проектов и вносить изменения в список проектов – добавлять новые, удалять завершенные или те, работу над которыми следует прекратить.
КАК УПРАВЛЯТЬ ПРОЕКТАМИ, НЕ ПРЕВРАЩАЯСЬ В МЕНЕДЖЕРА ПРОЕКТОВ
Старые методы управления проектами, как и прежние списки дел, редко бывают продуктивными в современных условиях. Чаще всего они сводятся к чрезмерно детализированному планированию при отсутствии регулярного обзора и поправок. Когда мир меняется (а это происходит постоянно!), проект не может быть исполнен, а часы, потраченные на планирование, оказываются потраченными впустую. Мир и люди просто уходят вперед! Легко спланировать великолепный проект в теории, но потом в дело вмешиваются другие люди, которые устанавливают на дороге барьеры, не держат слово и становятся источниками путаницы и конфликтов. Еженедельный анализ проектов в ходе работы с контрольным списком даст вам возможность не сбиться с пути. В этом отношении подвижность гораздо важнее готовности. Старайтесь меньше времени уделять планированию, и гораздо больше – проверке и обзору.
Конечно, бывают проекты сложные, с сотнями взаимосвязей и взаимозависимостей, где приходится искать «критический путь» среди деталей и осложнений. Я вовсе не призываю вас отказаться от идеи планирования проекта.
МОДЕЛЬ ПРОЕКТА «ПЯТЬ ВЕХ»
Работая над повседневными проектами, следует 20 % времени посвящать планированию, а 80 % – регулярному управлению, анализу и корректировке. Один человек может управлять сложным проектом, который выполняет самостоятельно, но как только в действие вступают другие люди, ситуация быстро осложняется. Идеальный план регулярного и легкого управления должен включать не более пяти вех. Вехой мы называем реальные моменты, когда нужно ответить на вопрос: «Как понять, не ушли ли мы в сторону?» Однако зачастую такие вехи становятся орудием микроуправления и порождают осложнения и путаницу, вместо того чтобы прояснить ситуацию. Именно поэтому в каждом проекте этих вех должно быть от одной до пяти – не больше пяти и не меньше одной!
ПРОСТОЙ ПРОЕКТ ПОДОБЕН ХОРОШЕЙ КНИГЕ: В НЕМ ЕСТЬ НАЧАЛО, СЕРЕДИНА И КОНЕЦ
Когда в осуществлении проекта принимают участие другие люди, вначале необходима серьезная детализация. Она позволит вам понять, действительно ли проект развивается так, как вы ожидали. Подумайте о том, что чем больше деталей вы кому-то поручите, тем больше путаницы возникнет – несмотря на самые лучшие намерения и навыки, которыми располагаете вы и другие участники. Именно так и произойдет. Поэтому постарайтесь не поддаться соблазну чрезмерного усложнения. Модель «Пять вех» – вот что вам действительно требуется:
1. Определение проекта
2. Ведение проекта
3. Середина пути
4. Завершение
5. Празднование
Давайте рассмотрим все эти пять вех.
1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ
Определение проекта – это сбор и анализ всех ресурсов и установление, каким будет проект в целом. На этом этапе вы должны поделиться своими мыслями, совместно согласовать вехи и разделить ответственность за каждый этап проекта между теми, кто будет им заниматься.
2. ВЕДЕНИЕ
Приступив к проекту, нужно постоянно контролировать направление движения. Я, как правило, стараюсь проверять достигнутый прогресс в первые несколько дней или после нескольких первых действий. Иногда я поручаю это кому-то другому. Это очень полезно, если вы хотите придать новый импульс процессу или если тому, кто отвечает за проект, не хватает опыта, и вы хотите его поддержать. Представьте, что вам нужно разработать новый буклет или интернет-сайт. Эта веха дает вам возможность обсудить первые идеи с дизайнером, а также выявить некоторые проблемы, которых вы не предвидели изначально.
3. СЕРЕДИНА ПУТИ
Как понять, что вы уверенно движетесь к завершению? Пройдена ли середина пути? Середина пути – это мощное средство мотивации. Контролируйте развитие проекта и периодически возвращайтесь к его главным целям, чтобы убедиться в том, что намеченный конечный результат все еще актуален – ведь с момента начала проекта мир уже успел измениться!
4. ЗАВЕРШЕНИЕ
Кажется, что завершение – это самое простое, но именно на этом этапе многие совершают ошибки. На этапе определения проекта или хотя бы в самом начале работы нужно убедиться, совпадают ли ваши представления о критериях завершения проекта с представлениями других участников. Как убедиться, что дело сделано? Как должен выглядеть результат? Каковы критерии успеха? Есть ли финансовое мерило успеха? Это будет количество людей, принявших участие в проекте? Или количество произведенных, купленных или проданных товаров? Следует в самом начале точно определить, что станет успехом, иначе неопределенность может дорого вам обойтись!
5. ПРАЗДНОВАНИЕ
Последний этап – это празднование. Нам, британцам, несвойственно праздновать успех и отмечать все то, что было сделано хорошо. К сожалению, это еще не вошло у нас в привычку. Мы часто упускаем возможность порадоваться удаче. Наша модель поможет вам заметить возможность для позитивного настроя, размышлений, осознания и обучения. Я вовсе не предлагаю отмечать поступление каждого отчета вечеринкой в дорогом ресторане. Но даже короткого электронного письма или разговора с теми, кто принимал участие в проекте, бывает достаточно для выражения благодарности и полезного диалога. Это важно и в том случае, если над проектом вы работали в одиночку!
Огромное множество книг написано о планировании проектов, и я не собираюсь вдаваться здесь в подробности. Однако я считаю, вам следует запомнить следующее: вы – ниндзя, и, даже если вал проектов повергает вас в панику, следуя по пути ниндзя, вы сможете справиться с любыми трудностями и преодолеть все препятствия, которые могут оказаться у вас на пути. Не уклоняйтесь от неожиданного поворота событий, а притягивайте его!
Встречи и совещания
Любые проекты в тот или иной момент неизбежно требуют одного из важнейших средств продуктивности – того, которое мы любим и ненавидим. Я говорю о встречах и совещаниях. Во время встречи очень важно переключиться с личности на группу. Мы приходим на совещание как личности и уходим как личности, но работа на совещании всегда ведется в группе, поэтому сейчас мы с вами рассмотрим встречу на макроуровне и микроуровне. Надо ли нам меняться? Как может измениться наша корпоративная культура?
Напряженность внимания
И на индивидуальном, и на групповом уровне всегда существует очень важная напряженность. Я говорю о напряженности между слушанием и действием.
Балансировать на грани ради обеспечения надежной, долгосрочной максимальной продуктивности нелегко. Нам нужно сознательно посвящать часть своего времени и внимания не собственной работе, а совсем иным вещам. Необходимо понять окружающих, понять стратегию проекта, научиться внимательно слушать, как воспринимают то, что нам кажется ценным, другие люди. А порой нужно просто выложить карты на стол. Умение понимать эту напряженность и использовать ее наилучшим образом поможет вам разобраться в том, действительно ли совещание приносит пользу, или нужно использовать какие-то уловки ниндзя, чтобы не тратить время впустую на бесполезных встречах и совещаниях, куда вас затянули другие люди.
Как бы вы описали свое время и внимание относительно окружающих? Тратите ли вы все свое время на «психотерапевтические» встречи, где больше слушаете, чем делаете, и думаете только о том, чтобы вас оставили в покое и позволили заняться собственным делом? Или вы пребываете в фазе «невежества», то есть палите изо всех пушек, но не получаете ни поддержки, ни одобрения, ни обратной связи, которая позволила бы добиться максимальной эффективности?
А как бы вы описали корпоративную культуру совещаний в своей организации? Не оказались ли вы в «бюрократической» пустыне, где вас никто не слушает и ваше мнение никому не интересно? Не скучаете ли вы на «психотерапевтических» совещаниях в конференц-зале № 3? А может быть, вам кажется, что в вашей организации умеют справляться с «напряженностью внимания» и поддерживают идеальный баланс? Это та самая «продуктивная» ячейка нашей таблицы, где мы все мечтаем оказаться.
Давайте всесторонне рассмотрим напряженность внимания. Сначала я помогу вам сократить время, проводимое на встречах и совещаниях, устранив все ненужное и предложив альтернативу. Для этого вам потребуются новообретенные характеристики ниндзя – безжалостность, уловки, маскировка и оригинальность. А затем мы перейдем к самой важной части: как сделать совещания эффективными, продуктивными и ценными. Это позволит вам создать адекватную среду, которая будет способствовать дзен-спокойствию, готовности и подвижности.
КАК СОКРАТИТЬ ВРЕМЯ, ДАРОМ ПОТРАЧЕННОЕ НА СОВЕЩАНИЯ
Совещания – порождение ХХ века
Когда еще не было компьютеров, совещания были формальными и затянутыми. Я ощутил это на себе, когда целый год преподавал в сельской школе в Уганде. Мне приходилось присутствовать на педсоветах, которые велись в стиле, привитом моим коллегам британскими колониальными властями лет сто тому назад. Первые полчаса мы выслушивали продолжительные, самодовольные вступления и «вступительные замечания», а затем тратили два часа абсолютно впустую. Мы почти никогда не принимали никаких важных решений. Основные решения совещаний были связаны с распределением дополнительных нагрузок и обязанностей. Об этом рассказывал директор школы, потом мы долго обсуждали каждый пункт, но мнение директора все равно никто не оспаривал. Я не мог избавиться от ощущения, что все совещание можно было заменить простой бумажкой на доске объявлений, где было бы написано: «Вот ваши новые обязанности. Если у кого-то есть какие-то вопросы, обращайтесь к директору школы». Результат был бы тем же самым – но пятнадцати самым интеллигентным и образованным людям деревни не пришлось бы тратить понапрасну свое время. Они могли бы дать дополнительные уроки детям одной из самых бедных деревень мира. И это было бы куда более полезной тратой нашего времени.
ВРЕМЯ – ДЕНЬГИ. И ЕЩЕ КОЕ-ЧТО
Вы никогда не задумывались о стоимости совещаний? Я имею в виду буквальную стоимость. Я говорю не о стоимости аренды помещения, кофе и печенья. Речь идет даже не об убитом часе вашей жизни и о цене этого времени для вашего начальника. Я говорю о стоимости сбора всех этих людей в одной комнате на целый час. Самая значительная затрата – это невозможность использовать свое проактивное внимание на что-то продуктивное и полезное. Этот час можно было посвятить решению одной из основных задач из вашего ежедневного списка дел. А теперь умножьте стоимость упущенной возможности на количество людей, собравшихся за столом, и вы поймете, о чем я говорю. То, что со стороны кажется часом хихиканья, кофе с печеньем и несерьезных разговоров, оборачивается настоящим злом.
ПОЧЕМУ ЖЕ МЫ НЕ МЕНЯЕМСЯ?
Учитывая то, что за последние пятнадцать лет способы получения и передачи информации радикально изменились, нельзя не удивляться поразительной устойчивости способов проведения встреч и совещаний. На мой взгляд, тому есть две веские причины. И чтобы добиться прогресса, мы должны понять эти причины.
1. Люди – животные социальные, и собираться вместе для них совершенно естественно.
2. Некоторым людям печенье и безделье нравятся гораздо больше продуктивности.
3. Нашей культуре свойственна коллективная инерция: гораздо проще жаловаться на пустые совещания, чем стать тем, кто решительно и энергично попытается все изменить.
НЕ ПОДМЕНЯЙТЕ ПРОЦЕСС ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ СОВЕЩАНИЯМИ
«Совещания просто незаменимы, когда не хочется ничего делать».
Джон Кеннет ГэлбрайтОднажды я почувствовал, что совещания в нашей компании стали проводиться чаще обычного. Мой ежедневник пестрел записями: «полчаса на обсуждение этой проблемы». Иногда к моменту наступления этого «получаса» моя помощница обнаруживала, что кроме названия ничего больше нет. Никто не помнил, зачем вообще был назначен этот разговор. Поставить диагноз оказалось очень просто. У меня были две напряженные недели. Когда люди задавали мне вопросы, я откладывал решение, просто, потому что у меня не было сил дать им немедленный ответ. Поэтому я говорил: «Мне нужно об этом подумать. Давайте назначим получасовой разговор и там примем решение, хорошо?»
На первый взгляд я поступал вполне разумно: совещание обещало быть коротким, назначенный срок стимулировал принятие решения и анализ проделанной работы. На самом деле это было пустой тратой времени и сил. Как бы ни было это тяжело, старайтесь принимать решения сразу же. Избавляйте себя от лишних встреч и переговоров. Умение слушать своих коллег на месте – качество более полезное, чем привычка откладывать решение до сбора целого совещания.
ВМЕСТО ОРГАНИЗАЦИИ СОВЕЩАНИЯ ДЕЛАЙТЕ ЧТО-ТО ДРУГОЕ
«Разница между творчеством и обсуждением инноваций – это разница между рассуждениями о том, как что-нибудь сделать, и реальным действием».
Майкл И. Гербер (автор книги «Пересмотр электронного мифа»)Это сразу же повысит вашу продуктивность. Просто говорите «нет». Удовлетворяйте потребность в социальном контакте иным образом. Мы собираемся по самым разным причинам, но всегда есть лучший способ провести те самые полчаса или полдня, чем тратить время и внимание на совещание, которое, честно говоря, никому не нужно.
НЕ НАДО ТЯНУТЬ
Если можно решить проблему без проведения множества переговоров и совещаний, сделайте это. Помните, всегда лучше потом извиниться, чем заранее просить разрешения.
ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА
Хотя при необходимости скоординировать работу группы людей наше первое желание – собрать их в одной комнате, на самом деле гораздо проще использовать для той же цели электронную почту. У почты есть дополнительные преимущества: пытаясь достичь согласия или получить разрешение на действие, человек, принимающий решение, скорее найдет нужный ответ, если ему не придется придумывать поводы для того, чтобы этого не делать.
Электронную почту часто недооценивают. Метод мозгового штурма эффективен, потому что дает возможность собрать множество идей от большого количества людей. Потом эти идеи объединяются в нечто большее, чем просто сумма частей. Электронная почта может сыграть свою роль в этом процессе: с помощью почты можно быстро собрать лучшие идеи от каждого – и на это уйдет пять минут, а не целый час, проведенный в душной комнате. Такой вариант всем понравится. Если в конце обмена электронными письмами вы так и не получите решения, на какое рассчитывали, всегда можно разослать всем еще одно письмо с перечислением лучших идей и предложением их обдумать. А если и тогда решение не будет найдено, то можно будет собрать нескольких человек (тех, чьи идеи были наиболее интересными) для короткого совещания.
ТЕЛЕКОНФЕРЕНЦИЯ
Хотя это практически равносильно совещанию, проводимому в одном помещении, хорошо организованная телеконференция почти всегда занимает вдвое меньше времени, чем хорошо организованное совещание. Люди больше сосредоточены на основной теме. Поскольку во время телеконференции труднее вскочить и высказать свое мнение, люди более тщательно взвешивают свои замечания и идеи. Такие сервисы, как Skype, постепенно вытесняют обычные совещания из корпоративной культуры. Думаю, это к лучшему.
КОЛЛЕКТИВНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
Такие технологии, как Google+ или сайты wiki, приобретают все большую популярность. Преимущество их понять несложно: если вы работаете над документом или идеей, то можете привлечь к этой работе тех, кого пригласили бы на совещание – например, руководителя финансового отдела. В подобной ситуации человек может пропустить все обсуждения, не относящиеся к его сфере компетентности, и сосредоточиться только на финансовом аспекте проекта.
ЗАХВАТ СТОЛА
Овладейте искусством захвата стола! И тогда вам не придется встречаться с людьми, чтобы попросить у них разрешения или спросить их мнение. Захват стола происходит двумя способами – запланированным и незапланированным. Запланированный способ более вежлив: отправьте короткое электронное письмо: «Привет, я работаю над проектом, и мне нужен твой совет. Ты будешь в офисе сегодня или завтра? Я заскочу, и мы поболтаем». Если ответа нет или вам кажется, что человек вас избегает из-за каких-то проблем, прибегните к незапланированному способу: просто подойдите к его столу.
Когда вы окажетесь за одним столом, эффективность общения заметно возрастет. Вы стоите над ним в очень неудобном положении. Кроме того, вы отвлекаете одного-двух коллег. Они это знают и постараются избавиться от вас как можно быстрее, поскольку в такой ситуации всем неудобно. В конце концов, вы получите сообщение по электронной почте, которое ваш собеседник с удовольствием напишет в тишине и покое, избавившись от вашего общества. А вы избавите себя и его от нужды тратить полчаса на совещание, в ходе которого половина времени уйдет на вводную часть.
РАССЫЛКА ЭЛЕКТРОННЫХ ПИСЕМ
Для эффективного общения и рабочего настроя очень важно, чтобы все члены команды работали в одном темпе и были в курсе дел друг друга. Это жизненно необходимо большинству компаний, где «радар новых возможностей» у каждого работника постоянно включен и работает на полную силу. Электронная почта – прекрасное средство, позволяющее держать всех в курсе. По внутренней связи человек может разослать другим членам команды информацию о своих достижениях. Это гораздо удобнее, чем собирать всех в одной комнате и целый час об этом рассказывать. Кроме того, много интересного можно узнать, столкнувшись с коллегами в коридоре или собравшись выпить в пятницу вечером.
КОРИДОРНЫЙ КОНСЕНСУС И УПРАВЛЕНИЕ ВО ВРЕМЯ ПРОГУЛКИ
Управление во время прогулки – фантастически полезное средство для любого менеджера, обладающего навыками общения, но не имеющего времени. Это очень просто, хотя эффективно использовать такой прием может не каждый. Раз в день или два-три раза в неделю прогуливаясь по этажам, вы даете людям возможность поговорить с вами. В такой ситуации можно пообщаться не только с членами своей команды, но и с теми, кто не находится в вашем подчинении, но в чьем опыте вы нуждаетесь. Я видел, как прекрасные руководители делали это, не имея под рукой ни блокнота, ни смартфона. Но если у вас, как и у меня, память, словно сито, не бравируйте: возьмите с собой блокнот и запишите все мысли и идеи, которые возникнут в результате такого общения. Когда у вас выдастся свободное время, составьте список тех людей, с которыми рассчитываете встретиться, когда будете прохаживаться по коридорам, и список проблем, которые можно было бы обсудить. Такая «прогулка» должна стать постоянной частью основного списка действий. Если вы все сделаете правильно, то она принесет вам не только профессиональную, но и социальную помощь. Кроме того, потратив менее получаса, вы сможете обсудить полдесятка важных проблем.
ЕЖЕДНЕВНЫЕ «ПЯТИМИНУТКИ»
Это своеобразная уловка, хотя по сути своей это настоящее совещание! Существует множество книг, в которых обсуждается идея коротких ежедневных совещаний. Мне больше всего нравится книга Верна Харниша «Правила прибыльных стартапов», в которой рассказывается о том, что лидерство в развивающемся бизнесе – это «1 % видения и 99 % дисциплины». Одна из разновидностей дисциплины – это умение напоминать всем об основных целях, на которых следует сосредоточиться. Именно этому и посвящены ежедневные обсуждения. Такие совещания длятся не более 15 минут, но избавляют от нужды организовывать другие встречи и совещания, поскольку очень просты по форме и регулярны. Я каждый день провожу такую «пятиминутку» со своей командой (мы обычно сидим, но если народу много, то можно собраться в углу комнаты, в коридоре или там, где всем хватит места). На такой «пятиминутке» мы ежедневно задаемся пятью вопросами:
1. Что хорошего?
2. Над чем сегодня работаем?
3. Насколько мы продвинулись на пути к тому, чтобы занять ведущее положение в своем бизнесе?
4. Какие проблемы?
5. Готовы ли мы к завтрашней «пятиминутке»?
Правил здесь немного, но пару советов я все же дам. Во-первых, все затронутые проблемы, на решение которых требуется больше минуты, решаются после «пятиминутки». Во-вторых, «пятиминутки» проводятся ежедневно в одно и то же время (в нашей компании Think Productive мы собираемся в 9.40, чтобы в те дни, когда в 10 часов начинается семинар, я успел подготовиться к нему, принять участие в «пятиминутке» и вовремя появиться в учебном классе, имея 5–10 минут в запасе). Мы ведем нашу «пятиминутку» по очереди. В хорошие дни наша «пятиминутка» действительно занимает пять минут, но никогда не длится дольше пятнадцати.
КАК УКЛОНИТЬСЯ ОТ ЧУЖИХ СОВЕЩАНИЙ
«Когда говоришь «да» другим людям, убедись, что тем самым не говоришь «нет» самому себе».
Пауло КоэльоВсе, о чем мы только что говорили, помогает нам избавиться от множества непродуктивных, требующих много времени совещаний. А что делать, если организатор совещания – не вы? Когда кто-то приглашает вас на совещание, кажется, что отказаться невозможно. Вы испытываете чувство вины – и соглашаетесь. Но если вы знаете, что совещание совершенно бесполезно для вас, что вы даром потратите драгоценное внимание и время, то поступите, как истинный ниндзя: уклонитесь.
«У МЕНЯ ЕСТЬ БОЛЕЕ ВАЖНЫЕ ДЕЛА»
Конечно, это правда, но не стоит говорить именно так. «Мне нужно срочно закончить проект Х», «Мой начальник попросил меня посвятить эти дни исключительно проекту Y». Не грубо, но вполне безжалостно.
«В ЭТО ВРЕМЯ Я ЗАНЯТ»
Удобная фраза, особенно если вас приглашают на совещание «для украшения», а не по серьезной причине (чаще всего так и бывает – поскольку люди, которые организуют совещание, сосредоточены только на выполнении своей задачи и совсем не думают о вашем времени и внимании).
«Я НЕ СМОГУ ПРИСУТСТВОВАТЬ, НО…»
Вместо того чтобы идти на совещание и тратить час-два своего времени, потратьте пять минут на то, чтобы узнать тему, и изложите свои соображения в письме. Это позволит вам внести свой вклад и защитить свое время и внимание. Чаще всего организаторы совещаний ценят такое внимание к затронутой теме.
«МОЖЕТ БЫТЬ»
Этот прием особенно хорошо работает с Outlook, где можно использовать опцию «возможно, я буду присутствовать». Не считайте себя обязанным объясняться – вы изъявили свою готовность, но подобную фразу обычно истолковывают так: «Я постараюсь прийти». На самом деле вы скорее всего постараетесь не приходить. Могут использоваться также вербальные или электронные эквиваленты этой особой кнопки.
Возможно, вы, прочитав мои советы, подумали: «Ну, если все будут так поступать, нам никогда не собрать ни одного совещания. А нам же нужно взаимодействовать, иначе наша организация попросту рассыплется». И в этих словах есть своя правда. Подобные приемы уклонения следует использовать лишь при необходимости. Однако не забывайте, что оспаривать статус-кво бывает очень полезно. Как бы то ни было, если вы начнете использовать уловки настоящего ниндзя, то поразитесь тому, насколько редко люди будут замечать, что вы уклоняетесь от совещаний.
Хорошее совещание может изменить мир
Порой бывают моменты, когда решить проблему может только реальное совещание. Вот несколько ситуаций, где совещание будет наилучшим выбором. Тогда – и только тогда – вы можете спланировать самое продуктивное совещание своей жизни.
«80 % профессиональных бизнесменов считают, что можно позитивно повлиять на результаты совещания с помощью правильно выбранного качественного печенья». (Опрос в гостиничной сети Holiday Inn, 2008)
ВСТРЕЧАЙТЕСЬ НА НЕБЕ, НЕ НА ЗЕМЛЕ
Совещания нередко портит то, что люди используют их для детальных обещаний, а не для решения глобальных проблем, таких как:
? Каким должен быть общий подход?
? Если противопоставить это тому, то что лучше выбрать?
? Кого мы пытаемся удовлетворить этим решением?
? Что важнее – качество или цена? Когда ответ на этот вопрос изменится?
Это вопросы небесного уровня, основанные на стратегическом мышлении и умении видеть картину в целом. Найдите ответы на них – и можно будет действовать, не собирая нового совещания для прояснения мелких деталей.
«Верблюд – это лошадь, дизайн которой выбирал комитет».
Алекс Иссигонис, дизайнер MiniСОБИРАЙТЕСЬ, КОГДА НУЖНО РАЗРЕШИТЬ ЭМОЦИОНАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ
Нет смысла прятаться за электронными письмами, когда принятие определенных решений требует общения с глазу на глаз. Но хочу предупредить: решайте эмоциональные проблемы только в том случае, если они важны для вас. Если Джон проработал в компании 27 лет, а сейчас его должность оказалась ненужной, это важно. Если Бил собирается устроить истерику из-за того, что вы отдали предпочтение не тому дизайну, который он выбрал, это не важно. Пусть устраивает истерики кому-нибудь другому. Желательно дома.
СОВЕЩАНИЕ ДОЛЖНО СОЗДАВАТЬ ИМПУЛЬС, ПОТОК, ЭНЕРГИЮ
Начинайте проекты с «вступительного совещания». Главная цель такой встречи – сплотить команду и подготовить ее к следующему этапу проекта. На совещании нужно создать атмосферу momentum, ощущение потока и силы – благодаря этому дальнейшее сотрудничество будет более эффективным и гармоничным. Поскольку основная задача – завязать личные контакты и сблизить участников проекта, то такие совещания можно проводить в оригинальной обстановке. Наберитесь смелости и пригласите всех в соседний боулинг или ресторан.
Как добиться магической встречи
Если вы нашли себе оправдания и уклонились от 60–70 % совещаний, а также сократили число собственных совещаний процентов на 90, осталось лишь сделать эффективными немногие оставшиеся. Ставки в этой редкой игре чрезвычайно высоки. В свое время мне довелось побывать на нескольких подобных совещаниях. Надеюсь, мне тоже удалось провести пару достойных совещаний, но об этом судить другим, а не мне!
Одну из замечательных встреч, на которых я присутствовал, проводил Мартин Фаррелл, настоящий маг и волшебник из нашей компании, верный друг и заслуживающий доверия коллега. Именно Мартин познакомил меня с самым замечательным принципом совещаний, какой только мне доводилось слышать. Этот принцип предложили Лоис Грессл и Джордж Гавлински – они вместе с Мартином работали над книгой «Совещаемся вместе». Принцип этот заключается в континууме 40–20–40.
Континуум 40–20–40
Если вам понадобится провести совещание и вы хотите, чтобы оно прошло успешно, используйте континуум 40–20–40. Это значит: 40 % внимания сосредоточьте на подготовке и обеспечении совещания до его начала; 20 % внимания можно посвятить самому совещанию – времени, когда все участники будут вместе; а затем 40 % внимания следует посвятить реализации решений.
Как любое золотое правило, этот принцип кажется простым и даже, на первый взгляд, очевидным. Однако на деле им пользуются редко – потому что это нелегко. Нам хочется уделить все свое внимание самому совещанию: какой должна быть повестка, как построить весь процесс и т. п. На самом деле гораздо важнее найти правильное место, подготовить персонал и все точно организовать. Чтобы совещание действительно принесло плоды, надо внимательно проследить за всем, что произойдет после.
40 % – подготовка
Правильно готовьте совещания – я имею в виду, по-настоящему правильно! Только тогда вам удастся добиться настоящей магии. Вы должны продумать все аспекты подготовки, и я уверен: это займет у вас гораздо больше времени, чем вы ожидали. Конечно, следует напечатать повестку дня, обеспечить все необходимые документы и информационные материалы. Очень важно позаботиться о печенье! Но еще важнее задолго до начала совещания все продумать самым тщательным образом. Главная задача – не в том, чтобы потратить на совещание минимум внимания и времени. Главное – получить максимальную отдачу от своих вложений. И вот несколько ситуаций, в которых хорошая подготовка приносит прекрасные плоды.
С САМОГО НАЧАЛА ПРЕДСТАВЛЯЙТЕ КОНЕЧНЫЕ ЦЕЛИ
Вот еще один пример того, насколько полезно быстрое принятие решений. Не ждите середины совещания, чтобы понять, каким должен быть результат. Начинайте сразу же. Вы должны знать конечную цель. Ее можно даже включить в повестку дня. А поскольку вести совещание будете вы, то можете сказать о ней во вступительном слове. Вот пример, как это можно сделать:
«В конце совещания мы согласуем четкий план и распределение обязанностей, чтобы можно было получить десять новых клиентов к концу марта».
Более оригинальный метод истинного ниндзя: начните совещание с ответа на свой вопрос, а не с одного лишь вопроса. Благодаря этому совещание превратится в более сосредоточенный обмен идеями. Например, если вы собрались, чтобы согласовать бюджет, пусть кто-нибудь еще до начала представит черновой вариант, чтобы вам было что обсудить и о чем поспорить. Такой черновик задаст общее направление.
СОСТОЯНИЕ ПОТОКА
Планируя совещание, воспринимайте его как путешествие. Продумайте, где могут возникнуть проблемы. Продумайте, в какой момент участникам захочется отдохнуть или размять ноги – предложите наилучший вариант. Хорошие совещания всегда производят впечатление путешествия. Большинство совещаний начинается с вводной части: знакомства друг с другом, оглашения темы и результатов, которых желательно было бы добиться. Средняя часть – основная: дискуссия, вопросы, ответы, начало соглашений. В конце совещания следует положить конец всем дискуссиям и прийти к решениям. Нужно определить необходимые действия и согласовать последующие практические шаги. Эти границы легко размываются, если у вас нет качественных «маркеров», их обозначающих.
ОБСУЖДАЙТЕ СЛОЖНЫЕ ВОПРОСЫ ПРЯМО ПЕРЕД ПЕРЕРЫВОМ НА КОФЕ ИЛИ ОБЕДОМ
Лучший способ эффективно управлять потоком – стратегически использовать естественные перерывы: перерыв на кофе, перерыв на обед, заранее оговоренные перерывы. Составляя повестку дня, я всегда стараюсь поставить вопросы, обсуждение которых может стать накаленным, прямо перед перерывом на кофе – а еще лучше перед обедом. Это означает, что внимание и коллективный энтузиазм участников, направленный на конфликт, будет перенаправлен на кофе, вкусные сэндвичи и пироги. Человек, который оттягивает обед – из принципа! – должен быть очень смелым. Если вы почувствовали, что атмосфера накаляется, лучше сделать небольшой перерыв, чтобы все успокоились и не переносили свое раздражение на другие пункты повестки дня.
ОТВЕДИТЕ ВРЕМЯ ДЛЯ «МАНЕВРА»
Порой во время совещаний трудности и осложнения возникают в самые неожиданные моменты, предсказать которые невозможно. Не пытайтесь угадать, когда такое может случится, а просто чуть-чуть отведите на пару пунктов повестки дня ближе к концу совещания чуть больше времени, чем требуется. Это даст вам возможность для маневра, если из-за неожиданных обстоятельств обсуждение затянется. Здесь и потребуется ваш секретный запас времени. Но никогда не говорите об этом другим участникам совещания – даже тем, кому полностью доверяете. Иначе это станет уже их секретным запасом, и они почувствуют себя вправе распоряжаться им по собственному усмотрению. Используйте уловки истинного ниндзя и маскировку.
ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ
Тщательно продумайте продолжительность совещания. Если вы – дисциплинированный председатель, то, скорее всего, сумеете закончить раньше, чем ожидали. Но вы ни в коем случае не должны прославиться, как специалист по затягиванию любых переговоров. Будьте точны и реалистичны, и в то же время стимулируйте в себе и других участниках краткость. То, что ваш Outlook Calendar делит график дня на интервалы по 30 или 60 минут, вовсе не означает, что вы не можете провести совещание за 15 или 45 минут – или даже за 21 минуту, если захотите! Это очень тонкий момент, поэтому будьте очень осторожны и тщательно все продумывайте. Дополнительные пять минут проактивного внимания, потраченные на размышления, потенциально смогут спасти массу времени других людей.
МЕСТО И ОБСТАНОВКА
Обстановка многое говорит о том, какого рода встречу вы собираетесь провести. Зал в театральном стиле с кафедрой впереди предполагает дидактический стиль, тщательные записи участников и строго определенное время для вопросов. Когда участники располагаются вокруг стола, то подразумевается некоторый уровень формальности и активное участие, но стол может послужить определенным барьером и помехой для активного слушания. Стулья, расставленные подковой, без стола напоминают групповую психотерапию: активное слушание, командная работа, достижение консенсуса и решение проблемы. Ни один метод нельзя считать правильным или неправильным – просто каждый подходит для своей ситуации и своей повестки дня. Обстановка помещения играет важную роль.
«Помещение должно сразу говорить: “Ты важен для нас”».
Нэнси КлайнВ последнее время распространилась мода проводить встречи и совещания вне офиса, в кафе. Это неудивительно – «кофейная культура» наших европейских и заокеанских друзей нынче приобрела особую популярность в Великобритании. Кафе – отличное место для встреч. Обстановка здесь неформальная, но засиживаться не стоит, поэтому разговор завязывается быстро, но оказывается непродолжительным. Кофе в больших кружках обеспечивает нас кофеином, из-за чего все говорят быстрее. Естественно, добиться результата в такой обстановке можно гораздо раньше.
СОЗДАЙТЕ НЕОБХОДИМУЮ ДЛЯ СЕБЯ КУЛЬТУРУ
Какое-то время я занимался управленческой работой, и каждую неделю мне приходилось присутствовать на совещаниях. Самое глубокое впечатление на меня произвел руководитель той организации. Он создал культуру, в которой подготовка была абсолютно необходима. Подготовлен был руководитель, поэтому и все менеджеры высшего звена тоже были подготовлены. В результате во время совещаний обсуждались точки зрения и действия, и никто не вдавался в долгие объяснения. Сами совещания длились минут сорок, а не три – четыре часа. Такая культура сложилась неслучайно: она была не просто спланирована руководителем, но еще и тщательно поддерживалась и подкреплялась. Каждый пункт повестки дня он предварял небольшим вступлением, в котором почти всегда звучала фраза: «Полагаю, все прочли документы», а затем вкратце предлагалось решение. Если кто-то не подготовился, то это был верный путь к провалу: достаточно было совершить такую ошибку – и ты безнадежно отставал от команды. На следующей неделе ты приходил уже подготовленным, прочитав все необходимое. Создайте аналогичную культуру в своей команде – и ваша жизнь станет намного проще.
20 % – само совещание
Вы тщательно подготовились и убедили других сделать то же самое. Вы даже купили хорошее печенье. Как же обеспечить эффективность самого совещания?
ПРИВЕТСТВИЕ И ВСТУПЛЕНИЕ
Если вы пригласили больше четырех-пяти человек, то на создание групповой динамики потребуется чуть больше времени. Ваша задача – сделать так, чтобы все почувствовали себя максимально комфортно. Ощущение комфорта способствует повышению активности участников совещания. В такой обстановке люди меньше боятся выставить себя в невыгодном свете. Чтобы люди почувствовали себя комфортно, старайтесь установить зрительный контакт и поговорить с каждым участником встречи сразу после его прихода. Будьте доброжелательны. Сделайте так, чтобы ваши собеседники почувствовали себя особенными. Если эта деталь кажется вам излишней, вспомните себя: вспомните, как вы чувствовали себя на разных совещаниях – и разница станет вам очевидна.
На своих совещаниях я обычно прошу людей представиться. К этому меня подтолкнула великолепная книга Нэнси Клайн «Время думать», в которой она рассказывает о создании идеальной для слушания и мышления рабочей среды. Такое простое предложение позволяет каждому высказаться и комфортно себя почувствовать в тот момент, когда внимание группы направлено на него. Это сплачивает группу и повышает эффективность совещания.
Обычно я задаю три-четыре вопроса:
? Имя.
? Функция (и место работы, если на совещании присутствуют представители нескольких организаций или офисов).
? Причина приглашения.
? Что вам особенно хорошо удается (формулировка этого вопроса довольно расплывчата, что позволяет человеку высказаться в профессиональном или личном плане и почувствовать себя комфортнее).
Я больше всего люблю последний вопрос. Отвечая на него, люди немного раскрываются, идут на определенный риск, чтобы привлечь внимание группы и в дальнейшем общении почувствовать себя увереннее. Это очень важно для продуктивного обсуждения реальных проблем. Многие исследования говорят о благотворном влиянии смеха на процесс принятия решений группе. Последний вопрос всегда вызывает хотя бы одну улыбку, поскольку люди стараются сказать что-то интересное. Это очень простое, но весьма эффективное средство.
ТЕМП
Председатель совещания управляет темпом. Здесь нужно сохранить баланс: не старайтесь быть слишком жестким и кратким, чтобы сэкономить время. Нередко из-за такой экономии люди просто предпочитают отмолчаться. Они не ощущают своей вовлеченности в процесс принятия решений. И это обязательно отзовется в будущем, когда сотрудники начнут оспаривать обязательства и заявлять, что их мнение не было выслушано. Но в то же время мы собираемся для принятия решений, а не для групповой психотерапии, поэтому не следует давать участникам возможность повторяться. Подумайте, какого рода совещание вам требуется, какого консенсуса вы хотите добиться. Темп совещания должен соответствовать индивидуальному темпу самого медлительного участника. Разумно оцените возможности всех приглашенных и определите, можно ли такого участника опередить.
СТИМУЛИРУЙТЕ ВЫЯВЛЕНИЕ И ОБСУЖДЕНИЕ ПРЕПЯТСТВИЙ
Что мешает вам достичь своих целей? Порой это бывает трудно объяснить. Иногда это вы мешаете всем остальным. Иногда это люди, иногда отсутствие у членов команды отчетливого представления о задаче или разногласия относительно того, что должно быть сделано. Предоставьте людям время (либо на самом совещании, либо до него, либо после) на то, чтобы открыто высказаться по поводу любых препятствий и барьеров. В команде роль общения чрезвычайно велика, поэтому вы должны всячески это общение стимулировать. Сделайте совещание поводом для того, чтобы поднять определенные проблемы и откровенно их обсудить. Никто из участников не должен уклоняться от такого обсуждения.
ЛЕГКИЙ ДИСКОМФОРТ = БЫСТРЫЕ РЕШЕНИЯ
Легкий дискомфорт может послужить прекрасным катализатором для принятия решений в группе. Когда будете проводить совещание, подумайте об этом. Вот несколько полезных фраз:
? «Понимаю, что все хотят выпить кофе, поэтому давайте быстро решим этот вопрос и двинемся дальше».
? «Я знаю, что здесь слегка жарковато. Как только мы покончим с этим вопросом, я попрошу кого-нибудь заняться кондиционером».
? «Давайте еще пять минут посвятим этому вопросу, и можно будет размять ноги».
Существуют и более экстремальные способы использования легкого дискомфорта с целью более сосредоточенного и быстрого принятия решений. Совещание можно провести в необычном месте. Можно даже не предлагать участникам садиться. Стоячие совещания – средство полезное, но не забывайте о напряженности внимания, о чем мы говорили в начале этой главы. Иногда дискомфорт является наилучшим подходом, но порой неудобство значительно снижает способность людей слушать и активно участвовать в обсуждении.
СЛЕДОВАНИЕ КУРСУ
Во время совещания роль председателя заключается в том, чтобы строго следовать курсу. Решения и действия должны быть понятны и четко определены. Если на вашем совещании каждый участник имеет строго отведенное время для выступления (лично я не считаю такой подход эффективным всегда, он бывает полезен лишь иногда), можно в ходе совещания упоминать о минутах, чтобы окончательно прояснить принятые решения («Хорошо, а теперь давайте сформулируем это за несколько минут».) Согласованная, краткая и ясная формулировка способствует большей концентрации внимания и обеспечивает уверенность в полном и однозначном понимании.
НИКТО НЕ ДОЛЖЕН БОЯТЬСЯ СДЕЛАТЬ ОШИБКУ
Мы привыкли считать ошибки промахами и чем-то однозначно плохим. Но прогресс без ошибок невозможен. Мы должны убеждаться в том, что что-то работает, а что-то нет. Однажды я услышал от руководителя такие слова: «У меня нет проблем с теми, кто ошибается. Главные мои проблемы возникают с теми, кто не признается в своих ошибках и не хочет их исправлять». Поощряйте эксперименты и инновации и старайтесь сделать их «безопасными».
ВСЕ ХОРОШО, ЧТО ХОРОШО КОНЧАЕТСЯ
Очень важно правильно закончить совещание. Обычно люди лучше всего запоминают последние несколько минут, поэтому вы должны вселить в них ощущение общей цели, гармонии и momentumа. Объясните, что произойдет дальше, и убедитесь в том, что все хорошо представляют себе следующие шаги – особенно те, которые они должны осуществить сами.
ПУБЛИЧНО ПРИНЯТЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА
Обязательства, принятые публично, – это лучший способ держать ситуацию под контролем. Люди осознают необходимость отчета и точно представляют себе свою ответственность. Попросите участников подтвердить свои обязательства письменно и огласите их на совещании. В прошлом я использовал старый трюк: просил людей написать письмо или записку самим себе через три-шесть месяцев. В этом письме нужно было описать все то, что должно быть достигнуто к этому времени. Я собирал эти письма и рассылал в указанную дату. Важен был не сам факт получения письма через полгода (впрочем, и это служило прекрасным конкретным напоминанием!). Изложив свои обязательства в письменном виде, люди лучше помнили о них и трудились с большей отдачей. И к моменту получения написанных писем оказывалось, что им удалось добиться гораздо лучших результатов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Заключение не менее полезно, чем вступление, о котором я говорил в начале этого раздела.
Дайте участникам возможность высказаться и почувствовать, что они внесли большой вклад в успех общего дела. В то же время нужно обратить внимание людей на степень их участия и приступить к перспективному планированию. В заключение я обычно задаю следующие вопросы:
? Что вам больше всего понравилось на этом совещании?
? Удивило ли вас что-нибудь в этом совещании?
? Как изменились ваши планы в результате совещания?
? Чего вы ожидаете?
40 % – реализация решений
«Из разговоров риса не сварить».
Китайская пословицаРеализация решений совещания – не просто важна, это – главная цель любого совещания. Без реальных действий совещание бессмысленно. Сами по себе принятые обязательства и высказанные хорошие идеи ничего не значат. Они не могут осуществиться и изменить мир без реальных действий. Задумайтесь об этом: самое тщательно спланированное и прекрасно проведенное совещание может оказаться пустой и бессмысленной тратой времени, если его решения не будут воплощены в жизнь. Давайте же поговорим о ключевых привычках, которые необходимы для создания культуры реализации решений и продуктивных действий.
СОСТАВЛЯЙТЕ СПИСОК ДЕЙСТВИЙ ВО ВРЕМЯ САМОГО СОВЕЩАНИЯ
Не опускайте рук при первой же трудности. Многие совещания, на которых я присутствовал, а затем и проводил, заканчивались сбором информации, ощущением активных действий и рассылкой собранной информации всем участникам. К тому времени, когда люди получали информацию, она уже безнадежно устаревала: слова начинали терять свой смысл. Более того, начинала меркнуть память о самом совещании, поскольку к этому времени успевало пройти несколько других совещаний, посвященных другим темам. Люди просто не понимали, кто и что должен сделать. Неопределенность порождала медлительность, а та порождала страх и т. д и т. п.
Реализация результатов начинается в момент окончания совещания. Не заканчивайте встречу, пока у вас и всех остальных участников не сформируется отчетливое представление о том, какие действия надо выполнить. Желательно иметь список действий – его можно написать на доске, за несколько минут составить на ноутбуке или оформить в бумажном виде. Используйте встречу для прояснения того, что нужно сделать. Убедитесь, что все присутствующие ясно понимают свои действия и готовы их осуществить.
КУЛЬТУРА ДЕЙСТВИЯ
Одного лишь составления списка действий все же недостаточно. Необходимо создать внутри команды культуру действий, чтобы, когда действия будут осуществлены, их можно было вознаградить, но при этом не считать результат удивительной неожиданностью. Вы должны рассчитывать на действия. Действия должны быть частью повседневной реальности, а не поводом для удивления и празднования.
ФИКСИРУЮЩЕЕ ПИСЬМО
Организатор совещания должен обеспечить рассылку «фиксирующего» письма, в котором в текстовом виде или в виде приложения содержится полный и четкий список действий. Это можно сделать самостоятельно или кому-то поручить. В письме нужно поблагодарить участников за то, что они уделили совещанию время, а также рассказать о том, что получится в результате принятых обязательств. Такое письмо создает импульс, напоминает всем об их обязательствах и служит напоминанием и справочным материалом. Письмо должно быть читабельным – структурированным и не очень длинным. И, самое важное, все в нем должно быть изложено точно и ясно.
КТО РУКОВОДИТ ПРОЕКТОМ?
Когда совещание закончено и команда приступила к реализации поставленных задач, руководство действиями можно возложить на кого-то другого. В фиксирующем письме сообщите всем участникам, кто руководит проектом. Это может быть тот, кто проводил совещание или менеджер проекта. Абсолютно точно укажите, кто именно является руководителем, кто направляет все действия и к кому нужно обращаться с вопросами и проблемами.
СОЗДАЙТЕ ВОЗМОЖНОСТЬ ДЛЯ ПРОЯСНЯЮЩИХ ВОПРОСОВ
Если вы руководите командным проектом, вам нужно создать возможности для проясняющих вопросов. Причем так, чтобы человек, задавая вопросы, не боялся выставить себя в невыгодном свете. Это можно сделать в электронных письмах, но для той же цели прекрасно подойдут регулярные беседы, «захват стола», беседы в коридорах и общие дискуссии. Задавайте вопросы типа:
? «Вы точно представляете себе, что нужно сделать?»
? «У вас есть все необходимое?»
? «У вас все нормально?»
И помните, что одни лишь перечисленные вопросы не дают человеку возможности прояснить все непонятное, не показавшись бестолковым. Избавьте собеседника от неловкости, сказав что-то вроде:
? «Не удивлюсь, если у вас появится несколько вопросов. На этой неделе у меня есть время. Не хотите ли что-нибудь обсудить?»
? «Я понимаю, что всем нам есть о чем подумать, поэтому смело спрашивайте, если у вас появятся вопросы».
? «Ко мне уже многие обращались с вопросами. А у вас есть вопросы?» (Говорите так, даже если никто к вам не обращался. Человек понимает, что он не один такой, а следовательно, он вовсе не глуп.)
? «Задача очень сложная. У вас есть какие-то проблемы?»
Со временем вы начнете замечать, кто с готовностью задает вопросы, кого нужно к этим вопросам подтолкнуть, а кто избегает подобных разговоров любой ценой, хотя и не представляет, как сделать то, что от него требуется.
ПОСЛЕДУЮЩИЕ ПИСЬМА
Рассылка фиксирующего письма после совещания сегодня стала нормой. Менее распространены письма, которые рассылаются через неделю или через месяц. К ним прикладывают оригинальный или скорректированный список действий. Такое письмо напоминает о необходимых действиях и дает возможность спокойно задать проясняющие вопросы.
СРОКИ
При любой возможности устанавливайте сроки. Мы говорили об этом в главе, посвященной фазе действий процесса CORD. Сроки возникают как черт из табакерки. Вспомните о проектах, которые вы заканчивали ночью накануне сдачи. Когда вы к ним приступали, то были уверены, что такого не произойдет, верно? То же относится и к делегированию обязанностей. Не бойтесь устанавливать жесткие сроки, но при этом будьте открыты для вопросов и изменений.
УСТАНОВИТЕ КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ
Действие должно подлежать оценке. И дело не только в соблюдении сроков. Важна оценка результата и его воздействия на корпоративные результаты в целом. Критерии оценки повышают ясность и концентрацию на первых этапах, а также облегчают мониторинг в дальнейшем. Вопросы о сути действий – прекрасный способ регулярно оценивать ход осуществления проекта. Вполне возможно, что через несколько недель после совещания выяснится, что требуются совершенно иные действия.
Упражнение: осуществляйте перемены и составляйте чек-лист для регулярных совещаний
? Подумайте о проводимых вами регулярных совещаниях. Это могут быть рабочие беседы внутри команды или обзорное совещание, намеченное через шесть месяцев после первичного.
? Разработайте чек-лист следования повестке дня.
? Разработайте чек-лист действий, которые надо выполнить в конце каждого совещания.
? При возможности включите сроки и более детальное описание необходимых действий.
? Составьте описание процесса подготовки, проведения совещания и реализации результатов. 40 % времени отведите на подготовку, 20 % посвятите тому, что нужно сделать на самом совещании, и 40 % – реализации результатов.
Подумайте о том, чего вы сейчас не делаете, но что может заметно облегчить проведение совещаний. Поскольку речь идет о регулярных совещаниях, прямо сейчас потратьте время на оптимизацию процедуры, чтобы ваши совещания становились все более и более эффективными.
А вы – ниндзя?
? Дзен-спокойствие – результат регулярного анализа каждой сферы работы настоящего ниндзя. Воспринимайте всю свою работу как проект.
? Ниндзя не боится оригинальности в управлении проектами и совещаниями. Он больше сосредоточен на гибкости и ответной реакции, а не на старомодном «планировании».
? Ниндзя использует проекты и совещания для осознания и готовности, а также для создания атмосферы доверия и придания рабочему процессу силы momentum.
11. Momentum
«Я уже лидировал… И я просто продолжал ехать. Неожиданно я на две секунды оторвался от всех остальных, в том числе и от моего товарища по команде на той же машине. И вдруг я понял, что перестал вести машину сознательно. Мной руководил какой-то инстинкт. Я находился в другом измерении. Мне казалось, что я несусь по туннелю».
Айртон Сенна, чемпион Формулы-1, выступление после квалификационных заездов Гран-при Монако, 1988В последних нескольких главах я рассказал вам о содержании и применении модели эффективности CORD. Кроме того, мы создали второй мозг для управления проектами и действиями. Вы установили полный контроль над папкой «Входящие» в своем почтовом ящике и сосредоточились на управлении проектами. Вы поняли, как можно сократить количество совещаний, и как следует проводить те совещания, присутствовать на которых необходимо. Все хитрости, советы и подходы, которые мы с вами обсудили, работают. Я знаю это, потому что сам ими пользуюсь. Помимо этого, я обучаю их применению других людей и вижу, каких результатов они добиваются. Полагаю, теперь вас ничто не остановит! Кроме, конечно же, вас самих.
Авторы многих книг по тайм-менеджменту не понимали, что человек – создание очень сложное. Он не всегда делает то, что для него хорошо – даже если знает, как надо. Мы принимаем неправильные решения, отдаем приоритет незначительным делам, оставляя серьезные и важные задачи невыполненными. Основной список действий не управляет нашими поступками. Мы медлим, ищем повода уклониться от сложной задачи, которая может сделать нас великими, но связана с риском выставить себя в невыгодном свете. Мы уступаем соблазнам, отвлекаемся и отрываемся от работы.
Даже когда мы готовы действовать, вооружившись всеми знаниями, средствами и системами мира, мы все равно находим массу поводов для того, чтобы не действовать. Любому ниндзя нужно победить злейшего врага – собственное сопротивление.
Сопротивление
Где-то в глубине нашей души живет злобное маленькое существо – хитрое, невидимое, ехидное, навязчивое, безответственное, ревнивое. А хуже всего то, что оно знает нас лучше, чем мы сами. Этот чудовищный монстр – наше сопротивление. Никто точно не знает, каковы мотивы сопротивления и почему оно возникает в сознании в тот самый момент, когда вы приступаете к работе и хотите выполнить ее эффективно. Удивительно, но чем более важна для нас выполняемая работа, чем важнее результаты собственных действий, тем сильнее внутреннее сопротивление. Злобный монстр саботирует все наши действия, уничтожает результаты и сбивает с пути.
Стивен Прессфилд написал о внутреннем сопротивлении и о его преодолении целую книгу «Война за креатив». Он рассказывает о том, как творческие люди борются с внутренними голосами. В душе каждого из нас звучит монолог отчаяния, сомнений, ревности, страха. Внутреннее сопротивление подбрасывает нам негативные мысли, чтобы помешать сделать то, что мы должны сделать. Даже если вы не считаете себя творческим человеком, на самом деле вы именно таковы. Если ваша работа связана с извлечением ценности из информации и идей, то вы – именно такой человек, о каких пишет Стивен Прессфилд. Сознаете вы или нет, признаетесь ли в этом или нет, но в вашей душе живет внутреннее сопротивление – это чувство знакомо каждому.
«Не нужно быть гением.
Достаточно лишь перестать сопротивляться».
Сет ГодинНиндзя должен использовать самосознание, чтобы победить внутреннее сопротивление. В этой борьбе можно идти на любые уловки – лишь бы обойти этого врага. Или нужно трудиться с таким напором, чтобы никакое внутреннее сопротивление не могло сбить вас с курса. Сопротивление теряет силу только перед лицом серьезного импульса. В этой главе мы поговорим о том, как осознать внутреннее сопротивление и создать momentum [18], способный его победить.
Ящеричный мозг
У нашего сопротивления, какую бы боль и стресс оно нам ни причиняло, есть очень веская причина. Подобные мысли рождаются в древнейшей части человеческого мозга – в лимбической системе. Она связана с эмоциями, мотивацией и функциями выживания. Замри неподвижно – и хищники тебя не заметят. Замри, не выделяйся – и сможешь дожить до следующего дня.
Любой вид творчества – а под творчеством я подразумеваю ту работу, которой вы занимаетесь, – это битва между двумя побуждениями. Умный, развитой человеческий мозг жаждет успеха. Он хочет выполнить всю работу и поделиться идеями со всем миром. Ящеричный мозг – источник внутреннего сопротивления – страшится того, что может произойти, если сделать нечто такое, чего не делал прежде. Мозг рептилии думает о выживании, статусе и безопасности. Он предпочитает комфорт славе и успеху.
Все, что, по мнению древнего мозга, может вызвать реакцию или перемену, – опасно, и он старается эти мысли подавить. Малейший риск выставить себя в невыгодном свете вызывает у ящеричного мозга стоны, крики, страдания и ожесточенное противодействие. Нужно только выживать. Нужно слиться с окружающей средой, замереть и вести себя так же, как все.
РАСПОЗНАВАНИЕ ВНУТРЕННЕГО СОПРОТИВЛЕНИЯ
Сопротивление – функция незамысловатая, состоящая из нескольких основных эмоций. Но нельзя недооценивать ее силу, изобретательность и злонамеренность. Сопротивление может проявляться в самых разных формах. Вот наиболее распространенные формы, с которыми вы можете столкнуться. Но помните, что список этот далеко не исчерпывающий.
? Стремление к абсолютному совершенству (перфекционизм).
? Организация совещания, связанного с работой, которую вы можете выполнить и без того.
? Трата времени на смену шрифтов, заголовков и прочих мелочей, когда остальная работа уже выполнена.
? Трата огромного времени на чтение или сбор данных.
? Пренебрежение противоречивой или интересной информацией.
? Чрезмерная организованность.
? Страх перемен.
? Критика в адрес тех, кого можно назвать новаторами, кто действует не так, как все остальные.
? Внимание к количеству слов, а не к содержанию.
? Постоянная проверка собственной работы.
? Постоянное стремление к поддержке со стороны других людей.
? Чай вместо смелого разговора.
? Игра с приложениями, направленными на повышение продуктивности, а не реальное повышение продуктивности.
Вы заметите, что подобные действия распыляют наше проактивное внимание и отвлекают нас сильными эмоциями и прочно укоренившимися привычками. Распознавание внутреннего сопротивления – это жизненно важный первый этап. Как только вы заметите в себе что-то напоминающее сопротивление, тут же начнется борьба.
Борьба с сопротивлением – и полная победа
Существует два метода борьбы с сопротивлением:
? Нужно найти способ не обращать на него внимания или заставить его замолчать.
? Можно обмануть его, сделав вид, что вы его не замечаете.
1. Как заставить сопротивление замолчать
ПОДТВЕРЖДЕНИЕ
Сопротивление трусливо прячется внутри нашего мозга, редко показываясь и при любой возможности маскируясь за другими мыслями. Вам нужно регулярно вытаскивать его на белый свет. Многие привычки и приемы, описанные в это книге, направлены именно на выявление внутреннего сопротивления.
? Улавливание и фиксация всего происходящего в вашем внутреннем мире позволяет вытащить сопротивление на белый свет. Оно будет сопротивляться, кусаться и визжать. Но вы можете преодолеть каждую подобную мысль и побуждение. Тревожные мысли и шумы уйдут прочь и пропадут.
? Медитация. Мы редко заглядываем в самих себя, чтобы послушать, что происходит в нашей душе. Медитация – прекрасный способ прислушаться к себе, понять себя и распознать собственные чувства. Медитация позволяет притормозить и отстраниться от стремительной череды мыслей, которые атакуют ваш мозг с утра до ночи. Медитация помогает сосредоточиться, сконцентрироваться и пребывать в настоящем моменте.
? Питание и физические упражнения. Физическая активность ослабляет сопротивление. Занятия фитнесом способствуют выработке эндорфинов и вызывают прилив сил. Мы чувствуем себя сильными – и знаем, что способны победить любое сопротивление.
? Релаксация. Сопротивление заметнее ощущается после какого-то события. Мы заканчиваем работу, идем домой купать ребенка или в театр. Стоит нам расслабиться, как мы тут же слышим голос внутреннего сопротивления.
? Обзор Еженедельного и Ежедневного чек-листов. Этап обзора и анализа жизненно важен. В такие моменты вы начинаете видеть лес за деревьями. Вам открывается полная картина. В эти моменты сопротивление особенно обостряется и делает все, что в его силах, чтобы обескуражить и встревожить вас.
? Наставники. Наставник поможет вам почувствовать, что вы не одиноки. Даже у самых уверенных в себе и спокойных людей случаются такие моменты в жизни и работе, когда они превращаются в лебедей: внешне спокойно и грациозно скользят по водной глади, но под водой отчаянно гребут перепончатыми лапами.
ОСМЕЯНИЕ
Сколь бы сильным ни было ваше сопротивление, в действительности оно страдает слабоумием. Лучший способ борьбы с ним – это средство, которого сопротивление боится как огня, – покажите мелкому мерзавцу его подлинное лицо и посмейтесь над ним. Вы умнее и сильнее и можете повергнуть его в прах. Посмотрите на него с юмором, увидев это уродливое тельце, осознав эти глупые идеи и бесполезные тактические приемы, которым оно вас учит. Как еще смутить свое сопротивление.
«Я чувствую, что сейчас переживаю период «загрузки». Обычно я называю это «писательским тупиком», но в жизни такого не существует».
Эрика Баду? Смените парадигму. Вместо того чтобы беспокоиться: «А что, если что-то пойдет не так?» подумайте: «Что, если все будет в порядке?» Страх часто заставляет нас представлять себе только возможные неудачи. Мы боимся представить себе, что последствия наших действий приведут к грандиозному и прекрасному успеху! С другой стороны, если мы будем воспринимать каждую задачу как нечто такое, от чего зависит наша жизнь, это будет утомительно, потому что ставки чересчур высоки! Поймав себя на негативном мышлении, попробуйте представить себе, что та работа, которой вы сейчас занимаетесь, не сделает вас миллионером, но в то же время и не превратит в банкрота! Все будет хорошо.
? Поймайте себя. Скажите об этом вслух. Расскажите коллеге, которому полностью доверяете, что вам никак не удается закончить презентацию Power Point из-за внутреннего сопротивления. Выразив это вслух, вы сразу же поймете, как глупо подчиняться примитивному мозгу рептилии, и мелкий мерзавец тут же вас покинет. Сопротивление исчезает сразу же, как только почувствует, что его заметили.
СМЕЛОСТЬ И БЕЗЖАЛОСТНОСТЬ
Лучший способ победить внутреннее сопротивление – проявить смелость и безжалостность. Чтобы преодолеть сопротивление на достаточно долгий период, потребуется сила и полное самосознание. Это нелегко, но если вы хотите попробовать, воспользуйтесь моими советами.
? Создайте пространство, где можно будет дать сопротивлению открытый бой. Не позволяйте ему маскироваться под веб-сайты и другие соблазны. Создайте пространство, на котором будете только вы и ваше внутреннее сопротивление. Так маленького мерзавца будет легче услышать и выловить.
? Посмотрите в глаза своему сопротивлению (внутреннее сопротивление терпеть не может открытого противостояния). Однако если вы злитесь, то тем самым делаете его сильнее. Посмейтесь над собой и своим глупым сопротивлением. Поймите, что вы сильнее, и скоро оно, поджав хвост, уползет в кусты.
? Выведите сопротивление из игры. Возьмите лист бумаги и поиграйте с ним. Составьте список его доводов «против» – перечислите все причины не делать то, чего не дает вам ваше внутреннее сопротивление. Измотайте его. Закончив этот список, составьте другой – «за». И вы тут же вернете себе контроль над ситуацией.
? Превзойдите свое сопротивление. Вспомните те моменты в жизни, когда ситуация действительно складывалась для вас очень плохо. Все то, чем пугает вас ваше сопротивление, на самом деле шаг вперед – настоящая победа. И когда вы это осознаете, ваше внутреннее сопротивление сдастся и сложит лапки… на время.
2. Как обмануть сопротивление
Конечно, гораздо проще было бы просто не обращать на него внимания, а не тратить силы на подтверждение, осмеяние или борьбу. Вот несколько приемов, которые помогут вам обойти, обмануть и перехитрить свое внутреннее сопротивление. По крайней мере на время.
ЗАГЛУШИТЕ СОПРОТИВЛЕНИЕ ПОЗИТИВНЫМ ШУМОМ
Стивен Кинг написал настоящий гимн своему ремеслу – «Как писать книги». Он увлеченно рассказывает об утренней привычной процедуре, которая дает ему силы приняться за писательский труд. Самое страшное в мире для любого писателя – это чистая страница. На чистом листе нет ничего, кроме собственного сопротивления, и это тревожит. Кинг признается в любви к тяжелому року и крепкому кофе. Именно это помогает ему писать. Рок и кофе заглушают голос сопротивления и создают иллюзию импульса momentum, который становится реальным, как только на странице появляются первые слова. У меня тоже есть несколько музыкальных произведений, оказывающих на меня подобное действие. Одно из них – это песня Майкла Джексона Don’t Stop Till You Get Enough, первый трек с великолепного альбома Off The Wall. Это настоящий взрыв энергии диско, оптимизма и раскрепощенности – ощущаешь, как голос певца отзывается в душах тех, кто слышит эту песню впервые. Это прекрасно, это сильно, это ярко. И это прекрасный антидот для сопротивления.
ПРИВЫЧКИ
Привычные ежедневные процедуры способны подавить сопротивление на довольно долгое время – за это время вы можете войти в состояние momentumа. Создайте определенный распорядок начала рабочего дня. Разбейте свою работу, которая обычно вызывает сопротивление, на пять или шесть элементов, и тогда вы успеете много сделать, прежде чем сопротивление это заметит. Я долгое время работал дома и выработал для себя такой распорядок:
1. Выпить воды.
2. Десять минут побегать.
3. Принять душ.
4. Позавтракать.
5. Выполнить самую тяжелую и неприятную работу дня.
6. Ежедневный контрольный список.
В этом распорядке за множеством позитивных, приятных дел скрывается нечто ужасное. Пока мое тело еще наполнено эндорфинами от пробежки, сопротивление ослаблено. Все утра разные, но те, которые начинаются с хорошего ритуала, перерастают в приятные и продуктивные дни.
ИЛЛЮЗИЯ КОМФОРТА
Вспомните, что ваше сопротивление жаждет комфорта и безопасности. Выполняйте самую сложную работу в уютной, комфортной, роскошной обстановке. Так вы сможете обмануть сопротивление и заставить его поверить, что жизнь прекрасна. Оно перестанет пугать вас этой жизнью. Я работаю в Брайтоне, поэтому стараюсь большую часть писательской работы выполнять на пляже, любуясь водной гладью. Море меня успокаивает. Кроме того, на пляже меня ничто не отвлекает и не перебивает, как в офисе. А ведь любой отвлекающий фактор играет на руку сопротивлению. Попробуйте найти такую среду, которая подойдет именно вам. А если вам это не удается, позаимствуйте идею из нейролингвистического программирования. Научитесь вызывать у себя определенные состояния. Если вам предстоит сделать неприятный телефонный звонок или побывать на пугающем совещании, сделайте глубокий вдох и улыбнитесь. Пусть ваше тело посылает позитивные сигналы и избавляется от страха. Хорошая осанка и гордо поднятая голова тоже пойдут на пользу настроению.
СОЗДАЙТЕ УСЛОВИЯ ДЛЯ БОЛЕЕ СИЛЬНОГО СТРАХА
Это мой любимый прием. Ваше сопротивление будет нести свой перфекционистский бред до тех пор, пока вы ему позволяете. Но страх выставить себя в невыгодном свете и потерять статус гораздо сильнее. Он мгновенно объединяет вас и ваше сопротивление в борьбе с ним.
? Поиграйте со сроками. Пусть кто-то поставит вам срок, чтобы вы сосредоточились на любом проекте, где вероятность прокрастинации и затягивания работы очень велика. Страх не успеть выполнить работу вовремя перевешивает любое сопротивление и стремление ковыряться в ненужных деталях. Вы сделаете все, лишь бы не выставить себя в невыгодном свете перед людьми, мнение которых для вас важно. В таких условиях ваша работа наверняка окажется не столь хорошей, как могла бы. Со временем вы обнаружите эти недостатки, которых никогда не появилось бы, если бы вы не спешили. Но обнаружите вы и другое: никто этого не заметил!
? Публичные заявления. Если вы делаете первые шаги в новом проекте, то лучше всего вашу решимость подкрепит публичное объявление о своих планах. Так действуют предприниматели. Сначала объявить, а уж потом планировать, обдумывать и выполнять. Именно так поступил Ричард Брэнсон, создавая бренд Virgin Cola. Сотрудники его компании много лет говорили о выпуске собственной колы, но из-за коллективного сопротивления этот проект постоянно откладывался в пользу других замыслов. Как-то раз Брэнсон давал пресс-конференцию по совершенно другому вопросу. Его спросили, каковы планы его компании. И он объявил: «В этом году мы собираемся выпустить собственную колу!» В офисе воцарилась настоящая паника, но все начали действовать. «Вы слышали, что я только что объявил?» – спросил Брэнсон сотрудников. Ответ его не интересовал.
ПРЕВРАТИТЕ ВСЕ В ИГРУ
Превратите работу в игру – и вы сможете отвлечься от внутреннего сопротивления и преодолеть его. Подход этот довольно новый и может показаться странным, но идея превратить работу в игру известна уже давно. Вот несколько игр, в которые можно поиграть на работе.
? Цели по продажам. Никто не хочет быть проигравшим. Поэтому все стараются попасть в цель, получить медаль победителя и общественное признание.
? Рейтинг признания и оплата, связанная с показателями. Это абсолютная игра, в которой оценивается вся ваша работа – за каждый год (или каждый квартал).
? Очистка папки «Входящие». Это может быть игрой, если вы одержимы идеей полной очистки этой папки и знаете, что это важно, но чувствуете себя усталым и делать этого не хочется. На наших семинарах по работе с электронной почтой мы вручаем участникам маленькие призовые розетки, когда им удается полностью очистить свой ящик. Это превращает серьезный процесс в увлекательную игру. Вы не поверите, но люди, занимающие высокое положение и имеющие практически все, что только возможно иметь в этом мире, на наших семинарах из кожи вон лезут, чтобы заполучить эту маленькую розетку!
? Вызов, брошенный собственному эго. «Пари держу, ты не получишь интервью у этой знаменитой актрисы!» Уверен, что после такого вы станете работать с удвоенной силой.
ПРИВЫЧКИ ПОЗИТИВНОГО MOMENTUM
Импульс momentum уверенно побеждает любое сопротивление. А что, если бы вы могли поддерживать и сохранять состояние momentumа в любое время, а не только тогда, когда вам нужно подавить внутреннее сопротивление? Иногда мы входим в состояние momentum практически без усилий. В другие же дни нам не по силам преодолеть препятствия, стоящие у нас на пути. Вот несколько привычек, которые помогут вам создать momentum.
СНАЧАЛА САМОЕ ТЯЖЕЛОЕ
Начинайте каждый день с самой тяжелой работы в своем списке. Это может быть самая крупная основная задача или нечто такое, в чем вы меньше всего продвинулись. Если вы до десяти утра успеете сделать приличный кусок работы, то испытаете непередаваемое чувство. И все остальное в течение дня покажется вам детским лепетом. Если же вы будете мешкать и оттягивать выполнение сложной и неприятной работы, то внутреннее сопротивление будет только нарастать, а голова ваша будет занята этой самой работой, что снизит вашу эффективность.
БУМАГА
Если вам нужно задать встряску своему мозгу, позвольте ему мыслить и проявить свое творческое начало. Окружите себя бумагой, бумагой для заметок Post-It, красивыми ручками и карандашами. Целиком отдайтесь своим мыслям. Если вы находитесь на совещании, и дискуссия зашла в тупик, воспользуйтесь этим советом. Возьмите бумагу и маркер. Прикрепите листы бумаги к стене и раздайте людям бумагу для заметок Post-It, чтобы они записали свои мысли. Это волшебный способ встряски на любой встрече. Он отлично работает, если вы просто не знаете, с чего начать. Набросайте примерную структуру отчета, который пытаетесь написать, на листке бумаги – это полезнее, чем создавать официальный документ Word. Тем самым вы даете мозгу разрешение на любые, даже шальные, идеи. В таком фонтане идей можно выявить по-настоящему ценные мысли.
ПРИСТУПИТЕ К РАБОТЕ
Когда нам кажется, что мы зашли в тупик, нужно просто начать работать. Достаточно пяти минут, чтобы задача перестала казаться неразрешимой. Тут же появятся новые идеи, и работа закипит. Так что если вы откладываете чтение отчета или работу над новым большим проектом, возьмите себя в руки и начните. Конечно, вы должны точно представлять следующее физическое действие, поскольку оно уже стоит в вашем основном списке действий. А если вы знаете, что нужно делать, то разве это трудно? Смелее! Приступите, поработайте пять минут. Вы поразитесь тому, что произойдет дальше.
РАЗМИНАЙТЕСЬ
Танцовщица Твайла Тарп написала книгу «Создание привычки к творчеству». В ней она рассказала о своих «энергетических привычках». Поскольку она занимается танцем, ее телу необходима разминка. Чтобы создать momentum и пробудить творческое начало, она поднимается с постели, бежит по лестнице, садится в ожидающее ее такси и мчится в спортивный зал. Как бы плохо она себя ни чувствовала, как бы ни хотелось ей еще полчасика поваляться в постели, поднявшись, она обеспечивает себе утреннюю разминку. И когда настанет время творить, она будет готова. Разминка задает тон.
ЗАТКНИТЕСЬ!
Вы никогда не замечали, что те, кто много говорит о своей работе, на самом деле ничего не делают? Станьте молчаливым убийцей, поразите всех такой продуктивностью, о которой другие могут только мечтать. А потом, если вам действительно захочется поговорить о работе, можете быть уверены: все захотят узнать о ней.
ОТКРОВЕННЫЙ РАЗГОВОР
Если вы зашли в тупик или оказались втянутым в неловкий конфликт, которого пытались избежать, вспомните о пользе откровенного разговора. Откровенность может расставить все на свои места. Если вам неловко, попробуйте начать такими словами: «Знаете, мне кажется, нам нужно откровенно поговорить». Обычно ваш собеседник сразу понимает, что вы имеете в виду. И вы сможете вернуть состояние momentum.
О пользе несовершенства
И, наконец, давайте поговорим о перфекционизме. Возможно, мои слова покажутся вам слишком оригинальными, ведь в школе вас учили совсем другому, но стремление к полному совершенству – это наш враг, а вовсе не друг. Избегайте перфекционизма любой ценой, поскольку он может убить творческое состояние momentum. Доведение результата до совершенства – это бессмысленная трата времени. Последний этап работы над чем-либо редко бывает лучшим. Когда лучшее и самое продуктивное время уже потрачено, нужно двигаться дальше, прежде чем перфекционизм не впился в вас своими когтями. Чего вы хотите – дать миру сто новых вещей или пять совершенных?
Всегда можно сделать что-то лучше и совершеннее, но это не означает, что вы должны к этому стремиться. Переходите к следующим важным делам. Если бы перед концом света у вас осталась только одна задача, то вряд ли вы могли бы потратить на нее все свои последние часы, чтобы довести ее до совершенства. Наверняка вы решили бы закончить ее побыстрее, а потом посидеть с пивком и полюбоваться фейерверком.
Перфекционизм – это не просто напрасная трата сил. За это время сопротивление успевает поднять голову и хитроумно замаскироваться. Внутренний перфекционист – это голос, который реагирует на сопротивление, но еще и питает его. Изменение интервалов между абзацами в документе Word – явный признак того, что внутренний перфекционист одержал победу. Избавьтесь от него. Пусть люди его увидят.
Главная ценность – не в форме, а в содержании. Вспомните закон Парето 80/20. Вспомните, что 80 % результатов вы получаете за счет 20 % своих действий. Мне часто приходится работать с советами директоров. В такие советы входят занятые люди, у которых масса дел, поэтому не думайте, что ваш отчет, который вы пишете для таких людей, – главное дело жизни. А теперь спросите себя: неужели совету директоров действительно нужен идеальный 45-страничный документ, который они лишь просмотрят, когда до него дойдет дело? А может быть, этим людям требуется лишь суть? Резюме на одной странице обычно оказывается более полезным и эффективным, чем подробный отчет на сорока пяти. Если им понадобятся детали, они спросят.
Порой мы путаем совершенство и заботу. Идеальное обслуживание в ресторане вовсе не совершенно, оно просто предполагает внимание к клиенту и заботу о нем. Внимание и заботу всегда замечают. Если руководство знает, что вас по-настоящему волнуют результаты работы, вам простят несовершенство. Сделайте все так, как считаете нужным, и не стремитесь к бессмысленному идеалу.
Таким образом, если вы хотите повысить продуктивность, то вам нужно научиться, скорее, довольствоваться несовершенным, но хорошим результатом. Позвольте себе быть неидеальным и работать просто хорошо. Да, конечно, высочайшее качество вашей работы может произвести впечатление, но и объем достаточно добротно выполненной работы производит не меньшее впечатление. Именно к этому и следует стремиться. Позвольте себе ошибаться – и учитесь на собственных ошибках.
Поверьте, в несовершенстве есть своя прелесть. Мы должны радоваться случайным недоразумениям. Вспомните, что в истории человечества было множество замечательных случайностей. Случайность позволила открыть закон всемирного тяготения [19]. По воле случая появились великолепные музыкальные произведения, новые блюда и лекарства. Ненароком появились тысячи вещей, которые до сих пор изумляют наш мир. Игра случая – это сюрприз, веселье, радость. Только благодаря недоразумениям и непредсказуемости мы вспоминаем, что мы – всего лишь люди. Мы – не супергерои, мы – продуктивные ниндзя, то есть люди, старающиеся работать в меру своих сил.
Когда несовершенство результата заставляет вас сомневаться в собственных способностях и убеждать себя в том, что работа не стоит ваших переживаний и нужно вести более спокойную и простую жизнь, вы можете сосредоточиться на своих многочисленных и разнообразных успехах. Перестаньте заниматься самобичеванием. Мы – только люди. Безумцы те, кто постоянно стремится к совершенству, а не мы.
Кроме того, случайности и нестыковки помогают нам заметить, как это прекрасно, когда все идет по плану. Всевозможные перипетии напоминают нам о том, что нельзя воспринимать все как должное. А вдруг это чудо? Разве не волшебство все те замечательные вещи, которые появились благодаря нам? Разве не чудо – эта поразительная энергия состояния momentum и его потрясающая продуктивность? Нет, это не волшебство и не чудо. Нам просто так кажется. Все очень просто – эти чудеса произошли благодаря вполне человеческим навыкам ниндзя, а вовсе не благодаря неким особым качествам супергероев.
Несовершенство напоминает, что, несмотря ни на что, мы по-прежнему остаемся простыми смертными человеками.
Итак, чего же вы ждете? настало время создать собственный игривый и продуктивный momentum…
Я искренне надеюсь, что вам понравилась эта книга, и хочу поблагодарить вас за то, что вы потратили деньги, время и внимание на мои слова. Прежде чем мы расстанемся, хочу вам признаться. Все это чепуха! Я много лет изучал и преподавал все это. Я знаю, что мне удалось значительно повысить свою продуктивность, но вместе с тем понимаю, что могу совершенствоваться и дальше. И прежде чем вы потребуете свои деньги назад и отправитесь к настоящему гуру, хочу напомнить, что предупреждал вас об этом в самом начале. Не поймите меня превратно. Я изучил и разработал несколько прекрасных систем. Я настойчиво трудился, чтобы добиться высочайшего уровня эффективности, но я не хочу, чтобы вы отложили мою книгу, решив, что я – не такой, как вы. Мы с вами участвуем в одном и том же путешествии, потому что нам всем предстоит открыть много нового.
Всегда есть чему учиться, всегда есть что улучшать. Все, о чем я рассказал в этой книге, основывается на чистом здравом смысле. Просто эти методы применяются гораздо реже, чем могли бы. Вы полагаете, только вы сражаетесь с подобными проблемами? Подумайте о тех, кто еще не осознал себя настолько, что даже не купил эту книгу и не сделал первый шаг!
Итак, настал момент истины.
Знания, полученные из этой книги, помещены в банк. Вы – хранитель. Теперь вы можете вернуться и перечитать эту книгу завтра или на следующей неделе, или в следующем месяце. Неважно, сделаете вы это или нет. А важно вот что:
ЧТО ВЫ СОБИРАЕТЕСЬ ДЕЛАТЬ?
Давайте пойдем чуть дальше сосредоточенного рассмотрения собственного пупа и размышлений о своих дурных привычках в организации работы. Давайте что-нибудь изменим. Все те упражнения, к которым вы собирались вернуться и выполнить их позже, все те гениальные идеи о переменах в своей работе, которые у вас появились, все те планы, которые вы собирались составить завтра… Почему бы не начать прямо сейчас? Между хорошей идеей и практическим действием лежит целая пропасть. Давайте же начнем воспитывать в себе ниндзя, каким вы хотите, надеетесь и заслуживаете быть. Не надо начинать с большого – нужно просто начать, а не сидеть, смотреть со стороны и кивать.
И самое главное. Постарайтесь превратить свой опыт в возможность изменить ситуацию не только у себя на работе, но и во всем мире.
ВОЗМОЖНО ВСЕ: ПРЕПЯТСТВИЕ – НЕ В ВАШИХ НАВЫКАХ ИЛИ ВРЕМЕНИ, А В ВАШЕМ ВООБРАЖЕНИИ
Вы действительно можете изменить мир. Я знаю, это звучит высокопарно, но все ваши герои, которые совершали такие подвиги, были обычными людьми, такими же, как вы. Просто они верили в свою высокую цель. А когда у них что-то шло не так, они отступали и вооружались дзен-спокойствием, безжалостностью, умением обращаться с оружием, уловками и маскировкой, самосознанием, оригинальностью, готовностью и подвижностью. И начинали все снова. Настойчивое стремление всегда приносит победу.
Разговоры не стоят ничего. Действие – вот что важно.
У каждого из нас бывают такие утра, когда, несмотря на самые благие наши намерения, мы ощущаем себя вялыми, неспособными подняться и начать действовать. В такие дни я надеваю наушники и слушаю альбом Майлза Дэвиса Kind of Blue. Если вы любите джаз (и даже если нет), то наверняка знаете, что этот альбом считается одним из величайших альбомов всех времен. Критики постоянно ставят его на первые места во время опросов, проводимых разными журналами. Это великолепная музыка от начала до конца. Она вводит меня в состояние momentum.
Несколько лет назад я видел документальный фильм о том, как создавался этот альбом, и был изумлен, узнав, что весь он был записан за два приема, каждый из которых длился не более 7–8 часов. За это короткое время весной 1959 года был создан истинный шедевр, который до сих пор продолжает поражать людей. Время записи этого альбома ничуть не больше того, что доступно вам, когда вы утром садитесь за свой рабочий стол. Всего семь или восемь часов.
Каждый из нас может создать шедевр. Майлз сделал это легко – просто волшебно. Возможно, ему помогло то, что, когда он играл свои соло, ему не приходилось отвлекаться на электронную почту. Но на самом деле он просто переживал тогда игривый, будоражащий momentum. Его окружали великие музыканты, он был полностью готов – конечно, без фанатизма. Он и его музыканты играли в полную силу, не стремясь при этом к совершенству.
Когда я слушаю Kind of Blue, то эта музыка мгновенно избавляет меня от утренней вялости. Я обретаю momentum и чувствую, что все в моих силах: нужно собрать команду, все спланировать, принять обязательства, решительно сделать первые шаги, предпринять все, чтобы заглушить голос внутреннего сопротивления. Как только возникает этот бесшабашный продуктивный momentum, остановить его уже невозможно. И как бы громко ни кричал мой ящеричный мозг, моя эффективность повышается с каждой минутой. Будучи истинным ниндзя, я держу свой momentum под полным, но совершенно свободным и спокойным контролем.
Мне хочется думать, что с помощью этой книги мы сможем создать движение продуктивных ниндзя, распространить его на разные сферы и страны, разные эпохи и роли. И все мы будем стараться изменить этот мир к лучшему – в большом и малом. Приступая к работе над этой книгой, я стремился вдохновить людей стать продуктивными ниндзя и делиться своими навыками с окружающими. Мне хотелось создать общество, в котором все поддерживают друг друга, радуются общим успехам и стремятся сделать мир лучше. Дайте эту книгу другу, расскажите коллегам о пути ниндзя, совершенствуйте собственные навыки и помогайте другим делать то же самое. В конце книги вы найдете наши координаты. Надеюсь скоро вас услышать.
Именно так я и намерен действовать. А вы?
ПЯТЬ КНИГ, КОТОРЫЕ ВАМ СТОИТ ПРОЧИТАТЬ
Пара слов о том, что было использовано в этой книге
Хотя я считаю книгу одним из самых полезных средств развития, в работе над любым руководством, где даются практические советы о приемах и стратегиях работы, есть серьезный подвох. Она нередко устаревает еще до выхода, поскольку программное обеспечение в области повышения продуктивности развивается стремительно. Еще один подвох: в мире существует огромное множество полезных программ, а в своей работе я обычно использую только одну, хотя и другие программы не хуже. В блоге нашей компании Think Productive мы периодически печатаем статьи об интересных новых программных продуктах, появляющихся на рынке. Если вы подпишетесь на нашу рассылку, то всегда будете в курсе новинок! Хочу еще раз напомнить, что мой выбор всегда основывается только на личном опыте. Я совершенно объективен. От компаний, продукты которых я рекомендовал в этой книге, я не получил ни цента за рекламу.
Благодарность
Во-первых, я хочу поблагодарить вас за то, что вы купили эту книгу. Она явилась результатом пяти лет напряженной работы. Все это время я учил себя и других людей работать более эффективно. За этот период я получил сотни писем, где мои слушатели рассказывали о том, как им удалось сократить время обработки электронной почты, улучшить атмосферу и эффективность совещаний, изменить свою жизнь и добиться великолепных результатов. Это поразительное путешествие, и я надеюсь, мне удалось передать его дух на страницах книги. Надеюсь, вы нашли здесь что-то полезное и для себя. Если это так, то, пожалуйста, напишите мне – мне бы хотелось узнать вашу историю. Как я говорил в самом начале, я не верю в существование этаких гуру, которым известно все. Я постоянно продолжаю учиться. Может быть, вы открыли что-то такое, что приносит пользу вам, но в моей книге об этом не говорилось? Я буду счастлив, если вы захотите поделиться со мной! Мой электронный адрес graham@thinkproductive.co.uk. Буду рад узнать о ваших успехах!
На мою работу повлияли очень многие, и я хотел бы поблагодарить их за то, чему они меня научили. Много лет назад я прочитал книгу Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей», и она продолжает удивлять меня по сей день. Большое влияние на меня оказала первая книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», а также книга Салли Макги «Верни свою жизнь» и книга Мерлина Манна о новом подходе к обработке электронной почты. Благодаря этим людям я по-новому взглянул на электронную почту, информационные потоки и действия. Книги Джулии Кэмерон и Стивена Прессфилда помогли мне выразить себя и преодолеть собственные страхи и сопротивление. Сет Годин вдохновил огромное множество людей. Я признателен ему за поддержку, оказанную мне в момент рождения этой книги.
Я горжусь тем, что могу назвать коллегой и другом истинного «мага совещаний» нашей компании Think Productive Мартина Фаррелла. Наблюдать за тем, как он много лет творит настоящие чудеса в нашем зале для совещаний – просто наслаждение. Он сыграл важную роль в создании нашей компании, участвовал в разработке модели эффективности CORD и вместе со мной проводил первые наши семинары. Его цельность, энтузиазм и мудрые советы – большая поддержка для меня.
Не могу не упомянуть тех, кто внес огромный вклад в «пространство» эффективности. Очень боюсь кого-то пропустить, но все же спасибо вам: Майкл Сливински, Джина Трапани, Майкл Хайатт, Лео Бабаута, Лора Стак, Кевин Дункан, Тим Феррисс, Лоис Грессл, Нэнси Клайн, Ли Коттье, Мэтью Браун, Кит Боанна, Стюарт Маккензи, Расселл Кейрд, Грейс Маршалл, Шарон Дейл, Джулия Ричардс, Венди Смит, Бернадетт Макдонах, Даун О’Коннор, Фокке Коойстра и Марсель ван ден Берг.
Спасибо фантастической команде моих рецензентов, куда входили Элена Бога, Шон Санки, Натали Рейнольдс, Шарлотта Мэйтем, Кейт Парсли, Ло Дрейк, Джен Лоуторп, Марк Феллоуз, Шерон Леонард, Роб и Сара Герагти, Джон Берджесс и Лисс Макдональд.
За фантастическую и жизненно важную поддержку на разных этапах моего путешествия я благодарен моему редактору Кейт Хьюсон и настоящим книжным ниндзя из Icon Books: Эллоа Аткинсон, доктору Рексу Поджсону, Ли Коттье, Лиззи Мур, Шеа Патель, Робу Уилсону, Джулии Слей, а также команде Involve: Максу Маклафлину, Джулии Пул, Мэри Бентон, Сейи Обакину, Полу Огински, Рашиду Огунлару, Аллану Барреллу, Крису Дюбери, Адаму Николсу и команде SPW: Гарету Паркеру, Нилу Смиту, Марку Уолшу, Клаудии Пилгрим, Кэтлин Кронин, Мэтту Хайду, Мартину Фарреллу, Тому Уилкоксу, Джонатану Симмонсу, Аманде Проссер, Яну Ферриссу, МТ Рейни, Анне Мойниген, Бену Кернигану, Кристоферу Спенсу, Натали Рейнольдс, Эмме Серлин, Софии Уильямс, Элене Бога, Лайзе Брэди, Мэри-Энн Штуке, Шарлин Кэмпбелл, Сэму Дэвидсону, Рэчел Янгмен, Анне Бертон, Тони Уилсону, Тому Уайли. А еще маме, папе, бабушке, Хизер, Крейгу, Лире Джо, Алексу и Роско.
И в заключение хочу поблагодарить Чаза – соучастника по работе и жизни. Я люблю тебя.
Об авторе
Грэм Олкотт – тренер в области продуктивности, социальный предприниматель и основатель компании Think Productive. Его компания проводит публичные семинары по всей Великобритании, а также семинары для персонала различных организаций, в том числе для кабинета министров, Национального фонда, eBay, Heineken, BT, GlaxoSmithKline и университета Бристоля. Компания проводит семинары на следующие темы: «Этикет электронной почты», «Меньше стресса, больше пользы», «Магия совещаний», «Командный дух», «Продуктивный ниндзя».
До создания компании Think Productive Грэм занимался преимущественно социальными проектами. Позже он стал одним из основателей компании Intervol, председателем совета директоров READ International. Он консультировал правительства Великобритании – и консерваторов, и лейбористов. Грэма очень волнуют проблемы молодежи и общества в целом. Он входил в состав комиссии Расселла и Национальной гражданской службы. Грэм много внимания уделяет бездомной молодежи и принимает участие в работе благотворительной организации Centrepoint.
Несмотря на абсолютную нетерпимость к неудачам во всех сферах жизни, он является обладателем абонемента на игры футбольной команды «Астон Вилла». Грэм живет в Брайтоне, Великобритания.
Больше информации вы найдете на нашем сайте www.thinkproductive.com. Кроме того, нам можно написать по электронной почте: hello@thinkproductive.com
Загляните к нам в Facebook
www.facebook.com/pages/Think-Productive-Love-Your-Work
Присоединяйтесь к нам в LinkedIn
Think Productive – The Productivity Ninjas
Следите за нами в Twitter
@grahamallcott
@thinkproductive
Если вы хотите провести наши семинары в своей компании, пишите нам:
hello@thinkproductive.com
Примечания
1
Ниндзя – клан отважных тренированных воинов-лазутчиков, последователей дзен-буддизма в средневековой Японии. Они с детства проходили подготовку в очень сложном искусстве ниндзюцу, включавшем много разнообразных умений. Главная задача ниндзя – добывать нужную информацию, а также владеть любым предметом как оружием (по принципу подобия использования). Знания и умения ниндзя были очень разносторонни: от навыков прекрасной ориентации на местности до необычайно развитой зрительной памяти и искусства врачевания (траволечение и иглоукалывание). – Прим. ред. с использованием материалов Википедии: http://ru.wikipedia.org/wiki/ и нескольких других сайтов.
(обратно)2
Откладывание дел на «потом». – Прим. ред.
(обратно)3
Автор термина «поток» – профессор психологии Михай Чиксентмихайи (род. в 1934 в Хорватии, впоследствии декан Чикагского университета). В работе «Поток. Психология оптимального переживания» («Flow: The Psychology of Optimal Experience») он излагает свою теорию потока. Согласно ей человек наиболее счастлив, если пребывает в особом потоковом состоянии – напоминающем дзен-состояние здесь и теперь – состояние полного единения с текущей деятельностью и ситуацией. Вероятно, каждый испытывал это ощуще– ние, характеризующееся свободой, радостью, чувством внутренней наполненности и мастерства, когда забываешь о времени, голоде и т. д. В интервью журналу «Wired» Чиксентмихайи описывает поток следующим образом: «Быть полностью вовлечённым в деятельность ради неё самой. Эго исчезает. Время летит. Каждое действие, движение, мысль следует из предыдущей, словно играешь джаз. Всё твоё существо вовлечено, и ты применяешь свои умения на пределе». – Прим. ред. с использованием материалов Википедии: http://ru.wikipedia.org/wiki/
(обратно)4
Больше о принципе 80/20 вы можете прочитать в книгах Ричарда Коха «Принцип 80/20», «Жить по принципу 80/20» и «Менеджер 80/20».
(обратно)5
Автор использует здесь слово «unorthodoxy», подразумевающее неортодоксальность, гибкость, отсутствие ригидности мышления – привязки к жестким схемам поведения и стандартным традиционным решениям. – Прим. ред.
(обратно)6
Речь идет о так называемом мозге рептилии – весьма условное и упрощенное обозначение древней части нашего мозга (следующего его эволюционного этажа над стволовыми структурами), к которой относят базовые подкорковые структуры, связанные с инстинктами и эмоциями. – Прим. ред.
(обратно)7
Автор использует здесь понятия «playful» (игривый, шаловливый, шутливый, веселый задорный) и «playfulness» (игривость). Существует понятие «когнитивной игривости» – продуктивной и радостной творческой легкости, гибкости и смелости. Известно, что игра – ключевое качество истинного творчества. – Прим. ред.
(обратно)8
Это уже устоявшийся термин в англоязычной литературе последних лет – «early adopter». Речь идет о людях, первыми приобретающих разные новинки рынка. В маркетинге принято выделять еще средних адептов (последователей), а также консерваторов, которые приобретают новинки и модные вещи самыми последними, когда они уже есть у всех. – Прим. ред.
(обратно)9
Гликемический индекс характеризует усвоение именно углеводов: скорость превращения разных углеводистых продуктов в глюкозу в крови. Продукты с высоким ГИ (сладости, мучное, картофель, шлифованный рис и крахмал) вскоре дают резкий подъем сахара в крови, который затем довольно быстро сменяется его спадом и сопровождается ощущением усталости, слабости, сонливости. А из правильных углеводов (с низким ГИ: фрукты и овощи, кроме картофеля, зерновые с минимальной обработкой зерна, орехи, гречка и т. п.) энергия поступает постепенно и равномерно. – Прим. ред.
(обратно)10
Однако эти последние не порождают таких нежелательных скачков уровня сахара в крови, поскольку содержат много других природных веществ (клетчатку, антиоксиданты, витамины и т. п.), обеспечивающих естественный баланс метаболизма. – Прим. ред.
(обратно)11
Описанная автором парадигма освоения навыков (и переход отдельных операций, составляющих навык, из сферы сознания в подсознание – по мере освоения и превращения действия в автоматизм) и даже сам пример с этапами обучения вождению – впервые предложена известным советским психологом А. Н. Леонтьевым – автором теории деятельности в психологии. Этот пример можно найти в его книге «Деятельность, сознание, личность», написанной в 1970-е годы. – Прим. ред.
(обратно)12
Разъяснение этого термина см. в самом начале главы 11 «Momentum» – в редакторской ссылке.
(обратно)13
Автор использует слово «checklist».
(обратно)14
Латинское слово «momentum» многозначно с философской и психологической точек зрения. Буквально означает «движущая сила, толчок». Подробнее см. подстраничную сноску в начале главы 11.
(обратно)15
Речь идет о полном осознанном присутствии в моменте настоящего и целостной глубокой и приятной сосредоточенности на деле, которое выполняешь в данный момент (вхождение в состояние «потока» по М. Чиксентмихайи). – Прим. ред.
(обратно)16
Больше о законе Парето вы можете узнать из книг Ричарда Коха «Принцип 80/20» и «Менеджер 80/20».
(обратно)17
Излишнее стремление выполнить работу идеально, довести ее до совершенства, тогда как достаточно ее выполнить просто хорошо. Именно о вреде перфекционизма напоминают наши пословицы: «лучшее – враг хорошего» и «от добра добра не ищут», а также крылатая фраза бывшего премьер-министра России «Хотелось – как лучше, а получилось – как всегда». – Прим. ред.
(обратно)18
Momentum (лат. движущая сила, толчок). В философию это понятие введено Гегелем для обозначения органической части обширного целого, неотделимой от него. В психологии подобным понятием является «гештальт» (неделимый образ, цельное состояние, переживание или картина, несводимая к сумме своих частей), а также понятие «силы момента» (Экхарт Толле) – полное осознанное присутствие в моменте настоящего и полная глубокая и приятная сосредоточенность на деле, которое выполняешь в данный момент (вхождение в состояние «потока» по М. Чиксентмихайи). – Прим. ред.
(обратно)19
Речь идет о Ньютоне, которому якобы на голову упало яблоко, когда он сидел в раздумьях в саду. – Прим. ред.
(обратно)Оглавление
Предисловие 1. Путь продуктивного ниндзя Тайм – менеджмент умер Никогда невозможно все закончить Да здравствует менеджмент внимания Путь продуктивного ниндзя Характеристики продуктивного ниндзя Дзен-спокойствие Безжалостность Владение оружием Уловки и маскировка Оригинальность [5] Маневренность Осознанность Управление разумом Готовность Упражнение: готовность Ниндзя – не сверхчеловек… но иногда кажется супергероем 2. Почему мы испытываем стресс Дерись или беги: физиологические корни стресса Психологический контракт Симптомы стресса Распознавание триггеров стресса Упражнение: стресс и я Не только руководители… Настало время обрести перспективу Противоположность стрессу Упражнение: выявление факторов стресса А вы – ниндзя? 3. Управление вниманием Умственный труд делает вас не просто исполнителем, но одновременно и управляющим Управляющий и исполнитель в одном лице Упражнение: выявление факторов стресса Отделяйте размышление от делания, режим «управляющий» от режима «исполнитель» 1. Стройте рабочий день в соответствии с графиком изменения внимания 2. Оберегайте свое внимание – не отвлекайтесь и не прерывайте работу по малозначительным поводам 3. Углубляйте внимание: делайте инертное внимание активным, а активное – проактивным 4. Магия создания дополнительных «карманов внимания» Упражнние: составление плана внимания и концентрации А вы – ниндзя? 4. Ниндзя электронной почты Образ мыслей, необходимый для очистки папки «входящие» Решимость Переосмыслите папку «входящие» Три части папки «входящие» Входящая почта, часть 1: рабочие папки Входящая почта, часть 2: вспомогательная библиотека Входящая почта, часть 3: основная папка «входящие» Очистка папки «входящие» Обработка писем одно за другим Упражнение: очистка папки «входящие» А вы – ниндзя? 5. Модель продуктивности cord Насколько эффективна ваша модель? Ваш второй мозг Модель cord используют и «управляющий» и «исполнитель» 6. Навыки сбора и упорядочивания Идеи и мысли Беспокойные мысли Сбор информации Минимальное количество «сборных пунктов» Упражнение: сокращение количества «сборных пунктов» Упражнение: глобальный сбор и фиксация информации А вы – ниндзя? 7. Навыки организации Три уровня списков Список проектов Основной список действий: дело мастера боится Организация основного списка действий Список «ожидание»: секретное оружие ниндзя Прочее, что требует организации Принятие решений в стиле ниндзя Диаграмма cord: шаг за шагом Стоит ли действовать? Нет Где же все это находится? Где я должен работать со своими списками? Упражнение: принятие решений в стиле ниндзя А вы – ниндзя? 8. Привычка к обзору и анализу Еженедельный чек-лист Ежедневный чек-лист Этапы составления еженедельного чек-листа Когда следует составлять еженедельный чек-лист? Ежедневный чек-лист Упражнение: разработка собственного еженедельного чек-листа Мои пять этапов составления еженедельного чек-листа Упражнение: разработка собственного ежедневного чек – листа А вы – ниндзя? 9. Привычка действовать Привычка действовать Управление вниманием Средства принятия решений Тактика действий Упражнение: разработка часа силы Другие тактики действия Упражнение: тактические приемы, методы принятия решений и мои привычки А вы – ниндзя? 10. Управление проектами и встречами в стиле ниндзя Что такое проект? Встречи и совещания Напряженность внимания Хорошее совещание может изменить мир Как добиться магической встречи Континуум 40–20–40 40 % – подготовка 20 % – само совещание 40 % – реализация решений Упражнение: осуществляйте перемены и составляйте чек-лист для регулярных совещаний А вы – ниндзя? 11. Momentum Сопротивление Ящеричный мозг Борьба с сопротивлением – и полная победа 1. Как заставить сопротивление замолчать 2. Как обмануть сопротивление О пользе несовершенства Итак, чего же вы ждете? настало время создать собственный игривый и продуктивный momentum… Благодарность Об авторе
