Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере

Введение

На любом современном предприятии уделяется немалое внимание вопросам грамотной постановки кадрового учета. Это обусловлено в первую очередь тем, что сегодня все больше и больше процессов в деятельности субъектов хозяйствования требуют комплексного, планового и научного подхода, причем, как правило, на стратегическом уровне. И дело здесь даже не в специфике конкретного предприятия (хотя, разумеется, свои особенности тоже играют определенную роль), а в реалиях сегодняшнего дня, к которым в первую очередь можно отнести следующее: динамика рынка труда, обострение конкурентной борьбы, необходимость планомерного распределения трудовых ресурсов, и др.

Одним из ключевых требований, предъявляемых к работникам кадровых служб субъектов хозяйствования, является умение пользоваться компьютером и вести кадровый учет с применением специально предназначенных программных средств. Поэтому кадровикам, которым ранее не доводилось работать на компьютере, сегодня приходится овладевать современными приемами и методами работы.

В настоящее время существует немало программных продуктов, специально адресованных сотрудникам кадровых служб. С их помощью можно автоматизировать все основные операции кадрового учета: ведение первичной документации, оформление отпусков, командировок, приема на работу и увольнение с работы, проведение тестирований, собеседований, планирование занятости, и т. д. На основании введенных и обработанных данных можно получить множество разнообразных отчетных форм.

Книга, которую вы держите в руках, предназначена для обучения широкого круга специалистов ведению кадрового учета на компьютере. Она будет полезной и интересной как руководителю кадровой службы крупной корпорации, так и сотруднику, отвечающим за работу с персоналом на небольшой фирме. Вначале мы вспомним теоретические основы кадрового учета (цели и задачи кадрового учета, термины и понятия, и т. д.), после чего вашему вниманию будет предложено описание нескольких наиболее популярных программных средств.

ВНИМАНИЕ

При изучении данной книги помните, что все используемые в ней данные являются условными, а примеры настройки и использования описываемых программ носят обобщенный характер.

Инсталляционные файлы всех программ, описываемых в данной книге, имеются на прилагаемом к книге компакт-диске.

Глава 1. Сущность кадрового учета и его роль в работе предприятия

Первая глава книги будет посвящена теоретическим вопросам. Здесь мы рассмотрим основные цели и задачи, стоящие перед кадровым учетом, вспомним терминологию, основы кадрового планирования, а также рассмотрим некоторые другие вопросы.

Основные задачи кадровой службы предприятия

Задачи, стоящие перед работниками кадровой службы, во многом зависят от специфики конкретного предприятия и от особенностей организации кадрового учета. Тем не менее, можно сформулировать ключевые цели и задачи, реализация и достижение которых должно обеспечиваться на любом предприятии. В общем случае их можно сформулировать следующим образом.

? Формирование и редактирование штатного расписания организации и входящих в ее состав дочерних предприятий.

? Ведение табельного учета и контроля использования рабочего времени в соответствии с действующим законодательством.

? Ведение персонифицированного учета в соответствии с действующим законодательством.

? Оформление трудовых договоров с работниками, а также дополнительных соглашений к трудовым договорам, регистрация трудовых договоров и дополнительных соглашений.

? Оформление и ведение личных дел, трудовых книжек работников, личных карточек работника по утвержденной форме Т-2, оформление иных видов установленной кадровой документации в соответствии с Инструкцией по ведению кадровой документации в организациях и учреждениях.

? Изучение потребностей предприятия в сотрудниках той или иной специальности и квалификации, планирование потребностей в персонале, количественный и качественный анализ вакансий и кандидатов.

? Подбор сотрудников с предварительным анализом их деловых, профессиональных и личных качеств, и их последующий учет с отражением подробной информации по каждому сотруднику (прием на работу, увольнение, перевод на другую работу, отсутствие на работе и т. д.) в соответствии с действующим законодательством.

? Оформление и выдача работникам справок с места работы, заверенных копий трудовых книжек, иных документов, необходимых для предоставления по месту требования.

? Формирование и ведение графика отпусков организации с проверкой непротиворечивости графика.

? Подготовка документов, необходимых для назначения работникам организации пенсии.

? Ведение воинского учета сотрудников (призывников, военнообязанных и т. д.), с формированием соответствующей отчетности.

? Подготовка и проведение анкетирований, опросов, тестирований, аттестаций и иных кадровых мероприятий.

Документальное оформление основных кадровых событий выполняется с помощью первичных документов кадрового учета (личная карточка работника, и др.).

Терминология кадрового учета

В данном разделе мы приводим трактовку основных терминов и понятий, используемых в кадровом учете. Именно на этой терминологии мы будем базироваться в дальнейшем.

? Аттестация – кадровое мероприятие, проводимое для оценки соответствия сотрудника занимаемой должности и предъявляемым требованиям.

? Должность – служебное положение работника, которое определяется его непосредственными обязанностями, должностными правами и характером ответственности.

? Кадровая информация – совокупность разнообразных данных о персонале организации.

? Квалификация – уровень общей и специальной подготовки работника, подтверждаемый установленными законодательством видами документов (аттестат, диплом, свидетельство и др.).

? Командировка – поездка работника по распоряжению администрации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. При этом к командировкам не относятся служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.

? Наниматель – юридическое или физическое лицо, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником.

? Нормирование – методика оценки количества труда, используемая в рамках заданной технологии.

? Отпуск – освобождение от работы по трудовому договору на определенный период времени для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы и заработной платы в случаях, предусмотренных действующим трудовым законодательством.

? Оценка кандидатов – комплекс мероприятий, с помощью которых определяется соответствие кандидатов должностным требованиям в условиях работы на данном предприятии.

? Перевод на другую работу – поручение нанимателем работнику работы по другой профессии (специальности, квалификации, должности). Переводы работников могут быть временными (на четко указанный срок) либо постоянными (на неопределенный срок либо до окончания срока действия трудового договора).

? Перемещение на другую работу – поручение работнику его прежней работы (либо работы в пределах той же специальности, квалификации или должности), но на другом рабочем месте с сохранением условий труда.

? Персонал – совокупность всех сотрудников, работающих в данный момент на предприятии. Иначе говоря, персонал – это трудовой коллектив предприятия.

? Профессиональная этика – совокупность определенных норм и правил, которых стараются придерживаться представители одной профессии.

? Работник – лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора.

? Специальность – совокупность приобретенных путем специальной подготовки и опыта работы знаний, умений и навыков, необходимых для выполнения определенного вида трудовой деятельности в рамках данной профессии.

? Тарифная ставка – выраженный в денежной форме размер оплаты труда сотрудника за единицу рабочего времени (час, день, месяц), определенный штатным расписанием.

? Трудовой договор – двухстороннее соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнить работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию, соблюдая при этом внутренний трудовой распорядок. Наниматель обязуется предоставить работнику указанную в договоре работу, обеспечить условия труда в соответствии с действующим законодательством и внутренними нормативными документами, а также своевременно выплачивать работнику причитающуюся ему заработную плату и иные выплаты, определенные законодательством.

? Увольнение – прекращение всяких трудовых отношений работника с нанимателем; при этом работнику должна быть выдана его трудовая книжка, оформленная в соответствии с действующим законодательством.

Понятие кадровой документации

Ни одно событие кадрового учета не может осуществляться без соответствующего документального оформления или без ссылок на соответствующие нормативно-правовые документы. В противном случае оно не будет иметь юридической силы, а наличие в кадровом учете неподтвержденных записей может иметь весьма неприятные последствия. В частности, если проверяющие органы обнаружат одно или несколько кадровых событий, к которым отсутствует соответствующее документальное оформление, они могут расценить это следующим образом.

? Нарушение порядка ведения кадрового учета. В этом случае дело может ограничиться наложением административного взыскания (как правило – штрафных санкций) на должностных лиц предприятия, на работников кадровой службы и на само предприятие.

? Злоупотребление служебным положением. Это уже более серьезная ситуация, и к нарушителям могут быть применены меры не только административного, но и уголовного воздействия, особенно если это злоупотребление было совершено с целью личной наживы.

? Должностной (служебный) подлог. В данном случае об административном наказании, скорее всего, речи идти не будет, поскольку это нарушение подпадает под одну из статей Уголовного кодекса.

В некоторых случаях отсутствие документального оформления кадровых событий может расцениваться и иным образом, в зависимости от специфики конкретной ситуации.

Как видно из вышесказанного, санкции за неподтверждение данных кадрового учета соответствующими документами могут быть достаточно суровыми. Что же представляет собой эта документация?

Документация – это элемент кадрового учета, с помощью которого осуществляется сплошное наблюдение за кадровыми событиями. Например, в общем случае документальное оформление приема сотрудника на работу выглядит следующим образом: пишется заявление о приеме на работу, заключается трудовой договор (контракт) и издается приказ (распоряжение) о приеме сотрудника на работу, с которым данный сотрудник должен ознакомиться под роспись.

Важнейшее место в составе документации любого предприятия занимают первичные документы. Что же такое «первичный документ» и чем он отличается от других документов? Об этом рассказывается в следующем разделе.

Первичный документ – основа кадрового учета

В общем случае понятию «первичный документ» дается следующее определение:

Первичный документ – это документ, подтверждающий (фиксирующий) факт совершения хозяйственной операции или какого-либо события, и составленный уполномоченными представителями заинтересованных сторон в момент совершения операции (события), а если это не представляется возможным – то сразу после ее окончания.

ВНИМАНИЕ

Первичный документ необходим для отражения в кадровом учете любого кадрового события.

Типовые формы первичных документов утверждаются законодательно соответствующими государственными органами и обязательны к применению всеми субъектами хозяйствования, осуществляющими свою деятельность на территории Российской Федерации. Типовые формы распространяются в виде бланков, которые могут быть созданы как на бумажном, так и на электронном носителе информации.

Каждый первичный документ должен иметь определенный перечень реквизитов, необходимых для идентификации не только этого документа, но и оформляемого им события. Эти реквизиты перечислены ниже.

? Название документа (например, Приказ о приеме на работу, и т. п.).

? Наименования или ФИО участников события (например, работодателя и наемного работника).

? Дата составления документа.

? Номер документа.

? Текст документа или краткое описание события (операции), которая оформляется данным документом. Например, описание события в приказе о переводе на другую работу можно сформулировать следующим образом: Перевод на другую работу осуществляется по заявлению работника сроком на 3 (три) месяца.

? Подписи лиц, ответственных за данное событие либо участвующих в нем, скрепленные печатью предприятия.

При отсутствии любого из перечисленных выше реквизитов первичный документ считается недействительным и не может приниматься к исполнению. Помимо перечисленных реквизитов, в первичном документе могут содержаться и иные дополнительные сведения, раскрывающие специфику конкретного события либо поясняющие те или иные его аспекты.

Помимо первичных документов, в деятельности любого предприятия имеют большое значение и иные виды документов, о которых рассказывается далее.

Другие виды документации, используемой на предприятии

Среди прочих документов, используемых на каждом предприятии, особое место занимают распорядительные документы и текущие документы кадрового учета.

Распорядительные документы – это документы, которые содержат распоряжение о выполнении какой-то операции или события. Наиболее характерные примеры распорядительных документов – различного рода доверенности, договоры и контракты, и др. Все распорядительные документы не содержат фактов совершения событий, поэтому не могут использоваться в качестве документального подтверждения и являться основанием для отражения их в кадровом учете.

К текущим документам кадрового учета относятся различного рода ведомости, списки сотрудников, справки, и т. п. При составлении кадровой отчетности много информации берется именно из текущих документов кадрового учета.

Помимо первичных документов, распорядительных документов и текущих документов кадрового учета могут применяться документы и других видов. Важнейшими из них являются нормативно-правовые документы.

Нормативно-правовые документы

К нормативно-правовым документам относятся законы, подзаконные акты, постановления правительства и иные аналогичные документы, которые издаются государственными органами и регламентируют порядок ведения кадрового учета и составления отчетности.

Нормативно-правовые документы играют главенствующую роль среди всех документов, используемых в кадровом учете. Ведь даже первичные документы, являющиеся основанием для ведения кадрового учета, утверждаются нормативно-правовыми документами. Кроме этого, нормативно-правовые документы определяют принципы и правила ведения кадрового учета, вводят в действия изменения и дополнения в действующем порядке ведения кадрового учета, и т. д. Также нормативно-правовые документы регламентируют виды деятельности, с которыми так или иначе сталкиваются кадровые работники: например, ведение персонифицированного учета, порядок расчета и начисления пенсий и иных социальных выплат, и т. п.

Таким образом, нормативно-правовые документы являются законодательной базой, определяющей порядок ведения кадрового учета и составления отчетности. Отклонение от любого нормативно-правового документа практически всегда можно приравнять к нарушению закона, со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Что такое кадровое планирование?

Кадровое планирование – это начальный этап подбора квалифицированных кадров, которые должны быть приняты на вакантные должности на оптимальный для предприятия период времени. Процесс кадрового планирования включает в себя проведение анализа рабочих мест организации, прогнозирование потребностей предприятия в сотрудниках разных специальностей и квалификаций, а также разработку мероприятий по развитию персонала предприятия и повышению его квалификации.

Зачем нужно кадровое планирование?

Цели и задачи, которые достигаются с помощью кадрового планирования, можно сформулировать следующим образом:

? Рациональное распределение имеющихся трудовых ресурсов в условиях меняющихся требований к ним на предприятии;

? Планирование затрат на проведение тех либо иных кадровых мероприятий;

? Выявление наиболее острых кадровых проблем на предприятии и содействие их скорейшему и оптимальному разрешению;

? Максимальное использование потенциала имеющихся работников;

? Комплексное изучение рынка труда;

? Оперативное привлечение необходимого и сокращение излишнего персонала (в последнем случае – с учетом нюансов социального характера);

? Определение количества работников тех либо иных специальностей, которые могут понадобиться в любое время в любом структурном подразделении предприятия;

? Планирование кадрового развития (мероприятия по повышению квалификации, проведение обучений, и т. д.);

? Борьба с текучестью кадров, анализ причин, в результате которых возникает текучесть кадров на предприятии;

? Разработка комплекса мероприятий, направленных на сохранение имеющегося кадрового состава;

? Предвидение и анализ возможных проблем, обусловленных нехваткой либо избытком тех или иных сотрудников.

Кадровое планирование можно использовать и для решения других задач, наличие которых может быть обусловлено спецификой конкретного предприятия.

Основные направления кадрового планирования

В настоящее время наиболее популярными являются те направления кадрового планирования, которые перечислены ниже.

Планирование потребностей в кадрах. Это направление включает в себя оценку имеющегося потенциала кадровых ресурсов, оценку будущих потребностей предприятия в тех либо иных сотрудниках, а также разработку комплексов мероприятий, направленных на развитие и повышение квалификации персонала предприятия.

Планирование рационального использования имеющихся кадров. Основная задача данного направления – оптимальное и грамотное распределение имеющихся трудовых ресурсов между вакантными рабочими местами, с учетом способностей, умения и мотивации каждого сотрудника.

Планирование обучения сотрудников предприятия. Это направление необходимо для использования собственных трудовых ресурсов без поиска дополнительных высококвалифицированных кадров на рынке труда.

Планирование сокращения и высвобождения персонала. Данное направление учитывает, когда, где и какое количество работников необходимо сократить. При проведении планирования данного вида рекомендуется разработать комплекс мер, направленных на то, чтобы помочь сокращенным работникам быстрее найти новое место работы. Также при планировании сокращения и высвобождения работников анализируются причины организационного, экономического и технологического характера, которыми обусловлена необходимость сокращения.

Планирование текучести кадров. Это направление предназначено для всестороннего анализа причин возникновения текучести кадров и разработки комплекса мер по снижению текучести, если ее показатель превышает установленные пределы.

Планирование занятости персонала. Необходимость данного направления обусловлена тем, что каждый сотрудник в тот или иной интервал времени может отсутствовать на рабочем месте. Причины этого могут быть самые разные: отпуск, больничный, учеба, декретный отпуск, командировка и т. д. Грамотное планирование занятости персонала позволяет избежать затруднительных ситуаций как при предполагаемом отсутствии сотрудников на работе (отпуск, повышение квалификации и т. д.), так и при внезапном (болезнь, срочная незапланированная командировка, и т. д.).

Кадровое планирование также можно классифицировать по временным рамкам. К краткосрочному относится кадровое планирование на ближайшее время, т. е. на срок до 2-х лет. Среднесрочное кадровое планирование – это планирование, рассчитанное на срок от 2-х до 5-ти лет. И, наконец, долгосрочное кадровое планирование – это планирование персонала на срок свыше 5-ти лет. На каждом предприятии рекомендуется осуществлять каждый из этих видов кадрового планирования.

Некоторые программные средства, с которыми мы познакомимся далее, позволяют среди прочих задач кадрового учета успешно заниматься и кадровым планированием.

Некоторые секреты комплектации персонала

Комплектация персонала предприятия – непростой и ответственный процесс. Далее мы раскроем некоторые секреты, касающиеся подбора персонала, и дадим полезные рекомендации. Позже, в соответствующих главах книги, мы расскажем о том, как можно автоматизировать процесс подбора персонала с помощью современных программных средств.

Внутренние и внешние источники привлечения кандидатов

Чтобы пригласить кандидата на собеседование, нужно вначале его найти – с этой аксиомой вряд ли кто-то поспорит. Источников привлечения персонала существует достаточно много, и все их можно разделить на два вида: внутренние источники и внешние источники.

Внутренние источники привлечения персонала – это те источники, которые не выходят за рамки предприятия. В некоторых случаях проблему нехватки кадров можно решить вообще без приема на работу новых сотрудников, а лишь за счет перераспределения имеющихся трудовых ресурсов. Однако если без пополнения все же не обойтись, то поиск новых сотрудников ведется среди знакомых и друзей работников предприятия, либо по их рекомендациям, либо по рекомендациям руководства и т. д. Такой способ решения кадровых проблем достаточно популярен в большинстве стран СНГ – многим из нас известно, что найти хорошую работу гораздо проще «по рекомендации», иначе говоря – «по блату». Отметим, что злоупотребление этим способом комплектации кадров привело к появлению таких понятий, как «кумовство», «клановость» и т. п. Нередки случаи, когда на тех либо иных предприятиях (как правило, на госпредприятиях с хорошей зарплатой и непыльной работой) количество сотрудников, принятых «по блату», достигало 90 %.

Тем не менее, при отсутствии злоупотреблений способ комплектации персонала за счет внутренних источников имеет много преимуществ, к которым в первую очередь можно отнести: улучшение социально-психологического климата в коллективе, отсутствие затрат на поиск сотрудников, сохранение стабильного уровня оплаты труда, уменьшение либо полное отсутствие адаптационного периода новых сотрудников, повышение степени управляемости персонала, и т. д.

К недостаткам данного способа привлечения персонала можно отнести возможное снижение деловой активности в коллективе, проявление фамильярности и панибратства, а также то, что принятые таким образом на работу сотрудники нередко нуждаются в повышении квалификации, что влечет за собой дополнительные затраты.

Внешние источники привлечения персонала – это те источники, которые находятся за рамками предприятия. К внешним источникам, например, относятся: объявления в газетах, сайты по трудоустройству, кадровые агентства, биржи труда и т. д. Главным достоинством привлечения персонала из внешних источников является гораздо более широкий выбор кандидатов на должность. К недостаткам можно отнести наличие высоких затрат на поиск персонала (например, при обращении в кадровые агентства), а также то, что привлеченному со стороны сотруднику в большинстве случаев требуется значительное количество времени для адаптации в коллективе.

Методология привлечения персонала

Каждый руководитель предприятия либо кадровой службы при поиске кандидатов использует различные методы поиска персонала: один обращается в кадровые агентства, другой самостоятельно ведет поиск в Интернете, третий – размещает вакансии в печатных изданиях, а четвертый – применяет все, вместе взятое, и еще что-нибудь. В этом разделе мы кратко познакомимся с наиболее популярными в настоящее время методами, используемыми при поиске персонала.

В первую очередь отметим, что все методы поиска персонала можно разделить на две группы: активные методы и пассивные метода. Рассмотрим каждую из них.

Активные методы поиска персонала обычно применяются в случае, когда необходимо найти высококвалифицированных работников, либо работников тех специальностей, спрос на которых превышает предложение. Одним из таких методов является поиск сотрудников нужных специальностей в учебных заведениях (например, среди студентов последних курсов). В данном случае потенциального сотрудника можно пригласить на собеседование и, в случае положительного результата – принять его на работу даже до окончания им учебного заведения (например, на неполный рабочий день) с тем условием, что по окончании учебы человек перейдет на полный рабочий день в данной организации. Преимущество данного метода заключается в том, что работники сразу после окончания учебного заведения, как правило, непривередливы, не работали в других организациях, слабо знакомы с конъюнктурой рынка труда, начальное их «трудовое воспитание» будет проходить именно на данном предприятии – а это, как известно, намного проще, чем «перевоспитывать» сотрудника, имеющего немалый опыт и знающего себе цену.

Кстати, подобную «вербовку» сотрудников можно осуществлять не только в учебных заведениях, но и среди конкурирующих предприятий, на биржах труда, и т. д.

Обращение в кадровое агентство также является одним из активных методов поиска персонала. Основной недостаток данного метода – любое агентство за свои услуги требует немалую оплату.

Самостоятельный поиск сотрудников – один из наиболее популярных активных методов поиска персонала. При использовании данного метода работодатель самостоятельно изучает предложения на рынке труда с помощью Интернета, печатных изданий, путем опроса сотрудников предприятия, знакомых, коллег и т. д.

В настоящее время достаточно популярными становятся всевозможные ярмарки вакансий. Ярмарка вакансий также относится к активным методам поиска персонала; следует отметить, что в основном на ярмарку вакансий приходят соискатели, которые сами желают поменять свою нынешнюю работу.

Пассивные методы поиска персонала целесообразно использовать тогда, когда на рынке труда предложение на данную специальность превышает спрос. Один из наиболее популярных пассивных методов – это размещение вакансий в печатных изданиях, на специализированных сайтах по трудоустройству, на различных досках объявлений в Интернете и т. п.

Также к пассивным методам поиска персонала относится размещение рекламных объявлений на радио и по телевидению. Следует отметить, что реклама на телевидении относится к одним из самых дорогих видов рекламы, поэтому далеко не каждого сотрудника целесообразно искать таким способом.

Если на предприятии имеется вакансия (или несколько вакансий), не требующих срочного поиска сотрудника (т. е. не «горячие» вакансии), то можно использовать метод ожидания лиц, предлагающих свои услуги (этот метод также относится к пассивным методам). Однако при использовании данного метода трудно набрать высококвалифицированных специалистов.

Отдельно следует отметить такой метод из числа пассивных методов, как размещение в печатных изданиях статьи об организации, о работе в ней, о преимуществах работы в данной организации, и т. д. Размещение подобной информации называется «паблисити». К преимуществам данного метода можно отнести то, что подобные статьи печатные издания принимают не по рекламным расценкам (в отличие от рекламных объявлений), а по расценкам для обычных статей, которые обычно значительно ниже.

Требования и критерии, предъявляемые к кандидатам

Любой работодатель при поиске и отборе кандидатов руководствуется теми либо иными критериями. Обычно набор этих критериев зависит от целого ряда факторов: особенности конкретного предприятия, специфика вакантной должности, уровень оплаты труда, профессиональные навыки, знание иностранных языков и т. д. В этом разделе мы кратко вспомним критерии, которыми наиболее часто руководствуются работодатели в процессе поиска сотрудников.

Самый главный критерий, который в первую очередь принимается во внимание при поиске сотрудников (за исключением, разве что, работников неквалифицированных профессий) – это образование. При прочих равных (а зачастую – и неравных) показателях наличие определенного образования всегда играет решающую роль. Например, при поиске сотрудников через Интернет многие работодатели сразу указывают в соответствующих запросах и формах требуемый уровень образования, и даже не рассматривают кандидатуры, которые не отвечают данному условию. Отметим, что следует учитывать не только уровень образования (начальное, среднее, высшее и др.), но и его профиль – экономическое, техническое, юридическое и т. д. Например, если есть два кандидата на замещение должности бухгалтера, один из которых имеет высшее бухгалтерское образование, а второй – высшее техническое плюс трехмесячные курсы бухгалтеров, то в первую очередь следует обратить внимание на кандидата, имеющего высшее бухгалтерское образование. А вот если второй кандидат плюс к высшему техническому имеет еще и высшее бухгалтерское образование, то в данном случае именно на него стоит обратить внимание в первую очередь.

Второй критерий, который учитывается сразу после образования – это наличие опыта работы по специальности. Как правило, чем больше у человека опыт работы по специальности, тем большую оплату труда он хочет получать. Вчерашние студенты и выпускники иных учебных заведений – наиболее дешевая рабочая сила, но почти всегда таких работников приходится доучивать в процессе работы, поскольку квалификация у большинства таких специалистов, прямо скажем, никакая. Исключение составляют выпускники, которые последние полгода-год-два перед окончанием учебного заведения уже где-то работали – они уже что-то представляют собой как специалисты, а оплата их труда в большинстве случаев не очень сильно отличается от выпускников, не имеющих опыта работы. Сотрудник, имеющий опыт работы по специальности 10–15 лет – это в большинстве случаев сложившийся специалист, который четко знает себе цену и чего он ждет от своей новой работы. Такие сотрудники обходятся на порядок дороже, но зато их не нужно обучать элементарным вещам, как вчерашних студентов, и контролировать каждый их шаг.

Знание иностранных языков – критерий, который в некоторых случаях ценится даже важнее образования (правда, такие случаи достаточно редки и относятся только к определенным профессиям). Даже если выполнение своих непосредственных обязанностей не требует от сотрудника владения тем или иным языком, такие знания никогда не бывают лишними. Следует отметить, что сотрудник, владеющий иностранным языком, наверняка захочет получать более высокую оплату за свою работу, чем аналогичный сотрудник, но не владеющий иностранным языком.

Деловые качества и профессионализм – в некоторых случаях по этим критериям можно сделать вывод о том или ином кандидате уже на этапе знакомства с его резюме (насколько четко и лаконично изложена информация, как человек умеет представить себя, и т. д.). В дальнейшем сведения о деловых качествах кандидата можно получить на этапе собеседования с руководителем (либо иным представителем) кадровой службы предприятия, а степень профессионализма станет понятна после собеседования кандидата с руководителем структурного подразделения, в котором имеется вакантная должность.

Еще один важный критерий – физические характеристики сотрудника. Существует ряд профессий, которые требуют определенной физической подготовки работника. Параметры физической подготовки кандидата при необходимости можно легко протестировать.

Нередко при поиске сотрудника в качестве критерия используется такой показатель, как наличие водительского удостоверения определенной категории. Если еще не так давно данный критерий являлся второстепенным, то в настоящее время часто ему придают решающее значение. Это касается не только водителей (что само собой разумеется), но и, например, торговых агентов, представителей, мерчандайзеров, работников отделов снабжения и сбыта, и т. д. Причем иногда требуется наличие не только водительского удостоверения, но и собственного автомобиля.

Многие работодатели при поиске сотрудников руководствуются таким важным критерием, как персональные характеристики сотрудника. К основным персональным характеристикам относятся пол сотрудника, его возраст и семейное положение.

Пол сотрудника учитывается в случаях, когда работа в той или иной должности имеет характерные особенности, с которыми проще справляться работникам того или иного пола. Кроме этого, на некоторых должностях однозначно лучше иметь либо мужчину, либо женщину. Например, если речь идет о профессии продавца, то в отдел автомобильных запчастей либо радиотехники и электроники лучше взять мужчину, а в отдел кухонной посуды, детских игрушек либо женского белья – женщину. Если же речь идет о профессии водителя, то в качестве, например, водителя маршрутного такси лучше работать мужчине, а водителем трамвая вполне может быть женщина.

Возраст также является одним из важнейших характеристик сотрудника. В большинстве случаев работодатели стремятся взять на работу молодых сотрудников (например, в возрасте до 35 лет). Это обусловлено тем, что, по общепринятому мнению, молодой сотрудник является более целеустремленным, он хочет сделать карьеру, а значит – и работать будет более усердно, чем его старший коллега. Однако для работы на некоторых должностях работодатели желают видеть более возрастных и опытных сотрудников – в первую очередь это относится к различного рода руководящим должностям. В этом случае нередко существует обратное ограничение – например, кандидат должен быть не младше 40 лет и иметь опыт работы не менее 15 лет.

Что касается семейного положения, то данная характеристика не относится к числу самых популярных, но, тем не менее, во многих случаях также принимается во внимание. Например, многие работодатели предпочитают холостых либо незамужних работников – это обусловлено тем, например, что таких работников проще отправить в командировку, либо привлечь на сверхурочные работы. Вместе с этим другие работодатели, наоборот, стремятся найти женатых либо замужних сотрудников, справедливо полагая, что такие работники более усердны, не стремятся часто менять места работы, и, к тому же, более зависимы от работодателя – в частности, они больше боятся потерять работу, чем их холостые коллеги.

Следует отметить еще такой критерий отбора персонала, как личностные характеристики. Популярность данного критерия связана с тем, что на разных должностях работодатели предпочитают видеть сотрудников с разными типами личности и характера. Например, бухгалтеру либо финансовому директору совершенно необязательно быть открытым и общительным человеком, а скорее наоборот – для данных должностей предпочтительна некоторая скрытость и замкнутость характера. Что касается офис-менеджеров, торговых агентов и представителей, то очевидно, что работники, занятые в данных должностях, должны быть общительными, разговорчивыми и коммуникабельными людьми.

Мы рассмотрели наиболее популярные критерии отбора персонала, которыми руководствуется большинство руководителей предприятий и кадровых служб. Однако при поиске сотрудников на конкретные должности в конкретное предприятие вполне могут применяться и другие критерии, зависящие от особенностей ситуации.

Основные стадии отбора кандидатов

В настоящее время существует большое количество различных методик, используемых при отборе персонала. Обычно на каждом предприятии принята своя методология, которая зависит от специфики конкретной организации, принципов корпоративной культуры, и иных факторов. Однако в любом случае на большинстве предприятий и организаций процесс отбора персонала проходит в несколько этапов, с которыми мы познакомимся в данном разделе.

На первом этапе обычно определяется круг кандидатов, с которыми имеет смысл познакомиться поближе. Этот этап включает в себя изучение резюме кандидатов, их послужных списков, умений и навыков, сопоставление полученной информации с потребностями предприятия и вывод о целесообразности знакомства с теми или иными кандидатами.

На следующем этапе следует определить примерный порядок проведения собеседования: о чем спросить в первую очередь, как реагировать на те или иные ответы, продумать ответы на возможные вопросы со стороны кандидата, и т. д.

После этого кандидат приглашается на собеседование с руководителем либо иным сотрудником кадровой службы, ответственным за работу с кандидатами и отбор подходящих кандидатов. Собеседование обычно делится на несколько этапов. На первом этапе представитель кадровой службы знакомится с кандидатом, на втором – задает необходимые вопросы кандидату (опыт и стаж работы, причины увольнения с последнего места работы, что ожидает кандидат от нового места работы и т. д.). На третьем этапе кандидату предоставляется возможность задать интересующие вопросы, например: об условиях работы, оплате труда, о порядке предоставления отпусков, о наличии социального пакета и т. д. Кстати, на основании вопросов, задаваемых кандидатом, также можно сделать ряд интересных заключений.

Если по результатам собеседования с представителем кадровой службы принимается решение о продолжении знакомства с кандидатом, то на следующем этапе определяется профессиональная пригодность кандидата. Для этого проводится еще одно собеседование – на этот раз с руководителем структурного подразделения предприятия, в котором имеется вакантное место. Это собеседование также проводится в два этапа: вначале руководитель подразделения задает вопросы кандидату, а затем кандидату самому предоставляется возможность задать интересующие его вопросы.

После проведения профессионального собеседования кандидату предстоит пройти психологическое тестирование. Цель такого тестирования – определить, как данный кандидат воспримет морально-психологический климат, сложившийся в коллективе, насколько быстро он адаптируется к новым условиям работы, каким характером обладает, и т. д. В большинстве случаев кандидату предлагается пройти не один, а несколько тестов. В настоящее время существует великое множество самых разнообразных тестов, специально предназначенных для тестирования кандидатов, причем многие из них находятся в свободном доступе в Интернете.

Не является секретом тот факт, что для работы на некоторых должностях необходимо пройти соответствующее медицинское освидетельствование. К таким должностям, например, относятся: продавец продовольственных товаров, воспитатель детских учреждений, водитель, и т. д. Поэтому, если предыдущие этапы кандидат успешно прошел, то теперь необходимо решить вопрос с медицинским освидетельствованием. Для этого нужно предоставить медицинскую справку по установленной форме либо медицинскую книжку (например, водитель должен принести медицинскую справку, а продавец продовольственных товаров – медицинскую книжку). Если данный документ отсутствует, то кандидату выдается направление от предприятия на прохождение медицинского освидетельствования (в некоторых случаях сотрудник может направляться на медосмотр устно, без выдачи письменного направления).

На заключительном этапе кандидат, который успешно прошел собеседование, тестирование и, в случае необходимости – медицинское освидетельствование, пишет заявление о приеме на работу, после чего осуществляется оформление его на работу в установленном законом порядке (заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу и т. д.).

Глава 2. Программа «Сотрудники предприятия»

Свое знакомство с системами, предназначенными для автоматизации кадрового учета, мы начнем с программы «Сотрудники предприятия». Ее автором и разработчиком является российская компания AraXGroup, которая специализируется на выпуске программных продуктов, предназначенных для автоматизации различных направлений деятельности предприятия.

Программа «Сотрудники предприятия» распространяется бесплатно, ее дистрибутив объемом около 12 Мб можно скачать на сайте разработчика по адресу www .araxgroup .ru. Процесс установки программы прост и понятен – для этого нужно запустить инсталляционный файл и далее следовать указаниям Мастера установки. По окончании инсталляции в меню Пуск будет создана программная папка Сотрудники предприятия, а на Рабочем столе появится ярлык запуска программы.

Отметим, что для эксплуатации программы необходимо наличие на компьютере установленных библиотек MS Visual Fox Pro. Если у вас их нет, вы можете скачать дистрибутив этих библиотек (объемом около 9 Мб) с сайта разработчика и установить их на компьютер.

Программа поддерживает режим работы в локальной сети с неограниченным количеством пользователей. При этом вы можете в одной программе вести несколько баз данных, а также разграничить права доступа пользователей (предусмотрено четыре варианта доступа – Администратор, Пользователь, Только ввод и Только просмотр).

Первое знакомство: пользовательский интерфейс и инструментарий программы

После запуска программы на экране отображается ее пользовательский интерфейс в режиме работы со списком сотрудников предприятия (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Интерфейс программы «Сотрудники предприятия»

В верхней части окна программы находится главное меню, которое включает в себя четыре пункта: Сотрудники, Выбор организации, Сервис и Выход.

С помощью пункта Сотрудники осуществляется переход в режим работы со списком сотрудников предприятия. Как мы уже отмечали ранее, этот режим открывается по умолчанию при запуске программы, но если вы находитесь в другом режиме (например, в настройках программы или в режиме работы со списком организаций), то для быстрого возврата к списку сотрудников используйте пункт Сотрудники.

Аналогичным образом с помощью пункта Выбор организации осуществляется быстрый переход в режим работы со списком организаций. Каждой организации соответствует своя база данных, и вы можете в любой момент переключиться на любую базу данных.

Команды меню Сервис предназначены для перехода к настройкам программы, вызова ее сервисных функций, справочной информации, а также для просмотра сведений об используемой версии программы. Отметим, что многие команды данного меню можно вызвать нажатием соответствующей комбинации клавиш.

В каждом интерфейсе программы имеется набор соответствующих инструментов (кнопки, переключатели, флажки, поля выбора, и др.). Например, в режиме работы со списком сотрудников (см. рис. 1.1) с помощью соответствующих инструментов осуществляется переход в режим ввода новой карточки сотрудника, просмотра и редактирования данных по введенному ранее сотруднику, настройка параметров фильтра на отображаемые в списке данные, и др.

В некоторых режимах работы нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню, команды которого главным образом предназначены для работы с буфером обмена.

Перед тем как приступить к эксплуатации программы, рекомендуется выполнить ряд действий по подготовке ее к работе, чтобы максимально адаптировать ее к своим потребностям. Об этом и пойдет речь в следующем разделе книги.

Подготовка программы к работе

В первую очередь нужно просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры настройки программы. Отметим, что предложенные по умолчанию значения являются оптимальными для большинства пользователей, но в некоторых случаях имеет смысл их немного подкорректировать.

Настройка параметров программы

Чтобы перейти к настройкам программы, выполните команду главного меню Сервис ? Настройка интерфейса или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N. В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 1.2.

Рис. 1.2. Настройка параметров программы

В верхней части данного окна в области Общие настройки программы содержится перечень параметров общего характера. Флажки Отключить заставку и Отключить ввод по паролю определяют порядок загрузки программы при ее запуске: если они установлены, то, соответственно, отключается отображение заставки при запуске программы (это полезно для ускорения ее загрузки) и появление окна для ввода имени и пароля пользователя.

ПРИМЕЧАНИЕ

По умолчанию для входа в программу используется имя пользователя – 1, и пароль – 1. Если при первом запуске у вас появилось окно ввода имени пользователя и пароля – введите эти данные, а затем вы можете отключить авторизацию в настройках программы путем установки флажка Отключить ввод по паролю.

Если вы хотите, чтобы нумерация приказов и договоров велась в программе автоматически – установите флажки соответственно Автоматическая нумерация приказов и Автоматическая нумерация договоров. Отметим, что иногда бывает целесообразно отключить режим автоматической нумерации – например, если вы вводите вы программу документы с уже присвоенными в делопроизводстве номерами, которые могут следовать не по порядку.

Справа вверху находятся параметры, с помощью которых можно настроить цветовое оформление курсора в окне списка сотрудников, а также полей, значения которых вводятся путем выбора из соответствующих справочников (например, при заполнении карточки сотрудника из справочника выбирается его должность, название отдела, в котором он работает, и др.). Чтобы выбрать подходящий цвет, щелкните мышью в Цвет курсора в журнале сотрудников или Цвет полей, заполняемых из справочников, после чего в открывшейся цветовой палитре щелчком мыши укажите требуемый цвет.

В области Настройки отчетов вы может указать формат вывода отчетов. С помощью переключателя Для вывода отчетов в Office использовать укажите требуемый формат – MS Office или OpenOffice.org. Если вы планируете формировать кадровые документы для государственных служащих, установите флажок Форма Т2ГС для муниципальных служащих – в этом случае программа будет генерировать документы в соответствии с утвержденной формой Т2ГС.

Для просмотра фотографий работников предприятия можно использовать обозреватель Internet Explorer либо любую другую установленную на компьютере программу. Выбор программы осуществляется в области Настройка вывода изображений сотрудников. По умолчанию предлагается использовать для этого Internet Explorer. Чтобы выбрать другую программу, установите переключатель в положение В выбранную программу, нажмите расположенную справа кнопку Выбрать, и в открывшемся окне по обычным правилам работы в Windows укажите путь к исполняемому файлу требуемой программы. После этого в расположенном ниже поле Название выбранной программы можете ввести текст, который отобразится на кнопке вызова данной программы для просмотра изображения.

Настройка базы данных

После настройки параметров программы необходимо настроить ее базу данных. Как мы уже отмечали ранее, в программе «Сотрудники предприятия» вы можете вести кадровый учет сразу по нескольким организациям, при этом каждой организации будет соответствовать своя база данных. Следовательно, прежде чем приступить к работе, вам необходимо завести хотя бы одну базу данных. О том, как выполняется настройка баз данных, мы расскажем в данном разделе.

Для перехода в режим настройки базы данных и выбора организации для работы используйте в главном меню пункт Выбор организации или команду Сервис ? Настройка организации, которая вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+B. При выполнении любого из перечисленных действий на экране отобразится окно, которое показано на рис. 1.3.

Рис. 1.3. Выбор базы данных

В данном окне осуществляется выбор базы данных для работы. Структура этого интерфейса такова: в верхней его части в поле Текущая установленная база отображается название базы данных, которая используется в данный момент. Слева приводится перечень имеющихся баз данных (обычно он соответствует числу организаций, по которым в программе ведется кадровый учет), справа отображается список сотрудников той базы данных, на которой установлен курсор. В нижней части окна находятся инструменты, предназначенные для выполнения соответствующих действий.

По умолчанию в программе имеется база данных. Вы можете использовать ее, внеся в нее соответствующие изменения (о том, как редактировать базу данных, мы расскажем позже), а можете – создать новую базу данных. Для этого нужно нажать кнопку, которая находится слева под списком баз данных (рис. 1.4).

Рис. 1.4. Кнопка создания базы данных

При нажатии данной кнопки на экране отображается окно, которое показано на рис. 1.5.

Рис. 1.5. Ввод и редактирование базы данных

В данном окне осуществляется ввод и редактирование данных об организации. Иначе говоря, именно здесь вы можете создать новую или отредактировать созданную ранее базу данных.

ПРИМЕЧАНИЕ

Для перехода в режим редактирования имеющейся базы данных нужно выделить ее в списке щелчком мыши и нажать кнопку Карточка организации, которая расположена в нижней части окна.

Параметры данного окна заполняются просто – путем ввода значений с клавиатуры. В соответствующих полях укажите название базы, под которым она будет отображаться в списке (см. рис. 1.3), полное наименование организации, ее адрес, банковские реквизиты, сведения о руководителе и главном бухгалтере, а также прочие необходимые данные. Отметим, что все параметры заполнять необязательно – на первых порах можно ограничиться названием базы данных и полным наименованием организации, а все остальные сведения можно вводить впоследствии, по мере необходимости.

В правом верхнем углу данного окна находится кнопка Настройка табельного номера. С ее помощью осуществляется переход в режим настройки автоматического формирования табельных номеров сотрудников предприятия. При нажатии кнопки на экране открывается окно, которое показано на рис. 1.6.

Рис. 1.6. Настройка формирования табельных номеров

Если вы хотите, чтобы программа автоматически генерировала табельный номер при вводе каждого нового сотрудника, установите флажок Автоматически заполнять табельный номер. В поле Последний табельный номер можно указать, с какого номера программе продолжать присвоение табельных номеров. Например, вы можете начать нумерацию не с номера 1, а с номера 10 или 100. Если же у вас уже введено несколько сотрудников, то продолжать нумерацию можно не со следующего номера, а через какой-то интервал. Чтобы отредактировать значение поля Последний табельный номер, нажмите расположенную справа от него кнопку Изменить, затем с клавиатуры введите требуемое значение и нажмите кнопку Сохранить (после нажатия кнопка Изменить меняет свое название на Сохранить, и наоборот).

Чтобы выполненные настройки табельного номера вступили в силу, нажмите кнопку Установить, расположенную справа внизу данного окна.

Вы можете экспортировать все данные об организации в документ Word. Для этого в правой части окна нужно нажать кнопку В MS Word (см. рис. 1.5).

Все данные, введенные в окне ввода и редактирования базы данных (см. рис. 1.5), вступают в силу только после нажатия кнопки Установить реквизиты.

Если в программе используется несколько баз данных, то нужно выбрать одну из них в качестве текущей (то есть той, с которой будет вестись работа). Чтобы сделать базу данных текущей, нужно выделить ее в списке щелчком мыши и нажать кнопку Установить базу, которая находится под списком баз данных (см. рис. 1.3). Напомним, что название текущей базы данных отображается в верхней части окна в поле Текущая установленная база.

Чтобы удалить базу данных из программы, необходимо вначале очистить ее от всех сотрудников (их можно удалить или перенести в другую базу данных, об этом мы расскажем чуть ниже), а затем выделить в списке щелчком мыши и нажать кнопку удаления (на ней изображен крест), которая находится справа от кнопки добавления базы данных. Если в базе данных имеются сотрудники, то программа выдаст соответствующее информационное сообщение и предупредит о невозможности удаления. Если же база данных является пустой, то перед удалением программа выдаст запрос на подтверждение данной операции.

Как мы уже отмечали ранее, в правой части окна выбора базы данных отображается список сотрудников базы данных, на которой установлен курсор (см. рис. 1.3). Под этим списком находится переключатель, с помощью которого вы можете выбрать режим отображения. Если он установлен в положение Показать вакансии, то в списке отобразятся только свободные вакансии, а информации о работающих сотрудниках не будет. Если же установить этот переключатель в положение Показать работающих, то из списка исчезнут все вакансии, а останутся лишь позиции работающих сотрудников. По умолчанию включен режим отображения работающих сотрудников предприятия.

Любого сотрудника вы можете копировать или переносить из одной базы данных в другую (фактически – переводить из одной организации в другую). Для этого нужно выделить его в списке щелчком мыши и нажать в нижней части окна кнопку Копировать сотрудника в другую базу или Перенести сотрудника в другую базу. И в первом, и во втором случае на экране отобразится окно, изображенное на рис. 1.7.

Рис. 1.7. Копирование и перенос сотрудника

В данном окне нужно щелчком мыши выбрать базу данных, в которую необходимо скопировать или перенести сотрудника, и нажать кнопку Выбрать базу.

После того как мы настроили программу, подготовили ее к работе и создали базу данных, можно приступать непосредственно к ведению кадрового учета. Об этом и пойдет речь далее.

Журнал сотрудников предприятия

Ранее мы уже говорили, что список сотрудников предприятия (этот режим в программе называется «Журнал сотрудников») открывается автоматически при каждом запуске программы, а чтобы перейти в него из других режимов работы, нужно выбрать в главном меню пункт Сотрудники. Еще раз напомним, как выглядит интерфейс программы в режиме работы с журналом сотрудников (рис. 1.8).

Рис. 1.8. Журнал сотрудников предприятия

В данном окне отображается список введенных ранее сотрудников, поэтому при первом запуске программы он будет пустым. Для каждого сотрудника в соответствующих колонках отображается следующая информация: фамилия, имя, отчество, табельный номер, наименование структурного подразделения предприятия (в котором работает сотрудник), название занимаемой должности и дата приема на работу.

Основные инструменты данного окна находятся в правой его части. С помощью кнопки Новый сотрудник осуществляется переход в режим ввода данных о новом сотруднике предприятия, кнопка Просмотр карточки предназначена для перехода в режим просмотра данных о сотруднике, а с помощью кнопки Изменить карточку можно перейти в режим редактирования данных о сотруднике (чего нельзя сделать в режиме просмотра).

Чтобы просмотреть историю событий по конкретному сотруднику, выделите его в списке щелчком мыши и нажмите кнопку История сотрудника. В результате на экране отобразится список всех событий по сотруднику (прием на работу, перевод на другую работу, повышение квалификации и др.). Для возврата в режим работы с журналом сотрудников повторно нажмите данную кнопку (она теперь будет называться Журнал сотрудников).

С помощью кнопки Уволить сотрудника осуществляется переход в режим увольнения сотрудника, после чего он будет перемещен из журнала сотрудников в список уволенных сотрудников. О том, как это делать, а также как восстановить работника после увольнения, будет рассказано позже. Вы можете в любой момент просмотреть список уволенных работников – для этого нажмите кнопку Показать уволенных.

Чтобы удалить сотрудника из списка, выделите соответствующую позицию щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить сотрудника. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Под кнопкой Удалить сотрудника находится переключатель, с помощью которого можно выбирать режим отображения – Показать вакансии или Показать работающих.

Кнопка Отчеты предназначена для перехода в режим формирования отчетности по кадровому учету. Более подробное описание данного режима будет приведено ниже, в соответствующем разделе.

В области Поиск находятся параметры, предназначенные для быстрого поиска нужного сотрудника в списке. Эту возможность особенно удобно использовать при работе с большими списками работников. В поле Поиск по нужно из раскрывающегося списка выбрать критерий, по которому будет вестись поиск (фамилия, должность, табельный номер и др.), после чего в расположенном ниже поле с клавиатуры ввести конкретное условие поиска (если в качестве критерия выбрана фамилия, то в данном поле нужно ввести эту фамилию, и т. д.). По мере заполнения данного поля будет соответствующим образом отфильтровываться содержимое списка. Чтобы вернуться в режим работы с полным списком, нажмите расположенную справа кнопку Все записи.

Под параметрами поиска находится переключатель, который может принимать одно из трех положений: Все (это положение используется по умолчанию), Муж или Жен. С его помощью можно просматривать соответственно весь список сотрудников, список только мужчин или список только женщин.

Ведение карточки сотрудника

Для ввода, редактирования и хранения информации о сотрудниках предприятия в программе предназначена карточка сотрудника. Этот документ содержит данные общего характера (фамилия, имя, отчество, адрес, телефон, семейное положение и т. д.), сведения о документе, удостоверяющем личность, информацию об образовании и воинском учете сотрудника, а также информацию о его трудовой деятельности. Все перечисленные данные хранятся в карточке сотрудника на соответствующих вкладках. Далее мы подробно рассмотрим содержимое каждой вкладки.

Ввод и редактирование общих сведений о работнике

Все основные данные о сотруднике хранится в карточке сотрудника на вкладке Общие сведения о сотруднике. Содержимое данной вкладки показано на рис. 1.9.

Рис. 1.9. Общие сведения о сотруднике

В первую очередь при заполнении карточки сотрудника следует ввести его фамилию, имя и отчество согласно паспорту (либо другому документу, удостоверяющему личность). Требуемые значения вводятся в соответствующие поля с клавиатуры. Затем нужно указать пол сотрудника – для этого предназначен соответствующий переключатель, расположенный правее от поля Отчество. Если данный сотрудник – женского пола, то в верхней части вкладки отображается поле Девичья фамилия (см. рис. 1.9), в которое следует с клавиатуры ввести девичью фамилию сотрудницы (заполнение данного поля имеет смысл только для замужних женщин, сменивших девичьи фамилии).

После этого нужно ввести табельный номер сотрудника – для этого предназначено поле Таб №. Необходимо следить за тем, чтобы значение данного поля было уникально для каждого сотрудника предприятия. Напомним, что в настройках программы (см. рис. 1.6) можно включить режим автоматического формирования табельных номеров.

В правой части вкладки расположено поле, предназначенное для хранения фотографии данного сотрудника. Чтобы поместить в него фотографию из файла, нужно установить расположенный ниже переключатель в положение Файл, затем нажать кнопку Фото, и в открывшемся окне по обычным правилам Windows указать путь к файлу с фотографией. При этом следует учитывать, что файл фотографии должен иметь расширение *.JPEG. Если установить переключатель в положение Камера, то фотографию можно сделать с помощью веб-камеры (при ее наличии), а при выборе положения Сканер – с помощью сканера. Справа от кнопки Фото расположена кнопка, нажатие которой позволяет просмотреть фотографию сотрудника в отдельном окне.

В поле Структурное подразделение (Отдел) указывается наименование структурного подразделения предприятия, в котором работает (будет работать) данный сотрудник. Требуемое значение выбирается в окне справочника отделов предприятия, которое выводится на экран при двойном щелчке мышью в данном поле. Окно справочника отделов показано на рис. 1.10.

Рис. 1.10. Справочник отделов

В данном окне приводится перечень всех имеющихся структурных подразделений (отделов) предприятия. Чтобы ввести в справочник новое структурное подразделение (отдел), нужно нажать кнопку Добавить пункт, которая расположена внизу окна – при этом в список будет добавлена новая позиция, в соответствующих полях которой следует с клавиатуры ввести код создаваемого структурного подразделения (отдела) и его название.

Чтобы удалить позицию списка, нужно выделить ее курсором и нажать кнопку Удалить пункт. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Для выбора структурного подразделения следует выделить его щелчком мыши и нажать кнопку Ввод – в результате будет заполнено поле Структурное подразделение (Отдел) на вкладке Общие сведения о сотруднике (см. рис. 1.9).

В поле Должность указывается наименование должности, занимаемой данным сотрудником. Для заполнения данного поля нужно дважды щелкнуть в нем мышью – в результате на экране откроется окно справочника должностей. Это окно выглядит точно так же, как и окно справочника структурных подразделений (отделов), изображенное на рис. 1.9. Для выбора требуемой должности нужно выделить ее в списке курсором и нажать кнопку Ввод, расположенную в правом нижнем углу окна. Добавление в справочник новых должностей осуществляется с помощью кнопки Добавить пункт; для удаления имеющихся позиций предназначена кнопка Удалить пункт (при нажатии данной кнопки программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления).

В поле Кабинет вводится информация, позволяющая идентифицировать месторасположение сотрудника при исполнении им служебных обязанностей. Здесь можно ввести, например, номер кабинета (комнаты, офиса), либо название подразделения (например, Склад № 5), и т. д. Требуемое значение вводится с клавиатуры.

В полях Телефон рабочий и Телефон внутренний указывается соответственно городской рабочий телефон данного сотрудника и местный (иначе говоря – внутренний) телефон. Для ввода мобильного и домашнего телефонов сотрудника предназначены поля соответственно Телефон мобильный и Телефон домашний.

Номера всех телефонов сотрудника вводятся с клавиатуры, причем в одном поле можно указать несколько номеров телефонов, разделив их при этом запятой.

Если у сотрудника имеется собственный электронный адрес или веб-сайт, то его можно ввести с клавиатуры в поле E-mail, www.

Для ввода индивидуального номера налогоплательщика предназначено поле ИНН, а для ввода страхового номера – поле № пенс. страх. св – ва. Данные поля также заполняются с клавиатуры.

Дата и место рождения сотрудника вводятся с клавиатуры в полях соответственно Дата рождения и Место рождения. При заполнении поля Дата рождения автоматически формируется значение поля Полных лет – в данном поле указывается количество полных лет, исполнившихся данному сотруднику. Значение поля Полных лет никаким другим образом не редактируется.

В поле Гражданство вводится гражданство сотрудника, а в поле Национальность – его национальность. Данные поля заполняются так же, как и параметры Структурное подразделение (Отдел) и Должность.

Аналогичным образом в поле Семейное положение указывается информация о семейном положении сотрудника. Справа от данного поля расположена кнопка Состав семьи, предназначенная для перехода в режим ввода и редактирования информации о близких родственниках сотрудника. При нажатии на данную кнопку на экране открывается окно, изображенное на рис. 1.11.

Рис. 1.11. Ввод сведений о составе семьи

В верхней части данного окна в поле ФИО отображается фамилия, имя и отчество данного сотрудника. Это поле является информационным и не редактируется.

На рисунке видно, что основную часть интерфейса занимает таблица, в которой формируется список близких родственников сотрудника. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно указывается степень родства, фамилия, имя и отчество родственника, дата и место рождения, место работы (учебы) и занимаемая должность.

Для добавления в список новой позиции предназначена кнопка Добавить пункт, расположенная внизу окна. После нажатия на данную кнопку нужно в соответствующих полях ввести всю имеющуюся информацию о близком родственнике. Переход из одного поля в другое осуществляется нажатием Enter или щелчком мыши в том поле, в которое нужно перейти. Все поля заполняются с клавиатуры, за исключением поля Кем приходится – значение данного поля выбирается в окне справочника степеней родства, которое вызывается щелчком мыши в данном поле.

Если необходимо удалить из списка позицию, выделите ее щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить пункт. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции.

При необходимости можно вывести информацию о близких родственниках на печать, причем как по данному сотруднику, так и по всем сотрудникам предприятия. Для создания печатной формы документа нужно установить соответствующий переключатель в нужное положение (Для данного сотрудника либо Для всех сотрудников), после чего нажать кнопку Печать в Word. В результате представленная в окне Состав семьи информация отобразится в виде таблицы в открывшемся документе Word, откуда ее можно отправить на печать по обычным правилам работы в Word.

Закрытие окна Состав семьи осуществляется нажатием кнопки Выход.

Справа внизу вкладки (см. рис. 1.9) находится выделенная область, предназначенная для увольнения сотрудника, а также для хранения информации об увольнении. Чтобы уволить сотрудника, нужно в поле Основание увольнения щелкнуть мышью и в открывшемся справочнике оснований для увольнения выбрать требуемое основание. После этого следует с клавиатуры заполнить поля Дата увольнения, № приказа на увольнение и Дата приказа на увольн. и нажать кнопку Уволить сотрудника. Операция увольнения будет выполнена в тот же момент, и об этом в правом верхнем углу окна появится соответствующее информационное сообщение.

ПРИМЕЧАНИЕ

Чтобы уволить сотрудника, необязательно открывать его карточку – это можно сделать и в режиме работы с журналом сотрудников. Об этом будет рассказано ниже, в разделе «Увольнение сотрудника и восстановление его после увольнения».

В нижней части интерфейса расположены кнопки Личная карточка (Т-2) и Полный отчет в Word. Эти кнопки предназначены для формирования и вывода на печать отчетов по данному сотруднику. В первом случае будет сформирован отчет «Личная карточка работника» по унифицированной форме Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 1 от 05.01.2004 г. Во втором случае полная информация о сотруднике будет выведена в окне Word в произвольной форме.

Также можно вывести на печать как основную информацию по работнику, так и дополнительную – для этого нужно установить соответствующий переключатель в нужное положение (Основные сведения либо Дополнительные сведения), и нажать кнопку с изображением принтера. Эти параметры находятся в нижней части интерфейса, и доступны также на других вкладках окна Карточка сотрудника (это относится также и к кнопкам Личная карточка (Т-2) и Полный отчет в Word). Если информация должна быть выведена в формате Word, то следует установить расположенный правее флажок в MS Word.

Сведения о документе, удостоверяющем личность

После ввода общих данных о сотруднике можно переходить на вкладку Паспортные данные, на которой вводятся сведения о документе, удостоверяющем личность сотрудника, а также о месте фактического проживания (рис. 1.12).

Рис. 1.12. Ввод паспортных данных

Несмотря на то, что данная вкладка называется Паспортные данные, здесь можно указать информацию о любом документе, удостоверяющем личность (например, удостоверение беженца либо военный билет), при отсутствии у человека паспорта и при наличии уважительных причин этого отсутствия.

В верхней части окна в соответствующих полях с клавиатуры вводится серия и номер паспорта (документа, удостоверяющего личность), а также дата его выдачи. Название органа, выдавшего документ, выбирается в соответствующем справочнике, который вызывается щелчком мыши в данном поле. При необходимости можно поместить в программу фото паспорта – для этого нужно воспользоваться кнопкой Фото паспорта. При нажатии на данную кнопку на экране отображается окно, изображенное на рис. 1.13.

Рис. 1.13. Окно Фото общегражданского паспорта

В верхней части данного окна в поле ФИО отображается фамилия, имя и отчество сотрудника. Данное поле с клавиатуры не редактируется.

Возможности программы предусматривают хранение нескольких фото паспорта. Для добавления фото нужно нажать кнопку Добавить фото, которая расположена в нижней части окна, затем в открывшемся окне ввести с клавиатуры имя фото и нажать кнопку Далее. В результате на экране откроется окно, в котором по обычным правилам Windows следует указать путь к требуемому файлу. После нажатия в данном окне кнопки ОК в списке появится новая позиция с порядковым номером и именем фото. Для просмотра фото нужно дважды щелкнуть мышью в поле Фото.

Для удаления фото паспорта из списка нужно установить курсор в соответствующую позицию и нажать кнопку Удалить фото, расположенную в нижней части окна. При нажатии на данную кнопку программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

В выделенной области Место регистрации указывается адрес прописки сотрудника согласно паспорту, а в выделенной области Место фактического проживания – адрес его фактического проживания. Отметим, что данные о фактическом проживании можно ввести автоматически на основании регистрационных данных – для этого достаточно нажать кнопку По месту регистрации.

В нижней части вкладки находится выделенная область Заграничный паспорт, которая заполняется только при наличии у данного сотрудника заграничного паспорта. Порядок заполнения параметров аналогичен тому, как это делается при вводе информации об обычном паспорте.

Сведения об образовании и воинском учете

Ввод, редактирование и хранение сведений об образовании сотрудника и воинском учете осуществляется на вкладке Образование и Воинский учет, содержимое которой показано на рис. 1.14.

Рис. 1.14. Ввод сведений об образовании и воинском учете

Информация об образованиях указывается в выделенных областях Образование 1 и Образование 2. Если человек имеет одно образование, то заполняется только одна из этих областей. В соответствующих полях указывается тип образования (например, Среднее), серия и номер соответствующего документа (аттестата, диплома и др.), наименование учебного заведения, квалификация, специальность и дата окончания учебного заведения.

При наличии у сотрудника послевузовского образования следует ввести информацию о нем в выделенной области Послевузовское образование. В поле Наименование вводится наименование образования, в поле Ученая степень – наименование ученой степени (например, Кандидат наук), в поле Документ № – название и номер документа, свидетельствующего о присвоении ученой степени, в полях Дата выдачи и Наименование выдавшего органа – соответственно дата получения послевузовского образования согласно документу, указанному в поле Документ №, и название органа, выдавшего этот документ.

ПРИМЕЧАНИЕ

Поля, значения которых вводятся с клавиатуры, отображаются белым цветом, а поля, значения которых выбираются в соответствующих справочниках – цветом, указанным в настройках программы (по умолчанию это зеленый цвет).

Информацию о научных достижениях сотрудника можно ввести в отдельном окне (рис. 1.15), открываемом при нажатии кнопки Достижения.

Рис. 1.15. Ввод сведений о научных достижениях

В верхней части данного окна в поле ФИО отображается фамилия, имя и отчество сотрудника. Значение данного поля с клавиатуры не редактируется.

В центральной части окна формируется список научных достижений сотрудника. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках показывается ее порядковый номер, краткое наименование (ученая степень, звание, открытие и т. д.), наименование органа (учреждения, организации и т. п.), выдавшего документ о научном достижении, и дата выдачи этого документа. При необходимости можно поместить также и фото документа – для этого нужно нажать кнопку Вставить фото, которая расположена в нижней части интерфейса, и в открывшемся окне по обычным правилам Windows указать путь к требуемому файлу, после чего нажать кнопку ОК. Чтобы впоследствии просмотреть это фото, нужно в колонке Фото дважды щелкнуть мышью.

Для добавления в список нового научного достижения нужно нажать кнопку Добавить пункт, расположенную внизу интерфейса – при этом в списке появится новая позиция, в которую следует с клавиатуры ввести необходимую информацию.

Для удаления позиции из списка нужно выделить ее курсором и нажать кнопку Удалить пункт – при этом на экране отобразится дополнительный запрос на подтверждение данной операции.

Информацию о научных достижениях можно вывести на печать с помощью кнопки Печать в MS Word. Причем можно распечатать данные как для текущего сотрудника, так и для всех сотрудников организации, имеющих научные достижения – для выбора подходящего варианта нужно установить в требуемое положение соответствующий переключатель (возможные варианты – Для данного сотрудника и Для всех сотрудников).

Завершается работа в окне Научные достижения сотрудника нажатием кнопки Выход.

В нижней части вкладки Образование и воинский учет (см. рис. 1.14) находится выделенная область Сведения о воинском учете. Здесь в соответствующих полях вводится полное обозначение военно-учетной специальности, категория запаса, к которой относится сотрудник, состав вооруженных сил, к которому относится сотрудник, категория годности (годен к строевой службе, годен в мирное время и т. д.), а также иные сведения.

Сведения о трудовой деятельности сотрудника

На вкладке Трудовая деятельность, содержимое которой показано на рис. 1.16, вводится самая разнообразная информация о трудовой деятельности работника предприятия.

Рис. 1.16. Ввод сведений о трудовой деятельности

В первую очередь на данной вкладке вводится следующая информация: дата приема на работу (согласно приказу о приеме на работу), название должности, на которую принят сотрудник, номер и дата трудового договора (контракта) с сотрудником, номер и дата приказа о приеме на работу, срок договора (если срок договора не определен, то данное поле можно не заполнять) и тип места работы.

Все перечисленные параметры вводятся в соответствующих полях с клавиатуры. Исключением является поля Должность и Тип места работы – их значения выбираются из соответствующих справочников, вызываемых щелчком мыши в поле.

При необходимости в окне справочника можно ввести новую позицию – для этого следует воспользоваться кнопкой Добавить пункт, которая расположена внизу окна справочника. Для удаления позиции из справочника следует выделить ее щелчком мыши и нажать кнопку Удалить пункт (при этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления).

Поля Стаж работы общий и Стаж работы страховой заполняются на основании данных трудовой книжки сотрудника и страхового свидетельства. В поле Стаж работы на предприятии (лет) указывается, сколько времени сотрудник работает на данном предприятии (отсчет ведется, начиная с даты, указанной в поле Дата приема на работу, и заканчивая текущей датой). Перечисленные параметры можно заполнить как с клавиатуры, так и автоматически. В последнем случае нужно нажать кнопку Расчет стажа – в результате на экране отобразится окно, в котором нужно указать параметры расчета и нажать кнопку Расчет, а затем – кнопку Выход.

В правой части вкладки указывается информация о членстве сотрудника в профсоюзе. Соответствующий переключатель может принимать одно из двух значений – да либо нет.

На рисунке видно, что на данной вкладке находится целый ряд кнопок (Переводы, Аттестация, Переподготовки и др.). С помощью этих кнопок осуществляется переход в режимы работы, в которых хранятся соответствующие данные информация о сотруднике. Далее мы рассмотрим каждый из этих режимов.

Информация о переводах сотрудника на другую работу

С помощью кнопки Переводы осуществляется переход в режим просмотра и редактирования данных о переводах сотрудника на другую должность. При нажатии на данную кнопку на экране отображается окно, изображенное на рис. 1.17.

Рис. 1.17. Сведения о переводах на другую работу

В верхней части данного окна находится поле ФИО, в котором отображается фамилия, имя и отчество сотрудника, сведения о котором представлены в данном окне. Это поле является информационным и с клавиатуры не редактируется.

Основную часть интерфейса занимает перечень записей о переводе данного сотрудника на другие должности (места работы). Отметим, что информация о командировках в данном списке не ведется. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается ее порядковый номер, вид перевода, дата и срок перевода, причина перевода и иные сведения.

Для добавления в список новой записи следует воспользоваться кнопкой Добавить пункт, которая расположена внизу интерфейса, после чего в открывшемся окне ввести требуемую информацию и нажать кнопку Ввод.

Чтобы удалить из списка позицию, нужно выделить ее щелчком мыши и нажать кнопку Удалить пункт (эта кнопка находится внизу окна рядом с кнопкой Добавить пункт). При нажатии на данную кнопку программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

При необходимости можно вывести список на печать – причем как для текущего сотрудника, так и по всем сотрудникам предприятия. Для этого нужно установить в требуемое положение соответствующий переключатель, расположенный в нижней части окна (возможные варианты – Для данного сотрудника либо Для всех сотрудников), и нажать кнопку Печать в MS Word.

Сведения об аттестации

Периодически на предприятии могут проводиться аттестации сотрудников – например, на предмет соответствия их занимаемым должностям. На основании результатов аттестации могут приниматься различные решения, например: оставить на занимаемой должности, перевести на вышеоплачиваемую должность, указать на служебное несоответствие, перевести на нижеоплачиваемую должность, уволить за несоответствие, и т. д. Аттестация проводится на основании соответствующего приказа, изданного руководством предприятия.

Информация об аттестации (либо нескольких аттестациях) работника вводится и хранится под кнопкой Аттестации, которая также находится на вкладке Трудовая деятельность (см. рис. 1.16). При нажатии на данную кнопку на экране открывается окно Сведения об аттестации, изображенное на рис. 1.18.

Рис. 1.18. Информация об аттестациях работника

В данном окне можно хранить информацию как об уже состоявшихся, так и о планируемых аттестациях.

Фамилия, имя и отчество сотрудника, данные по которому представлены в окне, указаны в верхней части окна в поле ФИО. Значение данного поля с клавиатуры не редактируется.

Добавление в список новой позиции осуществляется нажатием кнопки Добавить пункт, которая находится в нижней части окна. После нажатия данной кнопки нужно с клавиатуры заполнить перечисленные ниже поля.

? № пп – в данном поле указывается порядковый номер записи. Это поле является единственным, значение которого нельзя будет отредактировать после ввода записи.

? Сведения об аттестации – здесь следует указать краткие сведения о проведенной (предстоящей) аттестации, отражающие ее суть. Примеры значений – Аттестация на соответствие занимаемой должности, Аттестация на предмет повышения в должности, и т. д.

? Дата аттестации – поле предназначено для ввода даты проведения аттестации. Дата указывается в формате чч/мм/гггг.

? Решение комиссии – в данном поле указывается решение аттестационной комиссии по данному сотруднику. Значение данного поля зависит от темы (направления) аттестации. Возможные значения – Аттестовать, Не аттестовать, Оставить в прежней должности, Перевести на вышестоящую должность и т. д.

? № документа – здесь указывается номер, а при необходимости – и иные реквизиты документа (например, название), которым утверждается решение аттестационной комиссии.

? Дата документа – поле предназначено для ввода даты документа, которым утверждается решение аттестационной комиссии. Дата указывается в формате чч/мм/гггг.

? Основание проведения аттестации – в данном поле можно указать либо конкретное основание проведения аттестации данного сотрудника, либо реквизиты документа, на основании которого проводится аттестация. Если аттестация проводится только для данного сотрудника, то целесообразно указать причину аттестации (например, Не справляется со служебными обязанностями). Если же аттестация проводится для всех сотрудников, то можно указать номер и дату приказа о проведении аттестации, изданного руководством предприятия.

Количество записей в списке не ограничено и определяется только потребностями пользователя.

Для удаления записи нужно выделить ее курсором и нажать кнопку Удалить пункт. При этом программа выдаст соответствующий запрос на подтверждение операции удаления.

Сформированный по данному сотруднику список можно вывести в отдельном окне Word, откуда его можно распечатать. Для этого нужно нажать кнопку Печать в MS Word, установив предварительно расположенный правее переключатель в положение Для данного сотрудника. При необходимости можно вывести в окно Word информацию об аттестации всех сотрудников предприятия – для этого перед нажатием кнопки Печать в MS Word нужно установить переключатель в положение Для всех сотрудников. Следует отметить, что формирование списка в Word может занять определенное время (особенно при работе с большими объемами информации).

Для выхода из окна Сведения об аттестации предназначена кнопка Выход, которая расположена в правом нижнем углу интерфейса.

Сведения о повышении квалификации

С целью повышения квалификации сотрудников на предприятии могут проводиться различные соответствующие мероприятия (курсы, тренинги, семинары и т. д.). Эти мероприятия могут проходить как с отрывом сотрудников от производства (т. е. человек вместо работы посещает мероприятие по повышению квалификации), либо без отрыва от производства (мероприятие по повышению квалификации посещается в свободное от работы время). По результатам мероприятий могут приниматься определенные кадровые решения (например, о присвоении более высокой категории, о повышении в связи с этим заработной платы, и т. д.).

Информация о мероприятиях по повышению квалификации, в которых участвовал сотрудник, хранится на вкладке Трудовая деятельность под кнопкой Повыш. квалификации. При нажатии на данную кнопку на экран выводится окно Сведения о повышении квалификации, изображенное на рис. 1.19.

Рис. 1.19. Сведения о повышении квалификации

Возможности программы позволяют хранить в данном окне информацию как об уже состоявшихся мероприятиях по повышению квалификации, так и о предстоящих мероприятиях.

В верхней части окна в поле ФИО указывается фамилия, имя и отчество сотрудника, информация о котором представлена в данном окне. Значение данного поля с клавиатуры не редактируется.

В колонках данного окна для каждой позиции списка показывается следующая информация (значения всех перечисленных параметров вводятся с клавиатуры, кроме поля № пп – оно заполняется автоматически).

? № пп – здесь указывается порядковый номер записи. В отличие от остальных полей, значение данного поля после ввода записи не редактируется.

? Сведения о повышении квалификации – в данном поле вводятся краткие сведения о предстоящем (состоявшемся) мероприятии по повышению квалификации. В частности, здесь можно ввести информацию о месте проведения мероприятия, о том, проводится оно с отрывом сотрудника от производства либо без отрыва от производства, краткие цели проведения мероприятия, и т. д.

? Дата начала обуч. и Дата оконч. обуч. – в данных полях указывается соответственно начальная и конечная даты интервала времени, потраченного на обучение.

? Вид повышения – в данном поле вводится информация о виде повышения квалификации либо о результатах проведения мероприятия по повышению квалификации. Примеры значений данного поля – Высшая категория, Повышение квалификации мастеров, и т. д.

? Наименование учреждения – поле предназначено для ввода названия учреждения (организации), которое проводило мероприятие по повышению квалификации, либо на территории которого проходило это мероприятие.

? Вид документа – в данном поле указывается вид документа, свидетельствующего о прохождении сотрудником мероприятия по повышению квалификации (например, удостоверение или свидетельство). Соответствующие реквизиты документа вводятся в полях Серия, номер док-та и Дата док-та.

? Основание повышения – в данном поле содержится информация о документе, на основании которого сотрудник проходил мероприятие по повышению квалификации. Обычно таким документом является приказ руководства предприятия о направлении сотрудника на курсы (семинар, тренинг и т. д.) по повышению квалификации.

Для добавления в список новой записи о повышении квалификации сотрудника предназначена кнопка Добавить пункт, которая расположена в нижней части окна. При нажатии на данную кнопку в списке появится новая позиция, в полях которой осуществляется ввод соответствующих данных.

Удаление позиции из списка осуществляется нажатием кнопки Удалить пункт (при этом нужно утвердительно ответить на соответствующий запрос программы).

Представленную в списке информацию можно вывести в отдельное окно Word для последующей распечатки – для этого нужно нажать кнопку Печать в MS Word, которая расположена справа от кнопки Добавить пункт. Если находящийся рядом переключатель установлен в положение Для данного сотрудника (данное значение используется по умолчанию), то будет сформирован отчет только по сотруднику, который указан в верхней части окна в поле ФИО. Если же этот переключатель установлен в положение Для всех сотрудников, то будет сформирован отчет о повышении квалификации по всем сотрудникам предприятия.

Для выхода из окна Сведения о повышении квалификации предназначена кнопка Выход, которая расположена в правом нижнем углу интерфейса.

Сведения о переподготовке работников предприятия

В процессе деятельности предприятия может возникать необходимость переподготовки сотрудников. Отличие переподготовки от повышения квалификации состоит в том, что повышение квалификации осуществляется в рамках нынешней специальности сотрудника, а переподготовка предполагает предоставление сотруднику знаний из области другой специальности. Разумеется, при переподготовке учитывается нынешняя специальность работника – никто не будет переучивать бухгалтера на инженера-конструктора; но бухгалтера вполне можно сделать экономистом либо налоговым инспектором.

Информация о переподготовке сотрудника хранится на вкладке Трудовая деятельность под кнопкой Переподготовки. При нажатии на данную кнопку на экране отображается окно, изображенное на рис. 1.20.

Рис. 1.20. Сведения о переподготовке работника

В данном окне формируется список как состоявшихся мероприятий по переподготовке сотрудника, так и предстоящих мероприятий.

Для добавления в список новой позиции нужно нажать кнопку Добавить пункт, которая расположена внизу интерфейса, и ввести соответствующую информацию в поля, перечисленные ниже.

? Дата нач. переп. и Дата оконч. переп. – в данных полях указывается соответственно начальная и конечная даты интервала времени, потраченного на переподготовку сотрудника.

? Сведения о переподготовке – поле предназначено для ввода сведений о переподготовке сотрудника, кратко отражающих суть мероприятия. Примеры значения данного поля – На должность старшего экономиста, В связи с переводом на другую работу, По распоряжению администрации и т. д.

? Вид переподготовки – здесь указывается вид состоявшейся (предстоящей) переподготовки сотрудника. Возможные значения данного поля – С отрывом от производства, Без отрыва от производства, По направлению профкома и т. д.

? Наименование учреждения – поле предназначено для хранения информации об организации (учреждении), проводившем мероприятие по переподготовке сотрудника либо на территории которого проходило это мероприятие.

? Вид документа – здесь указывается вид документа, который свидетельствует прохождение сотрудником мероприятия по переподготовке. Возможные значения данного поля – Свидетельство, Удостоверение, и т. д. Соответствующие реквизиты документа вводятся в полях Номер документа и Дата док-та.

? Основание для переподготовки – в данном поле указывается, на каком основании сотрудник проходил мероприятие по переподготовке. Обычно здесь вводится номер и дата соответствующего приказа (распоряжения) администрации либо иного аналогичного документа.

Количество записей в списке не ограничено и определяется только потребностями пользователя.

Чтобы удалить позицию из списка, выделите ее щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить пункт, после чего подтвердите удаление.

Вывод документа на печать осуществляется нажатием кнопки Печать в MS Word – при этом содержимое списка будет выведено в отдельном окне Word, откуда его можно распечатать по обычным правилам Windows. Если расположенный правее переключатель установлен в положение Для данного сотрудника (это значение установлено по умолчанию), то будет сформирован отчет о переподготовке (переподготовках) по сотруднику, указанному в верхней части окна в поле ФИО. Если же данный переключатель установлен в положение Для всех сотрудников, то будет сформирован отчет о переподготовке (переподготовках) всех сотрудников предприятия.

Завершается работа в окне Сведения о переподготовке нажатием кнопки Выход, которая находится в правом нижнем углу интерфейса.

Сведения о материальной ответственности работников

Любой сотрудник, занимающий материально-ответственную должность (заведующий складом, главный бухгалтер, кассир и др.), в обязательном порядке подписывает договор о материальной ответственности. Для таких сотрудников в программе предусмотрена возможность хранения соответствующих сведений. Ввод, редактирование и хранение этих данных осуществляется под кнопкой Мат. ответственность, которая также находится на вкладке Трудовая деятельность. При нажатии на эту кнопку на экране открывается окно, которое представлено на рис. 1.21.

Рис. 1.21. Материальная ответственность сотрудника

Сведения о материальной ответственности вводятся только по работникам, занимающим материально-ответственные должности. По всем остальным сотрудникам данный регистр не ведется.

Добавление в список новой позиции осуществляется так же, как и в некоторых других интерфейсах программы – с помощью кнопки Добавить пункт, которая находится внизу окна. После этого нужно с клавиатуры ввести соответствующую информацию в перечисленных ниже полях.

? № пп – поле предназначено для ввода порядкового номера записи. У этого поля есть одна особенность – введенное здесь значение впоследствии не редактируется.

? Сведения о материальной ответственности – в данном поле указываются краткие сведения о материальной ответственности сотрудника, поясняющие суть данной записи. Возможные значения данного поля – Принят на должность заведующего складом, Выявлена недостача по акту, и т. д.

? № договора – здесь вводится информация о документе, на основании которого делается текущая запись. Это может быть, например, номер договора о материальной ответственности, номер акта инвентаризации, и т. д.

? Дата заключения – в данном поле указывается дата документа, информация о котором содержится в поле № договора. Это может быть, например, дата заключения договора о материальной ответственности, либо дата акта инвентаризации, и т. д. Значение данного поля указывается в формате чч/мм/гггг.

Количество позиций в списке не ограничено и зависит только от потребностей пользователя.

Удаление позиции из списка осуществляется нажатием кнопки Удалить пункт; при этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Формирование печатной формы списка выполняется с помощью кнопки Печать в MS Word; при этом реализована возможность распечатки документа как по текущему сотруднику, так и по всем сотрудникам предприятия. В первом случае нужно установить соответствующий переключатель в положение Для данного сотрудника (это значение используется по умолчанию), во втором случае – Для всех сотрудников.

Чтобы закрыть окно Сведения о материальной ответственности и вернуться на вкладку Трудовая деятельность, нужно нажать кнопку Выход, которая находится в правом нижнем углу окна.

Сведения о награждениях и поощрениях работников предприятия

За успехи в работе (рационализаторские предложения, новые разработки, высокая производительность труда и т. п.) предприятие может поощрять сотрудников. Поощрения могут быть самыми разными: денежная премия, внеочередной отпуск, путевка в дом отдыха, ценный подарок и т. д. В программе «Сотрудники предприятия» для хранения информации о поощрениях предназначен отдельный режим, переход в который осуществляется с помощью расположенной на вкладке Трудовая деятельность кнопки Поощрения, награждения. При ее нажатии отображается окно, которое показано на рис. 1.22.

Рис. 1.22. Данные о награждениях и поощрениях работника

В верхней части данного окна находится поле ФИО, в котором отображается фамилия, имя и отчество сотрудника. Данное поле с клавиатуры не редактируется.

Под полем ФИО содержится список поощрений данного сотрудника. В список можно включить как уже состоявшиеся поощрения, так и планируемые (например, к юбилею).

Добавление в список новой позиции осуществляется нажатием кнопки Добавить пункт, которая находится внизу окна. После этого нужно заполнить перечисленных ниже параметры.

? № пп – в данном поле указывается порядковый номер записи. Данное поле заполняется один раз, и его последующее редактирование невозможно.

? Мотив поощрения, награждения – поле предназначено для ввода кратких сведений о состоявшемся (предстоящем) поощрении или награждении работника. Здесь можно указать, например, достижение, за которое поощряется сотрудник, либо иную причину для поощрения (юбилей, выход на пенсию и т. д.).

? Вид поощрения, награждения – здесь указывается, какую форму имеет поощрение или награждение. Это может быть, например, денежная премия, дополнительный отпуск, путевка в санаторий и т. д. Требуемое значение выбирается в справочнике, который открывается при щелчке мышью в данном поле.

? Дата – в данном поле в формате чч/мм/гггг вводится дата поощрения сотрудника. Обычно здесь указывается дата документа (приказа, распоряжения и т. п.), в соответствии с которым сотрудник будет награжден.

? № документа – поле предназначено для ввода номера документа, в соответствии с которым поощряется сотрудник.

? Основание – здесь указывается документ, на основании которого поощряется сотрудник. Требуемое значение выбирается в справочнике, который открывается при щелчке мышью в данном поле.

В список можно включать неограниченное число записей, которое определяется только потребностями пользователя.

Чтобы удалить позицию из списка, нужно выделить ее курсором и нажать расположенную внизу окна кнопку Удалить пункт. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Вывод документа в окно Word для последующей распечатки осуществляется нажатием кнопки Печать в MS Word. Если при этом расположенный правее переключатель установлен в положение Для данного сотрудника (значение по умолчанию), то печатная форма документа будет включать в себя информацию только по сотруднику, указанному в верхней части окна в поле ФИО; при установленном значении Для всех сотрудников будет сформирован отчет о поощрениях всех сотрудников предприятия.

Сведения о наказаниях и взысканиях

Сотрудники любого предприятия могут не только награждаться за достигнутые успехи, но и подвергаться санкциям за недостатки в работе (ошибки, халатность и т. п.). Информация о взысканиях сотрудника хранится в карточке сотрудника на вкладке Трудовая деятельность под кнопкой Взыскания. При ее нажатии открывается окно Сведения о взысканиях, изображенное на рис. 1.23.

Рис. 1.23. Сведения о взысканиях

В данном окне можно хранить информацию как об уже имевших место взысканиях, так и о предстоящих взысканиях (например, когда за недостатки в работе в течение квартала сотрудник будет наказан только по окончании квартала).

В верхней части окна находится поле ФИО – в нем отображается фамилия, имя и отчество сотрудника, взыскания которого содержатся в расположенном ниже списке. Значение поля ФИО с клавиатуры не редактируется.

Чтобы добавить в список информацию о взыскании, нажмите кнопку Добавить пункт – в результате в списке появится новая позиция. Соответствующая информация о взыскании вводится с клавиатуры в перечисленных ниже полях.

? № пп – поле предназначено для ввода порядкового номера записи. Это поле заполняется только один раз, и последующее его редактирование невозможно.

? Сведения о взыскании – здесь указываются краткие сведения о наказании сотрудника. Например, в данном поле можно указывать информацию о провинности сотрудника, которая привела к наложению взыскания. Примеры значений данного поля – Халатность, Допущенные ошибки в расчетах, Нарушение трудовой дисциплины, и т. п.

? Вид взыскания – в данном поле следует указать вид наложенного на сотрудника взыскания. Примеры значений данного поля – Лишение премии на 20 %, Выговор в приказе, Указать на служебное несоответствие, и т. п.

? Дата взыскания – поле предназначено для ввода даты взыскания. Можно указать дату исполнения взыскания – например, если сотрудник депремирован, то информация об этом может быть в расчетно-платежной ведомости (в графе Удержания); в данном случае датой исполнения взыскания будет считаться дата расчетно-платежной ведомости. Можно также в этом поле указать дату приказа (распоряжения) руководства о наложении на сотрудника взыскания – например, если сотруднику указано на вид или объявлен выговор (поскольку других первичных документов в данном случае не предусмотрено).

? № документа – в данном поле нужно ввести название и номер документа, в соответствии с которым на сотрудника наложено взыскание. Примеры значений данного поля – Приказ № 35, Распоряжение № 17 и т. д.

? Основание взыскания – здесь указывается основание для наложения на сотрудника взыскания (например, По распоряжению администрации).

В окне Сведения о взыскании можно вводить любое неограниченное число записей, определяемое только потребностями пользователя.

Для удаления из списка ненужной позиции (например, если была внесена запись о предполагаемом взыскании по итогам квартала, а затем было принято решение о снятии взыскания) нужно выделить ее щелчком мыши и нажать кнопку Удалить пункт, которая находится внизу окна (при этом нужно будет положительно ответить на соответствующий запрос системы).

Вывод документа в окно Word для просмотра и последующей распечатки осуществляется нажатием кнопки Печать в MS Word. Если нужно вывести информацию только по сотруднику, указанному в поле ФИО, то расположенный правее переключатель должен оставаться в положении по умолчанию – Для данного сотрудника. Для вывода на печать информации о взысканиях по всем сотрудникам предприятия нужно перевести этот переключатель в положение Для всех сотрудников.

Выход из окна Сведения о взысканиях осуществляется нажатием кнопки Выход, расположенной в правом нижнем углу окна.

Сведения об отпусках работников предприятия

Как известно, в соответствии с действующим законодательством каждому сотруднику работодатель обязан предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением заработной платы, места работы и условий работы. Кроме этого, сотрудникам могут предоставляться и другие виды отпусков: дополнительный отпуск за свой счет, отпуск по уходу за ребенком, отпуск для продолжения учебы и т. д. В программе «Сотрудники предприятия» для ввода, редактирования и хранения информации об отпусках сотрудника предназначен отдельный режим, для перехода в который предназначена кнопка Отпуска (данная кнопка также находится на вкладке Трудовая деятельность). При нажатии на данную кнопку открывается окно, которое представлено на рис. 1.24.

Рис. 1.24. Информация об отпусках работника

В данном окне ведется список всех отпусков сотрудника, который указан в верхней части окна в поле ФИО (значение данного поля с клавиатуры не редактируется).

Следует отметить, что программа автоматически ведет учет дней отпуска, которые остались у сотрудника в текущем году, учитывая и неиспользованные отпуска прошлых лет. При этом программа считает, что за один календарный год сотрудник получает 30 дней отпуска. Рассмотрим это на конкретном примере.

В нижней части окна в поле Дата приема на работу (см. рис. 1.24) отображается первый рабочий день сотрудника на данном предприятии в соответствии со значением, указанным в карточке работника. Расчет причитающихся дней отпуска за каждый год работы программа ведет, начиная именно с этой даты. Число неиспользованных дней отпуска отображается в поле Осталось дней отпуска. Данное поле с клавиатуры не редактируется, его значение рассчитывается только автоматически после нажатия кнопки Рассчитать отпуск.

На рис. 1.24 видно, что сотрудник устроился на работу 15.05.2007 года. Учитывая этот факт, а также данные об использованных отпусках, представленные в списке, программа в поле Осталось дней отпуска автоматически показала значение 50 – это и есть количество дней неиспользованного отпуска.

Для добавления в список отпусков новой позиции нужно нажать соответствующую кнопку, расположенную слева внизу окна (на этой кнопке изображен лист с загнутым уголком). После этого с клавиатуры следует ввести необходимую информацию в перечисленных ниже полях.

? № пп – поле предназначено для ввода порядкового номера записи. Значение данного поля формируется автоматически в момент создания новой записи и впоследствии не редактируется.

? Вид отпуска – в данном поле указывается вид отпуска. Требуемое значение выбирается в окне справочника отпусков, для вызова которого достаточно просто щелкнуть мышью в данном поле. Окно справочника отпусков включает в себя три параметра: № пп, Вид отпуска и Не оплачиваемый (в последнем поле путем установки флажка можно присвоить отпуску признак того, что он не оплачивается – как, например, отпуск за свой счет, и т. п.). Для выбора требуемого значения нужно установить курсор в соответствующую позицию и нажать кнопку Ввод, расположенную в правом нижнем углу окна. При необходимости содержимое окна справочника можно дополнить – для этого нужно нажать кнопку Добавить пункт, расположенную внизу окна, и с клавиатуры ввести порядковый номер и название (вид) отпуска.

? Начало отпуска – здесь в формате чч/мм/гггг указывается первый день отпуска сотрудника.

? Колич. дней – это поле предназначено для ввода количества дней, на которое сотрудник уходит в отпуск. После заполнения данного поля нужно нажать кнопку Рассчитать отпуск, которая расположена внизу окна – в результате автоматически будут заполнены поля Окончание отпуска (в данном поле в формате чч/мм/гггг указывается дата последнего дня отпуска сотрудника) и Осталось дней отпуска. Если в поле Всего дней (здесь отображается сумма значений полей Колич. дней и Дней доп. отп.) указано количество дней больше, чем в поле Осталось дней отпуска, то после нажатия кнопки Рассчитать отпуск в поле Осталось дней отпуска отобразится значение с минусом, означающее, что сотрудник взял лишние дни отпуска.

? Начало периода и Окончание периода – в данных полях указываются даты соответственно начала и конца периода, за который сотрудник берет отпуск.

? № приказа – здесь указывается номер приказа, в соответствии с которым сотруднику предоставляется данный отпуск.

? Дата приказа – здесь указывается дата приказа о предоставлении сотруднику отпуска.

Для удаления позиции из списка предназначена соответствующая кнопка, которая расположена в левом нижнем углу окна (на ней изображен символ Х). При нажатии на данную кнопку программа выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Для формирования печатной формы документа в окне Word нужно нажать кнопку Печать в MS Word, которая расположена внизу интерфейса справа от кнопки Рассчитать отпуск. Если нужно вывести на печать отчет об отпусках сотрудника, указанного в верхней части окна в поле ФИО, то находящийся справа от кнопки Печать в MS Word переключатель нужно установить в положение Для данного сотрудника. Если же необходимо сформировать отчет об отпусках по всем сотрудникам предприятия, то данный переключатель нужно установить в положение Для всех сотрудников.

Следует учитывать, что процесс создания печатной формы документа после нажатия кнопки Печать в MS Word может занять определенное время, особенно если список включает в себя много позиций.

Сведения о должностных окладах работников предприятия

В процессе работы на предприятии у сотрудников могут изменяться должностные оклады – например, в результате периодического повышения. В программе «Сотрудники предприятия» реализована возможность ввода, редактирования и хранения информации об окладах сотрудника за все время его работы на данном предприятии. Для перехода в соответствующий режим предназначена кнопка Оклады, которая расположена в карточке сотрудника на вкладке Трудовая деятельность сразу под кнопкой Должности. При нажатии на данную кнопку на экране открывается окно, которое показано на рис. 1.25.

Рис. 1.25. Сведения об окладах сотрудника

В данном окне представлена информация об окладах сотрудника, который указан в верхней части окна в информационном поле ФИО. Значение данного поля с клавиатуры не редактируется.

Чтобы ввести информацию об окладе сотрудника, нужно нажать кнопку Добавить пункт, которая расположена внизу окна. При нажатии на данную кнопку в табличной части окна появится новая позиция, в которой с клавиатуры нужно ввести требуемые данные в перечисленных ниже полях.

? № пп – в этом поле при создании новой позиции автоматически формируется ее порядковый номер. Значение данного поля впоследствии с клавиатуры не редактируется.

? С даты и По дату – в данных полях указывается начало и конец периода времени, в течение которого действовал оклад, указанный в поле Оклад. Значения данных полей вводятся в формате чч/мм/гггг.

? Оклад – здесь указывается размер должностного оклада сотрудника с точностью до двух знаков после запятой.

? Надбавка (%) и Надбавка (руб.) – в данных полях можно ввести размер надбавки к должностному окладу соответственно в процентах от суммы оклада и фиксированную сумму в рублях.

? Коэффициент (КТУ) – при необходимости в данном поле можно указать повышающий или понижающий коэффициент к окладу (это может быть, например, коэффициент трудового участия). Значение данного поля указывается с точностью до двух знаков после запятой.

Количество записей в списке не ограничено и определяется только исходя из особенностей каждой конкретной ситуации.

Удаление позиции из списка осуществляется нажатием расположенной внизу окна кнопки Удалить пункт. При этом нужно будет положительно ответить на соответствующий запрос программы.

Чтобы вывести в окно Word для последующей распечатки отчет по сотруднику, указанному в верхней части окна в поле ФИО, нужно установить соответствующий переключатель в положение Для данного сотрудника (это положение используется по умолчанию), и нажать кнопку Печать в MS Word. Аналогичным образом формируется отчет о должностных окладах всех сотрудников предприятия – с той разницей, что переключатель должен быть установлен в положение Для всех сотрудников.

Чтобы выйти из данного режима и вернуться на вкладку Трудовая деятельность, нужно нажать кнопку Выход, которая расположена в нижнем правом углу интерфейса.

Сведения о здоровье и медицинском обслуживании сотрудников предприятия

Существует много должностей и профессий, для работы в которых необходимо пройти соответствующее медицинское освидетельствование. К таким профессиям относятся, например, водители, летчики, инструкторы, работники, занятые тяжелым физическим трудом, и т. д. За допуск таких работников е исполнению служебных обязанностей без соответствующего медицинского освидетельствования действующим законодательством предусмотрены санкции. Если же на предприятии произошло чрезвычайное происшествие с участием работника, не прошедшего медицинское освидетельствование, то ответственность виновных лиц возрастает многократно.

В программе «Сотрудники предприятия» реализована возможность, позволяющая отражать в кадровом учете информацию о медицинском освидетельствовании работников. Доступ к ней осуществляется нажатием кнопки Мед. обследования, которая расположена в карточке сотрудника на вкладке Трудовая деятельность. Окно, открываемое при нажатии на данную кнопку, изображено на рис. 1.26.

Рис. 1.26. Информация о прохождении медицинских обследований

В данном окне показана информация о медицинских обследованиях работника, который указан в верхней части окна в поле ФИО. Значение данного поля с клавиатуры не редактируется.

В окне можно хранить информацию не только об уже состоявшихся обследованиях сотрудника, но и о предстоящих обследованиях (например, представителям некоторых профессий приходится проходить медицинское обследование раз в год, или даже чаще). При вводе информации о предстоящем обследовании нужно будет заполнить только колонки № пп, Медицинское обследование, Дата обследования и, возможно – Место обследования. Соответствующая информация в остальные колонки будет внесена после прохождения медицинского обследования сотрудника.

Добавление в список новой записи осуществляется так же, как и в некоторых других интерфейсах программы – с помощью кнопки Добавить пункт, которая расположена внизу интерфейса. При нажатии на данную кнопку в списке появится новая позиция, в которой с клавиатуры осуществляется ввод соответствующей информации. Ниже перечислены поля, которые при этом необходимо заполнить.

? № пп – в данном поле указывается порядковый номер записи. Значение данного поля формируется автоматически в момент создания новой записи и с клавиатуры не редактируется.

? Медицинское обследование – поле предназначено для ввода информации о виде медицинского обследования. Примеры значений данного поля – Плановое обследование, Профилактическое обследование, Посттравматическое обследование и т. п.

? Дата обследования – в данном поле указывается дата проведения состоявшегося либо предстоящего медицинского обследования. Значение данного поля вводится в формате чч/мм/гггг.

? Место обследования – здесь вводится конкретное место прохождения сотрудником медицинского освидетельствования. Это может быть, например, номер поликлиники или иного медицинского учреждения, либо номер кабинета, если медицинское обследование будет проведено на территории предприятия, либо номер населенного пункта, и т. п.

? Заключение врачей – поле предназначено для отображения результата прохождения медицинского обследования. Здесь вводится заключение медкомиссии, которое записано в справке о прохождении медицинского освидетельствования. Примеры значений данного поля – Годен к исполнению обязанностей, Здоров, Годен с ограничением физических нагрузок, Не годен к исполнению обязанностей, и т. д.

? Срок действия справки – в данном поле указывается срок действия справки о медицинском обследовании. Иначе говоря, здесь вводится дата следующего прохождения медицинского обследования сотрудника.

В список можно вводить неограниченное количество записей, в зависимости от потребностей пользователя. Очевидно, что ведение списка имеет смысл только для тех сотрудников, которые допускаются к исполнению служебных обязанностей только после прохождения соответствующего медицинского обследования.

Удаление позиции из списка осуществляется нажатием кнопки Удалить пункт; при этом нужно будет положительно ответить на соответствующий запрос программы.

Формирование печатной формы отчета осуществляется нажатием кнопки Печать в MS Word. При этом можно сформировать отчет как по текущему сотруднику (указанному в верхней части окна в поле ФИО), так и по всем сотрудникам предприятия – для этого нужно установить расположенный правее переключатель в соответствующее положение (по умолчанию включено формирование отчета по текущему сотруднику).

Однако существует также целый ряд должностей и профессий, для работы в которых недостаточно наличия медицинской справки о прохождении соответствующего медицинского обследования. В данном случае требуется пройти более глубокое медицинское обследование и получить оформленную надлежащим образом медицинскую книжку. Обычно медицинская книжка в обязательном порядке должна быть, например, у воспитателей детских учреждений, у продавцов продовольственных товаров, и др.

В чем же отличие медицинской справки о прохождении медицинского обследования и медицинской книжки?

Принципиальное отличие заключается в том, что в медицинской справке указано только заключение медкомиссии – например, Годен к исполнению служебных обязанностей, Годен с ограничением нагрузки, и т. д. В медицинской книжке также имеется такое заключение, но при этом в ней содержатся результаты прохождения обследований у разных врачей: например, результат прохождения терапевта, дерматолога, результат флюорографии и т. д.

Информация о медицинской книжке сотрудника хранится под кнопкой Мед. книжка, которая расположена на вкладке Трудовая деятельность. Окно, которое открывается нажатием данной кнопки, изображено на рис. 1.27.

Рис. 1.27. Ведение медицинской книжки работника

Фамилия сотрудника, о котором представлена информация в данном окне, отображается вверху окна в его заголовке, а также в поле ФИО. Значение поля ФИО с клавиатуры не редактируется.

В окне содержится информация о датах следующего прохождения разных медицинских специалистов. Кроме этого, в полях Дата регистрации и Дата выдачи указываются соответственно дата регистрации медицинской книжки сотрудника и дата ее выдачи на руки сотруднику.

Все поля данного окна (кроме порядкового номера записи) заполняются в формате чч/мм/гггг.

Справа внизу окна расположена выделенная область, в которой можно выполнить настройку напоминаний о том, что сотруднику пора обновить медицинскую книжку. Для этого следует установить флажок Включить напоминание, и в расположенном выше поле Напоминать за указать количество дней. Когда до даты прохождения какого-либо специалиста останется указанное число дней, то при запуске программы на экране автоматически откроется окно Напоминание по медицинским книжкам; в данном окне будет приведен перечень сотрудников, которые должны обновить свои медицинские книжки.

Для добавления в список новой позиции (обычно это происходит после очередного обновления сотрудником своей медицинской книжки, либо при внесении первой записи в список – после получения сотрудником медицинской книжки) нужно нажать соответствующую кнопку, расположенную слева внизу окна – на этой кнопке изображен лист с загнутым углом. После этого в соответствующих полях следует с клавиатуры ввести даты следующих прохождений медицинских специалистов. Отметим, что поле № пп будет заполнено автоматически в момент создания новой позиции.

Для удаления позиции из списка нужно установить на нее курсор и нажать кнопку, расположенную слева внизу окна (на ней изображен символ X); данная кнопка находится левее кнопки добавления. При удалении позиции программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции.

Данные по медицинской книжке сотрудника можно вывести в окно Word виде отчета для просмотра и последующей распечатки – для этого нужно нажать кнопку Печать в MS Word, предварительно установив расположенный правее переключатель в положение Для данного сотрудника (это значение используется по умолчанию). Если же переключатель установить в положение По всем сотрудникам, то будет сформирован отчет по медицинским книжкам всех сотрудников предприятия.

Сведения о прохождении инструктажа по технике безопасности

Многие сотрудники допускаются к исполнению служебных обязанностей только после прохождения инструктажа по технике безопасности (по крайней мере, таково требование законодательства, хотя, к сожалению, оно не везде соблюдается). К таким работникам относятся, например, водители, рабочие многих профессий, сотрудники, работающие за компьютером, и т. д. Периодичность прохождения инструктажа по технике безопасности зависит от конкретной профессии и условий труда – некоторые категории работников проходят инструктаж перед началом каждого рабочего дня, кто-то – раз в месяц, кому-то необходимо проходить инструктаж раз в квартал либо раз в год, и т. д.

В программе «Сотрудники предприятия» информация о прохождении сотрудником инструктажа по технике безопасности хранится под кнопкой Инструктаж по ТБ, которая расположена на вкладке Трудовая деятельность в карточке сотрудника. При нажатии на данную кнопку на экране откроется окно, изображенное на рис. 1.28.

Рис. 1.28. Информация о прохождении инструктажей по технике безопасности

В верхней части данного окна в поле ФИО отображается фамилия, имя и отчество сотрудника, информация о котором представлена в окне. Значение поля ФИО с клавиатуры не редактируется.

Для добавления в список информации об очередном прохождении инструктажа по технике безопасности нужно нажать кнопку Добавить пункт, которая находится внизу окна. При этом в списке появится новая позиция, у которой автоматически будет заполнено поле № пп. Значение данного поля не редактируется и не удаляется.

Информация во все остальные поля данного окна вводится пользователем с клавиатуры.

В поле Сведения об инструктаже по ТБ указывается краткая информация, характеризующая назначение данного инструктажа. Например, при проведении планового инструктажа в данном поле можно ввести значение Плановый инструктаж по ТБ. При вводе в строй нового оборудования обычно также нужно провести инструктаж – в данном случае можно ввести значение Инструктаж по новому оборудованию, и т. д.

В поле Дата проведения указывается фактическая дата проведения инструктажа по технике безопасности, за которую сотрудник расписался в журнале. Если данный вид инструктажа должен проводиться периодически, то в поле Дата след. проведения указывается дата следующего прохождения сотрудником инструктажа по ТБ. Значения полей Дата проведения и Дата след. проведения вводятся в формате чч/мм/гггг.

Количество записей в списке не ограничивается и зависит только от того, сколько раз сотрудник фактически проходил инструктаж по технике безопасности.

При необходимости удаления из списка какой-либо позиции нужно выделить ее курсором и нажать кнопку Удалить пункт, расположенную в левом нижнем углу интерфейса. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Печатная форма документа формируется в окне Word после нажатия кнопки Печать в MS Word. Если при этом расположенный правее переключатель установлен в положение Для данного сотрудника, то отчет будет сформирован по сотруднику, который указан в верхней части окна в поле ФИО. Если же переключатель установлен в положение По всем сотрудникам, то будет сформирован отчет о прохождении инструктажей по технике безопасности по всем сотрудникам предприятия.

Увольнение сотрудника и восстановление его после увольнения

Ранее мы уже говорили о том, что уволить сотрудника можно в режиме работы с его карточкой на вкладке Общие сведения о сотруднике. Напомним, что для этого предназначены параметры, которые находятся в правом нижнем углу данной вкладки (см. рис. 1.9).

Однако чтобы уволить сотрудника, необязательно открывать его карточку – эту операцию можно выполнить, находясь в режиме работы с журналом сотрудников (см. рис. 1.8). О том, как это сделать, а также как восстановить сотрудника на работе после увольнения, мы расскажем в данном разделе.

Чтобы уволить сотрудника, выделите его в журнале щелчком мыши и нажмите кнопку Уволить сотрудника, которая находится в правой части окна. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 1.29.

Рис. 1.29. Увольнение работника

В данном окне в поле Дата увольнения указывается дата последнего рабочего дня сотрудника на данном предприятии, а в поле Дата приказа на увольн. – дата приказа, в соответствии с которым уволен сотрудник. По умолчанию в этих полях отображается текущая дата (в соответствии с системной датой компьютера), но вы можете изменить ее вручную.

В поле Основание увольнения указывается основание для увольнения сотрудника. Требуемое значение выбирается в окне справочника оснований для увольнения, которое отображается на экране при щелчке мышью в данном поле.

В поле № приказа на увольнение вводится номер приказа, в соответствии с которым увольняется сотрудник. Если в настройках программы (см. рис. 1.2) установлен флажок Автоматическая нумерация приказов, то значение данного поля будет заполнено автоматически (но при необходимости вы можете отредактировать его с клавиатуры).

Чтобы просмотреть список уволенных сотрудников, нужно в режиме работы со списком сотрудников нажать кнопку Показать уволенных.

Чтобы восстановить сотрудника из числа уволенных в список работающих, нужно в его карточке на вкладке Общие сведения о сотруднике удалить все данные, касающиеся увольнения (основание, номер приказа и др.), после чего нажать кнопку Ввод. В результате сотрудник вновь появится в журнале работающих сотрудников.

Чтобы распечатать приказ на увольнение работника, нужно в его карточке на вкладке Общие сведения о сотруднике нажать кнопку Увольнение (Т-8), которая находится в правом нижнем углу окна. При этом на экране отобразится окно, изображенное на рис. 1.30.

Рис. 1.30. Формирование приказа на увольнение

В данном окне нужно выбрать шаблон приказа и нажать кнопку Печать. После этого откроется еще одно окно, в котором нужно указать основание для увольнения работника (личное заявление, медицинские показания, и др.), рис. 1.31.

Рис. 1.31. Ввод основания для увольнения

После нажатия в данном окне кнопки ОК программа сгенерирует приказ на увольнение по унифицированной форме Т-8, и выведет его в формате Word-документа. Пример готового приказа показан на рис. 1.32.

Рис. 1.32. Приказ на увольнение работника в формате Word

Вывод приказа на печать осуществляется по обычным правилам работы в редакторе Word – с помощью команды главного меню Файл ? Печать или нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.

Ведение списка вакансий предприятия

В программе «Сотрудники предприятия» реализован механизм ведения списка имеющихся предприятий. Чтобы перейти в режим работы с этим списком, нужно в окне журнала работников установить переключатель, который находится ниже кнопки Удалить сотрудника, в положение Показать вакансии. Пример списка вакансий предприятия показан на рис. 1.33.

Рис. 1.33. Список вакансий предприятия

Чтобы ввести информацию о новой вакансии, нужно нажать кнопку Добавить вакансию, которая находится в правом верхнем углу окна. При этом в списке появится новая позиция (отдельного окна для ввода и редактирования вакансий в программе не предусмотрено). Названия отдела, в котором открыта вакансия, и вакантной должности выбираются в соответствующих справочниках, которые открываются при щелчке мышью в поле. Все остальные параметры заполняются путем ввода значений с клавиатуры.

После того как вакансия закрыта, ее рекомендуется удалить из списка. Для этого нужно выделить ее щелчком мыши и нажать кнопку Удалить вакансию. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Чтобы вывести список вакансий на печать, нажмите кнопку с изображением принтера, которая находится в правой части окна. Если под этой кнопкой установлен флажок Просмотр, то перед печатью программа сгенерирует и выведет на экран список вакансий в том виде, как он будет выглядеть на листе бумаги (рис. 1.34).

Рис. 1.34. Печатная форма списка вакансий

Если же флажок Просмотр снят, то список вакансий предприятия будет сразу отправлен на принтер.

Для возврата в режим работы с журналом сотрудников верните переключатель в положение Показать работающих.

Формирование отчетности по кадровому учету

В программе «Сотрудники предприятия» предусмотрены широкие функциональные возможности для формирования разнообразной отчетности по кадровому учету. Для перехода к отчетам нужно в режиме работы с журналом сотрудников нажать кнопку Отчеты, которая расположена в правой части окна – в результате на экране отобразится окно, изображенное на рис. 1.35.

Рис. 1.35. Выбор отчета

Данное окно содержит перечень кнопок, каждая из которых предназначена для формирования соответствующего отчета. Эти кнопки разделены на две группы, между которыми находится флажок Просмотр. Дело в том, что некоторые отчеты (а именно – те, кнопки вызова которых расположены в верхней части окна, над флажком Просмотр) можно отправлять на печать сразу, а все остальные отчеты требуют дополнительной настройки. Если установлен флажок Просмотр, то отчеты верхней части перед отправкой на принтер окна будут открываться в отдельном окне в таком виде, как они будут выглядеть на листе бумаги. Пример отчета Список по отделам показан на рис. 1.36.

Рис. 1.36. Список сотрудников предприятия с группировкой по отделам

Если же флажок Просмотр снят, то все подобные отчеты будут сразу отправляться на принтер, без предварительного просмотра.

Как мы уже отмечали, все отчеты, кнопки вызова которых находятся под флажком Просмотр, требуют дополнительной настройки. Например, при нажатии кнопки Штатные расписания на экране отображается окно, которое показано на рис. 1.37.

Рис. 1.37. Окно списка штатных расписаний

В данном окне формируется список штатных расписаний предприятия (изначально данное окно является пустым, а на рис. 1.37 список содержит одну позицию). Чтобы сформировать новое штатное расписание, нужно нажать кнопку добавления, которая находится слева внизу окна (на ней изображен лист с загнутым уголком). В результате откроется окно, которое показано на рис. 1.38.

Рис. 1.38. Формирование штатного расписания

В данном окне представлен список всех имеющихся на предприятии должностей, включая вакантные должности. Этот список сформирован на основании данных, которые ранее были введены в других режимах работы программы (а именно – в карточках сотрудников, справочниках должностей и отделов предприятия, при формировании списка вакансий, и др.). На основании этого списка и будет сформировано штатное расписание. При необходимости вы можете добавлять в список новые позиции или удалить имеющиеся – для этого предназначены кнопки соответственно Добавить и Удалить, которые находятся слева внизу окна.

В нижней части окна в соответствующих полях нужно ввести номер документа, его дату формирования и дату вступления в силу, а также номер и дату приказа, которым данное штатное расписание вводится в действие.

Чтобы распечатать штатное расписание, нажмите кнопку с изображением принтера. Если ниже ее установлен флажок Просмотр, то документ будет открыт в отдельном окне для предварительного просмотра (рис. 1.39).

Рис. 1.39. Штатное расписание предприятия

Отметим, что вы можете в любой момент вернуться в режим редактирования штатного расписания (см. рис. 1.38) – для этого нужно выделить документ в списке щелчком мыши и нажать кнопку Карточка (см. рис. 1.37).

Одним из популярных отчетов является журнал приказов. Чтобы сформировать его, нажмите в окне выбора отчета (см. рис. 1.35) кнопку Журнал приказов – в результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 1.40.

Рис. 1.40. Формирование журнала приказов

Напомним, что в программе «Сотрудники предприятия» приказы могут формироваться автоматически при проведении соответствующей операции (ввод нового сотрудника, увольнение сотрудника, оформление отпуска и т. п.) – именно этот список мы видим в данном окне. При необходимости вы можете ввести новый приказ – для этого нажмите кнопку Добавить. Чтобы удалить приказ из списка, используйте кнопку Удалить (при этом программа запросит подтверждение данной операции).

Слева внизу окна вы можете настроить фильтр на отображаемые в списке приказы. Для этого из раскрывающегося списка выберите месяц, а в расположенном справа поле укажите год – и из списка будут убраны все документы, не попадающие в этот интервал времени.

Чтобы просмотреть печатную форму отчета (рис. 1.41), установите флажок Просмотр и нажмите кнопку с изображением принтера.

Рис. 1.41. Отчет по кадровым приказам предприятия

Примерно по такому алгоритму формируются и остальные отчеты, которые в окне выбора (см. рис. 1.35) находятся под кнопкой Просмотр.

Глава 3. Программа «Отдел кадров»

В данной главе мы познакомимся с программой «Отдел кадров», которая также предназначена для автоматизации кадрового учета. Она создана российскими разработчиками – компанией ООО «РОСТ-ПРО», и является условно бесплатной. Демонстрационную версию «Отдел кадров» можно скачать на сайте программы по адресу www.okpartner.ru. К скачиванию предлагается дистрибутив объемом примерно 28 Мб.

Чтобы установить программу на компьютер, запустите инсталляционный файл и далее следуйте указаниям Мастера установки. Отметим, что в отличие от большинства других Windows-приложений, при установке демонстрационной версии программы «Отдел кадров» не предлагается выбрать каталог для инсталляции – она автоматически устанавливается в папку C: \Program Files\OKP2010Demo (в названии папки фигурирует год, в котором было последнее обновление программы).

После установки в меню Пуск будет создана программная папка Отдел кадров Плюс 2010 Демо (это название предлагается по умолчанию, но вы можете изменить его на соответствующем этапе инсталляции), а на Рабочем столе появится ярлык для запуска программы.

Демонстрационная версия программы «Отдел кадров» имеет следующие ограничения: в базу данных можно внести не более одного предприятия и не более 30 сотрудников, а работать с ней может только один пользователь. В остальном эта версия является полностью работоспособной и ничем не отличается от зарегистрированной версии. Отметим, что все данные, которые были ранее введены в демонстрационную версию, легко переносятся в полную версию после регистрации.

Назначение и функциональные возможности программы «Отдел кадров»

Широкие функциональные возможности, реализованные в программе «Отдел кадров», предусматривают решение перечисленных ниже задач.

? Ввод, редактирование и хранение основных кадровых документов, включающих различные отчеты и приказы, в соответствии с утвержденными законодательно формами.

? Автоматическое составление приказов по кадровому учету.

? Формирование и ведение личных карточек сотрудников с выводом их на печать по форме Т-2.

? Ввод, редактирование и хранение личных данных о каждом сотруднике.

? Учёт командировок, отпусков и поощрений.

? Хранение архива с информацией об уволенных сотрудниках.

? Формирование и ведение списка вакансий предприятия.

? Расчёт среднесписочной численности сотрудников за любой период.

? Формирование и ведение табельного расписания.

? Расчёт по каждому сотруднику общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии.

? Автоматическое формирование штатного расписания по форме Т-3.

? Автоматическое формирование журнала приказов по предприятию.

? Быстрый поиск данных в программе в соответствии с заданными условиями.

? Автоматическое напоминание о днях рождения сотрудников.

? Автоматическое напоминание об окончании испытательного срока сотрудника.

? Формирование разнообразной аналитической и статистической отчетности.

? Формирование и ведение анкетных данных в соответствии с действующими стандартами Пенсионного Фонда РФ, запись их на внешний носитель и вывод на печать всех сопутствующих документов (анкета застрахованного лица по форме АДВ-1, опись пачки анкет и опись пачки документов по форме форма АДВ -6). Отметим, что все требуемые анкетные данные генерируются автоматически на основании введенных ранее сведений о сотрудниках предприятия.

Отметим, что в зарегистрированной версии программы вы можете вести кадровый учет по неограниченному числу предприятий. Кроме этого, в программе реализована возможность выгрузки данных в форматы Word и Excel, а также обмена данными с продуктами семейства 1С (причем это касается как 1С 7.7, так и 1С 8). Штатное расписание можно вести без ограничения уровней вложенности, причем в нем можно отражать данные по филиалам, имеющим собственную структуру и реквизиты.

Возможности программы предусматривают автоматическое формирование табеля учета рабочего времени на основании введенных ранее приказов по сотруднику и графика его работы. Интерфейс ввода и редактирования отработанных часов отличается удобством, а документ можно вывести на печать по формам Т-12 и Т-13.

Общие правила работы с программой

Первое, что нужно сделать после запуска программы – это выбрать организацию, с базой данных которой вы намерены работать. Напомним, что в демонстрационной версии программы вы не сможете вести кадровый учет более чем в одном предприятии. Тем не менее, интерфейс выбора организации, изображенный на рис. 2.1, открывается в любом случае.

Рис. 2.1. Выбор организации

Для выбора организации нужно в данном списке выделить ее щелчком мыши и нажать кнопку Выбрать.

Чтобы ввести в программу данные о новом предприятии, нажмите в данном окне кнопку Добавить организацию. Для перехода в режим редактирования данных по введенному ранее предприятию выделите соответствующую позицию щелчком мыши и нажмите кнопку Редактировать организацию. Ввод и редактирование данных осуществляется в окне, которое показано на рис. 2.2.

Рис. 2.2. Ввод и редактирование организаций

Все параметры данного окна заполняются путем ввода значений с клавиатуры (справочники, каталоги, интерфейсы списка, диалоги выбора и т. п. в данном случае не используются). В соответствующих полях укажите краткое и полное наименование предприятия, его юридический и фактический адрес, телефон и прочие контактные данные, банковские реквизиты, ФИО и должности ответственных лиц и т. д.

Чтобы сохранить введенную информацию, нажмите в данном окне кнопку Сохранить. Чтобы выйти из данного режима без сохранения выполненных изменений, нажмите кнопку Не сохранять. После ввода и сохранения данных о новой организации она появится в списке организаций (см. рис. 2.1) и будет доступна для выбора.

Чтобы удалить организацию из программы, выделите ее в списке щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить организацию. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

После выбора организации на экране откроется основной рабочий интерфейс программы, который показан на рис. 2.3.

Рис. 2.3. Основной рабочий интерфейс программы «Отдел кадров»

В центральной части данного окна отображается штатное расписание предприятия, представленное в виде иерархического списка. Верхним уровнем иерархии является название организации, по которой ведется кадровый учет, уровнем ниже обычно следуют названия структурных подразделений предприятия, а еще ниже – информация о должностях, должностных окладах и наличии штатных единиц по каждой должности. Напомним, что ограничений по количеству уровней вложенности штатного расписания в программе нет, поэтому для своего предприятия вы можете разработать собственную иерархическую структуру штатного расписания.

СОВЕТ

Нажатием правой кнопки мыши на любой позиции штатного расписания вызывается контекстное меню, команды которого преднзаначены для добавления новых или редактирования имеющихся позиций, для удаления позиций, а также для их копирования и перемещения. Отметим, что содержимое контекстного меню может зависеть от того, на какой ветви иерархии оно вызвано.

Справа от штатного расписания находится кнопка Включить расцветку (см. рис. 2.3). Дело в том, что в программе реализована возможность цветного отображения иерархии штатного расписания. Если по должности имеются и работники, и свободные вакансии, то она отображается синим цветом, если вакансий нет – красным, а если по ней имеются только вакансии – зеленым. С помощью данной кнопки вы можете включить такое цветовое оформление, а повторным ее нажатием (теперь она будет называться Выключить расцветку) – вновь вернуться к черно-белому отображению.

В нижней части интерфейса находятся следующие кнопки: Сменить организацию, Справочники и настройки, Общий журнал приказов, Отчеты, Табель учета раб. времени и графики работы, График отпусков и Пенсионный фонд. Эти кнопки предназначены для выбора режимов работы и активизации соответствующих функций программы. Кратко рассмотрим назначение каждой из них.

С помощью кнопки Сменить организацию вы можете быстро заменить организацию, с которой будете работать дальше. Иначе говоря, данная кнопка предназначена для перехода в режим смены базы данных. При ее нажатии на экране открывается окно выбора организации, как на рис. 2.1, с той разницей, что в нем будут отсутствовать кнопки Добавить организацию, Редактировать организацию и Удалить организацию.

Для перехода к настройкам программы, а также в режим заполнения и редактирования ее справочников, используйте кнопку Справочники и настройки. При ее нажатии открывается окно, которое показано на рис. 2.4.

Рис. 2.4. Выбор режима настройки или заполнения справочников

В данном окне путем нажатия соответствующей кнопки осуществляется выбор требуемого режима работы.

Кнопки Общий журнал приказов и Отчеты преднзаначены для перехода в режим формирования отчетности. В первом случае осуществляется формирование журнала приказов по кадровому учету предприятия, а во втором – настройка и вывод на печать целого ряда других отчетов по кадровому учету. Более подробно с данными режимами работы мы познакомимся позже.

С помощью кнопки Табель учета раб. времени и графики работы, как нетрудно догадаться, осуществляется переход в режим работы с табелем учета рабочего времени. При ее нажатии на экране открывается окно, которое показано на рис. 2.5.

Рис. 2.5. Выбор режима работы с табелем

В данном окне с помощью соответствующих кнопок выбирается либо режим работы с уже сформированным табелем, либо режим заполнения (формирования) табеля.

Кнопка График отпусков предназначена для перехода в режим просмотра и редактирования графиков отпусков сотрудников предприятия. О том, как ведется работа в данном режиме, мы также расскажем далее, в соответствующем разделе данной главы.

С помощью кнопки Пенсионный фонд осуществляется переход в режим настройки и формирования отчетности по персонифицированному учету. Более подробное описание данного режима работы приводится ниже, в соответствующем разделе.

Справа вверху основного интерфейса программы находится область Штатное расписание (см. рис. 2.3), которая включает в себя следующие кнопки:

? Обновить – кнопка предназначена для обновления штатного расписания.

? Реквизиты – с помощью данной кнопки осуществляется переход в режим просмотра и редактирования основных реквизитов штатного расписания (номер, дата составления и др.).

? История – эта кнопка предназначена для просмотра истории изменений текущего штатного расписания.

? Печать – с помощью этой кнопки штатное расписание можно вывести на печать.

? Архив ШР – данная кнопка предназначена для перехода в режим работы с архивом штатных расписаний.

Справа от области Штатное расписание расположен переключатель Выбор группы. Его положение определяет содержимое списка сотрудников предприятия, который представлен ниже в области Список. Если данный переключатель установлен в положение Все, то в списке будут представлены все сотрудники предприятия, информация по которым имеется в программе (включая уволенных), кроме кандидатов. Чтобы просмотреть список кандидатов на замещение вакантных должностей, установите данный переключатель в положение Кандидаты. Для получения списка работающих сотрудников предприятия установите переключатель в положение Сотрудники, а для работы со списком уволенных сотрудников – в положение Уволенные. В зависимости от выбранного списка программа предложит набор инструментов для дальнейшей работы, который отобразится после щелчка мышью на любой позиции списка. На рис. 2.6 показан набор инструментов для работы со списком Сотрудники.

Рис. 2.6. Набор инструментов для списка Сотрудники

Как видно на рисунке, данный набор находится ниже кнопки Отключить расцветку, и включает в себя кнопки Печатать Т-2, Перевод, Отпуск, Поощрение и др. Отметим, что если переключатель Выбор группы установлен в положение Все, то такой набор инструментов не отображается.

ВНИМАНИЕ

Чтобы увидеть список всех работающих на предприятии сотрудников, нужно не только установить переключатель в положение Сотрудники, но и в штатном расписании щелчком мыши выделить верхнюю ветвь иерархии (где отображается название предприятия). Дело в том, что в списке работающих сотрудников отображаются сотрудники выбранного в штатном расписании подразделения, что, кстати, позволяет быстро просмотреть список работников по каждому подразделению в отдельности.

Справа внизу основного интерфейса программы, под списком сотрудников, находится еще несколько кнопок, которые также предназначены для выбора соответствующих режимов работы. Кратко рассмотрим назначение каждой из них.

С помощью кнопки Создать кандидата осуществляется переход в режим ввода нового кандидата. Отметим, что в программе «Отдел кадров» ввод новых сотрудников осуществляется в два этапа: вначале сотрудник вводится как кандидат, а уже после этого он принимается на работу и переводится в разряд работников предприятия. Поэтому с помощью данной кнопки вы фактически переходите в режим ввода сведений о новом сотруднике предприятия.

Чтобы удалить сотрудника из списка, выделите его щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Чтобы вывести текущий список сотрудников на печать, нажмите кнопку Печатать текущий список. Отметим, что данный отчет информативным никак не назовешь – он содержит простой перечень сотрудников, по каждому из которых указаны лишь фамилия и инициалы.

С помощью кнопки Поиск сотрудника осуществляется переход в режим поиска сотрудника в базе данных предприятия. Отметим, что данный механизм особенно актуален при работе с большими объемами информации – когда в большом списке нужно найти одну или несколько позиций. При нажатии данной кнопки на экране отображается окно, которое показано на рис. 2.7.

Рис. 2.7. Быстрый поиск сотрудников в базе данных

В данном окне осуществляется настройка параметров поиска. В полях Фамилия, Имя и Отчество с клавиатуры вводятся соответствующие данные сотрудника. Отметим, что все эти параметры заполнять необязательно – иногда бывает достаточно ввести только фамилию или даже только имя (если оно, например, является редким).

С помощью расположенного справа переключателя нужно указать, в каком списке должен выполняться поиск. Например, чтобы провести поиск по всей базе данных, установите его в положение Все, а чтобы искать сотрудника только в списке уволенных работников – выберите значение Уволенные. Как правило, значение Все используется только тогда, когда точно неизвестно, в каком списке находится данный сотрудник.

Чтобы начать поиск в соответствии с заданными условиями, нажмите кнопку Искать, которая находится в левом нижнем углу окна. Через некоторое время в списке останутся только те сотрудники, которые удовлетворяют условиям поиска. Для возврата к работе с полным списком (например, чтобы выполнить еще один поиск), нажмите кнопку Сброс. Для выхода из режима поиска нажмите кнопку Закрыть.

Что касается кнопок О программе, Помощь и Выйти из программы, то они преднзаначены соответственно для просмотра информации об используемой версии программы, вызова справочной информации и для выхода из программы.

Предварительная настройка программы

Перед тем как начать работу с программой, нужно выполнить ее предварительную настройку. В программе «Отдел кадром» эта настройка состоит из двух этапов: собственно настройка системных параметров и заполнение справочников. Далее мы рассмотрим каждый из этих этапов.

Настройка системных параметров

Значения параметров настройки, которые предложены в программе по умолчанию, являются оптимальными для большинства пользователей. Однако иногда приходится внести в настройки некоторые изменения, чтобы максимально адаптировать программу к своим потребностям.

Чтобы перейти к системным настройкам, нажмите в главном окне программы кнопку Справочники и настройки, а в открывшемся после этого окне (см. рис. 2.4) – кнопку Системные настройки. В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 2.8.

Рис. 2.8. Настройка параметров программы

В данном окне в соответствующих областях выполняется настройка формирования приказов и документов по формам Т-2 и Т-4. На рис. 2.8 показаны настройки, которые используются в программе по умолчанию. Обратите внимание – в настройках формы Т-2 вы можете включить режим, при котором в сведения о профессии будет включаться информация о специальности в соответствии с полученным образованием, либо о должности. Кроме этого, можно вообще отключить режим заполнения данных о профессии.

Если в нижней части окна установить флажок Возможность ведения истории контактов с сотрудником, то в программе активизируется механизм, позволяющий фиксировать информацию обо всех контактах с сотрудником и последующего просмотра истории этих контактов.

Все изменения, выполненные в окне настройки параметров, вступают в силу после нажатия кнопки Сохранить. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Ввод исходных данных в справочники программы

В программе «Отдел кадров» справочник – это хранилище основной, базовой информации, на которой строится вся последующая работа. В справочниках содержатся сведения о национальностях, гражданствах, видах трудового стажа, степенях родства, причинах увольнения, категориях персонала и масса другой информации, необходимой для полноценного и качественного ведения кадрового учета.

Помните, что эксплуатация программы возможна только после заполнения основных справочников. Если этого не сделать сразу – придется вводить соответствующие сведения уже в процессе работы, что порой неудобно. Правда, наиболее распространенные позиции в справочники уже внесены по умолчанию. Например, справочник Вид документа по умолчанию содержит позиции Паспорт, Военный билет и Свидетельство о рождении, а такой документ, как Удостоверение беженца в нем отсутствует. Поэтому перед началом работы с программой рекомендуется просмотреть содержимое основных справочников и, при необходимости – дополнить их необходимой информацией.

Чтобы войти в режим работы со справочниками программы, нужно в окне, изображенном на рис. 2.4, нажать кнопку Справочники. В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 2.9.

Рис. 2.9. Работа со справочниками

Отметим, что в программе «Отдел кадров» принцип работы со всеми справочниками одинаков: вначале нужно выбрать справочник, после чего добавить в него или удалить из него данные.

Выбор справочника осуществляется из раскрывающегося списка в поле Вид справочника. После этого в табличной части окна отобразится содержимое выбранного справочника. Например, на рис. 2.9 показано содержимое справочника Вид документа, в котором формируется перечень документов, удостоверяющих личность сотрудников предприятия.

Добавление в справочник новой позиции осуществляется следующим образом: в поле Код вводится произвольный числовой код (который должен быть уникальным), а в поле Значение – название позиции (например, для справочника Вид документа это может быть Удостоверение беженца, и т. д.). После нажатия кнопки Добавить новая позиция будет внесена в справочник и отобразится в табличной части окна. Отметим, что поле Код не является обязательным для заполнения.

Чтобы удалить позицию из справочника, выделите ее в списке щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить значение из справочника. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления. Для выхода из режима работы со справочниками нажмите кнопку Выход.

Ввод информации о праздничных днях

В программе имеется один справочник, работа с которым ведется отдельно. Это справочник праздничных дней, информация которого имеет большое значение при заполнении табелей учета рабочего времени, а также в других режимах работы.

По умолчанию данный справочник уже содержит сведения обо всех государственных праздничных днях Российской Федерации, но при необходимости вы можете его отредактировать. Для перехода в режим просмотра и редактирования этого справочника нажмите в окне, изображенном на рис. 2.4, кнопку Праздничные дни. В результате отобразится окно, которое показано на рис. 2.10.

Рис. 2.10. Справочник праздничных дней

Необходимость редактирования этого справочника может быть обусловлена, например, переносами рабочих и выходных дней, ввода новых либо отмены действующих праздников, наличием на предприятии собственных праздников, а также в иных случаях.

Чтобы добавить в справочник информацию о праздничном дне, нажмите кнопку Добавить. Необходимые действия выполняются в окне, которое показано на рис. 2.11.

Рис. 2.11. Добавление праздничного дня в справочник

В данном окне в поле Наименование нужно с с клавиатуры ввести название праздничного дня, а в поле Дата указать дату, на которую он приходится (значение выбирается из календаря, который находится в раскрывающемся списке). Завершается ввод данных о праздничном дне нажатием кнопки Сохранить. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Чтобы удалить праздничный день из справочника, выделите его щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить. При этом следует соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение данной операции, а сразу удаляет позицию из справочника.

Работа со штатным расписанием предприятия

Любой кадровый учет начинается с разработки штатного расписания. Это документ включает в себя следующую информацию: перечень должностей, количество выделенных для каждой должности ставок, размер должностного оклада, размер надбавок к должностному окладу и вид этих надбавок (при их наличии), месячный фонд оплаты труда для каждой должности и в целом по предприятию (подразделению), а также примечания. Разработкой штатного расписания обычно занимается кадровая служба, а утверждается оно руководителем предприятия.

Формирование и ведение штатного расписания

Формирование штатного расписания осуществляется в центральной части основного интерфейса программы (см. рис. 2.3). При этом рекомендуется вначале сформировать структуру предприятия, а после этого заполнять структурные подразделения должностями.

Основной инструмент, который используется при формировании штатного расписания – это команды контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопкой мыши. Далее мы рассмотрим, как в штатное расписание осуществляется добавление всех ключевых элементов: филиал, структурное подразделение и должность.

Как мы уже отмечали ранее, верхним уровнем иерархии штатного расписания является название предприятия. Этот уровень формируется автоматически при создании нового предприятия. Если предприятие имеет филиальную структуру, то каждый филиал будет находиться в подчинении головному предприятию.

Чтобы добавить информацию о филиале, щелкните на верхней позиции иерархии правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Добавить филиал. В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 2.12.

Рис. 2.12. Добавление в штатное расписание информации о филиале предприятия

В данном окне в полях Полное наименование и Краткое наименование нужно с клавиатуры ввести соответственно полное и краткое название филиала. После нажатия в данном окне кнопки Сохранить в штатном расписании появится позиция для нового филиала (рис. 2.13).

Рис. 2.13. Филиал добавлен в штатное расписание

На данном рисунке добавленный филиал выделен курсором (его позиция является последней в списке).

Теперь добавим в штатное расписание информацию о структурном подразделении. Вы можете добавлять подразделения на разных уровнях иерархии, подчиняя их головному предприятию, филиалам или другим подразделениям – как мы уже отмечали ранее, в программе нет ограничений по количеству вложенностей уровней иерархии штатного расписания.

Чтобы добавить подразделение (отдел), нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на той позиции, которая будет являться для него родительской, и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Добавить подразделение. Дальнейшие действия выполняются в окне, изображенном на рис. 2.14.

Рис. 2.14. Добавление структурного подразделения

В соответствующих полях данного окна нужно ввести полное и краткое наименование подразделения, его числовой код (данный параметр не является обязательным для заполнения), а также должность и ФИО руководителя. После нажатия кнопки Сохранить в штатном расписании появится соответствующая позиция (на рис. 2.15 она выделена курсором).

Рис. 2.15. Подразделение добавлено в штатное расписание

Для каждого структурного подразделения предприятия необходимо сформировать свой список должностей. Чтобы добавить должность, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на ветви иерархии, соответствующей подразделению, и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Добавить должность. В результате отобразится окно, как на рис. 2.16.

Рис. 2.16. Добавление должности в штатное расписание

Параметры данного окна позволяют ввести все данные о должности, необходимые для ведения кадрового учета.

Поле Подразделение заполняется автоматически, что логично – в нем отображается наименование подразделения, в которое добавляется должность. Название должности указывается в поле Должность. Это значение выбирается в окне справочника должностей: для этого нужно нажать кнопку выбора, расположенную справа от поля, и в открывшемся окне дважды щелкнуть мышью на требуемой позиции. Если в справочнике отсутствует нужная должность – вы можете ее ввести прямо сейчас (о том, как добавлять позиции в справочники, мы говорили ранее, в разделе «Ввод исходных данных в справочники программы»).

Если для данной должности предусмотрено применение разрядов, классов и т. п. – выберите требуемое значение в раскрывающемся списке поля Разряд. Содержимое данного списка формируется в справочнике разрядов, который вызывается нажатием кнопки выбора справа от списка.

В поле Количество штатных единиц с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика укажите количество штатных единиц для данной должности. По умолчанию для всех должностей предлагается одна штатная единица.

Сумма должностного оклада указывается в поле Оклад с точностью до двух знаков после запятой. Отметим, что вы можете указывать оклад не только в российских рублях, но и в долларах, евро или условных единицах. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка справа от поля Оклад (по умолчанию здесь установлено значение Руб.). Аналогичным образом в поле Валюта надбавок можно указать валюту, в которой работнику будут выплачиваться премии, надбавки и прочие подобные выплаты.

Перечень доплат и надбавок формируется в табличной части окна. Чтобы добавить в список надбавку или премию, нажмите кнопку Добавить, которая находится под табличной частью. При этом на экране отобразится окно, которое представлено на рис. 2.17.

Рис. 2.17. Ввод данных о премиях, доплатах и надбавках

В данном окне в поле Тип из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике надбавок и премий, выбирается тип доплаты: премия, прогрессивка, доплата за работу в ночное время и т. д. Если в списке требуемой позиции нет, нажмите расположенную справа кнопку выбора и добавьте ее в справочник.

Надбавка или премия может рассчитываться как процент от должностного оклада, либо выражаться конкретной суммой. В первом случае нужно установить в данном окне флажок Процент от оклада (при этом автоматически заполнится поле Оклад в соответствии со значением, указанным ранее, см. рис. 2.16), а в поле Процент ввести процентную ставку для расчета премии (надбавки). В результате сумма надбавки рассчитается автоматически на основании значений полей Оклад и Процент, и отобразится в поле Сумма надбавки (доплаты).

Если же сумма надбавки должна иметь фиксированное выражение, то флажок Процент от оклада нужно снять, а в поле Сумма надбавки (доплаты) ввести требуемое значение. При этом в расположенном справа поле из раскрывающегося списка можно выбрать валюту надбавки (доллары, рубли, евро или условные единицы). Отметим, что для каждой надбавки можно установить свою валюту.

Завершается ввод данных о надбавках и премиях нажатием в данном окне кнопки Сохранить. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Чтобы удалить информацию о доплатах и премиях к должности, нужно в табличной части окна (см. рис. 2.16) выделить соответствующую позицию щелчком мыши и нажать кнопку Удалить. При этом нужно действовать внимательно и осторожно, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Любую позицию иерархии штатного расписания можно отредактировать. Для этого нужно щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Редактировать. В результате на экране откроется окно редактирования элемента, которое полностью аналогично окну его ввода.

Чтобы удалить позицию из штатного расписания, используйте команду контекстного меню Удалить. При ее активизации программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции.

В программе «Отдел кадров» реализована возможность копирования и перемещения должностей из одного структурного подразделения в другое. Например, если в подразделении Склад материалов есть должность Кладовщик, и ее нужно иметь также в подразделениях Производственный склад и Склад готовой продукции, то вы можете не вводить ее в каждое подразделение по отдельности, а скопировать. То же самое касается ситуации, когда в одном подразделении должность ликвидируется и переносится в другое: намного удобнее не удалять ее из одного подразделения и заново создавать в другом, а просто перенести.

Чтобы скопировать должность, в иерархическом списке щелкните на ней правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Копировать. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.18.

Рис. 2.18. Копирование должности из одного подразделения в другое

В данном окне в поле Подразделение нужно из раскрывающегося списка выбрать название структурного подразделения предприятия, в которое необходимо скопировать должность. После этого в поле Количество копий вводится количество копий данной должности. Смысл данного параметра состоит в том, что для каждой копии в штатном расписании будет создана своя ветвь. На рис. 2.19 показан пример, когда из подразделения Производственный отдел должность Подсобный рабочий (на рисунке она выделена курсором) скопирована в трех экземплярах в подразделение Склад материалов (см. три последние позиции иерархии).

Рис. 2.19. Копирование должности из одного подразделения в другое

Для каждой скопированной позиции все параметры (количество штатных единиц, оклад, надбавки и др.) соответствуют позиции-источнику.

Чтобы переместить должность из одного подразделений в другое, нужно выделить ее щелчком мыши и выполнить команду контекстного меню Переместить. При этом на экране отобразится окно, которое представлено на рис. 2.20.

Рис. 2.20. Перемещение должности из одного подразделения в другое

В данном окне в поле Подразделение из раскрывающегося списка выбирается название структурного подразделения, в которое нужно переместить должность. Если установлен флажок Изменить данные в приказе о приеме, то одновременно с перемещением программа автоматически изменит данные в приказе о приеме на работу сотрудников, занимающих данную должность. Должность будет перемещена после нажатия в данном окне кнопки Переместить.

Ввод и редактирование реквизитов штатного расписания

Любое штатное расписание имеет перечень обязательных реквизитов: дата формирования, номер, период действия, а также сведения об утверждении его руководством предприятия. Без любого из этих реквизитов штатное расписание не будет иметь юридической силы.

Для перехода в режим ввода, просмотра и редактирования реквизитов штатного расписания предназначена кнопка Реквизиты, которая находится в области Штатное расписание. При нажатии данной кнопки на экране отображается окно, которое показано на рис. 2.21.

Рис. 2.21. Реквизиты штатного расписания

В данном окне в поле Номер вводится порядковый номер штатного расписания в соответствии с внутренней нумерацией документов на предприятии. В поле Дата составления указывается дата составления документа. Требуемое значение выбирается в календаре, который находится в раскрывающемся списке. Аналогичным образом в полях с и по вводятся соответственно начальная и конечная даты интервала времени, в течение которого будет действовать штатное расписание.

В поле Утверждено приказом № указывается номер приказа, которым руководитель предприятия утверждает данное штатное расписание, а в поле от – дата этого приказа.

Ввод и редактирование данных о штатном расписании завершается нажатием в данном окне кнопки Сохранить. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Просмотр истории изменений штатного расписания

В программе реализована возможность протоколирования всех изменений штатного расписания, и последующего просмотра истории этих изменений. Для перехода в данный режим предназначена кнопка История, которая в области Штатное расписание находится под кнопкой Реквизиты. С помощью этой кнопки на экран вызывается окно, которое показано на рис. 2.22.

Рис. 2.22. История изменений штатного расписания предприятия

Отметим, что данное окно никакой функциональной нагрузки не несет – оно носит лишь информационный характер, и выполнение каких-либо действий в нем (за исключением просмотра истории) не предусмотрено. В окне представлен список всех событий, происходящих со штатным расписанием с момента его создания. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается дата события, имя пользователя, который внес изменения в штатное расписание, а также краткое описание события (добавление подразделения, изменение должности, и т. д.).

Для навигации по списку используйте вертикальную полосу прокрутки, которая находится вдоль правой границы окна. Отметим, что в данном окне реализована возможность быстрого поиска позиций. Этот поиск осуществляется по значению той колонки, в которой находится курсор. Например, если вы хотите найти запись за 12 апреля 2010 года, то щелкните мышью в колонке Дата изменения, и с клавиатуры вводите дату в формате дд. мм. гггг. Учтите, что поиск ведется в направлении (сверху вниз).

Для выхода из режима просмотра истории штатного расписания нажмите кнопку Закрыть, которая находится внизу окна.

Печать штатного расписания

Для вывода штатного расписания на печать используйте кнопку Печать, которая находится в области Штатное расписание под кнопкой История. При нажатии данной кнопки открывается окно, которое показано на рис. 2.23.

Рис. 2.23. Настройка печати штатного расписания

В программе реализована возможность печати штатного расписания как по всему предприятию, так и по отдельным структурным подразделениям. В первом случае нужно установить переключатель в положение по всей организации и нажать кнопку Печать. Во втором – установить переключатель в положение по подразделению, затем в расположенном справа раскрывающемся списке выбрать название структурного подразделения и нажать кнопку Печать.

На рис. 2.24 показан фрагмент штатного расписания всей организации по утвержденной форме № Т-3.

Рис. 2.24. Фрагмент печатной формы штатного расписания

Чтобы отправить документ на принтер, нажмите в данном окне кнопку Печать, которая находится в левом верхнем углу.

Прием сотрудника на работу в организацию

Как мы уже отмечали ранее, в программе «Отдел кадров» процесс приема сотрудника на работу выполняется в два этапа: на первом этапе нужно оформить его в качестве кандидата, а на втором – принять на должность.

Чтобы оформить кандидата, нужно нажать кнопку Создать кандидата, которая находится в главном окне программы под списком сотрудников. При нажатии данной кнопки на экране открывается окно, которое показано на рис. 2.25.

Рис. 2.25. Ввод начальных сведений о кандидате

В данном окне вводятся основные сведения о кандидате: его ФИО, табельный номер, а также склонения ФИО по падежам. Все параметры данного окна заполняются с клавиатуры, а поле Таб. № можно заполнить автоматически – значением, сгенерированным случайно самой программой. Для этого нужно нажать кнопку Случайный, которая находится справа от данного поля.

После нажатия в данном окне кнопки Сохранить на экране откроется окно карточки сотрудника, изображенное на рис. 2.26.

Рис. 2.26. Карточка сотрудника

Карточка сотрудника – это документ, в котором хранится о нем самая подробная информация: возраст, образование, семейное положение, и т. д. Более подробно о том, как осуществляется ведение карточек сотрудников, мы поговорим позже (карточка сотрудника – довольно объемный документ, поэтому ему будет посвящен отдельный раздел). Отметим лишь, что для приема сотрудника на работу необходимо ввести основные сведения о нем (пол, возраст и т. д.). Впоследствии в карточку сотрудника можно будет внести любые изменения.

После нажатия в данном окне кнопки Сохранить или клавиши F2 сотрудник будет добавлен в список кандидатов (рис. 2.27).

Рис. 2.27. Новый сотрудник в списке кандидатов

Чтобы принять сотрудника на работу, выделите его в списке щелчком мыши, и в появившемся слева наборе инструментов нажмите кнопку Принять на работу. В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 2.28.

Рис. 2.28. Ввод даты и номера приказа о приеме на работу

В соответствующих полях данного окна нужно ввести номер и дату приказа о приеме на работу, в соответствии с которым сотрудник принимается на работу в организацию. Номер вводится с клавиатуры, а значение поля Дата документа выбирается в календаре, который находится в раскрывающемся списке.

После нажатия в данном окне кнопки Продолжить на экране откроется окно, которое показано на рис. 2.29.

Рис. 2.29. Ввод остальных реквизитов приказа о приеме на работу

В данном окне вводятся все остальные реквизиты приказа о приеме сотрудника на работу.

В поле Организация указывается название организации, в которую оформляется прием сотрудника. По умолчанию здесь отображается наименование организации, которая была выбрана в начале сеанса работы с программой. Чтобы перевыбрать организацию, нажмите расположенную справа от данного поля кнопку выбора, затем в открывшемся окне щелчком мыши укажите организацию и нажмите кнопку Выбрать.

После заполнения поля Организация автоматически будут заполнены поля Должность руководителя и ФИО руководителя. И значения формируются на основании соответствующих данных из карточки организации (см. рис. 2.2).

В области Сотрудник в поле Принять сотрудника отображается фамилия, имя и отчество кандидата, который принимается на работу. Значение данного поля не редактируется. В полях Трудовой договор № и от указывается соответственно номер и дата трудового договора, заключенного с этим сотрудником. Эти поля можно заполнить как вручную, так и автоматически. В первом случае нужно просто ввести номер договора с клавиатуры, а его дату выбрать в календаре, который находится в раскрывающемся списке.

Для автоматического заполнения данных полей нажмите кнопку, которая расположена справа от поля от. При этом на экране откроется окно, которое представлено на рис. 2.30.

Рис. 2.30. Окно трудовых договоров работника

В данном окне формируется перечень трудовых договоров, заключенных с данным работником. Для кандидата это окно при первом открытии будет пустым. Чтобы добавить в список трудовой договор, нажмите кнопку со знаком «плюс», которая находится внизу окна. Дальнейшие действия выполняются в окне, изображенном на рис. 2.31.

Рис. 2.31. Ввод сведений о трудовом договоре

В данном окне в полях Номер договора и Дата договора указывается соответственно номер трудового договора и дата его заключения или вступления в силу. В поле Описание при желании можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу. В поле Файл можно указать путь к файлу договора, если он хранится в электронном виде на компьютере. Для этого нажмите кнопку выбора, расположенную справа от данного поля, и в открывшемся окне по обычным правилам работы с Windows-приложениями укажите требуемый путь.

Завершается ввод данных о договоре нажатием в данном окне кнопки Сохранить. После этого договор появится в списке договоров, заключенных с данным сотрудником (рис. 2.32).

Рис. 2.32. Добавление трудового договора в список

Теперь нужно в данном окне выделить договор щелчком мыши и нажать кнопку Выбрать – в результате в окне Приказ о приеме на работу сотрудника соответствующим образом заполнятся реквизиты трудового договора (см. рис. 2.29).

В полях Принять на работу с по (см. рис. 2.29) указываются соответственно начальная и конечная даты периода времени, на который с сотрудником заключен трудовой договор. При заключении бессрочного договора (когда дата прекращения его срока действия не оговаривается) поле по оставляется незаполненным.

В поле Должность и подразделение по ШР из раскрывающегося списка выбирается должность, на которую принимается сотрудник, и одновременно с этим – название структурного подразделения предприятия, в котором он будет работать. Содержимое раскрывающегося списка представляет собой уже знакомую нам иерархическую структуру штатного расписания (рис. 2.33).

Рис. 2.33. Выбор должности и подразделения

Для выбора должности и подразделения раскройте соответствующую ветвь иерархии и дважды щелкните на требуемой позиции мышью.

В поле Ставка указывается число ставок, на которое принимается работник. По умолчанию в данном поле установлено значение 1, но вы можете изменять его произвольным образом с точностью до двух знаков после запятой.

В поле Вид работы указывается, на какую работу принимается сотрудник. Из раскрывающегося списка выбирается один из трех вариантов:

? Основная работа – штатная работа в соответствии с внутренним распорядком, установленным на предприятии, с соответствующей записью в трудовой книжке.

? Совместительство – работа по совместительству в то время, как основная работа сотрудника находится на другом предприятии.

? Внутреннее совместительство – работа по совместительству, когда и основная работа сотрудника находится на этом же предприятии.

В поле Условия приема на работу нужно указать, на каких условиях сотрудник будет работать на предприятии. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, который по умолчанию включает в себя три варианта: Полный рабочий день, Неполный рабочий день и Работа на дому. При необходимости вы можете дополнить этот список новыми вариантами. Для этого нажмите расположенную справа от данного поля кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника условий приема на работу введите требуемые позиции.

Аналогичным образом в поле Характер работы выбирается характер работы сотрудника. По умолчанию предлагается выбрать один из трех вариантов: Постоянный, Временный или Внештатный, но при необходимости вы можете добавить в программу новые варианты – так же, как и в случае с условиями приема на работу.

В поле График работы указывается, по какому графику будет работать сотрудник. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Отметим, что в большинстве случаев используется график 8 часов в день (40 в неделю).

Если в раскрывающемся списке подходящего графика нет, его нужно ввести. Для этого нажмите кнопку, которая расположена справа от данного поля – в результате на экране откроется окно списка графиков, которое показано на рис. 2.34.

Рис. 2.34. Список графиков работы

В данном окне представлен перечень сформированных ранее графиков (этот перечень соответствует содержимому раскрывающегося списка поля График работы). Чтобы сформировать новый график, нажмите в данном окне кнопку со знаком «плюс». После этого программа перейдет в режим формирования графика (рис. 2.35).

Рис. 2.35. Формирование графика работы

В данном окне в поле Наименование с клавиатуры вводится произвольное наименование графика. Рекомендуется присваивать графикам такие названия, чтобы они кратко отражали суть графика – в этом случае их будет проще идентифицировать при выборе.

После этого нужно путем установки соответствующих флажков отметить дни недели, которые по данному графику будут являться рабочими. По умолчанию рабочими днями предлагается считать все дни недели, кроме субботы и воскресения. Для каждого дня в соответствующих полях указывается дневное и ночное время.

Завершается формирования графика нажатием в данном окне кнопки Сохранить. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

В поле Оклад (см. рис. 2.29) с клавиатуры вводится сумма должностного оклада сотрудника, выраженная в рублях. Если к окладу полагается надбавка, то ее сумма вводится цифрами в поле Надбавки, и прописью – в поле Надбавка прописью.

Если сотрудник принимается на работу с испытательным сроком, то в поле Испытательный срок с клавиатуры вводится продолжительность испытательного срока, выраженная в месяцах. После этого автоматически заполнится поле Окончание исп. срока, в котором программа сгенерирует дату окончания испытательного срока. Отметим, что дату окончания испытательного срока можно ввести или отредактировать вручную.

В нижней части окна находится кнопка Внешние файлы (см. рис. 2.29). С ее помощью осуществляется переход в режим работы с внешними файлами, хранящимися на компьютере или в локальной сети и имеющими непосредственное отношение к данному сотруднику (эти файлы являются прикрепленными к документу). Это может быть, например, план работы на испытательный срок, фотография сотрудника, и т. д. При нажатии данной кнопки на экране открывается окно, которое показано на рис. 2.36.

Рис. 2.36. Файлы, прикрепленные к документу

В данном окне представлен список прикрепленных к документу файлов. При вводе кандидата это окно будет пустым. Чтобы прикрепить к документу файл, нажмите кнопку Добавить файл, которая находится слева внизу окна – в результате отобразится окно, изображенное на рис. 2.37.

Рис. 2.37. Добавление внешнего файла

В данном окне в поле Дата указывается дата добавления файла, а в поле Описание файла можно ввести его краткое описание (введенный текст впоследствии отобразится в колонке Описание файла, см. рис. 2.36). В поле Файл указывается имя файла. Для этого нужно нажать расположенную справа кнопку Выбор файла, затем в открывшемся окне указать путь к файлу, выделить его щелчком мыши и нажать кнопку Открыть.

Завершается присоединение файла нажатием в данном окне кнопки Сохранить. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без прикрепления файла.

Вы можете в любой момент просмотреть содержимое любого из прикрепленных к документу файлов. Для этого нужно выделить его в списке (см. рис. 2.36) щелчком мыши и нажать кнопку Просмотреть файл.

Для удаления файлов из списка используйте кнопку Удалить файл, которая находится справа внизу окна (см. рис. 2.36).

Завершается процесс приема сотрудника на работу нажатием кнопки Сохранить (см. ри. 2.29). Если над этой кнопкой установлен флажок Печатать форму Т-1, то на экране отобразится текст приказа о приеме сотрудника на работу в соответствии с законодательно утвержденной формой № Т-1 (рис. 2.38).

Рис. 2.38. Приказ о приеме сотрудника на работу по форме № Т-1

Чтобы отправить приказ на принтер, нажмите кнопку Печать, расположенную в левом верхнем углу окна.

После нажатия в окне ввода приказа (см. рис. 2.29) кнопки Сохранить сотрудник будет перенесен из списка кандидатов в список сотрудников предприятия.

Ведение карточки сотрудника

Как мы уже отмечали ранее, в программе «Отдел кадров» по каждому сотруднику предприятия ведется карточка, которая содержит все необходимые сведения: пол, возраст, образование, место жительства, и т. д. Эту карточку можно вывести на печать по утвержденной форме № Т-2.

Карточка заводится на каждого вновь принимаемого на работу сотрудника, но впоследствии ее содержимое можно отредактировать. О том, как завести карточку на нового сотрудника, мы говорили ранее. Чтобы отредактировать карточку по сотруднику предприятия, нужно дважды щелкнуть на нем в списке мышью, или выделить его щелчком мыши и в появившемся слева наборе инструментов нажать кнопку Редактировать.

При открытии карточки на ней отображается общая сводная информация о сотруднике (рис. 2.39).

Рис. 2.39. Карточка сотрудника, сводные сведения

Как видно на рисунке, сводные сведения содержатся на вкладке Все. Перечень вкладок находится в правой части окна, каждая вкладка предназначена для ввода, редактирования и хранения соответствующей информации. Исключением является только вкладка Все – на ней ввод и редактирование данных невозможны, а информация доступна только для просмотра.

Далее мы рассмотрим порядок работы на вкладках окна карточки сотрудника.

Ввод общих сведений о сотруднике

Заполнение карточки сотрудника обычно начинается на вкладке Общее, на которой вводятся самые основные сведения о сотруднике. Содержимое данной вкладки показано на рис. 2.40.

Рис. 2.40. Ввод общий сведений о сотруднике

Напомним, что фамилия, имя и отчество сотрудника, а также его табельный номер вводятся еще на стадии его оформления как кандидата. Но вы можете изменить эти реквизиты на вкладке Общее: например, женщина может сменить фамилию после замужества, либо сгенерированный автоматически табельный номер нужно привести в соответствие с действующей на предприятии системой табельных номеров, и т. д.

С помощью переключателя Пол указывается пол сотрудника – Мужской или Женский.

Поля Гражданство и Национальность заполняются одинаково – путем выбора значений из соответствующих раскрывающихся списков. При необходимости можно дополнить содержимое этих списков – для этого нужно нажать кнопку выбора, расположенную справа от поля, и в открывшемся окне справочника ввести требуемые сведения.

Справа от этих полей находится область Фото, которая предназначена для фотографии сотрудника. Чтобы вставить в карточку фотографию, нажмите кнопку со знаком «плюс» – в результате откроется окно, в котором по обычным правилам работы с Windows-приложениями указывается путь к файлу с фотографией (этот файл должен иметь расширение JPEG – другие графические форматы программа не поддерживает).

Если впоследствии потребуется удалить фотографию из карточки сотрудника, то в области Фото нажмите кнопку со знаком «минус». Фотография будет удалена после сохранения карточки сотрудника с помощью кнопки Сохранить (эта кнопка находится справа внизу окна и доступна на всех его вкладках).

Сведения о дате и месте рождении сотрудника, а также о его возрасте вводятся в области Дата и место рождения. В поле Дата рождения из календаря, который находится в раскрывающемся списке, выбирается дата рождения сотрудника. После заполнения данного поля программа автоматически заполнит поле Возраст, в котором отобразится возраст сотрудника на сегодняшнюю дату.

Поля Страна, Область, Район и Населенный пункт заполняются одинаково – путем выбора значений из соответствующих справочников (для вызова справочника используйте кнопку выбора). При необходимости в каждый из этих справочников можно ввести новые значения, и сразу после этого выбрать их для заполнения полей.

Значение поля Полный адрес генерируется программой автоматически на основании значений полей Страна, Область, Район и Населенный пункт после сохранения внесенных данных с помощью кнопки Сохранить.

В области Прочее указываются дополнительные сведения о сотруднике: семейное положение, образование, номер свидетельства ПФР, номер медицинской страховки, индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН), и др.

Значения полей Семейное положение и Образование выбираются из раскрывающихся списков, содержимое которых формируется в соответствующих справочниках (причем сделать это можно прямо из карточки сотрудника, вызвав справочник с помощью кнопки выбора). Номера страховки ПФР, медицинского полиса и ИНН вводятся с клавиатуры, а поля Категория персонала и Группа персонала заполняются по аналогии с параметрами Семейное положение и Образование. Отметим, что необходимость заполнения полей Категория персонала и Группа персонала определяется особенностями организации кадрового учета на конкретном предприятии.

Ввод сведений о документе, удостоверяющем личность

На вкладке Паспорт вводятся сведения о документе, удостоверяющем личность сотрудника. Несмотря на такое название вкладки, здесь можно вводить данные не только о паспорте, поскольку в России существует немало других документов, удостоверяющих личность. Это может быть, например, свидетельство о рождении, удостоверение беженца, военный билет, и т. д.

Содержимое вкладки Паспорт показано на рис. 2.41.

Рис. 2.41. Ввод сведений о документе, удостоверяющем личность

В первую очередь нужно указать вид документа, о котором будут вводиться сведения. Не секрет, что в подавляющем большинстве случаев это будет паспорт гражданина Российской Федерации. Выбор вида документа осуществляется из раскрывающегося списка, а если в списке нет нужной позиции – нажмите расположенную справа от данного поля кнопку, и в открывшемся окне справочника видов документов добавьте требуемые сведения. Аналогичным образом заполняется поле Кем выдан, в котором указывается наименование органа внутренних дел, выдавшего документ. Серия и номер документа, удостоверяющего личность, вводятся в соответствующих полях с клавиатуры, а в поле Дата выдачи с помощью календаря, который находится в раскрывающемся списке, указывается дата выдачи документа.

В области Регистрация вводятся сведения об адресе, по которому зарегистрирован данный документ (этот адрес в большинстве случаев совпадает с адресом фактического проживания человека).

Поля Почтовый индекс, Область, Район, Населенный пункт и Улица заполняются одинаково – путем выбора значений из соответствующих справочников (для вызова справочника используйте кнопку выбора). При необходимости в каждый из этих справочников можно ввести новые значения, и сразу после этого выбрать их для заполнения полей. Значение поля Полный адрес формируется автоматически на основании значений полей Почтовый индекс, Область, Район, Населенный пункт, Улица, Дом, Корпус и Квартира после сохранения карточки сотрудника с помощью кнопки Сохранить. Отметим, что поля Дом, Корпус и Квартира заполняются с клавиатуры, а дата регистрации выбирается в раскрывающемся списке.

Если у сотрудника имеется заграничный паспорт, то реквизиты этого документа можно ввести в области Загранпаспорт. Предназначенные для этого параметры заполнятся так же, как аналогичные параметры для общегражданского паспорта.

Контактные данные сотрудника

Информация о контактных данных сотрудника, которые можно использовать для связи с ним, вводятся на вкладке Контакты, содержимое которой показано на рис. 2.42.

Рис. 2.42. Контактные данные сотрудника

В первую очередь следует заполнить адрес фактического проживания сотрудника. Если он совпадает с адресом регистрации, указанным на вкладке Паспорт, то можно заполнить соответствующие параметры в автоматическом режиме на основании введенного ранее адреса регистрации – для этого нужно нажать кнопку Заполнить по адресу регистрации. В противном случае фактический адрес вводится вручную по тем же правилам, что и адрес регистрации на вкладке Паспорт. Значение поля Полный адрес формируется программой автоматически на основании введенных ранее реквизитов адреса.

В соответствующих полях, расположенных в области Средства связи, указывается номер домашнего и мобильного телефона, а также электронный адрес сотрудника (при наличии такового). При необходимости вы можете указать и дополнительные контактные данные: веб-сайт, номер ICQ, телефон на даче, и др. Их список формируется в области Прочие средства связи. Чтобы добавить в список новую позицию, нажмите кнопку с символом «плюс», расположенную внизу окна – в результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 2.43.

Рис. 2.43. Ввод дополнительных контактных данных

В данном окне в поле Вид связи из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в соответствующем справочнике, выбирается вид контактных данных. Справочник при необходимости можно дополнить, не выходя из данного режима – он вызывается с помощью кнопки, расположенной справа от данного поля.

В поле Значение вводится конкретное значение средства связи: номер ICQ, адрес веб-сайта, и т. д. После нажатия кнопки Сохранить средство связи будет добавлено в список.

Сведения об образовании сотрудника

Информация об образовании сотрудника вводится в карточке на вкладке Образование, содержимое которой показано на рис. 2.44.

Рис. 2.44. Карточка сотрудника, вкладка образование

На данной вкладке в области Образование вводится информация обо всех видах образования, кроме послевузовского. Для добавления в список новой позиции нужно нажать кнопку со знаком «плюс» – при этом на экране отобразится окно, которое показано на рис. 2.45.

Рис. 2.45. Ввод данных об образовании сотрудника

В этом окне в поле Образовательное учреждение из раскрывающегося списка выбирается название учреждения, в котором сотрудник получил данное образование. Аналогичным образом в поле Образование указывается вид образования (высшее, начальное, среднее и т. д.), а в поле Документ об образовании – название документа, подтверждающего получение образования. Справа от каждого из перечисленных параметров находится кнопка выбора, предназначенная для вызова соответствующего справочника (например, если потребуется дополнить его новыми позициями).

В полях Серия документа и Номер документа вводятся соответствующие реквизиты документа, указанного в поле Документ об образовании. Дата окончания учебного заведения (она может совпадать с датой документа об образовании) выбирается из раскрывающегося списка в поле Дата окончания.

В полях Квалификация и Специальность указывается соответственно квалификация и специальность сотрудника в соответствии с документом об образовании.

Если в данном окне установить флажок Включить в Т-2, то информация об образовании сотрудника будет включена в личную карточку сотрудника по форме № Т-2.

Завершается процесс ввода информации об образовании нажатием в данном окне кнопки Сохранить. С помощью кнопки Отменить осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

При необходимости впоследствии можно отредактировать данные об образовании (например, если выяснилось, что какой-то информации не хватает или она была введена с неточностями). Для этого дважды щелкните мышью на соответствующей позиции в области Образование – в результате откроется окно редактирования, которое полностью аналогично окну ввода.

Если сотрудник имеет послевузовское образование, то информацию о нем можно ввести в области Послевузовское образование. Для добавления позиции нажмите кнопку с символом «плюс», в результате чего на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.46.

Рис. 2.46. Ввод сведений о послевузовском образовании

Как видно на рисунке, данное окно во многом напоминает окно ввода данных об обычном образовании, изображенное на рис. 2.45. Поэтому подробно описывать его мы не будем, отметив лишь, что в поле Дата документа указывается дата документа, подтверждающего получение образования, а в поле Дата окончания – дата окончания учебного заведения.

Чтобы удалить информацию об образовании, выделите в списке соответствующую позицию щелчком мыши и нажмите кнопку с символом «минус». При этом соблюдайте осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Сведения о владении сотрудником иностранными языками вводятся в области Знание иностранных языков. В поле Язык из раскрывающегося списка выбирается название языка, которым владеет сотрудник, а в расположенном справа поле степень – степень владения языком (свободно, со словарем, и т. п.). Содержимое раскрывающихся списков формируется в соответствующих справочниках, которые можно дополнить или отредактировать с помощью кнопки выбора.

Если же сотрудник владеет более чем двумя языками, то они включаются в список, расположенный в табличной части. Для добавления в список новой позиции нужно нажать внизу окна кнопку со знаком «плюс», после чего в соответствующих полях открывшегося окна выбрать язык, степень им владения, и нажать кнопку Сохранить. Удаление позиций из списка осуществляется с помощью кнопки со знаком «минус».

Аналогичным образом на вкладке Доп. образование вводится информация о дополнительном образовании сотрудника: аттестациях, профессиональных подготовках и повышениях квалификации.

Сведения о составе семьи сотрудника

На вкладке Состав семьи вводятся сведения о составе семьи сотрудника. Содержимое данной вкладки показано на рис. 2.47.

Рис. 2.47. Информация о составе семьи

Для каждого члена семьи сотрудника в соответствующих колонках показывается следующая информация: степень родства (жена, дочь и т. д.), ФИО, год рождения и признак того, что член семьи является ребенком (устанавливается только для детей).

Чтобы ввести в список члена семьи, нажмите кнопку со знаком «плюс», расположенную внизу окна. Дальнейшие действия выполняются в окне, которое после этого открывается на экране (рис. 2.48).

Рис. 2.48. Ввод сведений о члене семьи

В первую очередь в поле Степень родства нужно указать, кем данный родственник приходится сотруднику. Требуемое значение выбирается в раскрывающемся списке, содержимое которого пользователь формирует самостоятельно в соответствующем справочнике. Для вызова справочника нажмите кнопку выбора, расположенную справа от данного поля.

В поле ФИО указывается фамилия, имя и отчество родственника, а в поле Дата рождения – дата его рождения. Если родственник является несовершеннолетним ребенком, то установите флажок Учитывать как ребенка.

Завершается ввод данных о родственнике нажатием в данном окне кнопки Сохранить. С помощью кнопки Отменить осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Сведения о воинском учете сотрудников предприятия

Ввод, редактирование и хранение сведений о воинском учете сотрудников предприятия осуществляется на вкладке Воинский учет, содержимое которой показано на рис. 2.49.

Рис. 2.49. Сведения о воинском учете сотрудника

Если сотрудник является военнообязанным, то в верхней части данной вкладки нужно установить флажок Военнообязанный. После этого в поле Категория ВУ из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в соответствующем справочнике, нужно выбрать категорию воинского учета. В области Запас указываются следующие сведения:

? Категория запаса – например, Подлежит призыву на военную службу;

? Воинское звание – например, Младший лейтенант и ему равные;

? Состав (профиль) – например, Офицеры, Сержанты и старшины, и т. д.;

? Полное кодовое обозначение ВУС – здесь указывается код военно-учетной специальности сотрудника;

? Категория годности к военной службе – Годен, Негоден, Ограниченно годен и т. п.;

? Наименование ВК – здесь из раскрывающегося списка выбирается наименование военного комиссариата, к которому приписан сотрудник.

В расположенных ниже полях вводятся данные о постановке на воинский учет и о снятии с воинского учета.

Сведения о трудовой деятельности сотрудника

Для ввода, редактирования и хранения информации о трудовой деятельности сотрудника в карточке предназначена вкладка Стаж, содержимое которой показано на рис. 2.50.

Рис. 2.50. Ввод сведений о трудовом стаже сотрудника

На данной вкладке в первую очередь следует ввести сведения о предыдущих местах работы сотрудника – помимо прочего, они используются для расчета трудового стажа. Они вводятся в области Предыдущие места работы на основании записей в трудовой книжке. Чтобы добавить в таблицу информацию о предыдущем месте работы, нажмите кнопку со знаком «плюс» и заполните параметры в окне, изображенном на рис. 2.51.

Рис. 2.51. Ввод данных о предыдущем месте работы

В данном окне в полях Дата начала работы и Дата окончания работы указывается дата соответственно начала и окончания периода времени, на протяжении которого сотрудник пребывал на данном месте работы. В поле Должность с клавиатуры вводится название занимаемой им в это время должности, а в поле Организация – название организации, в которой он работал.

В поле Причина увольнения можно указать причину, по которой сотрудник уволился с предыдущего места работы. Отметим, что данный параметр не является обязательным для заполнения.

С помощью флажков, расположенных в нижней части окна, следует указать, каким образом стаж на этом месте работы должен учитываться в общем, непрерывном и прочих стажах сотрудника. Отметим, что в программе реализована возможность ведения произвольных стажей, которые так и называются – Произвольный стаж 1 и Произвольный стаж 2. Такими стажами могут являться, например, муниципальный стаж, государственный стаж, стаж работы на вредном производстве и т. д. К этому вопросу мы еще вернемся позже.

После того как информация о предыдущих местах работника внесена в программу, можно рассчитать стаж работы сотрудника – общий, непрерывный, на данном предприятии и дающий право на надбавку за выслугу лет. Для этого вначале нужно указать дату, на которую будет рассчитан трудовой стаж – она вводится в поле По состоянию на, которое находится слева вверху окна. После этого нажмите расположенную рядом кнопку Рассчитать – и информация о стажах работника отобразится в соответствующих полях с точностью до дней.

СОВЕТ

На вкладке Стаж вы можете быстро выполнить расчет стажа по всем сотрудникам предприятия – для этого щелкните мышью на ссылке Расчет стажа по всем сотрудникам. На экране откроется окно, в котором нужно будет указать дату, на которую рассчитывается стаж, и нажать кнопку Расчет. Учтите, что по окончании расчета окно карточки сотрудника будет автоматически закрыто.

Как мы недавно отмечали, в программе можно вести учет разных видов стажа сотрудника. Два из них можно указать в областях Производственный стаж 1 и Производственный стаж 2 (для каждого вида стажа из раскрывающегося списка выбирается название, а справа указывается время стажа с точностью до дней).

Если же таких дополнительных стажей у сотрудника более двух, то их можно внести в список, который находится в области Прочие стажи. Для добавления в список новой позиции нажмите кнопку со знаком «плюс» – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.52.

Рис. 2.52. Добавление информации о дополнительном стаже

В данном окне в поле Вид стажа из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике видов стажа, выбирается вид трудового стажа. После этого нужно указать дату, по состоянию на которую имеется стаж, и продолжительность этого стажа с точностью до дней. Завершается ввод данных нажатием в этом окне кнопки Сохранить.

Для удаления позиции из списка видов стажа выделите ее щелчком мыши и нажмите кнопку со знаком «минус». При этом следует соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

В нижней части вкладки Стаж находится область Сведения о трудовой книжке, параметры которой предназначены для ввода реквизитов трудовой книжки сотрудника. В соответствующих полях нужно ввести серию, номер и дату выдачи документа. Если трудовая книжка в данный момент находится на руках у сотрудника предприятия, установите соответствующий флажок.

Приказы по сотруднику

Как известно, любые кадровые события (прием на работу, отпуск, командировка, перевод на другую работу, увольнение и т. д.) должны оформляться соответствующими приказами – такого требование действующего трудового законодательства. Информация обо всех приказах, имеющих непосредственное отношение к сотруднику предприятия, хранится в карточке сотрудника на вкладке Приказы, содержимое которой показано на рис. 2.53.

Рис. 2.53. Приказы по сотруднику предприятия

На данной вкладке представлен список сформированных ранее приказов по сотруднику. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается следующая информация: тип документа (прием на работу, отпуск, командировка и т. д.), номер приказа, дата приказа, название структурного подразделения и должности сотрудника.

Под списком находятся кнопки Прием, Отпуск, Перевод, Командировка, Поощрение и Увольнение, предназначенные для перехода в режим формирования соответствующего приказа. Здесь мы на этом подробно останавливаться не будем, поскольку порядок оформления этих кадровых событий будет рассмотрен позже (исключение составляет процедура приема на работу, с которой мы уже познакомились).

Чтобы распечатать приказ, выделите его в списке щелчком мыши и нажмите кнопку Печать. При этом на экране отобразится окно предварительного просмотра с печатной формой приказа, в котором опять нужно будет нажать кнопку Печать.

Для удаления приказа из списка выделите его щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить приказ. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Сведения об условиях труда сотрудника

Для ввода, хранения и редактирования информации об условиях труда сотрудника в карточке предназначена вкладка Условия работы (зарплата), содержимое которой показано на рис. 2.54.

Рис. 2.54. Информация об условиях работы

На данной вкладке в области Должности сотрудника указывается, на какой должности и в каком структурном подразделении он работает. Эти сведения попадают сюда автоматически – на основании данных, введенных при приеме сотрудника на работу.

В поле Оклад указывается сумма должностного оклада сотрудника в российских рублях, а в таблице Доплаты и надбавки – сведения о доплатах и надбавках к должностному окладу (при наличии таковых). Эта информация также вводится на этапе приема сотрудника на работу, но при необходимости вы можете ее отредактировать. Чтобы ввести информацию о доплатах и надбавках, нажмите кнопку со знаком «плюс», затем в открывшемся окне (см. рис. 2.17) ввести требуемые сведения и нажать кнопку Сохранить. Чтобы отредактировать сведения о надбавках и доплатах, дважды щелкните мышью на соответствующей позиции списка. Для удаления данных используйте кнопку со знаком «минус» (учтите, что программа не будет запрашивать подтверждение удаления). Что касается оклада сотрудника, то его сумму можно отредактировать с клавиатуры.

Однако сведения об окладе и надбавках к нему можно изменить и автоматически – путем загрузки их из штатного расписания. Для этого нужно нажать кнопку Загрузить из штатного расписания. При этом имеющаяся информация будет удалена, о чем на экране отобразится соответствующее сообщение.

В поле Текущий график работы отображается название графика работы, в соответствии с которым сотрудник исполняет свои должностные обязанности. При необходимости значение данного поля можно перевыбрать в раскрывающемся списке. Кнопка выбора, распложенная справа от данного поля, предназначена для вызова справочника графиков работы, содержимое которого можно дополнить или отредактировать.

В нижней части вкладки в области Трудовые договора содержатся сведения о трудовых договорах, заключенных с данным сотрудником. Чтобы ввести новые договор, нажмите кнопку со знаком «плюс», а для удаления договора из списка используйте кнопку со знаком «минус».

Дополнительные сведения о сотруднике

В программе «Отдел кадров» реализована возможность ввода, редактирования и хранения дополнительных сведений о сотрудниках предприятия. Для этого в карточке сотрудника имеется вкладка Прочее, содержимое которой показано на рис. 2.55.

Рис. 2.55. Дополнительные сведения о сотруднике

Верхней части данного окна в полях Кто, Кого и Кому указываются варианты склонений фамилии, имени и отчества сотрудника в разных падежах. Напомним, что эта информация вводится на этапе приема сотрудника на работу (см. рис. 2.25), но при необходимости ее можно отредактировать с клавиатуры. Обычно это делается при смене фамилии (например, после замужества).

В области Поощрения и награды содержатся сведения о награждениях и поощрениях сотрудника (при наличии таковых). Чтобы добавить в список информацию, нажмите кнопку со знаком «плюс» – отобразится окно ввода и редактирования данных о поощрениях, которое показано на рис. 2.56.

Рис. 2.56. Ввод информации о награждениях и поощрениях сотрудника

В данном окне в поле Наименование награды из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в соответствующем справочнике, выбирается вид награды (ценный подарок, почетная грамота, и т. д.). Если в списке нужное значение отсутствует, его можно добавить в справочник, не выходя из данного режима – для этого нужно нажать кнопку выбора, расположенную справа от поля.

Аналогичным образом заполняется поле Документ: здесь указывается вид документа, в соответствии с которым было выполнено поощрение сотрудника (приказ, распоряжение, и т. д.). Реквизиты этого документа вводятся в полях соответственно Номер документа и Дата документа.

Завершается ввод сведений о награждении сотрудника нажатием в данном окне кнопки Сохранить. Кнопка Отменить предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Чтобы перейти в режим редактирования сведений о награждении сотрудника, дважды щелкните мышью на соответствующей позиции списка.

Информация о социальных льготах, которыми может пользоваться сотрудник, вводится в области Социальные льготы. Этими льготами могут пользоваться, например, многодетные родители, инвалиды, участники боевых действий и ряд иных категорий граждан. Чтобы ввести информацию о льготе, нажмите кнопку со знаком «плюс» – откроется окно, изображенное на рис. 2.57.

Рис. 2.57. Ввод информации о социальной льготе

Название льготы выбирается из раскрывающегося списка в поле Наименование льготы. Если в списке нужное значение отсутствует, его можно добавить, не выходя из данного режима – для этого нажмите кнопку выбора, расположенную справа от поля, и в открывшемся окне справочника введите требуемую льготу.

В полях Номер документа и Дата документа вводятся соответствующие реквизиты документа, в соответствии с которым сотруднику предоставляется льгота (приказ, распоряжение, личное заявление, и т. д.). В поле Основание вводится основание для предоставления льготы (это может быть, например, Федеральный закон, Постановление правительства, и т. п.).

Введенные данные будут добавлены в список только после нажатия в данном окне кнопки Сохранить.

Сведения о сотруднике, для которых не нашлось места в других местах карточки сотрудника, можно ввести в области Дополнительные сведения. Это может быть, например, информация о судимости, привлечении к административной ответственности, наличии водительских прав, и т. д. Ввод и редактирование таких сведений осуществляется в окне, которое показано на рис. 2.58.

Рис. 2.58. Ввод и редактирование дополнительных сведений о сотруднике

В данном окне в поле Параметр из раскрывающегося списка выбирается тип сведений (судимость, наличие водительских прав, и т. п.). Дополнить или отредактировать содержимое этого списка можно с помощью расположенной справа кнопки выбора. В поле Значение с клавиатуры вводится описание типа сведений (например, за что получена судимость, какой категории водительские права, и т. п.). Чтобы дополнительные сведения были включены в карточку сотрудника по форме Т-2, нужно установить соответствующий значок. Завершается ввода данных нажатием кнопки Сохранить.

Удаление позиций из любой таблицы данной вкладки осуществляется с помощью кнопки со знаком «минус». При этом помните, что программа не запрашивает подтверждение данной операции, а сразу удаляет выбранную позицию.

Привязка внешних файлов к карточке сотрудника

В карточке сотрудника на вкладке Файлы вы можете осуществить привязку внешних файлов к карточке сотрудника. В этих файлах может храниться информация, которую помещать непосредственно в карточку неудобно или нецелесообразно. Это может быть, например, задание на стажировку или испытательный срок, план работы на квартал, отчет о прохождении испытательного срока, образцы печатных работ, и т. д. Помимо прочего, это дает возможность открыть каждый из внешних файлов непосредственно из карточки сотрудника.

Содержимое вкладки Файлы показано на рис. 2.59.

Рис. 2.59. Карточка сотрудника, вкладка Файлы

На данной вкладке в области Дополнительные сведения формируется перечень таких внешних файлов. Чтобы привязать внешний файл к карточке сотрудника, нажмите кнопку со знаком «плюс» – в результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 2.60.

Рис. 2.60. Привязка внешнего файла к карточке сотрудника

В данном окне в поле Описание вводится описание прикрепляемого файла, кратко раскрывающее его суть (например, Отчет о прохождении испытательного срока, и т. п.). В поле Файл указывается полный путь к этому файлу. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку Выбрать, после чего в открывшемся окне по обычным правилам работы с Windows-приложениями указать путь к требуемому файлу.

Завершается процесс привязки файла нажатием кнопки Сохранить. С помощью кнопки Отменить осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Чтобы отменить привязку внешнего файла к карточке сотрудника выделите его в списке щелчком мыши и нажмите кнопку со знаком «минус».

Просмотр истории изменений сведений о сотруднике

В программе реализована возможность протоколирования всех изменений сведений о сотруднике, и последующего просмотра истории этих изменений. Для этого в карточке сотрудника предназначена вкладка История, содержимое которой показано на рис. 2.61.

Рис. 2.61. История изменений сведений о сотруднике

Отметим, что содержимое данной вкладки никакой функциональной нагрузки не несет – оно носит лишь информационный характер, и выполнение каких-либо действий здесь (за исключением просмотра истории) не предусмотрено. На вкладке представлен список всех кадровых событий, происходящих с данным сотрудником. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается дата события, его время, а также краткое описание (изменение должности, повышение оклада, и т. д.).

Для навигации по списку используйте вертикальную полосу прокрутки, которая находится вдоль правой границы вкладки.

Ввод сведений о государственном (муниципальном) служащем

Для сотрудников, которые имеют статус государственного (муниципального) служащего, предусмотрено ведение карточки по унифицированной форме № Т-2 ГС. В отличие от стандартной карточки сотрудника по форме Т-2, карточка государственного (муниципального) служащего содержит ряд дополнительных сведений. В программе «Отдел кадров» для ввода, просмотра и редактирования этих сведений в карточке сотрудника предназначена вкладка Гос. служба (Т-2 ГС), содержимое которой показано на рис. 2.62.

Рис. 2.62. Карточка сотрудника, вкладка Гос. служба (Т-2 ГС)

На данной вкладке в области Для надбавки за выслугу лет ведется трудовой стаж государственного (муниципального) служащего, а в области для доплаты к пенсии – стаж, который исчисляется для начисления надбавки к пенсии, которая в соответствии с действующим законодательством положена государственным (муниципальным) служащим. Оба этих стажа рассчитываются с точностью до дней.

В табличной части данной вкладки формируется перечень присвоений званий, рангов, категорий и т. п. государственного служащего. Для добавления в список новой позиции нажмите кнопку со знаком «плюс» и заполните параметры в окне, изображенном на рис. 2.63.

Рис. 2.63. Ввод сведений о присвоении звания, чина, разряда и т. п.

В первую очередь нужно в поле Дата указать дату присвоения государственному служащему очередного звания. Требуемое значение можно ввести как с клавиатуры, так и выбрать в календаре, который находится в раскрывающемся списке.

В поле Разряд, чин, ранг, звание вводится звание, которое присвоено сотруднику – например, 1 ранг, 2 разряд, ведущий специалист, и т. д. После этого в поле Размер надбавки, руб. указывается сумма надбавки к должностному окладу, назначаемая в связи с присвоением звания и выраженная в российских рублях.

В поле Основание указывается, на основании чего сотруднику присвоено очередное звание. Это поле может заполняться в зависимости от того, какая кадровая политика ведется на предприятии. Например, здесь можно указать номер и дату приказа (распоряжения) о присвоении звания, или ввести название и реквизиты Федерального закона либо иного нормативного документа, на основании которого сотруднику присвоено звание и назначена надбавка к должностному окладу, и т. д.

Введенные данные будут сохранены и добавлены в табличную часть вкладки после нажатия в данном окне кнопки Сохранить. С помощью кнопки Отменить осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений.

Чтобы отредактировать введенные ранее данные о присвоении сотруднику звания (чина, ранга и т. п.) дважды щелкните на соответствующей позиции списка мышью. При этом на экране откроется окно редактирования, которое полностью аналогично окну ввода (см. рис. 2.63).

Для удаления позиций списка (например, в случае ошибочно введенной информации) используйте кнопку со знаком «минус».

Если государственный (муниципальный) служащий имеет ученую степень (кандидат наук, доктор наук, и т. п.), то ее можно указать в поле Ученая степень. Требуемое значение выбирается в раскрывающемся списке, содержимое которого формируется пользователем самостоятельно в справочнике ученых степеней. По умолчанию этот справочник содержит две позиции – Кандидат наук и Доктор наук, но вы можете его пополнить, не покидая данную вкладку. Вызов справочника осуществляется нажатием кнопки выбора, расположенной справа от поля Ученая степень.

Ввод сведений о научном или научно-педагогическом сотруднике

Научные и научно-педагогические работники также относятся к категории сотрудников, по которым личная карточка отличается от стандартной – она ведется по форме Т-4. Ее отличие от карточки по форме Т-2, которая ведется по большинству граждан, состоит в наличии дополнительной информации специфического характера (ученая степень, наличие изобретений, и т. п.). Ввод, редактирование и хранение таких сведений осуществляется в карточке сотрудника на вкладке Научный работник (Т-4), содержимое которой показано на рис. 2.64.

Рис. 2.64. Ввод сведений о научном (научно-педагогическом) работнике

Если научный (научно-педагогический) работник имеет ученую степень, то ее нужно выбрать из раскрывающегося списка в поле Ученая степень. При этом в расположенном ниже поле Отрасль науки нужно указать научную отрасль, в которой сотрудник имеет это ученое звание. После этого в соответствующем поле нужно указать дату присуждения ученой степени.

Поскольку ученая степень присваивается диссертационным советом или иным уполномоченным органом (комиссией), в поле Диссертационный совет указывается его название. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в соответствующем справочнике.

Присвоение научному работнику ученой степени подтверждается соответствующим документом – дипломом. Название и остальные реквизиты этого документа (серия, номер и др.) вводятся с клавиатуры в поле Диплом (номер, серия, дата, наименование организации выдавшей диплом).

При наличии у сотрудника ученого звания его следует выбрать из раскрывающегося списка в поле Ученое звание. По умолчанию этот список содержит обширный перечень ученых званий (доцент, профессор, ассистент, младший научный сотрудник и др.), но при необходимости вы можете его дополнить. Для этого нажмите расположенную справа от данного поля кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника ученых званий введите требуемые данные.

Присвоение ученого звания подтверждается соответствующим документом – аттестатом. Реквизиты этого документа (серия, номер, дата выдачи и название выдавшей организации) вводятся в полях Аттестат, №, Дата присвоения ученого звания и Наименование организации, присвоившей ученое звание. Все перечисленные параметры заполняются с клавиатуры, кроме поля Дата присвоения ученого звания – его значение можно выбрать также из календаря, который находится в раскрывающемся списке.

В поле Научная специальность из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется пользователем самостоятельно в соответствующем справочнике, выбирается название научной специальности сотрудника, по которой ему было присвоено ученое звание (например, Квантовая физика, Прикладная математика, и т. д.). Если нудно дополнить или отредактировать справочник, его можно вызвать с помощью кнопки выбора.

По научным и научно-педагогическим работникам предусмотрено ведение отдельных видов трудового стажа, а именно – общего научно-педагогического стажа работы и педагогического стажа работы. Каждый из этих видов стажа ведется с точностью до дней.

Если сотрудник является автором научных трудов или имеет собственные научные изобретения, то на данной вкладке нужно установить флажки соответственно Наличие научных трудов и Наличие изобретений.

Номер учетной карточки сотрудника и ее дата указываются в полях соответственно Номер учетной карточки и Дата, которые находятся внизу данной вкладки.

Печать карточки сотрудника

После того как вся необходимая информация по сотруднику предприятия введена в программу, можно распечатать личную карточку сотрудника по формам, утвержденным действующим законодательством. Для этого в окне карточки сотрудника нужно нажать кнопку Печать Т-2 (Т-2 ГС, Т-4), которая находится в правой части окна и доступна независимо от открытой в данный момент вкладки. После этого на экране откроется окно выбора формы документа, изображенное на рис. 2.65.

Рис. 2.65. Выбор формы документа для печати

Слева вверху данного окна приводится перечень форм документа, которые можно вывести на печать. По умолчанию программа предлагает распечатать личную карточку работника по форме № Т-2, поскольку эта форма является наиболее распространенной и применяется для ведения кадрового учета большинства граждан. Для выбора формы достаточно щелкнуть на соответствующей позиции мышью.

Чтобы отправить документ на печать, нажмите в данном окне кнопку Печать, которая расположена слева под списком форм. Но перед этим рекомендуется просмотреть, как будет выглядеть документ на листе бумаги. Для этого предназначен режим предварительного просмотра, для перехода в который достаточно один раз щелкнуть мышью на документе. Окно предварительного просмотра показано на рис. 2.66.

Рис. 2.66. Предварительный просмотр документа перед его отправкой на печать

Как видно на рисунке, в верхней части данного окна находится инструментальная панель, кнопки которой предназначены для выполнения тех или иных действий с текущим документом. С помощью кнопки Сохранить вы можете сохранить печатную форму личной карточки сотрудника в файле отчета, который имеет расширение *.fp3. При нажатии кнопки на экране открывается окно, в котором нужно указать путь для сохранения файла и его имя. Впоследствии этот файл можно будет открыть в окне предварительного просмотра с помощью кнопки Открыть.

Возможности программы предусматривают экспорт сформированных документов в файлы формата Excel и Word. Для этого в инструментальной панели окна предварительного просмотра предназначена кнопка Экспорт. При нажатии данной кнопки открывается меню, содержащее две команды – для экспорта документа в Excel и Word. При активизации любой из этих команд открывается окно настройки параметров экспорта. Это окно для документов Word и Excel является похожим; на рис. 2.67 оно показано для экспорта документа в формат Word.

Рис. 2.67. Экспорт документа в файл формата Word

Вы можете экспортировать как целый документ, так и любой его фрагмент – для этого установите переключатель Страницы в требуемое положение. Если он установлен в положение Все, то экспортирован будет весь документ, при выборе значение Текущая в Word будет отправлена только текущая страница (которая в данный момент открыта в окне предварительного просмотра). Если же переключатель установить в положение Номера, то в расположенном справа поле нужно через запятую указать номера страниц, которые необходимо экспортировать в Word-документ.

После нажатия в данном окне кнопки ОК на экране отобразится окно, в котором нужно будет указать путь для сохранения и имя файла отчета. Отметим, что документ будет экспортирован в rtf-формат.

С помощью кнопок инструментальной панели Увеличить и Уменьшить можно изменять масштаб отображения документа на экране. Также масштаб можно выбирать в раскрывающемся списке, который находится между этими кнопками.

Кнопка Поиск предназначена для поиска данных в текущем документе. При ее нажатии открывается окно настройки параметров поиска, в котором нужно ввести критерии для поиска и нажать кнопку ОК.

Чтобы отправить документ на принтер, нажмите в инструментальной панели кнопку Печать. При этом на экране откроется окно настройки печати, в котором можно при необходимости изменить параметры печати, после чего нужно нажать кнопку ОК.

Оформление основных кадровых событий

После того как сотрудник принят на работу и заполнена его карточка, он является полноценным работником предприятия, исполняющим свои обязанности в соответствии с должностной инструкцией и внутренним трудовым распорядком. В частности, он может быть отправлен в командировку, переведен на другую работу, получить взыскание, и т. д. С другой стороны, сотрудник имеет право на отпуск, его могут поощрить, он может взять больничный на время нетрудоспособности по причине болезни, и т. д. Кроме этого, любой сотрудник может быть уволен как по собственному желанию, так и по другим причинам.

Далее мы рассмотрим, как в программе «Отдел кадров» осуществляется оформление основных кадровых событий. Напомним, что одно такое событие – прием на работу, – мы уже рассмотрели ранее, в разделе «Прием сотрудника на работу в организацию», поэтому здесь на нем останавливаться не будем.

Перевод сотрудника на другую работу

В соответствии с действующим трудовым законодательством, руководство предприятия вправе временно перевести сотрудника на другую работу. Это может быть вызвано разными причинами: необходимость замещения временно выбывшего работника, перевод на нижеоплачиваемую должность в наказание за проступки, и т. д. Для оформления такого события руководитель предприятия издает соответствующий приказ или распоряжение.

Чтобы оформить перевод сотрудника на другую работу в программе «Отдел кадров», выделите его в списке сотрудников щелчком мыши и нажмите появившуюся слева кнопку Перевод. Это же самое можно сделать и в карточке сотрудника на вкладке Приказы – там тоже имеется такая кнопка (см. рис. 2.53). В любом случае на экране откроется окно ввода основных реквизитов приказа (рис. 2.68).

Рис. 2.68. Ввод основных реквизитов приказа о переводе сотрудника на другую работу

В данном окне в поле Тип документа отобразится значение Перевод, которое изменить невозможно, поскольку выбранный вид кадрового события оформляется именно таким документом. В поле Номер документа с клавиатуры вводится номер документа в соответствии с действующей на предприятии внутренней нумерацией, а в поле Дата документа из раскрывающегося списка выбирается дата документа. После этого нужно нажать кнопку Продолжить, чтобы перейти к следующему этапу формирования приказа (рис. 2.69).

Рис. 2.69. Формирование приказа о переводе сотрудника на другую работу

В данном окне многие параметры уже будут заполнены по умолчанию. В частности, это относится к наименованию организации, ФИО и должности руководителя, а также ФИО переводимого сотрудника. Эти параметры редактировать не имеет смысла, а поле Перевести сотрудника вообще недоступно для редактирования. Что касается остальных заполненных по умолчанию параметров, то их значения в большинстве случаев приходится изменить.

В полях На другую работу с по указывается соответственно начальная и конечная даты интервала времени, в течение которого сотрудник будет работать в другой должности. По умолчанию в качестве начальной даты предлагается использовать текущую дату, а поле конечной даты является пустым, и его нужно заполнить. Значение этих полей выбираются из раскрывающихся списков.

В поле Предыдущие должность и подразделение отображается название текущей должности сотрудника и структурного подразделения, в котором он работает до перевода на другую работу. Это значение сформировано в полном соответствии со штатным расписанием (попросту говоря, оно представляет собой соответствующую ветвь иерархического списка штатного расписания). Как правило, редактировать предложенное по умолчанию в данном поле значение не нужно, поскольку оно взято из карточки сотрудника и соответствует его текущему месту в организации.

В поле Новые должность и подразделение из раскрывающегося списка (он выглядит так же, как на рис. 2.33) выбирается название должности сотрудника, на которую он переводится, и наименование структурного подразделения предприятия, где он теперь будет исполнять свои обязанности. Для выбора должности и подразделения раскройте соответствующую ветвь иерархии и дважды щелкните на требуемой позиции мышью.

Значения полей Оклад и Надбавки будут заполнены автоматически сразу после выбора новой должности сотрудника в поле Новые должность и подразделение. В них отобразятся данные, которые ранее для этой должности были указаны в штатном расписании. При необходимости размер нового должностного оклада сотрудника и причитающихся ему надбавок можно отредактировать с клавиатуры (эти показатели выражаются в национальной денежной единице).

В поле Новый график работы из раскрывающегося списка выбирается название графика работы, в соответствии с которым сотрудник будет исполнять свои новые должностные обязанности. Содержимое раскрывающегося списка формируется в соответствующем справочнике, открыть который можно с помощью расположенной справа от данного поля кнопки выбора. О том, как редактировать справочник и добавлять в него новые графики работы, мы уже говорили ранее, в разделе «Прием сотрудника на работу в организацию (см. рис. 2.34 и 2.35).

В поле Вид перевода указывается, с какой целью сотрудник переведен на новое место работы. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется пользователем самостоятельно в соответствующем справочнике. Примеры значений данного поля – Повышение в должности, Понижение в должности, Временное замещение выбывшего работника, и т. д.

В поле Причина перевода с клавиатуры вводится причина, на основании которой сотрудник переведен на другую должность. Примеры значений данного поля – В качестве взыскания, По причине временного отсутствия работника, Для обмена опытом, и т. д.

В качестве основания для перевода работника на другую должность может использоваться документ «Изменение к трудовому договору». Нужно указать его номер и дату этого документа в полях соответственно Изм. к трудовому договору № и от, а сам документ – привязать к карточке сотрудника в качестве отдельного файла. О том, как это делать, рассказывается выше в разделе «Привязка внешних файлов к карточке сотрудника»; можно также использовать кнопку Внешние файлы, которая находится внизу окна. Если же в качестве основания для перевода на другую должность используется ругой документ, то информацию о нем нужно ввести в поле Другой документ основание.

После нажатия в данном окне кнопки Сохранить программа на основании введенных данных автоматически сгенерирует приказ о переводе на другую работу. Если в нижней части окна установлен флажок печатать форму Т-5, то на экране отобразится печатная форма приказа о переводе на другую работу по утвержденной форме № Т-5 (рис. 2.70).

Рис. 2.70. Приказ о переводе сотрудника на другую работу

Чтобы отправить документ на принтер, нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Печать.

Информация о приказе отобразится в карточке сотрудника на вкладке Приказы (рис. 2.71).

Рис. 2.71. Приказ о переводе на другую работу в списке приказов

На данном рисунке сформированный приказ нами приказ является последним в списке, он выделен курсором.

Отправка сотрудника в отпуск

В соответствии с действующим трудовым законодательством, каждый сотрудник предприятия имеет законное право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Кроме этого, отдельным категориям граждан, или – в зависимости от обстоятельств сотрудникам могут предоставляться и другие виды отпусков: отпуск по уходу за ребенком, отпуск без сохранения заработной платы, отпуск для обучения, и т. д. В данном разделе мы рассмотрим, каким образом в программе «Отдел кадров» осуществляется оформление отпусков сотрудников предприятия.

Чтобы оформить сотруднику отпуск, нужно выделить его в списке сотрудников щелчком мыши и нажать появившуюся справа кнопку Отпуск. Это же самое можно сделать и в карточке сотрудника на вкладке Приказы – там тоже имеется такая кнопка (см. рис. 2.53). В любом случае на экране откроется окно ввода основных реквизитов приказа (рис. 2.72).

Рис. 2.72. Ввод основных реквизитов приказа на отпуск

В данном окне в поле Тип документа отобразится значение Отпуск, которое не редактируется: ведь оформление отпуска осуществляется с помощью именно такого приказа. В поле Номер документа с клавиатуры вводится номер документа в соответствии с действующей на предприятии внутренней нумерацией, а в поле Дата документа из раскрывающегося списка выбирается дата документа. После этого нужно нажать кнопку Продолжить, чтобы перейти к следующему этапу формирования приказа (рис. 2.73).

Рис. 2.73. Формирование приказа о предоставлении сотруднику отпуска

Параметры, находящиеся в верхней части данного окна, заполняются автоматически. К ним относятся наименование предприятия, ФИО и название должности руководителя предприятия, ФИО сотрудника, которому предоставляется отпуск, а также название занимаемой им должности в соответствии с действующим штатным расписанием. Значения полей Предоставить сотруднику и Место работы изменить невозможно – это просто не будет иметь никакого смысла.

Вы можете, не выходя из данного режима, просмотреть информацию о предыдущих отпусках данного сотрудника. Это бывает необходимо, чтобы правильно рассчитать количество неиспользованных дней отпуска, оставшихся у сотрудника в текущем году, а также в иных случаях. Информация о предыдущих отпусках открывается в виде меню при нажатии кнопки Информация о предыдущих отпусках.

В полях За период работы с по вводится соответственно начальная и конечная даты интервала времени, за который сотруднику предоставляется отпуск. Требуемые значения выбираются из раскрывающихся списков.

Возможности программы предусматривают оформление одним приказом двух разных отпусков. Первый отпуск – это ежегодный основной оплачиваемый отпуск, его параметры заполняются под пунктом А (см. рис. 2.73). Что касается второго отпуска, то он выбирается под пунктом Б. При нажатии в данном поле кнопки выбора на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.74.

Рис. 2.74. Выбор вида дополнительного отпуска

В данном окне нужно щелчком мыши выделить вид отпуска и нажать кнопку Выбрать. Отметим, что здесь можно еще раз выбрать основной отпуск: это бывает необходимо, когда сотрудник свой основной годовой оплачиваемый отпуск делит на две части.

В случае надобности вы можете добавить в программу информацию о других отпусках. Для этого в окне выбора дополнительного отпуска нужно нажать кнопку Добавить – в результате отобразится окно ввода и редактирования отпуска, которое показано на рис. 2.75.

Рис. 2.75. Ввод и редактирование данных об отпуске

В соответствующих полях данного окна нужно с клавиатуры ввести полное и краткое наименование отпуска, его буквенное обозначение, а также цифровой код. После нажатия кнопки Сохранить информация об отпуске будет добавлена в список отпусков (см. рис. 2.74), а кнопка Отменить предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Чтобы отредактировать данные об отпуске, выделите его в списке и нажмите кнопку Редактировать.

Теперь вернемся в окно ввода приказа об отпуске (см. рис. 2.73), и продолжим формирование приказа.

Параметры основного и дополнительного отпуска заполняются по одним и тем же правилам. В полях с и по указывается соответственно начальная и конечная дата отпуска. Отметим, что значение поля по можно рассчитать автоматически: для этого нужно ввести количество дней, на которые предоставляется отпуск, и нажать кнопку Рассчитать дату окончания. Если ранее был установлен флажок Рассчитывать дату выхода из отпуска, то в поле по отобразится дата первого дня работы сотрудника после выхода его из отпуска. Если же данный флажок снят, то в поле по отобразится дата последнего дня отпуска. По умолчанию данный флажок снят.

Расчет продолжительности отпуска можно вести как с учетом праздничных и выходных дней, так и без их учета. В первом случае нужно установить флажки соответственно Учитывать праздники и Учитывать выходные, которые находятся справа от кнопки Рассчитать дату окончания, во втором случае – отключить эти параметры. По умолчанию данные флажки установлены.

В нижней части окна под пунктом В программа автоматически рассчитывает общее количество дней основного и дополнительного отпусков, а также общую продолжительность отпуска.

Информация об отпусках сотрудника включается в его личную карточку. В нижней части окна находится переключатель, с помощью которого можно указать, какая именно информация должна быть отражена в личной карточке. Если этот переключатель установлен в положение Основной в Т-2, то в карточку сотрудника будет включена информация только об основном отпуске, при выборе положения Дополнительный в Т-2 – только о дополнительном отпуске. Если же данный переключатель установлен в положение Дополнительный + Основной, то в личную карточку сотрудника попадет информация и об основном, и о дополнительном его отпуске.

Отметим, что в программе «Отдел кадров» можно сформировать не только приказ о приеме на работу по форме Т-6, но и другие документы, касающиеся отпусков и отгулов сотрудников. Все эти документы формируются на основании данных, указанных в окне ввода приказа (см. рис. 2.73), и одним из таких документов является записка-расчет по форме № Т-60. В полях Номер и дата записки-расчета (Т-60) нужно указать соответствующие реквизиты данного документа, которые будут использованы в его печатной форме.

Приказ о предоставлении сотруднику отпуска будет сформирован в соответствии с заданными параметрами после нажатия в данном окне кнопки Сохранить. Информация о нем отобразится в карточке сотрудника на вкладке Приказы (рис. 2.76).

Рис. 2.76. Приказ о предоставлении сотруднику отпуска в списке приказов

На данном рисунке сформированный нами приказ выделен курсором и является последним в списке.

Если в окне ввода приказа (см. рис. 2.73) установлен флажок печатать форму Т-6, то после нажатия кнопки Сохранить на экране откроется окно выбора печатной формы документа (рис. 2.77). Это окно можно также вызвать из карточки сотрудника: для этого на вкладке Приказы нужно щелчком мыши выбрать требуемый приказ и нажать кнопку Печать.

Рис. 2.77. Выбор печатной формы документа

Выбор печатной формы документа осуществляется щелчком мыши на соответствующей позиции списка, который находится слева вверху данного окна. По умолчанию программа предлагает распечатать документ «Записка-расчет» по форме № Т-60 (см. рис. 2.77).

Вы можете сразу отправить на печать выбранный документ, а можете открыть его в окне предварительного просмотра, чтобы посмотреть, как он будет выглядеть на листе бумаги. В первом случае нужно нажать кнопку Печать, а в открывшемся окне настройки параметров печати – кнопку ОК. Во втором случае нужно просто щелкнуть мышью в любом месте документа. На рис. 2.78 показано окно предварительного просмотра с приказом о предоставлении отпуска по форме № Т-6.

Рис. 2.78. Печатная форма приказа о предоставлении отпуска сотруднику по форме № Т-6

Если вы видите, что документ на странице расположен не так, как вам хотелось бы – нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Поля (на рис. 2.78 она является крайней справа) и в открывшемся окне выполните настройку параметров страницы.

Чтобы отправить документ на принтер, нажмите кнопку Печать, а в открывшемся после этого окне настройки параметров печати – кнопку ОК.

Оформление командировок сотрудников

В соответствии с действующим трудовым законодательством, сотрудники предприятий и организаций могут направляться в служебные командировки с выплатой причитающихся сумм на дорогу, питание и проживание. Основанием для отправки сотрудника в командировку является приказ (распоряжение) руководителя предприятия. Кроме этого, командированному сотруднику дается служебное задание, а также выписывается командировочное удостоверение.

В данном разделе мы рассмотрим, как в программе «Отдел кадров» осуществляется оформление командировок сотрудников.

Чтобы оформить командировку, выделите сотрудника в списке щелчком мыши, и нажмите слева кнопку Командировка. Это же самое можно сделать и в карточке сотрудника на вкладке Приказы – там тоже имеется такая кнопка (см. рис. 2.53). В любом случае на экране откроется окно ввода основных реквизитов приказа об отправлении сотрудника в командировку (рис. 2.79).

Рис. 2.79. Ввод номера и даты приказа об отправлении сотрудника в командировку

В данном окне в поле Тип документа отобразится значение Командировка, которое изменить невозможно, поскольку данный вид кадрового события оформляется именно таким документом. В поле Номер документа с клавиатуры вводится номер документа в соответствии с действующей на предприятии внутренней нумерацией, а в поле Дата документа из раскрывающегося списка выбирается дата документа. После этого нужно нажать кнопку Продолжить, чтобы перейти к следующему этапу формирования приказа (рис. 2.80).

Рис. 2.80. Формирование приказа о направлении сотрудника в командировку

Параметры, находящиеся в верхней части данного окна, заполняются автоматически. К ним относятся наименование предприятия, ФИО и название должности руководителя предприятия, ФИО сотрудника, которому предоставляется отпуск, а также название занимаемой им должности. Значения полей Направить сотрудника и Место работы изменить невозможно, поскольку это в данном случае не нужно.

В области настроек Место назначения вводится самая подробная информация о месте назначения, в которое командируется сотрудник. Значения параметров Страна, Область, Район и Населенный пункт выбираются из соответствующих справочников, которые вызываются нажатием кнопки выбора (в справочнике нужно дважды щелкнуть мышью на требуемой позиции). Значение поля Полный адрес генерируется программой автоматически на основании введенных ранее значений перечисленных параметров. В поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого пользователь формирует самостоятельно в соответствующем справочнике, выбирается наименование организации, в которую командируется сотрудник. При необходимости добавить в справочник требуемую организацию можно, не выходя из данного режима работы – для этого нужно вызвать его с помощью кнопки выбора и ввести в него название организации.

В поле Скором на с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика указывается число календарных дней, на которое командируется сотрудник. В полях с и по вводится соответственно начальная и конечная даты командировки.

В поле Цель с клавиатуры вводится цель, с которой сотрудник направляется в командировку. Примеры значений данного поля – Заключение договора, Прием груза, Учеба, и т. д.

В поле За счет средств указывается, кто будет нести расходы по командировке. В большинстве случаев командировка проводится за счет средств предприятия, которое командирует сотрудника. Но возможны и исключения: командировочные расходы иногда возлагаются на организацию, в которую командируется сотрудник, или на самого сотрудника (это обычно бывает в случаях, когда командировка обусловлена ненадлежащим исполнением сотрудником своих служебных обязанностей). Значение данного поля выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого можно отредактировать в соответствующем справочнике.

В полях Командировочное удостоверение и Служебное задание вводятся порядковые номера и даты соответствующих документов. Эти сведения будут автоматически подставлены в печатную форму документов.

Документы о направлении сотрудника в командировку (приказ, командировочное удостоверение и служебное задание) будут сформированы после нажатия в данном окне кнопки Сохранить. Если в нижней части окна был установлен флажок печатать форму Т-9 и другие, то после нажатия данной кнопки на экране отобразится окно выбора печатной формы документа, которое показано на рис. 2.81.

Рис. 2.81. Выбор печатной формы документа

Как видно на рисунке, это окно имеет уже знакомую нам структуру: слева вверху щелчком мыши выбирается документ, который нужно распечатать, а справа отображается содержимое выбранного документа. Чтобы немедленно отправить текущий документ на печать, нажмите кнопку Печать, а чтобы распечатать сразу все сформированные документы – кнопку Напечатать все.

Чтобы просмотреть выбранный документ в окне предварительного просмотра перед отправкой его на печать, щелкните на нем мышью. На рис. 2.82 показано окно предварительного просмотра документа «Командировочное удостоверение» по утвержденной форме № Т-10.

Рис. 2.82. Печатная форма командировочного удостоверения (лицевая сторона)

В верхней части данного окна находится инструментальная панель, с кнопками которой мы уже познакомились в предыдущих разделах. Чтобы просмотреть оборотную сторону командировочного удостоверения, воспользуйтесь вертикальной полосой прокрутки. Для отправки документа на принтер нажмите в инструментальной панели кнопку Печать, а в открывшемся окне настройки параметров печати – кнопку ОК.

Поощрение и награждение сотрудников за успехи в работе

За успехи, достигнутые при исполнении служебных обязанностей, руководство предприятия может принять решение о поощрении (награждении) отличившегося сотрудника. Такое решение оформляется соответствующим приказом (распоряжением) по предприятию, и в данном разделе мы расскажем, как это делается в программе «Отдел кадров».

Чтобы оформить поощрение штатного сотрудника, выделите его в списке сотрудников щелчком мыши и нажмите слева кнопку Поощрение. Если же вы хотите оформить поощрение кандидата (например, за успехи, достигнутые при прохождении испытательного срока), то в его личной карточке на вкладке Приказы нажмите кнопку Поощрение (этот метод также можно использовать и для штатных сотрудников). При выполнении любого из этих действий на экране отображается окно, которое показано на рис. 2.83.

Рис. 2.83. Ввод реквизитов приказа о поощрении сотрудника

В данном окне в поле Тип документа отображается тип приказа, которым оформляется данное кадровое событие – Поощрение. Значение данного поля не редактируется, поскольку других документов для оформления поощрений сотрудников не предусмотрено.

Поля Номер документа и Дата документа заполняются так же, как и при оформлении других приказов – в них указывается соответственно номер приказа о поощрении сотрудника и дата вступления его в силу.

Рис. 2.84. Формирование приказа о поощрении (награждении) сотрудника

В верхней части данного окна находятся параметры, значения которых вводятся программой автоматически. К ним относятся наименование предприятия, ФИО и название должности руководителя предприятия, ФИО поощряемого сотрудника, а также название занимаемой им должности в соответствии с действующим штатным расписанием. Значения полей Поощрить сотрудника и Место работы изменить невозможно – это просто не будет иметь никакого смысла.

В поле Мотив с клавиатуры вводится мотив для награждения сотрудника. Как правило, здесь указывается конкретное достижение сотрудника: экономия денежных средств, рационализаторское предложение, оптимизация использования оборудования, решение сложных производственных задач (ремонт оборудования и т. п.) своими силами без привлечения сторонних специалистов, и т. д. Отметим, что мотивы для поощрения могут быть и другими: юбилей, рождение ребенка, бракосочетание, и т. п.

В поле Вид поощрения из раскрывающегося списка выбирается способ поощрения (награждения) сотрудника. Это может быть, например, путевка в санаторий, денежная премия, внеочередной отпуск, почетная грамота, и т. д. Перечень видов поощрений формируется в соответствующем справочнике, вызвать который можно с помощью расположенной справа от данного поля кнопки выбора.

В поле На сумму с клавиатуры вводится сумма поощрения в национальной денежной единице. Данное поле заполняется только в том случае, если вид поощрения имеет денежное выражение. Это может быть, в частности, сумма премии, стоимость предоставленной путевки или ценного подарка, и т. д. А такое поощрение, как, например, почетная грамота, денежного выражения не имеет, поэтому данное поле заполнять не имеет смысла.

После заполнения поля На сумму программа автоматически сгенерирует значение поля прописью, в котором отобразится сумма поощрения прописью. Отметим, что значение данного поля с клавиатуры отредактировать невозможно.

Приказ о поощрении сотрудника будет сформирован после нажатия в данном окне кнопки Сохранить. Если в нижней части окна был установлен флажок печатать форму Т-11, то после нажатия данной кнопки на экране отобразится окно выбора печатной формы документа. Поскольку поощрение работников оформляется только приказом, а формирование никаких других документов не предусмотрено, то в данном окне для выбора будет доступен только приказ о поощрении сотрудника по утвержденной форме № Т-11. В остальном же это окно выглядит так же, как и окна выбора печатных форм других документов, с которыми мы познакомились ранее.

Чтобы отправить документ сразу на печать, нажмите в данном окне кнопку Печать. Чтобы открыть его в окне предварительного просмотра, щелкните на документе мышью. Пример приказа о поощрении сотрудника по форме Т-11 показан на рис. 2.85.

Рис. 2.85. Приказ о поощрении сотрудника

Как видно на рисунке, все параметры приказа сформированы в соответствии со значениями, которые мы ввели в окне его формирования (см. рис. 2.84). Чтобы отправить приказ на печать, нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Печать.

После нажатия в окне формирования приказа кнопки Сохранить он появится в личной карточке сотрудника на вкладке Приказы (рис. 2.86).

Рис. 2.86. Приказ о поощрении сотрудника в списке приказов

На данном рисунке сформированный нами приказ выделен курсором, он занимает последнюю позицию в списке. Чтобы отредактировать приказ, щелкните дважды на нем мышью, и в открывшемся окне нажмите кнопку Редактировать.

Наложение взысканий на сотрудников предприятия

В соответствии с действующим трудовым законодательством, за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, прогулы, допущенную халатность и прочие провинности администрация предприятия вправе подвергнуть сотрудника наказанию в виде наложения соответствующего взыскания. Это оформляется изданием соответствующего приказа по предприятию, и в данном разделе мы расскажем, как это делается средствами программы «Отдел кадров».

Чтобы оформить наложение взыскания на сотрудника, выделите его в списке сотрудников щелчком мыши и нажмите слева кнопку Взыскание. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.87.

Рис. 2.87. Ввод реквизитов приказа о наложении взыскания на сотрудника

Содержимое данного окна нам уже хорошо знакомо: в соответствующих полях нужно указать номер и дату приказа о наложении взыскания, а поле Тип документа имеет значение Взыскание и не редактируется. После нажатия в данном окне кнопки Продолжить на экране отобразится окно ввода остальных реквизитов приказа, изображенное на рис. 2.88.

Рис. 2.88. Формирование приказа о наложении взыскания

Параметры, находящиеся в верхней части данного окна, заполняются автоматически. К ним относятся наименование предприятия, ФИО и название должности руководителя предприятия, ФИО сотрудника, который подвергается взысканию, а также название занимаемой им должности. Значения полей Наложить взыскание на сотрудника и Место работы изменить невозможно, поскольку это в данном случае не нужно.

В поле Причина с клавиатуры вводится причина для наложения взыскания. Иначе говоря, здесь указывается провинность, за которую наказывается сотрудник – Прогул, Опоздание, Халатность, Злоупотребление и т. д.

В поле Вид взыскания из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в соответствующем справочнике, выбирается вид взыскания: выговор, строгий выговор, лишение премии, понижение в должности, и т. д. Если потребуется вызвать справочник, нажмите кнопку выбора, расположенную справа от данного поля.

Внесенные данные будут сохранены после нажатия в данном окне кнопки Сохранить. После этого информация о приказе появится в карточке сотрудника на вкладке Приказы, где его всегда можно будет просмотреть, распечатать или отредактировать. С помощью кнопки Отменить осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Если внизу окна установлен флажок печатать форму взыскания, то после нажатия кнопки Сохранить на экране отобразится окно выбора формы документа для печати. В этом окне возможен выбор только одного документа – приказа о наложении взыскания, который можно сразу отправить на принтер с помощью кнопки Печать или, щелкнув на нем мышью, открыть его в окне предварительного просмотра (рис. 2.89).

Рис. 2.89. Печатная форма приказа о наложении взыскания

Чтобы отправить документ на печать, нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Печать.

Оформление временной нетрудоспособности сотрудников

Если сотрудник оказался временно нетрудоспособным, то в медицинском учреждении ему выдается больничный лист утвержденного образца. На основании этого документа сотруднику производится оплата временной нетрудоспособности в соответствии с действующим законодательством. В данном разделе мы научимся оформлять временную нетрудоспособность работников средствами программы «Отдел кадров».

Чтобы оформить временную нетрудоспособность сотрудника, выделите его в списке щелчком мыши и нажмите слева кнопку Больничный. В результате на экране откроется окно ввода основных параметров документа, которое выглядит так же, как и окна формирования приказов (например, см. рис. 2.87), с той разницей, что в поле Тип документа будет отображаться нередактируемое значение Больничный лист. Обратите внимание – в данном случаен мы оформляем не приказ, а именно больничный лист. В данном окне, как обычно, нужно указать номер и дату документа, и нажать кнопку Продолжить для перехода к следующему этапу формирования документа (рис. 2.90).

Рис. 2.90. Ввод в программу сведений о больничном листе сотрудника

В верхней части данного окна находятся параметры, значения которых вводятся программой автоматически. К ним относятся наименование предприятия, ФИО и название должности руководителя предприятия, ФИО временно нетрудоспособного сотрудника, а также название занимаемой им должности в соответствии с действующим штатным расписанием. Отметим, что значения полей Сотрудник и Место работы являются нередактируемыми, поскольку это фиксированные данные для листка временной нетрудоспособности.

В поле Больничный сроком на указывается количество дней, в течение которых сотрудник является временно нетрудоспособным и будет отсутствовать на работе. В полях с и по указывается соответственно начальная и конечная даты интервала временной нетрудоспособности сотрудника. Отметим, что значение поля по может быть сформировано автоматически на основании значения поля Больничный сроком на и даты первого дня временной нетрудоспособности. При каждом изменении значения поля Больничный сроком на значение поля по пересчитывается автоматически (при условии, что указана дата первого дня нетрудоспособности).

В поле Диагноз указывается медицинский диагноз заболевания сотрудника, являющийся основанием для выдачи ему листка временной нетрудоспособности. Значение данного поля вводится с клавиатуры.

В поле Заключение вводится медицинское заключение – например, Временно нетрудоспособен, В дальнейшем ограничить физические нагрузки, и т. д. После этого в соответствующих полях нужно указать наименование и номер медицинского учреждения, а также ФИО врача, выдавшего сотруднику листок временной нетрудоспособности.

Введенные данные будут сохранены после нажатия кнопки Сохранить, расположенной слева внизу окна. Для выхода из данного режима без сохранения изменений предназначена кнопка Отмена.

Характерной особенностью сформированного документа является то, что на печать он не выводится. В этом просто нет необходимости, поскольку приказ либо какие-то другие документы о временной нетрудоспособности на предприятии не издается. Единственным документом, которым в кадровом учете оформляется временная нетрудоспособность сотрудников, является документ, выданный медицинским учреждением (листок временной нетрудоспособности), который хранится, как правило, в бухгалтерии предприятия. Но вся информация из этого документа, введенная в программу, будет проведена по кадровому учету: в карточке сотрудника на вкладке Приказы для больничного листа будет сформирована соответствующая позиция.

Увольнение сотрудников предприятия

Любой работающий на предприятии сотрудник может быть уволен по разным причинам: в связи с истечением срока действия трудового договора, по соглашению сторон, по инициативе администрации (как правило, это происходит при ненадлежащем исполнении служебных обязанностей), и т. д. При увольнении сотрудника руководство предприятия издает соответствующий приказ, а бухгалтерия – готовит записку-расчет. В данном разделе мы научимся оформлять увольнение сотрудников с помощью программы «Отдел кадров».

Чтобы уволить сотрудника, нужно выделить его в списке щелчком мыши и нажать расположенную слева кнопку Уволить. После этого в открывшемся окне (оно выглядит так же, как и окна ввода основных реквизитов других приказов, см. рис. 2.87, и отличается лишь нередактируемым значением поля Тип документа) нужно ввести номер и дату приказа об увольнении сотрудника и нажать кнопку Продолжить. Окно ввода остальных реквизитов приказа, которое откроется после этого на экране, показано на рис. 2.91.

Рис. 2.91. Формирование приказа на увольнение сотрудника

Параметры, находящиеся в верхней части данного окна, заполняются автоматически. К ним относятся наименование предприятия, ФИО и название должности руководителя предприятия, ФИО увольняемого сотрудника, а также название занимаемой им должности. Значения полей Уволить сотрудника и Место работы являются нередактируемыми.

В поле Уволить с вводится дата увольнения работника. Как правило, эта дата является датой его последнего рабочего дня на предприятии. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка (его нужно щелчком мыши указать в календаре), либо вводится с клавиатуры.

В расположенных ниже полях Расторгнуть трудовой договор № и от указываются реквизиты расторгаемого трудового договора с данным сотрудником. Если с сотрудником ранее было заключено несколько трудовых договоров, то выбрать расторгаемый договор можно в окне списка, которое вызывается с помощью кнопки выбора (эта кнопка находится справа от поля от).

В поле Основание увольнения указывается, на каком основании осуществляется увольнение сотрудника. Отметим, что формулировка, указанная в данном поле, должна строго соответствовать действующему законодательству. Например, если основанием для увольнения работника являлось его собственное заявление, то в данном поле нужно указать не По собственному желанию (это неофициальная формулировка), а Расторжение трудового договора по инициативе работника, пункт 3 статьи 77 ТК РФ. Иначе говоря, значение данного поля должно соответствовать записи, которая будет сделана в трудовой книжке работника. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике оснований для увольнения. Этот справочник по умолчанию включает в себя перечень наиболее распространенных оснований для увольнения работников, но при необходимости вы можете его дополнить или отредактировать. Для быстрого внесения изменений в справочник используйте кнопку выбора, которая находится справа от поля Основание увольнения.

В поле Документ основание с клавиатуры вводится название и, при необходимости – другие реквизиты документа, на основании которого осуществляется увольнение работника. Например, если сотрудник увольняется по собственной инициативе, то в данном поле можно ввести значение Личное заявление работника. Если же основанием для увольнения послужило другое событие (прогул, ненадлежащее исполнение служебных обязанностей, и др.), то в данном поле можно указать Служебная записка непосредственного начальника сотрудника, и т. д.

Если на предприятии принято согласовывать увольнение сотрудников с профсоюзными органами, то в полях Мотивированное мнение профсоюза от номер и дату документа, в котором изложена точка зрения профсоюза по данному вопросу.

В программе реализована возможность автоматического формирования не только приказа об увольнении сотрудника, но и записки-расчета по утвержденной форме № Т-61, на основании которой осуществляется полный расчет с работником. Сведения для этого документа вводятся в области Записка-расчет, которая находится внизу окна.

Вначале в соответствующих полях нужно указать порядковый номер записки-расчета и дату этого документа. Затем в полях За период работы с по указывается соответственно начальная и конечная даты интервала времени, за который производится расчет с сотрудником. В поле Использовано авансом с клавиатуры вводится количество дней отпуска, которое сотрудник использовал авансом (если такое имело место быть), а в поле Не использовано – количество неиспользованных дней отпуска. Отметим, что данный параметр программа может рассчитать автоматически – для этого нужно нажать расположенную справа кнопку Рассчитать.

Завершается ввод данных для приказа об увольнении и записки-расчета нажатием в данном окне кнопки Сохранить. После этого информация о приказе появится в карточке сотрудника на вкладке Приказы, где при необходимости можно отредактировать приказ и записку-расчет, а также вывести их на печать. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Если внизу окна установлен флажок печатать форму Т-8, то после нажатия кнопки Сохранить на экране отобразится окно выбора печатной формы документа, изображенное на рис. 2.92.

Рис. 2.92. Выбор печатной формы документа на увольнение сотрудника

Слева вверху данного окна представлен перечень документов, которые можно вывести на печать. В него включены: записка-расчет по установленной форме № Т-61, записка-расчет в соответствии с Приказом Министерства финансов РФ от 30.12.1998 г. № 148н, а также приказ об увольнении сотрудника по установленной форме № Т-6. Выбор документа для просмотра и печати осуществляется щелчком мыши на соответствующей позиции списка.

По умолчанию программа предлагает распечатать записку-расчет по форме № Т-61. Если вы хотите распечатать сразу все сформированные документы без их предварительного просмотра, нажмите в данном окне кнопку Напечатать все, после чего нажмите кнопку ОК в открывшемся окне настройки параметров печати. Чтобы сразу распечатать только текущий документ, нажмите кнопку Печать. Если же перед отправкой документа на принтер вы хотите просмотреть, как он будет выглядеть на странице бумаги – щелкните на нем мышью, и он откроется в окне предварительного просмотра. На рис. 2.93 показано окно предварительного просмотра приказа об увольнении сотрудника по установленной форме № Т-6.

Рис. 2.93. Приказ об увольнении работника по форме № Т-6

Для отправки документа на печать нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Печать. Если вы видите, что документ выглядит на странице не так, как вам хотелось бы – нажмите в инструментальной панели кнопку Поля, и в открывшемся окне выполните настройку параметров страницы.

После увольнения сотрудника он будет не удален из программы, а переместится в категорию Уволенные. При этом карточка сотрудника будет по-прежнему доступна для просмотра и редактирования.

Автоматизация других участков кадрового учета

После изучения приведенного выше материала мы уже знаем, как с помощью программы «Отдел кадров» осуществляется оформление основных кадровых событий. Далее поговорим о том, как средствами данной программы осуществляется автоматизация некоторых других участков кадрового учета.

Общий журнал приказов по кадровому учету

В программе «Отдел кадров» реализована возможность формирования и ведения общего журнала приказов по кадровому учету. Это позволяет в любой момент быстро найти требуемый приказ и открыть его для просмотра, редактирования или вывода на печать.

Чтобы войти в режим работы с общим журналом приказов, нужно в нижней части основного рабочего интерфейса программы (см. рис. 2.3) нажать кнопку Общий журнал приказов. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.94.

Рис. 2.94. Общий журнал приказов

В данном журнале хранятся все приказы по кадровому учету, сформированные в программе. Они заносятся сюда автоматически сразу после нажатия кнопки Сохранить в окне ввода и редактирования приказа. Содержимое журнала представлено на четырех вкладках, которые находятся слева вверху окна:

? Все приказы – на этой вкладке представлен полный перечень всех приказов по кадровому учету. Содержимое данной вкладки показано на рис. 2.94, именно она открывается по умолчанию при открытии общего журнала приказов.

? Основные приказы – на этой вкладке отобраны только приказы, которые считаются основными, а именно – приказы на прием сотрудников, перевод их на другую работу и на увольнение.

? Другие приказы – на данной вкладке представлен перечень всех приказов (на командировки, отпуска, поощрения, взыскания и др.), за исключением тех, которые находятся на вкладке Основные приказы.

? Произвольные документы – эта вкладка предназначена для хранения документов произвольной формы.

В верхней части окна находится область Фильтр, которая доступна на всех его вкладках. Находящиеся здесь параметры предназначены для настройки фильтра на отображаемые в окне данные. Эту возможность особенно удобно использовать при работе с большими объемами данных. В поле Тип документа из раскрывающегося списка можно выбрать тип документов, которые будут отображаться в списке (например, только приказы о предоставлении отпусков, или только приказы о приеме на работу, и т. д.).

В поле Сотрудник можно задать условие фильтра по сотруднику. В этом случае в списке отобразятся только приказы по сотруднику, который указан в данном поле (по аналогии с вкладкой Приказы карточки сотрудника). Требуемый сотрудник указывается в окне, которое вызывается нажатием кнопки выбора – его нужно будет выделить в списке щелчком мыши и нажать кнопку Выбрать.

В полях Введен с и Введен по можно указать соответственно начальную и конечную даты интервала времени, данные которого должны быть включены в отчет. Если заполнить только поле Введен с, то в списке отобразятся только документы, начиная с указанной даты и до сегодняшнего дня, а если заполнить только поле Введен по – в списке будут представлены документы, начиная с самого первого, и заканчивая указанной в данном поле датой.

Вы можете сформировать новый приказ непосредственно из общего журнала. Для этого нужно нажать кнопку Создать приказ, расположенную внизу окна – в результате на экране отобразится окно, которое представлено на рис. 2.95.

Рис. 2.95. Выбор типа документа и ввод его основных реквизитов

Это окно нам уже хорошо знакомо по предыдущим разделам: в нем указываются основные реквизиты создаваемого документа. Но обратите внимание – в данном случае в нем доступно для редактирования поле Тип документа. В этом поле из раскрывающегося списка нужно выбрать тип документа, который вы хотите сформировать (Прием, Увольнение, Отпуск, Отзыв из ежегодного отпуска, Снятие взыскания, и др.). После этого в соответствующих полях, как мы уже знаем, вводится порядковый номер документа в соответствии с действующей на предприятии нумерацией, и его дата. После нажатия в данном окне кнопки Продолжить на экране отобразится окно ввода и редактирования остальных реквизитов документа. Вид и состав данного окна зависит от выбранного типа документа. В целом порядок работы в этом окне мы уже хорошо знаем, поскольку изучили его на примере наиболее часто используемых приказов.

Чтобы удалить приказ из программы, выделите его в списке щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить приказ, расположенную справа от кнопки Создать приказ. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Общий журнал приказов можно распечатать. Для этого нажмите кнопку Печать, которая находится в левом нижнем углу окна – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.96.

Рис. 2.96. Отбор данных для печати

В данном окне можно настроить фильтр на включаемые в отчет данные. В поле Тип из раскрывающегося списка выбирается тип документа. Если в данном поле установлено значение Все, то на печать будут отправлены все имеющиеся в программе приказы. Если же здесь указать значение Основные, то распечатаны будут только документы, которые в окне журнала находятся на вкладке Основные, а если выбрать значение Другие, то на печать будут отправлены все документы, кроме тех, которые в журнале находятся на вкладке Основные.

В полях С даты и По дату указываются соответственно начальная и конечная даты интервала времени, документы которого должны быть включены в отчет.

После нажатия в данном окне кнопки Печать на экране отобразится окно выбора печатной формы документа (рис. 2.97).

Рис. 2.97. Печатная форма журнала регистрации приказов по кадрам

Отметим, что выбора как такового в данном окне не будет – программа предлагает к печати только один вид документа: Журнал регистрации приказов по кадрам. Чтобы отправить его на печать, нажмите кнопку Печать, которая находится в левой части окна. Если же вы хотите просмотреть, как будет выглядеть документ на листе бумаги в распечатанном виде – щелкните на нем мышью. В результате на экране откроется уже знакомое нам окно предварительного просмотра документа, в котором будет представлена печатная форма журнала (рис. 2.98).

Рис. 2.98. Печатная форма журнала регистрации приказов по кадрам

Как видно на рисунке, в журнале регистрации приказов по кадрам для каждого документа в соответствующих колонках отображается следующая информация: порядковый номер в списке, дата формирования документа (или вступления его в силу), номер приказа в соответствии с действующим на предприятии порядком нумерации документов, должность и ФИО работника, подписавшего приказ (как правило, это руководитель предприятия), а также краткое содержание приказа (о чем приказ, по каким сотрудникам, и т. п.).

Чтобы отправить документ на принтер, нажмите кнопку Печать, которая находится в левом верхнем углу окна.

Графики отпусков сотрудников предприятия

На каждом предприятии должен вестись график отпусков сотрудников предприятия. Это необходимо с целью планирования деятельности предприятия и недопущения ситуации, когда, например, все одновременно сотрудники какого-то отдела оказываются в отпуске, или когда одновременно уходят в отпуск сотрудники, которые должны заменять друг друга, и т. п. Рассмотрим, как осуществляется формирование и ведение графика отпусков в программе «Отдел кадров».

Переход в режим работы с отпусками осуществляется с помощью кнопки График отпусков, которая находится внизу основного рабочего интерфейса программы (см. рис. 2.3). При нажатии данной кнопки на экране открывается окно, которое показано на рис. 2.99.

Рис. 2.99. Планирование отпусков сотрудников предприятия

Структура данного окна такова: слева вверху отображается список сформированных ранее графиков отпусков. Справа вверху расположены параметры настройки фильтра на отображаемые данные (можно установить фильтр по сотруднику или по позиции штатного расписания). В нижней части окна в области Работа с графиком отображается содержимое графика, на котором в списке графиков установлен курсор.

В общем случае алгоритм действий при формировании графика отпусков выглядит так: вначале формируется сам график, после чего в него включаются позиции. Каждая позиция содержит сведения о планируемом отпуске конкретного сотрудника.

Чтобы создать новый график отпусков, нажмите кнопку Создать новый, которая находится под списком графиков. В результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 2.100.

Рис. 2.100. Создание графика отпусков

В данном окне вводятся основные сведения о создаваемом графике. В поле Номер графика вводится порядковый номер графика, а в поле Дата составления из раскрывающегося списка выбирается дата его формирования. В поле На год с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика указывается год, в течение которого будет действовать создаваемый график, а в поле Дата утверждения указывается дата утверждения графика руководством предприятия.

В поле Организация отображается наименование организации, с которой в данный момент ведется работа, следовательно – в которой будет действовать сформированный график отпусков. Такие параметры, как должность и ФИО руководителя предприятия, а также должность и ФИО руководителя кадровой службы заполняются автоматически в соответствии со значением поля Организация: необходимые сведения берутся из карточки организации (см. рис. 2.2), которая заполняется при вводе в программу сведений об организации.

Если кадровая политика предприятия предусматривает согласование графика отпусков с профсоюзной организацией, то в полях Мнение профсоюзного органа от и № указывается соответственно дата и номер документа, в котором зафиксировано решение профсоюзного органа по данному вопросу.

Завершается ввод основных сведений о графике отпусков нажатием в данном окне кнопки Сохранить. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Если впоследствии потребуется изменить основные реквизиты графика отпусков, то для этого нужно дважды щелкнуть мышью на соответствующей позиции списка. В результате на экране откроется окно редактирования, которое полностью идентично окну ввода (см. рис. 2.100), в котором выполняются необходимые корректировки.

Для удаления графика из списка выделите его щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить. При этом нужно соблюдать осторожность, так как программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Чтобы заполнить график позициями, нужно выделить его в списке щелчком мыши и нажать в нижней части окна кнопку Добавить сотрудника или Добавить подразделение. При добавлении сотрудника на экране открывается окно, которое показано на рис. 2.101.

Рис. 2.101. Добавление сотрудника в график отпусков

В данном окне в поле Сотрудник нужно указать сотрудника, который включается в график. Для этого нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделите требуемого сотрудника щелчком мыши и нажмите кнопку Выбрать. После этого автоматически заполнится поле Место работы – в нем отобразится название должности, которую занимает данный сотрудник. После нажатия в данном окне кнопки Создать в графике отпусков появится позиция для данного сотрудника. Чтобы перейти к планированию его отпуска, нужно дважды щелкнуть мышью на этой позиции (о дальнейших действиях мы расскажем чуть позже).

Если вы хотите сформировать график отпусков для всех сотрудников какого-либо подразделения, то нажмите кнопку Добавить подразделение. При этом на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.102.

Рис. 2.102. Добавление в график сотрудников подразделения

В данном окне в поле Подразделение нужно из раскрывающегося списка выбрать название структурного подразделения предприятия, сотрудников которого нужно включить в график отпусков. После нажатия в данном окне кнопки Создать для каждого сотрудника в графике будет создана отдельная позиция.

Как мы уже отмечали чуть выше, чтобы приступить к планированию отпуска сотрудника, нужно дважды щелкнуть на соответствующей позиции списка мышью. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.103.

Рис. 2.103. Планирование отпуска сотрудника

В данном окне осуществляется ввод и редактирование сведений об отпуске сотрудника. В верхней части окна отображается ФИО сотрудника, название структурного подразделения предприятия, в котором он работает, а также название занимаемой им должности. Эти данные показываются справочно и не редактируются.

В поле Количество дней отпуска с клавиатуры или с помощью кнопок счетчика указывается планируемое количество дней отпуска сотрудника в данном году. В поле Запланированная дата указывается дата, с которой по плану у сотрудника должен начаться отпуск. Что касается поля Фактическая дата, то оно заполняется либо в случае, когда приходится заранее откорректировать запланированную дату начала отпуска, либо после того, как сотрудник ушел в отпуск – в соответствии с реальной датой начала его отпуска. Отметим, что порядок заполнения поля Фактическая дата может определяться спецификой постановки кадрового учета на конкретном предприятии.

Иногда могут возникать ситуации, когда отпуск сотрудника приходится переносить на другой срок. Это может быть обусловлено, например, производственной необходимостью, форс-мажорными обстоятельствами, временной нетрудоспособностью работника, который должен был замещать ушедшего в отпуск сотрудника, и т. д. В этом случае в поле Основание перенесения отпуска нужно с клавиатуры ввести причину или основание перенесения отпуска, а в поле Дата предполагаемого отпуска указать предполагаемую дату начала перенесенного отпуска.

В поле Примечание при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к отпуску данного сотрудника. здесь можно указать, например, информацию о работнике, который будет замещать ушедшего в отпуск сотрудника, или координаты, по которым сотрудника можно будет найти во время отпуска, либо иные сведения, которым не нашлось места в других полях данного окна.

Завершается планирование отпуска сотрудника нажатием в данном окне кнопки Сохранить. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Чтобы удалить сотрудника из графика отпусков (например, по причине его увольнения, либо в других случаях), нужно выделить его в списке щелчком мыши и нажать кнопку Удалить сотрудника. При этом нужно действовать внимательно и осторожно, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления, а сразу удаляет сотрудника из графика без возможности восстановления. Аналогичным образом с помощью кнопки Удалить всех можно быстро очистить график отпусков от всех позиций (опять же, подтверждение удаления программа не запрашивает).

Чтобы распечатать график отпусков сотрудников, нажмите кнопку Печать, которая находится в левом нижнем углу окна. При этом на экране откроется уже знакомое нам окно выбора печатной формы документа (рис. 2.104).

Рис. 2.104. Выбор печатной формы графика отпусков

В данном окне вы можете выбрать один из двух видов документа: график отпусков сотрудников по утвержденной форме № Т-7, или такой же график с сортировкой сотрудников по ФИО. Требуемый вариант выбирается щелчком мыши на соответствующей позиции в левом верхнем углу окна.

Вы можете сразу отправить на принтер оба вида документа – для этого нажмите кнопку Напечатать все. Чтобы сразу распечатать только тот документ, который открыт в окне, нажмите копку Печать. Если же вы перед отправкой документа на печать хотите посмотреть, как он будет выглядеть в печатном виде на листе бумаги – откройте окно предварительного просмотра, просто щелкнув мышью на этом документе. На рис. 2.105 показано окно предварительного просмотра графика отпусков по форме № Т-7.

Рис. 2.105. График отпусков сотрудников предприятия

При необходимости вы можете перейти в режим редактирования печатной формы документа с помощью кнопки Правка, или в режим просмотра и редактирования параметров страницы с помощью кнопки Поля. Чтобы отправить документ на печать, нажмите кнопку Печать, которая находится в инструментальной панели данного окна.

Формирование отчетности по кадровому учету

Ведение кадрового учета подразумевает не только оформление кадровых событий и планирование использования трудовых ресурсов, но и формирование отчетности по кадровому учету. В программе «Отдел кадров» реализованы широкие функциональные возможности по настройке, формированию и выводу на печать самых разных отчетных форм, и именно этой теме посвящен заключительный раздел данной главы.

Для перехода в режим формирования отчетности нужно в основном рабочем окне программы (см. рис. 2.3) нажать кнопку Отчеты. При этом на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.106.

Рис. 2.106. Выбор отчета для формирования

В верхней части данного окна представлен список отчетов по кадровому учету, которые можно сформировать в программе «Отдел кадров». Чтобы выбрать отчет для формирования, нужно выделить его в списке щелчком мыши. После этого в поле Номер отчета с клавиатуры вводится номер отчета (данное поле не является обязательным для заполнения), а в поле Дата формирования из раскрывающегося списка выбирается дата, по состоянию на которую должен быть сформирован отчет.

В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному отчету. Например, здесь можно указать причину формирования отчета, кратко охарактеризовать включаемые в отчет данные, и т. д.

Для перехода к следующему этапу нужно нажать в данном окне кнопку Продолжить. Если перед этим был установлен флажок вывести на экран, то после нажатия данной кнопки на экране отобразится окно выбора печатной формы отчета. При снятом данном флажке отобразится окно, которое показано на рис. 2.107.

Рис. 2.107. Список отчетов

В данном окне представлен список всех сформированных отчетов. Слева вверху окна находится несколько вкладок, которые перечислены ниже.

? Все – на данной вкладке представлены все имеющиеся в программе отчеты. Именно эта вкладка открывается по умолчанию при открытии данного окна.

? Произвольные отчеты – здесь представлен перечень отчетов произвольной формы.

? Стандартные отчеты – на данной вкладке содержится перечень стандартных отчетов: список сотрудников в отпуске, список работающих сотрудников, отчет по больничным, список штатных сотрудников, и т. д. Эти отчеты являются наиболее востребованными у большинства кадровых работников.

? Статистические отчеты – здесь содержатся отчеты статистического характера: список работников мужского пола, список работников женского пола, список детей сотрудников, отчет о соотношении категорий персонала, отчет о соотношении должностей, и т. д.

? Воинский учет – на данной вкладке содержатся отчеты о воинском учете сотрудников предприятия.

После нажатия в окне, изображенном на рис. 2.106, кнопки Продолжить сформированный отчет появится в конце списка на двух вкладках: на вкладке Все и на той вкладке, которая соответствует данному отчету. Чтобы получить печатную форму отчета, нужно дважды щелкнуть на нем мышью – в результате откроется окно, которое показано на рис. 2.108.

Рис. 2.108. Пример сформированного отчета

Чтобы сразу распечатать отчет, нажмите кнопку Печать, а чтобы открыть его в окне предварительного просмотра – щелкните на нем мышью. На рис. 2.109 в окне предварительного просмотра показан тот же отчет, что и на рис. 2.108.

Рис. 2.109. Список сотрудников предприятия по отделам в окне предварительного просмотра

Чтобы отправить отчет на принтер, нужно в инструментальной панели данного окна нажать кнопку Печать.

В программе реализована возможность быстрого формирования отчета о днях рождения сотрудников предприятия. Чтобы получить такой отчет, нужно в окне списка отчетов (см. рис. 2.107) нажать кнопку Дни рождения, расположенную в левой части окна. При этом откроется окно настройки параметров отчета, изображенное на рис. 2.110.

Рис. 2.110. Настройка отчета о днях рождения сотрудников

Вы можете сформировать отчет о днях рождения как за весь год, так и за любой месяц. В первом случае нужно установить переключатель в положение год, во втором – в положение месяц и в расположенном справа раскрывающемся списке выбрать название месяца. Таким образом, вы можете в конце каждого месяца быстро получать отчет о днях рождения сотрудников в ближайшем месяце: с одной стороны, это позволит не забыть о предстоящих днях рождения, а с другой – заблаговременно к ним подготовиться (если в компании принято чествовать именинников).

После нажатия в данном окне кнопки Показать будет сформирован отчет о днях рождения сотрудников. Пример такого отчета показан на рис. 2.111.

Рис. 2.111. Отчет о днях рождения сотрудников

Здесь показан отчет о днях рождения на весь предстоящий год. Как видно на рисунке, все дни рождения сгруппированы по месяцам, что повышает наглядность представления данных и улучшает читабельность отчета.

Что касается остальных отчетов по кадровому учету, то большинство из них формируется примерно по такому же алгоритму, который был рассмотрен ранее (см. рис. 106, 107, 108 и 109).

Глава 4. Программа «Кадры SB»

В данной главе мы познакомимся еще с одним популярным продуктом, предназначенным для автоматизации кадрового учета. Эта программа называется «Кадры SB», она создана российской компанией ООО «Софт СБ» и распространяется условно-бесплатно. Демонстрационную версию программы можно скачать на сайте разработчика по адресу www .softsb .ru, к скачиванию предлагается инсталляционный пакет объемом около 7,5 Мб.

Отметим, что для работы программы необходимо наличие Firebird версии 1.0.3 или выше. Если на компьютере ее нет, то в процессе инсталляции программы нужно положительно ответить на запрос относительно установки Firebird (требуемый дистрибутив входит в комплект поставки программы). При установке Firebird нужно будет выбрать вариант Full installation of server and development tools (он предлагается по умолчанию).

Демонстрационная версия программы не имеет ограничений по времени, но ограничена по функциональности. В частности, в ней отсутствует большинство выходных форм, модуль экспорта данных, генератор отчета и модуль формирования документов Word. Но в качестве примера демонстрационная версия позволяет получить приказ о приеме на работу и телефонный справочник.

После установки программы в меню Пуск будет сформирована программная папка «Кадры SB», а на Рабочем столе появится ярлык для запуска программы.

Назначение и функциональные возможности программы

Программа «Кадры SB» представляет собой современный многофункциональный продукт, позволяющий автоматизировать все основные участки кадрового учета. Возможности программы предусматривают решение перечисленных ниже задач.

? Комплексное ведение кадрового учета в строгом соответствии с требованиями действующего трудового законодательства и иных нормативных документов.

? Формирование и ведение карточек сотрудников с указанием всех необходимых данных: сведения о работе, семейном положении и составе семьи, трудовом стаже и выслуге лет, образовании, повышении квалификации, и др.

? Оформление основных кадровых событий: прием на работу и увольнение с работы, отпуска, командировки сотрудников, переводы на другую работу, поощрения и взыскания, и т. д.

? Ведение кадрового учета в разрезе иерархической многоуровневой структуры предприятия, причем количество вложенных уровней не ограничено и определяется только спецификой конкретного предприятия. Это позволяет, в частности, детализировать учет не только по структурным подразделениям предприятия, но и по его филиалам, каждый из которых, в свою очередь, будет включать в себя все необходимые подразделения и отделы.

? Ведение учета вакансий, а также кандидатов на замещение вакантных должностей, что избавляет от необходимости пользоваться для этого другими программными продуктами.

? Ведение учета листков временной нетрудоспособности, выданных сотрудникам предприятия, и формирование разнообразной отчетности по больничным листам с выгрузкой данных в формат Excel.

? Формирование и ведение кадровой документации (приказы, записки и др.) по формам, утвержденным действующим законодательством.

? Настройка, формирование и вывод на печать самой разнообразной отчетности по кадровому учету – как регламентированной, так и произвольных форм.

? Возможность самостоятельного формирования отчетов на основании SQL-запросов.

? Экспорт базы данных в следующие форматы: MS Access, Dbase, Файл БД CSV, ASCII, Paradox.

? Эксплуатация программы одновременно несколькими пользователями в составе локальной (корпоративной) сети.

? Настройка и разграничение прав пользователей на доступ к информации, что позволяет предотвратить ее несанкционированное и неквалифицированное использование и редактирование.

? Формирование и ведение штатного расписания предприятия, с возможностью детализации его по структурным подразделениям предприятия и выгрузкой данных в Excel.

Помимо перечисленных, с помощью программы «Кадры SB» можно решать и другие задачи, наличие которых обусловлено особенностями организации кадрового учета на конкретном предприятии.

Пользовательский интерфейс и инструментарий программы

Характерной особенностью программы «Кадры SB» является то, что она обладает удобным, наглядным и интуитивно понятным пользовательским интерфейсом, а также очевидным и удобным инструментарием. Тем самым она выгодно отличается от многих конкурирующих продуктов.

После запуска программы на экране отобразится окно, в котором некоторое время будет демонстрироваться информация о ходе загрузки. После загрузки отобразится основной рабочий интерфейс программы, который показан на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Главное окно программы «Кадры SB»

На рисунке видно, что по своей структуре программа «Кадры SB» является типичным Windows-приложением. В верхней части главного окна, сразу под его заголовком, находится главное меню, команды которого предназначены для выбора режимов работы и активизации соответствующих функций. Отметим, что главное меню является основным рабочим инструментом программы.

Под главным меню находится несколько инструментальных панелей, кнопки которых дублируют некоторые команды главного меню и предназначены, главным образом, для облегчения доступа к наиболее востребованным функциям программы. Названия кнопок инструментальных панелей отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши. Вы можете самостоятельно убрать из интерфейса те из них, которыми пользоваться не намерены: для управления отображением инструментальных панелей предназначены команды подменю Настройки ? Настройка панелей быстрого доступа.

Под инструментальными панелями расположена панель выбора режима работы. Она содержит четыре кнопки – Штатные, Вакансии, Претенденты и Уволенные. Кнопка Штатные предназначена для перехода в режим работы со штатными сотрудниками предприятия (этот режим предлагается по умолчанию, он показан на рис. 3.1), кнопка Вакансии – для работы со списком имеющихся вакансий. С помощью кнопки Претенденты осуществляется переход в режим работы со списком кандидатов на замещение вакантных должностей. Что касается кнопки Уволенные, то она предназначена для перехода к списку уволенных сотрудников (отметим, что уволенные сотрудники не удаляются из программы, а хранятся в отдельном списке).

В левой части окна отображается иерархическая структура филиалов, отделов и подразделений предприятия. В правой части отображается список сотрудников, вакансий, кандидатов или уволенных работников (в зависимости от текущего режима работы), относящийся к тому подразделению предприятия, на котором в списке установлен курсор. Отметим, что содержимое правой части (эту часть интерфейса мы будем дальше называть рабочей областью) может быть представлено в виде формы, изображенной на рис. 3.1, либо в виде списка. Переключение режимов отображения осуществляется с помощью кнопки, расположенной внизу окна. На рис. 3.1 эта кнопка называется Таблица и предназначена для переключения в табличный режим представления данных, а при работе в табличном режиме она называется Форма и предназначена для возврата в режим отображения формы.

В нижней части окна, вдоль его нижней границы, находится строка состояния. Этот элемент не несет функциональной нагрузки и выполняет лишь информационные функции: здесь отображаются сведения о текущем режиме работы, различные подсказки, и т. д.

Нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню, некоторые команды которого дублируют соответствующие команды главного меню и кнопки инструментальной панели. Отметим, что содержимое контекстного меню может зависеть от текущего режима работы.

Настройка программы и подготовка ее к работе

Начинать работу с программой рекомендуется с настройки ее параметров. Несмотря на то, что предложенные по умолчанию параметры являются оптимальными для большинства пользователей, иногда приходится их редактировать. Кроме этого, необходимо ввести в программу некоторые сведения о предприятии, от имени которого она будет эксплуатироваться. С этого мы и начнем процесс подготовки программы к работе.

Ввод данных о предприятии

Чтобы ввести в программу сведения о собственном предприятии, нужно выполнить команду главного меню Настройки ? Характеристики предприятия. При активизации данной команды на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Ввод и редактирование данных о предприятии

Как видно на рисунке, данное окно состоит из двух вкладок. Рассмотрим содержимое каждой из них.

На вкладке Настройки предприятия (организации) вводятся все основные сведения о предприятии, от имени которого будет эксплуатироваться программа. В соответствующих полях с клавиатуры вводится полное и сокращенное его наименование, а также варианты склонений названия в разных падежах.

Если данное предприятие подчиняется какой-то вышестоящей организации или ведомству, в соответствующих полях с клавиатуры нужно ввести название этой организации (ведомства). Помимо прочего, эти данные будут отображаться в некоторых отчетных формах.

Если на предприятии работают сотрудники, имеющие статус научного или научно-педагогического работника, то нужно установить соответствующий флажок. Дело в том, что в этом случае кадровый учет будет иметь свои особенности, к которым программа будет адаптирована после установки данного флажка.

В области Юридический адрес вводятся сведения о юридическом адресе организации, по которому она зарегистрирована. В соответствующих полях с клавиатуры вводится название области, населенного пункта, улицы, дома, и прочие сведения.

В полях Факс и Телефон нужно ввести соответственно номер факса и телефона организации.

При наличии у предприятия собственного логотипа (фирменного знака) его можно указать в соответствующем поле. Для этого нужно нажать кнопку Логотип, после чего в открывшемся окне указать путь к файлу логотипа. Чтобы удалить логотип из карточки, нажмите кнопку Удалить.

Содержимое вкладки Список руководителей показано на рис. 3.3.

Рис. 2.3. Ввод и редактирование данных об ответственных лицах предприятия

Как нетрудно догадаться, на данной вкладке осуществляется ввод, просмотр и редактирование данных об ответственных лицах предприятия. Как минимум, нужно ввести сведения о руководителе предприятия, главном бухгалтере и начальнике кадровой службы. Это обусловлено тем, что руководитель предприятия подписывает и утверждает все приказы и прочие распорядительные документы кадрового учета, начальник кадровой службы отвечает за подготовку и разработку этих документов, а главный бухгалтер несет ответственность за правильность расчетов (например, расчет отпускных, командировочных, выходного пособия, и т. д.).

Фамилии, имена и отчества должностных лиц предприятия вводятся в соответствующих полях с клавиатуры, а название должности выбирается из соответствующего раскрывающегося списка.

Завершается ввод данных о предприятии и его должностных лицах нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Формирование организационной структуры предприятия

После того как введены основные сведения о предприятии, нужно сформировать его организационную структуру, введя необходимые данные по подразделениям и отделам. Отметим, что в программе «Кадры SB» структура предприятия имеет иерархический вид. Верхним уровнем иерархии является наименование предприятия, а нижестоящими уровнями – подразделения и отделы, причем в подчинении подразделений могут находиться и подразделения, и отделы, а у отделов подчиненных уровней быть не может.

Чтобы перейти в режим формирования организационной структуры предприятия, нужно выполнить команду главного меню Настройки ? Настройка структуры предприятия. При активизации данной команды на экране отображается окно, которое показано на рис. 3.4.

Рис. 3.4. Формирование организационной структуры предприятия

В левой части данного окна отображается структура предприятия. В самом начале использования программы структура будет включать в себя только одну, верхнюю позицию иерархии – краткое наименование предприятия в соответствии с тем, как оно было ранее указано в карточке предприятия в сокращенном варианте (см. рис. 3.2). В правой части окна отображаются сведения о руководителе подразделения и отдела, на котором в списке установлен курсор (если выбран нижестоящий отдел, то будет показана информация и по этому отделу, и по вышестоящему подразделению).

Чтобы добавить в структуру новое подразделение, щелкните правой кнопкой мыши на той позиции иерархии, в подчинении которой это подразделение должно находиться, и в открывшемся контекстном меню выполните команду Добавить подразделение. В результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 3.5.

Рис. 3.5. Ввод и редактирование данных о подразделении

В соответствующих полях данного окна с клавиатуры вводится полное и сокращенное название структурного подразделения предприятия, а также ФИО его руководителя. Отметим, что вы можете ввести полное наименование в автоматическом режиме – если оно будет таким же, как и сокращенное наименование. Для этого нужно ввести сокращенное наименование подразделения и нажать расположенную справа кнопку Скопировать сокращенное наименование в полное наименование (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши).

В поле Примечание при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному подразделению: телефон, адрес, номер офиса, график работы, и т. п.

Введенные данные будут сохранены после нажатия в данном окне кнопки ОК. При нажатии кнопки Отмена окно будет закрыто без сохранения изменений.

Чтобы добавить в структуру предприятия новый отдел, щелкните правой кнопкой мыши на той позиции иерархии, в подчинении которой этот отдел должен находиться, и в открывшемся контекстном меню выполните команду Добавить отдел. В результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 3.6.

Рис. 3.6. Ввод и редактирование параметров отдела

Вначале нужно ввести полное и сокращенное название отдела, а затем – ФИО и должность его руководителя. Полное наименование можно сгенерировать автоматически – если оно будет таким же, как и сокращенное наименование. Для этого нужно ввести сокращенное наименование подразделения и нажать расположенную справа кнопку Скопировать сокращенное наименование в полное наименование (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши).

В поле Примечание при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительные характеристики отдела – по аналогии с тем, как это делается для подразделений.

Для сохранения введенных данных нажмите кнопку ОК. Чтобы выйти из данного режима без сохранения изменений, нажмите кнопку Отмена.

Впоследствии можно отредактировать введенные ранее данные как по подразделению, так и по отделу. Для перехода в режим редактирования подразделения нужно щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Изменить параметры подразделения. Аналогичным образом с помощью команды Изменить параметры отдела осуществляется переход в режим редактирования отдела. При этом на экране открывается окно, которое полностью идентично окну ввода, в котором и выполняются требуемые корректировки.

Чтобы удалить подразделение из организационной структуры предприятия, щелкните правой кнопкой мыши на соответствующей позиции иерархии и выполните команду контекстного меню Удалить подразделение. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления. Учтите, что можно удалять только те подразделения, которые не имеют подчиненных уровней (в противном случае программа выдает информационное сообщение о невозможности операции удаления). Если же нужно удалить подразделение, имеющее в подчинении другие подразделения или отделы, то вначале нужно удалить все подчиненные уровни, и только потом – само подразделение.

Чтобы удалить отдел, щелкните на нем правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выполните команду Удалить отдел, после чего подтвердите удаление.

Персональные настройки программы

Персональные настройки программы определяют некоторые режимы ее работы для конкретного пользователя. Чтобы перейти к этим настройкам, нужно выполнить команду главного меню Настройки ? Персональные настройки. При активизации данной команды на экране открывается окно, которое показано на рис. 3.7.

Рис. 3.7. Персональные настройки программы

В данном окне с помощью установки флажка Запускать программу в максимальном размере окна можно включить режим, при котором после запуска программы ее главный интерфейс будет автоматически раскрыт на весь экран. При снятом данном флажке интерфейс будет показан не в полный размер экрана. По умолчанию данный параметр отключен.

В программе реализована возможность автоматического напоминания о предстоящих днях рождения сотрудников. Этот механизм особенно актуален в компаниях, где принято чествовать именинников, что в настоящее время не редкость. Информация о предстоящих днях рождения берется из карточки сотрудника, в которой указана дата его рождения. Чтобы программа автоматически напоминала о таких событиях, установите флажок Предупреждать о днях рождения работников, который по умолчанию снят.

Аналогичным образом с помощью флажков Предупреждать о выходе работников из отпуска и Предупреждать о уходе работников в отпуск можно включить режимы автоматического напоминания о соответствующих предстоящих событиях. Это бывает очень важно для того, чтобы заблаговременно найти работника, который будет временно исполнять обязанности ушедшего в отпуск коллеги, а также – чтобы заранее знать о предстоящем выходе сотрудника из отпуска.

Если в данном окне установлен флажок Включать показ фотографий, то в карточке сотрудника будет предусмотрено место для его фотографии (как на рис. 3.1). При снятом данном флажке область фотографии будет отсутствовать. Отметим, что эту настройку можно менять также непосредственно в главном окне программы с помощью команд контекстного меню Включить показ фотографий и Выключить показ фотографий.

С помощью переключателя Запускать программу, который расположен в правом верхнем углу окна, выбирается режим просмотра данных в рабочей области главного интерфейса программы. Если он установлен в положение Просмотр в режиме форма, то рабочая область будет выглядеть так, как показано на рис. 3.1 (этот вариант используется в программе по умолчанию). Если же переключатель установлен в положение Просмотр в режиме таблица, то данные в рабочей области будут представлены в виде таблицы. Отметим, что режим представления данных можно изменять и в главном окне программы – для этого предназначена кнопка Форма/Таблица (она меняет свое название в зависимости от текущего режима представления данных, мы о ней говорили выше, в разделе «Пользовательский интерфейс и инструментарий программы), расположенная внизу окна.

В области настроек Будильник можно настроить параметры встроенного в программу механизма напоминания о тех или иных событиях. С их помощью вы можете сделать так, что специальный звуковой сигнал (например, звонок) будет напоминать вам о наступлении обеденного перерыва и окончании рабочего дня. Для этого нужно установить флажок Включить, после чего в расположенных справа полях указать время начала обеденного перерыва и окончания рабочего дня (требуемые значения можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью кнопок счетчика). В поле Файл звонка указывается путь к звуковому файлу, который будет автоматически воспроизводиться при наступлении указанного времени. Для заполнения данного поля нужно нажать расположенную в его конце кнопку, после чего в открывшемся окне указать путь к требуемому файлу, выделить его щелчком мыши и нажать кнопку Открыть.

С помощью кнопки Тест вы можете прослушать, как будет звучать выбранный файл. Если он проигрывается слишком долго, повторно нажмите данную кнопку (теперь она будет называться Стоп) для прекращения воспроизведения. Кстати, продолжительность звукового сигнала в секундах указывается в поле Длительность звонка.

Все изменения, выполненные в окне настройки персональных параметров, вступают в силу только после нажатия в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Системные настройки программы

Больше всего настроечных параметров находится в системных настройках программы. Именно здесь выполняется настройка большинства функций и режимов работы программы. Для перехода к системным настройкам нужно выполнить команду главного меню Настройки ? Предварительные установки, при активизации которой на экране открывается окно, изображенное на рис. 3.8.

Рис. 3.8. Системные настройки программы, вкладка Программа

Как видно на рисунке, данное окно состоит из нескольких вкладок. На этих вкладках сгруппированы однотипные, сходные по назначению и функциональности параметры настройки. Далее приводится описание наиболее востребованных из них.

На вкладке Программа, содержимое которой показано на рис. 3.8, содержатся параметры общего характера, определяющие концептуальную направленность использования программы. С помощью переключателя Рабочая неделя выбирается продолжительность рабочей недели, возможные варианты – Пятидневная и Шестидневная. В соответствии с выбранным здесь значением программа будет планировать рабочее время на предприятии.

Возможности программы предусматривают автоматический расчет больничных в часах или в днях. Требуемый вариант выбирается с помощью переключателя Расчет больничных производить, которому по умолчанию не присвоено ни одно из значений. Поэтому, если вы планируете рассчитывать больничные в автоматическом режиме, перед тем как приступить к эксплуатации программы, установите этот переключатель в требуемое положение.

Программа может рассчитывать сумму, причитающуюся к выплате работнику по листку временной нетрудоспособности, исходя из «голого» оклада, либо на основании и оклада, и применяемых к нему надбавок. Требуемый вариант выбирается с помощью переключателя В расчет больничных включать, который может принимать одно из двух положений: Только оклад или Оклад+все надбавки. По умолчанию переключатель не имеет никакого значения, поэтому автоматический расчет сумм по листкам временной нетрудоспособности будет возможен только после выбора варианта расчета.

Настройка расчета отпусков осуществляется с помощью параметров, находящихся в области В расчет отпуска. Если здесь установлен флажок Субботу считать как рабочий день, то все субботы, попадающие в отпускной период времени, будут считаться рабочими. Отметим, что данный вариант имеет смысл использовать, если переключатель Рабочая неделя установлен в положение Шестидневная. Аналогичным образом с помощью флажка Воскресенье считать как рабочий день можно включить режим, при котором воскресные дни, приходящиеся на отпуск, будут считаться рабочими днями. По умолчанию флажок Субботу считать как рабочий день установлен, а Воскресенье считать как рабочий день – снят. Порядок использования этих параметров зависит от особенностей организации кадрового и бухгалтерского учета на конкретном предприятии.

В поле Путь к хранилищу копий документов указывается путь, по которому программа будет сохранять копии сформированных в программе документов. По умолчанию предлагается сохранять их в корневой каталог диска C, что не всегда удобно. Чтобы изменить значение данного поля, нажмите кнопку, которая находится в его конце, и в открывшемся окне Обзор папок по обычным правилам работы с Windows укажите требуемый каталог.

Многие отчеты, которые можно сформировать в программе «Кадры SB», выгружаются в файлы Word-формата. По умолчанию для отображения этих отчетов будет использоваться размер шрифта, который указан в поле Шрифт MS Word по умолчанию. Изменить значение данного поля (по умолчанию предлагается использовать шрифт 12-го размера) можно как с клавиатуры, так и с помощью кнопок счетчика.

В поле Количество дней командировки можно указать количество дней, которое будет по умолчанию подставляться в соответствующие поля при оформлении командировок сотрудников. По умолчанию в данном поле предлагается использовать значение 3.

Содержимое вкладки Приказы показано на рис. 3.9.

Рис. 3.9. Системные настройки программы, вкладка Приказы

На данной вкладке осуществляется настройка нумерации приказов, а также других кадровых документов: отпускных и увольнительных записок, командировочных удостоверений, а также служебных записок. При создании каждого нового документа перечисленных типов программа будет автоматически присваивать ему порядковый номер в соответствии с настройками, выполненными на данной вкладке.

В поле Нумерация указывается номер, с которого должна начинаться нумерация документов, а в поле Аббревиатура можно ввести префикс, который будет автоматически добавляться к номеру документа. Это удобно для того, чтобы быстро идентифицировать тип документа в общих списках документации. Например, если для командировочного удостоверения в поле Аббревиатура ввести значение КУ, то порядковые номера командировочных удостоверений будут выглядеть так: 1-КУ, 2-КУ, 3-КУ, и т. д. по такому же принципу формируются префиксы и прочих типов документов.

На вкладке Праздники, содержимое которой показано на рис. 3.10, формируется перечень праздничных дней, которые в кадровом учете будут приравнены к выходным дням.

Рис. 3.10. Системные настройки программы, вкладка Праздники

По умолчанию на данной вкладке представлен перечень праздничных дней, определенных соответствующими нормативными и законодательными документами Российской Федерации. Вы можете отредактировать его в соответствии с внутренним трудовым распорядком на предприятии. Чтобы добавить в список новый праздничный день, нужно нажать кнопку Добавить – в результате содержимое вкладки Праздники будет выглядеть так, как показано на рис. 3.11.

Рис. 3.11. Добавление праздника

В правой части вкладки в поле Название праздника нужно с клавиатуры ввести произвольное название праздника. В поле Месяц из раскрывающегося списка выбирается месяц года, а в поле Число – число этого месяца, на которое приходится праздничный день. Завершается ввод праздника нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Аналогичным образом осуществляется редактирование информации о праздничном дне: для этого нужно выделить его в списке курсором и нажать в правой части вкладки (см. рис. 3.10) кнопку Изменить, после чего в открывшихся полях (см. рис. 3.11) внести требуемые корректировки.

Чтобы удалить праздничный день из таблицы, выделите его щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления. Учтите, что удаленный праздничный день программа включит в число рабочих дней, что найдет свое отражение в табеле учета рабочего времени, производственном календаре, а также других участках кадрового учета.

На вкладке Табель, содержимое которой показано на рис. 3.12, осуществляется настройка параметров, в соответствии с которыми программа будет формировать табель учета рабочего времени.

Рис. 3.12. Системные настройки программы, вкладка Табель

На данной вкладке путем установки соответствующих флажков нужно указать, что программа должна суммировать в табеле как отработанное время, и что – как неявки. На рис. 3.12 показаны варианты, которые используются в программе по умолчанию. Что касается сокращений, то их расшифровка приведена в таблице 1.

Таблица 1. Перечень сокращений согласно постановлению Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 г.

Что касается настройки конфигурации табеля, то она осуществляется на вкладке Конфигурация табеля, содержимое которой показано на рис. 3.13.

Рис. 3.13. Системные настройки программы, вкладка Конфигурация табеля

В соответствующих полях, расположенных в верхней части вкладки, указываются ФИО и должности сотрудника, ответственного за составление табеля, и работника кадровой службы. Требуемые значения вводятся с клавиатуры. После этого с помощью переключателя Сортировка создания табеля нужно указать, каким образом программа должна отсортировать содержащиеся в табеле данные. Возможен выбор одного из двух вариантов – по алфавиту и по табельным номерам. По умолчанию данный переключатель установлен в положение по алфавиту, поскольку именно такой порядок сортировки используется на многих предприятиях.

В области Настройка режима предприятия нужно для каждого рабочего дня указать его продолжительность, выраженную в часах. Поскольку на некоторых предприятиях график работы для мужчин и женщин отличается, в программе для этого предназначены отдельные параметры – соответственно Рабочая неделя для женщин и Рабочая неделя для мужчин. В частности, на ряде предприятий один день в неделю (как правило, пятница) для женского персонала является сокращенным. Также нужно указать продолжительность рабочих дней для субботы и воскресенья, поскольку эти дни иногда также являются рабочими (это случается, когда рабочие дни постановлениями правительства переносятся на выходные). Тем не менее, при обычном календаре работы суббота и воскресенье (или – только воскресенье, в зависимости от положения переключателя Рабочая неделя на вкладке Программа, см. рис. 3.8) будут считаться выходными днями.

На вкладке Учет больничных, содержимое которой показано на рис. 3.14, настраиваются параметры влияния листков временной нетрудоспособности на различные виды стажа.

Рис. 3.14. Системные настройки программы, вкладка Учет больничных

На данной вкладке путем установки соответствующих флажков можно указать, из каких типов стажей работников нужно исключать больничные листы. Иначе говоря, если напротив какой-то позиции установлен флажок – то из этого стажа будет исключен срок временной нетрудоспособности работника, подтвержденной больничным листом. По умолчанию все флажки на данной вкладке сняты, а необходимость их установки определяется спецификой кадрового учета на конкретном предприятии.

Завершается настройка системных параметров нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений. Обе эти кнопки доступны независимо от того, какая вкладка открыта в данный момент.

Ввод исходных данных в справочники программы

После настройки программы нужно ввести необходимый минимум исходных данных в ее справочники. В программе «Кадры SB» справочник – это своеобразный каталог, хранилище основной и базовой информации, которая впоследствии будет использоваться в других режимах работы, и без которой невозможна эксплуатация программы. Например, информация о должностях сотрудников хранится в справочнике должностей, сведения о социальных льготах, которыми пользуются сотрудники предприятия – в справочнике социальных льгот, данные о семейных положениях сотрудников – в справочнике семейных положений, и т. д. Отметим, что пополнять и редактировать справочники можно и в процессе эксплуатации программы, но определенный минимум сведений рекомендуется все же ввести заранее, чтобы впоследствии не тратить на это время.

Доступ к справочникам программы осуществляется с помощью соответствующих команд меню НСИ (расшифровывается как «нормативно-справочная информация»). Отметим, что порядок заполнения и редактирования большинства основных справочников разнообразием не отличается, более того – он практически одинаков. Поэтому, чтобы не повторяться, мы не будем подробно останавливаться на каждом справочнике, а продемонстрируем приемы и методы работы на примере одного из наиболее востребованных из них – справочника должностей.

Для перехода в режим работы со справочником должностей в главном меню программы предназначена команда НСИ ? Должность. При активизации данной команды на экране отображается окно, которое показано на рис. 3.15.

Рис. 3.15. Справочник должностей

В данном окне содержится перечень внесенных ранее в справочник должностей. По умолчанию он содержит несколько позиций, для каждой из которых в соответствующих колонках показывается название должности и ее код в соответствии с ОКПДТР.

Чтобы добавить в справочник новую должность, нужно нажать кнопку Добавить, которая находится слева внизу окна. При этом окно справочника примет вид, как показано на рис. 3.16.

Рис. 3.16. Добавление должности в справочник

Добавлять позиции в справочник можно как вручную, так и автоматически. В первом случае нужно в соответствующих полях, которые появились в верхней части окна, с клавиатуры ввести наименование должности и ее код. Во втором случае требуемую должность следует выбрать из раскрывающегося списка, содержимое которого соответствует Единому классификатору должностей Российской Федерации. При этом поля Наименование и Код заполнятся автоматически.

Новая должность будет добавлена в справочник после нажатия кнопки ОК. Если вы хотите отказаться от добавления должности, нажмите кнопку Отмена.

Вы может в любой момент отредактировать введенные ранее данные о должности. Для этого нужно выделить соответствующую позицию в списке щелчком мыши и нажать в нижней части окна кнопку Изменить. В результате откроются параметры, как и при вводе новой должности (см. рис. 3.16), а сохранятся внесенные изменения после нажатия кнопки ОК.

Чтобы удалить должность из справочника, щелкните на ней мышью и нажмите кнопку Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Однако в программе есть справочник, порядок работы в котором отличается от стандартного. В этом справочнике осуществляется ввод, редактирование и хранение информации о процентных ставках к должностному окладу, назначаемым за выслугу лет. Для перехода в режим работы с данным справочником предназначена команда главного меню НСИ ? Процентные ставки выслуги лет, при активизации которой на экране открывается окно, изображенное на рис. 3.17.

Рис. 3.17. Справочник процентных ставок за выслугу лет

На данном рисунке представлено содержимое справочника, которое предлагается в программе по умолчанию, но вы можете редактировать его в соответствии со спецификой своего предприятия. В полях Шкала лет указывается выслуга, а в полях Шкала процентов – проценты к должностному окладу, назначаемые за выслугу лет. Например, настройки, показанные на рис. 3.17, свидетельствуют о том, что работник, имеющий выслугу лет от 3 до 5 лет, получит к своему должностному окладу надбавку в размере 15 %, а работник, имеющий выслугу от 5 до 10 лет – надбавку в размере 20 %.

Завершается заполнение и редактирование справочника нажатием кнопки ОК. При нажатии кнопки Отмена окно будет закрыто, а все внесенные изменения – утрачены.

Формирование и ведение штатного расписания предприятия

Как мы уже отмечали в предыдущих главах книги, составление штатного расписания – это то, с чего начинается любой кадровый учет. Только при наличии штатного расписания становится ясно, сколько и каких вакансий имеется на предприятии, какие условия предприятие может предложить кандидатам, и т. д.

Перехода в режим просмотра и формирования штатного расписания осуществляется с помощью команды главного меню Штатное ? Штатные единицы (вакансии). При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 3.18.

Рис. 3.18. Штатное расписание предприятия

В левой части данного окна представлена иерархическая структура предприятия – в том виде, в каком она была сформирована в настройках программы (подробнее об этом см. выше раздел «Формирование организационной структуры предприятия»). В правой части представлено штатное расписание выбранного подразделения или отдела. Если вы хотите просмотреть штатное расписание по всему предприятию, выберите щелчком мыши верхнюю позицию иерархии.

Чтобы добавить в штатное расписание новую штатную единицу, выберите подразделение или отдел, для которого создается эта единица, и нажмите в нижней части окна кнопку Добавить. В результате око примет вид, как показано на рис. 3.19.

Рис. 3.19. Добавление новой штатной единицы

В данном окне в поле Должность из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике должностей, выбирается название должности для создаваемой единицы. Если в раскрывающемся списке требуемая позиция отсутствует, вы можете ее ввести – для этого нажмите расположенную справа кнопку НСИ, и в открывшемся окне справочнике введите нужные данные так, как было рассказано ранее (см. выше раздел «Ввод исходных данных в справочники программы»).

В поле Категория аналогичным образом указывается категория персонала, к которой относится создаваемая штатная единица (возможные значения данного поля – рабочие, руководители, служащие, и т. п.), в поле Разряд – название чина, ранга, разряда и т. п. (это обычно применяется для государственных или муниципальных служащих, а также для других подобных категорий работников), а в поле Тарифный разряд – номер тарифной ставки (разряда).

Должностной оклад вводится с клавиатур в поле Оклад. Если к окладу положены надбавки, то они указываются в расположенных справа полях Надбавка 1, Надбавка 2 и Надбавка 3.

После заполнения параметров штатной единицы (отметим, что не все они являются обязательными для заполнения) нужно нажать кнопку ОК – в результате в штатном расписании выбранного подразделения появится новая позиция.

Вы можете выбирать режим просмотра штатного расписания с помощью кнопок, расположенных над списком штатных единиц. С помощью кнопки Все включается режим просмотра всех имеющихся штатных единиц, при нажатии кнопки Занятые отображается список занятых штатных единиц, а при нажатии кнопки Вакантные – список имеющихся свободных вакансий. По умолчанию предлагается список всех штатных единиц, в котором занятые единицы отображаются черным шрифтом, а свободные – красным.

Чтобы отредактировать данные по введенной ранее штатной единице, нужно выделить ее в списке щелчком мыши и нажать кнопку Изменить. В результате в окне штатного расписания откроются параметры, как и при вводе штатной единицы (см. рис. 3.19), с помощью которых вносятся требуемые корректировки.

Любую вакантную штатную единицу можно перенести из одного отдела в другой (например, вакансию менеджера – из отдела продаж в отдел поставок). Для этого нужно выделить ее в списке щелчком мыши и нажать кнопку Перенести, которая находится между кнопками Печать и Добавить. При этом на экране отобразится окно выбора отдела, в котором нужно щелчком мыши выделить отдел, в который требуется перенести вакансию, и нажать кнопку ОК.

Чтобы удалить (сократить) штатную единицу, выделите ее щелчком мыши и нажмите кнопку Сократить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции.

Чтобы распечатать штатное расписание предприятия, нажмите кнопку Печать. При этом на экране откроется окно настройки печатной формы документа, изображенное на рис. 3.20.

Рис. 3.20. Настройка печатной формы документа

В данном окне с помощью переключателя Формировать штатное расписание указывается, в каком виде требуется распечатать штатное расписание. Возможен выбор одного из трех перечисленных ниже вариантов.

? На всю организацию – в данном случае на печать будет отправлено полное штатное расписание по всему предприятию.

? На подразделение – при выборе данного значения справа открывается поле, в котором из раскрывающегося списка нужно выбрать подразделение для печати штатного расписания.

? На отдел – при установленном данном значении справа открывается поле, в котором из раскрывающегося списка нужно выбрать отдел для печати штатного расписания.

С помощью переключателей Оклад и Надбавки выбирается подходящий вариант расчета сумм должностных окладов и полагающихся надбавок (если таковые имеются) для включения в печатную форму штатного расписания.

Для получения печатной формы документа нажмите в данном окне кнопку Печать. Напомним, что в демонстрационной версии программы функция печати многих документов (в том числе и штатного расписания) заблокирована.

Список претендентов на замещение вакантных должностей

Одним из достоинств программы «Кадры SB» является то, что в ней реализована возможность работы не только со штатными сотрудниками предприятия, но и с претендентами на замещение должностей. Это бывает полезно, в частности, когда на одно свободное место претендует несколько вполне достойных кандидатов, а также в иных случаях. Например, если у вас на примете есть несколько неплохих претендентов, свободных вакансий для которых в данный момент нет, вы можете сохранить всю информацию о них в базе данных, и когда появится вакансия – не начинать поиски сотрудников «с нуля», а сначала предложить данное место кому-то из этих претендентов.

Для ввода, редактирования и хранения сведений и претендентах в программе существует специальный каталог, для доступа к которому предназначена команда главного меню Кадры ? Претенденты, При активизации данной команды на экране отображается окно, которое показано на рис. 3.21.

Рис. 3.21. Ведение списка претендентов

В нижней части данного окна представлен список введенных ранее претендентов (если вы только начинаете работу с программой, данный список будет пустым). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ФИО претендента, его пол, дата рождения, основная профессия, номер контактного телефона, дата собеседования и примечание. В верхней части окна представлены сведения о том претенденте, на котором в списке установлен курсор.

СОВЕТ

При оформлении приема сотрудников на работу вы можете вводить их заново, а можете – выбирать из списка претендентов. Более подробно об этом будет рассказано позже.

Для добавления в каталог информации о новом претенденте нужно нажать кнопку Добавить, расположенную внизу окна. При этом окно каталога примет вид, как показано на рис. 3.22.

Рис. 3.22. Ввод и редактирование информации о претенденте

В соответствующих полях данного окна нужно с клавиатуры ввести фамилию, имя и отчество претендента. Справа находится переключатель Пол, с помощью которого указывается пол претендента. В поле Дата рождения нужно ввести дату рождения претендента (это можно сделать как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора).

Профессия претендента выбирается из раскрывающегося списка в поле Профессия (должность). Содержимое этого списка формируется в справочнике должностей, с которым мы уже познакомились ранее. При необходимости вы можете дополнить или отредактировать этот справочник, не выходя из данного режима – для вызова справочника нажмите расположенную справа кнопку НСИ. Все внесенные изменения сразу отразятся в раскрывающемся списке.

В поле Контактный телефон вводится номер мобильного или иного телефона сотрудника, по которому с ним можно будет связаться. В поле Дата собеседования можно указать дату состоявшегося или предстоящего собеседования (значение можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора).

В поле Примечание при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному претенденту. Это может быть, например, владение иностранными языками, наличие и продолжительность опыта работы, пожелания претендента по зарплате или иным условиям работы, и т. д. Отметим, что данное поле не является обязательным для заполнения, но, с другой стороны, позволяет отразить в каталоге важную информацию, для которой не нашлось места в других полях данного окна.

Завершается ввод данных о претенденте нажатием в данном окне кнопки ОК. Чтобы отказаться от ввода данных, нажмите кнопку Отмена.

Вы можете в любой момент отредактировать введенные ранее данные по любому претенденту. Для этого нужно выделить его в списке щелчком мыши и нажать кнопку Изменить. Окно редактирования выглядит так же, как и окно ввода (см. рис. 3.22), с которым мы только что познакомились.

Чтобы удалить претендента из каталога, выделите его щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Справа вверху окна находится поле Поиск, с помощью которого можно быстро найти требуемую позицию в списке. Эту возможность особенно удобно использовать при работе с большими объемами данных. Чтобы найти претендента, просто вводите в данном поле его фамилию с клавиатуры – и по мере ввода в списке будет выделена (помечена стрелочкой слева от фамилии) позиция, которая в данный момент наиболее полно соответствует условию поиска. Отметим, что данное поле можно заполнять не только с клавиатуры, но и выбирать его значение в раскрывающемся списке.

В программе реализована возможность формирования и вывода на печать отчета о претендентах. Чтобы получить такой отчет, нажмите кнопку Отчет – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.23.

Рис. 3.23. Настройка параметров отчета о кандидатах

В данном окне осуществляется предварительная настройка параметров отчета. В поле Заголовок для отчета можно с клавиатуры ввести произвольный заголовок создаваемого отчета. Если это поле не заполнить – отчет будет сформирован без заголовка, что не всегда удобно.

Вы можете сформировать отчет отдельно по мужчинам или отдельно по женщинам. Например, если на какой-то должности вы хотите видеть только мужчину или только женщину – установите переключатель Выборка по половой принадлежности в соответствующее положение. Если же вам нужен отчет по всем без исключения претендентам, установите этот переключатель в положение Выбрать всех (мужчины + женщины). Отметим, что именно этот вариант предлагается использовать по умолчанию, поскольку он является наиболее востребованным в большинстве случаев.

Если вас интересуют только претенденты, родившиеся в определенное время – установите переключатель Выборку производить по дате рождения в положение За определенный период, и в открывшихся полях введите начальную и конечную даты интервала времени. В отчет будут включены только те претенденты, которые родились в указанном интервале. Если же возрастных ограничений нет, то установите данный переключатель в положение За весь период (это значение предлагается использовать по умолчанию).

Аналогичным образом можно сделать выборку по возрасту претендентов – для этого предназначены параметры, находящиеся в области Выборка по возрасту. Установите флажок задействовать, после чего в расположенных ниже полях укажите диапазон возрастов претендентов, в соответствии с которым должен быть сформирован отчет. Эти поля можно заполнять как с клавиатуры, так и с помощью кнопок счетчика.

С помощью переключателя Сортировать отчет можно выбрать требуемый режим сортировки данных в отчете. Возможен выбор одного из двух вариантов – По сотрудникам или По дате.

Чтобы получить печатную форму отчета, нажмите кнопку Печать. Напомним, что в демонстрационной версии программы печать данного отчета заблокирована.

Информацию о претендентах можно не только распечатать, но и экспортировать в файлы разных форматов. Для выполнения данной операции нажмите в окне списка претендентов (см. рис. 3.21) кнопку Экспорт – в результате отобразится окно, которое показано на рис. 3.24.

Рис. 3.24. Настройка параметров экспорта

В данном окне осуществляется настройка параметров экспорта. Первое, что нужно сделать – это выбрать тип файла, в который будут выгружены данные. Требуемый вариант выбирается из раскрывающегося списка в поле Выберите формат для экспорта данных. Если выбран формат Access, то под этим полем отобразится переключатель, с помощью которого нужно указать вариант экспорта: в новую базу данных (программа автоматически создаст новый файл с расширением *.mdb и выгрузит в него данные) либо в существующую базу (в этом случае нужно будет указать уже существующий файл *.mdb, в который будут выгружены данные).

Кроме этого, вы можете экспортировать данные в файлы форматов DBASE, Paradox, CSV и текстовый файл ASCII (это файлы типа *.txt).

В поле Выберите директорию для экспорта данных нужно указать путь, по которому будут экспортированы данные. Для этого нужно нажать расположенную в конце данного поля кнопку, и в открывшемся окне указать каталог для экспорта. После этого в расположенном ниже поле нужно с клавиатуры ввести имя файла, в который будет произведена выгрузка данных.

В нижней части окна нужно выбрать данные, которые будут экспортированы во внешний файл. Перечень доступных для экспорта данных находится в левой части окна, а в правой части формируется список данных, которые будут экспортированы. Чтобы выбрать для экспорта вид данных, нужно в левой части окна выделить щелчком мыши соответствующую позицию и нажать кнопку с символом >. Для удаления позиций из списка выбранных для экспорта данных используйте кнопку со знаком <. Чтобы выбрать для экспорта одновременно все доступные для этого данные, нажмите кнопку со знаком >>, а для удаления всех позиций из списка отобранных для экспорта данных – кнопку <<.

Выгрузка данных в соответствии с установленными параметрами осуществляется нажатием в данном окне кнопки ОК. Чтобы отказаться от экспорта и выйти из данного режима, используйте кнопку Отмена.

Прием сотрудника на работу в организацию

В данном разделе мы рассмотрим, каким образом в программе «Кадры SB» оформляется прием сотрудников на работу в организацию. Отметим, что вы можете оформлять сотрудников как из списка претендентов (поэтому предварительно мы освоили приемы и методы работы с каталогом претендентов), так и вводить информацию о новом работнике непосредственно в процессе его приема на работу. Кроме этого, можно принимать сотрудников как на имеющиеся вакантные должности, так и создавать для них новые вакансии в процессе оформления на работу.

В общем случае процесс оформления приема сотрудника на работу в организацию состоит из двух этапов: ввод сведений о сотруднике (или выбор его из списка претендентов) и формирование приказа о его приеме на работу.

Ввод сведений о сотруднике

Для перехода в режим приема сотрудника на работу нужно выполнить команду главного меню Кадры ? Добавить работника. При активизации данной команды на экране отображается окно, которое показано на рис. 3.25.

Рис. 3.25. Выбор варианта оформления сотрудника на работу

На данной стадии необходимо указать, какой сотрудник будет оформляться на работу: новый (о котором в программе еще нет сведений), из числа уволенных (можно восстановить сотрудника из числа уволенных) или из списка претендентов. Для выбора требуемого варианта нужно установить переключатель в соответствующее положение и нажать кнопку Далее.

Дальнейший порядок действий зависит от того, какой вариант выбран. Рассмотрим, как оформляется прием на работу новых сотрудников.

Установите переключатель в положение Новый сотрудник и нажмите кнопку Далее. В результате на экране отобразится окно, в котором нужно будет щелчком мыши выбрать отдел, в который принимается на работу сотрудник, и нажать кнопку ОК. После этого откроется окно, которое показано на рис. 3.26.

Рис. 3.26. Выбор должности

В данном окне с помощью переключателя нужно указать, на какую должность принимается сотрудник – из числа уже имеющихся вакансий или для него нужно создавать новую вакансию. Переключатель нужно установить в положение Выбрать из списка вакансий в том случае, если в штатном расписании уже имеется соответствующая вакансия. Если же такой вакансии нет, то установите переключатель в положение Новая штатная единица – в этом случае после нажатия кнопки Далее в штатном расписании будет автоматически сформирована новая позиция.

Если переключатель установлен в положение Выбрать из списка вакансий, то после нажатия кнопки Далее отобразится перечень имеющихся вакансий, в котором нужно выбрать требуемую вакансию щелчком мыши. После выбора вакансии и нажатия кнопки Далее откроется окно, изображенное на рис. 3.27. Это же окно сразу откроется в том случае, если переключатель был установлен в положение Новая штатная единица.

Рис. 3.27. Ввод сведений о принимаемом на работу сотруднике

В соответствующих полях данного окна с клавиатуры нужно ввести фамилию, имя и отчество сотрудника. Справа расположен переключатель Пол, с помощью которого указывается пол сотрудника (его нужно выбрать путем установки соответствующего флажка).

ПРИМЕЧАНИЕ

Параметры данного окна, которые являются обязательными для заполнения, подсвечиваются голубым цветом, а необязательные для заполнения параметры – белым. Это правило касается и многих других интерфейсов программы.

В поле Дата рождения указывается дата рождения сотрудника. Требуемое значение можно ввести с клавиатуры, а можно выбрать в календаре, открываемом нажатием кнопки выбора. После этого в поле Место рождения нужно ввести место рождения сотрудника.

В полях Гражданство, Семейное положение и Образование из раскрывающихся списков выбирается соответственно гражданство сотрудника, его семейное положение на момент устройства на работу, а также образование (высшее, среднее и т. п.). Содержимое любого из этих списков можно отредактировать в соответствующем справочнике (например, если в списке нет новой позиции, то ее можно ввести). Вызов справочника осуществляется с помощью кнопки НСИ, которая расположена справа от раскрывающегося списка.

В полях Основная профессия, Другая профессия и Ученая степень из раскрывающихся списков выбирается соответственно основная и дополнительная профессия сотрудника, а также ученая степень (при наличии таковой). Отметим, что эти поля не являются обязательными для заполнения. Поэтому если вы ввели какое-то значение, а затем посчитали нужным его убрать – это можно сделать с помощью кнопки Очистить строку, которая расположена справа от каждого из этих полей (на этой кнопке изображена стрелка влево, а название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши). Еще правее находятся кнопки НСИ, с помощью которых можно перейти в режим просмотра и редактирования соответствующего справочника.

Далее нужно заполнить параметры для документа, удостоверяющего личность. Тип такого документа выбирается из раскрывающегося списка в поле Документ, для подавляющего большинства работников в данном поле указывается значение Паспорт гражданина РФ. Содержимое раскрывающегося списка формируется в соответствующем справочнике, для вызова которого нужно нажать расположенную справа кнопку НСИ. После выбора типа документа в расположенных ниже полях указывается его серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего данный документ. Все эти параметры являются обязательными для редактирования и заполняются с клавиатуры, а поле Выдан можно также заполнить из календаря, открываемого нажатием кнопки выбора. Аналогичным образом в поле Дата заполнения личной карточки указывается дата внесения сведений о сотруднике в его личную карточку (этот параметр не является обязательным для заполнения).

После нажатия в данном окне кнопки Далее будет выполнен переход к следующей стадии ввода данных о принимаемом на работу сотруднике. Необходимые действия выполняются в окне, которое изображено на рис. 3.28.

Рис. 3.28. Продолжение ввода сведений о принимаемом сотруднике

В данном окне справа вверху отображается наименование отдела предприятия, в которое принимается на работу сотрудник (на рис. 3.28 это Бухгалтерия). В поле Принят на работу с клавиатуры или из календаря, открываемого по кнопке выбора, нужно обязательно указать дату, начиная с которой сотрудник будет числиться в штате предприятия. Если трудовой договор (контракт) с работником заключается на определенный срок, то в поле По можно аналогичным образом указать дату окончания этого контракта (то есть последнюю дату исполнения работником своих служебных обязанностей).

В полях Характер работы, Вид работы, Категория и Должность из соответствующих раскрывающихся списков выбирается соответственно характер работы (постоянная, временная и т. п.), вид работы (основная, дополнительная, по совместительству и т. д.), категория персонала, к которой относится сотрудник (администрация, служащие, рабочие, и т. д.) и должность, на которую он принимается. Чтобы ввести новую позицию, нажмите расположенную справа кнопку НСИ, и введите ее в соответствующем справочнике, после чего она станет доступной для выбора.

Аналогичным образом в поле Разряд, Ранг, Звание можно указать соответствующий разряд, звание или иную характеристику. Отметим, что обычно это указывается для государственных или муниципальных служащих, а также для дипломатических работников и иных сходных профессий.

В поле Тарифный разряд можно указать номер тарифного разряда, если он предусмотрен для данного сотрудника и должности. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого пользователь формирует самостоятельно в соответствующем справочнике. Этот параметр не является обязательным для заполнения.

В поле Оклад вводится должностной оклад сотрудника согласно штатному расписанию, а в поле Шт. единица – количество ставок. Например, если в данном поле указать значение 1,5, то будет считаться, что сотрудник работает на полторы ставки. По умолчанию в данном поле установлено значение 1, поскольку на любом предприятии большинство сотрудников работает в режиме одной ставки. Поля Оклад и Шт. единица являются обязательными для заполнения.

Если заработной плате данного сотрудника предусмотрено применение надбавок, то их размеры нужно ввести в соответствующих полях с клавиатуры (предусмотрено использование до трех надбавок).

В поле Дата назначения на должность указывается дата, начиная с которой сотрудник будет исполнять свои должностные обязанности. Как правило, эта дата совпадает с датой приема сотрудника на работу, указанной выше в поле Принят на работу. Но это не обязательно: бывают ситуации, когда сотрудник принимается в штат с одного числа, а приступает к обязанностям только через определенное время (например, берет несколько дней отпуска за свой счет или авансом, заканчивает лечение, и т. д.).

В полях Трудовой контракт от и № указывается соответственно дата и номер трудового договора (контракта), заключенного с сотрудником. Эти параметры не являются обязательными для заполнения.

Переход к следующей стадии ввода данных осуществляется нажатием кнопки Далее. При этом откроется окно, изображенное на рис. 3.29.

Рис. 3.29. Ввод дополнительных сведений о сотруднике

В данном окне нужно ввести ряд дополнительных сведений о сотруднике, причем некоторые из них являются обязательными. Одним из таких параметров является поле ИНН, в котором с клавиатуры следует ввести индивидуальный номер налогоплательщика, присвоенный данному сотруднику. В расположенном ниже поле аналогичным образом вводится номер страхового свидетельства Пенсионного фонда России. Если вы не заполните эти параметры, переход к следующему этапу ввода данных будет невозможен, о чем программа выдаст соответствующее информационное сообщение.

Еще одним обязательным для заполнения параметром является поле Очередной отпуск, в котором нужно указать продолжительность ежегодного очередного оплачиваемого отпуска, предоставляемого сотруднику в соответствии с трудовым договором и действующим законодательством. Если сотрудник имеет право на дополнительный отпуск (например, в связи с вредными условиями труда, или для учебы, и т. п.), то его продолжительность указывается в расположенном ниже поле Дополнительный (льготный) отпуск.

Если сотрудник является членом профсоюза, то нужно установить флажок Состоит в профсоюзе.

После ввода необходимых данных и нажатия кнопки Далее на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.30.

Рис. 3.30. Ввод сведений о месте регистрации и проживания

В данном окне вводятся сведения о том, по какому адресу зарегистрирован сотрудник, а также где он фактически проживает. Все параметры, кроме почтового индекса, а также номера дома, квартиры и корпуса дома заполняются из раскрывающихся списков, а перечисленные параметры – с клавиатуры. Содержимое раскрывающихся списков пользователь формирует самостоятельно в соответствующих справочниках, для вызова которых преднзаначены расположенные справа кнопки НСИ.

Дату регистрации нужно заполнять на основании данных паспорта или иного аналогичного документа, выданного органами внутренних дел. Что касается адреса фактического проживания, то его можно заполнить и со слов сотрудника.

Если адрес регистрации и адрес фактического проживания сотрудника совпадают, то можно не заполнять их про отдельности, а заполнить лишь какой-то один адрес0 и скопировать из него данные во второй. При этом не имеет значения, какой адрес вы будете заполнять, а какой – копировать: для переноса данных предназначены кнопки Перенос. При нажатии левой кнопки данные будут перенесены из адреса регистрации в адрес фактического проживания, а при нажатии правой кнопки – наоборот.

ПРИМЕЧАНИЕ

Кнопками Перенос следует пользоваться внимательно. Если вы по ошибке нажмете не ту кнопку, то вместо автоматического заполнения можете получить автоматическое обнуление введенных данных.

В поле Дата регистрации указывается дата регистрации в соответствии с паспортными данными.

Завершается ввод сведений о сотруднике нажатием в данном окне кнопки ОК. После этого информация о нем откроется в главном окне программы (так, как показано на рис. 3.1).

Мы рассмотрели, каким образом вводятся сведения о принимаемом на работу сотруднике, который является новым (см. рис. 3.25 – переключатель установлен в положение Новый работник). Примерно по такому же алгоритму осуществляется восстановление сотрудников из числа уволенных и прием на работу сотрудников из числа претендентов. Разница состоит лишь в том, что на начальной стадии (см. рис. 3.25) нужно будет установить переключатель в соответствующее положение, а затем нужно будет выбрать принимаемого на работу сотрудника из списка соответственно уволенных сотрудников или претендентов.

Формирование приказа о приеме на работу

Второй этап оформления приема сотрудника на работу в организацию – это формирование приказа о приеме на работу. Отметим, что сформировать приказ о приеме на работу можно только по тем сотрудникам, по которым в программу уже были внесены все необходимые данные (мы это научились делать в предыдущем разделе).

Чтобы перейти в режим формирования приказа о приеме на работу, нужно выполнить команду главного меню Приказы ? Приказ о приеме работника (форма Т-1), либо нажать в инструментальной панели кнопку Приказ о приеме работника форма Т-1 (напомним, что названия кнопок инструментальных панелей отображаются в виде всплывающей подсказки при подведении к ним указателя мыши). При выполнении любого из этих действий на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.31.

Рис. 3.31. Приказы предприятия

Данное окно имеет следующую структуру: в левой его части содержится перечень вех формируемых в программе приказов: о приеме на работу, об отпусках, об увольнениях и др., а также иных документов. Тип приказа выбирается щелчком мыши на соответствующей позиции списка. Правее отображается перечень приказов выбранной категории, еще правее – фамилия одного или нескольких сотрудников, на которых оформлен данный приказ. В правой части окна отображается содержимое текущего приказа для выбранного сотрудника. Иначе говоря, если вы хотите просмотреть приказ – сначала выберите его тип, затем – номер, а затем – фамилию сотрудника, информация по которому вас интересует.

После выполнения команды Приказы ? Приказ о приеме работника (форма Т-1) в данном окне по умолчанию будет выбран тип приказов Прием на работу. Но это не мешает при необходимости выбрать в списке любой другой тип документа для просмотра или редактирования.

Чтобы ввести в программу новый приказ о приеме на работу, нажмите кнопку Новый, которая находится внизу окна. При этом окно примет вид, как показано на рис. 3.32.

Рис. 3.32. Ввод и редактирование приказа о приеме на работу

В данном окне в поле номер документа будет автоматически сформирован номер приказа в соответствии с установленными настройками (см. рис. 3.9). В поле Дата автоматически проставится текущая дата, но при необходимости вы можете отредактировать это значение с клавиатуры или выбрать в календаре, открываемом с помощью кнопки выбора.

В поле Работник нужно из раскрывающегося списка выбрать ФИО принимаемого на работу сотрудника. В этом списке находятся только те сотрудники, которые ранее были введены в программу с помощью команды Кадры ? Добавить работника (подробнее см. предыдущий раздел). В поле Условия приема на работу нужно указать, как сотрудник принимается на работу – на условиях постоянной занятости, или по совместительству, и т. д. Если сотрудник принимается с испытательным сроком, то продолжительность этого срока в месяцах указывается в поле С испытательным сроком.

Что касается остальной информации, которая будет включена в приказ, то она заносится в него автоматически на основании введенных ранее сведений о сотруднике, и в данном режиме их отредактировать невозможно. Это касается даты приема на работу, названия должности сотрудника и подразделения, в котором он будет работать, должностного оклада, и иных данных (см. рис. 3.32).

Вы можете одним приказом оформить прием на работу сразу нескольких сотрудников. Для этого после того, как вы ввели сведения о первом принимаемом на работу сотруднике, нажмите кнопку Добавить еще, которая находится справа вверху окна (см. рис. 3.32), и аналогичным образом введите данные о следующем сотруднике.

Чтобы удалить сотрудника из приказа, используйте кнопку Удалить, которая находится рядом с кнопкой Добавить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение удаления сотрудника.

Завершается формирование приказа нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Для удаления приказа выберите его щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить, после чего подтвердите удаление.

Чтобы распечатать приказ, нажмите внизу окна кнопку Печать. В результате печатная форма приказа будет сформирована в окне Word (рис. 3.33).

Рис. 3.33. Печатная форма приказа о приеме сотрудника на работу

Для отправки приказа на принтер используйте штатные средства Word – команду главного меню Файл ? Печать или комбинацию клавиш Ctrl+P.

Перевод сотрудника на другую работу

В процессе деятельности любого предприятия периодически возникает необходимость перевода сотрудников на другие должности. В большинстве случаев это осуществляется для замены временно выбывших работников (отпуск, временная нетрудоспособность, и т. п.), но бывают и другие причины: перевод на нижеоплачиваемую должность в наказание за проступок, перевод на другую должность в ходе мероприятий по обмену опытом, и т. д.

Далее мы научимся оформлять перевод сотрудников на другую работу в программе «Кадры SB». Отметим, что данная процедура проходит в два этапа: вначале нужно внести в программу сведения о предстоящем перемещении, а после этого сформировать приказ о переводе сотрудника на другую работу.

Ввод сведений о предстоящем перемещении

Чтобы ввести в программу сведения о предстоящем переводе сотрудника на другую работу, выполните команду главного меню Сведения ? Назначения и перемещения. При активизации данной команды на экране отображается окно, которое показано на рис. 3.34.

Рис. 3.34. Сведения о назначениях и перемещениях

В данном окне осуществляется ввод, редактирование и хранение сведений обо всех назначениях, перемещениях и переводах на другие работы сотрудников предприятия. В левой части окна представлен список работников предприятия, а в правой части отображается информация о работнике, на котором установлен курсор. Для всех сотрудников предприятия в данном окне будет присутствовать как минимум одна позиция – та, в которой находится информация о приеме сотрудника на работу.

Чтобы ввести сведения о переводе сотрудника на другую работу, выделите его в списке щелчком мыши и нажмите кнопку Добавить, расположенную внизу окна. В результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 3.35.

Рис. 3.35. Настройка параметров перевода

В данном окне осуществляется предварительная настройка параметров предстоящего перевода. С помощью переключателя Личная карточка указывается, нужно ли вносить изменения о переводе в личную карточку сотрудника. Если вы хотите, чтобы эти изменения были отражены – установите переключатель в положение Внести изменения в основную личную карточку. В противном случае выбирайте значение Не вносить изменения. По умолчанию программа предлагает внести изменения в учетную карточку сотрудника о его временном переводе.

После этого с помощью переключателя Выбор штатной должности для назначения или перемещения нужно определить, на какую должность переводится сотрудник: на уже имеющуюся вакансию или для его перевода нужно создать новую вакантную должность. Если выбран первый вариант (его предлагается использовать по умолчанию), то на следующем этапе программа предложит выбрать должность для перевода сотрудника из списка имеющихся вакантных должностей, а во втором случае в штатном расписании будет создана новая штатная единица.

С помощью переключателя Штатная единица указывается, как поступить со штатной должностью, которую сотрудник занимает в данный момент. Если переключатель установлен в положение Внести освободившуюся штатную единицу в вакантные, то должность, которую он занимал до перевода, будет перенесена в раздел вакансий. При выборе положения Не вносить штатную единицу в вакантные должность не будет считаться вакантной даже после перевода сотрудника на другое место работы.

После нажатия в данном окне кнопки Далее будет предложено выбрать подразделение, в которое переводится сотрудник, и должность, которую он будет занимать (рис. 3.36).

Рис. 3.36. Выбор подразделения и должности для перемещения работника

В данном окне в поле Выберите отдел нужно из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в настройках программы (подробнее см. выше раздел «Формирование организационной структуры предприятия»), выбрать название отдела, в который переводится сотрудник.

После этого в расположенной ниже таблице отобразится перечень вакантных должностей для данного отдела. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках показывается название должности, количество выделенных для нее штатных единиц, размер должностного оклада согласно штатному расписанию, а также информация о надбавках (при наличии таковых). Чтобы выбрать должность для перевода сотрудника, щелкните на ней мышью и нажмите кнопку Далее. После этого откроется окно, изображенное на рис. 3.37.

Рис. 3.37. Ввод сведений о переводе сотрудника на другую работу

В данном окне в поле Назначить с нужно указать дату, с которой сотрудник должен приступить к исполнению своих обязанностей на новом месте работы, а в поле по – дату последнего дня своего пребывания на другой должности. Отметим, что если поле Назначить с является обязательным для заполнения, поле по таковым не является. Если вы не укажете дату, по которую сотрудник будет работать на новом месте – будет считаться, что он переведен на него до особого распоряжения руководства либо на постоянное время. В полях В отдел и На должность указывается, в какой отдел и на какую должность переводится сотрудник (эти сведения были введены на предыдущей стадии оформления перевода, см. рис. 3.36).

В поле Характер работы нужно указать характер работы сотрудника на новом месте. Например, если его временно перевели на новую должность, то в данном поле вводится значение Временно. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого можно дополнить или отредактировать: для этого следует нажать расположенную справа кнопку НСИ, и в открывшемся справочнике ввести требуемые данные.

После этого в поле Штатная единица с клавиатуры следует ввести количество штатных единиц (например, если на новой должности сотрудник будет работать на полставки, то в данном поле нужно ввести значение 1,5). Отметим, что поля Характер работы и Штатная единица являются обязательными для заполнения.

Еще одним обязательным для заполнения параметром является поле Оклад. В нем указывается размер должностного оклада для сотрудника на время его работы в новой должности. По умолчанию в данном поле отображается сумма, соответствующая штатному расписанию, но при необходимости вы можете отредактировать ее с клавиатуры.

В поле Основание с клавиатуры вводится основание для перевода сотрудника на другую работу. Как правило, таким основанием является соответствующий приказ или распоряжение руководства предприятия. Поскольку при вводе сведений в данное окно приказ о переводе еще не готов (напомним, что он будет формироваться на следующем этапе, об этом пойдет речь в следующем разделе), то в данном поле можно просто ввести текст Распоряжение руководства, Приказ о переводе и т. п. А можно вообще не заполнять поле Основание, поскольку данный параметр не является обязательным для заполнения.

В поле Причина аналогичным образом указывается причина перевода сотрудника на другое место работы. Это может быть, например, производственная необходимость, замещение временно выбывшего работника, и т. д.

Завершается ввод сведений о переводе на другое место работы нажатием в данном окне кнопки Готово. С помощью кнопки Назад мы можете вернуться к одной из предыдущих стадий ввода сведений о переводе, а кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без сохранения всех введенных здесь и ранее данных.

Формирование приказа о переводе сотрудника на другую работу

Вторым этапом перевода сотрудника на другую работу является оформление соответствующего приказа по предприятию. Перейти в данный режим можно по-разному: например, с помощью команды главного меню Приказы ? Приказ о переводе работника на другую работу (форма Т-5), либо нажатием соответствующей кнопки инструментальной панели. А можно открыть окно сведений о назначениях и перемещениях (напомним, что оно отображается при активизации команды главного меню Сведения ? Назначения и перемещения), выбрать в нем позицию, по которой нужно сформировать приказ, и нажать кнопку В приказ, которая находится в нижней части окна (см. рис. 3.34). В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране отобразится окно, изображенное на рис. 3.38.

Рис. 3.38. Работа с приказами о переводах и перемещениях сотрудников

Это окно списка приказов и прочих документов по кадровому учету, с которым мы уже познакомились ранее (подробнее см. раздел «Формирование приказа о приеме на работу»). Отметим лишь, что в данном случае в нем автоматически откроется раздел Переводы (см. рис. 3.38). Чтобы сформировать новый приказ о переводе сотрудника на другую работу, нажмите кнопку Новый, которая находится внизу окна – в результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 3.39.

Рис. 3.39. Формирование приказа о переводе на другую работу

Как видно на рисунке, в данном режиме для редактирования доступны только три параметра: номер приказа, дата его формирования и ФИО работника, который переводится на другую должность. Значение поля Номер документа формируется программой автоматически в соответствии с выполненными ранее настройками (см. рис. 3.9), но при необходимости вы можете отредактировать его с клавиатуры. В поле Дата указывается дата формирования документа или дата вступления его в силу (эти даты в кадровом делопроизводстве могут отличаться, поэтому подходящий вариант зависит от специфики конкретного предприятия). Изменить значение поля Дата можно как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки выбора.

В поле Работник из раскрывающегося списка нужно выбрать ФИО работника, перевод которого на другую работу оформляется данным приказом. После этого в приказе будут автоматически заполнены все основные реквизиты – на основании данных, введенных на предыдущем этапе (подробнее см. выше раздел «Ввод сведений о предстоящем перемещении»).

Вы можете одним приказом оформить перевод на другую работу сразу нескольких сотрудников. Для этого после того, как вы ввели в приказ сведения о первом сотруднике, нажмите кнопку Добавить еще, которая находится справа вверху окна (см. рис. 3.39), и аналогичным образом введите данные о следующем сотруднике.

Завершается формирование приказа нажатием в кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Вы можете впоследствии изменить те данные по введенному приказу, которые являются редактируемыми. Для этого нажмите внизу окна кнопку Изменить, и внесите требуемые корректировки. Если же потребуется отредактировать остальные данные, то для этого придется вернуться в режим сведений о назначениях и перемещениях (подробнее см. выше раздел «Ввод сведений о предстоящем перемещении»).

Для удаления приказа выберите его щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить, после чего подтвердите удаление. Чтобы получить печатную форму приказа, нажмите внизу окна кнопку Печать.

Оформление отпусков сотрудников предприятия

Каждый сотрудник любого предприятия имеет право на оплачиваемый ежегодный очередной отпуск. Кроме этого, отдельным категориям работников могут предоставляться отпуска разных типов: отпуск для обучения или повышения квалификации, отпуск в связи с семейными обстоятельствами, отпуск без сохранения заработной платы, отпуск по уходу за ребенком и т. д. Далее мы узнаем, как осуществляется оформление отпусков в программе «Кадры SB».

Процесс оформления отпуска, как и некоторых других кадровых событий, в программе «Кадры SB» состоит из двух этапов: ввод сведений о предстоящем отпуске, и формирование приказа о предоставлении отпуска.

Ввод сведений о предстоящем отпуске

Чтобы ввести сведения о предстоящем отпуске, выполните команду главного меню Сведения ? Таблица отпусков или нажмите соответствующую кнопку инструментальной панели. В любом случае на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.40.

Рис. 3.40. Таблица отпусков

В данном окне содержатся сведения обо всех предоставленных и запланированных отпусках работников предприятия. В списке Работник показывается перечень сотрудников предприятия, а в правой части окна отображается список отпусков по тому сотруднику, на котором установлен курсор (на рис. 3.40 таким сотрудником является Нестерова Д.П.). В верхней части окна содержатся подробные сведения об отпуске, на котором установлен курсор, а в его нижней части окна показывается дополнительная информация об этом отпуске.

Справа вверху окна находится поле Поиск, с помощью которого можно быстро найти требуемую позицию в списке сотрудников. Эту возможность особенно удобно использовать при работе с большими объемами данных. Чтобы найти сотрудника, просто вводите в данном поле его фамилию с клавиатуры – и по мере ввода в списке будет выделена (помечена стрелочкой слева от фамилии) позиция, которая в данный момент наиболее полно соответствует условию поиска. Отметим, что данное поле можно заполнять не только с клавиатуры, но и выбирать его значение в раскрывающемся списке.

Чтобы добавить в программу информацию об отпуске, выделите щелчком мыши сотрудника, который будет брать этот отпуск, и нажмите внизу окна кнопку Добавить. В результате окно примет вид, изображенный на рис. 3.41.

Рис. 3.41. Ввод и редактирование данных об отпуске сотрудника

В верхней части окна отображается ФИО сотрудника, по которому вводятся данные, и название отдела, в котором он работает (на рис. 3.41 это сотрудник отдела продаж Нестерова Д.П.). Прежде всего нужно в поле Вид отпуска из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в соответствующем справочнике, выбрать вид предоставляемого сотруднику отпуска. Если в списке нет нужного значения, нажмите расположенную справа кнопку НСИ и дополните справочник.

В расположенных справа полях За период с по указывается соответственно начальная и конечная даты интервала времени, за который сотруднику предоставляется данный отпуск. Необходимость заполнения этих параметров обусловлена тем, что каждый вид отпуска в соответствии с действующим законодательством может предоставляться не чаще одного раза за определенный период времени. Для контроля соблюдения периодичности предоставления отпусков и предназначены данные параметры.

В поле Дней с клавиатуры нужно ввести количество дней предоставляемого отпуска (по умолчанию здесь отображается значение 20). После этого в поле Начало (запланировано) с клавиатуры или с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, вводится планируемая дата первого дня отпуска сотрудника. А после того как сотрудник ушел в отпуск, в поле Фактически аналогичным образом вводится фактическая дата его ухода в отпуск. Очевидно, что если не было переносов начала отпуска, то планируемая и фактическая даты должны совпадать.

Поле Окончание отпуска предназначено для ввода даты окончания отпуска сотрудника. Его можно заполнить как вручную (так же, как плановую и фактическую даты начала отпуска), так и рассчитать значение автоматически. Отметим, что последний вариант возможен только после ввода начальной даты отпуска, поскольку именно от нее будет производиться расчет. Для расчета даты окончания отпуска нажмите расположенную ниже кнопку Расчет даты окончания.

ВНИМАНИЕ

Параметры Вид отпуска, Дней, Начало (запланировано), Фактически и Окончание являются обязательными для заполнения. При этом до ухода сотрудника в отпуск, когда фактическая дата ухода еще неизвестна, в поле Фактически вводится плановая дата начала отпуска.

Если на период нахождения сотрудника в отпуске попадают праздничные дни, и в компании принято их компенсировать – введите количество этих дней в поле Кол-во праздников, попадающих в диапазон отпуска. Отметим, что субботние и воскресные дни в расчет приниматься не будут.

В поле Основание нужно с клавиатуры ввести основание для предоставления сотруднику отпуска. Порядок заполнения данного поля зависит от особенностей организации кадрового учета на предприятии. Например, если сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, то основанием для предоставления будет являться его личное заявление, а если отпуск предоставлен в качестве поощрения за достигнутые успехи в работе – то здесь можно ввести дату и номер соответствующего приказа (распоряжения) руководства предприятия. Но также в этом поле может указываться номер законодательного или нормативного документа, регламентирующего порядок предоставления отпусков сотрудникам предприятий и организаций, либо название и номер соответствующей статьи Трудового кодекса РФ, и т. п. В расположенном справа поле от указывается дата документа, на основании которого сотруднику предоставляется данный отпуск.

Если по каким-то причинам начало отпуска пришлось перенести, то в поле Перенесение отпуска нужно указать дату первого дня отпуска после его переноса, а в расположенном справа поле Основание переноса (документ) – название и прочие реквизиты документа, являющегося основанием для переноса отпуска сотрудника (как правило, таким документом является соответствующий приказ или распоряжение руководства предприятия).

В нижней части окна в области Дополнительные сведения можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного и поясняющего характера, относящуюся к данному отпуску. Например, здесь можно указать, кто будет исполнять обязанности ушедшего в отпуск сотрудника, или ввести информацию о том, что данный отпуск предоставлен в качестве поощрения за достигнутые успехи в работе, и т. п. Отметим, что это поле не является обязательным для заполнения.

Завершается ввод сведений об очередном отпуске нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Вы может в любой момент отредактировать информацию по введенному ранее отпуску (например, изменить фактическую дату ухода сотрудника в отпуск, и др.). Для перехода в режим редактирования выделите в списке отпусков требуемый отпуск щелчком мыши, и нажмите кнопку Изменить, которая находится внизу окна. В результате окно примет вид, как и в режиме ввода (см. рис. 3.42), и вы сможете внести требуемые корректировки.

Чтобы удалить информацию об отпуске из программы, выделите соответствующую отпуску позицию списка и нажмите кнопку Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Сведения об отпусках сотрудников можно экспортировать в файлы разных форматов. Для выполнения данной операции нажмите в таблице отпусков (см. рис. 3.40) кнопку Экспорт – в результате отобразится окно, которое показано на рис. 3.42.

Рис. 3.42. Настройка параметров экспорта данных об отпусках

Здесь нужно настроить параметры экспорта данных. Прежде всего укажите тип файла, в который будут экспортированы данные. Его следует выбрать из раскрывающегося списка в поле Выберите формат для экспорта данных. Если выбран формат Access, то под этим полем отобразится переключатель (см. рис. 3.42), с помощью которого нужно указать вариант экспорта: в новую базу данных (программа автоматически создаст новый файл с расширением *.mdb и выгрузит в него данные) либо в существующую базу (в этом случае нужно будет указать уже существующий файл *.mdb, в который будут выгружены данные).

Внизу окна укажите сведения, которые нужно выгрузить во внешний файл. Перечень доступных для выгрузки данных находится в левой части окна, а в правой части формируется список данных, которые будут экспортированы. Чтобы выбрать для экспорта вид данных, нужно в левой части окна выделить щелчком мыши соответствующую позицию и нажать кнопку с символом >. Для удаления позиций из списка выбранных для экспорта данных используйте кнопку со знаком <. Чтобы выбрать для экспорта одновременно все доступные для этого данные, нажмите кнопку со знаком >>, а для удаления всех позиций из списка отобранных для экспорта данных – кнопку <<.

С помощью кнопки Печать, расположенной внизу окна, можно сформировать и вывести на печать записку-расчет о предоставлении сотруднику отпуска. При нажатии данной кнопки на экране открывается окно, которое показано на рис. 3.43.

Рис. 3.43. Режим работы с записками-расчетами

С этими окном мы уже познакомились ранее (подробнее см. раздел «Формирование приказа о приеме на работу»). Отметим лишь, что в данном случае в нем автоматически откроется раздел Записка-расчет, находящийся в категории Отпуск (см. рис. 3.43). Чтобы сформировать новую записку-расчет о предоставлении отпуска сотруднику предприятия, нажмите кнопку Новый, которая находится внизу окна – в результате откроются для ввода и редактирования параметры этого документа (рис. 3.44).

Рис. 3.44. Ввод и редактирование записки-расчета о предоставлении отпуска

В данном окне значение поля Номер документа сгенерируется программой автоматически в соответствии с выполненными ранее настройками (см. рис. 3.9), но при необходимости вы можете отредактировать его с клавиатуры. В поле Дата указывается дата формирования документа или дата вступления его в силу (эти даты в кадровом делопроизводстве могут отличаться, поэтому нужный вариант определяется особенностями кадрового учета на конкретном предприятии). Изменить значение поля Дата можно как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки выбора.

В поле Работник из раскрывающегося списка нужно выбрать ФИО работника, предоставление отпуска которому оформляется данным приказом. После этого в поле Предоставляемый отпуск нужно указать отпуск, на который оформляется записка-расчет. Выбор осуществляется из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в таблице отпусков (см. предыдущий раздел). Если потребуется удалить значение данного поля, используйте справа от него кнопку Очистить строку (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши).

После заполнения поля Предоставляемый отпуск автоматически отобразится вид этого отпуска и его продолжительность в днях.

Если сотруднику, помимо основного, предоставляется еще и какой-то дополнительный отпуск, то его можно указать в табличной части данного окна. В колонке дополнительные отпуска нужно из раскрывающегося списка выбрать требуемый отпуск (содержимое этого списка также формируется в таблице отпусков), после чего его название и продолжительность отобразятся в колонках соответственно Вид отпуска и Кол-во дней.

Вы можете включить в записку-расчет информацию об одном основном и трех дополнительных отпусках (в соответствии с количеством имеющихся для этого параметров). Общая продолжительность дополнительных отпусков рассчитывается автоматически и отображается в поле На … дней, которое находится над таблицей дополнительных отпусков.

Вы можете удалить информацию о любом дополнительном отпуске – для этого нажмите соответствующую кнопку в колонке Очистить.

Завершается формирование записки-расчета нажатием в данном окне кнопки ОК. Чтобы закрыть окно без сохранения изменений, нажмите кнопку Отмена.

Для вывода записки-расчета на печать выделите ее в списке щелчком мыши и нажмите кнопку Печать. Печатная форма документа будет сгенерирована в формате Word, откуда ее можно распечатать с помощью команды главного меню Файл ? Печать или нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.

Формирование приказа о предоставлении отпуска сотруднику предприятия

После того как информация об отпуске внесена в таблицу отпусков (см. рис. 3.40), можно сформировать и вывести на печать приказ о предоставлении сотруднику отпуска по утвержденной форме № Т-6. Для перехода в режим формирования приказа выполните команду главного меню Приказы ? Приказ о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6) или нажмите соответствующую кнопку инструментальной панели. В результате любого из этих действий на экране откроется окно списка приказов и других кадровых документов, в котором будет открыта ветвь Приказы в разделе Отпуск (рис. 3.45).

Рис. 3.45. Список приказов о предоставлении отпусков

Структура данного окна нам уже знакома, поэтому еще раз приводить ее описание мы не будем. Чтобы сформировать новый приказ о предоставлении отпуска, нажмите кнопку Новый – в результате окно примет вид, изображенный на рис. 3.46.

Рис. 3.46. Формирование и редактирование приказа о предоставлении отпуска

В данном окне в поле Номер документа отображается автоматически сформированный в соответствии с установленными ранее настройками (см. рис. 3.9) номер приказа. Дату формирования или вступления в силу приказа указывается в расположенном справа поле Дата (по умолчанию здесь отображается текущая дата в соответствии с системной датой компьютера).

В поле Работник из раскрывающегося списка нужно выбрать работника, которому в соответствии с данным приказом предоставляется отпуск. После заполнения данного поля под ним отобразится название должности сотрудника в соответствии со штатным расписанием предприятия, и название отдела, в котором он работает.

Затем в поле Предоставляемый отпуск, которое находится в области А ежегодный основной оплачиваемый отпуск, из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в таблице отпусков, выбирается позиция, соответствующая предоставляемому отпуску (начальная и конечная даты отпуска). После этого ниже отобразится продолжительность выбранного отпуска, а также его вид или название (например, Ежегодный отпуск, Дополнительный отпуск работникам с ненормированным рабочим днем, и т. д.).

Одним приказом вы можете оформить предоставление работнику двух видов отпусков. Информация о втором предоставляемом отпуске вводится аналогичным образом в области Б ежегодный дополн. оплачиваемый, учебный, без сохр. ЗП и др.

Чтобы удалить введенную ранее информацию об отпуске, нажмите кнопку Очистить строку, которая находится справа от поля Предоставляемый отпуск (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши).

Введенные данные будут сохранены после нажатия кнопки ОК. Чтобы выйти из данного режима без сохранения изменений, нажмите кнопку Отмена.

Если необходимо отредактировать информацию, содержащуюся в приказе о предоставлении отпуска, выделите этот приказ в списке щелчком мыши и нажмите кнопку Изменить (см. рис. 3.45). Дальнейшие действия выполняются так же, как и при вводе приказа.

Чтобы распечатать приказ, нажмите кнопку Печать. Для удаления приказов предназначена кнопка Удалить (при этом нужно будет подтвердить удаление).

Оформление командировок сотрудников предприятия

D программе «Кадры SB» оформление командировок сотрудников осуществляется в три этапа: вначале составляется служебное задание, затем формируется приказ о направлении сотрудника в командировку, а после этого выписывается командировочное удостоверение. Все эти этапы выполняются в окне формирования приказов и прочей документации по кадровому учету, вызов которого осуществляется с помощью команды главного меню Приказы ? Приказ о направлении работника в командировку (форма Т-9) или нажатием соответствующей кнопки инструментальной панели.

Составление служебного задания для командировки сотрудника

Чтобы сформировать задание для командированного сотрудника, нужно в окне списка приказов и прочей кадровой документации в разделе Командировка перейти в подраздел Задание (рис. 3.47).

Рис. 3.47. Список заданий командированным сотрудникам

В данном подразделе осуществляется ввод, хранение и редактирование всех служебных заданий для отправляемых в командировку сотрудников предприятия. Каждое задание оформляется в виде отдельного документа, имеет свой номер и дату, и выписывается на одного сотрудника (иначе говоря, если в командировку отправляется несколько сотрудников, то для каждого из них нужно сформировать отдельное задание, даже если они едут вместе).

Чтобы сформировать новое командировочное задание, нажмите кнопку Новый, которая находится внизу окна. В результате окно примет вид, изображенный на рис. 3.48.

Рис. 3.48. Ввод и редактирование служебного задания для командированного сотрудника

В данном окне в поле Номер документа отображается автоматически сгенерированный номер документа в соответствии с выполненными ранее настройками (см. рис. 3.9). В поле Дата нужно указать дату служебного задания, которая не должна быть позже даты убытия сотрудника в командировку.

В поле Работник из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в каталоге работников предприятия, нужно выбрать ФИО отправляемого в командировку сотрудника. После этого справа от данного поля отобразится табельный номер этого сотрудника, а чуть ниже – название занимаемой им должности и отдела, в котором он работает.

В поле Руководитель подразделения аналогичным образом выбирается ФИО непосредственного руководителя отправляемого в командировку сотрудника.

В поле Место назначения с клавиатуры вводится название населенного пункта, в который направляется сотрудник. Также здесь можно указать точный адрес организации, в которую он направляется.

В полях С и по указывается соответственно начальная и конечная даты командировки сотрудника (иначе говоря, дата его убытия в командировку и дата прибытия из командировки). Значения можно ввести как с клавиатуры, так и выбрать в календаре, который вызывается нажатием кнопки выбора. После заполнения этих полей справа отобразится автоматически рассчитанная продолжительность командировки в днях.

Наименование организации, в которую направляется сотрудник, вводится в поле Организация. Аналогичным образом в поле Цель указывается цель командировки, которая, по сути, и является служебным заданием (например, Заключение контракта, Сопровождение груза, Обмен опытом, и т. п.).

В поле Организация-плательщик вводится название организации, на которую будут возложены расходы по командировке. По умолчанию в данном поле отображается наименование собственной организации, которое можно отредактировать с клавиатуры.

В поле Основание вводится основание, на котором сотрудник отправляется в командировку. Данное поле заполняется в зависимости от того, как организовано ведение кадрового учета на предприятии. Это может быть, например, производственная необходимость, либо – номер и дата приказа (распоряжения) руководителя предприятия о направлении сотрудника в командировку, и т. д.

После заполнения всех перечисленных параметров сохраните введенные данные нажатием кнопки ОК.

Редактирование сформированных ранее служебных заданий осуществляется по тем же правилам, что и их ввод в программу. Для перехода в режим редактирования выделите служебное задание в списке щелчком мыши и нажмите внизу окна кнопку Изменить.

Чтобы удалить служебное задание из программы, выделите его щелчком мыши, нажмите кнопку Удалить и утвердительно ответьте на появившийся запрос программы.

Для вывода служебного задания на печать нажмите кнопку Печать. Отметим, что в демонстрационной версии программы функция печати служебных заданий отключена.

Формирование приказа на командировку

Сформировать приказ на командировку сотрудника можно только после того, как создано служебное задание для этой командировки. Это обусловлено тем, что вся основания информация в приказ будет автоматически перенесена из соответствующего служебного задания.

Чтобы сформировать новый приказ, перейдите в окне списка приказов и прочих кадровых документов в подраздел Командировка ? Приказ, и нажмите кнопку Новый. После этого окно будет выглядеть так, как показано на рис. 3.49.

Рис. 3.49. Формирование и редактирование приказа о направлении сотрудника в командировку

Как видно на рисунке, в данном окне доступными для редактирования являются только четыре параметра: Номер документа, Дата, Номер служебного задания и Основание. Все остальные данные формируются автоматически на основании значения, введенного в поле Номер служебного задания.

Поле Номер документа заполняется автоматически в соответствии с выполненными ранее настройками (см. рис. 3.9), а в поле Дата вводится дата формирования приказа. В поле Номер служебного задания из раскрывающегося списка нужно выбрать служебное задание, по которому формируется приказ. После заполнения данного поля в приказе автоматически появится ФИО сотрудника, название занимаемой им должности и отдела, в котором он работает, а также остальные сведения, указанные при формировании этого задания.

В один и тот же приказ можно включить данные из нескольких разных служебных заданий. Эти задания могут быть оформлены как на одного и того же сотрудника, так и на разных сотрудников. Чтобы ввести в приказ новую позицию, нужно в верхней части окна нажать кнопку Добавить еще, после чего вновь заполнить все доступные для редактирования параметры. Чтобы удалить позицию из приказа, выберите в поле Номер служебного задания соответствующую позицию и нажмите кнопку Удалить, которая находится справа от кнопки Добавить еще. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Завершается формирование приказа на командировку нажатием кнопку ОК.

Если впоследствии вам потребуется отредактировать сформированный ранее приказ, выделите его в списке щелчком мыши и нажмите кнопку Изменить. Дальнейшие действия будут такими же, как и при вводе нового приказа.

Чтобы удалить приказ о направлении работника в командировку, выделите его щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить, после чего подтвердите удаление.

Формирование командировочного удостоверения

Формирование командировочного удостоверения – заключительный этап оформления командировки сотрудника предприятия. Перед этим обязательно нужно сформировать служебное задание и приказ о командировке – в противном случае выписка командировочного удостоверения будет невозможна.

Чтобы ввести командировочное удостоверение, нужно в окне списка приказов и прочих кадровых документов щелчком мыши выбрать подраздел Командировка ? Удостоверение, после чего нажать в нижней части окна кнопку Новый. Ввод и редактирование командировочных удостоверений осуществляется в окне, которое показано на рис. 3.50.

Рис. 3.50. Режим ввода и редактирования командировочных удостоверений

Как видно на рисунке, в данном окне доступными для редактирования являются только параметры Номер документа, Дата и Номер приказа. Первые два из них нам уже хорошо знакомы, поэтому лишний раз на них останавливаться мы не будем. Что касается поля Номер приказа, то в нем из раскрывающегося списка нужно выбрать номер приказа, по которому необходимо сформировать командировочное удостоверение. После заполнения данного поля автоматически сформируются все остальные данные создаваемого документа (ФИО отправляемого в командировку сотрудника, название его должности и отдела, в котором он работает, срок командировки, и т. д.).

Сформированный документ будет сохранен после нажатия в данном окне кнопки ОК. Чтобы выйти из данного режима без сохранения изменений, нажмите кнопку Отмена.

Чтобы перейти в режим редактирования созданного ранее командировочного удостоверения, выделите его в списке щелчком мыши и нажмите кнопку Изменить. В результате откроется окно ввода и редактирования (см. рис. 3.50), в котором выполняются необходимые действия. Для удаления документов используйте кнопку Удалить, а для вывода их на печать – кнопку Печать.

Оформление поощрений и награждений работников

За успехи, достигнутые при выполнении служебных обязанностей, руководство предприятия может награждать и поощрять сотрудников. Формы поощрения могут быть разными: внеочередной отпуск, денежная премия, почетная грамота, ценный подарок, и т. д., причем они могут иметь материальное выражение (денежная премия), либо и не иметь его (почетная грамота, благодарность, и т. д.).

В программе «Кадры SB» поощрение сотрудника оформляется в два этапа: вначале нужно ввести в программу сведения о поощрении, после чего сформировать соответствующий приказ руководства предприятия.

Ввод сведений о поощрении сотрудника

Чтобы ввести в программу сведения о поощрении (награждении) работника предприятия, выполните команду главного меню Сведения ? Поощрения либо нажмите в инструментальной панели кнопку Поощрения (напомним, чтобы увидеть названия кнопок инструментальных панелей, нужно подвести к ним указатель мыши). В любом случае на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.51.

Рис. 3.51. Сведения о поощрениях сотрудников предприятия

В данном режиме осуществляется ввод, редактирование и хранение информации обо всех награждениях и поощрениях работников предприятия. Слева представлен список работников, справа показан перечень поощрений и награждений работника, на котором установлен курсор (на рис. 3.51 таким работником является Нестерова Д.П.). Вверху окна показана подробная информация о поощрении (награждении), на котором в таблице установлен курсор (на рис. 3.51 это Почетная грамота).

Чтобы добавить в программу информацию о поощрении (награждении), выделите щелчком мыши награждаемого сотрудника и нажмите внизу окна кнопку Добавить. В результате окно примет вид, изображенный на рис. 3.52.

Рис. 3.52. Ввод и редактирование данных о поощрении

В верхней части данного окна отображается ФИО награждаемого сотрудника и название отдела, в котором он работает. В поле Вид поощрения нужно ввести вид (способ) поощрения сотрудника. В отличие от многих других полей аналогичного плана, с которыми мы сталкивались ранее, значение данного поля не выбирается в раскрывающемся списке или справочнике, а вводится с клавиатуры.

В поле Дата указывается дата поощрения, а в поле Документ – название документа о награждении. Это может быть, например, приказ о поощрении сотрудника, или врученная ему почетная грамота, и т. д. – в зависимости от вида награждения. Значение поля Документ выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого пользователь формирует самостоятельно в соответствующем справочнике. В расположенном справа поле № документа нужно ввести номер этого документа.

ВНИМАНИЕ

Поля Вид поощрения, Дата, Документ и № документа являются обязательными для заполнения.

В поле Мотив награждения нужно указать, за какое достижение, успех и т. п. работник удостоен поощрения. Это может быть, например, рационализаторское предложение, экономия ресурсов, и т. д. После этого в поле Основание следует ввести основание для награждения (например, По представлению профкома, Приказ директора, и т. д.).

Если поощрение работника имеет денежное выражение (премия, ценный подарок, путевка в санаторий, и т. п.), то в поле Сумма нужно с клавиатуры ввести денежный эквивалент награждения.

Завершается ввод сведений о награждении нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Аналогичным образом производится и редактирование введенных ранее сведений о поощрениях и награждениях сотрудников. Для перехода в режим редактирования выберите требуемую позицию в списке щелчком мыши и нажмите кнопку Изменить.

Для удаления информации о поощрении сотрудника нужно выделить соответствующую позицию щелчком мыши и нажать кнопку Удалить, после чего подтвердить удаление.

Вы можете экспортировать данные о поощрениях сотрудников предприятия во внешние файлы разных форматов. Для перехода в режим экспорта нажмите внизу окна кнопку Экспорт. Дальнейшие действия выполняются так же, как и при экспорте данных об отпусках (подробнее см. выше раздел «Ввод сведений о предстоящем отпуске» и рис. 3.42).

В программе реализована возможность формирования и вывода на печать отчета о поощрениях и награждениях сотрудников предприятия. Для этого нажмите в нижней части окна кнопку Отчет, чтобы вызвать окно настройки параметров отчета (рис. 3.53).

Рис. 3.53. Настройка параметров отчета

В данном окне в поле Заголовок для отчета с клавиатуры вводится произвольное название отчета (на рис. 3.53 показан вариант, который предлагается в программе по умолчанию). Если это поле оставить пустым, то отчет будет сформирован без заголовка.

После этого с помощью переключателя Формировать отчет нужно указать, какие сведения должны быть включены в отчет: по всему предприятию в целом, по конкретному подразделению, по конкретному отделу или по конкретному сотруднику. Если выбран один из трех последних вариантов, то справа открывается поле, в котором из раскрывающегося списка нужно выбрать соответственно подразделение, отдел или сотрудника, по которому формируется отчет. По умолчанию данный переключатель установлен в положение По всей организации.

Вы можете сформировать отчет как по всем имеющимся в программе данным о награждениях и поощрениях сотрудников, так и только по данным, попадающим в определенный интервал времени. В первом случае установите переключатель в положение За весь период (этот вариант предлагается использовать по умолчанию), во втором выберите значение За определенный период, и в открывшихся ниже полях введите начальную и конечную даты интервала времени, данные которого должны быть включены в отчет. Если указать только начальную дату, то в отчет попадут сведения начиная с этой даты и по сегодняшний день. Если же указать только конечную дату, то в отчет будут включены сведения, начиная с самой ранней имеющейся в программе записи о поощрении, и заканчивая указанной датой.

С помощью переключателя Сортировать отчет вы можете выбрать способ сортировки данных в отчете. На выбор предлагается два варианта – По сотрудникам (этот вариант предлагается использовать по умолчанию) или По дате.

Отчет будет сформирован в соответствии с установленными параметрами после нажатия в данном окне кнопки Печать.

Формирование приказа о поощрении сотрудника

После того как в программу введены сведения о поощрении сотрудника, можно приступать к формированию соответствующего приказа. Для этого нужно выполнить команду главного меню Приказы ? Приказ о поощрении работника (форма Т-11), или нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. В результате на экране откроется уже знакомое нам окно списка приказов и прочих кадровых документов, в котором будет открыт раздел Поощрение. Чтобы сформировать новый приказ, нажмите кнопку Новый, расположенную внизу окна – в результате оно примет вид, изображенный на рис. 3.54.

Рис. 3.54. Формирование приказа о поощрении (награждении) сотрудника

Как видно на рисунке, в данном окне для редактирования доступны четыре параметра: Номер документа, Дата, Работник и Вид поощрения. Параметры Номер документа, Дата и Работник мы уже неоднократно рассматривали, поэтому останавливаться на них не будем. Что касается поля Вид поощрения, то здесь из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в режиме работы со сведениями о поощрениях (подробнее см. предыдущий раздел), выбирается вид поощрения для данного сотрудника.

После заполнения поля Вид поощрения в приказе автоматически появятся сведения о мотиве награждения, основании для награждения и денежном выражении награждения (если такое возможно).

Чтобы отправить приказ на печать, выделите его в списке щелчком мыши и нажмите кнопку Печать, расположенную внизу окна.

Учет трудового стажа сотрудников предприятия

Одной из функций, возлагаемых на кадровых работников, является ведение и расчет трудового стажа сотрудников предприятия. В программе «Кадры SB» реализована возможность автоматизации данных процессов, и в данном разделе мы расскажем о том, как это делается.

Переход в режим ведения и расчета трудового стажа осуществляется с помощью команды главного меню Сведения ? Стаж (Записи в трудовой книжке) или нажатием соответствующей кнопки инструментальной панели. В результате выполнения любого из этих действий на экране откроется окно Записи в трудовой книжке, изображенное на рис. 3.55.

Рис. 3.55. Учет трудового стажа работников предприятия

В данном режиме осуществляются ввод, редактирование и хранение сведений о трудовом стаже работников предприятия, а также расчет трудового стажа по состоянию на любую дату.

В левой части окна представлен список сотрудников предприятия, справа отображается информация о сотруднике, на котором установлен курсор (на рис. 3.55 таким сотрудником является Нестерова Д.П.). Эта информация основана на соответствующих записях в трудовой книжке сотрудника, и содержит сведения о каждом его месте работы, а также о видах исчисляемого трудового стажа (общий, непрерывный, страховой, и др.). В верхней части окна показана подробная информация о записи, на которой установлен курсор.

Справа вверху окна находится поле Поиск, с помощью которого можно быстро найти сотрудника в списке. Это особенно актуально при работе с большим списком сотрудников. Чтобы найти сотрудника, просто вводите в данном поле его фамилию с клавиатуры – и по мере ввода в списке будет выделена (помечена стрелочкой слева от фамилии) позиция, которая в данный момент наиболее полно соответствует условию поиска. Отметим, что данное поле можно заполнять не только с клавиатуры, но и выбирать его значение в раскрывающемся списке.

Чтобы перенести в программу запись из трудовой книжки сотрудника или создать новую запись на основании кадровых событий, происходящих с работником на данном предприятии (прием на работу, повышение в должности, перевод на другую работу, увольнение и др.), выделите этого сотрудника в списке щелчком мыши и нажмите внизу окна кнопку Добавить. В результате окно примет вид, изображенный на рис. 3.56.

Рис. 3.56. Добавление записи о трудовой деятельности сотрудника

В данном режиме в полях Начало периода и Окончание периода нужно указать соответственно начальную и конечную даты интервала времени, за которую создается запись. Например, если вы переносите из трудовой книжки информацию о том, что сотрудник с 1.04.1999 по 8.07.2005 работал на предприятии ООО «Нейтрон», то в поле Начало периода введите значение 01.04.1999, а в поле Окончание периода – значение 08.07.2005. Отметим, что эти параметры являются обязательными для редактирования.

В поле Наименование организации с клавиатуры вводится название предприятия или организации, в котором работал сотрудник, а в поле Должность из раскрывающегося списка выбирается название занимаемой им в то время должности (если в списке нет нужной должности, вы можете ее ввести с помощью расположенной справа кнопки НСИ).

После этого нужно путем установки соответствующих флажков отметить виды стажа, в которые доложен быть включен стаж работы сотрудника на предприятии, указанным в поле Наименование организации.

Чтобы сохранить введенные данные, нажмите кнопку ОК, расположенную справа внизу окна. Сразу после этого программа предложит выполнить расчет трудового стажа работника (рис. 3.57).

Рис. 3.57. Настройка параметров расчета трудового стажа

В данном окне с помощью переключателя нужно указать, на какую дату производить расчет трудового стажа. Если вы хотите рассчитать стаж до последней введенной в программу записи, то установите переключатель в положение по последней записи в трудовой книжке. Если же вам нужно рассчитать стаж на определенную дату, то установите переключатель в положение по состоянию на, и в расположенном справа поле введите дату расчета.

Расчет стажа в соответствии с установленными настройками будет выполнен после нажатия в данном окне кнопки ОК. Обновленная информация о стаже отобразится для данного сотрудника в верхней части окна, в колонке Итого стаж.

Вы можете экспортировать данные о трудовом стаже сотрудников предприятия во внешние файлы разных форматов. Для перехода в режим экспорта нажмите внизу окна кнопку Экспорт. Дальнейшие действия выполняются так же, как и при экспорте данных об отпусках (подробнее см. выше раздел «Ввод сведений о предстоящем отпуске» и рис. 3.42).

Чтобы отредактировать внесенную ранее запись (это бывает необходимо, например, если какие-то сведения были внесены ошибочно, а также в иных случаях), выделите ее в списке щелчком мыши и нажмите кнопку Изменить. Дальнейшие действия выполняются так же, как и при создании новой записи (см. рис. 3.56).

Для удаления записи из списка щелкните на ней мышью и нажмите кнопку Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Вы можете сформировать и вывести на печать подробный отчет о трудовой деятельности сотрудников предприятия – для этого нужно нажать кнопку Отчет, расположенную внизу окна. Дальнейшие действия выполняются так же, как и при формировании отчета о поощрениях и награждениях сотрудников предприятия (см. рис. 3.53).

Социальные льготы сотрудников предприятия

В соответствии с действующим законодательством, некоторые категории граждан имеют право на те или иные социальные льготы: бесплатный проезд в общественном транспорте, льгота по подоходному налогу, право на дополнительный отпуск, на сокращенный рабочий день, и т. д. Подобная информация должна быть зафиксирована и отражена в кадровом учете, и здесь мы расскажем о том, как ведется учет социальных льгот сотрудников предприятия в программе «Кадры SB».

Для перехода в режим работы с социальными льготами выполните команду главного меню Сведения ? Льготы или нажмите соответствующую кнопку инструментальной панели. В результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 3.58.

Рис. 3.58. Сведения о социальных льготах сотрудников

В данном окне представлена информация о льготах, на которые имеют право работники предприятия. Чтобы просмотреть сведения о льготах по конкретному сотруднику, выделите его в списке щелчком мыши. В верхней части окна показана информация о той льготе выбранного сотрудника, на которой установлен курсор.

Чтобы ввести в программу сведения о льготе, выберите в списке сотрудника, который имеет на нее право, и нажмите кнопку Добавить. Чтобы отредактировать информацию о введенной ранее льготе, выделите соответствующую позицию щелчком мыши и нажмите кнопку Изменить. Ввод новых и редактирование имеющихся позиций осуществляется в режиме, который показан на рис. 3.59.

Рис. 3.59. Ввод и редактирование данных о льготе

Обратите внимание – в верхней части окна появились доступные для редактирования параметры. В поле Наименование из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в соответствующем справочнике (этот справочник можно вызвать нажатием расположенной справа кнопки НСИ), выбирается название льготы – например, Льгота по подоходному налогу, Право на сокращенный рабочий день, и т. д. В поле Документ аналогичным образом выбирается название документа, подтверждающего право на льготу (это может быть, например, удостоверение воина-интернационалиста, медицинское заключение о наличии профессионального заболевания, и т. п.). В расположенных справа полях № документа и Дата указываются соответствующие реквизиты данного документа.

В поле Основание нужно ввести основание для предоставления льготы. Это может быть, например, Федеральный закон о подоходном налоге, Постановление правительства РФ о поддержке молодых семей, и т. д.

В поле Примечание при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данной льготе.

Введенные данные о льготе будут сохранены после нажатия в данном окне кнопки ОК.

Вы можете экспортировать данные о социальных льготах сотрудников предприятия во внешние файлы разных форматов. Для перехода в режим экспорта нажмите внизу окна кнопку Экспорт. Дальнейшие действия выполняются так же, как и при экспорте данных об отпусках (подробнее см. выше раздел «Ввод сведений о предстоящем отпуске» и рис. 3.42).

Чтобы сформировать и вывести на печать подробный отчет о социальных льготах сотрудников предприятия, нажмите кнопку Отчет. Дальнейшие действия выполняются так же, как и при формировании отчета о поощрениях и награждениях сотрудников предприятия (см. рис. 3.53).

Глава 5. Как сэкономить на кадровом агентстве. Работа с кандидатами и резюме в программе «E-Staff Рекрутер»

Руководители предприятий для решения своих кадровых проблем часто обращаются в кадровые агентства. В настоящее время таких агентств существует настолько много, что процесс подбора персонала, по идее, вообще не должен представлять никакой сложности.

Однако, как показывает практика, не всегда сотрудничество с кадровым агентством дает ожидаемые результаты. Нередко у руководителей предприятий и кадровых служб после приема на работу нового сотрудника создается впечатление, что они напрасно заплатили деньги агентству. И вовсе не потому, что принятый на работу сотрудник не оправдал надежд; причина кроется совершено в другом.

Дело в том, что во многих случаях при поиске сотрудника вполне можно обойтись собственными силами, не обращаясь в агентство. Для этого существуют специально предназначенные программные средства, ну и, конечно, Интернет (тем более что многие продукты, предназначенные для работы с кандидатами и подбора персонала, поддерживают работу с Интернетом). Отметим, что многие агентства, имитируя бурную деятельность, на самом деле таковую вовсе не осуществляют, а тихо-мирно копаются в Интернете, выискивая там подходящих сотрудников своим клиентам.

В этой главе мы рассмотрим, каким образом можно самостоятельно вести работу с кандидатами и резюме, а также решать прочие кадровые вопросы, не обращаясь в кадровые агентства и, соответственно, сберегая при этом финансовые средства.

Общие сведения о программе «E-Staff Рекрутер»

Программа «E-Staff Рекрутер» разработана и создана специально для решения проблем, связанных с подбором и комплектацией персонала. Ее автором является российская компания Datex Software (www.e-staff.ru). Программа распространяется условно-бесплатно: ее демонстрационную версию можно скачать на сайте разработчиков. К скачиванию предлагается дистрибутив объемом примерно 2,7 Мб.

Процесс установки программы прост и понятен: для этого нужно запустить инсталляционный файл и далее следовать указаниям программы установки. После установки на Рабочем столе появится ярлык для запуска «E-Staff Рекрутер».

Стоит отметить, что предъявляет довольно скромные требования к системным и аппаратным ресурсам. Ее можно успешно эксплуатировать на компьютерах, имеющих 512 Мб оперативной памяти и операционную систему Windows любой версии, начиная с 98 (также программа адаптирована для работы на Windows 7). Для формирования отчетов необходимо наличие MS Word версии 2000 или выше.

Демонстрационная версия с точки зрения функциональности ограничений не имеет. Правда, есть ограничения на объем вводимых данных: можно ввести не более 5 вакансий и не более 50 кандидатов. Кроме этого, размещение вакансий, поиск резюме и сбор откликов можно осуществлять не более чем на 3 сайтах.

В целом стоит отметить, что программа довольно проста и удобна в использовании, что позволяет эксплуатировать ее даже тем, кто имеет небольшой опыт работы на компьютере.

После первого запуска программы нужно будет ввести ряд сведений, определяющих концептуальную направленность ее использования (порядок учета, режимы работы, и т. п.). Это делается в пошаговом режиме: на каждом шаге нужно с помощью соответствующих параметров выбрать подходящие опции. Если вы сомневаетесь, что и как выбирать – можете оставить значения, предложенные по умолчанию. В любом случае, вы сможете впоследствии отредактировать их в настройках программы.

Назначение и функциональные возможности программы

Функциональные возможности, реализованные в программе «E-Staff Рекрутер», предусматривают решение перечисленных ниже задач.

? Учет структурных подразделений предприятия с указанием подробной информации по каждому подразделению.

? Учет вакансий и заявок на подбор сотрудников от руководителей подразделений и отделов компании.

? Автоматическая публикация объявлений о наличии вакансий на популярных сайтах по трудоустройству и прочих Интернет-ресурсах.

? Отслеживание сроков хранения размещенных объявлений на каждом из сайтов.

? Повторное размещение объявлений, срок публикации которых истек.

? Поиск кандидатов на специализированных ресурсах в Интернете.

? Ведение поиска одновременно по нескольким сайтам на основании одного запроса.

? Перенос найденных резюме во внутреннюю базу компании.

? Отслеживание кандидатов, информация по которым получена повторно, либо по которым уже ведется работа.

? Импорт резюме кандидатов из почтовых ящиков и документов Microsoft Word.

? Автоматическое распознавание ключевой информации в резюме (ФИО, дата рождения, адрес, телефон, e-mail, уровень желаемой зарплаты).

? Импорт данных как в ручном, так и в автоматическом режиме.

? Работа с кандидатами: оформление на работу кандидата или отклонение его кандидатуры, прохождение испытательного срока, и др.

? Использование встроенного органайзера (планирование мероприятий, задач, событий, и т. п.).

? Хранение полной истории взаимоотношений с каждым кандидатом (интервью, телефонные контакты, изменения статуса кандидата, проверки рекомендаций и др.).

? Поиск любых данных в базе как по формальным критериям так и по произвольным словам.

? Возможность работы нескольких пользователей в сети.

? Разграничение прав пользователей на доступ к информации.

? Расширение базы дополнительными полями и справочниками, используемыми в компании.

Помимо перечисленных, с помощью программы можно решать и другие задачи, в зависимости от организации работы с кандидатами на конкретном предприятии.

Структура пользовательского интерфейса

После запуска программы на экране отображается ее пользовательский интерфейс, который показан на рис. 4.1.

Рис. 4.1. Интерфейс программы «E-Staff Рекрутер»

По своей структуре и набору инструментов программа «E-Staff Рекрутер» представляет собой типичное Windows-приложение. В верхней части окна программы, сразу под ее заголовком, находится главное меню, команды которого преднзаначены для выбора режимов работы и активизации соответствующих функций программы.

Под главным меню расположена инструментальная панель, кнопки которой дублируют некоторые команды главного меню. Названия большинства кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши. Исключением являются кнопки Новый кандидат, Новая вакансия, Вставка резюме и Импорт резюме, названия которых отображаются непосредственно на кнопках. Вы можете самостоятельно управлять отображением некоторых кнопок в настройках программы.

В левой части окна находится перечень разделов программы. Он представляет собой двухуровневую иерархию: каждый раздел верхнего уровня включает в себя несколько подчиненных разделов (например, раздел Орг. структура включает в себя подчиненные разделы Сотрудники и Штатные должности). Выбор раздела для просмотра и дальнейшей работы осуществляется щелчком мыши на соответствующей позиции списка.

В центральной части интерфейса отображается содержимое выбранного раздела. На рис. 4.1 показано содержимое раздела Орг. структура: сверху отображается перечень структурных подразделений предприятия, в под ним – список сотрудников и вакансий подразделения, на котором установлен курсор. На основании информации, представленной на рис. 4.1, мы видим, что в подразделении Отдел продаж имеется одна вакантная должность – Экономист.

Нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню, некоторые команды которого дублируют аналогичные команды главного меню и кнопки инструментальной панели. Отметим, что содержимое контекстного меню зависит от текущего режима работы.

В нижней части окна программы находится строка состояния. Этот элемент интерфейса никакой функциональной нагрузки не несет, и выполняет лишь информационные функции: в нем показывается информация о текущем режиме работы, и т. п. Например, на рис. 4.1 в строке состояния содержатся сведения о том, что в выбранной области интерфейса находится 7 позиций (в данном случае имеется в виду число структурных подразделений).

Предварительная настройка программы

Перед тем как приступить к эксплуатации программы, рекомендуется просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры ее настройки. По умолчанию в программе предложены настройки, которые в большинстве случаев будут оптимальными, но иногда приходится их подкорректировать, чтобы максимально адаптировать программу к специфике своего предприятия.

Переход к настройкам программы осуществляется с помощью команды главного меню Сервис ? Персональные настройки, либо с помощью соответствующей кнопки инструментальной панели. В любом случае на экране открывается окно, которое показано на рис. 4.2.

Рис. 4.2. Режим персональных настроек программы

В левой части данного окна представлен перечень разделов настройки, а в правой отображается содержимое раздела, на котором установлен курсор. Отметим, что все основные настройки собраны в разделе Общие настройки.

Содержимое данного раздела в правой части окна разделено на два подраздела – Общие и Технические. В каждом подразделе находятся позиции для перехода в соответствующий режим настройки. Открытие режима осуществляется двойным щелчком мыши на соответствующей позиции. Далее мы рассмотрим наиболее важные и востребованные параметры настройки программы.

При щелчке мышью на позиции Просмотр на экране отображается окно, которое показано на рис. 4.3.

Рис. 4.3. Настройка параметров просмотра

Параметр Показывать раздел «События на сегодня» предназначен для управления отображением соответствующим разделом встроенного в программу органайзера. Если вы не планируете пользоваться органайзером, или вам не нужно постоянное присутствие данного раздела в интерфейсе программы – снимите данный флажок. Вы можете в любой момент включить отображение этого раздела путем установки данного флажка. По умолчанию флажок Показывать раздел «События на сегодня» снят.

С помощью флажков Отображать кнопку «Администрирование» на панели инструментов и Отображать кнопку «Персональные настройки» на панели инструментов осуществляется управление отображением соответствующих кнопок в составе инструментальной панели главного окна программы (см. рис. 4.1). Они находятся в правой части инструментальной панели (напомним, что названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши). По умолчанию данные флажки установлены.

В нижней части окна находится переключатель, который может принимать одно из двух положений: Использовать кнопку «Сохранить и закрыть» на панели инструментов и Использовать кнопку «Закрыть» на панели инструментов. Его положение определяет, какая кнопка будет включена в состав инструментальной панели рабочих интерфейсов программы: Сохранить и закрыть или Сохранить. Кнопка Сохранить и закрыть предназначена для закрытия текущего окна с одновременным сохранением внесенных изменений, а кнопка Сохранить – только для сохранения изменений (закрытие окна в данном случае осуществляется с помощью кнопки с символом Х, расположенной в правом верхнем углу окна). По умолчанию переключатель установлен в положение Использовать кнопку «Сохранить и закрыть» на панели инструментов, соответственно – в инструментальных панелях рабочих окон отображается кнопка Сохранить и закрыть (как на рис. 4.3).

В программе реализована возможность автоматического напоминания пользователю о различных предстоящих событиях, информация о которых внесена в календарь (этот календарь является частью встроенного органайзера). Настройка данного механизма осуществляется в режиме Напоминания. Для перехода в данный режим дважды щелкните на соответствующей позиции окна Персональные настройки (см. рис. 4.2) – в результате откроется окно, которое показано на рис. 4.4.

Рис. 4.4. Настройка напоминаний о предстоящих событиях

Чтобы включить режим автоматических напоминаний, установите в данном окне флажок Напоминать о предстоящих событиях в календаре. После этого откроются для редактирования остальные параметры. В поле за нужно указать интервал времени (в минутах), при наступлении которого до предстоящего события программа выдаст напоминание. Вы можете сделать так, что по мере приближения события напоминания будут повторяться – для этого укажите интервал этих повторений в поле повторять напоминание каждые (этот параметр также выражается в минутах).

С помощью переключателя Способ напоминания укажите, каким образом программа должна уведомлять вас о предстоящем событии: появлением мигающего окна на панели задач или появлением всплывающего окна с соответствующей информацией.

Возможности программы предусматривают автоматическое формирование подписи по установленному шаблону к отправляемым электронным письмам. Для формирования такого шаблона дважды щелкните в окне Персональные настройки (см. рис. 4.2) на позиции Подпись. В результате отобразится окно, которое показано на рис. 4.5.

Рис. 4.5. Настройка шаблона подписи к электронным письмам

В данном окне нужно с клавиатуры ввести текст, который впоследствии будет автоматически использоваться в качестве подписи к отправляемым почтовым сообщениям, и нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Мы рассмотрели основные пользовательские настройки программы. Однако в ней есть еще один механизм, который предназначен для администрирования системы. Он позволяет создавать и редактировать новые объекты, справочники, группы пользователей, а также выполнять ряд иных действий по администрированию и обслуживанию программы. Переход в данный режим осуществляется с помощью команды главного меню Сервис ? Администрирование или нажатием соответствующей кнопки инструментальной панели. Здесь мы не будем приводить описание данного режима, поскольку работать с ним могут только пользователи с определенным уровнем подготовки. Кроме этого, администраторские настройки, предложенные в программе по умолчанию, вполне удовлетворяют нуждам большинства предприятий. Если же вам все же потребуется выполнить некоторые действия по администрированию или обслуживанию программы – обратитесь за помощью к системному администратору, или просто к более опытному пользователю.

Построение организационной структуры предприятия

После настройки программы необходимо сформировать в ней организационную структуру предприятия путем ввода данных о структурных подразделениях и отделах компании. О том, как это делать, будет рассказано в данном разделе.

Напомним, что просмотреть текущую структуру предприятия можно в главном окне программы, выбрав в левой части раздел Орг. структура (этот раздел открыт на рис. 4.1). Но в начале организации программы данный раздел будет пустым (что неудивительно), и вам нужно будет заполнить его самостоятельно.

Чтобы ввести в программу информацию о структурном подразделении предприятия, выполните команду главного меню Файл ? Новое структурное подразделение. При активизации данной команды на экране отобразится окно, изображенное на рис. 4.6.

Рис. 4.6. Ввод структурного подразделения

В левой части данного окна содержится перечень разделов, каждый из которых предназначен для ввода соответствующей информации. Но все основные параметры создаваемого подразделения вводятся в разделе Общие сведения, содержимое которого показано на рис. 4.6.

В поле Условное наименование нужно с клавиатуры ввести название структурного подразделения. Под этим названием оно впоследствии будет отображаться в интерфейсах списка и выбора.

В поле Номер вводится числовой код подразделения. Содержимое данного поля формируется программой автоматически, но при необходимости вы можете отредактировать его с клавиатуры.

Если структура предприятия имеет несколько уровней, в частности – создаваемое подразделение будет находиться в подчинении головного подразделения, то название этого головного подразделения нужно ввести в поле Головное подразделение. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, после чего в открывшемся окне (в нем содержится список введенных ранее подразделений) щелчком мыши выделить требуемую позицию и нажать кнопку ОК. Если же головного подразделения нет, то данное поле остается незаполненным.

В поле Категория из раскрывающегося списка нужно выбрать категорию создаваемого подразделения. Возможен выбор одного из четырех вариантов – Департамент, Управление, Отдел или Сектор.

В поле Дата ввода можно указать даты создания структурного подразделения. Требуемое значение вводится с клавиатуры в формате дд. мм. гггг. Аналогичным образом в поле Дата закрытия вводится дата закрытия (ликвидации, реорганизации и т. п.) данного структурного подразделения – если таковое событие имело место быть.

В поле Доп. сведения можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному подразделению. Например, здесь можно ввести информацию о задачах подразделения, либо иные сведения.

Что касается полей Сотрудники и Дочерние подразделения, тони заполняются автоматически – по мере ввода соответствующих данных в программу. Например, если при вводе другого подразделения для него в качестве головного выбрано данное подразделение – информация о наличии дочерней структуры будет включена в данное окно автоматически. То же самое касается и сотрудников предприятия – по мере их ввода (о том, как это делать, будет рассказано ниже) будет автоматически заполняться поле Сотрудники. Отметим, что информацию о сотрудниках можно ввести и здесь – для этого нужно нажать в инструментальной панели кнопку Новый сотрудник и в открывшемся окне, помимо ввода прочих параметров, указать название данного подразделения.

В разделе Вакансии можно просмотреть информацию о вакансиях, имеющихся в данном подразделении. Эти сведения также формируются автоматически – по мере ввода в программу информации о вакансиях (об этом мы также расскажем далее).

Завершается ввод сведений о подразделении нажатием в данном окне кнопки Сохранить и закрыть. Если попытаться закрыть окно без сохранения изменений, то программа выдаст дополнительный запрос на сохранение данных.

Впоследствии вы можете в любой момент просмотреть или отредактировать данные по каждому из введенных ранее подразделений. Для этого откройте в главном окне раздел Орг. структура, и дважды щелкните мышью на позиции, соответствующей требуемому разделу. В результате на экране откроется окно ввода и редактирования (см. рис. 4.6), в котором выполняются все необходимые действия. Также для перехода в режим редактирования можно использовать команду контекстного меню Открыть.

Чтобы удалить подразделение из структуры предприятия, выделите его в списке щелчком мыши и нажмите кнопку Delete либо воспользуйтесь командой контекстного меню Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Информацию об организационной структуре предприятия можно вывести на печать. Для этого выполните команду главного меню Файл ? Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P.

Формирование списка штатных должностей

После построения организационной структуры предприятия необходимо сформировать список штатных должностей. Только после этого можно будет вводить информацию о об имеющихся вакансиях и о кандидатах на замещение вакантных должностей.

Текущий список штатных должностей предприятия находится в разделе Орг. структура ? Штатные должности, содержимое которого показано на рис. 4.7.

Рис. 4.7. Список штатных должностей предприятия

В начале эксплуатации программы этот список будет пустым, поскольку он полностью формируется самим пользователем.

Чтобы ввести в программу информацию о штатной должности, нужно выполнить команду Файл ? Новая штатная должность или нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. В любом случае на экране откроется окно ввода и редактирования, изображенное на рис. 4.8.

Рис. 4.8. Ввод информации о штатной должности

В поле Наименование нужно с клавиатуры ввести название штатной должности. Под этим названием оно впоследствии будет отображаться в интерфейсах списка и выбора. В поле Номер вводится числовой код штатной должности. Содержимое данного поля формируется программой автоматически, но при необходимости вы можете отредактировать его с клавиатуры.

В поле Структурное подразделение нужно указать наименование структурного подразделения предприятия, в котором имеется данная должность. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, после чего в открывшемся окне (в нем содержится список введенных ранее подразделений) щелчком мыши выделить требуемую позицию и нажать кнопку ОК.

Если данная должность предусматривает руководство подразделением, то установите флажок Руководитель подразделения.

В поле Дата ввода можно указать дату включения данной должности в штатное расписание предприятия. Требуемое значение вводится с клавиатуры в формате дд. мм. гггг. Аналогичным образом в поле Дата закрытия вводится дата закрытия или ликвидации должности (очевидно, что заполнять данный параметр стоит только для ликвидированных должностей).

Справа от данных полей находится параметр Сотрудник, занимающий должность. В данном поле указывается сотрудник предприятия, который работает на данной должности (порядок заполнения этого параметра такой же, как и поля Структурное подразделение). Если на данный момент должность не занята, или просто список сотрудников пока не сформирован – можно оставить это поле пустым. Указать сотрудника можно будет и впоследствии, а если привязка сотрудника к данной должности будет сделана в другом режиме (например, при вводе сведений о сотруднике), то данное поле заполнится автоматически.

В поле Оклад нужно с клавиатуры ввести сумму должностного оклада. Если предусмотрено премирование сотрудников, работающих в данной должности, то в расположенных справа полях можно ввести процент месячной, квартальной и годовой премии.

В поле Доп. сведения можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данной должности. Например, здесь можно сформулировать требования к сотрудникам, занимающим данную должность, или к кандидатам, которые претендуют на ее замещение.

Завершается ввод сведений о штатной должности нажатием в данном окне кнопки Сохранить и закрыть.

Ввод в программу данных о сотрудниках предприятия

Несмотря на то, что программы «E-Staff Рекрутер» предназначена, прежде всего, для работы с кандидатами и резюме, в ней хранятся сведения и о работающих на предприятии сотрудниках. Это необходимо, в частности, для того, чтобы правильно формировать список вакансий (вакантными будут только те должности, к которым не привязан сотрудник), а также в иных случаях.

Вводить данные о сотрудниках предприятия рекомендуется после того, как сформирована его организационная структура и составлен список штатных должностей (об этом мы говорили в предыдущих разделах).

Текущий список сотрудников предприятия можно просмотреть в разделе Орг. структура ? Сотрудники, содержимое которого показано на рис. 4.9.

Рис. 4.9. Текущий список сотрудников предприятия

В данном списке для каждого сотрудника в соответствующих колонках показывается его ФИО, название структурного подразделения, в котором он работает, название занимаемой должности и номера телефонов (рабочего и мобильного).

Чтобы ввести в программу информацию о сотруднике, нужно выполнить команду главного меню Файл ? Новый сотрудник или нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. В результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 4.10.

Рис. 4.10. Ввод и редактирование сведений о сотруднике предприятия

В левой части данного окна представлен перечень разделов для ввода соответствующих данных. Все основные сведения вводятся в разделе Общие сведения, содержимое которого показано на рис. 4.10.

Прежде всего нужно в соответствующих полях ввести фамилию, имя и отчество сотрудника. В поле Пол из раскрывающегося списка выбирается пол сотрудника, а в поле Дата рожд. с клавиатуры вводится дата его рождения.

В поле Номер вводится числовой код сотрудника. Содержимое данного поля формируется программой автоматически, но при необходимости вы можете отредактировать его с клавиатуры.

Если у сотрудника имеется служебный и мобильный телефон, то их номера вводятся соответственно в полях Рабочий телефон и Мобильный телефон. Аналогичным образом можно ввести два электронных адреса сотрудника.

В поле Структурное подразделение нужно указать наименование структурного подразделения предприятия, в котором работает сотрудник. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, после чего в открывшемся окне (в нем содержится список введенных ранее подразделений) щелчком мыши выделить требуемую позицию и нажать кнопку ОК. Аналогичным образом в поле Штатная должность указывается название должности, которую занимает сотрудник.

В расположенном справа поле % занятости можно указать процент занятости сотрудника на этой должности. Например, если он работает на полставки, то здесь вводится значение 50, на полторы ставки – 150, и т. д.

В поле Доп. сведения можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, характеризующую данного сотрудника. Например, здесь можно указать, что он владеет иностранными языками, имеет либо имеет право на социальные льготы, и т. п.

После того как в разделе Общие сведения введена необходимая информация, можно завершить добавление сотрудника в программу, а можно – ввести по нему расширенные сведения. В первом случае нажмите кнопку Сохранить и закрыть (впоследствии можно будет отредактировать или дополнить введенные данные), во втором – выполните команду Файл ? Сохранить (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+S), чтобы сохранить введенную информацию без выхода из данного режима. После этого в левой части окна щелчком мыши выберите раздел Доп. сведения (рис. 4.11).

Рис. 4.11. Ввод дополнительной информации о сотруднике предприятия

В данном окне в поле Регион нужно выбрать название населенного пункта, в котором проживает сотрудник. Требуемое значение указывается в окне, которое вызывается нажатием кнопки выбора. После этого в расположенном справа поле с клавиатуры вводится адрес фактического проживания или адрес регистрации сотрудника.

В поле Семейное положение из раскрывающегося списка выбирается значение, соответствующее текущему семейному положению сотрудника (женат, разведен, и т. д.). При наличии у сотрудника детей их количество нужно ввести в расположенном справа поле Дети. Еще правее из раскрывающегося списка выбирается уровень образования сотрудника (высшее, среднее, и т. д.).

В поле Дата приема с клавиатуры или с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки выбора, вводится дата приема сотрудника на работу в организацию. Если этот сотрудник уже уволен, то в расположенном справа поле аналогичным образом указывается дата его увольнения (последнего рабочего дня).

После ввода всех необходимых данных сохраните их нажатием кнопки Сохранить и закрыть. Информация о добавленном сотруднике отобразится в списке сотрудников (см. рис. 4.9).

Работа с имеющимися на предприятии вакансиями

Далее мы рассмотрим, каким образом в программе «E-Staff Рекрутер» ведется работа с вакансиями, имеющимися на предприятии.

Ввод сведений о вакансии

Информация о вакансиях может быть добавлена как вручную, так и автоматически. Как правило, в процессе работы приходится пользоваться каждым из этих способов.

Автоматическое формирование вакансий происходит при работе со штатными должностями. Если в окне редактирования должности (см. рис. 4.8) не указан сотрудник, который ее занимает – эта должность автоматически становится вакантной. Информация об имеющихся на предприятии вакансиях отображается в разделе Вакансии (рис. 4.12).

Рис. 4.12. Список имеющихся вакансий

Отметим, что вы можете выбирать оптимальный режим просмотра вакансий. Если в левой части окна курсор установлен на головной позиции раздела, который так и называется – Вакансии, то в списке будут представлены все вакансии, имеющиеся на предприятии. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается название вакантной должности, наименование структурного подразделения предприятия, в котором она открыта, дата открытия вакансии, ее текущий статус, а также прочие сведения. С помощью нижестоящих подразделов вы можете включить режим просмотра открытых вакансий, новых заявок на кандидатов (их обычно дают руководители структурных подразделений), неактивных вакансий. Также можно просмотреть список опубликованных в Интернете вакансий, и отклики с сайтов, которые пришли на эти вакансии.

Чтобы вручную ввести в программу информацию о вакансии, нужно выполнить команду главного меню Файл ? Новая вакансия или нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. В любом случае на экране откроется окно ввода и редактирования вакансии, которое показано на рис. 4.13.

Рис. 4.13. Ввод и редактирование сведений о вакансии

В первую очередь нужно в поле Структурное подразделение указать название структурного подразделения предприятия, в котором открыта данная вакансия. Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделить щелчком мыши позицию, соответствующую подразделению, и нажать кнопку ОК. После этого в поле Штатная должность аналогичным образом указывается название вакантной штатной должности. Отметим, что в поле Штатная должность выбор осуществляется из списка должностей, сформированного ранее для подразделения, указанного в поле Структурное подразделение. Другими словами, для выбора доступны только должности указанного ранее подразделения.

После этого автоматически заполнится поле Наименование, в котором также отобразится название выбранной должности. Что касается поля Номер, то оно заполняется так же, как и в других аналогичных интерфейсах программы (при отсутствии видимых причин изменять автоматически сформированное значение данного поля не рекомендуется, чтобы не нарушить целостность данных).

В поле Контактные лица формируется список контактных лиц указанного ранее структурного подразделения, с которыми можно обсуждать вопросы по данной вакансии. После заполнения поля Структурное подразделение в поле Контактные лица автоматически отобразится ФИО и должность начальника выбранного подразделения, а также его контактные данные. Подразумевается, что руководитель подразделения в любом случае может обсуждать вопросы устройства кандидатов на работу в отдел.

При необходимости можно добавить и других лиц в данный список (например, заместителя начальника отдела, или кого-то из сотрудников данного отдела, который компетентен в данном вопросе). Для этого нажмите кнопку Выбрать контактное лицо из списка, которая находится справа вверху над данным полем (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши) – в результате откроется окно выбора сотрудника, изображенное на рис. 4.14.

Рис. 4.14. Выбор контактного лица

В данном окне представлен список сотрудников того подразделения, в котором имеется данная вакансия. Чтобы включить сотрудника в список контактных лиц, выделите его щелчком мыши и нажмите кнопку ОК. При необходимости вы можете выбрать сотрудника и из другого подразделения – для этого укажите данное подразделение в поле Структурное подразделение, которое находится в правом верхнем углу окна (см. рис. 4.14), а затем выберите в нем сотрудника.

Количество сотрудников, добавляемых в список контактных лиц по вакансии, не ограничено и определяется только потребностями пользователя.

Вы можете просмотреть информацию по любому сотруднику, внесенному в список контактных лиц – для этого щелкните на соответствующей позиции правой кнопкой мыши, и в открывшемся контекстном меню выполните команду Открыть. В результате на экране отобразится окно ввода и редактирования данных о сотруднике, описание которого было приведено выше (см. рис. 4.10).

Чтобы удалить сотрудника из списка контактных лиц по вакансии, выделите его щелчком мыши и нажмите клавишу Delete или выполните команду контекстного меню Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

В поле Дата открытия нужно ввести дату открытия данной вакансии. Это может быть, например, дата увольнения сотрудника, который ранее работал в этой должности, или дата добавления новой должности в штатное расписание предприятия. По умолчанию в данном поле отображается системная дата компьютера.

В поле Основание появления указывается, каким образом на предприятии появилась данная вакансия. Значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты перечислены ниже.

? Замена – данное значение выбирается в том случае, если вакансия появилась в результате увольнения сотрудника, прежде работавшего в этой должности (то есть требуется замена для выбывшего сотрудника).

? Ввод шт. единицы – этот вариант указывается, если вакансия появилась в результате расширения штатного расписания, в частности – добавления в него новой должности.

? Временный договор – это значение выбирается, если вакансия возникла только на определенное время (например, на период выполнения сезонных работ), и для ее заполнения требуется сотрудник, с которым будет заключен временный трудовой договор.

Отметим, что поле Основание появления не является обязательным для заполнения.

С помощью параметра Плановый срок указывается, в течение какого периода времени вакансия должна быть закрыта. Из раскрывающегося списка выбирается тип периода (минут, часов, дней, месяцев или лет), а левее с клавиатуры вводится его продолжительность. В поле Закрыть до указывается дата, до которой вакансию необходимо закрыть. Отметим, что значения параметров Плановый срок и Закрыть до взаимосвязаны: при любом изменении продолжительности периода автоматически меняется значение поля Закрыть до, и наоборот – при редактировании последней даты закрытия вакансии автоматически пересчитывается продолжительность периода, выделенного для ее закрытия.

В поле Текущий статус из раскрывающегося списка выбирается статус данной вакансии. Напомним, что в главном окне программы вакансии можно просматривать в зависимости от их статуса. По умолчанию все новые вакансии получают статус Открыта, но вы можете заменить его одним из следующих значений: Новая заявка, Закрыта, Приостановлена, Возобновлена или Отменена. Например, если на вакантную должность успешно подобран кандидат, то вакансии можно присвоить статус Закрыта. Если по каким-то причинам поиск кандидатов временно не ведется (например, начальник подразделения, где открыта вакансия, находится в отпуске или в отъезде), то вакансии можно присвоить статус Приостановлена, а когда поиска кандидата возобновятся вновь – ей нужно будет дать статус Возобновлена, и т. д.

В поле Категория подбора из раскрывающегося списка выбирается категория подбора кандидата на замещение данной вакансии. Можно выбрать один из трех перечисленных ниже вариантов.

? Массовый подбор – этот вариант указывается в большинстве случаев, когда на типичную должность приглашается типичный кандидат.

? Специалисты – это значение выбирается тогда, когда для данной вакансии требуется узкий специалист, либо в иных подобных случаях.

? Высшее руководство – данный вариант указывается в случае, когда компании требуется найти сотрудника для работы в высшем руководстве.

Каждой вакансии в зависимости от ее важности присваивается определенный приоритет. Он выбирается из раскрывающегося списка в поле Приоритет (возможные варианты – 1, 2 и 3). Наиболее важным вакансиям присваивается высший приоритет – 1, наименее важным – 3.

Если для данной вакансии в штатном расписании предприятия указана конкретная сумма должностного оклада, то ее следует ввести в поле Оклад. Если же уровень предлагаемой зарплаты находится в определенном диапазоне и зависит от ряда факторов (опыт работы кандидата, уровень его знаний, и т. п.), то нижний и верхний пределы этого диапазона указываются в расположенных справа полях Уровень з/п (от до). Еще правее из раскрывающегося списка можно выбрать валюту, в которой выражены суммы предлагаемой зарплаты (по умолчанию в качестве такой валюты используется российский рубль).

В поле Доп. сведения можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данной вакансии (место работы, организация рабочего места, и т. п.). Этот параметр не является обязательным для заполнения.

Что касается параметров Финальный кандидат и Источник подбора, то они заполняются после того, как кандидат для данной вакансии подобран. В этом случае в поле Финальный кандидат указывается его ФИО (требуемое значение выбирается в окне списка кандидатов, которое выводится на экран нажатием кнопки выбора), а в поле Источник подбора указывается, откуда была взята информация о данном кандидате. Это может быть, например, кадровое агентство, либо конкретный веб-ресурс (более подробно о сайтах, посвященных вопросам трудоустройства, размещения вакансий и поиска кандидатов, будет рассказано ниже, в соответствующей главе книги).

Если к кандидату на замещение данной вакансии предъявляются какие-то особые требования, то выберите в левой верхней части окна раздел Требования к кандидату. Содержимое данного раздела показано на рис. 4.15.

Рис. 4.15. Ввод и редактирование требований к кандидату

В данном разделе осуществляется ввод, редактирование и хранение информации о требованиях к кандидату. В поле Образование из раскрывающегося списка выбирается требуемый уровень образования (высшее, среднее, и т. д.), а в расположенном справа поле с клавиатуры вводится продолжительность опыта работы (в годах), которым должен обладать кандидат.

Если к кандидату предъявляются возрастные ограничения, то нижний и верхний предел возрастного диапазона следует ввести в полях соответственно Возраст (с, по). Если ограничение по возрасту предъявляется только с одной стороны, то заполняется только соответствующее поле, а второе поле оставляется пустым. Например, если в первом поле ввести значение 25, а второе оставить пустым, то это будет означать, что к рассмотрению принимаются кандидаты не младше 25 лет. Если же во втором поле указать значение 40, а первое поле оставить незаполненным – значит, кандидат не должен быть старше 40 лет.

Поскольку для некоторых специальностей применяется разделение по половому признаку (например, на должность водителя обычно рассматривают мужчин, а на должность секретаря – женщин), то желаемый пол кандидата можно выбрать из раскрывающегося списка в поле Пол. Если же требований относительно пола кандидата не предъявляется, то данный параметр оставьте незаполненным.

На этом ввод основных сведений о вакансии завершается. После нажатия в данном окне кнопки Сохранить и закрыть вакансия появится в списке вакансий предприятия (см. рис. 4.12). Вы можете в любой момент просмотреть или отредактировать данные о вакансии – для этого щелкните на ней в списке правой кнопкой мыши, и в открывшемся контекстном меню выберите команду Открыть. В результате на экране отобразится окно ввода и редактирования вакансии, с которым мы только что познакомились.

Для удаления вакансии из списка выделите ее щелчком мыши и выполните команду контекстного меню Удалить либо нажмите клавишу Delete. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции.

В режиме работы со списком вакансий можно использовать фильтр на отображаемые данные. Например, вы можете оставить в списке только вакансии с определенным статусом, или для какой-то специальности, и т. д. Над списком вакансия находятся параметры, предназначенные для выбора условия фильтра: в поле Текущий статус выбирается статус вакансий, которые должны отображаться в списке, в поле Специальность – специальность, для которой нужно просмотреть вакансии, (набор этих параметров зависит от выбранного раздела), и т. д. После выбора условия фильтра список будет автоматически отфильтрован. Для возврата к работе с полным списком выберите в соответствующем раскрывающемся списке значение с прочерком (око установлено во всех полях по умолчанию, см. рис. 4.12).

Для быстрого поиска вакансии в списке используйте механизм поиска. В поле Поиск по тексту введите название или фрагмент названия вакансии, после чего нажмите кнопку Найти. В результате в списке останутся только вакансии, удовлетворяющие заданному условию. Чтобы вернуться к работе с полным списком вакансий, очистите поле Поиск по тексту и вновь нажмите кнопку Найти.

Публикация объявлений о вакансии в Интернете

В программе «E-Staff-Рекрутер» реализована возможность автоматического размещения объявления об имеющихся вакансиях в Интернете на специализированных сайтах, посвященных трудоустройству (например, www .rabota .ru, www .hh .ru, и др.). Это избавляет пользователя от необходимости посещать отдельно каждый ресурс и вручную добавлять на нем объявление. Поскольку каждая ручная подача объявления требует определенного (зачастую и немалого) времени, актуальность данного механизма трудно переоценить.

ВНИМАНИЕ

Перед тем как приступить к автоматическому размещению вакансий, необходимо зарегистрироваться на тех ресурсах, на которых вы планируете давать объявления. Учетные данные необходимы для доступа в раздел подачи объявлений, они вводятся в соответствующем разделе настройки программы (об этом будет рассказано чуть ниже).

Чтобы просмотреть перечень сайтов, на которых можно разместить объявления, выполните команду главного меню Сервис ? Персональные настройки, и в открывшемся окне перейдите в раздел Интернет-модуль ? Сайты. В правой части данного окна отобразится перечень ресурсов, посвященных вопросам трудоустройства и подбора персонала (рис. 4.16).

Рис. 4.16. Список ресурсов, посвященных трудоустройству и подбору кадров

Для каждого сайта в соответствующих колонках отображается следующая информация: адрес, текущий статус, регион (на который ориентирован данный ресурс), информация о правилах размещения резюме и вакансий (платно или бесплатно), а также данные о том, выполняется ли на данном сайте поиск резюме и публикация вакансий (если да, то в соответствующей колонке отобразится символ «плюс»).

Напомним, что в демонстрационной версии программы возможна работа только с тремя сайтами: www .rabota .mail .ru, www .hh .ru и www .rabota .ru. Эти сайты находятся вверху списка, а все остальные ресурсы, с которыми демо-версия не работает, помечены символом Х.

Для каждого сайта, с которым вы намерены работать, необходимо ввести регистрационные данные (как мы уже отмечали ранее, необходимо зарегистрироваться на всех ресурсах, на которых вы хотите публиковать объявления о вакансиях). Для перехода в режим ввода, просмотра и редактирования регистрационных данных щелкните правой кнопкой мыши на позиции списка, соответствующей ресурсу, и в открывшемся контекстном меню выберите команду Открыть. В результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 4.17.

Рис. 4.17. Ввод регистрационных данных и настройка работы с сайтом

В данном режиме осуществляется не только ввод регистрационных данных, но и выполняется настройка дальнейшей работы с ресурсом. Логин и пароль для доступа в раздел подачи объявлений и к прочим сервисам ресурса вводятся в соответствующих полях с клавиатуры.

После этого с помощью группы параметров Используемые функции укажите, как вы намерены использовать данный ресурс. Если вы хотите осуществлять на нем поиск подходящих резюме – установите флажок Поиск резюме, для размещения на сайте объявлений о вакансиях установите флажок Публикация вакансий, а чтобы программа автоматически собирала отклики на ваши объявления о вакансиях, установите флажок Сбор откликов.

В поле Срок хранения объявлений (дней) из раскрывающегося списка выберите количество дней, по истечении которого поданное объявление будет удалено с сайта. Значение данного поля обычно зависит от количества времени, отведенного для закрытия вакансии и указанного в разделе Общие сведения окна ввода и редактирования данных о вакансии (см. рис. 4.13).

Если вы хотите, чтобы программа выполняла автоматическое обновление поданных объявлений (благодаря этому объявления будут всегда актуальными, а также это может способствовать поднятию их в результатах поиска), установите флажок Обновлять всегда. В этом случае программа будет автоматически обновлять объявления постоянно (при условии наличия действующего подключения к Интернету). Вы можете указать интервал, через который необходимо выполнять автоматическое обновление: для этого снимите флажок Обновлять всегда, и в расположенном ниже поле Период обновления объявления (дней) с клавиатуры введите периодичность обновления (в днях). По умолчанию предлагается выполнять обновление каждые три дня.

Завершается ввод регистрационных сведений и настройка параметров работы с сайтом нажатием в данном окне кнопки Сохранить и закрыть.

Дальнейшие действия по публикации объявлений о вакансии выполняются в режиме редактирования вакансии. Выделите требуемую вакансию в списке щелчком мыши, и в появившемся контекстном меню выполните команду Открыть, после чего в открывшемся окне перейдите в раздел Объявление в Интернете (рис. 4.18).

Рис. 4.18. Ввод и редактирование данных для объявления о вакансии

В данном режиме нужно ввести данные, которые будут использованы для формирования объявления о вакансии.

ПРИМЕЧАНИЕ

Поля, которые в данном окне (см. рис. 4.18) помечены звездочками, являются обязательными для заполнения. В частности, такими параметрами являются Наименование должности, Регион, Общее описание, и др. Если какой-то из этих параметров оставить незаполненным, то при попытке публикации объявления в Интернете программа выдаст сообщение о невозможности выполнения данной операции, и потребует ввести недостающие сведения.

В поле Наименование должности с клавиатуры вводится название должности, на которую требуется сотрудник. Как правило, значение данного поля совпадает со значением полей Наименование и Штатная должность, которые находятся в разделе Общие сведения (см. рис. 4.13), но это не обязательно. В частности, здесь можно указать названия смежных должностей, разделив их запятой: например, если на предприятие требуется экономист, но его служебные обязанности вполне может выполнять и менеджер, и бухгалтер, то в поле Наименование должности можно ввести значение Экономист, менеджер, бухгалтер. Это повысит эффективность поданного объявления, поскольку его будут рассматривать не только экономисты, то также менеджеры и бухгалтеры. К тому же такое объявление будет более популярным в поисковых запросах, потому что будет удовлетворять сразу нескольким условиям поиска.

В поле Регион нужно указать регион, в котором должно быть опубликовано объявление. Чтобы заполнить данное поле, нажмите кнопку выбора – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.19.

Рис. 4.19. Выбор региона для подачи объявления

В данном окне нужно выбрать требуемый регион щелчком мыши и нажать кнопку ОК. Для быстрого поиска региона в списке используйте механизм поиска. В поле Поиск по тексту введите название или фрагмент названия региона (например, если вам нужно найти Архангельск, то достаточно ввести Арханг, или даже Арх), после чего нажмите кнопку Найти. В результате в списке останутся только регионы, удовлетворяющие заданному условию. Чтобы вернуться к работе с полным списком регионов, очистите поле Поиск по тексту и вновь нажмите кнопку Найти.

Отметим, что если в программе отсутствует нужный вам регион, то перечень регионов вы можете дополнить самостоятельно. Для этого выполните команду главного меню Сервис ? Администрирование, и в открывшемся окне перейдите в раздел Справочники ? Общие ? Регионы (рис. 4.20).

Рис. 4.20. Список имеющихся в программе регионов

В данном окне представлен список регионов, который сформирован в программе по умолчанию. Чтобы добавить новый регион, нажмите справа вверху кнопку Новый элемент, затем в открывшемся окне в поле Наименование с клавиатуры введите название региона и нажмите кнопку Сохранить и закрыть. Отметим, что все регионы, которые включены в данный список по умолчанию, имеют статус стандартный, а добавленные пользователем регионы – статус пользовательский. На рис. 4.20 статус пользовательский присвоен региону Актюбинск. Если потребуется удалить регион из справочника, щелкните на нем правой кнопкой мыши, затем в открывшемся контекстном меню выполните команду Удалить и подтвердите удаление.

В поле Занятость из раскрывающегося списка нужно указать, на какую занятость вы приглашаете сотрудника. Если вы хотите взять на работу специалиста на полный рабочий день, выберите в данном поле значение полный рабочий день (этот вариант предлагается использовать по умолчанию), если на частичную занятость – укажите значение неполный рабочий день. Если же сотрудник будет исполнять свои обязанности по свободному графику или в удаленном режиме – выберите в данном поле значение свободный график.

В полях Зарплата, (от до) нужно указать соответственно минимальный и максимальный уровень заработной платы, которую вы сможете предложить сотруднику. Причем обязательно нужно указать только минимальный уровень, а максимальный – по вашему желанию. В расположенном справа поле из раскрывающегося списка нужно выбрать валюту, в которой выражена сумма зарплаты. По умолчанию в качестве такой валюты предлагается российский рубль.

В поле Образование из раскрывающегося списка выбирается образование, которое должен иметь кандидат на замещение данной должности. Возможен выбор одного из следующих вариантов: среднее, среднее специальное, неоконченное высшее, высшее.

В расположенных справа полях можно сформулировать дополнительные требования к кандидатам на замещение данной вакансии, а именно – указать минимально необходимый опыт работы и возрастные ограничения (минимальный и максимальный возраст).

С помощью переключателя Описание вакансии указывается, в каком формате должно составляться описание вакансии. Если переключатель установлен в положение простое, то область описания, которая находится под данным переключателем, будет включать в себя только одно поле – Общее описание (см. рис. 4.18). В этом поле с клавиатуры вводится вся информация о вакансии, которой не нашлось места в других полях. Например, можно сформулировать значение данного поля так: Требуется экономист с высшим образованием и опытом работы до 5 лет. Служебные обязанности – анализ хозяйственной деятельности предприятия и стратегическое планирование. Условия – полный рабочий день, 5-дневная рабочая неделя, обеденный перерыв 1 час, возможны командировки по России и в страны ближнего зарубежья.

Если переключатель установлен в положение составное, то поле Общее описание исчезнет, а вместо него появится три других поля – Требования, Обязанности и Условия. Информация в них также вводится с клавиатуры. Такой подход позволяет вводить разную информацию о вакансии в соответствующие поля. Например, приведенное выше описание будет теперь выглядеть так: в поле Требования – текст Требуется экономист с высшим образованием и опытом работы до 5 лет, в поле Обязанности – текст Служебные обязанности – анализ хозяйственной деятельности предприятия и стратегическое планирование, а в поле Условия – текст Полный рабочий день, 5-дневная рабочая неделя, обеденный перерыв 1 час, возможны командировки по России и в страны ближнего зарубежья. Очевидно, что такой подход повышает наглядность представления информации, и позволяет кандидату, читающему объявление о вакансии, сразу выделить те данные, которые его интересуют в первую очередь.

Если же переключатель установлен в положение простое и составное, то в области описания будут присутствовать все четыре только что рассмотренных поля: Общее описание, Требования, Обязанности и Условия. В этом случае в поле Общее описание можно ввести лишь общие сведения о вакансии, а конкретизировать их – в полях Требования, Обязанности и Условия. В этом случае кандидаты будут в первую очередь просматривать общее описание вакансии, и если она их заинтересует – то они смогут здесь же найти конкретные сведения о предъявляемых требованиях, служебных обязанностях и условиях работы.

В нижней части окна в поле Контактное лицо нужно указать ФИО сотрудника предприятия, который будет контактировать с кандидатами на замещение данной вакансии. Отметим, что значение данного поля не обязательно совпадает со значением поля Контактные лица, находящимся в разделе Общие сведения (см. рис. 4.13). Как правило, в разделе Общие сведения указываются лица, с которыми будет обсуждать кандидатуру сотрудник кадровой службы, отвечающий за подбор кандидата на данную должность. А в поле Контактное лицо (раздел Объявление в Интернет) указывается обычно информация о кадровом сотруднике, который будет рассматривать претендентов на замещение данной вакансии.

В поле Телефон вводится номер служебного или мобильного телефона сотрудника, указанного в поле Контактное лицо. Отметим, что вы можете указать сразу несколько телефонов, разделив их номера запятой. В поле E-mail вводится адрес электронной почты контактного лица, а в поле Организация – наименование организации, в которой открыта вакансия (как правило, это наименование собственной организации).

Чтобы сохранить введенные данные, выполните команду главного меню Файл ? Сохранить (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+S). Если вы хотите сохранить введенную информацию с одновременным выходом из данного режима, нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

После заполнения всех перечисленных параметров перейдите в подраздел Объявление в Интернет ? Сайты, содержимое которого показано на рис. 4.21.

Рис. 4.21. Выбор сайтов и настройка параметров размещения объявления

В данном подразделе путем установки соответствующих флажков нужно перечислить веб-ресурсы, на которых вы хотите опубликовать объявление о вакансии. Напомним, что в режиме демонстрационной версии программа поддерживает работу только с тремя ресурсами – www .rabota .mail .ru, www .hh .ru и www .rabota .ru. В расположенном справа поле Рубрика нужно указать рубрику сайта, в которую должно быть помещено объявление (без этого публикация будет невозможна). Чтобы выбрать рубрику, нажмите кнопку выбора – в результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 4.22.

Рис. 4.22. Выбор рубрики для публикации объявления о вакансии

В данном окне нужно выбрать требуемую рубрику щелчком мыши (предварительно раскройте соответствующую ветвь иерархии) и нажать кнопку ОК. Для быстрого поиска рубрики используйте механизм поиска. В поле Поиск по тексту введите название или фрагмент названия рубрики (например, если вам нужно найти Бухгалтер, то достаточно ввести Бухгал, или даже Бухг), после чего нажмите кнопку Найти. В результате в списке останутся только рубрики, удовлетворяющие заданному условию. Чтобы вернуться к работе с полным списком рубрик, очистите поле Поиск по тексту и вновь нажмите кнопку Найти.

После того как объявление опубликовано, в колонках Размещена, Истекает и Код (см. рис. 4.21) отобразится соответственно дата публикации объявления, дата истечения срока публикации объявления, а также индивидуальный код опубликованного объявления. Последний параметр может использоваться, в частности, для быстрого поиска своего объявления для просмотра или редактирования.

Чтобы опубликовать объявление о вакансии на выбранных сайтах, нажмите в инструментальной панели (см. рис. 4.21) кнопку Публикация, и в открывшемся меню выполните команду Разместить в Интернет. После этого в подразделе Объявление в Интернет ? Размещение отобразится информация о ходе публикации (рис. 4.23).

Рис. 4.23. Информация о ходе размещения объявления

В процессе публикации объявления в данном окне для соответствующего ресурса будет отображаться сообщение Идет размещение (на рис. 4.23 таким ресурсом является www .hh .ru). Если объявление успешно опубликовано на сайте, то напротив его адреса появится текст Размещено. Если по каким-то причинам опубликовать объявление не удалось, то для соответствующего ресурса отобразится сообщение Не размещено или Неверное имя пользователя или пароль. При этом справа может появиться ссылка, предназначенная для просмотра дополнительной информации о причинах неудавшейся попытки.

Работа с резюме и кандидатами на вакантные должности

В программе «E-Staff Рекрутер» реализованы широкие функциональные возможности для работы с резюме и кандидатами на замещение вакантных должностей. Вы можете вводить информацию о кандидатах вручную, импортировать резюме из внешних файлов, искать кандидатов в Интернете, сортировать их по статусам, а также выполнять целый ряд иных действий. Далее мы рассмотрим основные приемы и методы работы с резюме и кандидатами в программе «E-Staff Рекрутер».

Ввод информации о новом кандидате

Чтобы просмотреть информацию об имеющихся в программе кандидатах, в главном окне выберите щелчком мыши раздел Кандидаты. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ФИО кандидата, его текущий статус, название вакансии, на которую он претендует, наименование структурного подразделения предприятия, в котором открыта данная вакансия, а также информация о предыдущем месте работы кандидата. Но учтите, что если вы только начинаете работать с программой, список кандидатов будет пустым (вы будете заполнять его самостоятельно по мере получения информации о кандидатах).

Чтобы ввести в программу информацию о новом кандидате на замещение вакантной должности, выполните команду главного меню Файл ? Новый кандидат или нажмите соответствующую кнопку инструментальной панели. В результате на экране откроется окно ввода и редактирования данных о кандидате, которое показано на рис. 4.24.

Рис. 4.24. Ввод сведений о кандидате

Возможности программы предусматривают ввод, хранение и редактирование большого количества самой разнообразной информации о каждом кандидате, интересующем компанию. Для удобства работы эта информация разделена по категориям и вводится в соответствующих разделах, перечень которых находится слева вверху окна.

Все основные сведения о кандидате вводятся в разделе Общие сведения, содержимое которого показано на рис. 4.24. Прежде всего в соответствующих полях нужно с клавиатуры ввести фамилию, имя и отчество кандидата. В поле Номер программа автоматически генерирует числовой код кандидата, это значение при необходимости можно отредактировать с клавиатуры (но учтите, что у каждого кандидата числовой код должен быть индивидуальным). В поле Пол из раскрывающегося списка выбирается пол кандидата (программа может заполнить данное поле автоматически, если по ФИО кандидата можно явно определить его пол, но в любом случае проверьте, правильно ли оно заполнено), а в поле Дата рожд. с клавиатуры вводится дата рождения кандидата.

Информация о контактных телефонах кандидата указывается в полях Дом. телефон, Раб. телефон и Моб. телефон. Рабочий телефон кандидата указывается только в том случае, если человек еще не уволился с прежнего места работы.

СОВЕТ

Пользоваться рабочим телефоном кандидата без особой необходимости не рекомендуется. Лучше для связи с ним использовать его домашний или мобильный телефон. Помните, что при разговоре по служебному телефону информация о вашем интересе к кандидату может просочиться к нынешним коллегам или руководству кандидата, и тем самым вы невольно можете спровоцировать возникновение неприятных последствий для этого человека.

В расположенных справа полях можно с клавиатуры ввести электронные адреса кандидата, если таковые у него имеются.

В поле Адрес проживания указывается адрес проживания кандидата либо адрес его регистрации в соответствии с паспортными данными. Если эти сведения совпадают, то вопросов при заполнении поля не возникает, а если они разнятся, то вариант заполнения будет зависеть от специфики ситуации.

В поле Регион поиска работы нужно указать регион, в котором осуществляется поиск работы данным кандидатом. При нажатии кнопки выбора на экране открывается окно, в котором нужно выбрать требуемый регион щелчком мыши и нажать кнопку ОК. Для быстрого поиска требуемого региона в данном окне используйте механизм поиска. В поле Поиск по тексту введите название или фрагмент названия региона (например, если вам нужно найти Норильск, то достаточно ввести Нори), после чего нажмите кнопку Найти. В результате в списке останутся только регионы, удовлетворяющие заданному условию. Чтобы вернуться к работе с полным списком регионов, очистите поле Поиск по тексту и вновь нажмите кнопку Найти.

В поле Предполагаемая должность с клавиатуры следует ввести название должности, на которую может претендовать кандидат. Причем здесь можно ввести несколько должностей, разделив их запятой. Например, человек с бухгалтерским образованием вполне может претендовать на замещение таких должностей, как бухгалтер, экономист, менеджер, финансовый аналитик и т. п.

В расположенном справа поле Уровень з/п указывается сумма заработной платы, которую желает получать кандидат за свою работу. Этот параметр не является обязательным для заполнения, поскольку не все кандидаты готовы сразу сообщить минимальную сумму, за которую они согласны работать. Кроме этого, многие кандидаты предпочитают вообще ее не говорить, пока не узнают, какую сумму заработной платы может предложить предприятие. Отметим, что указать сумму ожидаемой зарплаты можно как в российских рублях, так и в иностранной валюте – требуемый вариант выбирается в находящемся справа раскрывающемся списке.

В поле Образование из раскрывающегося списка выбирается уровень образования кандидата. Возможен выбор одного из четырех вариантов – высшее, неоконченное высшее, среднее специальное и среднее. Если на момент ввода сведений о кандидате вы не знаете, какое образование у него имеется – данный параметр можно не заполнять.

В поле Стаж с клавиатуры вводится продолжительность стажа кандидата (этот параметр выражается в годах), а справа указывается название специальности, по которой имеется данный стаж (требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка).

Возможности программы предусматривают ведение учета кандидатов в разрезе их рейтингов. Каждому кандидату вы можете присвоить рейтинг – в зависимости от его профессиональных, деловых и прочих качеств, другими словами – в зависимости от того, насколько он интересен предприятию. На одну и ту же вакантную должность может претендовать несколько кандидатов с разными рейтингами. При этом вначале рассматриваются кандидатуры с наиболее высоким рейтингом, а если по каким-то причинам такой претендент не может быть принят на работу в организацию (например, слишком высокие требования по зарплате, или выбор кандидатом другого работодателя, и т. п.), то далее для рассмотрения принимается кандидат с более низким рейтингом, и т. д.

В поле Рассматривается на вакансии формируется список имеющихся на предприятии вакансий, на которые может претендовать данный кандидат. Чтобы добавить вакансию в список, нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Отобрать на вакансию – в результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 4.25.

Рис. 4.25. Выбор вакансии, на которую может претендовать кандидат

В данном окне представлен список всех открытых на предприятии вакансий. Для включения вакансии в список для кандидата выделите ее щелчком мыши и нажмите кнопку ОК. Отметим, что при работе с большим списком вакансий вы можете для быстрого поиска требуемой вакансии использовать поле Поиск по тексту, которое находится слева вверху окна (о том, как пользоваться данным механизмом, мы уже неоднократно говорили выше). С помощью параметров, которые находятся справа вверху окна (Текущий статус, Статус финального кандидата, Рекрутер и Группа) вы можете установить фильтр на отображаемые в списке вакансии (эту возможность также удобно использовать при работе с большими объемами данных).

Любую отобранную для кандидата вакансию вы можете открыть для просмотра и редактирования. Для этого щелкните на ней правой кнопкой мыши, и в открывшемся контекстном меню выберите команду Открыть. Чтобы удалить позицию из списка отобранных для кандидата вакансий, выделите ее щелчком мыши и выполните команду контекстного меню Удалить либо нажмите клавишу Delete, после чего подтвердите удаление. Отметим, что в данном случае вакансия будет удалена только из списка вакансий данного кандидата, но не из программы.

В нижней части окна отображается текст резюме кандидата. Вы можете ввести его вручную на основании представленной кандидатом информации о себе, а можете импортировать из внешнего Word-файла (часто кандидаты высылают свои резюме на рассмотрение именно в таком формате). Отметим, что импортированный текст резюме вы можете при необходимости отредактировать вручную.

Ввод и редактирование резюме осуществляется в подразделе Приложения ? Резюме, содержимое которого показано на рис. 4.26.

Рис. 4.26. Ввод и редактирование резюме

В данном окне в поле Тип приложения нужно из раскрывающегося списка выбрать значение Резюме. В поле Наименование можно с клавиатуры ввести произвольное наименование резюме (например, Резюме кандидата Иванова И.И.), а в поле Дата указать дату получения этого резюме (требуемое значение можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора).

Текст резюме вводится с клавиатуры в большом текстовом поле, занимающим основную часть интерфейса. Если вы хотите импортировать текст резюме из внешнего Word-файла, нажмите кнопку Импорт, которая находится справа вверху окна, и в открывшемся окне по обычным правилам Windows укажите путь к файлу с резюме. После нажатия в данном окне кнопки Открыть текст резюме из Word-файла отобразится в разделе подразделах Резюме (здесь его можно отредактировать с клавиатуры) и Общие сведения (здесь текст резюме доступен только для просмотра).

После ввода общих сведений о кандидате и его резюме можно ввести информацию о семейном положении кандидата. Для этого перейдите в раздел Доп. сведения, и в поле Семейное положение из раскрывающегося списка выберите подходящий вариант – женат, не женат или разведен для мужчин, или замужем, не замужем и разведена – для женщин. При наличии у кандидата детей информацию об их количестве введите с клавиатуре в поле Дети.

В разделе Навыки вводится информация о дополнительных навыках и умениях кандидата, которые могут послужить дополнительным преимуществом при рассмотрении его кандидатуры. Такими навыками, в частности, могут являться: владение иностранным языком, наличие водительского удостоверения, умение пользоваться компьютером и программными продуктами, и т. д. Содержимое раздела Навыки показано на рис. 4.27.

Рис. 4.27. Ввод и редактирование сведений о навыках кандидата

Здесь представлен список возможных навыков, и указывается дополнительная информация по каждому из них. Отметим, что этот список вы можете формировать самостоятельно (по умолчанию в программе предусмотрено использование только одного дополнительного навыка – знание иностранных языков). Чтобы добавить еще какие-то навыки, выполните в главном окне программы команду главного меню Сервис ? Администрирование, и в открывшемся окне перейдите в подраздел Справочники ? Общие ? Навыки (рис. 4.28).

Рис. 4.28. Список навыков

Как видно на рисунке, список навыков имеет иерархическое представление: однотипные навыки объединены в группы (например, водительские категории – в группу Водительские права, иностранные языки – в группу Иностранный язык, и т. д.). Вы можете добавлять навыки как в существующие группы, так и формировать новые группы навыков и заполнять их навыками.

Чтобы добавить в список новую позицию, нажмите кнопку Новый элемент, которая находится справа над списком. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.29.

Рис. 4.29. Ввод и редактирование сведений о дополнительных навыках

В данном окне в поле Наименование нужно с клавиатуры ввести название навыка или группы навыков. Например, если вы хотите ввести информацию о наличии у кандидатов водительских прав, то группа навыков будет называться Водительские права, и потом в нее будут включены навыки Категория В, Категория С и т. д.

В поле Родительский элемент указывается, какому элементу (группе) будет подчинен создаваемый элемент. Выбор осуществляется из списка сформированных ранее групп навыков. Если вы создаете группу, то данное поле должно остаться незаполненным, при этом нужно установить расположенный ниже флажок Группа навыков.

Если установить флажок Уровни, то ниже откроются параметры для формирования списка уровней навыка. В данном случае уровень – это дополнительная характеристика навыка. Например, для навыков, включенных в группу Иностранный язык, можно сформировать уровни Начальный, Средний, Со словарем и Свободно. Для навыков, входящих в состав группы Водительские права, можно сформировать уровни Стаж до 1 года, Стаж от 1 года до 3 лет, стаж от 3 до 5 лет, стаж свыше 5 лет (такой пример показан на рис. 4.29), и т. д. Причем если сформировать список уровней для родительской позиции (группы), а потом для подчиненной позиции установить флажок Использовать уровни головной группы – то список уровней для подчиненной позиции будет соответствовать списку уровней головной группы. Чтобы добавить уровень в список, нажмите кнопку Добавить уровень, которая находится справа над списком (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши, а на самой кнопке изображен символ «плюс», см. рис. 4.29), после чего с клавиатуры ввести название уровня.

Завершается ввод информации о навыке или группе навыков нажатием в данном окне кнопки Сохранить и закрыть.

Чтобы впоследствии просмотреть и отредактировать информацию о навыке или группе навыков, выделите в списке (см. рис. 4.28) соответствующую позицию щелчком мыши и выполните команду контекстного меню Открыть. Для удаления навыка выполните команду контекстного меню Удалить или нажмите клавишу Delete, после чего подтвердите удаление.

Возвращаемся в режим ввода сведений о кандидате, а именно – в раздел Навыки (см. рис. 4.27). Чтобы добавить сюда навык, нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Добавить навык (чтобы увидеть называние кнопки, подведите к ней указатель мыши), после чего в открывшемся окне выделите требуемый навык щелчком мыши и нажмите кнопку ОК. Если для выбранного навыка ранее были сформированы уровни, то выберите требуемый уровень из раскрывающегося списка. Что касается расположенных справа параметров Примечание и Дата, то они отображаются для каждого навыка. В поле Примечание при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному навыку, а в поле Дата указать дату приобретения этого навыка или дату ввода информации о нем.

Чтобы удалить позицию из списка навыков кандидата, нажмите кнопку, которая расположена справа от поля Дата, и в открывшемся меню выполните команду Удалить. При этом нужно соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

На следующем этапе осуществляется ввод данных об образовании кандидата. Для этого нужно перейти в раздел Образование, содержимое которого показано на рис. 4.30.

Рис. 4.30. Ввод и редактирование сведений об образовании кандидата

Чтобы добавить информацию о получении образования, нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Добавить предыдущее место учебы (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши). После этого откроются перечисленные ниже параметры.

? Дата начала и Дата окончания – в данных полях указывается соответственно дата начала обучения в учебном заведении (или дата поступления в него) и дата окончания учебного заведения. Требуемые значения можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, находящегося в раскрывающемся списке.

? Учебное заведение – здесь с клавиатуры нужно ввести название учебного заведения, которое окончил кандидат.

? Специальность – в данном поле указывается специальность кандидата в соответствии с документом, подтверждающим окончание данного учебного заведения.

? Доп. сведения – здесь можно ввести информацию, которой не нашлось места в предыдущих полях. Например, если кандидат окончил учебное заведение с красным дипломом, то об этом можно указать в данном поле.

Для дополнительных видов образования (например, послевузовское, и т. п.) рекомендуется установить флажок Дополнительное образование.

Подобным образом вводится информация обо всех имеющихся у кандидата образованиях. Но учтите, что вводить сведения нужно по возрастающей (начиная с самого раннего образования, и заканчивая самым последним).

Чтобы удалить из раздела информацию об образовании, нажмите кнопку, которая находится справа от поля Учебное заведение, и в открывшемся меню выполните команду Удалить. При этом помните, что программа не запрашивает подтверждение удаления, а сразу удаляет позицию из раздела.

Для ввода, редактирования и хранения информации о предыдущих местах работы кандидата предназначен раздел Места работы, содержимое которого показано на рис. 4.31.

Рис. 4.31. Ввод сведений о предыдущих местах работы кандидата

Чтобы ввести информацию о предыдущем места работы, нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить предыдущее место работы. После этого в полях Дата начала и Дата окончания укажите даты соответственно первого и последнего дней работы в данной организации. В поле Компания с клавиатуры вводится название организации, в которой работал сотрудник, а в поле Должность – название занимаемой им должности. В расположенном справа поле Уровень з/п можно ввести сумму заработной платы, которую кандидат получал на данном месте работы (при наличии таких сведений). Дополнительную информацию о работе можно ввести в поле Обязанности, основные достижения.

Если сотрудник сменил несколько мест работы, то ввод добавление информации о каждом из нем осуществляется с помощью кнопки Добавить предыдущее место работы (каждый раз будут открываться параметры для ввода данных). При этом начинать ввод данных нужно с первого места работы, и заканчивать – последним.

В разделе Вакансии (рис. 4.32) можно просмотреть и, при необходимости – отредактировать информацию о вакансиях, на которые претендует или претендовал ранее данный кандидат.

Рис. 4.32. Просмотр сведений о вакансиях, на которые претендует кандидат

В верхней части данного окна представлен список вакансий, на которые кандидат претендует в данный момент, а внизу – на которые он претендовал ранее, но по каким-то причинам не был утвержден. Отметим, что информация в данные списки поступает автоматически из других режимов работы программы: например, при добавлении вакансии в разделе Общие сведения она автоматически попадает и в раздел Вакансии.

Чтобы добавить новую вакансию, нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Отобрать на вакансию, затем в открывшемся окне выделите требуемую вакансию щелчком мыши и нажмите кнопку ОК.

Любую находящуюся в списке вакансию вы можете открыть для просмотра и, при необходимости – редактирования. Для этого щелкните на вакансии правой кнопкой мыши, и в открывшемся контекстном меню выполните команду Открыть.

Чтобы удалить вакансию из списка, выделите ее щелчком мыши и нажмите клавишу Delete или выполните команду контекстного меню Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Как мы уже отмечали ранее, в программе реализована возможность присвоения каждому кандидату определенного статуса. Например, только что введенный в программу кандидат автоматически получает статус Новый кандидат. Если его резюме отправлено на рассмотрение руководителю, то он автоматически получает статус Резюме у руководителя, если он приглашен на собеседование – получает статус Приглашение, и т. д.

Выбор статуса либо действия, автоматически изменяющего статус кандидата, осуществляется в левой части окна ввода и редактирования информации о кандидате, в области Действия (рис. 4.33).

Рис. 4.33. Выбор действия для изменения статуса кандидата

Отметим, что на данном рисунке показан не полный список возможных действий. Он слишком велик и не помещается в интерфейсе, поэтому для просмотра остальных позиций списка щелкните мышью на многоточии (на рис. 4.33 оно находится сразу под позицией Резерв) – в результате все остальные действия откроются в виде контекстного меню.

Если вы хотите отправить кандидату по электронной почте приглашение на собеседование, выберите в данном списке позицию Приглашение. В результате на экране отобразится окно формирования электронного почтового сообщения используемой по умолчанию на данном компьютере почтовой программы. В этом окне автоматически будут заполнены поля ввода адреса и темы сообщения, а также сформирован текст приглашения.

Если вы хотите предварительно побеседовать с кандидатом по телефону, можете запланировать телефонное интервью. Для этого щелкните мышью на позиции Тел. интервью – в результате откроется окно, изображенное на рис. 4.34.

Рис. 4.34. Планирование телефонного интервью

В данном окне в календаре, который находится в правом верхнем углу, щелчком мыши укажите дату, на которую вы хотите запланировать интервью, после чего укажите в списке позицию, соответствующую времени начала интервью. Завершается ввод данных нажатием кнопки ОК. Аналогичным образом вы можете запланировать обычное интервью, выбрав соответствующую позицию в списке действий. После этого статус кандидата автоматически изменится на Интервью запланировано.

С помощью ссылки Резюме у руководителя вы можете быстро по электронной почте отправить резюме кандидата на рассмотрение руководителю. При этом на экране откроется окно используемой по умолчанию почтовой программы в режиме формирования электронного письма. В данном окне будет автоматически сформирован текст сопроводительного письма, а также прикреплен Word-файл с резюме кандидата.

Если было принято решение взять кандидата на испытательный срок, то в списке действий нужно выбрать позицию Испытательный срок. При этом программа выдаст запрос с предложением автоматически изменить статус вакансии на Закрыта. Независимо от ответа на данный вопрос на экране отобразится окно ввода основных параметров испытательного срока, изображенное на рис. 4.35.

Рис. 4.35. Ввод сведений об испытательном сроке

Вся основная информация о предстоящем прохождении испытательного срока вводится в данном окне в разделе Общие сведения.

Прежде всего в полях Дата начала и Дата окончания нужно ввести соответственно дату начала испытательного срока и дату его завершения. Отметим, что испытательный срок может закончиться и раньше указанной в поле Дата окончания даты – например, если готовность или неготовность кандидата для работы в данной должности становится слишком очевидной.

По окончании испытательного срока нужно установить флажок Пройден или Не пройден – в зависимости от того, прошел или нет кандидат испытательный срок. В зависимости от этого автоматически соответствующим образом изменится и статус кандидата.

В поле Комментарий можно ввести любую дополнительную информацию, касающуюся прохождения испытательного срока. Например, здесь можно кратко сформулировать задание, которое кандидат получил на испытательный срок, или указать условия прохождения испытательного срока (с частичной оплатой, на неполный рабочий день, и т. п.). Отметим, что данное поле не является обязательным для заполнения.

Что касается параметров Вакансия и Кандидат, расположенных внизу окна, то они будут заполнены автоматически. При необходимости вы можете перевыбрать вакансию – для этого нажмите в данном поле кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделите требуемую вакансию щелчком мыши и нажмите кнопку ОК. С технической точки зрения можно аналогичным образом перевыбрать и кандидата, но в данном случае эта операция не имеет смысла.

Завершается ввод сведений о прохождении испытательного срока нажатием в данном окне кнопки Сохранить и закрыть.

Если кандидат успешно прошел все собеседования, испытательный срок и прочие процедуры и формальности, его можно принимать на работу в организацию. В программе «E-Staff Рекрутер» этот процесс максимально автоматизирован: чтобы принять кандидата на работу, нужно в списке действий (см. рис. 4.33) щелкнуть мышью на позиции Принят на работу. При этом программа выдаст запрос на автоматическое изменение статуса вакансии (рис. 4.36).

Рис. 4.36. Запрос на изменение статуса вакансии

При положительном ответе на данный запрос статус вакансии будет изменен на Закрыта одновременно с оформлением кандидата на работу. Что касается самого кандидата, то ему будет присвоен статус Принят на работу.

Поиск резюме в Интернете

Как мы уже отмечали ранее, в программе «E-Staff Рекрутер» реализована возможность автоматического поиска подходящих резюме в Интернете. Все, что для этого нужно сделать – это настроить параметры поиска. Разумеется, данный механизм работает только при наличии действующего подключения к Интернету.

Для перехода в режим поиска резюме на специализированных сайтах в Интернете, выполните команду главного меню Сервис ? Поиск в Интернете ? Поиск резюме в Интернете. При активизации на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.37.

Рис. 4.37. Настройка параметров поиска резюме

В данном окне нужно задать требуемые критерии поиска резюме. В поле Специальность с клавиатуры нужно ввести название специальности, по которой имеется вакансия. При необходимости вы можете указать сразу несколько специальностей, разделив их запятой. Например, работу менеджера нередко может выполнить специалист, имеющий любое экономическое образование (бухгалтер, экономист, и т. п.), следовательно – эти специальности можно перечислить в данном поле. Такой подход позволит намного расширить ассортимент найденных к рассмотрению резюме.

ПРИМЕЧАНИЕ

Поле Специальность является единственным обязательным для заполнения параметром в данном окне.

Поскольку многие соискатели в своих резюме сразу указывают сумму заработной платы, которую они хотели бы получать на новом месте работы, вы можете при отборе резюме сразу учесть данный параметр. Для этого в полях Ожид. з/п руб (от до) укажите минимальный и максимальный размер зарплаты, которую вы можете предложить кандидату. В этом случае все резюме, в которых указанная зарплата не попадает в данный диапазон, при поиске будут проигнорированы.

В поле Образование из раскрывающегося списка выберите уровень образования, которому должен соответствовать кандидат. Возможен выбор одного из четырех вариантов – высшее, неоконченное высшее, среднее и среднее специальное. Если к образованию кандидата вы не предъявляете особых требований, данный параметр можно не заполнять.

В поле Мин. стаж можно указать минимальный стаж (в годах) работы по специальности, который должен иметь кандидат. В этом случае все резюме, в которых указан стаж меньше, чем в данном поле, при поиске будут проигнорированы. В расположенных справа полях Возраст можно указать минимальный и максимальный возраст кандидата, и все резюме, в которых указан возраст, не попадающий в данный диапазон, будут при поиске игнорироваться. Причем вы можете указать только минимальный или только максимальный возраст. Например, если вы укажете максимальный возраст 45 лет, а минимальный не укажете вовсе, то к рассмотрению будут предлагаться все резюме, возраст кандидата в которых не превышает 45 лет.

Как известно, многие работодатели хотят видеть в той или иной должности только сотрудника определенного пола. К тому же некоторые специальности и профессии явно рассчитаны на специалистов конкретного пола: например, автослесарь или грузчик явно должны быть мужского пола, а воспитатель в детском саду – явно женского. Если вы ищете кандидата только определенной половой принадлежности, выберите его пол в соответствующем раскрывающемся списке. Если же данный параметр оставить незаполненным, то к рассмотрению будут предлагаться резюме кандидатов разных полов.

В поле Ключевые слова можно с клавиатуры ввести перечень ключевых слов для оптимизации поиска. Например, если вы ищете бухгалтера для ведения учета только материалов и кассовых операций, то в данном поле можно ввести значение Учет материалов, кассовых операций. Если вам нужен секретарь, то можете ввести здесь значение Делопроизводство, MS Office, английский язык, и т. д. Это позволит заметно сузить диапазон поиска и представить для анализа именно те резюме, которые действительно будут актуальными.

В поле Город нужно указать регион для поиска резюме. Поскольку на специализированных сайтах имеется огромное количество резюме со всей России и стран ближнего (а иногда – и дальнего) зарубежья, то нужно указать именно тот регион, в котором предлагается работа. Очевидно, что если вы ищете сотрудника на работу в Рязани или Саратове, то вам ни к чему изучать резюме, авторы которых ищут работу во Владивостоке, Минске или Астрахани. Чтобы выбрать регион, нажмите в данном поле кнопку выбора, затем в открывшемся окне укажите название региона щелчком мыши и нажмите кнопку ОК.

В поле Глубина можно указать, какой давности объявления вас интересуют. Значение данного поля выбирается из раскрывающегося списка и выражается в днях, и чем оно меньше – тем более свежие объявления будут отобраны для анализа. По умолчанию предлагается работать с резюме, имеющими давность не более 3 дней.

После заполнения перечисленных параметров нужно указать сайты, на которых будет осуществляться поиск резюме. Перечень доступных сайтов расположен в правой части окна, под полем Город.

ВНИМАНИЕ

Учтите, что осуществлять поиск резюме можно только на тех сайтах, в настройках которых установлен флажок Поиск резюме (см. рис. 4.17). В противном случае сайт будет отсутствовать в списке ресурсов, доступных для поиска резюме.

Чтобы выбрать сайт для поиска резюме, установите возле него флажок, чтобы исключить сайт из области поиск – снимите этот флажок. Напомним, что в демонстрационной версии программы вы можете работать только с тремя ресурсами (www .rabota .mai .ru, www .hh .ru и www .rabota .ru). По умолчанию для поиска резюме выбраны все имеющиеся в списке сайты.

Запуск процесса поиска в соответствии с установленными параметрами осуществляется нажатием в инструментальной панели данного окна кнопки Начать поиск. Отметим, что процесс поиска может занять определенное время – это зависит от настройки параметров поиска (одни резюме ищутся быстрее, другие медленнее), а также от пропускной способности и скорости работы используемого Интернет-канала. При необходимости вы можете прервать поиск – для этого нажмите в инструментальной панели кнопку Остановить загрузку (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши, она находится справа от кнопки Начать поиск). Через некоторое время в окне будут представлены результаты поиска (рис. 4.38).

Рис. 4.38. Результат поиска резюме

В табличной части окна отображается перечень вакансий, которые были найдены в Интернете в соответствии с заданными параметрами. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается дата размещения резюме в Интернете, ФИО соискателя, возраст соискателя, название специальности или должности, на которую он претендует, опыт работы по специальности (в годах), сумма желаемой заработной платы и адрес ресурса, на котором было найдено данное резюме.

Чтобы просмотреть более подробную информацию о заинтересовавшем соискателе, выделите в списке соответствующую позицию щелчком мыши – в результате в нижней части окна отобразится развернутое резюме, в том виде, в каком оно представлено на специализированном сайте (см. рис. 4.38). Здесь вы можете узнать о предыдущих местах работы соискателя, его умении и навыках, семейном положении, а также прочие интересующие сведения.

Вы можете открыть резюме в отдельном окне Интернет-обозревателя – для этого щелкните на нем правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Открыть в отдельном окне.

В программе реализована возможность автоматического добавления в базу данных любого заинтересовавшего вас резюме. Для этого нужно выделить требуемое резюме в списке и выполнить команду контекстного меню Поместить в базу. После этого в базе данных появится новый кандидат, и его можно будет увидеть в списке кандидатов (для этого в главном окне программы щелчком мыши выберите раздел Кандидаты). В окне ввода и редактирования данных этого кандидата все параметры будут заполнены автоматически в соответствии с резюме. Все добавленные таким образом кандидаты автоматически получают статус Новый кандидат.

Одновременно с помещением резюме кандидата в базу данных вы можете отобрать его на вакансию. Для этого щелкните на соответствующей позиции списка правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Поместить в базу и отобрать на вакансию. При активизации данной команды на экране отобразится окно, в котором нужно щелчком мыши выделить требуемую вакансию и нажать кнопку ОК.

К любому резюме вы можете добавить произвольный текстовый комментарий. Для этого выполните команду контекстного меню Добавить комментарий, затем в открывшемся с клавиатуры введите текст комментария и нажмите кнопку ОК.

Текущую конфигурацию параметров поиска резюме вы можете сохранить для последующего использования. Это бывает полезно, например, при большой текучести кадров – когда периодически приходится искать кандидатов на одну и ту же должность, а также в иных случаях. Чтобы сохранить настройки, выполните в данном окне команду Файл ? Сохранить как поисковый фильтр. Чтобы впоследствии воспользоваться сохраненными настройками, выполните в главном окне программы команду главного меню Сервис ? Поиск в Интернете ? Фильтры – в результате на экране откроется окно со списком сохраненных ранее настроек поиска (рис. 4.39).

Рис. 4.39. Выбор конфигурации настроек для поиска резюме

В данном окне для каждой сохраненной ранее конфигурации отображается название специальности (должности) и ключевые слова для поиска. Этих данных вполне достаточно для идентификации требуемой конфигурации. Чтобы выбрать конфигурацию, выделите ее в списке щелчком мыши и нажмите кнопку ОК. В результате в окне настройки параметров поиска (см. рис. 4.37) все условия поиска будут заполнены автоматически. При необходимости вы можете отредактировать их и вновь сохранить в виде отдельной конфигурации. Таким образом, в программе реализована возможность сохранения в базе данных самых разных поисковых настроек, и последующего их использования для поиска резюме в Интернете.

Глава 6. Краткий обзор прочих программ кадрового учета

В предыдущих главах книги мы подробно изучили несколько программных продуктов, предназначенных для автоматизации кадрового учета и работы с персоналом. Но поскольку таких программ в настоящее время существует немало, в данной главе мы приведем краткий обзор еще некоторых таких систем. Дистрибутивы всех рассмотренных продуктов вы найдете на прилагаемом к книге компакт-диске.

Система «АиТ: Управление персоналом»

Здесь мы познакомимся с комплексной системой автоматизации кадрового учета, которая называется «АИТ: Управление персоналом». Данный продукт обладает широкой функциональностью и позволяет вести кадровый учет на предприятиях любых форм собственности. Автором и разработчиком программы является российская компания «АиТ Софт» (www.aitsoft.ru). «АиТ: Управление персоналом» распространяется условно-бесплатно, ее демонстрационная версия имеет ряд ограничений.

Задачи кадрового учета, решаемые с помощью программы «АИТ: Управление персоналом», можно сформулировать следующим образом.

? Формирование, редактирование и использование самых разнообразных справочников: категорий, профессий, национальностей, степеней родства, образований, видов надбавок, трудовых контрактов, тарифных ставок, видов отпусков и т. д.

? Ведение персонифицированного учета в соответствии с действующим законодательством, формирование отчетности по персонифицированному учету.

? Выполнение обмена данными между разными модулями программы.

? Настройка алгоритмов расчета заработной платы сотрудникам предприятия, с последующим расчетом заработной платы и формированием соответствующей отчетности.

? Отражение в кадровом учете основных кадровых событий на предприятии: прием сотрудников на работу, увольнение с работы, оформление отпусков и командировок, проведение аттестаций сотрудников и др.

? Ведение картотеки сотрудников с отражением самой подробной информации по каждому сотруднику: персональные данные, образование, сведения о трудовой деятельности, сведения о воинском учете, семейное положение, адрес, наличие дополнительных знаний и т. д.

? Работа с приказами: настройка, создание, редактирование, вывод на печать, формирование отчетности.

? Формирование структуры предприятия с отражением всех его структурных подразделений, отделов, служб и т. д.

? Настройка и формирование штатного расписания предприятия (компании) с отражением подробной информации по каждой штатной единице с помощью ведения карточек штатных единиц.

? Формирование разнообразной отчетности по кадровому учету.

? Тонкая настройка программы применительно к особенностям конкретного предприятия.

? Ведение табельного учета рабочего времени, отдельно по каждому структурному подразделению предприятия.

? Расчет сумм платежей в бюджет и внебюджетные фонды из заработной платы сотрудников предприятия.

Помимо перечисленных, с помощью программы вы можете решать и иные задачи кадрового учета, возникновение которых обусловлено спецификой конкретного предприятия.

Отличительной чертой программы «АИТ: Управление персоналом» является то, что она имеет ярко выраженную модульную структуру. Она включает в себя четыре модуля: АиТ-Кадры, АиТ-Зарплата, АиТ-Табель и АиТ-ППУ (модуль персонифицированного учета). Кроме этого, в программе имеется также модуль АиТ-Конфигуратор, предназначенный для администрирования и настройки системы, а также для обслуживания базы данных.

Модуль АиТ-Табель предназначен для ведения табельного учета рабочего времени: настройка и формирование табелей, работа с шаблонами графиков и с плановыми графиками, формирование отчетности по табельному учету.

В модуле АиТ-ППУ осуществляется ведение персонифицированного учета, с формированием и выводом на печать соответствующей отчетности.

Модуль АиТ-Кадры предназначен для автоматизации кадровой работы на предприятии. Средствами данного модуля осуществляется выполнение следующих операций: прием сотрудников на работу, увольнение с работы, ведение картотеки сотрудников, графика отпусков, формирование разнообразных приказов по кадровому учету, формирование и редактирование штатного расписания предприятия, ведение многих справочников, формирование отчетности по кадровому учету и др.

В модуле АиТ-Зарплата ведутся работы по расчету и начислению заработной платы сотрудникам предприятия и расчету сумм платежей в бюджет и внебюджетные фонды от сумм начисленной заработной платы. Здесь же осуществляется ведение многих справочников, а также использование официально утвержденных справочников (Общероссийский классификатор стран мира, Коды регионов РФ, т др.). В этом же модуле выполняется формирование разнообразной отчетности по заработной плате сотрудников предприятия.

Доступ к модулям осуществляется с помощью соответствующих команд меню Пуск, рис. 5.1, или с помощью ярлыков, которые появляются на рабочем столе по завершении инсталляции.

Рис. 5.1. Команды для запуска модулей системы

Стоит отметить, что структура модулей программы построена по одному принципу. В верхней части интерфейса расположено главное меню модуля, предназначенное выбора режимов работы системы и выбора соответствующих функций. Сразу под главным меню находится инструментальная панель, кнопки которой дублируют ряд команд главного меню. Эта панель инструментов называется Основная.

Вдоль левой кромки интерфейса находится еще одна инструментальная панель, которая предназначена для работы с различными окнами программы. Эта панель инструментов называется Дополнительная. Содержимое данной панели зависит от текущего режима работы – например, в режиме работы со списком сотрудников в ней будут одни кнопки, при просмотре карточки сотрудника – другие, при работе со штатным расписанием – третьи, и т. д. По умолчанию названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши; примеры кнопок – Добавить, Удалить, Обновить, Закрыть и т. д.

Не стоит забывать, что инструментальная панель Дополнительная – это единственный инструмент, с помощью которого можно выполнять те либо иные действия в окнах модулей (за редким исключением). Большинство окон программы не имеют стандартных для Windows-приложений инструментов – главных меню, контекстных меню, кнопок управления и т. д., поэтому любые действия в них выполняются только с помощью дополнительной панели инструментов.

Программа «Кадровый учет»

Теперь познакомимся с программой «Кадровый учет», которая предназначена для автоматизации кадрового учета на небольших предприятиях. Она является условно-бесплатной и создана российскими разработчиками.

Возможности программы предусматривают ввод, обработку и хранение информации о большом количестве сотрудников – по этому показателю программа сравнима с системами автоматизации кадрового учета на крупных предприятиях, однако имеющейся функциональности для средних и крупных предприятий может быть недостаточно. Кроме этого, демонстрационная версия программы не позволяет вводить в базу данных более 25 сотрудников.

После запуска программы на экране отображается ее пользовательский интерфейс в режиме работы со списком сотрудников (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Программа «Кадровый учет»

Как видно на рисунке, программа обладает интерфейсом типичного Windows-приложения. В верхней части интерфейса содержится главное меню, с помощью команд которого осуществляется переход в те либо иные режимы работы (ввод и редактирование личной карточки сотрудника, заполнение справочников, вызов справочной информации, формирование отчетов и др.).

Под главным меню расположена инструментальная панель программы, включающая в себя несколько кнопок. Кнопки эти отображаются без названий, но при подведении указателя мыши к каждой кнопке на экране появляется соответствующая всплывающая подсказка, позволяющая определить назначение данной кнопки.

Нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню, содержимое которого может зависеть от текущего режима работы.

В целом стоит отметить, что программа «Кадровый учет» довольно проста в эксплуатации, поэтому с ней могут работать даже малоопытные пользователи. Интерфейсы ее интуитивно понятны, инструментарий очевиден и удобен.

Прежде чем приступить к работе, рекомендуется просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры настройки программы. Переход в соответствующий режим осуществляется с помощью команды главного меню Настройки ? Параметры программы, вызываемой также нажатием клавиши F9. Кроме этого, нужно ввести исходные данные в справочники программы, в частности – сформировать список структурных подразделений предприятия, должностей, графиков работ, видов отпусков и др. Переход к справочникам осуществляется с помощью соответствующих команд подменю Настройки ? Справочники. Отметим, что дополнять и редактировать содержимое справочников можно будет и позже, по мере эксплуатации программы, но намного удобнее ввести необходимый минимум сведений сразу.

Программа «Рекрутер»

Программа «Рекрутер», с которой мы познакомимся в данном разделе, предназначена для учета вакансий, резюме и кандидатов. Ее функциональные возможности предусматривают полную автоматизацию процесса подбора персонала, что наряду с удобством в эксплуатации способствует популярности программы у пользователей.

Интерфейс программы в режиме работы с карточкой кандидата показан на рис. 5.3.

Рис. 5.3. Ввод и редактирование карточки кандидата в программе «Рекрутер»

Информация об имеющихся в компании вакансиях хранится в соответствующем справочнике. В нем легко добавлять новые и редактировать имеющиеся позиции, а также удалять те, которые закрыты. В справочнике заказчиков содержатся сведения о том, по чьей просьбе ведется подбор персонала. Кадровые агентства обычно ведут здесь список своих клиентов, а остальные предприятия хранят здесь информацию о начальниках структурных подразделений, по просьбе (заказу) которых осуществляется поиск кандидатов.

Также в программе имеется справочник подрядчиков, в котором осуществляется ввод, редактирование и хранение сведений о контрагентах, оказывающих содействие в подборе персонала. Обычно сюда включаются кадровые агентства, услугами которых пользуется предприятие, газеты и интернет-издания, публикующие объявления о вакансиях, и т. д.

Особо стоит упомянуть об имеющемся в программе планировщике. Он представляет собой удобный электронный органайзер, в котором можно фиксировать все свои предстоящие дела и мероприятия.

В программе имеется гибкий механизм настройки и формирования отчетов. Этим программа выгодно отличается от большинства конкурентов: многие продукты ограничиваются тем, что выводят в текстовом формате какой-нибудь безликий список кандидатов или нечто в этом роде. «Рекрутер» же позволяет создавать более 300 разных отчетов – достаточно лишь выполнить их предварительную настройку с помощью встроенного конструктора. Сформированные отчеты можно экспортировать в форматы Excel или HTM для предварительного просмотра, либо сразу отправлять на принтер.

Программа «Кадры Плюс»

В данном разделе мы рассмотрим еще один интересный продукт, адресованный кадровым работникам. Эта программа называется «Кадры плюс», она создана российской компанией «ЭндиСофт» (www .andysoftware .com) и распространяется условно-бесплатно.

Программа может эксплуатироваться как в локальном режиме, так и в клиент-серверном варианте. Дистрибутив программы объемом 14 или 23 Мб (в зависимости от того, локальный или клиент-серверный вариант вы выбираете) можно скачать на сайте разработчика.

Процесс установки программы протекает стандартно – достаточно запустить инсталляционный файл и далее следовать указаниям Мастера установки. по завершении инсталляции в меню Пуск будет создана программная папка Кадры Плюс, а на Рабочем столе появится ярлык для запуска программы.

Демонстрационная версия программы работает в течение 55 дней, после чего ее нужно либо зарегистрировать, либо удалить с компьютера.

Программа «Кадры плюс» не предъявляется сколь-нибудь серьезных требований к системным и аппаратным ресурсам. Для ее эксплуатации компьютер должен обладать процессором с тактовой частотой не менее 2 ГГц, объемом оперативной памяти 512 Мб, и свободным дисковым пространством в размере 55 Мб. Для эксплуатации программы на компьютере должна быть установлена операционная система Windows любой версии, начиная с Windows XP, а также офисные приложения Word и Excel. Разрешение экрана должно составлять не менее 1024х768. Если же вы хотите эксплуатировать клиент-серверную версию программы, то рекомендуется использовать более высокие параметры производительности. При этом желательно наличие на компьютере операционной системы Windows 2003 Server.

При первом запуске программы вам будет предложено ввести необходимый минимум сведений об организации, от имени которой будет эксплуатироваться программа, а также указать ряд других настроек. Впоследствии все эти данные вы сможете отредактировать в настройках программы.

Интерфейс программы, который открывается по умолчанию, показан на рис. 5.4.

Рис. 5.4. Стартовое окно программы «Кадры плюс»

В верхней части данного окна находится главное меню, команды которого предназначены для выбора режимов работы и активизации соответствующих функций программы. Под главным меню расположена инструментальная панель, кнопки которой дополнительной функциональной нагрузки не несут, а лишь дублируют соответствующие команды главного меню и предназначены для облегчения доступа к наиболее востребованным режимам работы. Названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши, что позволяет быстро определить назначение каждой кнопки.

Во всех основных режимах работы программы нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню. Отметим, что содержимое этого меню может зависеть от текущего режима работы (например, при работе со списком сотрудников контекстное меню содержит одни команды, при работе со структурой организации – другие, и т. д.).

В общем случае ведение кадрового учета в программе «Кадры плюс» осуществляется по следующему алгоритму: вначале нужно настроить программу, заполнить ее основные справочники, затем сформировать список должностей, построить организационную структуру предприятия, составить штатное расписание, после чего сформировать список сотрудников. Ну а далее можно осуществлять все необходимые кадровые операции – прием на работу и увольнение с работу, отпуска и командировки сотрудников, табель учета рабочего времени и т. д.

Чтобы настроить программу, выполните команду главного меню Настройки ? Основные настройки. После этого в открывшемся окне введите сведения о собственной организации, ее должностных лицах, параметры учета труба и рабочего времени (продолжительность рабочего дня, выходные и праздничные дни, и т. п.), выберите способ автоматический нумерации документов и формирования табельных номеров, а также укажите прочие настройки. Отметим, что порядок настройки программы прост и интуитивно понятен – большинство основных параметров имеют характерные названия и варианты значений, благодаря чему можно легко догадаться о назначении и функциональности каждого из них.

Далее нужно ввести необходимый минимум сведений в справочники программы. Для перехода в режим работы со справочниками выполните команду главного меню Исходные данные ? Справочники (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+R) – в результате на экране отобразится окно, котрое показано на рис. 5.5.

Рис. 5.5. Работа со справочниками в программе «Кадры Плюс»

Структура данного окна такова: в левой его части представлен перечень имеющихся в программе справочников, а в правой показано содержимое того справочника, на котором установлен курсор. Чтобы добавить в справочник новую позицию, выделите его щелчком мыши, нажмите кнопку Добавить, введите с клавиатуры название или значение позиции и нажмите кнопку сохранить или клавишу Enter. Для перехода в режим редактирования позиции используйте кнопку Изменить. Чтобы удалить позицию из справочника выделите ее щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить. При этом будьте внимательны, чтобы случайно не удалить нужную позицию, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Чтобы сформировать список должностей предприятия, выполните команду главного меню Исходные данные ? Список должностей или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+D. В результате отобразится каталог должностей (рис. 5.6).

Рис. 5.6. Каталог должностей в программе «Кадры плюс»

Чтобы ввести новую должность, нажмите кнопку Добавить, затем в открывшемся окне с клавиатуры или из раскрывающегося списка введите название должности, укажите варианты его склонений и нажмите кнопку ОК. Отметим, что при выборе должности из раскрывающегося списка, а также при вводе наиболее распространенных название должностей с клавиатуры варианты склонений программа сгенерирует автоматически. После нажатия кнопки ОК откроется диалог ввода суммы должностного оклада и надбавки к нему, но эти параметры не являются обязательными для заполнения.

Чтобы отредактировать параметры введенной ранее должности, выделите ее в списке щелчком мыши и нажмите кнопку Изменить. Чтобы получить печатную форму списка должностей и затем вывести его на печать нажмите кнопку Печать. Если нужно удалить должность из списка, установите на нее курсор и нажмите кнопку Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Для перехода в режим построения и редактирования организационной структуры предприятия выполните команду главного меню Исходные данные ? Структура организации или нажмите соответствующую кнопку инструментальной панели (можно также воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+O). При этом на экране отобразится окно, которое показано на рис. 5.7.

Рис. 5.7. Построение организационной структуры предприятия

Как видно на рисунке, в программе «Кадры плюс» структура предприятия имеет иерархическое представление. На соответствующих ветвях иерархии формируются филиалы компании, ее департаменты и управления, отделы, службы и прочие структурные подразделения, а также должности. Чтобы добавить в структуру новую ветвь или позицию, используйте соответствующие команды контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши, или расположенные в правой части окна кнопки. Отметим, что вы можете создавать как новые позиции иерархии, так и редактировать имеющиеся. Если же потребуется удалить из структуры какую-либо ветвь, выделите ее щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить ветвь, расположенную в правом нижнем углу окна, после чего подтвердите удаление.

Что касается штатного расписания предприятия, то оно формируется программой автоматически на основании введенных ранее данных о структуре предприятия. Чтобы сформировать штатное расписание, выполните команду главного меню Кадровый учет ? Штат организации ? Штатное расписание или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Alt+S. Затем в открывшемся окне нужно выбрать подразделение, по которому необходимо получить штатное расписание, и нажать кнопку Выбор (если нужно сформировать штатное расписание по всему предприятию, то сразу нажмите данную кнопку). Готовое штатное расписание будет выгружено в файл Excel-формата, откуда его можно вывести на печать по обычным правилам работы с Excel.

После того как сформировано штатное расписание, можно вводить в программу сведения о сотрудниках предприятия. Отметим, что с технической точки зрения это можно делать и раньше, но без штатного расписания формирование списка сотрудников не будет иметь особого смысла (разве что в справочных целях, но полноценный кадровый учет все равно будет невозможен, поскольку, напомним, он начинается именно с составления штатного расписания). Для перехода в режим работы со списком штатных сотрудников выполните команду главного меню Исходные данные ? Список сотрудников ? Сотрудники, работающие по трудовым договорам (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+S) – в результате на экране откроется окно списка сотрудников, изображенное на рис. 5.8.

Рис. 5.8. Список сотрудников в программе «Кадры Плюс»

В данном окне для каждого сотрудника в соответствующих колонках отображается табельный номер, фамилия, имя и отчество, название занимаемой должности, а также наименование структурного подразделения предприятия, в котором работает сотрудник.

Чтобы ввести в программу нового сотрудника нажмите кнопку Добавить, расположенную внизу окна. Для перехода в режим просмотра и редактирования сведений о введенном ранее сотруднике выделите его в списке щелчком мыши и нажмите кнопку Изменить. При выполнении любого из этих действий на экране откроется окно карточки сотрудника, которое показано на рис. 5.9.

Рис. 5.9. Карточка сотрудника в программе «Кадры Плюс»

Как видно на рисунке, данное окно состоит из большого количества вкладок. Каждая вкладка содержит параметры определенной направленности или тематики, предназначенные для ввода, редактирования и хранения соответствующих сведений о сотруднике. По умолчанию в карточке сотрудника открывается вкладка Общие сведения, содержимое которой показано на рис. 5.9. Здесь указываются самые основные сведения о сотруднике: ФИО, семейное положение, дата рождения, табельный номер, индивидуальный номер налогоплательщика и др.

Стоит отметить, что программа включает в себя большой набор бланков документов по кадровому учету по формам, утвержденным действующим законодательством. Доступ к этим бланкам осуществляется с помощью соответствующих команд подменю Формы ? РФ.

В программе реализованы широкие функциональные возможности по настройке и формированию самых разных отчетов по кадровому учету. Правда, некоторые из них доступны только в зарегистрированной версии программы. Для перехода в режим настройки и формирования отчетов предназначены соответствующие команды меню Отчеты и Кадровый учет.

Программа ИКТС – удобный инструмент для проведения тестирования и анкетирования

Одним из элементов работы с персоналом является тестирование и анкетирование сотрудников и кандидатов. В настоящее время существует великое множество самых разнообразных тестов: профессиональные, психологические, тесты на IQ, и т. д. В данном разделе мы рассмотрим программу, которая позволяет проводить тестирование на компьютере, причем анкеты и тесты пользователь формирует самостоятельно.

Эта программа называется «Интегрированная контрольно-тестовая система», сокращенно – ИКТС, и распространяется бесплатно, ее дистрибутив вы найдете на прилагаемом компакт-диске.

Характерной особенностью данной программы является то, что она позволяет создавать любое количество произвольных тестов, с любыми вопросами, ответами на них, а также с учетом приоритетов вопросов и ответов. Иначе говоря, ИКТС представляет собой своеобразный конструктор для составления тестов с целью их последующего использования средствами программы.

Процесс установки программы прост и понятен – достаточно запустить инсталляционный файл и далее следовать указаниям программы установки. После установки в меню Пуск будет создано подменю, изображенное на рис. 5.10.

Рис. 5.10. Программная папка системы ИКТС в меню Пуск

ИКТС имеет два основных режима работы: режим создания тестов и режим тестирования. По умолчанию программа включает в себя только один тест демонстрационного характера – географический тест. Все остальные тесты пользователь настраивает самостоятельно.

Вначале мы рассмотрим, каким образом осуществляется создание и настройка нового теста, а затем – порядок тестирования.

Для перехода в режим создания тестов нужно в меню программы (см. рис. 5.10) выполнить команду Редактор ИКТС (для администратора) – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 5.11.

Рис. 5.11. Режим работы со списком тестов

В левой части данного окна отображается перечень созданных ранее тестов (для каждого теста показан его значок и название). Находящиеся здесь тесты доступны также в режиме тестирования (этот режим рассматривается ниже). Чтобы создать новый тест, нужно выполнить команду главного меню Файл ? Создать новый тест (данная команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+N) либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 5.12.

Рис. 5.12. Формирование теста

В данном окне определяются основные параметры создаваемого теста. Все поля заполняются с клавиатуры. В поле Имя файла теста следует указать имя файла, в котором будет сохранен создаваемый тест. По умолчанию программа предлагает имя, состоящее из слова Тест и даты и времени его создания (см. рис. 5.12); это значение можно отредактировать по своему усмотрению. Затем в поле Заголовок теста вводится произвольный заголовок создаваемого теста. Желательно, чтобы заголовок кратко отражал суть теста – это позволит в дальнейшем быстрее идентифицировать его в списке тестов.

При необходимости в поле Комментарий можно ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к создаваемому тесту.

После заполнения всех перечисленных параметров следует в данном окне нажать кнопку Продолжить (эта кнопка находится в правом нижнем углу окна) либо клавишу F2 – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 5.13.

Рис. 5.13. Работа в режиме редактора теста

Как видно на рисунке, данное окно не содержит никакой информации, а включает в себя только элементы управления. Впоследствии оно будет включать в себя все вопросы теста, а также в нем можно будет выполнять редактирование теста (изменять ответы на вопросы, устанавливать приоритет вопросов, и т. д.).

Чтобы добавить в тест новый вопрос, нужно в данном окне нажать кнопку Добавить вопрос. При этом откроется окно формирования вопроса, которое показано на рис. 5.14.

Рис. 5.14. Добавление в тест нового вопроса

В первую очередь в поле Введите вопрос (это поле находится слева вверху окна) следует с клавиатуры ввести текст вопроса. Например, на рис. 5.14 в данном поле введен следующий вопрос: Какой у вас опыт работы по специальности? При необходимости можно сопроводить вопрос каким-либо рисунком. Для этого нужно нажать кнопку, расположенную справа под полем Введите вопрос (на этой кнопке изображена открытая папка), и в открывшемся окне по обычным правилам Windows указать путь к файлу этого изображения.

В правой части с клавиатуры нужно ввести варианты ответов на вопрос. Количество вариантов ответов указывается в соответствующем поле с помощью кнопок счетчика. Для каждого варианта ответа можно указать свой приоритет – для этого предназначены соответствующие ползунки, расположенные справа от каждого поля. Например, для правильного или желаемого ответа рекомендуется указать максимальный ответ – 10; если ответ немного неточный (или не самый лучший), то можно указать ему приоритет 4, или 6, а для в принципе неправильных ответов можно установить отрицательный приоритет – например, –1, –3, и т. д.

Для каждого вопроса можно установить предельное количество отведенного для ответа на него времени – для этого следует установить флажок Установить ограничение по времени на этот вопрос, и с помощью расположенного ниже ползунка установить требуемый промежуток времени.

Тип вопроса определяется положением переключателя Тип вопроса. Возможно создание вопросов трех типов, которые перечислены ниже.

? Вопрос с выбором одного варианта – в данном случае в качестве ответа на вопрос можно выбрать только один из предложенных вариантов.

? Вопрос с выбором нескольких вариантов – при установленном данном значении правильных ответов на вопрос может быть несколько. В этом случае правильные ответы нужно будет пометить флажками.

? Вопрос с ключами – в данном случае ответ на вопрос (либо – несколько правильных ответов) при тестировании нужно будет ввести с клавиатуры в отдельном окне. Если переключатель установлен в это положение, то справа от каждого поля с вариантом ответа появится кнопка; при нажатии на эту кнопку на экране откроется окно, в котором с клавиатуры нужно будет ввести правильный ответ (или несколько правильных ответов). При ответе в процессе тестирования на такие вопросы нужно быть внимательным при вводе ответа – ведь если ввести даже один неправильный символ, то ответ уже не совпадет с правильным ответом.

Под переключателем Тип вопроса находится ползунок Приоритет вопроса (см. рис. 5.14), с помощью которого каждому вопросу можно установить определенный приоритет (этот показатель принимается во внимание при подведении итогов тестирования).

После нажатия в окне ввода вопроса кнопки Сохранить созданный вопрос будет добавлен в поле Вопросы теста, которое расположено в верхней части окна Редактор теста (см. рис. 5.13). Для создания нового вопроса следует в данном окне вновь нажать кнопку Добавить вопрос, и т. д. После того, как перечень вопросов для данного теста сформирован, в окне редактора тестов нужно нажать кнопку Сохранить либо клавишу F2 – в результате новый тест будет добавлен в список тестов, см. рис. 5.11.

Подобным образом можно сформировать любое количество самых разнообразных тестов на любые темы.

Чтобы перейти в режим тестирования, нужно в программной папке ИТКС программы (см. рис. 5.10) выполнить команду Запуск тестирования – в результате на экране откроется окно, в котором с клавиатуры следует ввести фамилию, имя и отчество тестируемого кандидата либо сотрудника, а также группу пользователей, к которой он отнесен, либо название отдела, после чего нажать кнопку ОК либо клавишу Enter. Отметим, что эти параметры нужно заполнить обязательно – без этого переход к следующему этапу будет невозможен.

После входа в программу на экране откроется окно с перечнем имеющихся тестов, в котором нужно выделить курсором требуемый тест и нажать кнопку ОК либо клавишу Enter. В результате на экране отобразится первый вопрос выбранного теста. Переход к следующему вопросу осуществляется автоматически после ответа на текущий вопрос. На рис. 5.15 показан вопрос теста, формирование которого мы рассмотрели выше.

Рис. 5.15. Проведение теста в программе ИКТС

В данном случае для выбора правильного ответа достаточно щелкнуть на нем мышью. После того, как даны ответы на все вопросы, на экране открывается окно с результатами теста.

Глава 7. Краткий обзор Интернет-сайтов, посвященных кадровым вопросам

Как мы уже отмечали ранее, в Интернете существует немало ресурсов, посвященных теме трудоустройства, поиска персонала и прочим кадровым вопросам. В данной главе мы приведем обзор тех из них, которые являются наиболее популярными на момент написания данной книги.

ВНИМАНИЕ

В процессе изучения сайтов мы будем пользоваться содержащимися на них ссылками и прочими элементами управления (названия полей, флажков, кнопок и т. д.). Помните, что названия этих элементов актуальны на момент написания книги. Поскольку сайты могут со временем видоизменяться, то и эти элементы могут также претерпеть изменения, что, впрочем, не должно принципиально сказаться на работе и использовании веб-ресурса.

Отметим, что помимо специализированных Интернет-ресурсов, посвященных трудоустройству и подбору персонала, много ценной и интересной информации можно найти на всевозможных досках бесплатных объявлений, представленных в Интернете. Многие соискатели размещают там свои резюме в разделах Работа, Поиск работы, Трудоустройство и т. п. Найти сайты с такими объявлениями очень просто – достаточно в любом поисковике набрать текст Бесплатные объявления либо что-то в этом роде.

Оценка «стоимости» вакансии с помощью «зарплатомера»

При подборе персонала одним из ключевых вопросов является вопрос заработной платы будущего сотрудника. При его рассмотрении анализируется множество факторов: средняя зарплата на предприятии для сотрудников аналогичных должностей, условия работы (продолжительность рабочего дня, наличие командировок, и т. д.), квалификация нового сотрудника, опыт его работы, величина заработной платы, который он хотел бы получать, и т. д. Здесь мы познакомим вас с веб-ресурсом, позволяющим достаточно близко к реальности определить, какую же заработную плату следует предложить тому или иному кандидату.

Этот ресурс называется зарплатомер. Он представляет собой это универсальный инструмент, который позволяет в интерактивном режиме быстро определить уровень оплаты труда самых разных специалистов, исходя из сложившейся на рынке труда ситуации. Многие сайты, посвященные трудоустройству и вопросам работы с персоналом включают в себя страничку с зарплатомером. Некоторые зарплатомеры представлены в виде отдельных интернет-ресурсов, и в этой книге мы познакомимся с одним из них, расположенным по адресу www.zarplatomer.ru.

Стоит отметить, что в большинстве случаев зарплатомерами пользуются соискатели, желающие узнать свою цену на рынке труда в данный момент. Однако ничто не мешает работодателю с помощью такого же зарплатомера аналогичным образом узнать «стоимость» имеющейся на предприятии вакансии.

Работа по определению уровня заработной платы с помощью зарплатомера происходит поэтапно. На первом этапе предлагается выбрать раздел (иначе говоря – отрасль, вид деятельности), к которому относится интересующая работодателя специальность (рис. 6.1).

Рис. 6.1. Выбор раздела на сайте www.zarplatomer.ru

Для выбора щелкните мышью на соответствующей ссылке. После этого на открывшейся странице будет предложено выбрать подраздел. Перечень подразделов зависит от выбранного раздела. Например, раздел Транспорт включает в себя подразделы Авиация, Автомобильный транспорт, Железнодорожный транспорт и Морской и речной флот. Раздел Бухгалтерия/Банки/Финансы/Инвестиции состоит из подразделов Аудит/Бухгалтерия/Финансы, Банк/Финансовая компания и Биржа/Фондовый рынок, и т. д.

На следующем этапе указывается конкретная специальность (например, для подраздела Аудит/Бухгалтерия/Финансы можно выбрать специальность Кассир, Бухгалтер, Главный бухгалтер, Финансовый директор, Экономист и т. д.). Рассмотрим для примера специальность Главный бухгалтер.

После этого проводится опрос по выбранной специальности, который включает в себя 10 вопросов. Вначале с помощью соответствующего переключателя нужно указать имеющийся опыт работы (либо отметить отсутствие опыта работы). После нажатия кнопки Продолжить будет предложено отметить наличие профессиональных сертификатов (возможные варианты – Нет, Один либо Много).

На следующем этапе спрашивается о наличии связей в бизнес-кругах. Возможные варианты ответа – Нет, Есть либо На высоком уровне. Разумеется, что наличие связей способствует более высокой заработной плате. Далее нужно ответить на вопрос о наличии трудового стажа по данной специальности.

Следующие два вопроса – о владении иностранными языками и имеющемся образовании (высшее, среднее и т. п.), а затем спрашивается о наличии ученых степеней.

Восьмой вопрос – о наличии у кандидата рекомендаций. Поскольку мы выступаем в качестве работодателя, то на данный вопрос можно ответить как положительно, так и отрицательно.

На следующем этапе спрашивается о населенном пункте, в котором проживает кандидат – В столице, В городе с населением более миллиона, В городе с населением менее миллиона, и т. д. Известно, что в крупных населенных пунктах уровень заработной платы выше.

И последний вопрос – сколько времени человек проработал на последнем месте работы (от года до двух лет, от двух до четырех лет, и т. д.). После нажатия кнопки Продолжить на экране отобразится сообщение: Вы можете претендовать на зарплату от … до … руб. (рис. 6.2).

Рис. 6.2. Ориентировочная зарплата по оценке «зарплатомера»

Очевидно, что зарплатомер – довольно удобный инструмент, с помощью которого можно быстро определить «стоимость» любой вакансии.

Сайт www.job.ru

Один из самых популярных сайтов, посвященных трудоустройству (а по оценке многих экспертов – самый популярный) расположен по адресу www .job .ru. Данный ресурс содержит массу самой разнообразной и полезной информации, касающейся рынка труда, и пользуется высоким устойчивым спросом как у работодателей, так и у соискателей. Помимо большой базы данных вакансий и резюме, на данном сайте имеется много статей, публикаций, рекомендаций, касающихся рынка труда и работы с персоналом. Здесь же можно найти информацию о тренингах, семинарах и обучениях, проводимых различными кадровыми агентствами и консалтинговыми компаниями, просмотреть статистические данные о тех либо иных резюме и вакансиях (например, сколько раз каждый день за последние 30 дней подавалось резюме бухгалтеров), просмотреть список популярных кадровых агентств и др.

В первую очередь при поиске сотрудника рекомендуется просмотреть имеющиеся в базе данных резюме по интересующей специальности. Для этого нужно воспользоваться ссылкой Поиск резюме, и на открывшейся странице заполнить предложенную форму. Фрагмент этой формы представлен на рис. 6.3.

Рис. 6.3. Поиск резюме в базе данных www .job .ru

В данной форме все поля заполняются либо с клавиатуры, либо из соответствующих раскрывающихся списков. Все поля являются необязательными для заполнения, однако не стоит забывать, что чем больше информации введено в форму, тем точнее будет список предложенных резюме. Порядок заполнения полей прост и интуитивно понятен, поэтому мы остановимся лишь на некоторых из них.

В поле Регион указывается название города (региона), в котором будет работать сотрудник. Значение данного поля выбирается из раскрывающегося списка.

В полях Возраст от и до с клавиатуры вводится возрастной диапазон, в рамках которого должен находиться возраст кандидата. Можно заполнить только какое-нибудь одно из этих полей – например, если требуется сотрудник в возрасте до 40 лет, то в поле Возраст до нужно ввести значение 40, а поле Возраст от оставить незаполненным.

С помощью параметра Зарплата указывается минимальный и максимальный размер заработной платы, запрашиваемой подателями резюме, а также валюта, в которой выражена сумма зарплаты. Рекомендуется заполнить данные поля – это избавит от необходимости просматривать массу других резюме, которые заведомо не подходят по причине требований высокой оплаты труда.

Поле Ключевые слова заполняется с клавиатуры. Здесь нужно ввести ключевые слова, которые будут учтены при отборе резюме. Например, если вы ищете бухгалтера по зарплате, то в данном поле так и укажете – Бухгалтер по зарплате или Бухгалтер по учету заработной платы, и т. д.

Запуск процесса поиска инициируется нажатием кнопки Найти, которая расположена справа от поля Ключевые слова. Результатом поиска является список найденных резюме.

Для размещения объявления о вакансии на сайте www .job .ru предназначена другая ссылка – Разместить вакансию (учтите, что для публикации вакансий необходимо зарегистрироваться на сайте, что, впрочем, не займет много времени). При щелчке мышью на этой ссылке открывается форма подачи объявления о вакансии, фрагмент которой показан на рис. 6.4.

Рис. 6.4. Фрагмент формы публикации вакансии на www .job .ru

На рисунке видно, что эта форма во многом напоминает форму поиска резюме. Работа здесь строится аналогичным образом: в соответствующих полях с клавиатуры либо из раскрывающихся списков вводятся данные, которые должны быть включены в объявление о вакансии. Отметим, что в данной форме есть несколько обязательных для заполнения полей – Название вакансии, Сферы деятельности, и др. Обязательные для заполнения поля помечены звездочками, и если хотя бы одно из них не заполнено – публикация объявления будет невозможна.

Сайт www.superjob.ru

В данном разделе мы рассмотрим еще один популярный ресурс, который посвящен проблемам трудоустройства – сайт www .superjob .ru. По утверждениям владельцев этого Интернет-ресурса, ежедневно в его базу данных добавляется до 65 000 резюме соискателей.

Чтобы отобрать для просмотра и анализа интересующие работодателя резюме, нужно на главной странице сайта щелкнуть на ссылке Я ищу сотрудников, а затем перейти в режим поиска резюме (для этого предназначена ссылка Найдите резюме нужных специалистов).

На следующем этапе нужно выбрать способ поиска резюме. Возможен выбор одного из двух вариантов – Поиск резюме по каталогу должностей и Поиск резюме по параметрам. Здесь мы рассмотрим возможности расширенного поиска по параметрам, поскольку поиск по каталогу должностей включен в его состав.

Для перехода в режим настройки расширенного поиска нужно щелкнуть мышью на соответствующей ссылке – в результате откроется форма, фрагмент которой показан на рис. 6.5.

Рис. 6.5. Фрагмент формы поиска резюме на www .superjob .ru

В данной форме все поля являются необязательными для заполнения, однако следует учитывать, что чем больше данных введено в форму, тем более подходящие резюме будут найдены в процессе поиска. Поскольку порядок заполнения формы прост и интуитивно понятен, мы остановимся лишь на некоторых из них.

В поле Искать из раскрывающегося списка выбирается актуальность резюме, иначе говоря – давность его размещения. Примеры значений данного поля – резюме, опубликованные за последние 5 дней, резюме, опубликованные за последние 2 месяца, и т. д.

В полях Уровень дохода от до рекомендуется ввести минимальную и максимальную величину оплаты труда, которую вы готовы предложить работнику. Требуемые значения вводятся с клавиатуры. Заполнение этих полей избавит от необходимости просмотра большого количества резюме, заведомо не подходящих по причине несоответствия уровня оплаты труда. Можно заполнить какое-либо одно из этих полей, указав только минимальную либо только максимальную величину оплаты труда, которую вы готовы предложить претенденту.

Возрастные рамки претендента указываются с клавиатуры в полях Возраст от до. Можно заполнить какое-то одно из этих полей, указав только нижнюю либо только верхнюю возрастную границу.

В поле Образование из раскрывающегося списка выбирается вид образования, который должен быть у соискателя (среднее, высшее, начальное и т. д.). При заполнении данного поля следует учитывать, что указанное здесь значение используется в качестве минимально допустимого. Это означает, что если в данном поле выбран вид образования среднее, то в процессе поиска будут отбираться резюме, податели которых обладают средним, неполным высшим и высшим образованием.

Если одним из обязательных условий у соискателя должно быть наличие водительских прав, то следует с помощью соответствующих флажков отметить нужные категории прав (А, В, С, D или Е).

Раздел, в котором должен выполняться поиск резюме (Торговля, Маркетинг, Транспорт, Туризм, Разное и др.), выбирается с помощью соответствующей ссылки на заключительном этапе настройки параметров поиска. При щелчке на ссылке открывается перечень должностей, соответствующих выбранному разделу; выбор требуемой должности (либо нескольких должностей) осуществляется путем установки флажков напротив нужной позиции. После выбора должности для запуска процесса поиска нужно нажать кнопку Найти резюме, которая расположена сразу под формой.

Теперь рассмотрим, каким же образом на сайте www .superjob .ru осуществляется подача объявления о наличии вакансии.

Для перехода в режим подачи объявления о вакансии нужно на главной странице сайта щелкнуть мышью на ссылке Разместите объявление о вакансии. Следует отметить, что перед публикацией объявления необходимо зарегистрироваться на сайте. При регистрации не требуется указывать никаких конфиденциальных данных. Необходимо ввести фамилию, имя и отчество контактного лица, его должность, электронный адрес и телефон, город, наименование и описание вида деятельности организации, и т. п.

В дальнейшем порядок подачи объявления о вакансии такой же, как и на многих других аналогичных ресурсах – достаточно заполнить предложенную форму, после чего объявление будет размещено в соответствующем разделе сайта.

Сайт www.rabota.ru

Еще один популярный интернет-ресурс, посвященный вопросам трудоустройства, расположен по адресу www .rabota .ru. Здесь также можно найти массу полезной информации по трудоустройству и работе с персоналом. Кроме этого, на данном сайте можно отобрать для просмотра интересующие резюме либо подать объявление об имеющейся вакансии.

Вначале рассмотрим, как на данном сайте осуществляется поиск кандидатов по заранее определенным критериям.

Чтобы перейти в режим поиска и просмотра резюме, выберите на главной странице сайта вкладке Поиск персонала. На данной вкладке предлагается три ссылки – По параметрам, Каталогу и С помощью кадровых агентств, каждая из которых предназначена для выполнения поиска по соответствующим критериям. Рассмотрим режим поиска По параметрам, поскольку он предлагается по умолчанию, является наиболее гибким и самым популярным у пользователей. В данном случае для настройки параметров поиска предлагается форма, изображенная на рис. 6.6.

Рис. 6.6. Настройка параметров поиска резюме на www .rabota .ru

Прежде всего в поле Ключевые слова нужно указать название специальности или должности, либо набор других ключевых слов для поиска резюме. Например, если вы ищете менеджера по продажам, то в данном поле так и укажите – Менеджер по продажам. Чтобы вам не попадались резюме других менеджеров, можете заполнить поле Исключить слова, которое расположено несколькими параметрами ниже: например, если вы введете здесь текст по поставкам, то резюме менеджеров по поставкам будут при поиске проигнорированы. Такой подход позволяет намного сузить диапазон поиска.

В поле Область деятельности из раскрывающегося списка нужно выбрать описание сферы деятельности, специалисты которой вам нужны. Например, если вы ищете бухгалтера, то в данном поле нужно выбрать значение Бухгалтерский учет и аудит, экономика. Если же вы затрудняетесь указать область деятельности, то выберите в раскрывающемся списке поле Любая.

В поле Страна из раскрывающегося списка нужно выбрать название страны для поиска резюме, а в поле Город – название населенного пункта. Например, если офис компании находится в Санкт-Петербурге, то очевидно, что рассматривать резюме соискателей, ищущих работу в Красноярске, Томске или Сочи, вам ни к чему.

Если требуемого населенного пункта в списке вы не нашли, щелкните на ссылке Не нашли город? и в открывшемся окне с клавиатуры введите нужное название. Для небольших населенных пунктов нужно будет указать районный или областной центр.

Для крупных населенных пунктов можно указать район. Это позволяет отобрать для просмотра резюме только тех соискателей, которые проживают в определенном районе интересующего города (например, недалеко от офиса). Для этого щелкните на ссылке Выбрать район, и путем установки соответствующих флажков укажите интересующие районы.

Возможности сайта предусматривают присвоение индивидуального рейтинга каждому размещенному резюме. Всего существует пять позиций рейтинга – от 1 до 5. Чтобы получить наилучший рейтинг, соискатель должен заполнить резюме в соответствии с определенными правилами, в частности – ввести о себе как можно более подробную информацию. На сайте действуют следующие критерии присвоения рейтингов резюме:

? Рейтинг 1 – резюме недостаточно информативное, в нем указано не более 20 % от возможного количества данных (то есть многие параметры попросту проигнорированы).

? Рейтинг 2 – резюме заполнено в пределах от 20 до 40 %.

? Рейтинг 3 – резюме заполнено в пределах от 40 до 60 %.

? Рейтинг 4 – резюме заполнено в пределах от 60 до 80 %.

? Рейтинг 5 – резюме заполнено в пределах от 80 до 100 %. Это самые информативные резюме, в них представлен практически максимум возможной информации о соискателе.

Чтобы отобрать для просмотра только резюме с определенным рейтингом, выберите соответствующее значение из раскрывающегося списка в поле Рейтинг резюме. Если рейтинг резюме вас не интересует, выберите в данном поле значение Любой (это значение предлагается по умолчанию).

В полях Зарплата от до вы можете указать соответственно минимальный и максимальный уровень зарплаты, и для просмотра будут отобраны только те резюме, в которых финансовые ожидания соискателей попадают в данный диапазон. Причем вы можете заполнить только один параметр. Например, если вы укажете в поле до сумму 10 000, то все резюме, в которых соискатели рассчитывают на зарплату более 10 000, при поиске будут проигнорированы. В расположенном справа поле из раскрывающегося списка нужно выбрать валюту, в которой указана сумма (по умолчанию в качестве такой валюты предлагается рубль).

Если вы не хотите просматривать резюме, в которых не указан уровень желаемой заработной платы – установите флажок Скрывать резюме без указания зарплаты. Если вы не желаете изучать резюме от кадровых агентств – установите флажок Скрывать резюме от кадровых агентств. По умолчанию эти флажки сняты.

Не секрет, что существуют должности, для работы в которых необходимо наличие определенных внешних качеств (попросту говоря, привлекательной внешности). Это может касаться продавцов, секретарей, телевизионных дикторов, региональных представителей, и т. д. Если вы хотите просматривать только резюме с фотографиями, установите флажок Искать только резюме с фотографией. Но учтите, что большинство соискателей публикует резюме без фотографии, поэтому при таком подходе вы можете пропустить много заслуживающих внимания резюме.

В поле Исключить слова вы можете ввести перечень слов, при наличии которых резюме должно игнорироваться. Например, если вы ищете бухгалтера по учету материалов, и вас не интересуют специалисты по ведению кассовых операций, по расчетам и по учету зарплаты, то введите в данном поле текст Касса, Кассовые операции, Расчеты, Учет заработной платы.

В поле Образование щелчком мыши укажите уровень образования, который должен иметься у соискателя. Вы можете выбрать сразу несколько позиций – для этого щелкайте на них мышью, удерживая нажатой клавишу Ctrl.

C помощью параметра Сортировать вы можете указать требуемый порядок сортировки найденных резюме. Из раскрывающегося списка выбирается подходящий вариант – По дате, По зарплате или По релевантности (в последнем случае имеется в виду наиболее полное соответствие резюме заданным критериям поиска).

Чтобы начать поиск резюме в соответствии с заданными параметрами, щелкните на ссылке Найти, которая находится внизу формы.

Для публикации на сайте объявления о вакансии щелкните на ссылке Разместить вакансию, которая находится на вкладке Подбор персонала в правой части интерфейса. После этого система предложит зарегистрироваться на сайте, но отметим, что опубликовать объявление о вакансии можно и без регистрации – для этого нужно щелкнуть на ссылке Быстро добавить вакансию. После этого на экране отобразится форма объявления о вакансии, которая показана на рис. 6.7.

Рис. 6.7. Фрагмент формы подачи объявления о вакансии на www .rabota .ru

Наличие большого количества параметров для ввода данных позволяют отразить в объявлении о вакансии все необходимые сведения и требования к соискателям. При этом немало параметров (они помечены звездочками) являются обязательными для заполнения.

Прежде всего в поле Область деятельности из раскрывающегося списка выберите название сферы деятельности, в которой вам требуется специалист. Например, если вы хотите пригласить бухгалтера или экономиста, то в данном поле выберите значение Бухгалтерский учет и аудит, экономика. После этого в поле Название вакансии укажите специальность (профессию), по которой у вас имеется вакансия. Отметим, что по мере ввода первых символов автоматически откроется список, в котором вы сможете выбрать подходящий вариант.

В поле Описание с клавиатуры следует ввести максимально полное описание вакансии. По умолчанию в данном поле содержится три подзаголовка – Требования, Обязанности и Условия, под каждым из которых вы можете ввести соответствующие сведения. Однако вы можете полностью очистить данное поле и заполнить его по своему усмотрению. Отметим, что вводить можно довольно объемный текст – ограничение составляет 16384 печатных знака.

В поле График работы из раскрывающегося списка выбирается график работы на данной должности. Отметим, что выбор здесь довольно ограничен – можно указать лишь один из трех вариантов: Полный рабочий день, Свободный или Сменный. Очевидно, что не хватает таких вариантов, как удаленная работа, сокращенный рабочий день, и т. п.

С помощью параметра Зарплата укажите минимальный и максимальный уровень заработной платы, которую вы намерены предложить кандидату. Вы можете указать зарплату в рублях, долларах или евро – требуемый вариант выбирается из расположенного справа раскрывающегося списка. Если же вы не хотите включать в объявление сведения о заработной плате – установите флажок по договоренности. Но учтите, что многие соискатели принципиально не рассматривают объявления, в которых нет хотя бы примерных сведений о предлагаемой зарплате.

Далее с помощью соответствующих параметров вы можете указать дополнительные требования к кандидату (наличие образования, опыта работы, пол, возрастные ограничения), кратко охарактеризовать предстоящее место работы, а также ввести прочие сведения.

На заключительном этапе формирования объявления вам нужно будет с клавиатуры ввести контрольный код (этот параметр предназначен для защиты от автоматических регистраций), а также установить флажки, подтверждающие ваше согласие с правилами сайта и о принятии вами соглашения об использовании сайта. Завершается подача объявления нажатием кнопки Создать вакансию. Перед этим рекомендуется просмотреть объявление в том виде, как оно будет выглядеть на сайте после публикации, для своевременного обнаружения возможных шибок или несоответствий – для этого нажмите кнопку Предварительный просмотр.

Сайт www.zarplata.ru

Сайт www .zarplata .ru, с которым мы познакомимся в данном разделе, также относится к числу наиболее популярных ресурсов, посвященных вопросам трудоустройства и подбора персонала. Приступить к поиску сотрудников вы можете даже без предварительной регистрации – для этого откройте на главной странице вкладку Поиск сотрудников (рис. 6.8).

Рис. 6.8. Режим быстрого поиска резюме

На данной вкладке вы можете выполнить поиск резюме по одному из трех вариантов: быстрый поиск резюме, поиск сотрудников с дополнительными параметрами и поиск резюме в каталоге.

Чтобы выполнить быстрый поиск, заполните параметры, которые показаны на рис. 6.8. В верхнем поле укажите название должности или специальности, по которой вам требуется сотрудник. По мере заполнения данного поля вам будет предлагаться выбрать подходящий вариант из списка (этот список открывается автоматически после ввода нескольких первых символов). После этого из раскрывающегося списка выберите соответствующую указанной должности (специальности) отрасль деятельности, а в расположенном справа поле укажите название региона, в котором вы ищете кандидата. После нажатия кнопки Найти сотрудников на экране отобразится список резюме, соответствующих заданным критериям.

ПРИМЕЧАНИЕ

Учтите, что результаты поиска отобразятся не сразу – эт может занять определенное время (от нескольких секунд до 2–3 минут).

Если вы хотите выполнить поиск резюме в имеющемся на сайте каталоге, щелкните на ссылке Поиск в каталоге резюме, которая расположена слева от кнопки Найти сотрудника (см. рис. 6.8). Далее вам будет предложено выбрать интересующий вас раздел каталога (например, Экономика, финансы, бухучет, или Юриспруденция, или Секретариат, делопроизводство, и т. д.), а после выбора раздела на экране отобразится список имеющихся в нем резюме. Недостатком такого поиска является то, что по его результатам будет представлен полный список всех резюме выбранного раздела, большинство из которых вам могут быть неинтересны. Преимуществом же такого подхода является то, что вы сможете просмотреть все резюме по интересующему вас разделу. Это бывает полезно, например, когда вам нужно набрать сотрудников для только что созданного на предприятии структурного подразделения: выбрав на сайте соответствующий раздел, вы можете найти в нем и руководителя, и его заместителя, и подчиненных.

Если же вы хотите максимально подробно задать критерии поиска резюме, то щелкните на ссылке Поиск сотрудников с дополнительными параметрами. При этом на экране откроется форма ввода условий и критериев поиска, фрагмент которой показан на рис. 6.9.

Рис. 6.9. Ввод критериев для поиска резюме

В верхнем поле данной формы нужно с клавиатуры ввести название должности или специальности, на которую требуется сотрудник. После этого из раскрывающегося списка нужно выбрать отрасль деятельности, причем это можно сделать несколько раз, указав таким образом сразу несколько разных отраслей (после выбора отрасли ее название отобразится в форме, а раскрывающийся список появится вновь). Затем аналогичным образом укажите регион, в котором вы ищете сотрудника (регионов также можно указать несколько).

В поле Занятость из раскрывающегося списка выберите форму занятости. Возможные значения предусматривают разные варианты трудоустройства – Полная занятость, Удаленная работа, Сменный график, Работа по совместительству или Временная/Проектная работа. Если же вы готовы предложить на выбор соискателю разные формы занятости, то выберите из раскрывающегося списка пункт Не имеет значения.

Остальные параметры заполняются примерно так же, как и на других ресурсах, с которыми мы познакомились выше. Отметим лишь, что если вы не хотите просматривать резюме от кадровых агентств – выберите в поле Резюме от из раскрывающегося списка значение Резюме соискателей. В поле Период вы можете указать требуемую актуальность резюме (то есть отобрать для просмотра резюме, поданные только за последний день, или за последнюю неделю, или за последние трое суток, и др.).

Чтобы выполнить поиск резюме в соответствии с заданными параметрами, нажмите кнопку Поиск, которая расположена справа внизу формы.

Чтобы опубликовать на сайте объявление о размещении вакансии, используйте ссылку Разместить вакансию. Отметим, что предварительно вы должны зарегистрироваться на сайте как работодатель. Мы не будем подробно рассматривать порядок регистрации и подачи объявления о вакансии, поскольку он практически ничем не отличается от того, как это делается на других ресурсах, с которыми мы уже познакомились ранее.

Заключение

В процессе работы над книгой автор старался не только рассказать о наиболее популярных программных средствах, адресованных кадровым работникам, но и помочь пользователю определиться с выбором продукта, наиболее полно удовлетворяющего потребностям конкретного предприятия. В книге приводится подробное описание всех основных режимов работы с программами «Сотрудники предприятия», «Отдел кадров», «Кадры SB» и «E-Staff Рекрутер», и этого описания вполне достаточно для того, чтобы даже новичок смог быстро освоить данные программы.

Кроме этого, в книге приводится обзорное описание еще нескольких продуктов, адресованных кадровым работникам. В отдельной главе рассмотрены веб-ресурсы, которые будут интересны и полезны любому кадровику.

Прочитав эту книгу, вы научились не только вести кадровый учет, но и решать вопросы подбора персонала, а также проводить тестирование и анкетирование с помощью компьютера.

Автор выражает надежду, что предложенный материал был полезен и интересен читателю. Предложения и пожелания направляйте по адресу: arsen211@yandex.ru.

Гладкий Алексей Анатольевич