|
|
Материальная ответственность работника
ОглавлениеВведение Глава I. Материальная ответственность с точки зрения норм права Раздел 1. Условия привлечения к материальной ответственности Раздел 2. Виды материальной ответственности 1. Полная материальная ответственность 2. Индивидуальная материальная ответственность 3. Коллективная материальная ответственность 4. Ограниченная материальная ответственность Раздел 3. Порядок заключения договора о материальной ответственности Глава II Материальная ответственность с точки зрения бухгалтерского учета Раздел 1. Выявление недостач 1. Проведение инвентаризаций 2. Документальное оформление Раздел 2.Возмещение ущерба 1. Определение размера ущерба 2. Порядок возмещения ущерба 3. Отражение в бухгалтерском учете Глава III. Анализ некоторых хозяйственных ситуаций, связанных с материальной ответственностью 1. Ответственность подотчетных лиц 2. Ответственность лиц, не состоящих в трудовых отношениях с организацией 3. Отказ от заключения договора о материальной ответственности работником 4. Материальная ответственность работодателя 5. Материальная ответственность кассира Анна Валентиновна Клокова Материальная ответственность работника
Введение
Материальная ответственность является одной из важнейших категорий взаимоотношений работодателя и работника, причем в Трудовом Кодексе РФ закреплено понятие как материальной ответственности работодателя, так и работника. (Главы 38 и 39 соответственно).
Если на предприятии правильно организован порядок возложения материальной ответственности и соответствие его нормам трудового законодательства, то это поможет уберечься от возможных негативных ситуаций.
В ходе хозяйственной деятельности предприятия работники могут допустить хищение ценностей вследствие намеренного умысла, либо по небрежности, а также может произойти поломка оборудования, задействованного в процессе производства, в результате которой предприятие может потерпеть убытки вследствие простоя оборудования и задержки выпуска продукции.
На практике возложение материальной ответственности на работников должно сопровождаться целым рядом мероприятий в целях избежания недостач и ущерба:
• Регулярное проведение инвентаризаций материальных ценностей;
• Неформальный подход к проведению инвентаризаций, означающий фактический пересчет материальных ценностей;
• Диагностика на добросовестность при допуске работника к материальным ценностям;
• Достоверный и точный бухгалтерский учет на предприятии.
Материальная ответственность – это установленная трудовым законодательством обязанность работника возместить причиненный ущерб предприятию в пределах и в порядке, указанных в Главе 39 Трудового Кодекса РФ. Необходимо отметить, что за нарушение трудовой дисциплины и нанесение ущерба предприятию работник может быть привлечен и к другим видам ответственности: дисциплинарной, административной и уголовной.
Глава I. Материальная ответственность с точки зрения норм права
Раздел 1. Условия привлечения к материальной ответственности
Сразу отметим, что материальную ответственность, возложенную на работника организации в соответствии с нормами Трудового Кодекса РФ, несут лица, состоящие именно в трудовых отношениях с организацией, в том числе работники, принятые на работу по совместительству, временные и сезонные работники. Работники, выполняющие работу по договорам подряда, несут материальную ответственность в порядке, установленном Гражданским Кодексом РФ (Глава 59). Причем работник, состоящий с организацией в трудовых отношениях, в случае причинения вреда организации несет ответственность только за прямой действительный ущерб, в то время как лицо, выполняющее работу по гражданско-правовому договору, должно возместить еще и упущенную выгоду, в то время как для работника, состоящего в трудовых отношениях с организацией статья 238 Трудового Кодекса РФ содержит прямой запрет на взыскание с такого работника неполученных доходов (упущенной выгоды). Но существует исключение из данного правила, касающееся работника организации, в частности, ее руководителя. Статья 277 Трудового Кодекса РФ содержит норму о том, что руководитель несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации. Также руководитель организации возмещает ей убытки в случаях, предусмотренных федеральным законом, то есть реальный ущерб и упущенную выгоду, причиненные его виновными действиями. Причем расчет убытков осуществляется в соответствии с нормами гражданского законодательства. Так, в соответствии со статьей 15 Гражданского Кодекса РФ лицо, право которого нарушено, может требовать полного возмещения причиненных ему убытков, если законом или договором не предусмотрено возмещение убытков в меньшем размере. Под убытками понимаются расходы, которые лицо, чье право нарушено, произвело или должно будет произвести для восстановления нарушенного права, утрата или повреждение его имущества (реальный ущерб), а также неполученные доходы, которые это лицо получило бы при обычных условиях гражданского оборота, если бы его право не было нарушено (упущенная выгода).
Если лицо, нарушившее право, получило вследствие этого доходы, лицо, право которого нарушено, вправе требовать возмещения наряду с другими убытками упущенной выгоды в размере не меньшем, чем такие доходы. Поэтому в случае причинения руководителем убытков собственнику имущества последний вправе потребовать их возмещения в случаях, предусмотренных федеральными законами.
Например, в соответствии со ст. 71 Федерального закона «Об акционерных обществах» общество или акционер (акционеры), владеющие в совокупности не менее чем 1 % размещенных обыкновенных акций общества, вправе обратиться в суд с иском к единоличному исполнительному органу общества (директору, генеральному директору) о возмещении убытков, причиненных обществу.
Или согласно Федеральному закону «Об обществах с ограниченной ответственностью» общество или его участник вправе обратиться в суд с иском о возмещении убытков, причиненных обществу единоличным исполнительным органом общества.
А также согласно ст. 11 Федерального закона «О коммерческой тайне» трудовым договором с руководителем организации предусматриваются его обязанности возместить организации убытки, причиненные его виновными действиями в связи с нарушением законодательства РФ о коммерческой тайне. При этом такую ответственность руководитель может нести в течение определенного срока после прекращения трудового договора.
В частности, материальная ответственность руководителя в полном размере может быть установлена за ущерб организации, причиненный его действиями (бездействием), излишними денежными выплатами, например, суммами взысканных штрафов, заработной платы, выплаченной уволенному работнику в связи с задержкой по вине администрации выдачи трудовой книжки, неправильной постановкой учета и хранения материальных или денежных ценностей, непринятием необходимых мер к предотвращению простоев производства, выпуска недоброкачественной продукции, хищений, уничтожения и порчи материальных или денежных ценностей и т. д.
Причем в случае с руководителем организации заключения специального договора о полной материальной ответственности не требуется. Условия о полной материальной ответственности руководителя за прямой действительный ущерб, причиненный его действиями, могут быть указаны в трудовом договоре, но вне зависимости от фиксации этого условия в трудовом договоре руководитель несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации. Здесь необходимо внести уточнение – если руководитель нанес ущерб имуществу организации (сломал или испортил), то он будет нести полную материальную ответственность, если это предусмотрено в его трудовом договоре. Если же такого упоминания в трудовом договоре нет, то он несет ответственность в размере своего среднемесячного заработка. Но если ущерб причинен руководителем в результате осуществления (или неосуществления) им своих руководящих полномочий (принятие необоснованного решения, повлекшего убытки, отсутствие системы контроля над сохранностью материальных ценностей и т. д.), то его обязанность возместить прямой действительный ущерб в полном объеме возникает на основании статьи 277 Трудового Кодекса РФ, т. е. вне зависимости условий трудового договора. При этом руководитель обязан в отличие от обычного работника возместить не только прямой действительный ущерб организации, но и упущенную выгоду, как было сказано выше, в соответствии с нормами уже не трудового, а гражданского законодательства.
Пример 1
Работник мебельной фабрики получает материал на сумму 7000 руб. для изготовления одного дивана. Предположим, что работник украл выданный материал. Прямой действительный ущерб, причиненный организации, составит 7000 рублей.
Если бы работник не состоял с организацией в трудовых отношениях, а работал по договору подряда, то мебельная фабрика могла претендовать также на упущенную выгоду в размере неполученных доходов от продажи данного дивана.
Рассмотрим условия возложения на работника материальной ответственности:
1. Работник несет материальную ответственность перед работодателем в случае причинения ему прямого действительного ущерба. Прямой действительный ущерб возникает вследствие реального уменьшения наличного имущества работодателя или ухудшения состояния такого имущества. Также под прямым действительным ущербом понимается и уменьшение имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества, а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам. В таком случае работник несет ответственность как за прямой действительный ущерб работодателю, так и за ущерб, возникший у работодателя при возмещении им ущерба третьим лицам.
Реальное уменьшение наличного имущества может возникать вследствие нижеуказанных причин:
• вследствие полного уничтожения имущества, при котором оно целиком утрачивает свои полезные свойства и не может быть отремонтировано или восстановлено иным способом;
• вследствие частичного ухудшения состояния имущества, при котором его полезные свойства могут быть восстановлены в результате проведения ремонта.
• по причине утраты имущества, что ведет к его выбытию из владения пользователя или собственника против их воли и желания. Утрата имущества может происходить как с умыслом (кража, мошенничество), так и вследствие халатности или небрежности работника (утеря, поломка). Как правило, подобные случаи имеют место в организациях, где не реализован комплекс мер по сохранности имущества;
2. Реальное уменьшение имущества происходит вследствие наличия противоправного действия, которым признается неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей, а также нарушение им конкретных предписаний, которые могут содержаться в законах РФ, указах Президента РФ, постановлениях Правительства РФ, правилах внутреннего трудового распорядка, иных нормативных правовых актах. Примером может являться поломка имущества вследствие таких действий работника, которые нарушают правила обслуживания и эксплуатации оборудования, хранения и выдачи материальных ценностей, технологические требования и иные технические нормы, а также действий, произведенных не в соответствии с внутренними инструкциями и приказами работодателя.
При этом необходимо учитывать, что материальная ответственность работника исключается в следующих случаях, перечисленных в статье 239 Трудового Кодекса РФ:
• вследствие непреодолимой силы. Непреодолимая сила – это чрезвычайные события, при которых работник не может исполнить свою обязанность по обеспечению сохранности вверенного ему имущества. Видами непреодолимой силы могут являться стихийные бедствия, катастрофы или обстоятельства, которые невозможно предотвратить.
Пример 2
Ночью из офиса организации был похищен ноутбук. Работник, назначенный приказом руководителя в качестве материально-ответственного лица за данный ноутбук, не будет нести ответственности, поскольку кража произошла по не зависящим от него причинам. Если бы работник унес ноутбук из офиса, по дороге домой напился и в состоянии алкогольного опьянения потерял его, то в соответствии с пунктом 4 статьи 243 Трудового Кодекса РФ возмещал бы работодателю полную стоимость ноутбука.
• вследствие нормального хозяйственного риска, который означает, что если предприятие осуществляет деятельность, при которой возможно получение результатов, не восполняющих полностью или частично понесенных предприятием расходов. Например, рискованными являются разработка и освоение новых технологий, оборудования и машин. В Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 16 ноября 2006 г. № 52 “О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю” разъясняется, что к нормальному хозяйственному риску могут быть отнесены действия работника, соответствующие современным знаниям и опыту, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе, работник надлежащим образом выполнил возложенные на него должностные обязанности, проявил определенную степень заботливости и осмотрительности, принял меры для предотвращения ущерба, и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей.
• вследствие крайней необходимости или необходимой обороны, т. е. когда работник для устранения опасности, угрожающей жизни и здоровью людей, имуществу других организаций, причиняет вред имуществу, вверенному ему предприятием для осуществления трудовых функций. При крайней необходимости работник причиняет вред работодателю при одновременном устранении опасности, угрожающей интересам работодателя или личности, государства. Работник освобождается от ответственности, поскольку причиненный вред меньше предотвращенного или вред не мог быть предотвращен другим способом. При необходимой обороне допускается причинение вреда посягающему лицу при защите личности и прав обороняющегося или других лиц, охраняемых законом интересов общества или государства от общественно опасного посягательства, если при этом не было допущено превышение пределов необходимой обороны. Уголовный Кодекс РФ в статье 37 закрепляет норму о том, что не является преступлением причинение вреда посягающему лицу в состоянии необходимой обороны, если это посягательство было сопряжено с насилием, опасным для жизни обороняющегося или другого лица, либо с непосредственной угрозой применения такого насилия. Данные положения распространяются на всех лиц независимо от их профессиональной или иной специальной подготовки и служебного положения, а также независимо от возможности избежать общественно опасного посягательства или обратиться за помощью к другим лицам или органам власти.
• вследствие неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику. Работодатель, прежде чем вверять под ответственность работнику имущество, обязан создать ему условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенного им имущества. Например, кассиру для получения наличных денежных средств с расчетного счета организации должен быть предоставлен транспорт и охрана. Если же кассир с деньгами едет на общественном городском транспорте, где у него полученные деньги украдут, то кассир не должен отвечать за утраченную сумму, поскольку работодатель нарушил Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный решением Совета Директоров ЦБР от 22.09.1993 г № 40, в приложении № 2 к которому говорится, что руководитель предприятия должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необходимости, – транспортное средство. Причем следует иметь в виду, что при транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:
– разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
– допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;
– следовать пешком, попутным или общественным транспортом;
– посещать магазины, рынки и другие т. п. места;
– выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.
3. Вина работника установлена. Причем работник может совершить противоправное деяние как с умыслом, так и по неосторожности. При совершении деяния с умыслом работник осознает, что его действия являются противоправными, а также предполагает, что могут наступить в результате такого деяния негативные последствия, однако сознательно допускает их наступление. Такое возможно, если работник осознанно совершает кражу имущества организации. При совершении деяния по неосторожности работник, вследствие небрежного отношения к своим обязанностям, не предвидел отрицательных последствий своего действия, хотя мог и должен был предвидеть, либо предвидел, но легкомысленно надеялся о том, что они не наступят. Бездействие работника может быть признано противоправным, если в его обязанности входит (входило) совершение определенных действий.
Пример 3.
Работник организации, деятельность которой связана с тем, что количество клиентов в рабочее время в помещении организации велико (организации связи, электросбытовые компании, оптовые торговые организации), покидая кабинет, в котором находится ноутбук, не запирает его. При возвращении в кабинет он обнаруживает пропажу ноутбука. В этом случае работник допустил небрежность по отношении к вверенному ему имуществу организации, поскольку, хотя он и не подумал о возможном наступлении негативных последствий, он должен был их предвидеть и предотвратить.
В зависимости от формы установленной вины работника последствия возложения на него материальной ответственности различаются – умышленные действия, вследствие которых возник ущерб, влекут за собой обязанность работника возместить ущерб в полном объеме. В случае совершения действий по неосторожности работник несет ответственность в размере причиненного ущерба, но не свыше своего среднего месячного заработка.
4. При возложении на работника материальной ответственности должна наблюдаться прямая причинная связь между действиями или бездействием работника, его виной и ущербом, возникшим у работодателя.
Как правило, доказать бесспорную связь между действиями работника и причиненным ущербом достаточно затруднительно. Это сопряжено со значительными затратами на проведение экспертиз и привлечение квалифицированных специалистов. В случае отсутствия доказанности прямой причинной связи работодатель не сможет взыскать с работника ущерб.
Пример 4.
Организация получила новое оборудование для производства уникальной продукции. В ходе его эксплуатации работником произошла поломка. До тех пор пока не будет доказана вина работника в поломке оборудования, работодатель не имеет права взыскать с работника стоимость ущерба.
5. В случае разглашения работником доверенной ему коммерческой тайны и иной конфиденциальной информации работник может быть привлечен к материальной ответственности. Пункт 2 статьи 139 Гражданского Кодекса РФ содержит норму о возможности привлечения работающего лица к материальной ответственности в связи с ущербом, причиненным работодателю в результате разглашения охраняемых действующим законодательством сведений. Также работник в силу положений статьи 14 Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" в случае умышленного или неосторожного разглашения соответствующей информации при отсутствии в действиях состава преступления, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Однако существуют сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну. Их перечень содержится в статье 5 указанного Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ. Например, не составляют коммерческую тайну следующие сведения:
1) сведения, содержащиеся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;
2) сведения, содержащиеся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
3) о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;
4) о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;
5) о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;
6) о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;
7) о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;
8) об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;
9) о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;
10) о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;
11) сведения, обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными федеральными законами. Так, запрет на отнесение определенной информации к коммерческой тайне установлен Указом Президента РФ от 16 ноября 1992 г. № 1392 «О мерах по реализации промышленной политики при приватизации государственных предприятий». В соответствии с п. 4.12 данного указа в состав плана приватизации могут входить требования по продаже холдинговой компанией акций, переданных комитетом в портфель компании (размеры и предельные сроки продажи конкретных пакетов акций). Эти требования являются обязательными для холдинговой компании и не могут быть отнесены к ее коммерческой тайне. Или в соответствии с п. 11 Постановления Правительства РФ от 13 октября 1999 г. № 1156 «Об утверждении Порядка образования и использования внебюджетных фондов федеральных органов исполнительной власти и коммерческих организаций для финансирования научных исследований и экспериментальных разработок» информация о движении средств внебюджетных фондов федеральных органов исполнительной власти и коммерческих организаций не может быть отнесена к информации, составляющей коммерческую тайну.
При разглашении охраняемой законом тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, он несет ответственность и в соответствии с подпунктом «в» пункта 6 статьи 81 Трудового Кодекса РФ, в которой говорится, что трудовой договор с работником может быть расторгнут работодателем в случае разглашения охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашения персональных данных другого работника.
6. Статья 249 Трудового Кодекса РФ содержит условие о возможности привлечения работника к материальной ответственности при возмещении затрат, понесенных работодателем на его обучение. Такой ответственности работники подлежат в случае, если они увольняются без уважительных причин до истечения срока, обусловленного трудовым договором или соглашением об обучении работника за счет работодателя.
Но в любом случае следует учитывать, что работодатель на основании статьи 240 Трудового Кодекса РФ имеет право отказаться от взыскания ущерба с работника – частично или полностью с учетом конкретных обстоятельств. При этом отказ от взыскания влечет за собой компенсацию ущерба за счет средств самого работодателя.
Раздел 2. Виды материальной ответственности
1. Полная материальная ответственность
Под полной материальной ответственностью Трудовой Кодекс подразумевает обязанность работника возместить работодателю прямой действительный ущерб в полном размере. Данная мера призвана защитить интересы организации с целью предотвращения хищений и потерь имущества по причине небрежности или неосторожности.
Полную материальную ответственность нельзя возложить на работника по желанию работодателя. Законодательством определен ограниченный перечень случаев, в которых работник возмещает ущерб в полном размере. Причем перечень случаев различается в зависимости от возраста работника.
До 18 лет работник несет полную материальную ответственность согласно статье 242 Трудового Кодекса РФ в следующих случаях:
• За умышленное причинение ущерба;
• За ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
• за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного проступка.
После 18 лет на работника возлагается материальная ответственность за:
• ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей, когда в соответствии с Трудовым Кодексом РФ или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность. Например, согласно статье 277 Трудового Кодекса РФ руководитель организации должен компенсировать ущерб организации в полном размере независимо от того, содержится подобное требование в его трудовом контракте с организацией или нет.
А если в трудовом договоре с главным бухгалтером не существует запись о полном возмещении ущерба организации в описанных договором случаях, то главный бухгалтер будет нести ограниченную ответственность в размере среднемесячного заработка;
• недостачу ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу. Под разовым документом может подразумеваться доверенность, выдаваемая работнику для получения товарно-материальных ценностей от имени организации.
Порядок оформления доверенностей и получения по ним ТМЦ определен инструкцией от 14.01.1967 г. № 17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности", утвержденной Минфином СССР. Данная инструкция применяется в части, не противоречащей Гражданскому кодексу РФ и Федеральному закону от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Для получения ТМЦ Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 г. № 71а утверждены специальные унифицированные формы доверенности. Это формы № М-2 (с отрывным корешком) и форма № М-2а (без корешка). Выбор формы доверенности определяется самой организацией и спецификой ее деятельности. Законодательных ограничений на использование той или иной формы нет. Доверенности выдаются на получение ТМЦ, отпускаемых по счету, договору, заказу, соглашению или по другому заменяющему их документу. Если в документе на отпуск (накладная и т. д.) приводятся наименования и количество ТМЦ, подлежащих получению, то перечень ценностей на оборотной стороне доверенности прочеркивается.
Выдача доверенностей, полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается.
Бухгалтер организации оформляет доверенность в одном экземпляре и выдает ее получателю ТМЦ под расписку.
Согласно п. 1 вышеуказанной инструкции доверенности на получение ТМЦ подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или иными лицами, уполномоченными приказом руководителя, и заверяются печатью организации.
Целесообразно составить приказ об утверждении списка лиц, имеющих право на получение доверенностей от организации в следующей форме:
• умышленно причиненный ущерб. Как отмечалось ранее, если доказан факт наличия умысла при порче или уничтожении материальных ценностей, вверенных работнику, то материальная ответственность наступает в полном размере. Если ущерб причинен в результате небрежности работника, то он привлекается к ограниченной материальной ответственности с возмещением ущерба в пределах среднемесячного заработка;
• причиненный ущерб в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения. Доказательством нахождения работника в перечисленных состояниях могут являться свидетельские показания, медицинское заключение;
• причиненный ущерб в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
• причиненный ущерб в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
• разглашение сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, рассмотренных в предыдущем Разделе настоящего издания;
• причиненный ущерб не при исполнении работником трудовых обязанностей;
• причиненный ущерб организации вследствие неправомерных действий, произведенных заместителями руководителя организации, а также главным бухгалтером на основании трудового договора.
Заключение письменного договора о полной материальной ответственности работника возможно при наличии всех перечисленных ниже условий:
1. Работник состоит в трудовых отношениях с организацией;
2. Работник достиг восемнадцатилетнего возраста;
3. Работник имеет непосредственное отношение к обслуживанию, хранению, отпуску, обработке или применению в процессе производства вверенных ему материальных ценностей или хранению и обслуживанию денежных средств. Здесь необходимо пояснить, что работник, не обслуживающий непосредственно материальные ценности или денежные средства, не может быть привлечен к полной материальной ответственности, даже если с ним был заключен такой договор по инициативе работодателя. Дело в том, что данный договор признается ничтожным, поскольку не соответствует требованиям закона. Согласно статье 167 Гражданского Кодекса РФ недействительная сделка не влечет никаких юридических последствий и признается таковой с момента ее совершения. Приведем такой пример – на бухгалтера, осуществляющего перечисление денежных средств с расчетного счета организации, не может быть возложена полная материальная ответственность, поскольку он не работает непосредственно с наличными денежными средствами.
4. Должность работника или выполняемая им работа содержится в Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, утвержденном постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 “Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности".
2. Индивидуальная материальная ответственность
Работник может быть привлечен к индивидуальной материальной ответственности, либо к коллективной (бригадной).
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности можно заключить с работником, должность или выполняемая работа которого включена в Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, являющегося приложением № 1 к постановлению Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. № 85.
Считаю уместным привести здесь данный перечень:
“Кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров).
Руководители, их заместители, специалисты и иные работники, осуществляющие: депозитарную деятельность; экспертизу, проверку подлинности и иную проверку, а также уничтожение в установленном порядке денежных знаков, ценных бумаг, эмитированных кредитной или иной финансовой организацией и/или Минфином России бланков; операции по купле, продаже, разрешению на оплату и иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей; операции с денежной наличностью при обслуживании банкоматов и обслуживание клиентов, имеющих индивидуальные сейфы в хранилище, учет и хранение ценностей и иного имущества клиентов в хранилище; операции по эмиссии, учету, хранению, выдаче и уничтожению банковских, кредитных, дисконтных карт, кассовому и иному финансовому обслуживанию клиентов, по подсчету, пересчету или формированию денежной наличности и валютных ценностей; инкассаторские функции и перевозку (транспортировку) денежных средств и иных ценностей (в том числе водители-инкассаторы), а также иные работники, выполняющие аналогичные функции.
Директора, заведующие, администраторы (в том числе старшие, главные), другие руководители организаций и подразделений (в том числе секций, приемных, пунктов, отделов, залов) торговли, общественного питания, бытового обслуживания, гостиниц (кемпингов, мотелей), их заместители, помощники, продавцы, товароведы всех специализаций (в том числе старшие, главные), а также иные работники, выполняющие аналогичные функции; начальники (руководители) строительных и монтажных цехов, участков и иных строительно-монтажных подразделений, производители работ и мастера (в том числе старшие, главные) строительных и монтажных работ.
Заведующие, другие руководители складов, кладовых (пунктов, отделений), ломбардов, камер хранения, других организаций и подразделений по заготовке, транспортировке, хранению, учету и выдаче материальных ценностей, их заместители; заведующие хозяйством, коменданты зданий и иных сооружений, кладовщики, кастелянши; старшие медицинские сестры организаций здравоохранения; агенты по заготовке и/или снабжению, экспедиторы по перевозке и другие работники, осуществляющие получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей.
Заведующие и иные руководители аптечных и иных фармацевтических организаций, отделов, пунктов и иных подразделений, их заместители, провизоры, технологи, фармацевты.
Лаборанты, методисты кафедр, деканатов, заведующие секторами библиотек.”
Также работодатель имеет право заключить с работником договор о полной индивидуальной материальной ответственности, если работник выполняет следующие виды работ:
“Работы: по приему и выплате всех видов платежей; по расчетам при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в том числе не через кассу, через кассу, без кассы через продавца, через официанта или иного лица, ответственного за осуществление расчетов); по обслуживанию торговых и денежных автоматов; по изготовлению и хранению всех видов билетов, талонов, абонементов (включая абонементы и талоны на отпуск пищи (продуктов питания) и других знаков (документов), предназначенных для расчетов за услуги.
Работы, связанные с осуществлением: депозитарной деятельности; экспертизы, проверки подлинности и иной проверки, а также уничтожения в установленном порядке денежных знаков, ценных бумаг, эмитированных кредитной или иной финансовой организацией и / или Минфином России бланков; операций по купле, продаже, разрешению на оплату и иных форм и видов оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей; операций с денежной наличностью при обслуживании банкоматов и обслуживанием клиентов, имеющих индивидуальные сейфы в хранилище, учетом и хранением ценностей и иного имущества клиентов в хранилище; операций по эмиссии, учету, хранению, выдаче и уничтожению банковских, кредитных, дисконтных карт, кассовому и иному финансовому обслуживанию клиентов, по подсчету, пересчету или формированию денежной наличности и валютных ценностей; инкассаторских функций и перевозкой (транспортировкой) денежных средств и иных ценностей.
Работы: по купле (приему), продаже (торговле, отпуску, реализации) услуг, товаров (продукции), подготовке их к продаже (торговле, отпуску, реализации).
Работы: по приему на хранение, обработке (изготовлению), хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей на складах, базах, в кладовых, пунктах, отделениях, на участках, в других организациях и подразделениях; по выдаче (приему) материальных ценностей лицам, находящимся в санаторно-курортных и других лечебно-профилактических организациях, пансионатах, кемпингах, мотелях, домах отдыха, гостиницах, общежитиях, комнатах отдыха на транспорте, детских организациях, спортивно-оздоровительных и туристских организациях, в образовательных организациях, а также пассажирам всех видов транспорта; по экипировке пассажирских судов, вагонов и самолетов.
Работы: по приему от населения предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для выполнения иных операций, связанных с изготовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей), их хранению и выполнению других операций с ними; по выдаче на прокат населению предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей.
Работы: по приему и обработке для доставки (сопровождения) груза, багажа, почтовых отправлений и других материальных ценностей, их доставке (сопровождению), выдаче (сдаче).
Работы: по покупке, продаже, обмену, перевозке, доставке, пересылке, хранению, обработке и применению в процессе производства драгоценных и полудрагоценных металлов, камней, синтетического корунда и иных материалов, а также изделий из них.
Работы: по выращиванию, откорму, содержанию и разведению сельскохозяйственных и других животных.
Работы: по изготовлению, переработке, транспортировке, хранению, учету и контролю, реализации (покупке, продаже, поставке) ядерных материалов, радиоактивных веществ и отходов, других химических веществ, бактериологических материалов, оружия, боеприпасов, комплектующих к ним, взрывчатых веществ и другой продукции (товаров), запрещенных или ограниченных к свободному обороту.”
При заключении подобного договора необходимо в нем прописать необходимые обязательства, как для работника, так и для работодателя:
Для работника устанавливаются такие обязанности:
• Он должен бережно относиться к переданному ему для осуществления возложенных на него функций (обязанностей) имуществу работодателя и принимать меры к предотвращению ущерба;
• своевременно сообщать работодателю либо непосредственному руководителю обо всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенного ему имущества;
• вести учет, составлять и представлять в установленном порядке товарно-денежные и другие отчеты о движении и остатках вверенного ему имущества;
• участвовать в проведении инвентаризации, ревизии, иной проверки сохранности и состояния вверенного ему имущества.
Для работодателя необходимо учесть следующие обязанности:
• он должен создать работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенного ему имущества;
• знакомить работника с действующим законодательством о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю, а также иными нормативными правовыми актами (в том числе локальными) о порядке хранения, приема, обработки, продажи (отпуска), перевозки, применения в процессе производства и осуществления других операций с переданным ему имуществом;
• проводить в установленном порядке инвентаризацию, ревизии и другие проверки сохранности и состояния имущества.
При заключении договора работодателю и работнику нужно знать, что работник не может нести материальную ответственность, если ущерб причинен не по его вине. Кроме того, изменение условий договора, дополнение, расторжение или прекращение его действия осуществляются по письменному соглашению обеих сторон.
На практике в целях недопущения ошибок при возложении материальной ответственности можно порекомендовать разработать в организации инструкцию о процедуре назначения ответственных лиц за конкретное имущество с описанием должностей в соответствии с вышеуказанным перечнем и с учетом особенностей организации, порядке заключения договоров о материальной ответственности, оформлении должностных инструкций для материально ответственных работников. При составлении должностных инструкций следует руководствоваться квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37) (с изменениями от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г., 31 мая, 20 июня 2002 г., 28 июля, 12 ноября 2003 г., 25 июля 2005 г., 7 ноября 2006 г.), где указаны должностные обязанности и документы, которые должен знать работник, занимающий определенную должность.
Так, например, в соответствии с данным документом товаровед, должность которого включена в перечень работников, с которыми нужно составлять договор о полной индивидуальной материальной ответственности, в рамках своих должностных обязанностей:
• Определяет требования к материальным ресурсам, соответствие их качества стандартам, техническим условиям и другим нормативным документам, а также заключенным договорам.
• Принимает участие в определении соответствия проектов планов материально-технического обеспечения предприятия, учреждения, организации планам производства, в контроле над выполнением договорных обязательств, поступлением и реализацией сырья, материалов, топлива, оборудования и готовой продукции, в подготовке данных для составления претензий на поставки некачественных товарно-материальных ценностей и ответов на претензии заказчиков.
• Контролирует наличие материальных ресурсов и готовой продукции на складах.
• Осуществляет связь с поставщиками и потребителями и оформляет документы на отгрузку продукции.
• Участвует в разработке и внедрении стандартов организации по материально-техническому обеспечению, сбыту, контролю качества продукции, организации транспортировки и хранения сырья, материалов, топлива, оборудования и готовых изделий.
• Ведет оперативный учет поступления и реализации товарно-материальных ценностей, контролирует своевременность отгрузки возвратной тары, в необходимых случаях ведет розыск непоступивших грузов.
• Участвует в проведении инвентаризаций, изучает причины образования излишних сверхнормативных материальных ресурсов и неликвидов, принимает меры по их реализации.
• Осуществляет контроль над соблюдением правил хранения товарно-материальных ценностей на складах, подготовкой готовых изделий к отправке потребителям, оформляет необходимые документы, связанные с поставкой и реализацией продукции, составляет отчетность по установленным формам.
Товаровед должен знать постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся материально-технического обеспечения и сбыта продукции, рыночные методы хозяйствования, стандарты и технические условия на товарно-материальные ценности, основные их свойства и качественные характеристики, порядок разработки планов материально-технического обеспечения и заключения хозяйственных договоров, методы учета товарно-материальных ценностей, расчета потребности в них, формы учетных документов и порядок составления отчетности, организацию складского хозяйства и сбыта продукции, условия поставки, хранения и транспортировки товарно-материальных ценностей, действующие ценники и прейскуранты, нормативы производственных запасов материальных ресурсов, основные технологические процессы производства, номенклатуру и ассортимент выпускаемой продукции, основы экономики, организации труда и управления, законодательство о труде, правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.
Квалификационные требования, предъявляемые к претенденту на должность товароведа, рекомендуются следующие:
Товаровед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности товароведа II категории не менее 3 лет.
Товаровед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности товароведа не менее 3 лет.
Товаровед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы в должностях, замещаемых специалистами со средним профессиональным образованием, не менее 3 лет.
Здесь приведен пример того, что необходимо учесть при составлении должностной инструкции на товароведа, однако требованиями данного квалификационного справочника можно воспользоваться при оформлении инструкций на коменданта, кассира, контролера, администратора, инкассатора и т. д.
3. Коллективная материальная ответственность
Коллективная (бригадная) материальная ответственность за причинение ущерба возникает при причинении ущерба одним из работников бригады или всей бригадой в целом в случаях, описанных в статье 245 Трудового Кодекса РФ, когда:
• выполняемая работа связана с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных бригаде ценностей;
• работа выполняется совместно несколькими работниками;
• не представляется возможным разграничить материальную ответственность каждого работника и заключить с ним договор о полной материальной ответственности.
Причем, как и в случаях с возложением индивидуальной материальной ответственности коллективная (бригадная) материальная ответственность может вводиться, если перечень работ, выполняемых коллективом (бригадой), содержится в Приложении № 3 к постановлению Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. № 85, например, это
“Работы: по приему и выплате всех видов платежей; по расчетам при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в том числе не через кассу, через кассу, без кассы через продавца, через официанта или иного лица, ответственного за осуществление расчетов); по обслуживанию торговых и денежных автоматов; по изготовлению и хранению всех видов билетов, талонов, абонементов (включая абонементы и талоны на отпуск пищи (продуктов питания) и других знаков (документов), предназначенных для расчетов за услуги.
Работы, связанные с осуществлением: депозитарной деятельности; экспертизы, проверки подлинности и иной проверки, а также уничтожения в установленном порядке денежных знаков, ценных бумаг, эмитированных кредитной или иной финансовой организацией и/или Минфином России бланков; операций по купле, продаже, разрешению на оплату и иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей; операций с денежной наличностью при обслуживании банкоматов и обслуживанием клиентов, имеющих индивидуальные сейфы в хранилище, учетом и хранением ценностей и иного имущества клиентов в хранилище; операций по эмиссии, учету, хранению, выдаче и уничтожению банковских, кредитных, дисконтных карт, кассовому и иному финансовому обслуживанию клиентов, по подсчету, пересчету или формированию денежной наличности и валютных ценностей; инкассаторских функций и перевозкой (транспортировкой) денежных средств и иных ценностей.
Работы: по купле (приему), продаже (торговле, отпуску, реализации) услуг, товаров (продукции), подготовке их к продаже (торговле, отпуску, реализации).
Работы: по приему на хранение, обработке (изготовлению), хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей на складах, базах, в кладовых, пунктах, отделениях, на участках, в других организациях и подразделениях; по экипировке пассажирских судов, вагонов и самолетов; по обслуживанию жилого сектора гостиниц (кемпингов, мотелей и т. п.).
Работы: по приему от населения предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для выполнения иных операций, связанных с изготовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей), их хранению и выполнению других операций с ними; по выдаче напрокат населению предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей.
Работы: по приему и обработке для доставки (сопровождения) груза, багажа, почтовых отправлений и других материальных и денежных ценностей, их доставке (сопровождению), выдаче (сдаче).
Работы: по изготовлению (сборке, монтажу, регулировке) и ремонту машин и аппаратуры, приборов, систем и других изделий, выпускаемых для продажи населению, а также деталей и запасных частей.
Работы: по покупке, продаже, обмену, перевозке, доставке, пересылке, хранению, обработке и применению в процессе производства драгоценных и полудрагоценных металлов, камней, синтетического корунда и иных материалов, а также изделий из них.
Работы: по выращиванию, откорму, содержанию и разведению сельскохозяйственных и других животных.
Работы: по изготовлению, переработке, транспортировке, хранению, учету и контролю, реализации (покупке, продаже, поставке) ядерных материалов, радиоактивных веществ и отходов, других химических веществ, бактериологических материалов, оружия, боеприпасов, комплектующих к ним, взрывчатых веществ и другой продукции (товаров), запрещенных или ограниченных к свободному обороту.”
В соответствии с Указаниями о порядке применения в государственной торговле законодательства, регулирующего материальную ответственность рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации, утвержденных приказом Минторга СССР от 19 августа 1982 г. № 169, бригады должны формироваться из ограниченного круга лиц. Количество членов бригады в зависимости от конкретных условий работы и профиля (типа) организации устанавливается администрацией. В тех случаях, когда на предприятиях не введена бригадная материальная ответственность ограниченного круга лиц, в состав бригады могут входить все работники, непосредственно работающие с материальными ценностями, за исключением следующих категорий:
• работники, с которыми заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности;
• лица, принятые на работу с неполным рабочим днем и на неполную рабочую неделю. Но работники, принятые на работу с неполным рабочим днем и на неполную рабочую неделю, могут направляться на самостоятельные участки работы с полной индивидуальной материальной ответственностью;
• младший обслуживающий персонал (грузчики, подсобные рабочие, сторожа);
• работники вспомогательных профессий (закройщики, гладильщики);
• практиканты учебных заведений, ученики, обучающиеся непосредственно на предприятиях;
• лица, которые не имеют опыта работы с материальными ценностями (например, выпускников высших и средних специальных учебных заведений, работающих первый год).
Обратите внимание, что законодательством запрещено заключение с одним и тем же работником одновременно договора об индивидуальной и коллективной материальной ответственности.
Бригады с коллективной материальной ответственностью могут быть организованы на самостоятельных участках работы (например, в отделах, секциях, торговых залах, подсобных помещениях, на складах и в других структурных подразделениях предприятий) или для выполнения работ, связанных с подготовкой товаров к продаже, с реализацией товаров (фасовка, экспедирование и т. п.).
Коллективная материальная ответственность может также устанавливаться в зависимости от того, какой характер доступа к ценностям в торговом зале и в подсобном помещении имеют работники.
Так, материальная ответственность бригады за материальные ценности, находящиеся в торговом зале и подсобном помещении, может быть установлена при наличии следующих условий:
– подсобное помещение используется только одной бригадой, при этом все ее члены имеют свободный доступ к материальным ценностям, находящимся как в торговом зале, так и в подсобном помещении, и участвуют во всех торгово-складских операциях;
– все товарные операции подсобного складского помещения, товарно-денежные операции торгового зала являются единым процессом работы бригады и контролируются всеми ее членами.
В крупных специализированных магазинах, имеющих обособленные склады, бригадная материальная ответственность может быть организована раздельно в торговых отделах (секциях) и на складах.
Все условия коллективной (бригадной) материальной ответственности должны быть определены в заключаемом в письменном виде договоре, в котором должно быть учтено следующее:
• решение работодателя об установлении полной коллективной (бригадной) материальной ответственности оформляется приказом (распоряжением) работодателя, объявляется коллективу (бригаде) и прилагается к договору;
• комплектование вновь создаваемого коллектива (бригады) осуществляется на основе принципа добровольности. При этом если в состав коллектива (бригады) включаются новые работники, то принимается во внимание мнение коллектива (бригады);
• руководство коллективом (бригадой) возлагается на руководителя (бригадира), назначаемого приказом (распоряжением) работодателя с учетом мнения коллектива (бригады). В случае его временного отсутствия обязанности руководителя (бригадира) возлагаются работодателем на одного из членов коллектива (бригады);
• при смене руководителя коллектива (бригадира) или при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его первоначального состава договор должен быть перезаключен.
• договор не перезаключается при выбытии из состава коллектива (бригады) отдельных работников или приеме в коллектив (бригаду) новых работников. В таких случаях напротив подписи выбывшего члена коллектива (бригады) указывается дата его выбытия, а вновь принятый работник подписывает уже заключенный ранее договор и указывает дату вступления в коллектив (бригаду).
Права коллектива (бригады) должны включать следующие пункты:
• участвовать в приеме вверенного имущества и осуществлять взаимный контроль над работой по его хранению, обработке, продаже (отпуску), перевозке или применению в процессе производства;
• принимать участие в инвентаризации, ревизии, иной проверке сохранности состояния вверенного имущества;
• знакомиться с отчетами о движении и остатках вверенного имущества;
• в определенных случаях требовать от работодателя проведения инвентаризации вверенного имущества;
• заявлять работодателю об отводе членов коллектива (бригады), в том числе руководителя коллектива (бригадира), которые, по их мнению, не могут обеспечить сохранность вверенного имущества.
Обязанности коллектива (бригады) должны состоять в следующем:
• бережно относиться к вверенному имуществу и принимать меры по предотвращению ущерба;
в установленном порядке вести учет, составлять и своевременно представлять отчеты о движении и остатках вверенного имущества. Причем прием имущества, ведение учета и представление отчетности о движении имущества осуществляется в установленном порядке руководителем коллектива (бригадиром). Отчеты о движении и остатках вверенного коллективу (бригаде) имущества подписываются руководителем коллектива (бригадиром) и в порядке очередности одним из членов коллектива (бригады). Содержание отчета объявляется всем членам коллектива (бригады).
• своевременно ставить в известность работодателя обо всех обстоятельствах, угрожающих сохранности вверенного имущества.
В свою очередь, работодатель также наделяется соответствующими обязанностями, которые должны найти отражение в заключаемом договоре, в частности, работодатель обязан:
• создавать коллективу (бригаде) условия, необходимые для обеспечения полной сохранности вверенного коллективу (бригаде) имущества;
• своевременно принимать меры по выявлению и устранению причин, препятствующих обеспечению коллективом (бригадой) сохранности вверенного ему имущества, выявлять конкретных лиц, виновных в причинении ущерба, и привлекать их к установленной законодательством ответственности;
• знакомить коллектив (бригаду) с действующим законодательством о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю, а также с иными нормативными правовыми актами (в т. ч. локальными) о порядке хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки, применения в процессе производства и осуществления других операций с переданным ему имуществом;
• обеспечивать коллективу (бригаде) условия, необходимые для своевременного учета и отчетности о движении и остатках вверенного ему имущества;
• рассматривать вопрос об обоснованности требования коллектива (бригады) о проведении инвентаризации вверенного ему имущества;
• рассматривать в присутствии работника заявленный ему отвод и в случае обоснованности отвода принимать меры к выводу его из состава коллектива (бригады), решать вопрос о его дальнейшей работе в соответствии с действующим законодательством;
• рассматривать сообщения коллектива (бригады) об обстоятельствах, угрожающих сохранности вверенного ему имущества, и принимать меры по устранению этих обстоятельств.
В договоре должно присутствовать пункт о проведении инвентаризаций, как плановых, так и внеплановых, например, при смене руководителя коллектива (бригадира) или при выбытии из коллектива (бригады) более 50 процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) а также порядок возмещения ущерба, причем необходимо учитывать, что основанием для привлечения членов коллектива (бригады) к материальной ответственности является прямой действительный ущерб, непосредственно причиненный им работодателю, а также ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам. Коллектив (бригада) и/или член коллектива (бригады) освобождаются от материальной ответственности, если будет установлено, что ущерб причинен не по вине членов (члена) коллектива (бригады).
При применении законодательства, регулирующего коллективную (бригадную) материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю, Верховный Суд РФ при рассмотрении судами соответствующих дел рекомендует следующее (пункт 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16 ноября 2006 г. № 52 "О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю"):
В случае если иск о возмещении ущерба заявлен по основаниям, предусмотренным статьей 245 Трудового Кодекса РФ (коллективная (бригадная) материальная ответственность за причинение ущерба), суду необходимо проверить, соблюдены ли работодателем предусмотренные законом правила установления коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также ко всем ли членам коллектива (бригады), работавшим в период возникновения ущерба, предъявлен иск. Если иск предъявлен не ко всем членам коллектива (бригады), суд, исходя из статьи 43 Гражданского процессуального Кодекса РФ, вправе по своей инициативе привлечь их к участию в деле в качестве третьих лиц, не заявляющих самостоятельных требований относительно предмета спора, на стороне ответчика, поскольку от этого зависит правильное определение индивидуальной ответственности каждого члена коллектива (бригады). При определении размера ущерба, подлежащего возмещению каждым из работников, суду необходимо учитывать степень вины каждого члена коллектива (бригады), размер месячной тарифной ставки (должностного оклада) каждого лица, время, которое он фактически проработал в составе коллектива (бригады) за период от последней инвентаризации до дня обнаружения ущерба.
Таким образом, работодателю необходимо осуществить все действия по возложению материальной ответственности на коллектив (бригаду) в соответствии с законодательством, т. е. работы, выполняемые коллективом (бригадой) должны входить в установленный законом перечень, договор о коллективной материальной ответственности должен содержать все пункты, указанные выше, условия договора соблюдены работодателем. В противном случае при рассмотрении дела в суде работодателю может быть отказано в возмещении ущерба.
Ключевым моментом при работе целого коллектива с товарно-материальными ценностями становится предотвращение самого факта нанесения ущерба, например, мелких краж в магазинах. В последнее время это стало почти повседневным и повсеместным фактом. Помимо краж, совершаемых недобросовестными покупателями, к убыли имущества прилагают руку и нечестные продавцы. Для того чтобы избежать подобных неприятных моментов, можно порекомендовать предпринять следующие действия:
• Создайте в организации такой микроклимат, при котором все ключевые сотрудники (бухгалтеры, менеджеры, работники служб безопасности, и т. д.) будут заинтересованы в том, чтобы показать вам реальное положение дел с воровством в вашем магазине.
• Не перекладывайте всю ответственность за неточность данных в отчетных формах на учетных работников. Вы должны самостоятельно уметь разбираться во всех формах учета и контроля, принятых в вашем магазине, контролировать всю отчетность и уметь вскрывать любую неточность и подтасовку данных.
• Проверки отчетности и фактического состояния дел (инвентаризации) должны проводиться систематически. Делайте внеплановые проверки и неожиданные снятия остатков с последующим публичным наказанием пойманных за воровство сотрудников. Создайте видимость тотального контроля и неотвратимости наказания.
• Постарайтесь обеспечить своему персоналу достойное вознаграждение за их труд с тем, чтобы вероятность потери работы предотвращала соблазн заполучить какой-либо товар даром, премируйте сотрудников за сокращение потерь и краж.
• Не обольщайтесь, что большинство потерь в вашем магазине происходят за счет естественной убыли (усушка, утруска, бой, некомплект и т. п.). Проанализируйте динамику возникновения потерь, их место и требуйте предъявлять вам осколки, остатки испорченных продуктов и т. д.
• Если все-таки потери приходится списывать по итогам инвентаризации, то разделите сумму потерь между членами трудового коллектива с удержанием из зарплаты каждого соответствующей доли, что необходимо оговорить в договорах о полной коллективной материальной ответственности. Если же даже при такой системе в магазине нет особой текучести кадров, а потери год от года не уменьшаются, это означает, что вы назначили слишком достойное вознаграждение своим сотрудникам, и ежемесячное удержание из зарплаты не бьет им по карману, либо они в достаточной степени вознаграждают себя сами, используя ресурсы магазина. В противном случае честные и профессиональные люди у вас долго не задержатся или будут сами бороться с практикой воровства, пресекать попытки краж "снизу".
• А также обращайте внимание на следующие тревожные признаки поведения ваших сотрудников:
– ответственный за работу с поставщиками работает только с одним поставщиком, пренебрегая возможностью получать скидки либо закупать у других поставщиков на более выгодных условиях;
– сотрудник находится в личной дружбе с поставщиком или продавцом;
– ваш работник постоянно получает различные подарки от контрагентов;
– кто-то из сотрудников имеет большую платежеспособность, чем позволяет его заработная плата.
• Уделите особое внимание проверке работника при приеме на работу: запрашивайте информацию о предыдущих местах работы с указанием номеров телефонов работодателей, причины увольнения, связывайтесь с предыдущими работодателями на предмет определения честности принимаемого работника.
4. Ограниченная материальная ответственность
Полная материальная ответственность может быть возложена на работника в случаях, рассмотренных в пункте 1 настоящего Раздела. Если произошедшая ситуация не подпадает под описанные случаи, то работник несет ограниченную материальную ответственность. Ограниченная материальная ответственность предусматривает возмещение работником причиненного работодателю прямого действительного ущерба в пределах своего среднего месячного заработка.
Ограниченную материальную ответственность за ущерб, причиненный организации, могут нести все работники, состоящие в трудовых отношениях с этой организацией, в том числе внештатные, временные, сезонные и др.
Отметим, что перечень случаев причинения ущерба, за которые предусмотрено возложение материальной ответственности в пределах среднего месячного заработка, не определен. Поэтому можно предположить, что ограниченную материальную ответственность можно применить во всех случаях возмещения ущерба, причиненного организации, за исключением определенных законодательством иных пределов материальной ответственности.
При выявлении обстоятельств нанесения ущерба работодатель должен проверить, возможно ли привлечение работника к полной материальной ответственности. Если такие основания отсутствуют, то работник может возместить ущерб только в пределах своего среднего месячного заработка.
Наиболее часто встречающимися случаями причинения ущерба, за которые работники могут нести ограниченную материальную ответственность, являются:
• Уплата штрафа предприятием за своего работника (например, за расклейку рекламных объявлений работниками предприятия в не разрешенных законодательством местах штрафуется предприятие, а не работник, допустивший подобное нарушение);
• Порча материалов, инструментов, оборудования или их уничтожение вследствие небрежности или невнимательности;
• утеря документов в случае, когда утраченный документ не может быть восстановлен в необходимый срок, а его отсутствие наносит организации прямой действительный ущерб;
• неправильное составление или не составление документов, приводящее к невозможности предприятию предъявить санкции, например, за недопоставку товара поставщиком;
• расходы на ремонт поврежденного имущества;
• выплаты за время вынужденного прогула или простоя;
• неполное получение предприятием причитающихся ему денежных средств вследствие небрежного отношения работника к своим обязанностям.
В соответствии со статьей 139 Трудового Кодекса РФ размер среднего месячного заработка устанавливается на день причинения вреда и подсчитывается за 12 последних месяцев работы лица, причинившего вред.
Пример 5.
За сотрудником отдела документооборота приказом руководителя предприятия закреплены обязанности по ведению учета договоров организации в соответствии с утвержденной должностной инструкцией. В частности, данный работник несет ответственность за сохранность переданных ему договоров, что подразумевает под собой, что выдача договоров должна осуществляться с одновременной записью в журнале учета договоров, договоры необходимо хранить в металлическом запираемом шкафу и т. д. Однако по неосторожности сотрудник отдела документооборота, поливая цветок, стоящий на шкафу, пролил воду, которая протекла в шкаф, намочив две папки с договорами, некоторые из которых были безвозвратно испорчены. Оплата по таким договорам была осуществлена несвоевременно после получения претензии от поставщика, в соответствии с которой предприятие должно уплатить пени за просрочку. Сотрудник не подлежит полной материальной ответственности, поскольку описанная ситуация не относится к случаям, установленным статьей 243 Трудового Кодекса РФ. Но работодатель может подвергнуть незадачливого сотрудника ограниченной материальной ответственности в размере среднего месячного заработка.
При этом следует учитывать, что удержать в возмещение ущерба весь средний месячный заработок работника работодатель не имеет права, поскольку статьей 138 Трудового Кодекса РФ установлено ограничение размера удержаний из заработной платы. Если, например, сотрудник отдела документооборота имеет средний месячный заработок в размере 7000 рублей, то по распоряжению работодателя в возмещение причиненного ущерба данная сумма может быть взыскана только в рассрочку, то есть нельзя удержать все 7000 рублей с сотрудника единовременно, оставив его без заработной платы за месяц.
Положения статьи 138 Трудового Кодекса РФ предусматривают, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику. При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником в любом случае должно быть сохранено 50 процентов заработной платы. Ограничения, установленные данной статьей, не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного работодателем здоровью работника, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70 процентов. Не допускаются удержания из выплат, на которые в соответствии с федеральным законом не обращается взыскание.
Работодателю также следует знать, что если он предъявил требование в суд о возмещении работником ущерба в пределах его среднего месячного заработка на основании статьи 241 Трудового Кодекса РФ, но в ходе судебного разбирательства будут установлены обстоятельства, с которыми закон связывает наступление полной материальной ответственности работника, суд обязан принять решение по заявленным истцом требованиям и не может выйти за их пределы, поскольку в силу части 3 статьи 196 Гражданского процессуального Кодекса РФ такое право предоставлено суду только в случаях, предусмотренных федеральным законом. Например, статья 394 Трудового Кодекса РФ дает право суду (при вынесении решений по спорам об увольнении и переводе на другую работу) выходить за пределы требования, заявленного истцом, так как закон исходит из того, что истец, который чаще всего не является профессиональным юристом и не всегда обладает полной информацией, может и не упомянуть в своем иске требования, тесно связанные с заявленными (а иногда неразрывные с ними).
Раздел 3. Порядок заключения договора о материальной ответственности
Договор о материальной ответственности может быть заключен, как отмечалось ранее, только с лицом, состоящим в трудовых отношениях с организацией. Трудовые отношения начинаются с момента заключения трудового договора. В соответствии со статьей 56 Трудового кодекса РФ трудовым договором называется соглашение между работодателем и работником, по которому работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию с подчинением правилам внутреннего трудового распорядка, а работодатель – своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату и предоставить условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон. Необходимо отметить, что в новой редакции Трудового Кодекса РФ, введенной Федеральным законом № 90-ФЗ от 30.06.2006 г, вступающей в силу с 06.10.2006 г, работодателем может выступать как организация, так и частный предприниматель.
Трудовой договор заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации организации, который предъявляется работнику под расписку, а фактическим допущением к работе является момент заключения трудового договора независимо от того, был ли прием на работу оформлен надлежащим образом или нет.
В случае если работодатель желает заключить договор о материальной ответственности с работником, то он должен проверить, удовлетворяет ли подобное желание уже рассмотренным выше условиям, как то:
• Работник состоит в трудовых отношениях с организацией;
• Работник достиг восемнадцатилетнего возраста;
• Работник имеет непосредственное отношение к обслуживанию, хранению, отпуску, обработке или применению в процессе производства вверенных ему материальных ценностей или хранению и обслуживанию денежных средств.
• Должность работника или выполняемая им работа содержится в Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, утвержденном постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 “Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности". Перечень является закрытым.
На практике возможна такая ситуация, что все условия возложения материальной ответственности соблюдены, однако работник отказывается заключить договор о полной материальной ответственности. В таком случае есть все основания для наложения на работника дисциплинарного взыскания в связи с неисполнением трудовых обязанностей согласно статье 192 Трудового Кодекса РФ. В случае неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей работник может быть уволен по пункту 5 статьи 81 Трудового Кодекса РФ. Для этого работодателю необходимо подтвердить документально факт уведомления работника о желании работодателя заключить договор о материальной ответственности и факт отказа работника от его подписания.
Например, можно предложить составить уведомление следующего содержания:
Форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в постановлении Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85, которую можно использовать в типовом виде, либо дополнять или изменять в зависимости от специфики организации. В частности, в договоре можно установить дополнительные требования к оборудованию помещения, где хранятся ценности, например, требования к температурному режиму в складских помещениях, дополнительные замки и т. д.
Здесь нужно отметить, что разъяснения по поводу применения дисциплинарного взыскания в случае отказа работника от заключения договора о материальной ответственности давались Пленумом Верховного Суда РФ в пункте 36 постановления от 17 марта 2004 года № 2. В нем, в частности, указывалось, что “ при разрешении споров, возникающих в связи с применением мер дисциплинарного взыскания к работникам, отказавшимся от заключения письменного договора о полной материальной ответственности за недостачу вверенного работникам имущества (статья 244 ТК РФ), в случае, когда он не был одновременно заключен с трудовым договором, необходимо исходить из следующего.
Если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей является основной трудовой функцией работника, что оговорено при приеме на работу, и в соответствии с действующим законодательством с ним может быть заключен договор о полной материальной ответственности, о чем работник знал, отказ от заключения такого договора следует рассматривать как неисполнение трудовых обязанностей со всеми вытекающими из этого последствиями.
Если же необходимость заключить договор о полной материальной ответственности возникла после заключения с работником трудового договора и обусловлена тем, что в связи с изменением действующего законодательства занимаемая им должность или выполняемая работа отнесена к перечню должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной материальной ответственности, однако работник отказывается заключить такой договор, работодатель в силу части третьей статьи 73 Кодекса обязан предложить ему другую работу, а при ее отсутствии либо отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается с ним в соответствии с пунктом 7 статьи 77 Кодекса (отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора)”
Прекращение возможности возникновения материальной ответственности работника за ущерб непосредственно связано с прекращением трудового договора. Основаниями для прекращения трудового договора может являться
• соглашение сторон;
• истечение срока договора, кроме случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются, и ни одна из сторон не потребовала их прекращения (в этом случае действие договора считается продленным на неопределенный срок);
• расторжение трудового договора по инициативе работника или работодателя;
• перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или перевод на выбранную работу (должность);
• отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность;
• отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, с изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией;
• отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора;
• отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы;
• обстоятельства, не зависящие от воли сторон;
• нарушение установленных Трудовым Кодексом РФ или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы.
Глава II Материальная ответственность с точки зрения бухгалтерского учета
Раздел 1. Выявление недостач
1. Проведение инвентаризаций
Действенным инструментом для предотвращения недостач, хищений и повреждения имущества является инвентаризация. Требование к организациям проводить инвентаризацию закреплено в статье 12 Закона о бухгалтерском учете.
В соответствии с п. 2 данной статьи обязательно проводить инвентаризацию необходимо в следующих случаях:
• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц. Если в организации предусмотрена коллективная (бригадная) материальная ответственность, инвентаризация проводится при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады);
• при выявлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
При проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности подлежат проверке все виды имущества и финансовых обязательств, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года.
Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, библиотечных фондов – один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и в приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков. Сроки и периодичность проведения инвентаризации указанных видов имущества должны быть соответствующим образом закреплены в учетной политике организации.
Основной целью проведения инвентаризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. Также в соответствии со ст. 1 Методических указаний по инвентаризации при проведении инвентаризации преследуются следующие цели:
• выявление фактического наличия имущества;
• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
• проверка полноты отражения в учете обязательств.
Эти цели достигаются путем выявления недостающего (испорченного) имущества, оценки выявленных недостач (порчи) имущества, выявления неучтенного имущества и финансовых обязательств, оценки выявленных излишков имущества, проверки соответствия фактических данных о количестве и оценке имущества и финансовых обязательств данным бухгалтерского учета, проверки фактического состояния имущества и возможность его дальнейшего использования для целей производства и управления, проверки выполнения правил содержания, эксплуатации, использования в производстве и хранения имущества.
Отметим, что в Законе о бухгалтерском учете описаны случаи, при наступлении которых проведение инвентаризаций обязательно. Однако руководитель организации вправе самостоятельно определить более частую периодичность проведения инвентаризаций, перечень инвентаризируемого имущества. При этом проводимые инвентаризации могут быть как плановые, так и внезапные. Например, в торговых организациях инвентаризация товаров проводится ежемесячно на конец месяца в целях текущего контроля остатков товарных ценностей – это плановые инвентаризации. Но для выявления нарушений при хранении и эксплуатации материальных ценностей, а также для предотвращения недостач и хищений, может быть проведена и внезапная инвентаризация.
Для проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ. Форма приказа на проведение инвентаризации является унифицированной №ИНВ-22, утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Но в организациях со значительной номенклатурой товарно-материальных ценностей и большим количеством материально-ответственных лиц реквизитов, указанных в данной форме, может оказаться недостаточно.
Например, по складу со специфическим оборудованием и по складу с канцтоварами могут быть назначены различные инвентаризационные комиссии. Поэтому при необходимости унифицированную форму можно видоизменить, добавив дополнительные реквизиты:
должности, фамилии, имена и отчества лиц, проводящих инвентаризацию;
сроки проведения инвентаризации по отдельным местам нахождения материальных ценностей (производственным участкам, складам, кладовым и т. д.);
сроки составления инвентаризационных описей, актов инвентаризации, сличительных ведомостей по каждому проверяемому виду имущества и финансовых обязательств;
сроки представления на утверждение руководителю организации результатов инвентаризации, а также другие дополнительные реквизиты.
Но обращаем внимание на то, что измененная форма приказа о проведении инвентаризации должна быть утверждена приказом об учетной политике организации.
Пример приказа о проведении ежегодной инвентаризации:
При составлении приказа на инвентаризацию необходимо указать состав комиссий, как центральной, так и рабочих с указанием должностей и фамилий лиц, принимающих участие в инвентаризации.
Как видно из примера для проверки наличия имущества в различных подразделениях и складах создаются разные рабочие инвентаризационные комиссии. По окончании проведения инвентаризации материалы инвентаризации сдаются рабочими комиссиями в центральную инвентаризационную комиссию. Такая процедура проверки характерна для больших организаций. Если номенклатура ценностей в организации невелика, то достаточно создания одной инвентаризационной комиссии.
В состав центральной инвентаризационной комиссии включают представители администрации организации, работники бухгалтерии и экономической службы, технические специалисты.
В состав рабочих инвентаризационных комиссий включаются работники различных подразделений в зависимости от вида имущества:
при инвентаризации компьютерной техники – представители компьютерной службы;
при инвентаризации электрооборудования – энергетики, электрики;
при инвентаризации складов стройматериалов – представители отдела капитального строительства;
при инвентаризации финансовых вложений (векселей, ценных бумаг) – представители экономической службы;
при инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности – представители юридической службы.
Для качественного проведения инвентаризации нежелательно назначение одних и тех же лиц в состав инвентаризационной комиссии, проверяющей наличие материальных ценностей у одного и того же материально-ответственного лица более одного года подряд. В состав комиссии также могут входить представители аудиторских организаций.
Что касается частого проведения инвентаризаций в силу специфики организации, то рекомендуется назначение постоянной инвентаризационной комиссии. Например, в организациях связи и энергоснабжающих организациях нередки случаи хищения кабеля, расположенного на столбах и опорах. Для расследования подобных ситуаций назначается постоянно действующая комиссия.
Следует учитывать, что отсутствие при проведении инвентаризации хотя бы одного члена инвентаризационной комиссии служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Поэтому на случай отсутствия отдельного члена комиссии по уважительной причине (болезнь, отпуск) в приказ о проведении инвентаризации необходимо внести сведения о дополнительном члене комиссии.
Материально ответственное лицо в состав комиссии не включается, хотя проверка фактического наличия имущества должна проводиться при его обязательном участии. Материально ответственное лицо может наблюдать за ходом инвентаризации подотчетного ему имущества.
Следует учесть, что на время проведения инвентаризации работникам, участвующим в инвентаризации, оплата труда производится в обычном порядке и такие расходы на оплату труда учитываются в целях исчисления налога на прибыль на основании подпункта 1 статьи 255 НК РФ в соответствии с разъяснениями УФНС России по г. Москва (письмо № 20–12/81135 от 13 сентября 2006 г.).
Инвентаризация должна проводиться отдельно по каждому местонахождению имущества и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находится имущество.
Для получения достоверных и своевременных результатов от проведения инвентаризации необходимо правильно спланировать порядок ее проведения, для чего:
• определить вид проверяемого имущества – материалы, товары, основные средства, незавершенное строительство, оборудование в монтаже и т. д. Целесообразно составлять разные приказы по инвентаризации различного имущества, так как сроки проведения инвентаризации и состав комиссий могут сильно отличаться в зависимости от специфики инвентаризируемого имущества;
• разделить проверяемое имущество по направлениям для сокращения трудозатрат при проверке, например, строительные материалы, канцтовары, расходные компьютерные материалы, компьютерная техника, электрическое оборудование и т. д.;
• назначить по соответствующему направлению рабочую инвентаризационную комиссию;
• определить сроки проведения инвентаризации по каждому направлению;
• установить метод проверки в отношении проверяемого имущества (сплошной или выборочный);
• определить сроки подготовки инвентаризационных описей имущества, поскольку к моменту начала инвентаризации все приходные и расходные документы должны быть проведены в бухгалтерском учете организации. В противном случае все приходные и расходные документы, находящиеся у материально-ответственных лиц и не сданные в бухгалтерию к началу инвентаризации, представляются в рабочую инвентаризационную комиссию. Полученные приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей визирует председатель рабочей инвентаризационной комиссии с отметкой "До инвентаризации на «–» (дату)". Указанная запись служит основанием для определения бухгалтерией остатков имущества на дату инвентаризации по учетным данным. При этом до начала проведения инвентаризации бухгалтерской службой должны быть проведена сверка данных в первичных документах с данными в бухгалтерских регистрах;
• порядок и сроки представления заполненных инвентаризационных описей в центральную инвентаризационную комиссию;
• назначить ответственных лиц за проведение инструктажа членов всех инвентаризационных комиссий в целях проведения инвентаризации в соответствии с установленной процедурой.
Подготовленный в соответствии (примерная форма приказа представлена выше) с указанными рекомендациями приказ подписывается руководителем организации и регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации по утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 унифицированной форме № ИНВ-23 «Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации».
Следует учесть, что на все время проведения инвентаризации операции по отпуску и приему материальных ценностей приостанавливаются. На начало проведения инвентаризации материально ответственные лица, в том числе лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение имущества или доверенности на получение имущества, дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы рабочей инвентаризационной комиссии, и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Однако в исключительных случаях, когда процесс производства требует непрерывного отпуска материалов или при длительном проведении инвентаризации, материальные ценности могут отпускаться во время проведения инвентаризации только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации. Отпуск производится материально-ответственным лицом в присутствии членов рабочей инвентаризационной комиссии. Отпускаемые материальные ценности заносятся в отдельную инвентаризационную опись, а в расходных документах делается отметка за подписью председателя рабочей инвентаризационной комиссии.
Что касается материальных ценностей, поступающих во время проведения инвентаризации, то они принимаются материально ответственным лицом в присутствии членов рабочей инвентаризационной комиссии. Данные о поступивших материальных ценностях также заносятся в отдельную инвентаризационную опись, которая прилагается к основной инвентаризационной описи.
2. Документальное оформление
Документальное оформление результатов инвентаризации
Формы инвентаризационных описей утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88:
№ ИНВ-1 "Инвентаризационная опись основных средств";
№ ИНВ-1а "Инвентаризационная опись нематериальных активов";
№ ИНВ-3 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей";
№ ИНВ-4 "Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных";
№ ИНВ-5 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение";
№ ИНВ-6 "Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути";
№ ИНВ-8 "Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них";
№ ИНВ-8а "Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях";
№ ИНВ-9 "Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них";
№ ИНВ-10 "Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств";
№ ИНВ-11 "Акт инвентаризации расходов будущих периодов";
№ ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств";
№ ИНВ-16 "Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности";
№ ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами".
Кроме того, используются при оформлении инвентаризации:
№ ИНВ-2 "Инвентаризационный ярлык";
Приложение к форме № ИНВ-17 "Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами”.
По объектам незавершенного строительства и незавершенному производству унифицированные инвентаризационные формы не установлены, поэтому организация может использовать бланки, разработанные ею самостоятельно и утвержденные приказом об учетной политике организации.
Инвентаризационные описи по материальным ценностям составляются по каждому местонахождению ценностей и материально-ответственному лицу. Причем количество экземпляров может различаться в зависимости от вида инвентаризируемого имущества:
• по имуществу, принадлежащему организации на основании права собственности, – в двух экземплярах по одному экземпляру для инвентаризационной комиссии и материально-ответственного лица;
• по арендованным основным средствам, материалам, принятым в переработку, товарно-материальным ценностям, принятым на ответственное хранение, и по другому имуществу, числящемуся в бухгалтерском учете, но не принадлежащему организации на основании права собственности, – в трех экземплярах – по одному экземпляру для инвентаризационной комиссии, материально-ответственного лица и собственника имущества. На основные средства, полученные в аренду, материальные ценности, принятые на ответственное хранение или в переработку, инвентаризационная опись составляется отдельно по каждому контрагенту. Один экземпляр составленной инвентаризационной описи высылается в адрес контрагента (арендодателя, поклажедателя, давальца). В свою очередь, организация может также сдавать свое имущество в аренду, ответственное хранение или в переработку. В этом случае должны быть составлены отдельные описи на такое имущество. При его инвентаризации необходимо получить отчеты (инвентаризационные описи) контрагентов, составленные на дату инвентаризации. По усмотрению руководителя организации для проведения инвентаризации имущества, переданного на сторону, но числящегося в бухгалтерском учете организации, могут быть направлены ответственные работники служб материально-технического снабжения и других служб организации.
• по имуществу, отданному под отчет материально ответственному лицу, при смене материально ответственных лиц – в трех экземплярах – по одному экземпляру для инвентаризационной комиссии, материально – ответственного лица, сдающего имущество, и материально – ответственного лица, принимающего имущество под свою ответственность.
Инвентаризационные описи могут подготавливаться с помощью компьютера. В этом случае при распечатке из бухгалтерской программы они могут содержать учетные данные о наименовании, назначении, годе выпуска, инвентарном номере. Графы описей, предназначенные для отражения данных о фактическом наличии, количестве и стоимости объектов, а также данных о наличии, количестве и стоимости по данным первичных учетных документов и данным бухгалтерского учета, остаются незаполненными. Заполнение данных о фактическом наличии материальных ценностей производится членами инвентаризационных рабочих комиссий в количественном выражении. Записи производятся чернилами или шариковой ручкой, без помарок и подчисток на основании фактического пересчета, обмера, взвешивания предназначенного для проверки имущества.
Инвентаризируемые материальные ценности указываются в описях по наименованию (номенклатуре) и оцениваются в стоимостном выражении и натуральных измерителях, принятых в учете.
На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.
В инвентаризационных описях и актах все незаполненные строки должны быть прочеркнуты. Оставлять незаполненные строки не допускается.
На последней странице описи делается отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, проводивших такую проверку. Обнаруженные в ценах, таксировке и подсчетах ошибки подлежат исправлению. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационных рабочих комиссий (групп) и материально ответственными лицами с указанием даты исправления.
Следует иметь в виду, что составляются отдельные описи:
1. На полученное в аренду, на ответственное хранение, в переработку, залог имущество по каждому контрагенту;
2. На сданное в аренду, на ответственное хранение, в переработку, залог имущество по каждому контрагенту;
3. На имущество, не пригодное к дальнейшей эксплуатации и не подлежащее восстановлению с указанием по каждому объекту даты ввода в эксплуатацию и причины его непригодности (порча, полный износ);
4. На поступающее во время инвентаризации имущество. Одновременно на приходном документе ответственный член рабочей инвентаризационной комиссии делает отметку "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую внесено это имущество.
После окончания инвентаризации и выведения итоговых показателей инвентаризационные описи подписывают члены рабочих инвентаризационных комиссий, проводившие проверку, и материально– ответственные лица. Последние дают расписки, подтверждающие проверку имущества в присутствии материально-ответственных лиц, а также то, что у них нет к проведенной проверке каких-либо претензий, а имущество принято на ответственное хранение.
Инвентаризационные описи и акты передаются в бухгалтерию организации, которая на основании данных бухгалтерского учета заполняет в описях и актах графы "По данным бухгалтерского учета". Бухгалтерия проверяет правильность всех подсчетов, приведенных в сданных инвентаризационных описях.
В случае выявления отклонений по результатам инвентаризации фактических данных от данных бухгалтерского учета, формируются сличительные ведомости результатов инвентаризации по формам № ИНВ-18 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств", ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей”. По остальному имуществу организация разрабатывает форму документа самостоятельно. В данных ведомостях указываются суммы излишков и недостач в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
В оформляемых ведомостях приводятся только выявленные расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. При оформлении ведомостей учитываются расхождения не только в количестве материальных ценностей, но и в их оценке (по данным учета и фактической, выявленной по результатам работы инвентаризационной комиссии).
При составлении сличительных ведомостей по одному и тому же наименованию товарно-материальных ценностей может быть выявлен излишек по одному номенклатурному номеру и недостача по другому, так называемая пересортица, в результате чего образуются инвентаризационные разницы.
Согласно пункту 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и обязательств (утверждены приказом Минфина России от 13.06.95 № 49), излишки и недостачи в случае пересортицы можно зачесть между собой. Но при условии, что они возникли в одном и том же проверяемом периоде, количество засчитываемых ценностей одинаково, материальные ценности имеют одинаковые наименования и материально ответственным лицом за засчитываемые ценности является один и тот же сотрудник.
Законодательно понятие «наименование» не определено. Поэтому можно воспользоваться Общероссийским классификатором продукции ОК 005-93, который утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30.12.93 № 301. Такая позиция изложена в письме Минфина России от 19.08.2004 г. № 07-05-14/217.
Необходимо учесть, что о допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. Как правило, причинами пересортицы является недостаточный контроль над соответствием отпускаемого со склада сорта материальных ценностей сорту, указанному в первичных документах, служащих основанием для отпуска ценностей со склада.
В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, указанная разница относится на виновных лиц.
Если конкретные виновники недостачи не установлены, то разницы рассматриваются как недостача сверх норм убыли и списываются на финансовые результаты организации.
Согласно п. 31 Методических указаний по учету материально-производственных запасов в материалах, представленных руководству организации для оформления списания недостач запасов и порчи сверх норм естественной убыли, должны содержаться документы, подтверждающие обращения в соответствующие органы (органы МВД России, судебные органы и т. п.) по фактам недостач и решения этих органов, а также заключения о факте порчи запасов, полученные от соответствующих служб организации (отдела технического контроля, другой аналогичной службы) или специализированных организаций.
Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.
Пример 6.
Предположим, что в ходе проведения инвентаризации в магазине было обнаружено:
– излишек сахара в 10 кг по цене 15 руб. за 1 кг;
– недостача сахара в 5 кг по цене 18 руб. за 1 кг.
Производится взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы. К зачету принимаются 5 кг сахара по цене 18 руб. за 1 кг. Разница в ценах, составляющая 45 руб. (5 кг х 18 руб. – 5 кг х 15 руб.), должна быть отнесена на счет виновного лица. Оставшийся после зачета излишек 5 кг сахара по цене 15 руб. приходуется в бухгалтерском учете организации.
При составлении сличительных ведомостей следует учесть, что для достоверного отражения результатов инвентаризации необходимо списать потери в пределах норм естественной убыли.
Естественная убыль товарно-материальных ценностей в соответствии с определением, данным в Методических рекомендациях по разработке норм естественной убыли, утвержденных Приказом Минэкономразвития России от 31.03.2003 № 95, – это потеря или уменьшение массы товара при сохранении его качества в пределах требований (норм), устанавливаемых нормативными правовыми актами), являющаяся следствием естественного изменения биологических и (или) физико-химических свойств товаров.
Допустимая величина безвозвратных потерь от недостачи и (или) порчи ТМЦ определяется нормой естественной убыли, которую следует определять следующим образом:
• при хранении ТМЦ – за время хранения товара путем сопоставления его массы с массой товара, фактически принятой на хранение;
• при транспортировке ТМЦ – путем сопоставления массы товара, указанной отправителем (изготовителем) в сопроводительном документе, с массой товара, фактически принятой получателем.
Естественная убыль товаров может образовываться вследствие следующих причин:
• усушки и выветривания;
• раструски и распыла;
• раскрошки, образующейся при продаже товаров;
• утечки (таяние, просачивание);
• розлива при перекачке и продаже жидких товаров;
• расхода веществ на дыхание (мука, крупа).
Необходимо четко понимать, что не любые потери могут являться естественной убылью.
Например, согласно Методическим рекомендациям по разработке норм естественной убыли к таковым не относятся технологические потери и потери от брака, потери товарно-материальных ценностей при их хранении и транспортировке, вызванные нарушением требований стандартов, технических и технологических условий, правил технической эксплуатации, повреждением тары, несовершенством средств защиты товаров от потерь и состоянием применяемого технологического оборудования, потери товарно-материальных ценностей при ремонте и (или) профилактике применяемого для хранения и транспортировки технологического оборудования, при внутрискладских операциях, все виды аварийных потерь.
Также не применяются нормы естественной убыли к штучным товарам, а также товарам, поступающим в розничные торговые предприятия в фасованном виде. Однако к товарам, фасуемым в магазинах, нормы естественной убыли применяются в таком же размере, как и к нефасованным товарам.
Необходимо здесь отметить, что Минфин России в письме от 29.11.2005 № 03-03-04/1/392 разрешил списывать потери при хранении товаров в торговом зале самообслуживания. В этом случае речь идет о недостаче, возникшей в том числе и из-за мелких хищений. Такую убыль естественной никак не назовешь, тем не менее, согласно разъяснениям Минфина, списать эту недостачу можно в пределах норм, установленных приказом Минторга РСФСР от 08.08.84 № 194 "Об утверждении дифференцированных размеров списания потерь товаров в магазинах самообслуживания".
Разрабатываются и утверждаются нормы естественной убыли в соответствии с порядком, определенным в Постановлении Правительства РФ от 12.11.2002 № 814 "О порядке утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей".
Согласно данному постановлению разработка и утверждение норм естественной убыли осуществляются федеральными органами исполнительной власти по отраслям, отнесенным к сфере их ведения. Нормы утверждаются по согласованию с Минэкономразвития России.
В мае 2006 г данный документ претерпел изменения, согласно которым, до 1 января 2007 г разработать и утвердить нормы должны следующие министерства:
• Минздравсоцразвития (на лекарственные и дезинфекционные средства);
• Минпромэнерго (на нефть, уголь, торф, древесину, металлы, химическую продукцию);
• Минрегион (на цемент, кварцевый песок и другие строительные материалы);
• Минсельхоз (на продукцию растениеводства, животноводства, мясную, молочную и другую пищевую продукцию, комбикорма);
• Минэкономразвития (на продовольственные товары в сфере торговли и общественного питания).
Нормы по товарам, по которым естественная убыль возникает при перевозках, следует утверждать совместно с Минтрансом России.
Все разрабатываемые министерствами нормы должны быть согласованы с Минэкономразвития России. Причем менять нормы министерства обязаны не реже 1 раза в пять лет.
В настоящий момент существуют нормы естественной убыли для следующих товарно-материальных ценностей, указанных в нижеуказанной таблице:
По тем товарно-материальным ценностям, на которые новые нормы естественной убыли не разработаны, можно применять ранее существовавшие. Данное разрешение возникло недавно, несмотря на то, что Глава 25 Налогового Кодекса РФ вступила в силу с 1 января 2002 г и до вступления в силу федерального закона № 58-ФЗ от 06.06.2005 г согласно подп.2 п.7 ст.254 Налогового Кодекса РФ потери от недостачи и (или) порчи товарно-материальных ценностей должны были учитываться в пределах норм естественной убыли, утвержденных именно в порядке, установленном Правительством РФ, хотя этого порядка утверждено не было. Получается, что до середины 2005 года вообще не разрешалось списывать недостачи по причине естественной убыли.
Вышеуказанное постановление № 814 обязало федеральные органы исполнительной власти утвердить нормы естественной убыли до 1 января 2003 года, однако до этой даты не было разработано и утверждено ни одного документа, определяющего нормы естественной убыли. Поэтому федеральным законом № 58-ФЗ от 06.06.2005 г было разрешено организациям применять нормы естественной убыли, утвержденные ранее, то есть существовавшие до введения в действие главы 25 Налогового Кодекса РФ. Данный закон вступил в силу с 1 января 2006 г, однако положения, касающиеся норм естественной убыли, распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2002 г. (п.4 ст.8).
Если по каким-то товарам норм естественной убыли вообще нет (ни старых, ни новых), то учесть потери в целях налогообложения прибыли нельзя. Такое разъяснение, в частности, дал Минфин России в отношении потерь цветочной продукции (письмо Минфина России от 21.06.2006 № 03-03-04/1/538).
Согласно п.30 Методических указаний по учету материально-производственных запасов, п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Причем недостача запасов в пределах установленных норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками по пересортице. В том случае если после зачета по пересортице, произведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача запасов, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию запасов, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. Следует иметь в виду, что списывать товары в пределах норм убыли без инвентаризации и выявления фактической недостачи запрещается.
Пунктом 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете установлено, что недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения. Недостача сверх норм списывается на счет виновных лиц. Если же виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.
Для учета недостач Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций предусмотрен счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
По дебету счета 94 в корреспонденции с кредитом счетов, по которым выявляются в процессе заготовления, хранения или продажи недостачи товарно-материальных ценностей:
60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" – при выявлении недостачи в процессе приемки товарно-материальных ценностей;
10 «Материалы», 41 «Товары» – при выявлении недостачи в процессе хранения или продажи ценностей.
Со счета 94 недостачи и потери в пределах норм естественной убыли списываются в дебет счетов учета расходов: 20, 44 и др.
Что касается НДС по товарам, которые списываются в пределах норм естественной убыли, то можно отметить следующее. Пунктом 7 ст. 171 Налогового Кодекса РФ установлено, что, в случае если в соответствии с главой 25 Налогового Кодекса РФ расходы принимаются для целей налогообложения по нормативам, суммы налога по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем указанным нормам. Следовательно, суммы НДС, относящиеся к потерям товаров в пределах норм естественной убыли и предъявленные ранее к вычету, восстанавливать не нужно.
По результатам инвентаризации бухгалтерией организации при участии материально ответственных лиц составляется расчет естественной убыли, который утверждается руководителем организации. В п. 9.6 Методических рекомендаций по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.96 № 1-794/32-5, приведена следующая формула расчета величины потерь вследствие естественной убыли (Е):
Е = Т x Н: 100,
где: Т – стоимость (масса) проданного товара;
Н – норма естественной убыли, %.
Определив оборот по реализации того или иного товара за межинвентаризационный период и умножив его на норму естественной убыли, получается сумма естественной убыли по данному товару. Рассчитав сумму естественной убыли по каждому товару, определяется общая сумма естественной убыли по всем товарам, реализованным за межинвентаризационный период.
При определении недостач товаров также учитывается завес тары. Выявленная при инвентаризации недостача товаров вследствие завеса тары списывается в пределах фактической недостачи при условии, что недостающая сумма превышает недостачу, рассчитанную по норме естественной убыли.
Отдельные сличительные ведомости составляются и на ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (принятые на хранение, в переработку, полученные в аренду и залог). В этом случае собственнику ценностей предоставляется справка о результатах инвентаризации с приложением копии инвентаризационной описи.
Каждая сличительная ведомость оформляется в трех экземплярах по одному экземпляру для бухгалтерии, рабочей инвентаризационной комиссии и материально ответственного лица, подписывается работником бухгалтерии, составившим ее, и материально ответственным лицом.
Для оформления результатов инвентаризации допускается также применять единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
После получения сличительных ведомостей рабочая инвентаризационная комиссия анализирует полученные инвентаризационные документы и устанавливает причины выявленных расхождений – излишков, недостач, пересортицы и порчи имущества. При необходимости рабочая инвентаризационная комиссия запрашивает и получает подробные письменные объяснения материально ответственных лиц и других работников организации.
По каждому факту недостачи и порчи имущества рабочая инвентаризационная комиссия устанавливает размер причиненного организации ущерба. Размер ущерба определяется в соответствии с порядком, изложенном в предыдущем разделе настоящего издания.
По окончании проведения всех инвентаризационных мероприятий оформляется протокол рабочей инвентаризационной комиссии, в котором отражаются обоснованные предложения по урегулированию инвентаризационных разниц и указываются объяснения причин, по которым инвентаризационные разницы не отнесены на виновных лиц.
Протокол рабочей инвентаризационной комиссии с приложенными инвентаризационными документами (инвентаризационными описями, актами инвентаризации, сличительными ведомостями, объяснениями материально ответственных лиц и др.) передается на рассмотрение постоянной инвентаризационной комиссии организации.
Постоянная инвентаризационная комиссия принимает решение об утверждении протоколов рабочих инвентаризационных комиссий и согласовании результатов инвентаризации.
На основании утвержденных протоколов ответственный член постоянной инвентаризационной комиссии составляет ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме № ИНВ-26, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. № 26.
В графах 3 и 4 ведомости соответственно приводятся наименование балансового счета и его номер в соответствии с Планом счетов, в графах 4 и 5 – суммы выявленных по результатам инвентаризации излишков и недостач имущества, в графе 6 ведомости отражается стоимость выявленных в ходе инвентаризации испорченных материальных ценностей. Отраженные в графах 5 и 6 ведомости суммы недостач и потерь от порчи ценностей распределяются по источникам их покрытия в графах 7 "зачтено по пересортице", 8 "списано в пределах норм естественной убыли", 9 "отнесено на виновных лиц" и 10 "списано сверх норм естественной убыли".
В случае выявления нарушений порядка проведения инвентаризации протокол рабочей инвентаризационной комиссии отклоняется с одновременным поручением рабочей инвентаризационной комиссии провести дополнительные инвентаризационные мероприятия.
Составленная ведомость учета результатов вместе с проектом приказа (распоряжения) о поощрении соответствующих должностных лиц, наказании и привлечении к ответственности виновных лиц, определении источников покрытия выявленных недостач и потерь от порчи ценностей, а также принятии мер по улучшению условий сохранности имущества и работы соответствующих подразделений (должностных лиц), направляются на подпись руководителю организации, который принимает окончательное решение об урегулировании выявленных инвентаризацией расхождений фактического наличия активов и обязательств и данных бухгалтерского учета (инвентаризационных разниц). Урегулирование инвентаризационных разниц производится на основании приказа руководителя организации.
Отраженные в форме № ИНВ-26 расхождения между фактическим наличием имущества и учетными данными регулируются в соответствии с порядком, установленным пунктом 3 статьи 12 Закона о бухгалтерском учете.
Согласно ему излишек имущества приходуется с его отнесением на финансовые результаты организации, а недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства (обращения), а сверх норм – на счет виновных лиц.
В том случае, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты деятельности организации.
Порядок регулирования возникающих в связи с пересортицей разниц определен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и обязательств. В том случае, если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц. Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и относятся на издержки обращения. На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.
При выявлении пересортицы товарно-материальных ценностей, недостача одних из них отражается по одной строке инвентаризационной описи, а излишек других – по другой строке. После этого выявленные расхождения переносятся в сличительные ведомости, а затем и в "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией".
При оформлении ведомости по форме № ИНВ-26 и определяется порядок регулирования возникших разниц – либо зачет по пересортице, либо списание в пределах норм естественной убыли на издержки обращения, либо отнесение на виновных лиц, либо списание сверх норм естественной убыли за счет собственных средств организации.
После подписания руководителем организации "Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией" (форма № ИНВ-26) данный документ является основанием для осуществления соответствующих записей в бухгалтерском и налоговом учете организации.
В отдельном порядке председателем комиссии докладываются результаты инвентаризации расчетов и иных объектов учета, выявленные расхождения по которым не нашли своего отражения в оформленной ведомости учета результатов инвентаризации.
В соответствии с п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации результаты инвентаризации отражаются в данных бухгалтерского учета того месяца, в котором она была завершена. Результаты инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности отражаются в годовой бухгалтерской отчетности.
После утверждения результатов инвентаризации постоянная инвентаризационная комиссия готовит и представляет на подпись руководителю организации приказ о привлечении виновных лиц к дисциплинарной и материальной ответственности.
По окончании инвентаризации постоянная инвентаризационная комиссия брошюрует все инвентаризационные документы, которые должны храниться в организации не менее пяти лет.
Существует несколько причин, при наличии которых результаты инвентаризации имущества и финансовых обязательств могут быть признаны недействительными:
• если у материально ответственного лица при проведении инвентаризации отсутствовали вверенные ему материальные ценности;
• если при проведении инвентаризации отсутствовал хотя бы один член рабочей инвентаризационной комиссии (группы);
• если были обнаружены неоговоренные исправления в инвентаризационных описях;
• если инвентаризационные описи составлены с нарушением требований, предъявляемых к оформлению данных документов.
В процессе рассмотрения результатов инвентаризации может потребоваться их уточнение, вследствие чего проводятся контрольные мероприятия по проверке правильности результатов инвентаризации. Результаты контрольных проверок оформляются актом о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (форма № ИНВ-24), который регистрируется в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (форма № ИНВ-25).
Схема проведения инвентаризации:
Раздел 2.Возмещение ущерба
1. Определение размера ущерба
После того, как все действия по выявлению недостач осуществлены (проведена инвентаризация, составлены акты) необходимо перед руководством организации встает вопрос об определении величины нанесенного ущерба, причины его возникновения и виновных в том лиц. Работник, признанный виновным в причинении ущерба, может возместить ущерб организации в добровольном порядке полностью или частично.
В любом случае до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Данная обязанность закреплена в статье 247 Трудового Кодекса РФ. Для проведения проверки работодателем может быть инициировано создание комиссии с привлечением соответствующих специалистов. Для установления причины возникновения ущерба с предположительно виновного работника берется письменное объяснение. В случае его отказа или уклонения должен быть составлен акт. Статьей 247 ТК РФ также установлено право работника или его представителя знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в порядке, установленном ТК РФ, посредством обращения в комиссию по трудовым спорам или в суд. Процедура обращения в комиссию по трудовым спорам описана в статьях 386–390 Трудового Кодекса РФ.
Трудовой кодекс РФ не ограничивает срок для обращения с жалобой в государственную инспекцию труда.
В комиссию по трудовым спорам работник вправе обратиться с жалобой в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права согласно ст. 386 ТК РФ. В случае пропуска по уважительным причинам установленного срока комиссия по трудовым спорам может его восстановить и разрешить спор по существу.
Заявление работника, поступившее в комиссию по трудовым спорам, должно быть обязательно зарегистрировано комиссией. Комиссия рассматривает индивидуальный трудовой спор в течение десяти календарных дней со дня подачи работником заявления в присутствии работника, подавшего заявление, или уполномоченного им представителя. Рассмотрение спора в отсутствие работника или его представителя допускается лишь по письменному заявлению работника. В случае неявки работника или его представителя на заседание указанной комиссии рассмотрение трудового спора откладывается. В случае вторичной неявки работника или его представителя без уважительных причин комиссия может вынести решение о снятии вопроса с рассмотрения, что не лишает работника права подать заявление о рассмотрении трудового спора повторно в пределах срока, установленного ТК РФ. Заседание комиссии по трудовым спорам считается правомочным, если на нем присутствует не менее половины членов, представляющих работников, и не менее половины членов, представляющих работодателя. В соответствии со статьей 388 ТК РФ комиссия по трудовым спорам принимает решение тайным голосованием простым большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. В решении комиссии по трудовым спорам указываются:
наименование организации либо фамилия, имя, отчество работодателя – индивидуального предпринимателя, а в случае, когда индивидуальный трудовой спор рассматривается комиссией по трудовым спорам структурного подразделения организации, – наименование структурного подразделения, фамилия, имя, отчество, должность, профессия или специальность обратившегося в комиссию работника;
даты обращения в комиссию и рассмотрения спора, существо спора;
фамилии, имена, отчества членов комиссии и других лиц, присутствовавших на заседании;
существо решения и его обоснование (со ссылкой на закон, иной нормативный правовой акт);
результаты голосования.
Копии решения комиссии по трудовым спорам, подписанные председателем комиссии или его заместителем и заверенные печатью комиссии, вручаются работнику и работодателю или их представителям в течение трех дней со дня принятия решения.
Решение комиссии по трудовым спорам подлежит исполнению в течение трех дней по истечении десяти дней, предусмотренных на обжалование.
Если индивидуальный трудовой спор не рассмотрен комиссией по трудовым спорам в десятидневный срок, работник вправе перенести его рассмотрение в суд. Решение комиссии по трудовым спорам может быть обжаловано работником или работодателем в суд в десятидневный срок со дня вручения ему копии решения комиссии.
При несогласии с вынесенным решением или в случае отсутствия в организации комиссии по трудовым спорам работник вправе обратиться в суд согласно статьям 390, 391 ТК РФ.
Срок для обращения в суд установлен три месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права. При пропуске по уважительным причинам этот срок может быть восстановлен судом в соответствии ст. 392 ТК РФ.
По окончании проведения проверки комиссией составляется акт расследования, в котором описывается причиненный организации ущерб, причины его возникновения, оценка ущерба по рыночной стоимости на дату причинения или обнаружения, указываются виновные лица, а также даются рекомендации администрации организации о привлечении виновных лиц к ограниченной или полной материальной ответственности, об обращении с иском в судебные органы, а в случае необходимости и о передаче материалов работы комиссии в следственные или иные уполномоченные органы. К акту расследования прилагаются письменные объяснения работников, виновных в причинении ущерба, сведения о рыночных ценах на соответствующие ценности, а также письменное согласие виновных лиц добровольно возместить в полном объеме или частично причиненный ущерб.
Размер нанесенного ущерба при порче или утрате имущества согласно положениям статьи 246 Трудового Кодекса РФ должен определяться по фактическим потерям исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.
При определении размера ущерба не должны учитываться недостачи материальных запасов в пределах установленных соответствующими нормативно-правовыми актами норм естественной убыли.
Причем отдельным федеральным законом может быть установлен особый порядок определения размера подлежащего возмещению ущерба, причиненного работодателю хищением, умышленной порчей, недостачей или утратой отдельных видов имущества и других ценностей, а также в тех случаях, когда фактический размер причиненного ущерба превышает его номинальный размер.
Так, в соответствии с п. 6 ст. 59 Федерального закона "О наркотических средствах и психотропных веществах" от 8 января 1998 г. № 3-ФЗ материальная ответственность за ущерб, причиненный юридическому лицу, возлагается на работника этого юридического лица, если неисполнение или ненадлежащее исполнение им трудовых обязанностей повлекло хищение либо недостачу наркотических средств или психотропных веществ. Указанный работник в соответствии с законодательством Российской Федерации о труде несет материальную ответственность в размере 100-кратного размера прямого действительного ущерба, причиненного юридическому лицу в результате хищения либо недостачи наркотических средств или психотропных веществ.
При оценке ущерба члены комиссии или иные уполномоченные работодателем лица руководствуются данными бухгалтерского учета, материалами контрагентов, а также сведениями о сложившемся уровне рыночных цен на соответствующие ценности.
Возникает вопрос – что же считать рыночной ценой? В соответствии с п.11 ст.40 Налогового Кодекса РФ в основу решения суда должна быть положена официальная информация о рыночных ценах. Но п.11 ст.40 Налогового Кодекса РФ не разъясняет, что следует понимать под официальным источником информации о рыночных ценах. Анализ судебной практики позволяет сделать следующие выводы относительно придания определенным источникам информации статуса официального.
Не признаются судами источники в качестве официальных:
Источники, которые принимаются судами в качестве обоснования рыночной цены:
При повреждении (порче) имущества к ущербу относятся расходы, которые фактически понесла организация для полного восстановления имущества до первоначального вида. Если восстановить имущество не представляется возможным, размер потерь определяется с учетом стоимости оставшегося в распоряжении организации поврежденного или испорченного имущества, в частности, лома и отходов.
Необходимо отметить, что в российском законодательстве существуют специальные нормы, регулирующие наложение материальной ответственности на определенные категории лиц, например, ущерб, причиненный военнослужащими и приравненными к ним категориям лиц, а также гражданами, призванными на военные сборы, определяется в соответствии с Федеральным законом от 12 июля 1999 г. № 161-ФЗ "О материальной ответственности военнослужащих". Согласно статье 6 данного закона размер ущерба размер причиненного ущерба определяется по фактическим потерям, на основании данных учета имущества воинской части и исходя из цен, действующих в данной местности (для воинских частей, дислоцированных за пределами Российской Федерации, – в стране пребывания) на день обнаружения ущерба. Цены на вооружение, военную технику, боеприпасы, другое имущество, централизованно поставляемые воинским частям, определяются уполномоченными на то государственными органами. Размер причиненного ущерба определяется с учетом степени износа имущества по установленным на день обнаружения ущерба нормам, но не ниже стоимости лома (утиля) этого имущества.
При оценке доказательств, подтверждающих размер причиненного работодателю ущерба, Верховный Суд РФ рекомендует судам иметь в виду, что в соответствии с частью первой статьи 246 ТК РФ при утрате и порче имущества он определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества. (п.13 Постановления Пленума от 16 ноября 2006 г. № 52).
При определении дня нанесения ущерба можно руководствоваться вышеуказанным постановлением, в котором указывается, что в тех случаях, когда невозможно установить день причинения ущерба, работодатель вправе исчислить размер ущерба на день его обнаружения, то есть тогда, когда работодатель узнал об этом. Например, дата подписания инвентаризационных ведомостей и соответствующего акта инвентаризационной комиссией. Соответственно на дату подписания таких документов устанавливаются цены на испорченное или утерянное имущество.
Предположим, что на дату обнаружения ущерба и на дату удовлетворения иска работодателя к работнику о возмещении ущерба рыночная цена на испорченное или утерянное имущество существенно изменилась в большую или меньшую сторону. Возникновение такой ситуации вполне возможно, поскольку на определенный вид товаров цены могут резко снизиться, например, на компьютерную технику, которая быстро падает в цене. Имеет ли право работодатель на возмещение ущерба в большем размере в случае роста цен? Трудовой Кодекс РФ такой возможности не предусматривает, поэтому если на время рассмотрения дела в суде размер ущерба, причиненного работодателю утратой или порчей имущества, в связи с ростом или снижением рыночных цен изменится, суд не вправе удовлетворить требование работодателя о возмещении работником ущерба в большем размере либо требование работника о возмещении ущерба в меньшем размере, чем он был определен на день его причинения (обнаружения).
В том случае, если ущерб причинен несколькими работниками, то размер возмещаемого ущерба определяется для каждого из них с учетом степени вины, вида и предела материальной ответственности. Если коллектив бригады добровольно согласился возместить причиненный ущерб, то степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется по соглашению между всеми членами коллектива (бригады) и работодателем.
Руководство организации может привлечь коллектив к материальной ответственности, так же как и в случае с одним работником, только после проведения проверки причин возникновения ущерба, истребовав с каждого члена коллектива (бригады) письменные объяснения.
Ущерб, подлежащий возмещению коллективом (бригадой) работников, распределяется между членами данного коллектива (бригады) пропорционально месячной тарифной ставке (должностному окладу) и фактически проработанному времени за период от последней инвентаризации до дня обнаружения ущерба.
При взыскании ущерба в судебном порядке степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется судом. Причем судам даются следующие рекомендации при рассмотрении подобных дел (п.14 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16 ноября 2006 г. № 52):
“Если иск о возмещении ущерба заявлен по основаниям, предусмотренным статьей 245 ТК РФ (коллективная (бригадная) материальная ответственность за причинение ущерба), суду необходимо проверить, соблюдены ли работодателем предусмотренные законом правила установления коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также ко всем ли членам коллектива (бригады), работавшим в период возникновения ущерба, предъявлен иск. Если иск предъявлен не ко всем членам коллектива (бригады), суд, исходя из статьи 43 ГПК РФ, вправе по своей инициативе привлечь их к участию в деле в качестве третьих лиц, не заявляющих самостоятельных требований относительно предмета спора, на стороне ответчика, поскольку от этого зависит правильное определение индивидуальной ответственности каждого члена коллектива (бригады).
Определяя размер ущерба, подлежащего возмещению каждым из работников, суду необходимо учитывать степень вины каждого члена коллектива (бригады), размер месячной тарифной ставки (должностного оклада) каждого лица, время, которое он фактически проработал в составе коллектива (бригады) за период от последней инвентаризации до дня обнаружения ущерба.”
Пример 7.
В супермаркете в результате проводимой ежемесячно инвентаризации на конец ноября 2006 г выявлена недостача товаров на складе на сумму 10 000 руб. На складе супермаркета работает бригада кладовщиков, с которыми заключен договор о полной коллективной материальной ответственности.
В бригаде находится три человека, каждым из которых за отчетный месяц отработано:
работником Ивановым И.И., имеющим оклад 5000 руб. в месяц – 150 часов;
работником Петровым П.П., имеющим оклад 6000 руб. в месяц– 160 часов;
работником Сидоровым С.С., имеющим оклад 4000 руб. в месяц – 140 часов.
Сумма заработной платы исходя из оклада за фактически отработанное рабочее время за месяц при норме рабочего времени за месяц в 164 часов, составит:
работника Иванова И.И. – 4573 руб. (5000 руб. / 164 ч х 150 ч);
работника Петрова П.П. – 5853 руб. (6000 руб. / 164 ч х 160 ч);
работника Сидорова С.С. – 3414 руб. (4000 руб. / 164 ч х 140 ч).
Всего сумма заработной платы бригады из расчета должностных окладов составит 13840 руб.
Причиненный ущерб распределится между членами бригады в следующем порядке:
работник Иванов И.И. – 3304 руб. (4573 руб. / 13840 руб. х 10000 руб.);
работник Петров П.П. – 4229 руб. (5853 руб. / 13840 руб. х 10 000 руб.);
работник Сидоров С.С. – 2467 руб. (3414 руб. / 13840 руб. х 10 000 руб.).
Всего сумма ущерба к возмещению бригадой 10 000 руб.
Здесь необходимо отметить, что работник может рассчитывать на снижение сумм взыскиваемого ущерба или вообще на отказ работодателя от взыскания ущерба.
1. Снижение ущерба. Если в ходе судебного разбирательства будет установлено, что работник обязан возместить причиненный ущерб, то суд в соответствии со статьи 250 Трудового Кодекса РФ может с учетом степени и формы вины, материального положения работника, а также других конкретных обстоятельств снизить размер сумм, подлежащих взысканию, но не вправе полностью освободить работника от такой обязанности. Но следует учитывать, что если ущерб причинен преступлением, совершенным в корыстных целях, то на основании той же статьи 250 Трудового Кодекса РФ снижение размера ущерба, подлежащего взысканию с работника, не производится.
Суды рассматривают возможности снижения размера ущерба как в случаях полной, так и ограниченной материальной ответственности. Также снижение возможно и при коллективной (бригадной) ответственности, но только после определения сумм, подлежащих взысканию с каждого члена коллектива (бригады), поскольку степень вины, конкретные обстоятельства для каждого из членов коллектива (бригады) могут быть неодинаковыми, например, активное или безразличное отношение работника к предотвращению ущерба либо уменьшению его размера. Причем уменьшение размера взыскания с одного или нескольких членов коллектива (бригады) не влечет за собой соответствующего увеличения размера взыскания с других членов коллектива (бригады).
При оценке материального положения работника принимаются во внимание его имущественное положение: размер заработка, иных основных и дополнительных доходов, его семейное положение (количество членов семьи, наличие иждивенцев, удержания по исполнительным документам) и т. п.
2. Отказ от возмещения ущерба.
На основании статьи 240 Трудового Кодекса РФ работодатель вправе с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от возмещения ущерба виновным работником. Причем такой отказ допустим независимо от того, несет ли работник ограниченную материальную ответственность либо материальную ответственность в полном размере, а также независимо от формы собственности организации.
В случае подачи работодателя иска в суд на работника, отказ от иска принимается судом в соответствии со статьей 39 Гражданского процессуального Кодекса РФ, в которой указывается, что истец вправе изменить основание или предмет иска, увеличить или уменьшить размер исковых требований либо отказаться от иска, ответчик вправе признать иск, и стороны могут окончить дело мировым соглашением.
Но следует иметь в виду, что собственником имущества организации может быть ограничено право работодателя на отказ от возмещения ущерба (полностью или частично) виновным работником в случаях, предусмотренных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами организации. Если же право работодателя на отказ от взыскания с виновного работника ущерба не ограничено никакими условиями, то целесообразно установить перечень обстоятельств в нормативном правовом акте организации, например в коллективном договоре, при наступлении которых работодатель не будет взыскивать причиненный ущерб, например, отсутствие умысла работника на причинение ущерба, работник рисковал в интересах организации, его действия – это нормальный производственный риск. Учитывая, что такое решение влечет за собой отнесение суммы причиненного ущерба за счет прибыли и не уменьшает налогооблагаемую прибыль, то желательно составлять приказ на каждый такой случай следующей формы:
2. Порядок возмещения ущерба
Порядок взыскания ущерба с виновного работника установлен статьей 248 Трудового Кодекса РФ. Причем порядок взыскания ущерба в сумме, не превышающей среднего месячного заработка работника, отличается от порядка взыскания ущерба в сумме, превышающей данный размер.
В первом случае взыскание с работника в случае его добровольного согласия производится по распоряжению работодателя, которое должно быть издано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. То есть со дня подписания комиссией акта расследования, в котором указываются причины возникновения ущерба, виновные лица и размер ущерба, определенный в соответствии со статьей 246 Трудового Кодекса РФ, должно пройти не более месяца до дня издания распоряжения работодателем. Зачастую день обнаружения ущерба не совпадает с днем его причинения, поскольку порча или недостача имущества нередко выявляется только лишь в процессе инвентаризации. В этом случае, как указано выше, днем обнаружения ущерба считается день подписания акта, констатирующего факт наличия ущерба.
Пример 8.
В результате проведения годовой инвентаризации на складе строительной организации 30 ноября инвентаризационной комиссией выявлена недостача цемента у материально-ответственного лица на сумму 10000 руб. Кладовщиком в объяснительной записке по данному факту недостачи указано, что дату пропажи цемента он указать не может, поскольку он не подозревал о том, что данный материал пропал. Таким образом, днем обнаружения ущерба будет считаться день оформления акта инвентаризации, т. е. 30 ноября, хотя на самом деле день причинения ущерба был раньше.
Согласие работника на взыскание должно быть выражено в письменном виде, например, в виде соответствующей записи при ознакомлении с приказом (распоряжением) о таком взыскании.
В случае истечения месячного срока, установленного для издания распоряжения взыскание ущерба может быть произведено только по собственному согласию виновного работника или на основании решения суда. При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суд.
Во втором случае ущерб, размер которого превышает среднемесячный заработок работника, может быть взыскан только с согласия работника или же в судебном порядке.
Добровольное возмещение (полное или частичное) ущерба работником производится денежными средствами путем их внесения в кассу организации, оплате на расчетный счет или подав письменное заявление на удержание сумм ущерба с заработной платы. Также с согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество. Вопрос о способе возмещения причиненного ущерба в тех случаях, когда работник желает в счет возмещения ущерба передать истцу равноценное имущество или исправить поврежденное имущество, решается судом исходя из конкретных обстоятельств дела и с учетом соблюдения прав и интересов обеих сторон.
Трудовое законодательство допускает возмещение ущерба работником по соглашению сторон трудового договора производить в рассрочку, для чего работник должен представить работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. Если работник увольняется и отказывается возместить добровольно непогашенную часть ущерба, то взыскать ее работодатель имеет право только в судебном порядке.
Независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю, ущерб должен быть возмещен.
Порядок определения среднемесячного заработка работника содержится в статье 139 Трудового Кодекса РФ, а также в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 11 апреля 2003 г. № 213.
Расчет среднемесячного заработка необходимо осуществлять исходя из расчетного периода в 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, на который приходится день обнаружения ущерба, если иное особо не определено коллективным договором, В случае, когда коллективным договором с учетом положений статьи 139 ТК РФ (такая норма не должна ухудшать положение работников) определен иной расчетный период для случаев исчисления среднего заработка, отличных от расчета заработка за отпуск и компенсации за отпуск, расчет среднемесячного заработка для определения порядка взыскания ущерба следует осуществлять исходя из данного расчетного периода.
Для расчета среднемесячного заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в соответствующей организации, независимо от источников этих выплат.
Что касается возмещения ущерба при коллективной (бригадной) ответственности, то удержания производятся также, как и в случае возложения ответственности на одного работника. При этом к материальной ответственности по распоряжению работодателя работник может быть привлечен в том случае, если ущерб, приходящийся на его долю, как члена бригады, не превышает его среднемесячного заработка.
Во всех остальных случаях возмещение ущерба производится на основании решения суда.
Причем Трудовым Кодексом в статье 392 установлен срок в один год со дня обнаружения причиненного работником ущерба для обращения работодателя в суд по вопросам взыскания с работника материального ущерба, причиненного работодателю. В случае если этот срок пропущен по уважительным причинам, он может быть восстановлен судом.
Следует учесть, что судья в любом случае не вправе отказать в принятии искового заявления по мотиву пропуска работодателем годичного срока, исчисляемого со дня обнаружения причиненного ущерба. Если работодатель пропустил срок для обращения в суд, судья вправе применить последствия пропуска срока (отказать в иске), если о пропуске срока до вынесения судом решения заявлено ответчиком и истцом не будут представлены доказательства уважительности причин пропуска срока, которые могут служить основанием для его восстановления. К уважительным причинам пропуска срока могут быть отнесены исключительные обстоятельства, не зависящие от воли работодателя, препятствовавшие подаче искового заявления. К обстоятельствам, имеющим существенное значение для правильного разрешения дела о возмещении ущерба работником, обязанность доказать которые возлагается на работодателя, в частности, относятся: отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника, противоправность поведения (действия или бездействие) причинителя вреда, вина работника в причинении ущерба, причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом, наличие прямого действительного ущерба, размер причиненного ущерба, соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности. Если работодателем доказаны правомерность заключения с работником договора о полной материальной ответственности и наличие у этого работника недостачи, последний обязан доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба.
Может возникнуть спорная ситуация, когда работник в порядке, предусмотренном ст. 248 ТК РФ, дает обязательство по возмещению вреда в добровольном порядке с указанием сроков погашения суммы распределенной на него недостачи и размеров платежей и при этом срок окончания данного обязательства выходит за рамки срока, определенного законодателем для предъявления требований. Будет ли в этом случае пропуск срока восстановлен судом по ходатайству работодателя?
В данной ситуации суд должен исходить из объективных причин пропуска определенного законом срока и принципов правового регулирования трудовых отношений. Если с момента изъявления работником обязательства о добровольном возмещении ущерба им вносились какие-либо платежи по погашению суммы задолженности, то предъявление работодателем требования к работнику в течение года со дня окончания срока, установленного сторонами в обязательстве, должно быть признано судом законным и обоснованным, а также по соответствующему ходатайству пропущенный срок для предъявления требований должен быть восстановлен. Однако если в течение всего периода, установленного сторонами в обязательстве, работником никаких действий по погашению задолженности произведено не было, а работодатель не предъявлял к нему никаких претензий, то в этом случае пропуск срока не может считаться как пропуск по уважительным причинам.
Однако имеющаяся судебная практика исчисляет срок предъявления требований работодателя к работнику исходя из окончательного срока, установленного сторонами в обязательстве, при этом зачастую не принимая во внимание отсутствие ходатайства заинтересованной стороны.
Так, при рассмотрении дела № 2-210/2004 по иску организации к бывшему работнику, давшему в соответствии с требованиями ст. 248 ТК РФ обязательство о добровольном возмещении ущерба по недостаче, установленной актом результатов инвентаризации на 11 мая 2002 г., мировой судья судебного участка № 4 г. Бийска Алтайского края принял исковое заявление к производству, несмотря на отсутствие ходатайства истца о восстановлении пропущенного срока. Как указано в деле, размер причиненного ущерба истцом был установлен согласно акту о результатах инвентаризации 11 мая 2005 г., с которого в соответствии с требованиями статьи 392 Трудового Кодекса РФ должен исчисляться срок исковой давности. В свою очередь, работник погасил часть долга, причем последний платеж был сделан 20 октября 2003 г., а исковое заявление истцом было подано 8 сентября 2004 г. Следовательно, в данном случае суд обязан был оставить исковое заявление без внимания, указав заявителю на отсутствие ходатайства о восстановлении пропущенного срока и предложив представить доводы, подтверждающие уважительные причины пропуска срока предъявления требований, определенного ст. 392 ТК РФ.
В случае восстановления пропущенного срока суд принимает исковое заявление к производству и назначает предварительное заседание, а в случае отказа в восстановлении пропущенного срока суд выносит мотивированное определение, которое, в свою очередь, может быть обжаловано в установленном законом порядке.
При подаче иска в суд исковые заявления о возмещении ущерба должны быть подтверждены соответствующими документами с обоснованием размера ущерба. Поэтому к исковому заявлению прилагаются:
1. Квитанция об оплате государственной пошлины за рассмотрение дела судом;
2. Трудовой договор с работником;
3. Должностную инструкцию на работника в случае ее наличия;
4. Приказ о приеме сотрудника на работу;
5. Договор о полной материальной ответственности в случае необходимости его заключения;
6. Справка бухгалтерии о среднемесячном заработке работника;
7. В зависимости от действий, в результате которых работником нанесен ущерб, могут быть представлены также следующие документы:
• Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, подписанный работником;
• Документы о получении денежных средств под отчет работником (кассовый ордер, ведомость) по каждому факту недостачи;
• Корешок разовой доверенности, которая выдавалась работнику для получения товарно-материальных ценностей у контрагентов;
• Прочие документы, подтверждающие факт недостачи, хищения, ущерба.
8. Объяснительные записки самого работника и других лиц, причастных к факту возникновения подобных обстоятельств с указанием полных фамилии, имени, отчества и адреса лица, дающего объяснения. В объяснительных записках должно быть дано подробное описание
событий с указанием места, времени, дат, свидетелей происшедшего. В случае отказа работника от написания объяснительной записки должен быть составлен акт, подписанный свидетелями, об отказе виновного лица от дачи объяснений;
9. Справки бухгалтерии о выданных в подотчет денежных средствах или выданных материальных ценностях, справки о расчете недостачи за подписью главного бухгалтера и руководителя;
10. Документы, подтверждающие размер прямого действительного ущерба, например, накладные от поставщиков, экспертное заключение об оценке проведения необходимого ремонта;
11. Приказы о проведении инвентаризации, назначении комиссии для проведения инвентаризации;
12. Акт комиссии о проведенных мероприятиях по расследованию факта недостачи или порчи с описанием обстоятельств недостачи, суммы ущерба, виновных лиц, получивших под отчет материальные ценности, объяснения других работников, обстоятельств, способствовавших недостаче (неправомерная выдача средств под отчет, отсутствие надлежащего контроля за их расходованием, ненадлежащий инструктаж работника, отсутствие у него знаний и навыков работы с материальными ценностями и т. д.;
13. Документы, подтверждающие обеспечение работодателем надлежащих условий для хранения вверенного работнику имущества;
14. Документы, подтверждающие виновное противоправное поведение работника (постановление об административном правонарушении, акт о медицинском освидетельствовании работника, подтверждающего факт появления на рабочем месте в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения);
15. Приказ (распоряжение) о взыскании с виновного суммы ущерба;
16. уведомление виновному лицу с предложением о возмещении ущерба в добровольном порядке;
17. Приказ об увольнении работника в случае увольнения работника, не возместившего до конца причиненный ущерб.
К тому же помимо прямого действительного ущерба, обязанность возместить который закреплена в статье 238 Трудового Кодекса РФ, работодатель может взыскать с работника проценты за пользование чужими денежными средствами. В соответствии со статьей 395 Гражданского Кодекса РФ такая возможность предусмотрена в размере ставки рефинансирования ЦБ РФ в качестве меры гражданско-правовой ответственности при условии заключения между работником и работодателем обязательства (договора) о добровольном возмещении ущерба с условием о такой ответственности за его ненадлежащее исполнение. Однако при взыскании таких процентов могут возникнуть определенные сложности. Поскольку в соответствии с указанной статьей 239 Трудового Кодекса РФ работник не должен возмещать работодателю упущенную выгоду (неполученные доходы). Согласно п.2 ст.15 Гражданского Кодекса РФ под неполученными доходами подразумеваются доходы, которые лицо получило бы при обычных условиях гражданского оборота, если бы его право не было нарушено. Проценты, предусмотренные ст. 395 Гражданского Кодекса РФ, являются скорее мерой гражданско-правовой ответственности, а не причиненными убытками.
В случае невыполнения работодателем всех обязанностей по определению размера ущерба, причин его возникновения в соответствии с требованиями статьи 247 Трудового Кодекса РФ, это может привести к невозможности привлечения работника к материальной ответственности и соответственно работодатель не может претендовать на возмещение нанесенного ему ущерба.
Например, если при проведении инвентаризации присутствуют не все члены комиссии или инвентаризация проводится в отсутствие материально ответственного лица, то результаты такой инвентаризации впоследствии могут быть признаны недействительными и с работника сумму ущерба взыскать не удастся.
Кроме того, для признания судом правоты работодателя, необходимо, чтобы выполнялись требования со стороны работника к самому работодателю, например, работодатель должен обеспечить нормальные условия хранения ценностей (в случае хранения денежных средств должны быть соблюдены требования, изложенные в Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. № 40 с изменениями от 26 февраля 1996 г.), должен быть проведен соответствующий инструктаж с работником, обслуживающим материальные ценности.
Если судом будут выявлены нарушения со стороны работодателя, то размер ущерба, предъявляемый работодателем, может быть уменьшен или вообще в иске будет отказано. В результате работодатель может понести следующие расходы:
• Расходы на уплату госпошлины;
• Расходы на юридические услуги по ведению дела в суде;
• Возмещение морального вреда работнику;
• Если работник был уволен (в случае признания судом такого увольнения незаконным), то и расходы на выплату средней заработной платы за время вынужденного прогула.
Как свидетельствует имеющаяся судебная практика по возмещению работниками ущерба, работодателю следует с особой тщательностью подходить к оформлению необходимых документов: документы, связанные с трудоустройством работника и их увольнением, заключать договоры о полной материальной ответственности с работниками, с которыми такой договор должен быть заключен, проводить регулярно инвентаризации, для чего создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию, оформлять документы по инвентаризации в соответствии с требованиями, изложенными в Методических указаниях "Об инвентаризации имущества и финансовых обязательств", утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. В противном случае работодатель не сможет взыскать ущерб с работника.
В зависимости от того, кем причинен материальный ущерб организации, вопросы возмещения ущерба могут решаться следующим образом:
если работник состоит в трудовых отношениях с организацией, он обязан возместить причиненный по его вине ущерб по правилам ТК РФ. При этом он не освобождается от материальной ответственности за свои действия, если в момент обнаружения нарушения он уже не работал в данной организации;
если ущерб нанесен лицом, работающим по гражданско-правовому договору, порядок возмещения ущерба определяется Гражданским кодексом Российской Федерации. Согласно ст. 1064 ГК РФ вред, причиненный имуществу физического или юридического лица, подлежит возмещению в полном объеме (не только реальный ущерб, но и упущенная выгода);
Решение работодателя о взыскании ущерба с работника может быть обжаловано в установленном порядке в комиссии по трудовым спорам, о чем было сказано выше, в порядке, предусмотренном статьями 386–390 ТК РФ или в суде (статьи 391 – 392 ТК РФ). Срок для обжалования решений работодателя в комиссии по трудовым спорам или в судебных органах установлен в три месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своих прав (см. статьи 386 и 391 ТК РФ).
Если администрация организации произвела удержания в нарушение действующего порядка, то орган по рассмотрению трудовых споров или судебный орган вправе принять решение по жалобе работника о возврате незаконно удержанной суммы, так как это находится в их компетенции, и их решения носят для работодателя обязательную силу.
3. Отражение в бухгалтерском учете
Рассмотрим отражение в бухгалтерском учете сумм причиненного ущерба в коммерческой организации и в бюджетном учреждении.
В коммерческой организации Согласно описанию, данному к счету 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н, счет 94 предназначен для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства), выявленных в процессе их заготовления, хранения и продажи, независимо от того, подлежат они отнесению на счета учета затрат на производство (расходов на продажу) или виновных лиц.
По недостачам и порче ценностей записи делаются по дебету счета 94 с кредита счетов учета названных ценностей.
• Недостача основных средств
Стоимость недостающих объектов основных средств на основании поступившей в бухгалтерию "Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией" (форма № ИНВ-26), отражается следующими записями в бухгалтерском учете:
Дебет счета 01 субсчет "Выбытие основных средств" Кредит счета 01 – отражается первоначальная (восстановительная) стоимость недостающего объекта основных средств
Дебет счета 02 "Амортизация основных средств" Кредит счета 01 субсчет "Выбытие основных средств" – отражается сумма начисленной амортизации до месяца подписания акта инвентаризации по недостающему объекту основных средств
Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит счета 01 субсчет "Выбытие основных средств" – отражается остаточная стоимость недостающего объекта основных средств
Дебет счета 10 кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие доходы" – оприходованы по рыночным ценам материалы от разборки пришедших в негодное состояние объектов основных средств
Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит счета 94 – отражается сумма ущерба, причиненного в результате порчи, утраты и (или) недостачи ценностей за счет виновных лиц.
• Недостача материально-производственных запасов
Стоимость недостающих или испорченных материально-производственных запасов отражается следующими записями в бухгалтерском учете:
Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит счетов 10"Материалы", 41 «Товары», 43 "Готовая продукция" – отражается учетная стоимость недостающих (испорченных) материально-производственных запасов
Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит счета 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" – списывается доля транспортно-заготовительных расходов, относящаяся к недостающим (испорченным) материалам в соответствии с пунктом 29 Указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина РФ от 29.12.2001 г № 119н с изменениями от 23.04.2002 г, определяемая в соответствии с порядком, установленным в учетной политике организации;
Дебет счетов 10, 41, 43 Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" – приходуются по цене возможного использования испорченные материально-производственные запасы или их отдельные части.
При недостаче товаров, числящихся на предприятиях розничной торговли по продажным ценам, в бухгалтерском учете товары списываются следующим образом:
Дебет счета 94 Кредит счета 41 субсчет "Товары в розничной торговле" – выявлена недостача товаров, учитываемых по продажным ценам
Дебет счета 94 кредит счета 42 "Торговая наценка" – отражаются суммы торговой наценки по недостающим товарам, учитываемым по продажным ценам.
Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит счета 94 – отражается сумма ущерба, причиненного в результате порчи, утраты и (или) недостачи ценностей за счет виновных лиц.
• Недостача наличных денежных средств отражаются по дебету счета 94 и кредиту счета 50.
• Недостача товара, принятого на комиссию
Согласно пункту 1 статьи 996 Гражданского Кодекса РФ вещи, поступившие к комиссионеру от комитента либо приобретенные комиссионером за счет комитента, являются собственностью последнего. В соответствии с пунктом 1 статьи 998 Гражданского Кодекса РФ комиссионер отвечает перед комитентом за утрату, недостачу или повреждение находящегося у него имущества комитента. Соответственно при хищении товара, принятого на комиссию, у комиссионера возникает обязанность возместить комитенту стоимость похищенного товара. При установлении в организации фактов хищения товаров проводится инвентаризация товаров с отражением факта недостачи в сличительной ведомости по форме унифицированная форма ИНВ-19.
Товары, принятые на комиссию, отражаются в бухгалтерском учете на счете 004 "Товары, принятые на комиссию". При выявлении факта недостачи товара в бухгалтерском учете даются следующие записи:
Кредит 004 – списана стоимость похищенного товара по ценам, предусмотренным в приемо-сдаточных актах при приеме товара в организацию
Дебет 94 Кредит 76 субсчет "Расчеты с комитентом" – отражается стоимость похищенного товара, подлежащая возмещению комитенту
Дебет 76 субсчет "Расчеты с комитентом" Кредит 51, 50 – возмещается стоимость похищенного товара комитенту
Дебет 73 Кредит 94 – списана сумма недостачи за счет виновного лица (лиц) при наличии виновного лица (лиц)
Дебет 91 Кредит 94 – списана стоимость недостающих товаров при отсутствии виновных лиц в состав прочих расходов.
• Недостача имущества, принятого на ответственное хранение
Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение, в бухгалтерском учете отражаются на забалансовом счете 002 “Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение”
В бухгалтерском учете при обнаружении недостачи даются следующие записи:
Кредит счетов 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение – отражается списание суммы недостачи по учетным ценам
Дебет счета 94 Кредит счета 76 (по соответствующему субсчету учета расчетов с контрагентами) – отражается сумма недостачи, подлежащая выплате контрагенту, отдавшему материал на ответственное хранение
Как было отмечено выше, согласно статье 246 Трудового Кодекса РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества. Поэтому при отражении в бухгалтерском учете сумм подлежащего возмещению ущерба по ценам выше балансовой стоимости имущества может возникнуть разница, которая оформляется следующей записью:
Дебет счета 73 субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит счета 98 "Доходы будущих периодов" субсчет "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей".
Таким же образом отражается разница в случаях, предусмотренных законодательством, в связи с привлечением работника к «кратной» материальной ответственности.
Если виновники в недостаче материальных ценностей не установлены и данный факт подтвержден документально уполномоченным органом государственной власти, то сумма недостачи оформляется в бухгалтерском учете следующей записью:
Дебет счета 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит счета 94 списана сумма недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. При учете в целях налогообложения прибыли такие расходы включаются в состав внереализационных расходов и уменьшают налогооблагаемую прибыль согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 265 главы 25 Налогового Кодекса РФ. Согласно разъяснению МНС России от 20.11.02 г. № 02-3-07/384-АН686 факт отсутствия виновных лиц может быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти, осуществляющим следственные действия в отношении хищений в соответствии с действующим законодательством, в том числе в соответствии со ст. 151 УПК РФ. Согласно п. 1 ст. 151 УПК РФ предварительное расследование производится следователями и дознавателями (ст. 166 УК РФ) – следователями органов внутренних дел Российской Федерации (ст. 150–151 УПК РФ).
Если виновники в недостаче работодателем установлены, но работодатель не принимает мер по взысканию с них сумм убытков ни в судебном, ни во внесудебном порядке или виновники не установлены вследствие непринятия организацией мер к розыску, то суммы недостачи и порчи в бухгалтерском учете оформляются такой же записью, но в целях налогообложения прибыли такие расходы не учитываются.
Работник может погасить суммы нанесенного ущерба работодателю путем внесения наличных денежных средств в кассу организации или на расчетный счет, а также написать заявление на имя руководителя организации с просьбой удержать причитающиеся к возмещению суммы с его заработной платы.
При этом в бухгалтерском учете погашение ущерба работником оформляется следующими записями:
Дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит счета 73 субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" – удержаны суммы в возмещение материального ущерба, причиненного работником.
Дебет счетов 50 «Касса», 51 "Расчетные счета" Кредит счета 73 субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" – работником самостоятельно погашены суммы ущерба путем внесения средств в кассу организации или на расчетный счет.
Одновременно с записью о погашении работником ущерба на разницу между балансовой стоимостью имущества и суммой ущерба, подлежащего взысканию, дается следующая запись:
Дебет счета 98 субсчет "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей" Кредит счета 91 субсчет "Прочие доходы" – по мере взыскания (уплаты) с виновного лица суммы ущерба, учтенные на балансовом счете 98 разницы, относятся к прочим доходам организации.
Необходимо выделить такой немаловажный момент, касающийся НДС, предъявленный организацией к вычету по товарам, основным средствам, материалам, впоследствии украденным, в соответствии с положениями статьи 171 Налогового Кодекса РФ. Согласно этой статье подлежат вычетам суммы НДС, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ услуг) на территории Российской Федерации, приобретаемых для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения в соответствии с главой 21 НК РФ. До 1 января 2006 года такие товары, материалы или основные средства должны были быть еще и оплачены. После похищения основного средства или товаров данное имущество уже не может использоваться в деятельности организации, поэтому НДС по такому имуществу должен быть восстановлен, причем по основным средствам НДС восстанавливается пропорционально остаточной балансовой стоимости похищенного основного средства. Такого мнения придерживаются налоговые органы и Минфин РФ. Например, о необходимости восстановления НДС по недостающим товарам говорится, в частности, в письмах Минфина России от 05.11.2004 № 03-04-11/196 и от 20.09.2004 № 03-04-11/155. Однако имеющаяся арбитражная практика свидетельствует об обратном. Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 06.06.2005 № А26-12323/04-211 судом был сделан следующий вывод: Налоговый Кодекс РФ не предусматривает обязанность налогоплательщика по восстановлению и уплате в бюджет сумм налога, ранее предъявленных к вычету по товарам, приобретенным для использования в операциях, признаваемых объектами налогообложения, но впоследствии не использованным в этих операциях в связи с недостачей товаров. Такой же вывод изложен в постановлении ФАС этого же округа 07.02.2006 № А05-7996/2005-29.
В любом случае выбирать ту или иную точку зрения приходится организации, в которых факты кражи, порчи, утери имущества имели место. Если организация предпочитает не спорить с налоговиками, то НДС придется восстановить следующей записью:
Дебет 94 Кредит 68 восстановлен НДС в сумме, пропорциональной остаточной балансовой стоимости похищенного основного средства.
Если виновник найден, то сумма НДС подлежит включению в сумму предъявленного к погашению ущерба. Если виновное лицо не установлено и данный факт подтвержден уполномоченным органом государственной власти, то согласно пп. 5 п. 2 ст. 265 Налогового Кодекса РФ данный расход можно отнести к внереализационным расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль.
В бюджетном учреждении
При выявлении недостач (хищений) согласно пункту 159 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина РФ от 10 февраля 2006 г № 25н необходимо использовать
счет 0 209 00 000 "Расчеты по недостачам". Согласно данному пункту на счете учитываются расчеты по суммам выявленных недостач и хищений денежных средств и ценностей, суммы потерь от порчи материальных ценностей и другие суммы, подлежащие удержанию, списанию в установленном порядке.
При определении размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов.
На суммы недостач и хищений, отнесенные на виновных лиц, оформленные в установленном порядке материалы должны быть переданы для предъявления гражданского иска либо возбуждения уголовного дела в установленном порядке. При получении решения суда суммы недостач и хищений уточняются в соответствии с исполнительным листом.
Счет 020900000 "Расчеты по недостачам" включает следующие счета:
020901000 "Расчеты по недостачам основных средств";
020902000 " Расчеты по недостачам нематериальных активов";
020903000 "Расчеты по недостачам непроизведенных активов";
020904000 "Расчеты по недостачам материальных запасов";
020905000 "Расчеты по недостачам финансовых активов".
Расчеты по недостачам оформляются следующими записями:
Суммы выявленных недостач, хищений, потерь по рыночной стоимости отражаются по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020900000 "Расчеты по недостачам" (020901560, 020902560, 020903560, 020904560, 020905560) и кредиту счета 040101172 "Доходы от реализации активов". Суммы, поступившие в возмещение причиненного учреждению ущерба, отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020900000 "Расчеты по недостачам" (020901660, 020902660, 020903660, 020904660, 020905660) и дебету счетов 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета", 020104510 "Поступления в кассу", соответствующих счетов аналитического учета счета 021002400 "Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступлениям в бюджет от реализации нефинансовых активов" (021002410, 021002420, 021002430, 021002440, 021002130, 021002620).
Суммы, списанные с баланса в связи с неустановлением виновных лиц и уточнением по решениям судов, отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020900000 "Расчеты по недостачам" (020901660, 020902660, 020903660, 020904660, 020905660) и дебету счета 040101172 "Доходы от реализации активов".
Наиболее часто возмещение ущерба работодателю производится работником путем удержания с заработной платы работника. При этом необходимо учитывать, что взыскание может производиться с соблюдением правил, установленных статьей 138 Трудового Кодекса РФ. Согласно этой статье общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях предусмотренных федеральными законами – 50 % заработной платы, причитающейся работнику. Предельные суммы удержаний должны исчисляться с начисленных сумм заработка за минусом исчисленных к удержанию сумм налога на доходы физических лиц, на что обращено внимание в статье 65 Федерального закона от 21 июля 1997 г. № 119-ФЗ "Об исполнительном производстве".
При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50 % заработной платы. Данные ограничения не распространяются на удержания из заработной платы при возмещении ущерба, причиненного преступлением. В этом случае размер удержаний не должен превышать 70 %.
Приведем примеры по каждому из этих случаев удержаний.
Пример 9.
На складе организации 15 декабря 2006 г обнаружена недостача товаров на сумму 3000 руб. Руководителем организации 10 января 2007 г издан приказ об удержании данной суммы с кладовщика. Размер удержаний не превышает среднемесячной заработной платы работника за последние 12 месяцев. Ежемесячная сумма заработной платы кладовщика составляет 6000 руб. Кладовщик имеет несовершеннолетнего ребенка. Поскольку в январе 2007 г совокупный доход кладовщика составляет 6000 руб., то есть не превысил 20000 руб., то ему должны быть предоставлены стандартные налоговые вычеты – на него самого 400 руб. в месяц, на его ребенка 600 руб. в месяц.
За январь 2007 г работнику начислена заработная плата в размере 6000 руб.
Налог на доходы физических лиц составляет 650 руб. (6000 – 400–600) х 13 %
Удержание в возмещение ущерба должно составлять не более 20 % от следующей суммы (6000 – 650) = 5350 руб., то есть 1070 руб. (5350 х 20 %)
С кладовщика будет всего удержано 1720 руб. (650 +1070).
Выплата работнику на руки составит 4280 руб. (6000 – 1720).
Осталось взыскать с кладовщика в возмещение ущерба 1930 руб.
Если с работника производят удержания сумм по исполнительным документам, то удерживаемые суммы в общем итоге не должны превышать 50 %, например,
Пример 10.
Предположим, кладовщик организации выплачивает на основании исполнительного листа суммы другой организации за ущерб, причиненный ей в результате ДТП. Сумма ежемесячной выплаты составляет 2000 руб.
Удержание из заработной платы кладовщика бухгалтерия работодателя должна производить в следующем размере:
Общая сумма удержаний не должна превышать 50 % от суммы заработной платы за вычетом НДФЛ, то есть 5350 х 50 % = 2675 руб. Следовательно, удержание работодателем в счет погашения ущерба может быть произведено в размере 675 руб. (2675–2000).
С кладовщика будет всего удержано 3325 руб. (2000 + 675 + 650).
Выплата работнику на руки составит 2675 руб. (6000–3325).
Если работник производит выплаты алиментов на несовершеннолетних детей, выплачивает суммы в возмещение вреда, причиненного здоровью, в возмещение вреда лицам, понесшим ущерб в результате смерти кормильца, возмещение за ущерб, причиненный преступлением, то удерживаемые суммы не должны превышать 70 процентов (статья 138 ТК РФ, статья 66 Федерального закона от 21 июля 1997 г. № 119-ФЗ).
Пример 11.
Кладовщик организации дополнительно к суммам ущерба, причиненного сторонней организации в результате ДТП, выплачивает ежемесячно алименты на своего несовершеннолетнего ребенка.
В этом случае размер удержаний с заработной платы кладовщика будет составлять:
Общая сумма удержаний должна составлять не более 70 % от заработной платы работника за вычетом НДФЛ, то есть 5350 х 70 % = 3745 руб.
В эту сумму входит:
Удержание алиментов на ребенка 1337 руб.50 коп.(6000 – 650) х 25 %
Удержания по исполнительному листу сторонней организации 2000 руб.
Удержания в возмещение ущерба работодателю в счет погашения недостачи 407 руб. 50 коп.
С кладовщика всего будет удержано в месяц 4395 руб. (650 + 1337 руб. 50 коп. + 2000 руб. + 407 руб. 50 коп.).
Выплата работнику на руки составит 1605 руб. (6000 – 4395).
Если же сумма ущерба работодателю не может быть взыскана работодателем вследствие превышения общего размера удержаний по другим исполнительным документам, то погашение сумм ущерба возможно только в добровольном порядке самим должником.
Глава III. Анализ некоторых хозяйственных ситуаций, связанных с материальной ответственностью
1. Ответственность подотчетных лиц
Практически в любой организации осуществляются расчеты с подотчетными лицами. Этот вид расчетов возникает при необходимости осуществления командировочных и представительских расходов, а также в процессе приобретения и оприходования материальных ценностей или оплате работ (услуг) сторонних организаций подотчетными лицами. Подотчетное лицо – это работник организации, имеющий право в соответствии с приказом руководителя или иным распорядительным документом получать денежные средства для расчетов с контрагентами. Данные средства могут быть выданы работнику либо наличными денежными средствами из кассы организации либо посредством зачисления денежных средств с расчетного счета организации на банковскую пластиковую карточку, оформленную на подотчетное лицо, что в последнее время приобрело наибольшую популярность. Поскольку отпадает необходимость снятия наличных денежных средств с расчетного счета организации. Данный вид расчетов вытесняет наличные денежные операции с подотчетным лицом еще и потому, что в соответствии с письмом Московского ГТУ Центробанка от 19.06.06 № 26-13-4-1640598, которым руководствуются все российские банки, запрещено выдавать наличные денежные средства из выручки на любые нужды, кроме оплаты труда и выплат социально-трудовых льгот, закупки сельскохозяйственной продукции, скупки тары и вещей у населения.
Нередко работники предприятия, получая под отчет денежные средства своевременно не отчитываются о произведенных расходах, и если на предприятии не налажен контроль над сроками возврата денежных средства или надлежащего отчета по ним, то создаются благоприятные условия для формирования безответственного отношения работников к своим обязанностям. В таких обстоятельствах виновные, как правило, остаются безнаказанными за допущенные ими нарушения, поскольку запоздалое обращение в суд не всегда может исправить положение.
Организации могут выдавать наличные денежные средства в подотчет согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40 на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, на операции по закупке товаров мелкооптовыми партиями, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
В данном пункте также изложены следующие требования, которые следует учитывать при работе с подотчетными лицами:
• лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
• выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
• передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Здесь необходимо обратить внимание, что законодательно установлен срок отчета по выданным денежным средствам только в отношении командировочных расходов. В отношении остальных расходов срок не установлен. Поэтому во избежание негативных ситуаций, связанных с невозвратом денежных средств или нахождения их в подотчете длительное время следует установить приказом руководителя определенные сроки отчета в соответствии со спецификой организации (см. пример приказа ниже).
Для контроля над движением и использованием подотчетных сумм приказом руководителя организации должен быть также утвержден перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчет, требований, предъявляемых к оформлению первичных документов, порядка представления, обработки и утверждения авансовых отчетов, а также суммы выдачи денег под отчет.
На практике может возникнуть такая ситуация, когда понадобилось выдать деньги сотруднику, которого нет в списке подотчетных лиц. В таком случае можно составить отдельный приказ, где указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию предприятия, и т. д.
Работники, получающие денежные средства под отчет, должны быть ознакомлены с этим приказом, так как производимые ими расходы, не подтвержденные надлежащим образом оформленными оправдательными документами, не должны приниматься бухгалтерией в качестве основания для списания подотчетных сумм. Это, в свою очередь, может привести к включению части подотчетных сумм в совокупный годовой доход с удержанием налога с доходов физического лица, и, соответственно, удержанием указанных сумм из начисляемой заработной платы. Обратите внимание, что при включении в список лиц того или иного работника предварительно разъясните правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них. Лучше всего изготовить памятку следующего вида:
Памятка для подотчетного лица
1. Лимит расчета наличными денежным средствами установлен в размере 60000рублей по одному договору.
2. Без кассовых чеков по выданным подотчетным суммам бухгалтерия документы не принимает.
3. Во избежание утери товарные чеки, квитанции, кассовые чеки наклеивать на лист бумаги, нумеруя приклеиваемые документы.
4. Оформлять доверенность на покупку товаров с тем, чтобы выдали накладную и счет-фактуру.
Встречаются такие ситуации, когда подотчетные лица приобретают или оплачивают в интересах организации за счет собственных средств какие-либо услуги или товары, а затем организация возмещает затраченные денежные средства. Например, если водитель при нахождении в командировке вынужден был потратить свои собственные денежные средства на покупку необходимой детали вследствие непредвиденной поломки автомобиля в пути.
Поэтому рекомендуется в том же приказе предусмотреть тот момент, что определенным подотчетным лицам разрешено использовать для совершения сделок в интересах организации собственные денежные средства с последующим возмещением, с отражением данного положения в учетной политике организации. В соответствии со статьей 183 Гражданского Кодекса РФ все права и обязанности по сделке переходят к одобрившей ее стороне с момента ее совершения. Поэтому для одобрения сделки необходимо оформить служебную записку на имя руководителя с просьбой возместить затраченные денежные средства, на которой должна быть разрешающая виза руководителя.
Отсутствие приказа руководителя предприятия о сроке, на который выданы подотчетные суммы, позволяет считать, что период, на который выданы подотчетные суммы, не установлен. Следовательно, выдача подотчетных сумм, отчет подотчетного лица о расходовании денежных средств (или возврат их в кассу) должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня, что дополнительно усложняет работу и бухгалтерии, и подотчетных лиц.
Во исполнение приказа всем поименованным в нем работникам должны быть выданы доверенности (без доверенности от имени организации может действовать только ее руководитель), подтверждающие, что при покупке товаров (оплате работ, услуг) эти работники действуют в интересах организации.
Кроме указанного приказа, регламентирующего порядок выдачи и возврата подотчетных сумм, организация должна иметь согласованный с обслуживающим банком лимит (величину остатка) денежных средств в кассе. В случае если лимит остатка денежных средств, устанавливаемый на каждый календарный год отсутствует, то вся остающаяся в кассе наличность считается сверхлимитной.
В настоящее время вся наличность о поступающей денежной выручки в кассу организации ежедневно должна сдаваться в учреждение банка, а средства для выдачи под отчет предприятие должно получать только по чеку, который оформляется по мере необходимости и предъявляется в банк.
При расчетах с подотчетными лицами достаточно распространенной ошибкой является нарушение лимита расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами.
В соответствии с действующим законодательством расчеты между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и предпринимателями, осуществляющих свою деятельность без образования юридического лица с привлечением наемного труда в соответствии с пунктом 6 Рекомендаций по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных письмом Центробанка РФ от 30 сентября 1994 г. № 113), осуществляются в суммах, не превышающих установленного лимита.
Размер такого лимита установлен Указанием ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. № 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными денежными средствами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" и составляет 60 000 руб.
Несоблюдение лимита расчета наличными денежными средствами между юридическими лицами в соответствии со ст. 15 КоАП РФ влечет за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ; на юридических лиц – от 400 до 500 МРОТ.
На основании вышеизложенного, предприятие через своих подотчетных лиц не должно приобретать (оплачивать) товары, работы или услугу другого юридического лица (или индивидуального предпринимателя) в сумме, превышающей установленный предел в день, независимо от того, по одному или нескольким договорам производится оплата, одним или разными подотчетными лицами вносятся денежные средства.
Можно привести следующие примеры, когда может быть превышен данный лимит:
а) разные подотчетные лица приобрели у одного поставщика в один и тот же день товары на сумму, превышающую установленный лимит (например, несколько водителей автотранспортного предприятия приобрели ГСМ на одной АЗС и сумма общего платежа по чекам ККМ превышает установленный предел);
б) в один и тот же день произведена оплата непосредственно и из кассы предприятия, и подотчетным лицом одному и тому же поставщику (имеется квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате от лица предприятия в кассовых документах и квитанция, выданная в этот же день подотчетному лицу, в его авансовом отчете), причем суммарный платеж превышает установленный предел;
в) осуществлено приобретение товарно-материальных ценностей в универмаге или супермаркете и покупка подтверждена чеками ККМ разных отделов (секций), принадлежащих одному и тому же юридическому лицу, на сумму, превышающую лимит;
г) осуществлено перечисление денежных средств представителем предприятия как частным лицом через отделения Сбербанка, телеграфным или почтовым переводом на имя предприятия; внесены денежные средства непосредственно на расчетный счет поставщика в банке, минуя свой расчетный счет;
д) произведены расчеты в условных единицах таким образом, что рублевый эквивалент платежа превышает установленный предел расчетов наличными.
Еще одной распространенной ошибкой является выдача подотчетному лицу, не отчитавшемуся по ранее выданному авансу, других денежных средств. Как было сказано выше, пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного письмом Центробанка России от 4 октября 1993 года № 18, в редакции последующих изменений и дополнений, установлено, что выдача наличных денег под отчет производится при условии представления полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом подразумевается, что полный отчет предполагает представление авансового отчета со всеми необходимыми документами по израсходованной сумме аванса и (или) возврат неизрасходованного остатка подотчетных сумм в кассу предприятия (в случае его неполного использования).
Пунктом 41 Порядка ведения кассовых операций систематические проверки соблюдения предприятием кассовой дисциплины возложены на банки.
Рекомендации по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (сообщены письмом Центробанка РФ от 30 сентября 1994 года № 113), применяемые при таких проверках, содержат в пункте 6 указания о том, что "переоформление ранее выданных подотчетных сумм в новый аванс может рассматриваться как сокрытие превышения лимита остатка кассы".
Бухгалтер предприятия, принимающий от подотчетных лиц и проверяющий авансовые отчеты, должен вести четкий аналитический учет подотчетных сумм в разрезе подотчетных лиц, дат выдачи авансов и сроков представления авансовых отчетов, а также следить за тем, чтобы суммы под отчет не выдавались лицам до полного их отчета за предыдущий аванс.
В типовом бланке авансового отчета (форма № 807) должны быть заполнены все графы. Типичной ошибкой является отсутствие сведений по строкам "Остаток (перерасход) предыдущего аванса", и, соответственно, дальнейшего расчета по выданным и израсходованным суммам с выведением остатка (перерасхода) подотчетных сумм по конкретному авансовому отчету.
Если у подотчетного лица по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то ему необходимо внести его в кассу. Соответственно, если выявлен и утвержден перерасход, то сумма перерасхода должна быть возвращена работнику. Отметки о внесении остатка или возмещении перерасхода с реквизитами кассового документа (приходного или расходного ордера) указываются на лицевой стороне авансового отчета и заверяются подписью бухгалтера.
Обращаем внимание на то, что в соответствии с подпунктом «г» пункта 11 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного постановлением Совета Министров СССР от 24 января 1980 г. № 59 (в этой части постановление действует и в настоящее время), "контроль за взысканием в установленные сроки дебиторской и погашением кредиторской задолженности" возложен на главного бухгалтера.
При выдаче подотчетным лицам наличных денежных средств из кассы организации суммы выдаются по расходному кассовому ордеру, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88, или другому документу (например, по заявлению на выдачу денег) с наложением на него штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Эти документы подписываются руководителем, главным бухгалтером или лицами, уполномоченными на это. В случае безналичных расчетов (зачисление на пластиковую карту) первичным документом является слип или квитанция электронного терминала, квитанция банкомата) и (или) в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата) (п. 3.1 Положения № 266-П).
Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, применяется такая форма отчетности, как авансовый отчет (форма № АО-1 "Авансовый отчет", утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55). Он составляется в одном экземпляре подотчетным лицом (оборотная сторона бланка, графы 1–6) и работником бухгалтерии (лицевая сторона бланка и графы 7, 8, 9 оборотной стороны). Авансовый отчет может составляться как на бумажном, так и на машинном носителе информации.
На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо вносит в отчет перечень документов, подтверждающих произведенные им расходы (квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1–6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
К первичным учетным документам, подтверждающим факт совершения сделки (при любой форме расчетов) относятся:
в случае осуществления сделок с организациями розничной торговли: накладные, товарные чеки, счета-фактуры, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ);
в случае осуществления сделок с организациями оптовой торговли: квитанции к приходным ордерам, накладные, счета-фактуры, чеки ККТ;
в случае оплаты сторонних работ и услуг: акты выполненных работ (оказанных услуг), счета организаций общественного питания, квитанции, подтверждающие расходы командированного подотчетного лица (оплату найма жилого помещения, билеты на проезд к месту командировки), счета-фактуры, чеки ККТ, квитанции к приходным ордерам.
Согласно требованиям Управления МНС России по г. Москве, изложенным в письме от 12 августа 2003 г. № 29–12/44158, ":при принятии к учету авансового отчета подотчетного лица наличие чека ККТ как оправдательного документа по расходу подотчетных денежных сумм является обязательным".
Следует обратить особое внимание на требования п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт": если покупатель расплачивается с помощью банковской карты, то продавец должен пробить кассовый чек. При этом деньги за товары, оплаченные банковскими картами, в кассу продавца фактически не вносятся, поскольку они сразу попадают на расчетный счет организации торговли (услуг).
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7–8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).
Если подотчетному лицу выдается валюта, то заполняются реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы).
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. ККТ в данном случае не применяется, поскольку возврат денежных средств не связан с продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг (Письмо Минфина России от 30.11.2004 № 03-01-20/2-47).
Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
В зависимости от вида расчетов с подотчетными лицами (расчеты, связанные с оплатой работ (услуг); приобретением имущества; командировочными или представительскими расходами) организации необходимо оформить и ряд других документов, например, для расчетов, связанных с командировочными расходами, – это служебное задание, а для расчетов, связанных с представительскими расходами, – смета и программа представительских расходов.
При направлении работника в командировку необходимо оформить следующие документы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:
– приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
– командировочное удостоверение (форма № Т-10);
– служебное задание (форма № Т-10а).
В форме № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" указываются задание работника, место, куда именно и на сколько дней он командирован. Затем задание утверждает руководитель организации. На основании служебного задания выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10) в одном экземпляре.
После оформления вышеуказанных документов производится выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Согласно ст. 168 ТК РФ организация обязана выплатить:
– стоимость проезда;
– расходы по найму жилья;
– суточные;
– иные затраты, на которые дал разрешение работодатель.
По возвращении из командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением следующих документов:
– командировочное удостоверение или приказ о командировании;
– документы, подтверждающие расходы по найму жилья, по проезду и др.
При приобретении товара подотчетное лицо может действовать от своего имени либо от имени организации, то есть на основании доверенности. Если подотчетное лицо не имеет доверенности, то оно действует как частное лицо. В этом случае приобретение товара оформляется в порядке, предусмотренном для договора розничной купли-продажи. Договор розничной купли-продажи является публичным договором, то есть договором, заключенным коммерческой организацией и устанавливающим ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится (п. 2 ст. 492 ГК РФ).
Договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара. Отсутствие у покупателя указанных документов не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания в подтверждение заключения договора и его условий (ст. 493 ГК РФ).
В п. 1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" говорится, что применение ККМ организациями и индивидуальными предпринимателями при наличных расчетах и выдача покупателю кассового чека являются обязательными. Исключение составляют случаи, описанные в п. 3 ст. 2 Закона. ККМ не применяется:
– при продаже газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках (при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 % и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта РФ);
– при осуществлении торговли на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;
– при продаже в сельской местности (за исключением районных центров и поселков городского типа) лекарственных препаратов в аптечных пунктах, расположенных в фельдшерско-акушерских пунктах;
– при торговле вразвал овощами и бахчевыми культурами и т. д.
Что касается оформления счетов-фактур подотчетному лицу, действующему от своего имени, то скорее всего организации по товарам, приобретенным таким способом, предъявить НДС к вычету не удастся, поскольку пунктом 6 ст. 168 НК РФ установлено, что при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма налога включается в указанные цены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется. Если сумма НДС будет выделена в кассовом и товарном чеках, но при этом будет отсутствовать счет-фактура, то организация-покупатель не имеет право на вычет, так как наличие счета-фактуры является непременным условием предъявления НДС к вычету.
При реализации товаров за наличный расчет требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы (п. 7 ст. 168 НК РФ). То есть невыдача продавцом счета-фактуры подотчетному лицу, не заявившему о себе как о представителе юридического лица, соответствует действующему законодательству.
Поэтому организации следует оформлять доверенность на подотчетное лицо. Для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению, применяются типовые формы первичной учетной документации № М-2 и № М-2а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а. В таком случае подотчетному лицу, приобретающему товары за наличный расчет по доверенности, поставщиком должна быть выписана товарная накладная (форма № ТОРГ-12, утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132).
В подтверждение того факта, что деньги были приняты от подотчетного лица – представителя организации-покупателя, поставщик обязан выписать приходный кассовый ордер (п. 13 Порядка ведения кассовых операций). Представителю организации-покупателя выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера поставщика или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира, а также кассовый чек. Аналогичная позиция изложена в письмах УМНС России по г. Москве от 13.08.2003 № 29–12/44313, от 20.10.2003 № 29–12/58566.
Поставщик товара обязан выписать подотчетному лицу, действующему на основании доверенности, счет-фактуру, который будет являться основанием для принятия уплаченного в составе цены товара НДС к вычету (п. 3 ст. 168 НК РФ).
При организации расчетов с подотчетными лицами нужно знать, что в соответствии со ст. 242 и п. 2 ст. 243 Трудового Кодекса РФ полная материальная ответственность наступает на основании разового документа на получение ценностей, т. е. работник, получивший целевой аванс на оплату административно-хозяйственных и операционных расходов под отчет, несет полную материальную ответственность, состоящую в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере. Согласно статье 247 Трудового Кодекса РФ для установления причины возникновения ущерба обязательным является истребование от работника объяснения в письменной форме.
Если работник не отчитался в срок по полученным денежным средствам или не вернул их, то согласно статье 137 Трудового Кодекса РФ для погашения неизрасходованных и своевременно не возвращенных денежных средств работодатели могут производить удержания из заработной платы работника. Решение об удержании невозвращенной суммы работодатель вправе принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного в приказе для такого возврата, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Указанное решение должно быть оформлено приказом руководителя. В случае его отсутствия удержания из заработной платы могут быть произведены только в судебном порядке. Судебный порядок может применяться также в случае, когда работник отказывается добровольно удовлетворить требования администрации. В случаях возбуждения уголовных дел о хищении и недостачах руководитель организации обязан предъявить иск о возмещении виновными причиненного ущерба. Присужденные суммы взыскиваются с виновных лиц на основании исполнительных листов, выдаваемых согласно приговору или решению суда.
2. Ответственность лиц, не состоящих в трудовых отношениях с организацией
В настоящее время достаточно распространенной формой привлечения физических лиц к выполнению разовых работ или оказанию услуг в адрес организации является заключение договора подряда, а не трудового договора. В таком случае ответственность исполнителя наступает в соответствии с правилами не трудового, а гражданского законодательства. При заключении договора подряда, агентского договора необходимо учитывать следующие особенности во избежание нежелательных последствий, особенно если в процессе исполнения такого договора задействуются материальные ценности заказчика:
• В договоре должно быть указано, чей материал или оборудование используется в процессе исполнения договора – исполнителя или заказчика;
• Материальные ценности и оборудование в процессе исполнения договора передаются исполнителю по акту приема-передачи, подписываемому с двух сторон;
• В ходе исполнения работ по договору или после его окончания исполнитель обязан предоставить заказчику отчет об израсходованных материалах в указанные в договоре сроки;
• Исполнитель действует на свой страх и риск, поэтому при порче (гибели) предоставленного ему для выполнения работы имущества или предмета работы отвечает в полном объеме, если иное не будет установлено договором;
• Исполнитель обязан возместить не только прямой действительный ущерб, но и упущенную выгоду;
• В договоре следует предусмотреть порядок взыскания причиненного ущерба с исполнителя;
• При наличии договора подряда договор о полной материальной ответственности с исполнителем заключаться не может, поскольку исполнитель в случае причинения ущерба несет ответственность не в соответствии с трудовым законодательством, а в соответствии с гражданским;
• Поскольку договор подряда не является трудовым, то исполнитель не несет дисциплинарной ответственности, отношения заказчика и исполнителя не регулируются приказами;
3. Отказ от заключения договора о материальной ответственности работником
Принимая сотрудника на работу, связанную с обслуживанием материальных ценностей, работодатель должен соблюсти определенную процедуру с тем, чтобы можно было призвать к ответу сотрудника, которому вверены денежные средства или материальные ценности. Необходимо помнить, что одновременно с трудовым договором должен оформляться договор о полной материальной ответственности с теми сотрудниками, должность которых существует в перечне должностей, с которыми договор о полной материальной ответственности должен заключаться в обязательном порядке. Только на основании такого договора можно впоследствии взыскать с нерадивого работника полную сумму ущерба. Однако нередко прием на работу работников на такие должности сводится лишь к заключению трудового договора с ним. Здесь имеется определенный риск, поскольку в дальнейшем, когда работник будет осуществлять свои трудовые обязанности, он может отказаться от заключения договора о материальной ответственности, посчитав такие обязанности для себя лишними.
Например, в небольших организациях должности работников зачастую совмещаются, например, бухгалтер-кассир или водитель-экспедитор.
Объединение двух разных трудовых функций в одной должности вполне допустимо, несмотря на то, что упоминание о такой «комплексной» профессии в квалификационном справочнике отсутствует.
Если работодатель забудет оформить договор о полной материальной ответственности с таким работником, то при отсутствии такого договора работник будет нести ответственность за недостачу вверенного имущества на общих основаниях, то есть в размере своего среднемесячного заработка согласно ст. 241 Трудового Кодекса РФ. Возникает вопрос: с кого возместить ущерб, причиненный работодателю вследствие недостачи денежных средств, если ее размер будет значительно превышать сумму средней зарплаты кассира, с которым не заключили договор о полной материальной ответственности?
Ведь для бухгалтера заключение такого договора не требуется – он не имеет непосредственное отношение к денежным средствам, поскольку данная должность не включена в Перечень, а должность кассира в нем присутствует.
Если же работодатель при приеме на работу все-таки забыл заключить договор о полной материальной ответственности с работником, в отношении которого такой договор должен быть, то впоследствии если работник отказывается подписать договор о полной материальной ответственности, несмотря на то, что такая договоренность отражена в трудовом договоре, то это можно расценивать как неисполнение работником трудовых обязанностей. За подобный отказ работодатель может объявить замечание или выговор работнику. Предварительно получив от отказавшегося работника письменные объяснения, работодатель может издать приказ об объявлении ему выговора. После того как работник ознакомится с приказом, нужно довести до его сведения, что в случае повторного нарушения трудовых обязанностей он рискует быть уволенным по пункту 5 статьи 81 Трудового Кодекса РФ (неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание). Более чем вероятно, что после этого работник не захочет отказаться от подписания договора.
Совсем иначе решается вопрос с работником в ситуации, когда необходимость заключения договора о полной материальной ответственности возникает тогда, когда работник уже работает в организации. Предположим, что на бухгалтера возложили дополнительные обязанности кассира уже тогда, когда он проработал в организации некоторое время или изменилось действующее законодательство и должность, занимаемая работником, теперь связана с установлением материальной ответственности.
В этом случае в трудовом договоре, ранее заключенным с работником, изменились существенные условия. Поэтому в силу статьи 73 "Изменение существенных условий трудового договора" Трудового Кодекса РФ руководитель должен уведомить работника за два месяца в письменном виде о необходимости подписать договор о полной материальной ответственности. Если работник согласен, то проблем для работодателя не возникнет. Но если работник отказывается заключить такой договор, то работодатель обязан предложить ему другую должность. В случае если вакантная должность отсутствует или работник отказался от предложенной ему работы, трудовой договор прекращается в соответствии с пунктом 7 статьи 77 Трудового Кодекса РФ.
4. Материальная ответственность работодателя
В основном всегда рассматривается ответственность работника перед работодателем за причиненный ущерб, однако работодатель должен знать, что в процессе трудовой деятельности он также несет материальную ответственность перед работником. Однако нормы материальной ответственности работодателя существенно отличаются от аналогичных норм в отношении работника.
Напомним, что согласно ст. 232 Трудового Кодекса РФ материальная ответственность – это обязанность стороны трудового договора возместить виновно причиненный другой стороне ущерб. В свою очередь под ущербом понимается утрата или понижение ценности имущества и затраты на его восстановление. Виновным считается действие, если оно было совершено умышленно либо по неосторожности, при этом умышленность действия предполагает сознательное намерение причинить ущерб, а под неосторожностью подразумевается недостаточная предусмотрительность и небрежность. Если ущерб причинен невиновным действием, то оснований для применения соответствующих норм законодательства нет.
Итак, работодатель обязан возместить работнику материальный ущерб в следующих случаях:
• Если работодатель незаконно лишил работника возможности трудиться. Такая обязанность возникает согласно положениям статьи 234 Трудового Кодекса РФ в результате
– незаконного отстранения работника от работы, его увольнения или перевода на другую работу;
– отказа работодателя от исполнения или несвоевременного исполнения решения органа по рассмотрению трудовых споров или государственного правового инспектора труда о восстановлении работника на прежней работе;
– задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.
Такие нормы преследуют в первую очередь своей целью защитить имущественные интересы работника. В случае нарушения этих норм работодатель может понести значительные финансовые потери. Причем этот перечень не является закрытым. В случае необходимости судом в эту категорию могут быть включены и иные действия работодателя, по тем или иным причинам отстранившего сотрудника от выполнения служебных обязанностей.
Согласно статье 394 Трудового Кодекса РФ в этих случаях материальная ответственность работодателя заключается в возмещении работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула или разницы в заработке за все время выполнения работы, которая оплачивалась ниже.
При возмещении среднего заработка в пользу работника, восстановленного на прежней работе, или в случае признания увольнения незаконным, выплаченное работнику выходное пособие подлежит зачету. Подлежат зачету также заработная плата за работу в другой организации, если он работал в ней на день увольнения, а также пособие по временной нетрудоспособности, выплаченные в пределах срока оплачиваемого прогула.
• Если работодатель причинил ущерб имуществу работника. В соответствии со статьей 235 Трудового Кодекса РФ в данном случае работодатель обязан возместить этот ущерб в полном объеме. Причем размер ущерба исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба. В случае согласия работника ущерб может быть возмещен в натуре. Возмещение ущерба работнику производится на основании заявления работника о возмещении ущерба, направляемому работодателю. Работодатель обязан рассмотреть поступившее заявление и принять соответствующее решение в десятидневный срок со дня его поступления. При несогласии работника с решением работодателя или неполучении ответа в установленный срок работник имеет право обратиться в суд. Конкретное имущество, в отношении которого может наступить подобный вид ответственности, законодательно не определено. Скорее всего, имеются в виду личные вещи работника, например, компьютер, мобильный телефон, автомашина. Чаще всего подобный ущерб наступает в результате несоблюдения работодателем техники безопасности и наступивших вследствие этого негативных последствий, например, пожара. В этом случае работодатель должен возместить работнику стоимость утраченного или испорченного имущества. Возмещение производится с учетом норм естественного износа, который рассчитывает бухгалтер.
• Если работодатель задерживает выплату заработной платы или иных денежных средств работнику. Это также является гарантией защиты имущественных интересов работника.
Согласно положениям статьи 236 Трудового Кодекса РФ при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Если коллективным или трудовым договором размер выплачиваемой работнику денежной компенсации установлен в другом размере, то именно в этом размере работодатель должен возместить ущерб. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
Однако законодательно конкретный срок оплаты каждого проработанного месяца не закреплен. Установлено лишь, что "заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организаций, коллективным договором или трудовым договором". Следовательно, сроки выплаты заработной платы должны устанавливаться непосредственно в организации. Если же эти сроки не прописаны, то и ответственности за их несоблюдение быть не может. При этом ничто не мешает работодателю, испытывающему трудности с выплатой заработной платы, установить срок выплаты с задержкой на полмесяца или месяц.
Как это ни покажется странным, компании в целях снижения налоговой нагрузки используют схему, базирующуюся на задержке срока выплаты заработной платы. Такого рода компенсации не облагаются единым социальным налогом и налогом на доходы с физических лиц (согласно ст.217 Налогового Кодекса РФ) и относятся к уменьшающим налогооблагаемую базу по прибыли расходам (согласно ст.238 Налогового Кодекса РФ). При применении данной схемы необходимо учитывать, что регулярная задержка выплаты заработной платы может вызвать интерес у трудовой инспекции. При проверке трудовая инспекция может наложить на руководителя компании штраф в размере от 500 до 5000рублей в соответствии с п.1 ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ, но не позднее, чем через два месяца с момента обнаружения нарушения. При повторном обнаружении нарушения руководителю уже грозит дисквалификация сроком на год. Следует также помнить, что невыплата заработной платы свыше двух месяцев наказывается уже по ст.145.1 Уголовного Кодекса РФ.
Работодателю следует также учитывать, что если он задерживает выплату зарплаты более чем на 15 дней, работник имеет право прекратить работу до ее выплаты согласно статье 142 Трудового Кодекса РФ. Но здесь опять же возникает вопрос о сроках. Если срок выплаты зарплаты не установлен, то с какого момента отсчитываются установленные законом 15 дней? Кроме того, в ряде случаев приостановка работы вообще законодательно запрещена, например, госслужащие не имеют права на забастовку.
Впрочем, что касается нарушения сроков выплаты денежных средств перед отпуском или при увольнении, то эти сроки законодательно установлены. Согласно статье 136 Трудового Кодекса РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала, то есть работник, не получив денежные средства в указанный в законодательстве срок, имеет право либо отказаться выходить в отпуск, либо потребовать денежной компенсации на основании статьи 236 Трудового Кодекса РФ. При увольнении выплата всех сумм работнику производится в день его увольнения. Если же работник не работал в этот день, то указанные денежные суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете согласно статье 140 Трудового Кодекса РФ.
• Если работодатель причинил работнику моральный вред. В этом случае согласно статье 237 Трудового Кодекса РФ работник может потребовать компенсацию морального вреда по любым основаниям, связанным с нарушением работодателем его прав. Моральный вред представляет собой нравственные или физические страдания, перенесенные работником по вине работодателя. Возмещение морального вреда – это условная материальная компенсация этих страданий.
Факт нравственных или физических страданий и, что не менее важно, обоснование его денежной оценки, возлагаются на работника. Работодатель и работник могут самостоятельно прийти к соглашению относительно размера и форм возмещения морального вреда. Обычно такое происходит, если работодатель, признавая свою ответственность за причиненный работнику моральный ущерб, добровольно готов его компенсировать неким денежным эквивалентом, а работник, в свою очередь, не предъявляет чрезмерных требований в отношении размера компенсации. В этом случае соглашение о возмещении морального вреда должно быть оформлено в письменном виде. Как сказано в статье 237 Трудового Кодекса РФ моральный вред, причиненный работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора.
В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба.
В этом случае каждой из сторон нужно запастись аргументами в поддержку своих требований. Размер компенсации будет определен судом исходя из конкретных обстоятельств дела. Если работодатель откажется возместить моральный вред по решению суда, то компенсация в пользу работника будет взыскана принудительно.
5. Материальная ответственность кассира
Материальная ответственность в отношении данной категории работников приобретает немаловажное значение, поскольку значительное количество мелких и средних организаций, не говоря о крупных, используют в своей хозяйственной деятельности кассовые операции. Зачастую в небольших фирмах руководство заинтересовано в объединении нескольких самостоятельных должностей в одну должность, например, должность бухгалтера-кассира. И здесь руководителю необходимо правильно оформить все документы во избежание неприятных последствий при возникновении недостач денежных средств. При оформлении на работу кассира или бухгалтера-кассира необходимо оформить кроме трудового договора также договор о полной материальной ответственности. Хотя должность бухгалтера не поименована в Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержденного постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 (далее – постановление № 85), должность кассира в нем присутствует, поэтому важно подписать такой договор с работником своевременно. Подписав его, работник соглашается нести ответственность за недостачу в кассе и выплатить фирме всю пропавшую сумму.
Но прежде чем принять на должность кассира человека руководитель должен убедиться, что ему исполнилось 18 лет, так как заключать договоры о полной материальной ответственности можно только с этого возраста. Если претендент достиг 18 лет, то работодатель может заключить трудовой договор, в котором подробно оговариваются его функции, а также ответственность за допущенные нарушения в работе. И одновременно необходимо подписать договор о полной материальной ответственности с кассиром по форме, указанной в постановлении № 85, в двух экземплярах, один из которых отдается работнику, другой остается в организации. Если кассира принимают на работу с испытательным сроком и на его время договор о полной материальной ответственности не заключают, то в период испытательного срока работодатель рискует не получить полное возмещение ущерба в случае возникновения недостачи. В соответствии с положениями статьи 241 Трудового Кодекса РФ такой кассир будет нести ответственность в размере среднемесячного заработка.
Существует еще один немаловажный момент при оформлении работника на должность кассира. Перед заключением договора о полной материальной ответственности кассира необходимо ознакомить с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров ЦБР от 22 сентября 1993 г. № 40.
Если все же трудовой договор с кассиром уже подписан, а договор о полной материальной ответственности с ним забыли заключить, то впоследствии работник может отказаться подписывать такой договор. В этом случае отказ от подписания договора может расцениваться как неисполнение трудовых обязанностей, как было рассмотрено ранее. Работнику объявляется дисциплинарное взыскание. Если такие меры не дадут положительного результата, то работник может быть уволен в соответствии с пунктом 5 статьи 81 Трудового Кодекса РФ.
Если фирма по каким-либо причинам временно лишается кассира, например, по причине болезни, отпуска, а прервать кассовые операции не представляется возможным, то на время отсутствия целесообразно назначить временно исполняющим обязанности другого работника с одновременным заключением договора о полной материальной ответственности. Данное требование изложено в пункте 35 Порядка ведения кассовых операций в РФ, в частности, в нем указывается, что на предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.
Если договор с временным сотрудником не будет заключен, то возникшую в период его работы недостачу нельзя будет взыскать ни с отсутствующего кассира, ни с временного сотрудника.
Следует учесть, что с кассира можно взыскать только суммы недостач, то есть фактическое отсутствие денежных средств в кассе. Если же кассир выдал денежные средства по расходному кассовому ордеру, оформленному в установленном законом порядке, в котором указана неправильная сумма вследствие ошибки бухгалтера, неверно рассчитавшего сумму к выплате, то взыскать ошибочную сумму с кассира нельзя.
Руководителю организации также следует иметь в виду, что кассир не несет ответственности за украденные денежные средства, если организация не создала необходимые условия для сохранности денежных средств в кассе – доступ к кассе имели посторонние лица, слабая укрепленность кассы и т. д. Также согласно Рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке, изложенным в приложении № 2 к Порядку ведения кассовых операций в РФ руководителям предприятий при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, охраной и транспортировкой денежных средств, либо периодическому привлечению лиц к указанным выше работам рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:
– ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;
– страдающие хроническими и психическими заболеваниями;
– систематически нарушающие общественный порядок;
– злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.
Также руководитель предприятия должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необходимости, – транспортное средство. При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:
– разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
– допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;
– следовать пешком, попутным или общественным транспортом;
– посещать магазины, рынки и другие т. п. места;
– выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.
Для того, чтобы своевременно выявлять недостачи денежных средств, следует предусмотреть периодическое проведение инвентаризаций, проводить внезапные проверки для исключения случаев хранения в кассе личных денежных средств, поскольку за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц – от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда в соответствии со статьей 15.1 КоАП РФ.
Наш
сайт является помещением библиотеки. На основании Федерального
закона Российской федерации
"Об авторском и смежных правах" (в ред. Федеральных законов от 19.07.1995
N 110-ФЗ, от 20.07.2004
N 72-ФЗ) копирование, сохранение на жестком диске или иной способ сохранения
произведений
размещенных на данной библиотеке категорически запрешен.
Все материалы представлены исключительно в ознакомительных целях.
 |
|
Copyright © UniversalInternetLibrary.ru - электронные книги бесплатно
