Практическое пособие по бухгалтерскому учету (rtf)

"Книги издательства "Налоговый вестник", 2002

ПРАКТИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ

В.И.Макарьева, Е.В.Орлова

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ

1. ГК РФ - Гражданский кодекс Российской Федерации.

2. НК РФ - Налоговый кодекс Российской Федерации.

3. Концепция бухгалтерского учета - Концепция бухгалтерского учета в рыночной экономике России, одобрена Методсоветом по бухучету Минфина России и Президентским советом Института профессиональных бухгалтеров 29.12.1997.

4. Закон о бухгалтерском учете - Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

5. Закон об информации - Федеральный закон от 20.02.1995 N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации".

6. Закон об акционерных обществах - Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах".

7. Закон об обществах с ограниченной ответственностью - Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".

8. Закон об аудиторской деятельности - Федеральный закон от 07.08.2001 N 119-ФЗ "Об аудиторской деятельности".

9. Положение по ведению бухгалтерского учета - Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

10. План счетов и Инструкция по его применению - План счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.

11. Методические рекомендации о порядке формирования показателей - Методические рекомендации о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации, утвержденные Приказом Минфина России от 28.06.2000 N 60н.

12. Положение по бухгалтерскому учету "Доходы организации" - Положение по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99, утвержденное Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н.

13. Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" - Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденное Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н.

14. Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98, утвержденное Приказом Минфина России от 09.12.1998 N 60н.

15. Положение по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" - Положение по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/99, утвержденное Приказом Минфина России от 06.07.1999 N 43н.

16. Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2000, утвержденное Приказом Минфина России от 10.01.2000 N 2н.

17. Положение по бухгалтерскому учету "Информация об аффилированных лицах" - Положение по бухгалтерскому учету "Информация об аффилированных лицах" ПБУ 11/2000, утвержденное Приказом Минфина России от 13.01.2000 N 5н.

18. Положение по бухгалтерскому учету "Информация по сегментам" - Положение по бухгалтерскому учету "Информация по сегментам" ПБУ 12/2000, утвержденное Приказом Минфина России от 27.01.2000 N 11н.

19. Положение о составе затрат - Положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 05.08.1992 N 552.

20. Федеральный закон от 06.08.2001 N 110-ФЗ "О внесении изменений и дополнений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие акты законодательства Российской Федерации о налогах и сборах, а также о признании утратившими силу отдельных актов (положений актов) законодательства Российской Федерации о налогах и сборах".

21. Методические рекомендации по учету затрат - Методические рекомендации по бухгалтерскому учету затрат, включаемых в издержки обращения и производства, и финансовых результатов на предприятиях торговли и общественного питания, утвержденные Комитетом РФ по торговле 10.04.1995 N 1-550/32-2.

22. Типовые рекомендации для субъектов малого предпринимательства - Типовые рекомендации по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства, утвержденные Приказом Минфина России от 21.12.1998 N 64н.

23. Методические рекомендации по раскрытию информации о прибыли - Методические рекомендации по раскрытию информации о прибыли, приходящейся на одну акцию, утвержденные Приказом Минфина России от 21.03.2000 N 29н.

24. Положение по бухгалтерскому учету "Учет материально - производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденное Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н.

25. Положение по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденное Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н.

26. Положение по бухгалтерскому учету "Учет государственной помощи" ПБУ 13/2000, утвержденное Приказом Минфина России от 06.10.2000 N 92н.

27. Положение по бухгалтерскому учету "Учет нематериальных активов" ПБУ 14/2000, утвержденное Приказом Минфина России от 16.10.2000 N 91н.

29. Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденные Приказом Минфина России от 20.07.1998 N 33н.

ПРЕДИСЛОВИЕ

Считается, что хозяйственный учет возник примерно 6000 лет назад. Материальные предпосылки становления учета - распад родового строя, появление семьи и частной собственности. Собственнику было необходимо систематически пересчитывать свое имущество для обеспечения его сохранности, рационального использования и приумножения.

Как известно, числа не безмолвны, они велеречивы и немногословны, правдивы и лукавы, точны и неверны, и по этой причине выдающиеся ораторы Афин и Рима, в частности Демосфен (384 - 322 гг. до н.э.) и Цицерон (106 - 43 гг. до н.э.), использовали бухгалтерские документы для того, чтобы их выступления выглядели более убедительными.

Наиболее организованной была вначале система учета в Египте, Греции и Риме, где хозяйственный учет обеспечивал фиксацию фактов хозяйственной жизни, которая предполагала осуществление контроля за действиями принимающей решения администрации по управлению организацией. Изначально контроль осуществлялся посредством инвентаризации, позволявшей выявлять реальное положение дел, и документации, служившей их письменным, информационным, как бы мы теперь сказали, обоснованием. Многие положения, связанные с хозяйственным учетом, можно найти в кодексе Юстиниана.

Со средневековья начинается непосредственное регулирование хозяйственных операций при помощи бухгалтерского учета. В период правления Альфонса Мудрого в Кастилии (Испания) в 1263 г. был издан специальный закон об обязательном ежегодном составлении отчетности управляющими государственных предприятий. В это же время складываются три основные системы хозяйственного учета: простая (униграфическая) - объектом учета выступают наличие и движение ценностей; камеральная (сметная, бюджетная) - учитывается выполнение сметы расходов и доходов; двойная (диграфическая) - все факты хозяйственной жизни непременно фиксируются дважды в одинаковой сумме.

Все эти три системы сохранились до наших дней: простая система применяется малыми предприятиями, перешедшими на упрощенную систему учета и отчетности, камеральная система существует во всех организациях, не ставящих целью получение прибыли, - это так называемые бюджетные организации; двойная система принята во всех коммерческих организациях. Их основное отличие состоит в том, для организаций первого типа получение денег признается доходом, а их выплаты - расходом. Например, куплен компьютер - возник расход. Для организаций второго типа покупка компьютера не признается расходом и понимается как изменение структуры имущества: были деньги - появился компьютер.

Во второй половине XV века в трудах Бенедетто Котрульи (1458 г.) впервые говорится о бухгалтерском учете как о науке. Бенедетто Котрульи положил начало рассмотрению бухгалтерского учета как орудия управления отдельным предприятием, с одной стороны, и как универсальной методологической науки - с другой.

Известный немецкий философ Оскар Шпенглер (1880 - 1936 гг.) полагал, что три великих человека - Колумб, Коперник и Пачоли - изменили мир. Упоминание последнего имени особенно дорого людям, занимающимся бухгалтерским учетом, так как служит лучшим доказательством причастности бухгалтеров к прогрессу человеческой мысли и успехам экономического развития.

А все началось с того, что в Венеции в 1494 г. францисканский монах Лука Пачоли (1445 - 1517 гг.) опубликовал книгу, одна из частей которой называлась "Трактат о счетах и записях". Это было первое описание двойной бухгалтерии. На протяжении свыше пятисот лет идеи Луки Пачоли оказывали и все еще оказывают влияние на развитие учета как науки.

По словам Луки Пачоли, необходимо выполнять три условия всякому, кто желает в исправности вести торговлю:

первое и самое главное - иметь наличные деньги и разного рода другие ценности, без помощи которых трудно вести торговлю;

второе - уметь вести книги и быстро считать;

третье - вести свои дела в должном порядке и как следует, чтобы без задержки получить всякие сведения как относительно долгов, так и требований.

Третье и последнее условие имеет весьма существенное значение, так как никто не в состоянии вести свои дела, если не будет соблюдать должный порядок в записях, и при этом душа его будет в постоянной тревоге.

В кратком изложении "Трактат о счетах и записях" Луки Пачоли <*> содержит следующее.

--------------------------------

<*> Более подробно см.: Лука Пачоли. Трактат о счетах и записях. - М.: Финансы и статистика, 2001.

Цель всякого занимающегося торговлей состоит в том, чтобы приобрести дозволенную и постоянную выгоду для своего содержания. В связи с этим необходимо составить первоначально подробное описание всех принадлежащих вещей, которые более ценны и легко утрачиваются: наличные деньги, драгоценности и прочее. При этом недвижимое имущество, как, например, дома, поля, лагуны, долины, пруды и прочее, не может быть утрачено как движимое имущество. Все прочее имущество следует записать последовательно в инвентарь с обозначением года, числа, места составления и своего имени. Весь инвентарь должен быть записан к одному времени, иначе могут возникнуть затруднения в будущем при ведении торгового дела.

Для легкости и удобства ведения торгового дела потребуются три книги - Мемориальная, Журнальная и Главная.

Мемориальная книга служит для записей всех дел, как крупных, так и мелких, в том порядке, в котором они возникли. Весьма полезно, чтобы все мемориальные книги были всегда помечены и пронумерованы.

Ввиду того что покупка может совершаться разными способами (за наличные деньги; в кредит; на товар (мену); частью на деньги и частью в кредит; частью на товар и частью в кредит; или с переводом на другую фирму; путем перевода на другую фирму и частью в кредит; частью через фирму и частью товаром), то требуется указать конкретный способ покупки в Мемориальной книге.

Журнальная книга содержит подробное описание собственности в движимом и недвижимом имуществе с наличием двух выражений - одно "на" и другое "от" ("на" обозначает всегда должника или дебитора, а "от" - верителя или кредитора). Записи в Журнальную книгу переносятся из Мемориальной книги.

После того как все записи перенесены из Мемориальной в Журнальную книгу и сверены, делается выборка, и данные переносятся в третью книгу - Большую или Главную, все статьи которой связаны между собой. В Главной книге ничто не может быть занесено в графу "Дать", если этого нет в графе "Иметь". Следовательно, если сложить все суммы, занесенные в "Дать", хотя бы их было 10 000 на одном листе, и также сложить все суммы, занесенные в "Иметь", то в итоге должны быть получены одинаковые цифры. Если итоги в этих двух графах разные, то можно сделать вывод, что в Главной книге допущена ошибка.

Не обошел в своих трудах Лука Пачоли и операции, касающиеся товарищества, которое организуется с другим лицом или для покупки товаров. Такие и им подобные операции требуют всегда отдельной записи в трех книгах (Мемориальной, Журнальной и Главной), или необходимо открыть новые счета в общих книгах. Отдельные счета открываются для списания обыкновенных и чрезвычайных расходов по товарам или по содержанию дома.

Лука Пачоли считал, что ведение строгого учета всех операций необходимо для того, чтобы увидеть, в каком состоянии - хорошем или плохом - находятся торговые дела для принятия необходимого решения.

В "Трактате о счетах и записях" Луки Пачоли изложены следующие положения, которые нашли применение и в существующей системе бухгалтерского учета.

1. Все верители должны быть записаны в торговую книгу по твоей правой руке, а должники - по левой.

2. Все занесенные в книгу статьи должны быть двойные, то есть если кого-либо обозначаешь верителем, то другого должен обозначить должником.

3. Во всякой статье, как в "Дать", так и в "Иметь", должны быть указаны три факта, а именно: дата, денежная сумма и причина платежа.

4. Последнее слово в статье долга должно быть тождественно первому в статье требования.

5. В тот же день, когда составлялась статья о долге, должна быть составлена статья о требовании.

6. Под балансом Главной книги разумеется сложенный в длину лист, на котором перечислены по правой руке все верители и по левой - все должники; если сумма страницы "Дать" равна сумме страницы "Иметь", то этим доказывается, что книга исправна.

7. Главная книга должна быть сбалансирована. В противном случае в ней допущены ошибки.

8. Счет кассы должен всегда показывать остаток в "Дать" или не содержать остатка вовсе; если этого нет, то ошибка в Главной книге несомненна.

9. Нельзя никого без его ведома и согласия делать в книге должником, и если, несмотря на это, такая запись все же сделана, то ее следует считать подложной. Нельзя включать в "Иметь" никаких обязательств и условий, не заручившись согласием верителя, и если бы в статье, имеющей отношение к тебе, это случилось, то запись считается подложной.

10. Главная книга должна показывать с начала и до конца одну и ту же монету; в тексте статей можно называть все монеты, которые бывают, однако же при составлении статей должна быть принята одна и та же монета, от начала и до конца Главной книги.

11. Запись в "Дать" или "Иметь" счета кассы может быть выполнена в сокращении без указания причины ее возникновения, а именно: "от господина такого-то сына такого-то или господину такому-то сыну такого-то и пр.".

12. Когда открывается новый счет, то для него следует отвести новую страницу, при этом отнюдь не надо идти обратно, а всегда вперед, по порядку наступления дней, которые никогда не возвращаются; поступать иначе - значит вести книгу подложно.

13. Если статья ошибочно внесена не в ту книгу или вообще не на то место, что иногда происходит по недоразумению, то ошибка исправляется соответствующим образом.

Например, отметив означенную статью на полях крестом или буквой Н, необходимо записать ту же статью на противоположную сторону листа того же счета.

14. Когда место, отведенное для счета, настолько заполнено, что больше статей поместить нельзя, а продолжение записей в счете необходимо, то следует высчитать остаток по названному счету, причем обдумать, относится ли такой остаток к "Иметь" или "Дать". Положим, что в "Иметь" остаток равен Л. 28 С. 4 гр. 2, в таком случае следует записать на противоположную сторону отдельного счета, употребляя для этого особое выражение и не показывая числа: должен "Дать" Л. 28 С. 4 гр. 2 за остаток, как это видно из "Иметь" (лист...), тогда все в порядке. На полях книги ставится буква R, что означает остаток, иными словами, упомянутая статья не представляет собой должника, хотя находится на странице долга, но происходит от превышения требований и перенесена в виде долга. Затем следует перелистать Главную книгу до тех пор, пока не дойдешь до пустой страницы, на которой откроешь данный счет, записав верителем новую статью, без указания числа, следующими словами: "Господин такой-то сын такого-то имеет Л. 28. С. 4 гр. 2 остатком счета, перенесенного из этой же книги со страницы такой-то". И эту статью нужно отметить на полях буквой R, что значит "остаток". Такое же правило необходимо соблюдать и в том случае, когда остаток по счету оказывается на странице "Дать", и все то, что ты записал в первом случае на стороне "Иметь", запиши в "Дать".

15. Если вся книга заполнена записями или пришла в ветхость и ее содержание необходимо перенести в новую книгу, то необходимо поступить следующим образом. Прежде всего, надо уяснить, мечена ли книга на переплете, и если на ней значится, например буква А, то новую книгу следует отметить В, ибо такие книги подлежат маркировке одна за другой по порядку алфавита: А, В, С и пр. Затем составляется баланс по старой книге со всей точностью и правильностью, и из него переносятся по порядку все должники и верители в новую книгу. Каждый счет самостоятельно становится или должником, или верителем. При этом для каждого счета следует оставить столько места, сколько необходимо.

16. Все остатки старой книги должны быть перенесены в новую книгу.

17. При закрытии старой Главной книги следует все открытые в ней счета балансировать, то есть если какой-либо счет состоит по старой книге верителем, то его необходимо сделать должником.

Все учение Луки Пачоли о счетах и записях пронизано высокой моральной чистотой и безупречной честностью. Само появление "Трактата о счетах и записях" было продиктовано высокими нравственными устремлениями автора - дать торговцам "достаточные наставления для ведения в должном порядке их счетов и книг, дабы достопочтенные подданные получили ясное понятие о полном порядке торгового дела, в котором они так нуждаются".

Величие Луки Пачоли в том, что он не только научно истолковал двойную запись и создал теоретическое обоснование бухгалтерской методологии, но и заложил основы бухгалтерской этики.

Однако Лука Пачоли не был единственным в области бухгалтерского учета. Предшественником Луки Пачоли был Бенедетто Котрульи, а последователями "отца бухгалтерии" стали Г. Грамматеус, Д. Манчини, Я. Импин, В. Швайкер, В. Менгри, А. Пиетро.

Но Луке Пачоли принадлежит авторство следующих пяти главных положений бухгалтерского учета, не утративших своего значения и в настоящее время, а именно:

1. Он дал теоретическое истолкование двойной записи (без употребления терминов "дебет" и "кредит"), создал персоналистическую модель учета и заложил основы для его юридического истолкования, что было подтверждено в работах Э. Дегранжа и Дж. Чербони.

2. Персоналистическая модель учета привела к возможности самостоятельного рассмотрения таких абстрактных бухгалтерских категорий, как дебет и кредит. Тем самым создавались условия для выделения бухгалтерского учета в самостоятельную науку.

3. Бухгалтерский учет рассматривался им как самостоятельный метод, основанный на применении двойной записи и применяющийся для отражения хозяйственных процессов.

4. Он ввел двойную запись на счетах, которые рассматриваются как система (план) учета. По его мнению, организация системы (плана) не могла быть постоянной, а должна была зависеть от цели, преследуемой администрацией.

5. Впервые в бухгалтерский учет введено моделирование, основанное на комбинаторике, что позволяет построить общую модель, в рамках которой любая учетная задача истолковывается как частный случай.

Идеи Луки Пачоли были развиты его последователями. В результате сформировалась такая наука, как бухгалтерский учет.

В 1941 г. Американский институт присяжных бухгалтеров дал следующее определение бухгалтерского учета: "учет есть искусство записи, классификации и обобщения счетов путем регистрации в денежных единицах сделок и событий, которые, по крайней мере в какой-то части, имеют финансовый характер, а также интерпретации полученных результатов", а в 1970 г. этим институтом было заявлено, что функция учета - "обеспечить количественную информацию, главным образом финансового характера, о хозяйствующих субъектах в целях использования этой информации для принятия управленческих решений".

Бухгалтерский учет служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения. Он измеряет хозяйственную деятельность путем регистрации данных о ней для дальнейшего использования, обрабатывает полученные сведения, сохраняя до нужного момента, и перерабатывает их таким образом, чтобы они стали полезной информацией, передает посредством отчетов информацию тем, кто использует ее для принятия решений. Иначе говоря, данные о хозяйственной деятельности являются входом в систему бухгалтерского учета, а полезная информация для лиц, принимающих решения, - выходом из нее.

Бухгалтерский учет на современном этапе - это финансовый центр управленческой информационной системы, позволяющий как администрации, так и внешним пользователям иметь полную картину хозяйственной деятельности предприятия.

Бухгалтерский учет и бухгалтерская информация используются гораздо шире, чем это принято считать. Пользователи бухгалтерской информации разделяются на три группы:

1) лица, управляющие предприятием;

2) лица, находящиеся вне предприятия, но имеющие прямые финансовые интересы в нем;

3) лица, группы или агентства, проявляющие непрямой финансовый интерес к предприятию.

1. ПОЛЬЗОВАТЕЛИ БУХГАЛТЕРСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

Пользователей бухгалтерской информации можно представить в следующем виде.

????????????????????????????????

? ?

? /

? ?????????????????????????????

? ? Хозяйственная деятельность?

? ?????????????????????????????

? ?

? /

? ??????????????????????

? ? Бухгалтерский учет ?

? ??????????????????????

??????????????????????????????????????????????????????????????????

???Админист-??Пользо- ?? Пользователи с непрямым финансовым ??

???рация ??ватели с?? интересом ??

??????????????прямым ????????????????????????????????????????????

???Индивиду-??финансо-???Налого- ??Регули- ??Органы ?? Другие ???

???альные ??вым ин- ???вые ор- ??рующие ??планиро-??органы и???

???собствен-??тересом ???ганы ??органы ??вания ?? группы ???

???ники, ?????????????????????????????????экономи-?????????????

???совла- ??Инвесто-???Феде- ??Комиссии??ки ??Работни-???

???дельцы, ??ры, кре-???ральные ??по цен- ????????????ки и ???

???совет ди-??диторы ???(на ??ным бу- ??Совет ??профес- ???

???ректоров,?? ???уровне ??магам, ??консуль-??сиональ-???

???высший ?? ???госу- ??биржи ??тантов ??ные сою-???

???управлен-?? ???дарс- ??фондо- ??при Пре-??зы, фи- ???

???ческий ?? ???тва), ??вые, ??зиденте ??нансовые???

???персонал ?? ???субъек- ??прочие ??Российс-??консуль-???

???организа-?? ???тов Рос-?? ??кой Фе- ??танты, ???

???ции, ме- ?? ???сийской ?? ??дерации,??покупа- ???

???неджеры, ?? ???Федера- ?? ??Прави- ??тели, ???

???руководи-?? ???ции, ?? ??тельство??прочие ???

???тели под-?? ???местные ?? ??РФ, Гос-?? ???

???разделе- ?? ??? ?? ??комстат ?? ???

???ний, мас-?? ??? ?? ??России, ?? ???

???тера ?? ??? ?? ??прочие ?? ???

??????????????????????????????????????????????????????????????????

?? ???????????????????????????????????????????

??????????????????????????????????????????????????????????????????

? ?

? /

? ???????????????????????????????????????

? ?Влияние на хозяйственную деятельность?

? ???????????????????????????????????????

???????????????????????????????????????

Пользователями бухгалтерской отчетности могут быть следующие лица.

Внутренними пользователями бухгалтерской информации являются учредители (собственники), руководители организации, отдельные структурные подразделения, специалисты.

Внешними пользователями бухгалтерской информации являются налоговые органы, территориальные органы государственной статистики, инвесторы, заимодавцы, поставщики, покупатели, общественность. Для государственных и муниципальных предприятий внешними пользователями являются органы, уполномоченные управлять государственным имуществом.

Бухгалтерской информацией пользуются, прежде всего, собственники (учредители) имущества организации, налоговые и финансовые органы, банки, аудиторские фирмы, консультанты. При защите интересов организации в конфликтных ситуациях к данным учета и отчетности обращаются юристы.

Информация, формируемая в бухгалтерском учете и представляемая в бухгалтерской отчетности, должна быть, по всей сути и содержанию, полезна самому широкому кругу заинтересованных пользователей. Поэтому раскрытие информации в бухгалтерской отчетности зависит еще и от того, кто будет ее использовать.

Собственников, совладельцев и первых руководителей организации больше всего интересует прибыльность и ликвидность организации (соотношение платежных средств и обязательств). Для менеджеров наиболее важной является информация о сумме и норме прибыли, достаточности денежных средств, себестоимости и рентабельности отдельных видов продукции и т.п.

Именно поэтому информация, раскрываемая в финансовой (бухгалтерской) отчетности, должна быть достаточно легкой для интерпретации.

Концепцией бухгалтерского учета определены семь групп заинтересованных пользователей бухгалтерской информации - это инвесторы и их представители, работники и представляющие их лица, заимодавцы, поставщики и подрядчики, покупатели и заказчики, органы власти, общественность.

Инвесторы и их представители заинтересованы в информации о рискованности и доходности предполагаемых или осуществленных ими инвестиций, на основе которой можно распоряжаться инвестициями; о способности организации выплачивать дивиденды.

Работники и их представители (профсоюзы и др.) заинтересованы в информации о способности организации гарантировать оплату труда и сохранение рабочих мест.

Заимодавцы заинтересованы в получении сведений, позволяющих определить, будут ли своевременно погашены предоставленные ими организации займы и выплачены соответствующие проценты.

Поставщики и подрядчики заинтересованы в информации, позволяющей определить, будут ли выплачены в срок причитающиеся им суммы.

Покупатели и заказчики заинтересованы в информации о намерении организации продолжать свою деятельность.

Органы власти заинтересованы в информации, необходимой для осуществления возложенных на них функций по распределению ресурсов; регулированию хозяйственной деятельности; разработке и реализации общегосударственной политики; ведению статистического наблюдения.

Общественность в целом заинтересована в информации о роли и вкладе организации в повышение благосостояния общества на местном, региональном и федеральном уровнях.

Информация, формирующаяся в бухгалтерском учете для внешних пользователей, удовлетворяет потребностям, которые являются общими для всех пользователей.

В отношении информации для внутренних пользователей цель бухгалтерского учета состоит в формировании информации, полезной руководству организации для принятия управленческих решений. Основной особенностью управленческого учета является использование его данных в системе управления. Под управлением понимается "наиболее рациональное управление предприятием". Основа управленческого учета - учет затрат, реализации (выпуска) и результата по сегментам деятельности. Сегмент деятельности - это экономическая и информационная единица, в рамках которой регулярно соизмеряются возможности и фактическая их реализация по доходам, расходам и результатам.

Управленческий учет дает возможность решать многочисленные проблемы, возникающие на рынке, в том числе на базе внутренней информации. Благодаря управленческому учету анализируются данные, необходимые для принятия тактических и стратегических управленческих решений в деятельности организации, к которым относятся:

1) появление новых тенденций внешней и внутренней политики организации;

2) изменение структуры организации;

3) реализация среднесрочных и долгосрочных программ развития.

Руководство организации заинтересовано в информации, представляемой внешним пользователям, и в разнообразной дополнительной информации, необходимой для планирования, анализа и контроля. Информация для внешних пользователей формируется в том числе на основе информации для внутренних пользователей, относящейся к финансовому положению организации, финансовым результатам ее деятельности, изменениям в ее финансовом положении. Такая информация должна быть понятна, уместна, надежна и сопоставима.

К сожалению, в нашей стране среди руководителей организаций и бухгалтеров сложилось мнение, что бухгалтерская (финансовая) отчетность составляется в первую очередь для налоговых органов. Действительно, налоговые органы и федеральное казначейство, в отличие от других сторонних внешних пользователей бухгалтерской информации, имеют право пользоваться не только отчетной, но и всей другой учетной информацией, необходимой для проверки правильности уплаты налогов.

Однако международный опыт свидетельствует, что наиболее важной группой пользователей бухгалтерской информации являются инвесторы, поскольку именно они поставляют капитал для организации, и, следовательно, информация, удовлетворяющая их потребностям, также будет в большой степени удовлетворять потребностям других пользователей финансовой отчетности.

В соответствии с Законом об акционерных обществах годовая бухгалтерская отчетность утверждается на общем собрании акционеров, которое проводится ежегодно не ранее двух месяцев и не позднее шести месяцев с момента окончания финансового года. Конкретные сроки проведения общего собрания устанавливаются уставом акционерного общества. Таким образом, годовой баланс должен быть утвержден на общем собрании акционеров.

Информация, формируемая в бухгалтерском учете российских организаций, удовлетворяет общим для всех пользователей потребностям, так как в силу значительных различий в интересах бухгалтерский учет не может удовлетворить их в полном объеме.

Учитывая интересы всех заинтересованных пользователей, в основе формирования бухгалтерской информации должно лежать профессиональное суждение бухгалтера в области формирования финансовой информации.

Учетный процесс сегодня - это уже не формальное применение инструкций и механическое отражение хозяйственных операций по счетам бухгалтерского учета (как это было раньше), а, прежде всего, самосознание и мышление людей этой почетной профессии, основанное на профессиональном отношении к оценке правил бухгалтерского учета, раскрытию информации в бухгалтерской отчетности и их влиянию на систему управления организации, величину получаемых финансовых результатов и иных экономических выгод, уточнение принимаемых управленческих решений, включая связанные с налогообложением, основанное также на профессиональном умении анализировать и прогнозировать бизнес.

Бухгалтерский учет должен вестись всеми организациями, находящимися на территории Российской Федерации, а также филиалами и представительствами иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации.

Согласно нормам гражданского законодательства юридическим лицом признается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Юридические лица должны иметь самостоятельный баланс или смету доходов и расходов.

Юридические лица делятся на два вида:

- коммерческие организации, которыми являются:

хозяйственные товарищества (в форме полных товариществ, товариществ на вере (коммандитных);

хозяйственные общества (открытые акционерные общества, закрытые акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, общества с дополнительной ответственностью);

производственные кооперативы;

государственные и муниципальные унитарные предприятия;

- некоммерческие организации.

Основанием для указанного деления служит цель осуществляемой организацией деятельности.

Коммерческими организациями признают организации, преследующие извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности.

Некоммерческие организации - это организации, не преследующие цель извлечение прибыли в качестве основной своей деятельности и не распределяющие полученную прибыль между участниками.

Некоммерческие организации могут создаваться для достижения благотворительных, образовательных, научных и управленческих целей, в целях охраны здоровья граждан, развития физической культуры и спорта, удовлетворения духовных и других нематериальных потребностей граждан и организаций, разрешения споров, конфликтов, оказания юридической помощи, а также в иных целях, направленных на достижение общественных благ.

Юридические лица, являющиеся коммерческими организациями, могут создаваться в форме хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов, государственных и муниципальных унитарных предприятий.

Юридические лица, являющиеся некоммерческими организациями, могут создаваться в форме потребительских кооперативов, общественных или религиозных организаций (объединений), финансируемых собственником учреждений, благотворительных и иных фондов, а также в других формах, предусмотренных законом.

Некоммерческим организациям предоставляется право заниматься предпринимательской деятельностью, но только при одновременном наличии двух условий: эта деятельность должна, во-первых, служить достижению целей, ради которых они созданы, и, во-вторых, по своему характеру соответствовать этим целям.

2. ХОЗЯЙСТВЕННЫЙ УЧЕТ И ЕГО ОСНОВНЫЕ ВИДЫ

Хозяйственный учет выполняет роль одной из функций управления организацией. Для успешного ведения хозяйственной деятельности необходимо осуществлять наблюдение, измерение и регистрацию всех совершаемых в организации хозяйственных операций.

Хозяйственный учет деятельности организации представляет собой систему наблюдения, контроля, обработки и передачи информации, необходимой для оперативного руководства и управления.

Основной целью хозяйственного учета является формирование качественной (полной, достоверной) и своевременной информации о финансовой и хозяйственной деятельности организации, необходимой для управления и становления рыночной экономики, для подготовки, обоснования и принятия управленческих решений на различных уровнях, для определения позиции организации на рынке, выявления положения предприятий - конкурентов и т.п.

К хозяйственному учету предъявляются следующие требования: достоверность учетных данных, оперативность учета, своевременность учета, полнота и простота учета, точность хозяйственного учета.

В процессе учета возможно допущение относительных погрешностей при сборе и обработке информации. Однако чем выше величина этих погрешностей, тем менее точен учет, тем сложнее осуществлять контроль за эффективностью хозяйственной деятельности организации.

Система хозяйственного учета включает три вида учета:

- оперативный (оперативно - технический);

- статистический;

- бухгалтерский.

Оперативный (оперативно - технический) учет составляется непосредственно на местах производства работ, выполнения различных хозяйственных функций (отдел, склад и др.), и поэтому его сведения ограничиваются рамками организации.

Оперативный учет ведется без применения какой-либо системы и характеризуется краткостью и быстротой получения учетных данных.

Данный вид учета не всегда требует документального подтверждения и большой точности полученной информации.

При помощи оперативного учета осуществляется отражение отдельных хозяйственных операций и ведется контроль за ними непосредственно в момент их совершения.

Поскольку оперативный учет применяется для получения текущих сведений по отдельным операциям, не охватывая всей хозяйственной деятельности, то он не преследует цель получения обобщенных данных в денежном выражении. Оперативный учет использует преимущественно натуральные и трудовые измерители, а денежный измеритель применяется только в необходимых случаях по отдельным операциям.

Данные оперативного учета используются для повседневного текущего руководства и управления организацией (явки на работу, учета продаж, наличия товарных запасов и др.) и могут быть получены по телефону, факсу, в устной форме. Данные оперативного учета могут быть представлены в виде простых записей о хозяйственных операциях в специальных журналах, отчетов и устных сведений.

Данными такого учета пользуются в организации по мере необходимости, а также в качестве дополнительного материала для всестороннего освещения и анализа хозяйственной деятельности.

Особенностью оперативного учета является то, что от его показателей не требуется абсолютной точности, но вместе с тем эти показатели должны быть достаточно правильными, чтобы можно было давать оценку совершаемым хозяйственным операциям.

Статистический учет изучает массовые (количественные) социально - экономические явления и процессы общественной жизни, выходя за рамки одной организации. Он помогает выявлять закономерности, присущие этим массовым явлениям и процессам в определенных условиях.

Статистический учет является обобщающим и прогнозирующим процессом, давая возможность предвидеть последствия того или иного действия.

Статистический учет позволяет определять как количественные, так и качественные показатели (объем производства, его динамику, фонд заработной платы, производительность труда и др.). При их установлении статистический учет применяет все виды учетных измерителей, а при обобщении отдельных данных используются показатели оперативного и бухгалтерского учета.

Помимо массовых хозяйственных явлений, статистика изучает отдельные типичные стороны общественной жизни страны (численность, состав и движение населения, его материальный и культурный уровень и др.).

На основании статистического учета можно получить информацию о состоянии развития экономики, сложившихся ценах на региональных рынках, о численности и составе населения и др.

Статистический учет использует три измерителя: натуральный, трудовой и денежный.

Кроме того, в нем широко применяются специальные способы и приемы учета: выборочный метод наблюдения и регистрации, обследования, единовременный учет и переписи, группировки, относительные и средние числа, индексы и т.д. Используются также данные оперативного и бухгалтерского учета.

Статистический учет как способ отражения деятельности организации служит не только для практического руководства и контроля хозяйственной деятельности организации, но и для изучения хозяйственных процессов.

В бухгалтерском учете применяются все виды учетных измерителей, но самую важную роль здесь играет денежный измеритель как обобщающий.

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Бухгалтерский учет имеет ряд характерных черт, которые отличают его от других видов учета (в частности, управленческого, налогового или статистического):

- предмет бухгалтерского учета ограничивается рамками конкретной организации;

- в системе бухгалтерского учета имеет место сплошное отражение всех без исключения хозяйственных операций, которые производятся в организации;

- непрерывность во времени отражения происходящих хозяйственных фактов;

- каждый хозяйственный факт оформляется документально при помощи первичного документа или машинного носителя информации, который имеет правовую основу и согласно которому устанавливается ответственность за выполняемую хозяйственную операцию, а следовательно, документ приобретает юридическую силу;

- все средства и хозяйственные процессы обязательно отражаются в денежном выражении, обобщая натуральные показатели;

- взаимосвязанность отражения хозяйственной деятельности, обусловленная взаимной зависимостью совершающихся фактов;

- использование своих специфических методов (приемов) обработки данных, которые не применяются в других видах учета или применяются редко (например, счета, двойная запись, калькуляция, баланс).

Система бухгалтерского учета направлена на достижение полноты, экономичности, непрерывности и преемственности в учете тех сторон хозяйственной деятельности, которые характеризуют организацию как субъект предпринимательской деятельности.

Бухгалтерский учет как наука необходим для создания потока экономической информации с целью управления, контроля, анализа и планирования хозяйственной деятельности любого субъекта предпринимательства.

В современных нормативных актах и в бухгалтерской литературе часто можно встретить такие специальные выражения: "для целей бухгалтерского учета" и "для целей налогообложения" или "налоговый учет".

Следует подчеркнуть, что налоговое законодательство не должно определять экономическую сущность и правила формирования финансовых показателей, содержание которых во многом объективно. Оно может устанавливать правила, в соответствии с которыми те или иные финансовые показатели, создающиеся в системе бухгалтерского учета, участвуют в формировании объектов налогообложения, а также алгоритмы налоговых расчетов и отчетности и деклараций.

При формировании информации в бухгалтерском учете интересы налоговой системы рассматриваются в качестве одних из многих интересов, определяющих содержание и представление этой информации.

В отношении этих интересов задача бухгалтерского учета ограничивается лишь подготовкой данных о деятельности организации, на основе которых и из которых возможно сформировать показатели, необходимые для осуществления налогообложения.

Согласно налоговому законодательству налогоплательщики - организации исчисляют налоговую базу по итогам каждого отчетного (налогового) периода на основе данных налогового учета и (или) иных документально подтвержденных данных об объектах, подлежащих налогообложению либо связанных с налогообложением.

Налоговый учет - это система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным налоговым законодательством.

Налоговый учет имеет целью формирование полной и достоверной информации о порядке учета для целей налогообложения хозяйственных операций, осуществленных налогоплательщиком в течение отчетного (налогового) периода, а также обеспечение информацией внутренних и внешних пользователей для контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью исчисления и уплаты в бюджет налога.

Система налогового учета организуется налогоплательщиком самостоятельно исходя из принципа последовательности применения норм и правил налогового учета, то есть применяется последовательно от одного налогового периода к другому. Порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой соответствующим приказом (распоряжением) руководителя.

3. УЧЕТНЫЕ ИЗМЕРИТЕЛИ

С помощью учета хозяйственные явления и процессы характеризуются как с количественной, так и с качественной стороны. Следовательно, хозяйственный учет представляет собой количественное отражение и качественную характеристику всех совершаемых хозяйственных операций и имеющих место процессов в целях контроля и управления ими.

Применяемые в хозяйственном учете единицы измерения, при помощи которых измеряются и исчисляются хозяйственные средства и операции, называются учетными измерителями.

При осуществлении контроля за хозяйственной деятельностью предприятий и организаций учет основывается на трех видах учетных измерителей: натуральных, трудовых и денежных.

Натуральные измерители необходимы для получения сведений об объектах учета в их натуральном виде - в натуре.

В зависимости от свойств предметов натуральный измеритель выражается в мерах веса (тонны, килограммы, граммы), длины (метрах, сантиметрах), счета (количество штук, экземпляров), объема (кубометры, декалитры, литры и т.п.), площади (квадратные метры и др.).

В натуральных измерителях ведется учет материальных ценностей, энергии, выполненной работы.

Для количественной характеристики сложных явлений применяются натурально - условные измерители. В частности, потребление электрической энергии учитывается в киловатт - часах, работа транспорта - в тонно - километрах, некоторые продукты химической, пищевой и других отраслей промышленности - в пересчете на стопроцентное содержание основного вещества.

С помощью натуральных измерителей осуществляется контроль за сохранностью собственности.

Однако использование данного измерителя ограничено в связи с тем, что невозможно обобщить различные объекты учета. Натуральные измерители можно использовать только для учета однородных объектов.

Трудовые измерители предназначены для измерения и исчисления рабочего времени.

Эти измерители позволяют определить количество затраченного труда в рабочих днях, часах, минутах и т.п.

Большое значение трудовые измерители имеют для правильного расчета заработной платы.

На их основе (в сочетании с натуральными измерителями) нормируются производственные задания, рассчитываются показатели производительности труда.

Денежный (ценностный) измеритель, занимающий центральное место в бухгалтерском учете, является обобщающим, так как через рубли (или другую валюту) определяются объем имущественных прав организации, ее затраты, ранее выраженные в натуральных и трудовых измерителях, составляются сметы и производственные задания.

Денежный измеритель универсален. Его использование обусловлено действием закона стоимости, в результате которого важнейшие показатели деятельности выражаются только в единой стоимостной оценке (в денежном выражении).

Только с помощью денежного измерителя, применяемого в сочетании с другими видами измерителей, можно подсчитать общую стоимость разнообразного имущества организаций (основных средств - зданий, сооружений, оборудования, транспортных средств и др.; материально - производственных запасов - сырья, материалов, топлива, энергии, готовой продукции, товаров для перепродажи и др.; денежных средств на банковских счетах и в кассе организации и др.), определить производительность труда, себестоимость продукции и рентабельность, установить цены, осуществить кредитные, расчетные и другие хозяйственные операции, а также свести все это в соответствующих показателях бухгалтерского баланса и других формах бухгалтерской отчетности.

Именно денежный измеритель обеспечивает использование данных учета для планирования, управления и контроля хозяйственной деятельности.

Бухгалтерский учет определен как система, которая измеряет, обрабатывает и передает финансовую информацию. Бухгалтерский учет связан с измерением влияния (в денежном выражении) хозяйственных операций на конкретные хозяйствующие единицы.

Объектом измерения в бухгалтерском учете выступают хозяйственные операции, которые являются фактами хозяйственной жизни, оказывающими влияние на финансовое положение организации. Операции могут быть двусторонними и включать обмен ценностями (купля - продажа, платежи - займы и т.д.) между независимыми партнерами или односторонними (потери от пожара, наводнения, взрывы и кражи, износ станков и оборудования, постоянные накопления сумм по процентам и т.д.).

Все хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете в денежном измерении. Конечно, может иметь место отражение информации и нефинансового характера, но деньги являются единственной практически удобной единицей измерения, позволяющей получать сравнимые финансовые данные.

Согласно гражданскому законодательству денежные обязательства должны быть выражены в рублях, так как рубль является законным платежным средством, обязательным к приему по нарицательной стоимости на всей территории Российской Федерации.

В денежном обязательстве может быть предусмотрено, что оно подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме в иностранной валюте или в условных денежных единицах (экю, специальных правах заимствования и др.). В этом случае подлежащая уплате в рублях сумма определяется по официальному курсу соответствующей валюты или условных денежных единиц на день платежа, если иной курс или иная дата его определения не установлены законом или соглашением сторон.

Использование иностранной валюты, а также платежных документов в иностранной валюте при осуществлении расчетов по обязательствам на территории Российской Федерации допускается в случаях, в порядке и на условиях, определенных законом или в установленном порядке.

Положение по ведению бухгалтерского учета определяет, что бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности) ведется в валюте Российской Федерации - в рублях.

Хозяйственные операции являются предметом бухгалтерского учета. В практической работе бухгалтер отвечает на три основных вопроса:

1) когда произошла хозяйственная операция.

Суть этого вопроса состоит в том, чтобы знать, когда зарегистрировать хозяйственную операцию.

Например, организация заказывает, получает и оплачивает расходы по приобретению вычислительной техники. Возникает вопрос: какое из перечисленных действий должно оказать влияние на регистрацию торговой операции:

а) направление заявки - письма на покупку вычислительной техники организации - поставщику;

б) отгрузка вычислительной техники организацией - поставщиком;

в) получение вычислительной техники от организации - поставщика покупателем;

г) получение счета от организации - поставщика на оплату за переданную вычислительную технику;

д) оплата по счету за приобретенную вычислительную технику поставщику.

Нормативными документами по бухгалтерскому учету предусмотрен порядок, согласно которому хозяйственная операция подлежит регистрации на момент перехода права собственности на вычислительную технику от организации - продавца к организации - покупателю и возникновения обязательства у покупателя по оплате;

2) каково стоимостное выражение хозяйственной операции.

Согласно общепринятым бухгалтерским принципам все активы, пассивы, собственный капитал, доходы и расходы отражаются по первоначальной стоимости (фактической себестоимости). Себестоимость - это цена хозяйственной операции в точке ее идентификации. Согласно этому положению цель бухгалтерского учета состоит не в нахождении "стоимости", которая может меняться после совершения хозяйственной операции, а в определении себестоимости или стоимости на момент совершения хозяйственной операции.

Так, например, стоимость активов учитывается в момент их приобретения и сохраняется на этом уровне до тех пор, пока они будут потреблены или проданы. Такая практика называется принципом стоимости.

Рассмотрим это на конкретном примере.

Физическое лицо продает дом за 100 тыс. руб., который оценен для выплаты налога на недвижимость в 50 тыс. руб. и застрахован в оценке 40 тыс. руб. Одна организация предлагает за этот дом 90 тыс. руб. для размещения в нем медпункта, а другая - 80 тыс. руб. для его использования как складское помещение.

Покупка произведена второй организацией за 85 тыс. руб. При этом не предусмотрено осуществление работ по приведению этого дома в состояние, пригодное для использования как складское помещение. В этом случае первоначальной стоимостью приобретенного объекта будет 85 тыс. руб. до тех пор, пока не осуществится его продажа или не будут проведены работы по реконструкции.

Принцип стоимости отвечает стандарту проверяемости. Стоимость можно проверить, так как она является результатом действий независимых покупателей и продавцов, договаривающихся о цене. Она объективна, если подтверждена документами. Покупатель и продавец могут думать, что каждым из них заключена выгодная сделка, но их мнение не имеет отношения к бухгалтерскому учету;

3) каким образом должны быть классифицированы хозяйственные операции.

Классификация - это запись хозяйственных операций в системе счетов. Выбор счетов может оказать влияние на финансовые результаты организации.

Например, организацией закуплен инструмент, и в зависимости от того, как будет осуществлено его списание: как специально предназначенного для индивидуального заказа или массового производства полностью в момент передачи в производство или же в течение срока полезного использования, - это отразится на величине прибыли.

Иначе говоря, сама классификация зависит не только от правильного анализа сущности каждой хозяйственной операции и ее воздействия на результаты работы организации, но также и от логической конструкции системы (плана счетов).

4. УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ

Записать операцию на счетах - это значит отразить ее содержание в бухгалтерских книгах, карточках или свободных листах, являющихся учетными регистрами.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Учетные регистры являются, по существу, носителями данных о хозяйственных операциях, полученных из соответствующих первичных и сводных документов.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Учетный регистр - это специальные формы, предназначенные для учетных записей.

Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации.

Каждая карточка рассчитана на определенное количество записей. После того как вся карточка заполнена, записи продолжают вестись на новом бланке той же карточки, с присвоением ему очередного порядкового номера страницы.

Карточки открываются на год. Открытие карточки регистрируется в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью.

В настоящее время карточки являются одним из самых распространенных видов регистров, применяемых организациями. В основном они используются для аналитического учета товарно - материальных ценностей, затрат на производство, различных расчетов.

Свободные листы (ведомости) отличаются от карточек тем, что они изготовляются типографским способом из менее плотной бумаги и имеют больший формат.

Формат и графление свободных листов в зависимости от их назначения могут быть различными.

Свободные листы обязательно имеют соответствующее название (например, журнал - ордер, ведомость и др.), указание периода, на который рассчитан тот или иной учетный регистр (месяц, квартал), и таблицу, в которую непосредственно производятся учетные записи.

Они хранятся в особых папках - регистраторах и заводятся, как правило, на месяц, квартал.

Запись в учетные регистры осуществляется ручным способом или при помощи компьютера.

При ручном способе операции регистрируются вручную чернилами или шариковой ручкой (в случае если необходимо иметь несколько экземпляров - путем копирования). При компьютерном способе запись производится с использованием компьютерных бухгалтерских программ.

Записи в учетных регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясными, разборчивыми.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано.

Рассмотрим действующий порядок исправлений, вносимых в учетные регистры.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и методом "красного сторно".

Корректурный способ применяется в случае, если ошибка, допущенная в учетном регистре, не затрагивает корреспонденцию счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.

Сущность корректурного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым (или под зачеркнутым - в зависимости от имеющихся возможностей) пишется правильный текст или сумма.

Зачеркивание производится тонкой линией так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. При этом зачеркивается все число, если даже ошибка допущена только в одной цифре.

Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документах - подписями лиц, подписавших документ, в учетных регистрах - подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, записывая там "Исправленному верить" и правильный текст или сумму.

В бухгалтерской практике часто встречается выражение "записать красным" или "сторно". Это означает, что произведена сторнировочная запись (то есть записанные таким образом числа при подсчете учитываются со знаком "минус").

Нормативными документами порядок производства записей "сторно" не определен.

На практике применяются два распространенных варианта такой записи:

1) сторнировочная запись делается чернилами или пастой красного цвета;

2) число, подлежащее сторнированию, записывается пастой или чернилами того же цвета, что и остальные записи, а затем обводится вокруг сплошной чертой.

После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делается соответствующая отметка для облегчения последующей проверки правильности разноски.

По окончании месяца на каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим способом.

Свободные листы могут применяться в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей. Они просты в изготовлении и экономичны в использовании.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируются, переплетаются и сдаются на хранение в текущий архив организации.

По видам записей (по назначению) учетные регистры бывают хронологическими, систематическими и комбинированными.

Хронологические регистры предназначены для хронологической записи операций, то есть по порядку их совершения без какой-либо группировки и систематизации.

Эти регистры выполняют контрольные функции при проверке полноты отражения операций.

Систематические регистры используются для систематической записи операций.

В этих регистрах операции группируются по определенным признакам (регистры для ведения бухгалтерских счетов).

Примером систематического регистра является Главная книга.

Комбинированные регистры сочетают в себе признаки хронологических и систематических регистров.

Выбор того или иного вида учетного регистра обуславливается требованиями оптимальной организации учетного процесса на конкретном участке работы.

Применяемая технология обработки первичной учетной информации должна позволять не только своевременно формировать отчетность, но и предоставлять возможность оперативного снятия информации и формирования данных для управленческого учета.

Именно система применяемых регистров позволяет наиболее оперативно переходить от данных бухгалтерского учета к управленческому учету.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Коммерческая тайна представляет собой сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с гражданским законодательством.

Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, если она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну, определяются законом и иными правовыми актами.

Информация, составляющая служебную или коммерческую тайну, защищается способами, предусмотренными законами.

Лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в том числе контракту, и на контрагентов, сделавших это вопреки гражданско - правовому договору.

Не вправе разглашать информацию, представляющую коммерческую тайну, и государственные органы, выполняющие функции контроля, сбора налогов, получения и обработки информации.

Налоговым законодательством установлено, что к разглашению налоговой тайны относится, в частности, использование или передача другому лицу сведений, представляющих собой производственную или коммерческую тайну налогоплательщика, ставших известными должностному лицу налогового органа, органа налоговой полиции, органа государственного внебюджетного фонда или таможенного органа, привлеченному специалисту или эксперту при исполнении ими своих обязанностей.

В случае нарушения этого правила соответствующие государственные органы и их сотрудники несут ответственность, предусмотренную федеральными законами.

По уголовному законодательству Российской Федерации незаконные получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну, являются преступлением в сфере экономической деятельности и влекут уголовную ответственность.

Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну, определяются законом и иными правовыми актами.

В Российской Федерации установлен следующий перечень сведений конфиденциального характера:

- сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

- сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

- служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с гражданским законодательством;

- сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее);

- сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации;

- сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

К сведениям, не составляющим коммерческую тайну, относятся:

- учредительные документы (решение о создании предприятия или договор учредителей) и Устав;

- документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии, патенты);

- сведения по установленным формам отчетности о финансово - хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему;

- документы о платежеспособности;

- сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;

- документы об уплате налогов и обязательных платежах.

Таким образом, состав и объем сведений, представляющих собой коммерческую тайну, определяется собственником информации согласно действующему законодательству. Собственник информационных ресурсов или уполномоченные им лица имеют право контролировать исполнение требований по защите информации и запрещать или приостанавливать обработку информации в случае невыполнения этих требований.

5. ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

В соответствии с действующим законодательством предприятиям, учреждениям и организациям предоставлено право самостоятельно устанавливать организационные формы и методы бухгалтерского учета, основываясь на действующих в Российской Федерации или вновь разрабатываемых Минфином России или отраслевыми министерствами и ведомствами формах учета, при соблюдении общих методологических принципов.

Таким образом, технология обработки учетных данных и система применяемых регистров зависят от форм и методов бухгалтерского учета, которые формирует главный бухгалтер.

Форма бухгалтерского учета представляет собой строение учетных регистров и их взаимосвязь, а также последовательность и способы учетной регистрации.

Исходя из объема получаемой информации, степени подготовленности бухгалтеров и ряда других факторов, главный бухгалтер выбирает одну из следующих форм бухгалтерского учета:

- мемориально - ордерную форму (с использованием мемориальных ордеров и регистров аналитического учета), которая характерна для бюджетных учреждений и организаций;

- журнально - ордерную форму (с использованием журналов - ордеров, вспомогательных ведомостей, накопительных таблиц, регистров аналитического учета, Главной книги);

- компьютеризированное ведение учета (применение одного из вышеперечисленных способов с использованием компьютерной обработки данных);

- упрощенную форму для субъектов малого предпринимательства.

Мемориально - ордерная форма учета основана на записях в мемориальные ордера данных первичных и накопительных документов с последующей регистрацией ордеров в регистрационном журнале и переносе в Главную книгу.

Мемориальный ордер - это документ, в котором отражается бухгалтерская проводка. В нем указываются номер ордера, месяц, год, содержание записи, суммы, наименование дебетуемого и кредитуемого счетов (корреспонденция счетов).

Мемориальные ордера составляются на специальных бланках и подписываются главным бухгалтером. Количество составляемых за месяц мемориальных ордеров инструкциями не устанавливается. Это решает главный бухгалтер.

В мемориальном ордере сочетаются книжные и карточные разработочные и группировочные учетные регистры.

Учет ведется раздельно в хронологической и систематической записи.

Документы, приложенные к мемориальным ордерам, являются основанием для записей в регистрах аналитического учета.

В конце месяца составляются оборотная ведомость по счетам синтетического учета и оборотные ведомости по счетам аналитического учета и производится их взаимная сверка. Итоги оборотов по дебету и кредиту всех синтетических счетов, а также итог регистрационного журнала должны быть равны между собой.

Журнально - ордерная форма учета основана на применении накопительных регистров и линейно - позиционного способа записи.

Крупные организации используют единую журнально - ордерную форму счетоводства, а для небольших предприятий предусмотрена возможность осуществления бухгалтерского учета с применением ограниченного числа журналов - ордеров.

Широкое применение журналов - ордеров позволяет производить в них записи по мере поступления документов или итогами за месяц из накопительных ведомостей.

Журнально - ордерная форма счетоводства основана на использовании принципа накапливания данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета.

Накапливание и систематизация данных первичных документов производятся в учетных регистрах, которые дают возможность отразить все подлежащие учету средства и все хозяйственные операции по их использованию за отчетный месяц, что исключает необходимость составления мемориальных ордеров.

Хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций осуществляется одновременно как единый рабочий процесс. Журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется.

Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для руководства и контроля за финансово - хозяйственной деятельностью организации, а также для составления промежуточной и годовой отчетности.

Аналитический и синтетический учет осуществляются, как правило, совместно в единой системе записей.

Карточки аналитического учета могут быть заведены в виде исключения по некоторым видам расчетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов.

Сохраняются инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам.

В соответствии с этим оборотные ведомости составляются только по расчетам, по которым ведутся карточки аналитического учета.

Сохраняются сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.

В единой журнально - ордерной форме счетоводства применяются, как правило, два вида бухгалтерских регистров: журналы - ордера и вспомогательные ведомости.

В целях обеспечения рациональной техники обобщения или группировки некоторых учетных данных, кроме указанных регистров, могут применяться специальные разработочные таблицы.

Основными регистрами бухгалтерского учета являются журналы - ордера.

Вспомогательные ведомости обычно применяются, если требующиеся аналитические показатели сложно обеспечить непосредственно в журналах - ордерах. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в журналы - ордера.

В основу построения журналов - ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам.

Синтетические данные регистрируются по данным первичных документов только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

Итоговые данные журналов - ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу.

Шахматная контрольная ведомость или шахматный баланс не ведутся. Не составляется также баланс оборотов.

Сальдовый баланс составляется по данным Главной книги с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров.

Исходя из принципа регистрации учетных данных по кредитовому признаку, записи по кредиту каждого синтетического счета (в корреспонденции с дебетуемыми счетами) производятся полностью в каком-либо одном журнале - ордере.

Дебетовые обороты по соответствующему синтетическому счету выявляются в различных журналах - ордерах - по мере регистрации в них записей по кредиту корреспондирующих с ним счетов. После перенесения итоговых данных из всех журналов - ордеров в Главную книгу в ней выявляются данные по дебету каждого счета.

Дебетовые обороты по счетам, по которым синтетический и аналитический учет ведется объединенно в единых регистрах, также находят отражение в журналах - ордерах, предназначенных для регистрации записей по кредиту этих счетов.

Журналы - ордера, в которых наряду с записями по кредиту определенных синтетических счетов ведется и аналитический учет, содержат два раздела: один - для записи операций по кредиту счета (собственно журнал - ордер), другой - для отражения показателей аналитического учета.

Журналы - ордера, как правило, построены таким образом, что в них отражаются однородные по экономическому содержанию операции, а также операции, счетно связанные между собой.

Именно поэтому некоторые журналы - ордера предназначены для отражения операций по кредиту нескольких синтетических счетов, одинаковых по своему экономическому содержанию. В этом случае для каждого из них в регистре отведен раздел или графа.

Для обеспечения правильной группировки данных первичных документов в журналах - ордерах предусмотрены типовая корреспонденция по кредиту счетов и перечень необходимых показателей для промежуточной и годовой отчетности. В журналах - ордерах, предназначенных для синтетического и аналитического учета, предусмотрены, кроме того, необходимые позиции (статьи) аналитического учета.

Таким образом, в основу построения единой журнально - ордерной формы счетоводства положены следующие важнейшие принципы:

- производство записей в журналах - ордерах в порядке регистрации операций только по кредиту счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами;

- совмещение, как правило, в единой системе записей синтетического и аналитического учета;

- отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций в разрезе показателей, требующихся для контроля и составления промежуточной и годовой отчетности;

- применение объединенных журналов - ордеров по счетам, счетно и экономически связанным друг с другом;

- применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, с показателями, требующимися для составления периодической и годовой отчетности;

- применение месячных журналов - ордеров.

Записи в регистрах производятся по мере поступления документов либо итогами за месяц, в зависимости от характера и содержания операции.

На документах, данные которых включены в журналы - ордера и ведомости, указываются номера соответствующих регистров и порядковые номера записи (номер строки).

По документам, данные по которым отражены в регистрах общим итогом, номер регистра и порядковый номер записи приводятся на отдельном листе, прикрепляемом к сброшюрованным документам.

Итоговые записи в журналах - ордерах подлежат обязательной сверке с данными первичных документов, на основании которых произведены эти записи. Это обеспечивает надлежащий контроль за правильностью учета хозяйственных операций.

В тех журналах - ордерах, учетные записи в которых не могут быть проконтролированы путем их сопоставления с соответствующими показателями других регистров, общий итог по кредиту счета проставляется на основе подсчета сумм по первичным документам. Итоговые данные по документам используются для проверки полученных в журнале - ордере итогов по отдельным корреспондирующим счетам.

Суммы, относимые в дебет тех счетов, по которым аналитический учет ведется в соответствующих им журналах - ордерах или ведомостях, расшифровываются и группируются по субсчетам или статьям аналитического учета.

На крупных предприятиях, организациях и стройках такая расшифровка осуществляется в специальных листках - расшифровках, которые составляются по дебетовому признаку: на каждый дебетуемый счет, по которому требуется аналитическая группировка, открывается отдельный листок - расшифровка. При этом, если в дебет данного счета относятся суммы с кредита нескольких счетов, сосредоточенных в одном журнале - ордере или размещенных в разных журналах - ордерах, но ведущихся одним счетным работником, указанная группировка осуществляется в одном листке - расшифровке.

Аналогичные листки - расшифровки составляются к ведомостям учета дебетовых оборотов по кассе и расчетным счетам.

Записи в листках - расшифровках производятся по данным однородных документов, итогами за день или более продолжительный период, а в необходимых случаях - по данным отдельных документов с кратким пояснением содержания операции. По окончании отчетного месяца заполненные листки - расшифровки передаются работнику, ведущему журналы - ордера, в которых должны найти отражение аналитические данные по соответствующим счетам. После записи в регистры данных листков - расшифровок они приобщаются к остальным документам, являющимся основанием для заполнения этих регистров.

В тех журналах - ордерах, в которых отражаются аналитические данные, записи производятся итогами за месяц, которые устанавливаются подсчетом сумм по соответствующим документам, предварительно сгруппированным в разрезе требующихся аналитических данных.

На всех регистрах указывается название месяца, в котором они заполняются, а в необходимых случаях - и наименования синтетических счетов.

В конце месяца регистры подписываются лицами, производившими записи. Все журналы - ордера подписываются, кроме того, главным бухгалтером организации или уполномоченным им на то лицом.

В регистрах, из которых необходимые показатели переносятся в Главную книгу или в другие регистры, делается соответствующая отметка.

Исправление обнаруженных в регистрах ошибок, до проставления итогов, осуществляется в следующем порядке: ошибочная запись зачеркивается красными чернилами, а правильная сумма пишется над зачеркнутой - черными чернилами. Если ошибка обнаружена в журнале - ордере после проставления итогов, но до внесения их в Главную книгу, исправление делается в предусмотренных после итогов свободных строках или графах.

После записи в Главную книгу итогов журналов - ордеров никакие исправления в них не допускаются. Необходимые уточнения оборотов оформляются специально составляемой бухгалтерской справкой. Данные справки заносятся в Главную книгу обособленно.

Изменение оборотов в текущем месяце по операциям, относящимся к прошлым периодам, отражается в журналах - ордерах дополнительной записью (уменьшение оборотов - метод "красное сторно").

Главная книга используется для обобщения данных из журналов - ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и составления отчетного баланса.

В Главной книге показываются вступительное сальдо, текущие обороты и исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. Запись текущих оборотов в Главную книгу является одновременно и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах - ордерах.

В Главной книге текущие обороты производятся только по счетам первого порядка. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету - в корреспонденции с кредитуемыми счетами.

Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

Главная книга открывается на год. На каждый счет отводится один или два листа. Если открываются два листа, то второй лист используется как вкладной к основному.

6. ВЕДЕНИЕ ГЛАВНОЙ КНИГИ ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ
ЖУРНАЛЬНО - ОРДЕРНОЙ ФОРМЫ СЧЕТОВОДСТВА
КАК ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ ТРЕБОВАНИЕ ДЕЙСТВУЮЩЕГО
ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА

Компьютеризированное ведение бухгалтерского учета на основе компьютерных бухгалтерских программ получило широкое распространение в настоящее время.

Использование компьютерной бухгалтерской программы является не чем иным, как технологией ведения обработки информации (другими вариантами могут быть ручной способ или ручной способ с частичным применением средств автоматизации), а не отдельной формой счетоводства.

В связи с этим применение всевозможных бухгалтерских программ ведения бухгалтерского учета не освобождает от ведения Главной книги.

Особенности ведения бухгалтерского учета субъектами малого предпринимательства регламентированы Типовыми рекомендациями для субъектов малого предпринимательства.

Субъектам малого предпринимательства рекомендуется вести бухгалтерский учет с применением следующих систем регистров бухгалтерского учета:

- единой журнально - ордерной формы счетоводства для предприятий;

- журнально - ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций;

- упрощенной формы бухгалтерского учета.

Малое предприятие самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета из утвержденных соответствующими органами, исходя из потребностей и масштаба своего производства и управления, численности работников.

Так, малым предприятиям, занятым в материальной сфере производства, рекомендуется использовать регистры, предусмотренные в журнально - ордерной форме счетоводства.

Малые предприятия, занятые торговлей и иной посреднической деятельностью, могут использовать регистры из упрощенной формы бухгалтерского учета, применяя при необходимости отдельные регистры для учета определенных ценностей, преобладающих в их деятельности (товарно - материальных запасов, финансовых активов и т.п.), из единой журнально - ордерной формы счетоводства.

При этом малое предприятие может самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей работы при соблюдении:

- единой методологической основы бухгалтерского учета, предполагающей ведение бухгалтерского учета на основе принципов начисления и двойной записи;

- взаимосвязи данных аналитического и синтетического учета;

- сплошного отражения всех хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета на основании первичных учетных документов;

- накапливания и систематизации данных первичных документов в разрезе показателей, необходимых для управления и контроля за хозяйственной деятельностью малого предприятия, а также для составления бухгалтерской отчетности.

Малым предприятиям с простым технологическим процессом производства продукции, выполнения работ, оказания услуг и имеющим незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более ста в месяц) рекомендуется применение упрощенной формы бухгалтерского учета.

Организациям, применяющим упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности, предоставляется право оформления первичных документов бухгалтерской отчетности и ведения книги учета доходов и расходов по упрощенной форме, в том числе без применения способа двойной записи, плана счетов и соблюдения иных требований, предусмотренных действующим положением о ведении бухгалтерского учета и отчетности, но не предоставляется право оформления первичных учетных документов по упрощенной форме.

Для организации учета по упрощенной форме бухгалтерского учета малое предприятие на основе общего Плана счетов составляет рабочий План счетов бухгалтерского учета хозяйственных операций, который позволит вести учет средств и их источников в регистрах бухгалтерского учета по основным счетам и тем самым обеспечивать контроль за наличием и сохранностью имущества, выполнением обязательств и достоверностью данных бухгалтерского учета.

Субъекты малого предпринимательства, применяющие упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности:

- должны оформлять первичные учетные документы в соответствии с установленным порядком;

- имеют право вести бухгалтерский учет по упрощенной форме, в том числе без применения способа двойной записи, плана счетов и соблюдения иных требований, предусмотренных действующим положением о ведении бухгалтерского учета и отчетности, утвердив применяемые формы приказом или иным документом;

- имеют право вести книгу учета доходов и расходов, в которой в хронологической последовательности на основе первичных документов позиционным способом отражаются хозяйственные операции, осуществленные в отчетном периоде.

Но поскольку налогообложение субъектов малого предпринимательства, применяющих упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности, осуществляется по итогам, выведенным в книге доходов и расходов, то это право превращается в необходимость.

Под субъектами малого предпринимательства понимаются коммерческие организации, в уставном капитале которых:

- доля участия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов не превышает 25%;

- доля, принадлежащая одному или нескольким юридическим лицам, не являющимся субъектами малого предпринимательства, не превышает 25%;

и в которых средняя численность работников за отчетный период не превышает следующих предельных уровней (малые предприятия):

в промышленности - 100 человек;

в строительстве - 100 человек;

на транспорте - 100 человек;

в сельском хозяйстве - 60 человек;

в научно - технической сфере - 60 человек;

в оптовой торговле - 50 человек;

в розничной торговле и бытовом обслуживании населения - 30 человек;

в остальных отраслях и при осуществлении других видов деятельности - 50 человек.

Под субъектами малого предпринимательства понимаются также физические лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Действие упрощенной системы налогообложения, учета и отчетности распространяется на индивидуальных предпринимателей и организации с предельной численностью работающих (включая работающих по договорам подряда и иным договорам гражданско - правового характера) до 15 человек (то есть 14 человек включительно) независимо от вида осуществляемой ими деятельности. Предельная численность работающих для организаций включает численность работающих в их филиалах и подразделениях.

Малые предприятия, осуществляющие несколько видов деятельности (многопрофильные), относятся к таковым по критериям того вида деятельности, доля которого является наибольшей в годовом объеме оборота или годовом объеме прибыли.

Средняя за отчетный период численность работников малого предприятия определяется с учетом всех его работников, в том числе работающих по договорам гражданско - правового характера и по совместительству с учетом реально отработанного времени, а также работников представительств, филиалов и других обособленных подразделений указанного юридического лица.

7. ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

В соответствии с Законом о бухгалтерском учете руководитель несет ответственность:

- за организацию бухгалтерского учета в возглавляемой им организации;

- за соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций.

Так, руководитель организации обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить неукоснительное выполнение всеми структурными подразделениями и службами, работниками организации, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера или бухгалтера, выполняющего его функции в организации, по вопросам оформления и представления для учета необходимых документов и сведений.

Поскольку ответственность за ведение бухгалтерского учета Закон о бухгалтерском учете возлагает на главного бухгалтера (бухгалтера), то целесообразно, чтобы приказ по учетной политике организации и другие документы в обязательном порядке визировались главным бухгалтером (бухгалтером) организации или иным лицом, которому в соответствии с действующими нормами поручено ведение учета в организации.

Кроме того, руководитель организации несет юридическую ответственность за соблюдение законов, федеральных законов, федеральных конституционных законов, указов Президента Российской Федерации, правовых актов Правительства РФ и других нормативных правовых актов.

Руководитель организации самостоятельно может определить (в зависимости от объема учетной работы) организационную систему бухгалтерского учета в соответствующей организации:

1) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

2) ввести в штат должность бухгалтера;

3) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру - специалисту;

4) вести бухгалтерский учет лично.

Отнесение вопроса о форме организации ведения бухгалтерского учета к компетенции руководителя организации означает, что учредители, акционеры или другие участники соответствующего юридического лица, а также собственник имущества организации не вправе своими решениями непосредственно определять форму организации учетной работы.

Учреждение бухгалтерской службы как структурного подразделения организации производится на основании соответствующего приказа или распоряжения руководителя организации. В связи с этим в нем должны быть также предусмотрены соответствующие изменения и дополнения, вносимые в штатное расписание организации.

При наличии более двух бухгалтеров бухгалтерская служба должна оформляться как структурное подразделение организации, возглавляемое главным бухгалтером, который и осуществляет руководство бухгалтерией.

Бухгалтерская служба как структурное подразделение соответствующей организации не обладает правами юридического лица.

В приказе (распоряжении) руководителя об учреждении бухгалтерской службы целесообразно утвердить Положение о бухгалтерской службе (бухгалтерии), а также должностные (служебные) инструкции работников бухгалтерии.

При вступлении в должность главному бухгалтеру в первую очередь необходимо ознакомиться с Положением о бухгалтерской службе, а при его отсутствии - составить данный документ. Он должен включать следующие разделы: общие положения; цели, задачи бухгалтерии; функции бухгалтерии; права и обязанности работников; взаимоотношения с другими структурными подразделениями организации; организация работы.

В Положении о бухгалтерской службе могут быть закреплены основные квалификационные требования к главному бухгалтеру. Например, на должность главного бухгалтера может быть принят специалист с опытом работы в бухгалтерии не менее пяти лет, имеющий высшее экономическое образование и аттестат профессионального бухгалтера, а также соответствующий прочим требованиям.

Рекомендуется также указывать, какие документы подписываются (утверждаются или визируются) работниками бухгалтерии, в частности главным бухгалтером.

Взаимодействие бухгалтерии с другими структурными подразделениями организации определяется движением документов.

Должностные инструкции составляются для каждого работника бухгалтерии в целях разграничения полномочий работников, определения их прав и обязанностей. Закрепление за работниками участков бухгалтерского учета позволяет избежать дублирования или неоформления отдельных хозяйственных операций.

В инструкции указывается, какие документы получает работник бухгалтерии для обработки, кому он в дальнейшем передает их, какие документы он имеет право подписывать.

Структура должностной инструкции работника бухгалтерии соответствует Положению о бухгалтерской службе и имеет следующие разделы: общие положения; функции работника; права и обязанности; взаимодействие с другими работниками бухгалтерии и организации; организация работы; правила оценки результатов работы.

Должностная инструкция работника бухгалтерии составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. После ознакомления работника с должностной инструкцией он ставит отметку "Ознакомлен", дату и подпись.

Текст должностной инструкции рекомендуется выдать бухгалтеру, что также фиксируется надписью "Инструкция получена на руки", затем ставится дата и подпись.

Принятый на работу новый главный бухгалтер имеет право изменить должностные инструкции в соответствии со своими требованиями. После этого они утверждаются руководителем организации и доводятся до работников бухгалтерии.

В штатном расписании должны быть предусмотрены следующие данные: общее количество работников бухгалтерии, наименования должностей, система оплаты труда и размер заработной платы.

Главный бухгалтер должен обоснованно определить количество работников бухгалтерии и степень их квалификации.

После этого проводится аттестация работников бухгалтерии, по результатам которой работник может быть уволен, переведен на другую должность и др. Кроме этого, необходимо решить вопросы взаимозаменяемости сотрудников в случае болезни, отпусков и т.д.

Введение в штат должности бухгалтера производится на основании приказа или распоряжения руководителя организации о внесении соответствующих изменений в штатное расписание.

В случае передачи на договорных началах ведения бухгалтерского учета и отчетности централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру - специалисту заключается гражданско - правовой договор. Наиболее предпочтительным является в данном случае договор возмездного оказания услуг.

Необходимо также иметь в виду, что специфика взаимоотношений организации с субъектом, которому поручено ведение бухгалтерского учета, может вызвать необходимость заключения между ними смешанного договора, содержащего отдельные элементы договоров возмездного оказания услуг, подряда, поручения и других гражданско - правовых договоров.

К специализированным организациям, привлекаемым на договорных началах для ведения бухгалтерского учета, можно отнести организации, уставом которых предусмотрен такой вид деятельности, как ведение бухгалтерского учета. Такими организациями, в частности, могут быть бухгалтерские и аудиторские фирмы.

7.1. Методы ведения бухгалтерского учета

Для учета в организациях применяют различные приемы и способы, совокупность которых представляет собой метод бухгалтерского учета.

Каждый отдельный прием или способ является элементом метода бухгалтерского учета.

К ним относятся:

- документация;

- счета и двойная запись и др.

7.1.1. Документация

7.1.1.1. Первичные учетные документы

В соответствии с Законом об информации документированная информация (документ) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения.

Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.

Каждый профессиональный бухгалтер знает, что основой для внесения записи в регистры бухгалтерского учета может служить только первичный документ, оформленный в полном соответствии с требованиями действующего законодательства.

При налоговой проверке правильно оформленные бухгалтерские документы служат письменным свидетельством факта совершения хозяйственной операции либо права предприятия на ее совершение.

Хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, не может считаться правовым экономическим событием, поскольку нет объекта бухгалтерского учета.

Таким образом, если первичные учетные документы оформлены ненадлежащим образом, то перед организацией может возникнуть проблема: как доказать налоговым органам факт совершения хозяйственной операции?

В случае возникновения споров косвенным подтверждением факта совершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, такие, как акты инвентаризации, экспертные заключения, а также свидетельские показания. Однако налоговые органы вправе не согласиться с представленными косвенными доказательствами (либо их может оказаться недостаточно).

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Таким образом, обязательным условием отражения всех без исключения хозяйственных операций, проводимых организацией, в системном бухгалтерском учете является их оформление оправдательными документами, обладающими определенными характеристиками и отвечающими соответствующим предъявляемым к ним требованиям (они должны быть достоверными, ясными, объективными и др.).

Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные бухгалтерские документы являются письменным свидетельством совершения хозяйственной операции или дают право на ее совершение.

Из этого следует, что понятие "первичные учетные документы" шире понятия "оправдательные документы", в частности, "Требование - накладная" типовой межотраслевой формы N М-11 предназначена для отражения операций, связанных с перемещением материальных ценностей внутри одной организации, но не затрагивает и не изменяет обязательства организации перед другими.

Поэтому документирование хозяйственных операций - это первичная регистрация (подтверждение) каждой хозяйственной операции правильно оформленным первичным документом, имеющим юридическую силу, в местах и в момент ее совершения, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. Соответственно и первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно - кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

При организации учета с помощью компьютерных программ роль первичных документов выполняют магнитные носители информации (диски, дискеты и др.), удостоверяющие факт выполнения хозяйственной операции.

От качества первичных документов в значительной степени зависит качество всего бухгалтерского учета в организации.

Ответственность за своевременное и надлежащее оформление первичных учетных документов, их передачу в установленные сроки в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Для ведения первичного учета в организации следует определить круг лиц, имеющих право на составление первичных документов. Для этих целей используются должностные инструкции и сложившаяся технология обработки документации в бухгалтерии организации.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению без подписи главного бухгалтера.

При этом под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Подписи лиц, ответственных за составление первичных документов на магнитных носителях информации, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Юридическая сила документа зависит и от того, насколько его разработчиками соблюдены требования как в целом к форме данного документа, так и к другим отдельным элементам (реквизитам) этого документа.

Такие требования определены Постановлением Госстандарта России от 31.07.1997 N 273 в государственном стандарте Российской Федерации "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-97)" (в ред. от 21.01.2000 N 9-ст).

ГОСТ введен в действие с 1 июля 1998 г. и распространяется на организационно - распорядительные документы любых как государственных, так и негосударственных организаций. Он не устанавливает порядок оформления первичных бухгалтерских документов.

Кроме того, документы, оформленные с отступлением от требований данного государственного стандарта, теряют юридическую значимость.

Например, отсутствие подписи руководителя в приказе или грифа "Утверждаю" на штатном расписании говорит о том, что такой документ не имеет юридической силы.

7.1.1.2. Альбомы унифицированных (типовых)
форм первичной учетной документации

Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономразвития России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации.

Следовательно, первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, разработанных и утвержденных Госкомстатом России.

Госкомстат России предоставил право организациям вносить при необходимости дополнительные реквизиты в первичные документы. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается внесение изменений в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включение дополнительных строк (в том числе свободных) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Документы, форма которых не содержится в альбомах унифицированных форм, должны содержать для придания им юридической силы следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

В необходимых случаях (в зависимости от характера операций, требований нормативных актов и технологии обработки учетной информации) в первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, название и адрес предприятия, учреждения, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

В условиях компьютерной обработки данных бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи компьютера, пишущих машинок и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш.

Не принято заполнять документы чернилами или пастой красного или зеленого цвета.

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно - материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются соответствующими нормативными правовыми актами.

Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контролирует движение имущества и выполнение обязательств.

Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке.

Проверка первичных документов осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), арифметически и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

При проверке первичных документов по форме выявляется, был ли использован бланк соответствующей формы, все ли необходимые реквизиты указаны, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок и неоговоренных исправлений.

Арифметическая проверка первичных документов позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки.

Проверка первичных документов по содержанию выявляет законность и целесообразность зафиксированной в документе хозяйственной операции, а также логическую увязку отдельных показателей. При такой проверке также проверяется, была ли на самом деле выполнена эта операция и соответствует ли выполнение данной операции указанному объему.

Не допускается оформление операций, противоречащих действующему законодательству и установленному порядку обращения с денежными средствами и другими ценностями.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования, например специальный штамп или надпись, сделанную бухгалтером от руки, дату записи в учетный регистр.

В банковских документах не допускается внесение исправлений, подчисток, помарок.

Аналогичное требование предъявляется и к кассовым документам.

Так, в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны заполняться четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или быть выписаны на машине (пишущей или вычислительной), и подчистки, помарки и исправления в этих документах не допускаются.

Таким образом, при обнаружении ошибок в банковских и кассовых документах их следует переписывать заново.

В остальные первичные учетные документы (кроме банковских и кассовых) исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

В соответствии с порядком по бухгалтерскому учету при хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Кроме того, для систематизации однородных хозяйственных операций также используются сводные документы, в которые заносятся показатели сгруппированных хозяйственных операций.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться:

- на бумажных носителях информации;

- на магнитных носителях информации.

Практика показывает, что для облегчения и оперативности ведения бухгалтерского учета подавляющее большинство организаций применяет компьютерные бухгалтерские программы и составляет учетные документы на магнитных носителях информации.

7.1.1.3. Дублирование учетных документов на
бумажных носителях

В случае составления первичных и сводных учетных документов на магнитных носителях информации организация нередко вынуждена дублировать учетные документы на бумажных носителях.

В действующем законодательстве Российской Федерации отсутствует прямое указание относительно того, какие формы первичных и сводных учетных документов организации необходимо иметь на бумажном носителе, если в данной организации бухгалтерский учет ведется с применением компьютерных бухгалтерских программ.

Из анализа нормативных документов в области бухгалтерского учета и отчетности следует, что предприятия, учреждения и организации самостоятельно формируют учетную политику исходя из своей организационно - правовой структуры, отрасли и другой специфики деятельности, руководствуясь действующим законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, а также нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет.

Учетная политика, принятая организацией, утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета. Организация должна документально оформлять все хозяйственные операции, однако она сама решает, какие документы следует оформлять в бумажном виде и какие - на магнитном носителе.

Если организация ведет учет с применением компьютерных бухгалтерских программ, то она обязана за свой счет изготавливать копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

7.1.1.4. Классификация первичных документов

По своему назначению документы подразделяются:

- на распорядительные документы, предписывающие совершить какое-либо действие или ряд действий, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (например, приказ на выплату премии, распоряжение руководителя на выдачу денежных средств под отчет, платежное поручение на перечисление денежных средств с расчетного счета и т.д.). Такие документы разрешают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах;

- на оправдательные документы, подтверждающие факт совершения определенных хозяйственных операций и обоснованность их совершения, содержащие информацию об исполнении распоряжения (например, накладные, авансовый отчет, квитанция к приходному кассовому ордеру и т.д.). Информация, содержащаяся в этих документах, заносится в учетные регистры;

- на комбинированные документы, заключающие в себе функции распорядительных (разрешительных), оправдательных документов и документов бухгалтерского оформления (например, расчетно - платежная ведомость или расходный кассовый ордер, являющиеся, с одной стороны, распоряжением на выплату денежных средств из кассы определенным лицам, а с другой, - подтверждением получения указанными лицами соответствующих денежных сумм);

- на документы бухгалтерского оформления, предназначенные исключительно для целей бухгалтерского учета, конкретизирующие или поясняющие отражение в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий (например, бухгалтерская справка, расчет амортизации основных средств и т.д.). Эти документы нужны для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе.

Кроме того, по объему отраженных операций документы подразделяются:

- на первичные документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные и др.);

- на сводные документы, предназначенные для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной деятельности и др.).

По количеству отраженных в них операций документы подразделяются:

- на разовые документы, составляющиеся отдельно по каждой операции (например, накладная на отпуск материалов);

- на накопительные документы, отражающие несколько операций за определенный период (например, лимитно - заборная карта).

По числу учитываемых позиций документы бывают:

- однострочными, содержащими одну учетную позицию;

- многострочными, содержащими две и более учетные позиции (например, платежная ведомость).

По месту составления (по отношению к организации) документы классифицируются:

- на внутренние документы, составленные в самой организации ее сотрудниками для оформления внутренних хозяйственных операций (например, акт ввода в эксплуатацию основных средств и т.д.);

- на внешние документы, составленные контрагентами организации, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими партнерами по бизнесу (например, платежные поручения, накладные на получение товарно - материальных ценностей от поставщиков, железнодорожные накладные и т.д.).

По содержанию хозяйственных операций документы подразделяются:

- на материальные документы, служащие для оформления операций по движению товарно - материальных ценностей (например, акт (накладная) приемки - передачи основных средств, акт о приемке материалов);

- на денежные документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами организации (платежное поручение, приходный кассовый ордер и др.);

- на расчетные документы, используемые для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими партнерами по внешним обязательствам (счет, счет - фактура и др.).

По способу заполнения документы могут быть заполненными вручную или с помощью компьютера.

В отдельную группу документов следует выделить учетные регистры, то есть документы аналитического и синтетического учета (ведомости, журналы - ордера, бухгалтерские книги и т.д.).

Для быстрого поиска необходимого документа в бухгалтерии формируется номенклатура дел.

Каждый полученный документ подшивается после обработки в папку - дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. Список дел оформляется следующим образом:

Индекс дела (номера на папках)	Наименование дела (заголовок)	Количество дел в папке	Номер папки по перечню	Срок хранения	Примечания

Индекс дела состоит из двух частей - присвоенного подразделению номера (например 005 - бухгалтерия) и номера по порядку в бухгалтерии. Графа "Количество дел" заполняется в конце года. В графе "Примечания" указывается, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документа: перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий (с указанием сроков хранения), либо перечня управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

7.1.1.5. График документооборота

Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой организацией учетной политики.

Под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов.

Документы должны создаваться в соответствии с утвержденным приказом или распоряжением графиком документооборота организации.

Отсутствие графика документооборота не влечет за собой административной или финансовой ответственности, но значительно усложняет работу сотрудников бухгалтерии.

На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами (менеджеры по продажам, коммерческие агенты и др.).

В официальном порядке до их сведения доводятся правила оформления первичных документов и сроки представления данных документов в бухгалтерию (нередко на практике это положение не включается в общий график документооборота, в результате чего задержка в приеме счетов - фактур составляет несколько месяцев).

В связи с этим целесообразно составить соответствующий приказ руководителя, в котором установить ответственность за непредставление или несвоевременное представление документов в бухгалтерию (выговор, лишение премии и др.).

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.

Графиком устанавливается рациональный документооборот, то есть предусматривается оптимальное число структурных подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в структурном подразделении организации.

Документооборот на предприятии регламентируется графиком, который по каждому документу должен содержать следующие разделы:

- наименование документа;

- порядок создания документа, включающий количество экземпляров, ответственных за выписку, оформление и исполнение документа и срок исполнения документа;

- порядок проверки документа с указанием ответственных за проверку, тех, кто представляет, порядок представления и срок представления;

- порядок обработки документа с указанием исполнителей и срока исполнения;

- порядок передачи документа в архив с указанием исполнителей и срока передачи.

Работники организации (руководители структурных подразделений, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.

Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и структурные подразделения организации, в которые представляются указанные документы.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы, таблицы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, их своевременную передачу для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, которые создали и подписали документы.

Соблюдение исполнителями графика документооборота контролируется главным бухгалтером организации.

Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех структурных подразделений и служб организации.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Рекомендуем следующую форму организационно - распорядительного документа, устанавливающего порядок документооборота организации:

Образец

Общество с ограниченной ответственностью "Эдельвейс"

Приказ N 7

г. Москва 10 января 2001 г.

Приказываю:

1. В целях обеспечения своевременной и эффективной работы структурных подразделений ООО "Эдельвейс" и рациональной организации документооборота всем ответственным лицам сдавать отчеты по своей деятельности согласно утвержденному графику документооборота:

- коммерческий директор - до 5-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет об объемах, количестве поставок товарно - материальных ценностей, аккуратности расчетов покупателей - оптовых фирм;

- руководитель службы безопасности - до 3-го числа каждого месяца сдает отчет коммерческому директору о состоянии дел кредитуемых торговых фирм, о количестве положительных кредитных историй и положительных заключений на выдачу товарного кредита;

- менеджеры по продажам - до 3-го числа каждого месяца сдают отчеты коммерческому директору о параметрах кредитования в рамках товарного кредита - лимиты по объемам, сроки кредитования, нормы процентов в день в разрезе розничных магазинов;

- коммерческие агенты - до 3-го числа каждого месяца сдают отчеты руководителю службы безопасности о количестве заявок, переданных менеджерам по продажам, на предоставление товарного кредита, с указанием суммы заявки по каждому розничному магазину;

- менеджер по кадрам - до 5-го числа каждого месяца представляет для утверждения генеральному директору трудовые контракты с новыми сотрудниками и их должностные инструкции, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности материально - ответственных лиц; 1-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру табель рабочего времени; до 5-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру документы на сотрудников, принятых на работу в течение последнего месяца;

- главный бухгалтер - до 10-го числа каждого месяца составляет для генерального директора сводки, содержащие данные о прибыли, полученной за месяц, сумме затрат и налогах; до 28-го числа первого месяца квартала сдает бухгалтерские балансы в налоговую инспекцию после обработки полученных данных из отчетов сотрудников, предварительно ознакомив с ними генерального директора.

2. Все вышеперечисленные отчеты сдаются в строгом соответствии с формами, утвержденными в соответствующих приложениях к приказу по учетной политике ООО "Эдельвейс". Ответственность за разработку форм несут уполномоченные лица. Контроль за разработку форм возлагается на главного бухгалтера.

3. За несвоевременную сдачу отчетов ответственность возлагается на виновных лиц (вплоть до увольнения).

4. Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера.

Генеральный директор ООО "Эдельвейс" ________________________

Приложение: график документооборота

7.1.1.6. Сохранность первичных учетных документов

Главный бухгалтер организации обеспечивает сохранность первичных учетных документов (накладных, счетов, счетов - фактур, приходно - кассовых ордеров и т.д.), форм бухгалтерской отчетности, налоговых расчетов (налоговых деклараций), оформление и передачу их в архив.

Данные документы должны храниться до их передачи в архив организации в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентируются:

- в течение четырех календарных лет деятельности налогоплательщика по налоговому законодательству;

- не менее пяти лет по требованиям бухгалтерского учета.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Сроки и порядок хранения документов, их передача в соответствующие государственные архивы, а также условия уничтожения документов с истекшим сроком хранения определяются Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденным Главархивом СССР 15.08.1988 (в ред. Решения Госналогслужбы России и Росархива от 27.06.1996 и Федеральной архивной службы России от 06.10.2000), если иное не утверждено в законодательном порядке.

Перечнем установлены различные сроки хранения документов в зависимости от их вида.

По истечении установленных действующим законодательством сроков хранения документов в организации они подлежат передаче на хранение в Архивный фонд Российской Федерации.

Архивный фонд Российской Федерации состоит из двух частей:

- государственной части, обязательной передаче в которую подлежат документы государственных предприятий, учреждений, организаций;

- негосударственной части, где (согласно п.17 Положения об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 17.02.1994 N 552) хранятся в том числе и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных организаций.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Федеральный архивной службы совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности. Соглашение с органом или учреждением Федеральной архивной службы влечет для организации включение части его документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.

В связи с тем что Положение об Архивном фонде Российской Федерации не обязывает негосударственные организации заключать такие соглашения (договоры), организации вправе решать сами вопрос об их целесообразности.

Именно поэтому передача документов в негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации не носит обязательного характера и осуществляется на основании соглашения (договора) между органами Федеральной архивной службы и собственниками документов.

Однако в любом случае сроки хранения документов будут определяться в соответствии с вышеназванным Перечнем.

Организации, чьи документы отнесены к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, должны своими силами обеспечить их постоянное хранение в специально создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России от 06.10.2000, установлены следующие сроки хранения бухгалтерских документов:

- отчетов по налогам: годовых - постоянно; квартальных - 5 лет; месячных - 1 год;

- бухгалтерских отчетов и балансов организаций: сводных годовых - постоянно; годовых - постоянно; квартальных - 5 лет; месячных - 1 год;

- первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей (кассовых, банковских документов, корешков банковских чековых книжек, ордеров, табелей, извещений банков и переводных требований, актов о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанций, корешков к ним, счетов - фактур, накладных, авансовых отчетов и др.) - 5 лет;

- синтетических, аналитических, материальных счетов бухгалтерского учета - 5 лет;

- бухгалтерских учетных регистров (Главной книги, журналов - ордеров, разработочных таблиц и др.) - 5 лет;

- оборотных ведомостей - 5 лет;

- перечней лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, - "До замены новыми";

- образцы подписей материально - ответственных лиц - "До минования надобности";

- книги, журналы, карточки учета: ценных бумаг - постоянно; договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) - 5 лет; основных средств (зданий, сооружений) - 5 лет; расчетов с организациями - 5 лет; приходно - расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) - 5 лет; подотчетных лиц - 5 лет; исполнительных листов - 5 лет; депонированной заработной платы - 5 лет; доверенностей - 5 лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться не менее пяти лет после отчетного года, когда они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Отдельные документы по бухгалтерскому учету и отчетности можно уничтожить при условии завершения в организации всех проверок (ревизий) и при отсутствии по результатам этих проверок (ревизий) споров, разногласий, следственных и судебных дел. В противном случае документы должны храниться и после истечения сроков их хранения до урегулирования разногласий или вынесения окончательного решения по судебно - следственным делам.

Как видно из вышеприведенных данных, некоторые дела хранятся "До минования надобности". Это означает, что документация имеет ограниченное практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией.

Следует также обратить внимание на Распоряжение Правительства РФ от 21.02.1994 N 358-р "Об обеспечении сохранности документов по личному составу", которым учредителям вновь образующихся юридических лиц рекомендовано включать в свои учредительные документы положения об обеспечении учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица, а органам исполнительной власти осуществлять государственную регистрацию учредительных документов при наличии в них указанных положений.

Срок хранения документов по личному составу - 75 лет (с учетом возраста человека к моменту окончания дела). Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна определяться по формуле: 75 лет минус возраст человека к моменту окончания дела.

Для проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организации должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, в состав которой входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации. В состав такой комиссии могут также входить представители соответствующего архивного учреждения.

Экспертная комиссия определяет порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организует экспертизу ценности документов и осуществляет контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы.

Отбор документов на постоянное и временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими "Основными правилами работы государственных архивов СССР" (1984), "Основными правилами работы ведомственных архивов" (1986), "Правилами работы с научно - технической документацией в организациях и на предприятиях СССР" (1977, 1984), "Основными правилами работы с научно - технической документацией в государственных архивах СССР" (1985), если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

К документам, отобранным экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, создаются описи в соответствии с установленными требованиями.

Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с экспертной комиссией соответствующего архивного учреждения и утверждаются руководителем организации.

Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, которая содержит:

- наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы;

- период, за который скомплектованы документы;

- перечень скомплектованных первичных документов;

- дату комплектации и передачи документов в архив;

- подпись ответственного лица.

Уничтожение документов оформляется актами (на управленческую документацию составляется один экземпляр, на научно - техническую - два), утверждаемыми руководителем организации.

Организации, документы от которых не подлежат приему в государственные архивы, уничтожают дела (практическая надобность в которых отпала и сроки хранения которых по Перечню истекли) без согласования с архивными органами. Однако если имеется указание соответствующего ведомства о согласовании уничтожения документов с вышестоящей организацией, то акты на документы, подлежащие уничтожению, направляются на рассмотрение в эту организацию.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо - сдаточными накладными.

В связи с тем что хранению подлежит не вся документация организации, а лишь указанная в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, а также с учетом того, что разные виды документов имеют разные сроки хранения, организация неизбежно несет расходы, связанные с архивной обработкой документов, отбором документов с истекшим сроком хранения для их уничтожения, а также ряд других расходов.

В соответствии с гражданским законодательством при преобразовании юридического лица одного вида в юридическое лицо другого вида (изменении организационно - правовой формы) к вновь возникшему юридическому лицу переходят права и обязанности реорганизованного юридического лица в соответствии с передаточным актом. Таким образом, правопреемник реорганизованной организации обязан хранить его документы.

Согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации в случае ликвидации негосударственных объединений, учреждений, организаций и предприятий при отсутствии правопреемников их архивные документы поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в учреждения Росархива (Федеральной архивной службы России).

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Руководители организаций и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

7.1.2. Счета и двойная запись

7.1.2.1. Экономическое содержание и правила ведения
счета, структура счета и порядок заполнения

Знание правил ведения бухгалтерских счетов является важнейшим в практической работе бухгалтера.

Для текущего учета и контроля за хозяйственными операциями в организации используется система счетов бухгалтерского учета.

Счет - это способ экономической группировки, при котором в денежной оценке систематизируется, накапливается текущая информация о состоянии имущества, источниках его образования, хозяйственных операциях.

Счет - это накопитель информации, которая затем обобщается и используется для составления различных сводных показателей и отчетности.

Счет - основная единица хранения информации в бухгалтерском учете. На основе счетов составляется самая важная форма отчетности - бухгалтерский баланс.

Таким образом, счет - это специфический метод системного отражения влияния хозяйственной операции на состояние объекта учета.

Названия счетов и их коды определяются Планом счетов.

Счета открываются для учета движения каждого вида имущества, капитала, финансовых обязательств.

На каждом счете отражаются по характеру экономически однородные операции.

Именно понимание того, что учитываемые объекты необходимо группировать по принципу однородности, и легло в основу при создании системы бухгалтерских счетов.

Все однородные виды хозяйственных средств и их источников должны показываться на тех бухгалтерских счетах, наименование которых соответствует характеру учитываемых средств или их источников.

В частности, на счете 01 "Основные средства" отражаются только те однородные по характеру экономические операции, которые рекомендованы в комментарии к данному счету, приведенные в Инструкции по применению Плана счетов.

Записи по счетам должны осуществляться в хронологическом порядке, то есть последовательно в порядке дат (по первичным документам) совершения хозяйственных операций.

Учетные записи по счетам ведут в денежном измерении, какие бы большие или маленькие суммы ни приходилось записывать.

На каждый вид хозяйственных средств и их источников открывается отдельный счет.

По внешнему виду счет можно представить в виде таблицы, состоящей из двух частей.

Левая часть (сторона) счета называется дебетом (от латинского "debet" - должен) - обычно пишется сокращенно: Д-т или Д.

Правая часть (сторона) счета называется кредитом (от латинского "credit" - верить) - обычно пишется сокращенно: К-т или К.

В слове "кредит" ударение ставится на первом слоге в отличие от банковского кредита.

Следовательно, "дебет" и "кредит" являются просто бухгалтерскими терминами для условного обозначения левой и правой частей (сторон) счета.

Такое название сторон счета сложилось исторически на той стадии развития, когда основным содержанием бухгалтерского учета было отражение расчетных и кредитных взаимоотношений между поставщиком и должником, между купцом и банкиром. В настоящее время эти термины потеряли свое буквальное значение.

Записываемые на счете хозяйственные операции вызывают уменьшение или увеличение данной группы средств (или их источников), для которой открыт счет.

Каждая сторона счета предназначена для раздельного отражения увеличения или уменьшения сумм.

Суммы, записанные на левой стороне счета, называются дебетовыми, а на правой - кредитовыми.

"Дебетовать" означает сделать запись на левой стороне счета, а "кредитовать" - сделать запись на правой стороне счета.

Наличие двух сторон у счета обусловлено необходимостью раздельного учета увеличений и уменьшений, а также удобством записей по счету.

По одной стороне записывается увеличение, а по другой стороне - уменьшение остатка средств на счете в результате совершения хозяйственных операций.

Таким образом, схематически счет принято изображать в виде модели, состоящей из трех элементов: номера и названия, левой стороны (дебет) и правой стороны (кредит):

Счет

??????????????????????????????????????????????????????????????????

(номер счета и наименование объекта учета)

??????????????????????????????????????????????????????????????????

Дебет ? Кредит

Как видно из приведенной схемы, простейшая форма счета представляет собой букву "Т" (форма Т-образной таблицы) или так называемый "самолетик". Такое условное изображение счета бухгалтерского учета сейчас широко применяется в учебной литературе по бухгалтерскому учету во всем мире, настолько оно просто и наглядно.

Правила двойной записи предполагают, что для отражения любой хозяйственной операции требуется по крайней мере два счета, то есть должен быть один (или более) дебетуемый счет и один (или более) кредитуемый счет. Итог записей по дебету должен быть равен итогу записей по кредиту. Зная о балансовом уравнении: активы = пассивы + капитал, можно сделать вывод, что если запись по дебету увеличивает активы, то должна быть запись по кредиту, которая увеличивает пассивы или капитал. Эти правила выглядят следующим образом:

Активы Пассивы

????????????????????? = ????????????????????- +

дебет - ? кредит - дебет - ? кредит -

увеличение?уменьшение уменьшение?увеличение

Капитал

+ ?????????????????????

дебет - ? кредит -

уменьшение?увеличение

Иначе говоря, увеличение в активах записывается в дебет счетов активов, а уменьшение в активах записывается в кредит счетов активов и наоборот - увеличение в пассивах и капитале записывается организациями в кредит счетов пассивов и капитала, а уменьшение в пассивах и капитале - в дебет счетов пассивов и капитала.

Одним из самых трудных моментов в понимании двойной записи является применение этих правил к отражению изменений таких компонентов капитала, как доходы, расходы и изъятия капитала. Поскольку доходы увеличивают капитал, а расходы и изъятия капитала уменьшают его, то имеет место следующая взаимосвязь:

Капитал Расходы

????????????????????? ?????????????????????

уменьшение?увеличение увеличение?уменьшение

(дебет) ? (кредит) (дебет) ? (кредит)

Доходы Изъятия капитала

????????????????????? ?????????????????????

уменьшение?увеличение увеличение?уменьшение

(дебет) ? (кредит) (дебет) ? (кредит)

Таким образом, любая хозяйственная операция увеличивает доходы и соответственно капитал по кредиту, а уменьшает их по дебету. Наоборот, расходы и изъятия капитала увеличиваются по дебету, уменьшая капитал.

На практике внешне счета выглядят по-разному. Так, при ручном способе ведения бухгалтерского учета счет ведут в особых таблицах (на отдельных страницах или карточках). Эти страницы или карточки, объединенные в книгу, называются Главной книгой. При компьютерной обработке данных применяются магнитные носители информации (дискеты, диски и т.д.), на которых счета приобретают тот внешний вид, который определяется параметрами соответствующих компьютерных программ.

Счет предназначен не только для сбора и отражения всех количественных изменений, вызываемых в данной группе средств хозяйственными операциями, но и для вывода в любой момент остатка этих средств.

Бухгалтерские счета открываются на каждый вид актива, капитала и обязательств, а также на доходы и расходы.

На счете записывается первоначальное состояние учитываемого объекта, а затем регистрируются изменения его размера. На одной стороне счета показываются увеличения учитываемых на нем сумм, а на другой - уменьшения. Это дает возможность подсчитать за определенный период времени итоги увеличений и уменьшений на каждой стороне счета в отдельности. Кроме того, в любой момент можно установить состояние (величину) учитываемого объекта. Это состояние на определенный момент называется остатком, или сальдо.

Изучение внутреннего строения бухгалтерского счета и последующего его использования для отражения хозяйственных операций имеет своей целью вырабатывать умение определять местонахождение на счете начального сальдо, то есть на какой стороне (по дебету или по кредиту счета) следует записать показатель, характеризующий значение хозяйственной операции.

Для обозначения остатков на счетах бухгалтерского учета пользуются термином "сальдо" - остаток счета.

В конце каждого отчетного периода определяется сальдо (остаток) счета, то есть каждый счет сальдируется.

Обычно сальдо на начало проведения операции (на начало отчетного периода) обозначается как Сн (начальное состояние учитываемого объекта), а остаток на конец проведения операций (на конец отчетного периода) - Ск (состояние учитываемого объекта на конец месяца).

Этими сальдо на начало и конец отчетного периода являются цифры, отраженные в бухгалтерском балансе соответственно на начало и конец отчетного периода. Сальдо на конец отчетного периода, зафиксированное в счете, переносится в следующий отчетный период как начальное сальдо данного периода.

Сальдо - это разница между дебетовыми и кредитовыми оборотами.

Исходя из этого, сальдо может быть или дебетовым, или кредитовым.

Если общий итог дебета больше общего итога кредита, то есть остаток образовался на дебете, то сальдо будет дебетовое.

Если же, наоборот, общий итог дебета меньше общего итога кредита, то есть остаток образовался на кредитовой стороне, то сальдо будет кредитовое.

В каждом счете (помимо термина "сальдо") присутствует еще и такое понятие, уже названное выше, как "оборот".

Оборот - это итог записей только одних хозяйственных операций (увеличений или уменьшений) за период (месяц) без начального сальдо.

Итог дебета называется дебетовым оборотом (Об.Д).

Итог кредита называется кредитовым оборотом (Об.К).

Открыть счет - это значит дать ему название и на соответствующей стороне записать начальное состояние учитываемого объекта (начальный остаток из баланса, если он имеется), которое и называется сальдо начальное.

По вновь открываемым счетам остатков на начало не должно быть.

Остаток средств по счету на начало и на конец месяца присутствует у большинства открываемых счетов, за исключением отдельных счетов, где остатков не должно быть, например счета 40 "Выпуск продукции (работ, услуг)", 90 "Продажи" и 91 "Прочие доходы и расходы".

В организации открывается столько счетов, сколько существует объектов учета, так как каждый счет контролирует свой объект учета.

Счета ведутся (заполняются) в течение месяца:

- в начале месяца счета "открываются" (дается наименование, проставляются остатки имеющихся в наличие средств и источников). Так, при открытии счета в него записывается начальное сальдо: на активных счетах - в дебет, на пассивных счетах - в кредит;

- в течение месяца счета отражают изменения (увеличения или уменьшения в отдельности), вызванные хозяйственными операциями. Увеличение отражается по дебету активных и кредиту пассивных счетов; уменьшение - по кредиту активных и дебету пассивных счетов;

- в конце месяца счета "закрываются", то есть подсчитываются обороты и остатки средств и их источников.

Для отражения хозяйственных операций необходимо их документально подтвердить первичными документами на бумажных носителях информации, магнитными носителями информации (дискетами, дисками и т.п.), причем любой из них должен иметь юридическую силу.

Таким образом, счета заполняются по данным первичных учетных документов, из которых берется сумма и, в зависимости от того, что и как изменилось (увеличилось или уменьшилось), делаются записи на соответствующем счете и в соответствующей его части (по дебету или по кредиту).

Для правильного использования счета необходимо знать:

1) название счета;

2) структуру и экономическое содержание счета;

3) обороты, учитываемые на данном счете;

4) характер оборотов и сальдо счета;

5) роль счета в контроле хозяйственной деятельности, в формировании себестоимости продукции (работ, услуг), в выявлении финансовых результатов.

В соответствии с делением бухгалтерского баланса на актив и пассив (в зависимости от получения показателей о средствах или источниках образования средств) все счета бухгалтерского учета делятся:

- на активные счета;

- на пассивные счета;

- на активно - пассивные счета.

7.1.2.2. Активные счета

Активные счета - это бухгалтерские счета, на которых учитываются различные виды имущества и другие средства организации (активы), их наличие, состав, движение. Это те объекты учета, в которые организация вложила средства.

К активным счетам, в частности, относятся счет 01 "Основные средства", счет 41 "Товары", счет 50 "Касса", 51 "Расчетные счета" и т.д.

Активный счет расположен в активе баланса и имеет следующие отличия:

- на активных счетах остатки (сальдо) только дебетовые. Это связано с тем, что в балансе средства по их составу показываются в левой стороне (активе);

- в активных счетах поступление средств в организацию отражается (записывается) по дебету, а выбытие этих средств - по кредиту счета.

Схема записей на активном счете имеет следующий вид:

Активный счет

??????????????????????????????????????????????????????????????????

(номер счета и наименование объекта учета)

??????????????????????????????????????????????????????????????????

Дебет ? Кредит

??????????????????????????????????????????????????????????????????

Сн - начальное сальдо (остаток) ?

средств на начало текущего ?

месяца (на 1-е число) ?

Увеличение (+) остатка средств, ?Уменьшение (-) остатка средств,

происходящее в результате ?происходящее в результате

хозяйственных операций в течение?хозяйственных операций в течение

текущего месяца ?текущего месяца

??????????????????????????????????????????????????????????????????

Оборот по дебету счета (Об.Д) ?Оборот по кредиту счета (Об.К)

(сумма всех хозяйственных ?(сумма всех хозяйственных

операций за текущий месяц) ?операций за текущий месяц)

Ск - конечное сальдо (остаток) ?

средств на конец текущего месяца?

или начальное сальдо следующего ?

месяца ?

Таким образом, по активному счету отражаются:

по дебетовой стороне счета - остатки на начало и конец проведения операций, а также хозяйственные операции, вызывающие увеличение остатка;

по кредитовой стороне счета - только хозяйственные операции, вызывающие уменьшение остатка.

Для определения остатка по активному счету на конец проведения операции (Ск) используется следующая формула:

Ск = Сн + Об.Д - Об.К (формула для активного счета).

Рассмотрим порядок отражения остатков средств и хозяйственных операций на активном счете 10 "Материалы", который предназначен для учета наличия и движения сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей и других ценностей организации.

Пример. На 1 июня 2001 г. на складе швейной фирмы "Эдельвейс" числилось тканей на сумму 10 500 руб., фурнитуры - на сумму 5400 руб. Итого остаток на начало месяца сырья и материалов составил 15 900 руб.

В течение июня 2001 г. была оприходована ткань, поступившая от поставщика, на сумму 3700 руб., пуговицы - на сумму 1350 руб. Кроме того, в этом же месяце был приобретен бензин для грузового автомобиля, занимающегося доставкой швейных изделий в магазины фирмы "Эдельвейс", на сумму 6000 руб.

В июне были отпущены в производство материалы на сумму 7600 руб. и фурнитура - на сумму 1200 руб., израсходован бензин на сумму 2100 руб.

Все эти суммы будут отражены в учете следующим образом.

Счет 10 "Материалы" (активный счет)

Дебет ? Кредит

?????????????????????????????????????????????????????????????????

Сн - 15 900 ?

?????????????????????????????????

Поступили ткань и фурнитура: ?Отпущены в производство ткань и

операция 1 3700 ?фурнитура:

операция 2 1350 ? операция 4 7600

? операция 5 1200

Поступил бензин: ?Списан бензин: операция 6 2100

операция 3 6000 ?

??????????????????????????????????????????????????????????????????

Итого (оборот по дебету) 11 050 ?Итого (оборот по кредиту) 10 900

?????????????????????????????????

Ск - 16 050 (15 900 + 11 050 - ?

10 900) ?

?????????????????????????????????

При записях хозяйственных операций на активных счетах могут возникнуть только две ситуации.

Ситуация 1.

Сумма начального остатка и сумма оборота по дебету счета должны быть больше суммы, показываемой по кредиту счета. В этом случае имеется остаток на конец проведения хозяйственных операций, который определяется по вышеприведенной формуле.

Ситуация 2.

Сумма начального остатка и сумма оборота по дебету счета равны сумме, показанной по кредиту счета. В этом случае сальдо (остатка) на конец отчетного периода не будет.

Рассмотрим заполнение схемы записей на активном счете.

Начальное сальдо (остаток) на первое число текущего месяца заполняется в случае, если в начале месяца (на момент открытия счета) был остаток каких-либо средств. В этом случае сумма такого остатка в рублях записывается в дебетовую часть счета.

Увеличение остатка средств, происходящее в результате хозяйственных операций в течение текущего месяца (дебетовая сторона), заполняется в случае, если в течение месяца из первичных учетных документов следует, что в организацию поступили какие-либо средства: материальные ценности, денежные средства. В результате хозяйственные средства организации увеличились. Таким образом, эти "увеличения" записываются в дебет активного счета.

Уменьшение остатка средств, происходящее в результате хозяйственных операций в течение текущего месяца (кредитовая сторона), заполняется в случае, если в течение месяца из первичных учетных документов следует, что организация расходовала свои средства (например, оплачивала какие-либо виды работ, передавала в собственность и др.), в результате чего такие средства, которые учитываются на данном счете, уменьшились. Следовательно, "уменьшения" записывают в кредит активного счета.

Оборот по дебету - если в течение месяца по дебету счета записываются операции, то в конце месяца подсчитывается оборот по дебету счета, который будет равен арифметической сумме операций, показанных по дебету этого счета.

Оборот по кредиту - если в течение месяца по кредиту счета записываются операции, то в конце месяца подсчитывается оборот по кредиту счета, который будет равен арифметической сумме операций, показанных по кредиту этого счета.

Конечное сальдо (остаток) средств на конец текущего месяца или начальное сальдо следующего месяца определяется по вышеназванной формуле и записывается в дебет активного счета.

7.1.2.3. Пассивные счета

Пассивные счета - это счета, на которых учитываются источники формирования имущества (капитал), их наличие, состав, движение, а также обязательства организации.

К пассивным счетам относятся, например, счет 80 "Уставный капитал", счет 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам", счет 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам" и т.д.

Пассивный счет расположен в пассиве баланса и имеет следующие отличия:

- на пассивных счетах остатки (сальдо) только кредитовые. Это связано с тем, что в балансе источники средств и обязательства показываются в правой стороне (пассиве);

- в пассивных счетах (в противоположность активным счетам) увеличение источника средств (или задолженности за полученные хозяйственные средства) отражается по кредиту, а его уменьшение - по дебету.

Схема записей на пассивном счете имеет следующий вид:

Пассивный счет

??????????????????????????????????????????????????????????????????

(номер счета и наименование объекта учета)

??????????????????????????????????????????????????????????????????

Дебет ? Кредит

?Сн - начальное сальдо (остаток)

?источника средств на начало

?текущего месяца (на 1-ое число)

Уменьшение (-) остатка источника?Увеличение (+) остатка источника

средств, происходящее в ?средств, происходящее в

результате хозяйственных ?результате хозяйственных операций

операций в течение текущего ?в течение текущего месяца

месяца ?

??????????????????????????????????????????????????????????????????

Оборот по дебету счета (Об.Д) ?Оборот по кредиту счета (Об.К)

(сумма всех хозяйственных ?(сумма всех хозяйственных

операций за текущий месяц) ?операций за текущий месяц)

?Ск - конечное сальдо (остаток)

?источника средств на конец

?текущего месяца или начальное

?сальдо следующего месяца

Таким образом, по пассивному счету отражаются:

по кредитовой стороне счета - остатки на начало и конец проведения операций и хозяйственные операции, вызывающие увеличение остатков;

по дебетовой стороне счета - только хозяйственные операции, вызывающие уменьшение остатков.

Для определения остатка по пассивному счету на конец проведения операции (Ск) используется следующая формула:

Ск = Сн + Об.К - Об.Д (формула для пассивного счета).

Рассмотрим порядок записей на пассивном счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

Пример. На 1 июня 2001 г. на счете 70 был остаток в размере 6700 руб. - задолженность фирмы "Эдельвейс" своим работникам по начисленной, но еще не выданной заработной плате.

В течение июня были произведены следующие операции:

- начислена заработная плата работникам за июнь в сумме 7200 руб.;

- удержана из начисленной заработной платы Иванова И.И. задолженность по подотчетным суммам в размере 650 руб.;

- выплачена заработная плата за май в сумме 5880 руб.

Запись таких операций на счете должна быть следующей.

Счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
(пассивный счет)

??????????????????????????????????????????????????????????????????

Дебет ? Кредит

??????????????????????????????????????????????????????????????????

Удержана подотчетная сумма: ?Сн - 6700

операция 2 650??????????????????????????????????

Выплачена зарплата за май: ?Начислена зарплата за июнь:

операция 3 5880?операция 1 7200

??????????????????????????????????????????????????????????????????

Итого (оборот по дебету) 6530 ?Итого (оборот по кредиту) 7200

?Ск - 7370 (6700 + 7200 - 6530)

При записях хозяйственных операций на пассивных счетах могут возникнуть только две ситуации.

Ситуация 1.

Сумма начального остатка и сумма оборота по кредиту счета должны быть больше суммы, показываемой по дебету счета. В этом случае имеется остаток на конец проведения хозяйственных операций, который определяется по вышеприведенной формуле.

Ситуация 2.

Сумма начального остатка и сумма оборота по кредиту счета равны сумме, показанной по дебету счета. В этом случае сальдо (остатка) на конец отчетного периода не будет.

В течение отчетного периода счета показывают изменения, происходящие со статьями актива и пассива баланса.

В конце отчетного периода остатки по активным счетам, на которых отражается имущество организации, и по пассивным счетам, на которых учитываются источники формирования этого имущества, увязываются и соответственно отражаются в активе и пассиве бухгалтерского баланса и, соответственно, характеризуют состояние (то есть наличие) средств, их источников, а также обязательств организации на первое число.

Таким образом, из анализа структуры и экономического содержания активных и пассивных счетов можно сделать следующие выводы:

1) дебет и кредит являются условными терминами для обозначения характера отражаемых в счетах изменений (увеличений или уменьшений) имущества, его источников и обязательств организации;

2) дебет и кредит имеют противоположное значение в активных и пассивных счетах, а именно:

- в активных счетах дебет означает остаток и увеличение, а кредит - уменьшение имущества и обязательств;

- в пассивных счетах, наоборот, кредит означает остаток и увеличение, а дебет - уменьшение источников;

- новый, или конечный остаток (на конец отчетного периода), записывается аналогично начальному также на своей стороне, то есть на той стороне, на которой он образовался: дебетовый - по дебету, а кредитовый - по кредиту.

7.1.2.4. Активно - пассивные счета

Кроме счетов для учета имущества организации (активных счетов) и источников его формирования (пассивных счетов), в бухгалтерском учете существуют счета, на которых отражается одновременно и имущество организации, и источники его формирования. Такие счета носят название активно - пассивных счетов, которые имеют признаки как активных, так и пассивных счетов.

Необходимость в таких счетах возникает тогда, когда во взаимоотношениях данной организации с другими организациями и лицами может меняться их экономический характер. Например, дебиторы в прошлом периоде становятся кредиторами в текущем периоде, и наоборот.

На активно - пассивном счете одновременно учитываются два объекта. При этом сальдо на начало и конец месяца может быть и дебетовым, и кредитовым или одновременно дебетовым и кредитовым (развернутое сальдо).

При составлении баланса дебетовые остатки по активно - пассивным счетам отражаются в активе, а кредитовые остатки - в пассиве баланса.

Исходя из этого, активно - пассивные счета могут быть двух видов:

- с односторонним сальдо - дебетовое или кредитовое сальдо (например, счет 99 "Прибыли и убытки");

- с двусторонним сальдо (развернутое сальдо) - дебетовое и кредитовое сальдо одновременно (например, счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами").

Схема записей на активно - пассивном счете выглядит следующим образом:

Активно - пассивный счет

??????????????????????????????????????????????????????????????????

(номер счета и наименование объекта учета)

??????????????????????????????????????????????????????????????????

Дебет ? Кредит

??????????????????????????????????????????????????????????????????

Сн - начальное сальдо (остаток) ?Сн - начальное сальдо (остаток)

средств на начало текущего ?источника на начало текущего

месяца (на 1-е число) ?месяца (на 1-е число)

Увеличение (+) остатка средств, ?Уменьшение (-) остатка средств

происходящее в результате ?средств, происходящее в

хозяйственных операций в течение?результате хозяйственных

текущего месяца ?операций в течение текущего

?месяца

Уменьшение (-) остатка источника?Увеличение (+) остатка источника

средств, происходящее в ?средств, происходящее в

результате хозяйственных ?результате хозяйственных

операций в течение текущего ?операций в течение текущего

месяца ?месяца

Ск - конечное сальдо (остаток) ?Ск - конечное сальдо (остаток)

средств на конец текущего месяца?источника средств на конец

или начальное сальдо следующего ?текущего месяца или начальное

месяца ?сальдо следующего месяца

Примером активно - пассивного счета является счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". Дебетовое сальдо этого счета показывает сумму дебиторской задолженности и отражается в активе баланса, а кредитовое сальдо показывает сумму кредиторской задолженности и отражается в пассиве баланса.

Развернутое сальдо в активно - пассивных счетах в обычном порядке определить невозможно, поскольку для этого необходимы данные аналитического учета.

Аналитический учет дает информацию о состоянии расчетов с каждым дебитором и с каждым кредитором, то есть выводится сальдо по каждому дебитору и кредитору отдельно, а затем подсчитывается общая сумма дебиторской и кредиторской задолженности.

Накопительная ведомость по счету 76
"Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

N п/п	Наименова- ние	Сальдо на начало месяца	Приход (дебет счета 76) с кредита счетов	Итого по дебе- ту	Расход (кредит счета 76) на дебет счетов	Ито- го по кре- диту	Сальдо на конец месяца (на 1-е число следующего месяца)
		Де- бет	Кре- дит	60	51	50	91		70	51		Дебет	Кре- дит
1	Иванов И.И. (депониро- ванная зарплата)		3500			3000		3000	80		80		580
2	Автобанк				75			75				75
3	Фирма "Со- лей" (пре- тензия)			9000				9000				9000
4	ООО "Велс" (неустойка)						7500	7500				7500
5	Страховая компания	8700								8700	8700
	Итого	8700	3500	9000	75	3000	7500	19575	80	8700	8780	16575	580
	Свернутое сальдо	5200	х									15995	х

Практика использования активно - пассивных счетов находит применение в учете расчетных операций и расчете финансовых результатов, и, прежде чем определяют сальдо по таким счетам, к ним составляют накопительную ведомость или оборотную ведомость (см. раздел "Оборотная ведомость"), в которых активную и пассивную части показывают отдельно и по правилам ведения активных и пассивных счетов определяют остатки средств.

Схема кругооборота средств организации

?????

?????? 9 ???? ?????

????? ? ????? ??????? 62?<??

??????? 51?<?? ????? ?

? ????????? ????? ????? ???

????? ?? ??? ??? 13? ? 99?<??? ?

? 10? ????? ?? ??????? ????? ? ?????

????? ? 14? ????? ????? / ??? ? 7 ???

? ????? ? 11???? / ??? ? ????? ?

??????? ? ????? ? ????? ? ????? ???

? ? / ? 69? ?? ? 15?? ?

? / ????? ????? ? ?????????? ??

/ ????? ? 50? ? ????? ?????

????? ? 68? ????? ?? ? 17? ?????

? 60? ????? ???? ? ????????? ? 90?

????? ????? ????? ??? ????? ?????

? ????? ? 12? ? ? 91? /

????? ? 4 ? ????? ?? ????? ?

???? ????? ??? ????? / ?????

????? ? / ? 5 ? ????? ? 8 ?

? 1 ? ?? ????? ????? ? 16? ?????

????? ????????>? 70? ? ????? ??

?? ????? ? ????? ?????

? ????? ?? ? ????? ? 43?

???>? 10? ? ???? 76? ?????

????? ????? ?????? /

??? ????? ? 3 ? ? ????? ???

????? 2 ? ????? ? ? 6 ???

????? ??? ???? ?????

? / / ????

??? ????? ??????

??????>? 20???

?????

1 - поступление материалов;

2 - передача материалов в производство;

3 - начисление заработной платы;

4 - удержание налогов из заработной платы;

5 - начисление сумм органам социального страхования;

6 - сдача на склад готовой продукции;

7 - реализация готовой продукции;

8 - списание реализованной продукции;

9 - получены деньги за реализованную продукцию;

10 - оплачены счета поставщиков;

11 - оприходованы в кассу деньги, снятые с расчетных счетов;

12 - выплачена заработная плата;

13 - перечислена задолженность органам социального страхования;

14 - погашена задолженность по налогам;

15 - списан финансовый результат от реализации продукции;

16 - списаны доходы от прочих операций;

17 - списан финансовый результат от прочих операций.

7.1.2.5. Балансовые и забалансовые счета

По месту расположения в бухгалтерском балансе счета подразделяются:

- на балансовые;

- на забалансовые.

Балансовые счета предназначены для учета хозяйственных средств и источников их формирования, принадлежащих организации или же полностью контролируемых организацией (временно привлеченных с правом пользования и распоряжения).

Балансовые счета отражаются в бухгалтерском балансе и имеют двузначный шифр в Плане счетов (с 01 по 99).

На практике нередко возникают ситуации, когда организация получает некоторые материальные ценности во временное пользование, на хранение или на переработку. Эти ценности не являются собственностью организации и не могут быть зачислены в состав ее имущества.

Хозяйственные операции, связанные с изменениями в составе такого имущества, не отражаются в балансе организации еще и потому, что они учтены в балансах организаций - владельцев.

Однако организация несет ответственность за сохранность и надлежащее использование этих ценностей, и поэтому она должна вести их строгий учет и контроль.

Забалансовые счета предназначены для учета средств, не принадлежащих данной организации, но временно находящихся у нее в пользовании или распоряжении, а также для учета имущества, принадлежащего организации, но переданного другим организациям по договору финансового лизинга, а также для контроля за отдельными хозяйственными операциями.

Забалансовые счета не включаются в итоги (валюту) бухгалтерского баланса и отражаются за балансом.

Забалансовые счета имеют трехзначный шифр (с 001 по 011).

Забалансовые счета не корреспондируют с другими счетами, и поэтому двойная запись на забалансовых счетах не применяется.

Бухгалтерский учет объектов, учитываемых на забалансовых счетах, ведется по простой системе. Можно сказать, что именно простой способ записи является характерным признаком забалансовых счетов.

При заполнении забалансовых счетов делаются односторонние записи - только по дебету (увеличение - данные о получении материальных ценностей) или только по кредиту (уменьшение - их возврат прежнему владельцу).

Применение забалансовых счетов позволяет избежать включения средств, не принадлежащих данной организации, в состав собственных средств, а также устранить двойной счет одних и тех же хозяйственных средств и у их собственника, и у временного пользователя.

Характерной особенностью забалансовых счетов является строгий аналитический учет каждого из объектов, зафиксированных на этих счетах, с указанием организации - владельца, а также вида, сорта, места нахождения (хранения) и др., если речь идет о материальных ценностях, и каждого дебитора, контрагента, когда учитываются гарантии и ранее списанная дебиторская задолженность.

7.1.2.6. Синтетические и аналитические счета

По способу экономической группировки и обобщения информации (степени детализации учетных записей) счета подразделяются:

- на синтетические счета (счета первого порядка);

- на субсчета (счета второго порядка);

- на аналитические счета.

Соответственно синтетический учет ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета, а аналитический учет - на аналитических счетах.

Промежуточное положение между синтетическими и аналитическими счетами занимают субсчета.

Синтетические счета - это счета бухгалтерского учета (предназначенные для учета информации о составе и движении однородных групп хозяйственных средств организации, источниках и хозяйственных процессах), на которых учетные записи производятся в обобщенном виде и в денежном измерителе.

Синтетические счета являются балансовыми и считаются счетами первого порядка.

Количество синтетических счетов ограничено Планом счетов (99 балансовых счетов).

Синтетические счета дают обобщающую характеристику объекту учета.

Синтетические счета, не требующие ведения аналитического учета, называются простыми (например, счет 57 "Переводы в пути").

Синтетические счета, которые требуют ведения аналитического учета, называются сложными (например, счет 10 "Материалы", счет 08 "Вложения во внеоборотные активы" и др.).

Синтетический учет - это отражение хозяйственных средств и процессов в обобщенном виде на синтетических счетах.

Оборотные ведомости по счетам синтетического учета составляются на основании данных синтетического учета.

Содержание синтетических счетов раскрывают данные аналитических счетов. Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.

Из названий синтетических счетов не видна отраслевая принадлежность организации.

Данные синтетических счетов используются при заполнении форм бухгалтерской отчетности, и прежде всего бухгалтерского баланса, а значит - для анализа финансово - хозяйственной деятельности организации.

Субсчета (неполный синтетический счет, счет второго порядка) - это группы однородных аналитических счетов, создаваемые в пределах одного синтетического счета.

Слово "субсчет" означает "подсчет", то есть счет второго порядка.

По своему характеру субсчета являются частями соответствующего синтетического счета и не имеют самостоятельной корреспонденции с другими счетами. Эта корреспонденция отражается через соответствующие синтетические счета.

При ведении субсчетов используется только денежный измеритель.

По некоторым синтетическим счетам однородные аналитические счета дополнительно группируются в пределах одного синтетического счета.

По существу, субсчета являются промежуточной группировкой аналитических счетов в пределах соответствующего синтетического счета.

Субсчета вводятся для получения единых для всех организаций обобщенных, укрупненных показателей, дополняющих показатели синтетических счетов и необходимых для анализа и составления баланса.

Например, к счету 41 "Товары" открываются следующие субсчета:

- субсчет 41-1 "Товары на складах";

- субсчет 41-2 "Товары в розничной торговле";

- субсчет 41-3 "Тара под товаром и порожняя";

- субсчет 41-4 "Покупные изделия".

На каждом из этих субсчетов объединяются данные на основе аналитических счетов.

Аналитические счета (третьего, четвертого, пятого и так далее порядка), как счета детальные, необходимы, прежде всего, для текущего оперативного руководства, управления и контроля за правильным использованием имущества организации.

Для управления финансово - хозяйственной деятельностью организации, оценки ее места в рыночной экономике, анализа состояния расчетов с партнерами недостаточно располагать только общими показателями, необходимо иметь еще и детализированные данные по объектам учета.

В то же время каждая организация имеет свой предмет (предметы) деятельности, определенную отраслевую направленность (промышленность, торговля, строительство, транспорт и т.д.). Для осуществления предмета своей деятельности организация должна иметь определенные ресурсы, источники их пополнения, договоры и многое другое, что требует более детального учета с применением натуральных измерителей, реквизитов контрагентов и т.д.

Аналитические счета открываются в развитие определенного синтетического счета в разрезе его видов, частей, статей и, где это требуется, с оценкой информации в натуральном, трудовом и денежном выражении.

Аналитические счета могут быть третьего, четвертого, пятого и так далее порядка в зависимости от поставленной цели, связанной с подготовкой, обоснованием и принятием соответствующих управленческих решений или выяснением положения организации на рынке, конкурентоспособности вырабатываемой и реализуемой ею продукции (работ, услуг) и т.д.

Аналитический счет - это подробный (детализированный) счет, на котором учет хозяйственных операций осуществляется как в денежном, так и в натуральном измерении.

Между аналитическими и синтетическими счетами существует взаимосвязь, так как аналитические счета - это счета, расшифровывающие и детализирующие конкретное содержание синтетических счетов.

Рассмотрим детализацию учетных данных на примере аналитических счетов при отражении хозяйственных операций в швейном производстве.

Пример. К синтетическому счету 10 "Материалы" (счет первого порядка) может быть открыт субсчет 10-1 "Сырье и материалы" (счет второго порядка).

Данные субсчета 10-1 могут быть детализированы по таким аналитическим счетам, как "Основные материалы", "Вспомогательные материалы" (счета третьего порядка).

Далее детализируются данные, отражаемые на аналитических счетах "Основные материалы" и "Вспомогательные материалы". В развитие аналитического счета "Основные материалы" открывается аналитический счет "Ткани". В развитие аналитического счета "Вспомогательные материалы" открываются аналитические счета "Пуговицы", "Нитки", "Молнии", "Подплечики", "Вешалки" и другие. Это аналитические счета четвертого порядка.

Данные аналитического счета "Ткани" детализируются по видам тканей: аналитические счета "ткань Габардин", "ткань Домики", "ткань Метц" и др. Затем детализируются данные, например, аналитического счета "Пуговицы": аналитический счет "Пуговицы 15 мм", "Пуговицы 21 мм" и другие. Данные аналитического счета "Вешалки" детализируются по следующим аналитическим счетам: "Вешалки 46 размера", "Вешалки 48 размера" и так далее (весь размерный ряд). Это аналитические счета пятого порядка.

7.1.2.7. Взаимосвязь между счетами синтетического и
аналитического учета

Синтетический счет I порядка
10 "Материалы"
Д К

??????????????????????????????????????????????????????????????????

Сн - 5000 ?

Субсчет Субсчет
(счет II порядка) (счет II порядка)
10-1 "Сырье и материалы" 10-7 "Материалы, переданные в
переработку на сторону"
Д К Д К

???????????????????????? ?????????????????????????????????????????

Сн - 4000 ? Сн - 1000 ? -

Аналитические счета
(счета III порядка)
"Основные материалы" "Вспомогательные материалы"
Д К Д К

??????????????????????????????? ??????????????????????????????????

Сн - 3000 ? - Сн - 1000 ?

"Швейная фабрика N 1" "Швейная фабрика N 2"
Д К Д К

??????????????????????????????? ??????????????????????????????????

Сн - 600 ? Сн - 400 ?

Аналитические счета
(счета IV порядка)
"Ткани" "Пуговицы"
Д К Д К

??????????????????????????????? ??????????????????????????????????

Сн - 2000 ? Сн - 700 ?

"Ткани ШФ N 1" "Ткани ШФ N 2"
Д К Д К

??????????????????????????????? ??????????????????????????????????

Сн - 400 ? Сн - 250 ?

"Мерный лоскут" "Нитки"
Д К Д К

??????????????????????????????? ??????????????????????????????????

Сн - 1000 ? Сн - 300 ?

"Фурнитура ШФ N 1" "Фурнитура ШФ N 2"
Д К Д К

??????????????????????????????? ??????????????????????????????????

Сн - 200 ? Сн - 150 ?

Аналитические счета
(счета V порядка)
"Ткань Габардин" "Ткань Домики"
Д К Д К

??????????????????????????????? ??????????????????????????????????

Сн - 1500 ? Сн - 500 ?

"Ткань ШФ N 1 Габардин" "Ткань ШФ N 2 Габардин"
Д К Д К

??????????????????????????????? ??????????????????????????????????

Сн - 300 ? Сн - 150 ?

"Пуговицы 15 мм" "Пуговицы 21 мм"
Д К Д К

??????????????????????????????? ??????????????????????????????????

Сн - 450 ? Сн - 250 ?

"Ткань ШФ N 1 Домики" "Ткань ШФ N 2 Домики"
Д К Д К

??????????????????????????????? ??????????????????????????????????

Сн - 100 ? Сн - 100 ?

И так далее...

Из данной схемы записей по синтетическому счету 10 "Материалы" можно вывести следующие общие арифметические закономерности, выраженные формулами:

Сн I порядка = (Сн + Сн + и т.д.) II порядка;

Сн II порядка = (Сн + Сн + и т.д.) III порядка;

Сн III порядка = (Сн + Сн + и т.д.) IV порядка;

Сн IV порядка = (Сн + Сн + и т.д.) V порядка и т.д.

Как видно из примера и приведенных формул:

- сумма сальдо начальных остатков по субсчетам (счетам II порядка), открытым в разрезе соответствующего синтетического счета, равна начальному сальдо по этому синтетическому счету (счету I порядка);

- сумма сальдо начальных остатков по аналитическим счетам III порядка, открытым в разрезе соответствующего счета II порядка, равна начальному сальдо по этому счету II порядка;

- сумма сальдо начальных остатков по аналитическим счетам IV порядка, открытым в разрезе соответствующего счета III порядка, равна начальному сальдо по этому счету III порядка;

- сумма сальдо начальных остатков по аналитическим счетам V порядка, открытым в разрезе соответствующего счета IV порядка, равна начальному сальдо по этому счету IV порядка и т.д.

Совокупность всех счетов организации с соответствующими номерами называется рабочим планом счетов.

В настоящее время организация утверждает рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических (включая субсчета) счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета.

Общий План счетов представляет собой схему регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности (активов, обязательств, финансовых, хозяйственных операций и др.) в бухгалтерском учете. В нем приведены наименования и номера синтетических счетов (счетов первого порядка) и субсчетов (счетов второго порядка).

Для учета специфических операций организация может по согласованию с Минфином России вводить в План счетов дополнительные счета, используя свободные номера счетов.

Субсчета, предусмотренные в Плане счетов, используются организацией исходя из требований управления организацией, включая нужды анализа, контроля и отчетности.

Организация может уточнять содержание приведенных в Плане счетов субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета.

В зависимости от уровня объекта управления и решаемых задач бухгалтерскую информацию необходимо дифференцировать по ее максимуму и минимуму, объектам управления, срокам выдачи и частоте повторяемости.

Порядок ведения аналитического учета устанавливается организацией исходя из Инструкции по применению общего Плана счетов, Положений по бухгалтерскому учету и других нормативных актов, методических указаний по вопросам бухгалтерского учета (основных средств, материально - производственных запасов и т.д.).

Правила ведения аналитических счетов:

1) количество аналитических счетов определяется нуждами организации;

2) хозяйственные операции и в синтетических, и в аналитических счетах записываются на одинаковых сторонах (на дебет или на кредит). Это означает, что если синтетический счет активный, то и аналитические счета активные; если синтетический счет пассивный, то и аналитические счета пассивные;

3) каждая хозяйственная операция, записанная на счетах аналитического учета, должна быть записана на соответствующий синтетический счет (отдельно либо в обобщенном виде);

4) записанная в синтетическом счете хозяйственная операция может быть детализирована в аналитических счетах, но общая сумма аналитических счетов должна равняться сумме синтетического счета, в разрезе которого открыты аналитические счета. Иными словами, на синтетический счет операция записывается общей суммой, а на аналитические счета - частными суммами, дающими в итоге ту же общую сумму;

5) материальные ценности учитываются на аналитических счетах в натурально - стоимостном выражении, то есть ведется количественно - суммовой учет;

6) по окончании месяца производится сверка аналитических счетов с данными синтетического счета, в разрезе которого открыты аналитические счета, путем составления оборотной ведомости;

7) оборотные ведомости по счетам аналитического учета составляются на основании данных текущего аналитического учета;

8) аналитический учет ведется в книгах, ведомостях, карточках или лицевых карточках;

9) количество оборотных ведомостей по аналитическим счетам определяется количеством синтетических счетов, в разрезе которых ведется аналитический учет;

10) сальдо начальное и конечное данного синтетического счета должно быть равно сумме остатков на начало и конец месяца по счетам аналитического учета (то есть итоговая строка оборотной ведомости по аналитическим счетам к соответствующему счету - графы "Сальдо начальное" и "Сальдо конечное" - должна соответствовать остатку - на начало или конец текущего месяца - конкретного синтетического счета);

11) сумма оборотов за месяц по дебету и по кредиту аналитических счетов должна соответствовать оборотам по дебету и кредиту синтетического счета, в разрезе которого открыты аналитические счета (при этом итоговая строка оборотной ведомости по аналитическим счетам к соответствующему счету - графы "Приход" или "Расход" - это дебетовые или кредитовые обороты конкретного синтетического счета). Иначе говоря, оборот дебета синтетического счета равняется общему итогу дебетовых оборотов его аналитических счетов. Точно так же оборот кредита синтетического счета равен общему итогу кредитовых оборотов его аналитических счетов.

Аналитический учет в организации относится к самым трудоемким участкам работы в системе бухгалтерского учета.

Осуществление принципа тождества данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на первое число каждого месяца реализуется посредством составления оборотных ведомостей по счетам синтетического и аналитического учета. На практике оборотные ведомости позволяют проверить правильность и взаимоувязку хронологических и системных записей синтетического и аналитического учета.

7.1.2.8. Оборотная ведомость

Одним из способов обобщения данных бухгалтерских счетов в балансе организации является составление оборотной ведомости.

Учетная информация, поступающая в течение месяца, оказывается разобщенной по многим счетам синтетического и аналитического учета.

Оборотная ведомость позволяет обобщить учетную информацию, отражаемую на счетах бухгалтерского учета.

Оборотные ведомости имеют большое оперативно - хозяйственное значение. Сводя обороты счетов за отчетный период и их остатки на начало и конец этого периода, оборотные ведомости дают в наглядной и доступной форме важнейшие сведения о состоянии, движении и изменениях хозяйственных средств и их источников. При этом по аналитическим счетам они показывают такие сведения в детальной, а по синтетическим счетам - в укрупненной группировке.

Оборотные ведомости являются важнейшими внутрихозяйственными оперативно - отчетными документами, имеющими значение не только для бухгалтерии. Они могут также быть использованы для контроля и руководства любым структурным подразделением организации.

Оборотная ведомость составляется в конце месяца и представляет собой свод оборотов и сальдо по всем работающим счетам.

Оборотная ведомость представляет собой таблицу, в которую записывают наименования и номера счетов, суммы начального (дебетового или кредитового) сальдо по каждому счету, суммы оборотов по дебету и кредиту и выводится конечное сальдо (дебетовое или кредитовое).

Оборотные ведомости бывают двух видов:

1) по счетам синтетического учета;

2) по счетам аналитического учета.

При составлении оборотных ведомостей необходимо выполнение следующих действий:

а) в бланк оборотной ведомости следует перенести наименование каждого счета, сальдо начальное (дебетовое или кредитовое), дебетовые и кредитовые обороты и сальдо конечное (дебетовое или кредитовое) по каждому работающему счету;

б) подсчитать итоги по всем колонкам заполненной оборотной ведомости;

в) обеспечить сверку полученных итогов с учетом того, что:

- в оборотной ведомости по счетам синтетического учета должны получиться три пары равных итогов, из которых итоги начальных остатков (сальдо начальных) должны равняться итогу начального баланса, а итоги оборотов - итогу по журналу хозяйственных операций;

- в оборотной ведомости по счетам аналитического учета итоги начальных остатков (сальдо начальных), оборотов и конечных остатков (сальдо конечных) должны быть равны начальному остатку (сальдо начальному), оборотам и конечному остатку (сальдо конечному) соответствующего синтетического счета.

В оборотную ведомость по счетам синтетического учета записываются все используемые в организации синтетические счета, при этом на каждый счет отводится одна строка.

В оборотной ведомости по счетам синтетического учета имеются три пары колонок, в которых по каждому синтетическому счету показываются начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту счета и конечное сальдо.

Оборотная ведомость по счетам синтетического
учета за __________ месяц 2001 года

N счета	Наименова- ние синте- тических счетов	Сальдо на начало месяца	Оборот за месяц	Сальдо на конец месяца
		дебет	кредит	дебет	кредит	дебет	кредит
1	2	3	4	5	6	7	8
01	Основные средства	200 000	-	50 000	30 000	220 000	-
10	Материалы	150 000	-	250 000	170 000	230 000	-
60	Расчеты с поставщи- ками и подрядчи- ками	-	110 000	70 000	85 000	-	125 000
	и так далее
	Итого

При правильной организации бухгалтерского учета обязательно должно быть достигнуто попарное равенство итогов в колонках оборотной ведомости по счетам синтетического учета, а именно:

- итог дебетовых сальдо на начало месяца должен быть равен итогу кредитовых сальдо на начало месяца (гр. 3 = гр. 4), что обусловлено строением бухгалтерского баланса (равенством его актива и пассива на начало месяца). Итог дебетовых сальдо по счетам показывает сумму имущества организации, а итог кредитовых сальдо - сумму источников образования этого имущества и обязательств организации;

- итог дебетовых оборотов по счету за месяц должен быть равен итогу кредитовых оборотов (гр. 5 = гр. 6) по всем синтетическим счетам, что следует из сущности метода двойной записи, согласно которой каждая хозяйственная операция записывается дважды по дебету одного счета и кредиту другого счета в одинаковых суммах;

- равные между собой итоги дебетовых и кредитовых оборотов по синтетическим счетам в оборотной ведомости должны быть также равны итогу в журнале регистрации хозяйственных операций. Это равенство объясняется тем, что сумма каждой хозяйственной операции находит отражение как в журнале регистрации хозяйственных операций, так и на счетах бухгалтерского учета по дебету и кредиту;

- итог дебетовых конечных сальдо должен быть равен итогу кредитовых конечных сальдо (гр. 7 = гр. 8), так как это уже новый бухгалтерский баланс.

Попарное равенство итогов оборотной ведомости по счетам синтетического учета имеет большое контрольное значение, так как отсутствие указанного равенства свидетельствует о наличии ошибок в учетных записях, которые необходимо выявить и устранить.

Оборотная ведомость по счетам синтетического учета имеет существенное значение и для оценки общего состояния имущества и источников его образования, а также обязательств организации за отчетный месяц.

Информация оборотной ведомости по счетам синтетического учета об остатках используется при составлении бухгалтерского баланса организации.

Кроме того, известна еще и так называемая шахматная оборотная ведомость по счетам синтетического учета, которая составляется по шахматной форме. В отличие от рассмотренной выше оборотной ведомости шахматная оборотная ведомость включает корреспонденцию счетов и является более сложной и громоздкой по строению. Шахматная оборотная ведомость применяется на практике, как правило, при ручной обработке учетных данных и составлении бухгалтерского баланса вручную.

Оборотные ведомости по счетам аналитического учета существенно отличаются от оборотных ведомостей по счетам синтетического учета.

Оборотные ведомости по счетам аналитического учета составляются раздельно к каждому синтетическому счету, по которому ведется аналитический учет. Они составляются по каждой группе аналитических счетов, объединяемых конкретным синтетическим счетом.

Они имеют различную форму в зависимости от особенностей объектов аналитического учета. Традиционно оборотные ведомости по счетам аналитического учета имеют две формы графления:

1) если объект учета отражается на аналитических счетах только в стоимостном выражении, то оборотные ведомости по этим счетам составляются по такой же форме (суммовая форма), что и оборотные ведомости по счетам синтетического учета, например по счетам учета расчетов;

2) если объект учета отражается на аналитических счетах не только в стоимостном выражении, но и в натуральном или трудовом измерителе, то показатели оборотных ведомостей по таким счетам приводятся также в денежном, натуральном или трудовом измерителе (количественно - суммовая форма или товарно - материальная форма), например по счетам учета товарно - материальных ценностей.

Оборотные ведомости по счетам аналитического учета - это свод оборотов и сальдо по всем счетам аналитического учета, открытым к данному синтетическому счету.

Примером первой формы графления может служить оборотная ведомость по счетам аналитического учета, например, к счету 10 "Материалы".

Оборотная ведомость по счетам аналитического учета
к счету 10 "Материалы"

N п/п	Наименова- ние мате- риалов	Ед. изм.	Це- на, руб.	Сальдо на начало месяца	Обороты за месяц	Сальдо на конец месяца
				ко- ли- чес- тво	сум- ма, руб.	Дебет	Кредит	ко- ли- чес- тво	сум- ма, руб.
						ко- ли- чес- тво	сум- ма, руб.	ко- ли- чес- тво	сум- ма, руб.
1	Пуговица 15 мм	шт.	20	300	6000	100	2000	50	1000	350	7000
2	Пуговица 21 мм	шт.	30	250	7500	50	1500	25	750	275	8250
3	Корсаж	м	25	120	3000	60	1500	30	750	150	3750
4	Подплечики	пар.	15	40	600	20	300	25	375	35	525
5	Ярлык	шт.	0,5	100	50	50	25	30	15	120	60
6	Нитки п/э	шт.	30	12	360	24	720	20	600	16	480
	и т.д.
	Итого

Примером второй формы графления может служить оборотная ведомость по счетам аналитического учета, например к счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Оборотная ведомость по счетам аналитического учета к
счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

N п/п	Наименование поставщиков	Сальдо на начало месяца	Обороты за месяц	Сальдо на конец месяца
		дебет	кредит	дебет	кредит	дебет	кредит
1	Фирма "Спектр"	-	40 000	30 000	10 000	-	20 000
2	ООО "Сириус"	-	60 000	-	20 000	-	80 000
3	Фирма "Транспицца"	-	4 000	2 500	1 000	-	2 500
4	ООО "Евродент"	-	6 000	3 000	2 500	-	5 500
	и т.д.
	Итого

Итоги оборотных ведомостей по счетам аналитического учета сверяются с данными соответствующего синтетического счета в оборотных ведомостях по счетам синтетического учета.

Пример. Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой авансовой выдаче.

Иванов И.И. Петров П.П. Сидоров С.С.
Д К Д К Д К

????????????????????? ????????????????????? ??????????????????????

Сн - 500 ? ? Сн - 800 ?

? 300 250 ? 120 ? 700

Сн - 200 ? Сн - 130 ? Сн - 100 ?

Оборотная ведомость по счетам аналитического
учета к счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

N п/п	Ф.И.О.	Сальдо на начало месяца	Обороты за месяц	Сальдо на конец месяца
		дебет	кредит	дебет	кредит	дебет	кредит
1	Иванов И.И.	500	-	-	300	200	-
2	Петров П.П.	-	-	250	120	130	-
3	Сидоров С.С.	800	-	-	700	100	-
	Итого	1300	-	250	1120	430	-

Синтетический счет 71
"Расчеты с подотчетными лицами"

Дебет ? Кредит

??????????????????????????????????????????????????????????????????

Сн - 1300 ?

??????????????????????????????????????????????????????????????????

Об.Д 250 ? Об.К 1120

??????????????????????????????????????????????????????????????????

Сн - 430 ?

Основная особенность оборотных ведомостей по счетам аналитического учета состоит в том, что общие итоги оборотов и остатков каждой оборотной ведомости по аналитическим счетам соответственно равны оборотам и остаткам объединяющего их счета в оборотной ведомости по счетам синтетического учета.

Данное равенство следует из взаимосвязи между аналитическими и синтетическими счетами и объясняется параллельностью записей на них.

Если итоговые данные за месяц можно получить прямо из документов (подсчетом), аналитический учет может вестись непосредственно в оборотных ведомостях (без записей в таблицах аналитических счетов).

Рассмотренные примеры показывают, что оборотные ведомости имеют важное контрольное значение, являясь средством проверки записей по счетам и сверки данных аналитического и синтетического учета.

7.1.2.9. Двойная запись

Двойная запись - это специфический бухгалтерский прием.

Двойная запись является способом отражения на бухгалтерских счетах вызываемых хозяйственными операциями двойных взаимосвязанных изменений в составе капитала, источниках и обязательствах организации.

Хозяйственные средства, над которыми организация получила контроль в результате свершившихся фактов ее хозяйственной деятельности и которые должны принести ей экономические выгоды в будущем, называются активами.

Иначе говоря, активы - это контролируемые организацией экономические ресурсы (хозяйственные средства), стоимость которых в момент приобретения может быть объективно измерена.

Ресурсы (хозяйственные средства) будут экономическими, если они обеспечивают будущий экономический эффект организации. Это возможно, если ресурсы (хозяйственные средства) являются:

- денежными средствами или могут быть превращены в денежные средства;

- товарами, которые предполагается продать и получить за них денежные средства;

- объектами учета, предполагаемыми для использования в будущей деятельности организации, когда возникает приток денежных средств.

Требования различных лиц в отношении этих активов называются пассивами.

Пассивы подразделяются на два вида:

- обязательства, то есть требования кредиторов к организации на дату составления бухгалтерского баланса (иными словами, требования любых третьих лиц, кроме собственников организации) - сумма задолженностей организации банкам, поставщикам, подрядчикам, своим работникам и другим кредиторам;

- капитал (вложения собственников и прибыль, накопленная за время деятельности организации). Капитал отражает требования собственников.

Понятие "требования" в отношении активов организации имеет наибольшее значение в случае, если организация ликвидируется в связи с банкротством, что не соответствует одному из основных принципов бухгалтерского учета - допущению непрерывности деятельности организации.

Поскольку все активы организации могут быть востребованы либо ее собственниками, либо кредиторами и поскольку общая сумма этих претензий не может превышать сумму востребованных активов, следовательно, активы и пассивы равны (или активы = капитал + обязательства).

Таким образом, каждый рубль, вложенный в активы организации, предоставляется либо кредиторами, либо собственниками, и каждый предоставленный рубль вкладывается в некоторый вид активов.

Это - основное бухгалтерское уравнение, формально выражающее сущность двойной записи.

Система двойной записи основывается на принципе двойственности, который означает, что все экономические явления имеют два аспекта: увеличение и уменьшение, возникновение и исчезновение, пожертвование и приобретение, которые компенсируют друг друга.

Возникающие в процессе хозяйственной деятельности операции не могут нарушить баланс, так как при их регистрации используется принцип двойной записи - одна и та же хозяйственная операция отражается на счетах как минимум дважды: по дебету одного и кредиту другого счета в одной и той же сумме. В связи с этим всегда поддерживается баланс: сумма актива равна сумме пассива.

Таким образом, двойная запись - это способ регистрации хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, при котором сведения о совершении каждой хозяйственной операции находят одновременное отражение на двух разных счетах в равных суммах.

Причем записи на счетах производятся таким образом, что дебет одного счета может быть взаимосвязан с кредитом одного или нескольких счетов, а кредит одного счета - с дебетом одного или нескольких счетов в одинаковых суммах.

Внимание: правило, не имеющее исключений, - для каждой хозяйственной операции сумма по дебету должна равняться сумме по кредиту.

В связи с этим метод двойной записи имеет контрольное значение. Так, регистрация хозяйственной операции, в которой сумма по дебету не равна сумме по кредиту, изначально неверна, так как нарушается равенство сторон.

Если такое равенство не достигнуто, то это является следствием следующих ошибок:

- вместо кредита записан дебет или наоборот;

- неправильно выведено сальдо счета;

- при перенесении сальдо в баланс допущена ошибка;

- неправильно подсчитана валюта баланса.

Поскольку каждая хозяйственная операция вызывает двойные взаимосвязанные изменения капитала, источников его образования и обязательств, то между счетами, на которых записана соответствующая операция, возникает взаимосвязь. Эта взаимосвязь выражается в том, что дебет одного счета сочетается с кредитом другого счета, давая в двух взаимосвязанных изменениях отражение одной и той же операции.

Так, например, оприходование материалов, фактически поступивших в организацию, отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 10 "Материалы" и кредиту счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" в одной и той же сумме.

В случае если организацией не используются счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей", оприходование материалов отражается записью по дебету счета 10 "Материалы" и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Корреспонденция счетов - это взаимосвязь между дебетом одного и кредитом другого счета, возникающая в результате двойной записи на них хозяйственной операции.

Счета при этом называются корреспондирующими.

Внешние связи между счетами (их корреспонденция) и величина изменения (факт хозяйственной деятельности) составляют сущность бухгалтерской проводки.

Бухгалтерская проводка - это выраженное в письменной форме указание дебета и кредита счетов, затрагиваемых данной хозяйственной операцией, на которые следует на основании первичных учетных документов отнести стоимостную оценку показателя, характеризующего конкретный хозяйственный факт. Например, Д-т 60 К-т 51 - отражено перечисление денежных средств поставщику за приобретенные ценности.

Подчеркиваем еще раз необходимость составления бухгалтерской проводки только на основании первичных учетных документов.

Для составления бухгалтерской проводки необходимо выполнить следующие действия:

- определить экономическое содержание объекта учета (исходя из требования приоритета содержания над формой);

- признать объект учета (с условием большей готовности к принятию расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов);

- технически отразить объект учета на соответствующих счетах бухгалтерского учета по дебету и по кредиту.

Корреспонденция счетов имеет определенное экономическое значение, поскольку позволяет раскрывать основное содержание операции.

Бухгалтерские проводки бывают следующих видов: