Как провести собрание

Две задачи: экономия времени и продуктивность

Собрания могут стимулировать творческую мысль и энергию, координировать усилия сотрудников, повышать производительность команды. А бывает и наоборот: они не приносят никакой пользы, расхолаживают людей и повергают в уныние…

На встречи уходит время – дорогостоящий ресурс, поэтому собрания должны быть конструктивными, динамичными и иметь четкую цель.

Эта брошюра поможет вам избежать лишних собраний, а те, которые вы проведете, – сделать максимально короткими, насыщенными и эффективными.

1. Что важно при подготовке собрания

Вы решили провести собрание

Сколько «стоит» собрание? Затраченное время (на само собрание, на его подготовку, на дорогу), умноженное на среднюю почасовую оплату работника плюс накладные расходы.

Придерживайтесь жанра

Имейте в виду, что собрание может преследовать различные цели:

• проинформировать людей, получить от них информацию;

• обменяться мнениями, обсудить вопрос;

• подготовить предстоящие мероприятия;

• найти выход из ситуации;

• принять или утвердить решение;

• привлечь внимание или определить отношение к некой проблеме.

В каждом из перечисленных случаев нужно четко сформулировать искомый результат: «Разработка коммерческого плана», «Способы сокращения постоянных издержек на 15 %», «Оценка результатов первого этапа проекта с целью перехода ко второму этапу», «Средства поддержания ценовой политики компании» и т. д.

У каждого жанра своя специфика

1. Брифинг, «летучка»: короткое собрание для сообщения предстоящих действий или оценки проведенных мероприятий.

2. Собрание проектной группы: анализ работы перед переходом на следующий этап, выявление трудностей.

3. Совещание руководящего состава: собрание, посвященное вопросам управления, разработке стратегии и ее воплощению, анализу результатов работы.

4. Собрание группы по развитию: анализ ситуации и разработка методов решения проблемы для внедрения усовершенствований.

5. Общее собрание подразделения: проводится периодически для обсуждения вопросов, касающихся всех сотрудников, – общие рабочие установки, задачи и результаты, организация труда, коллективные мероприятия и т. д.

6. Семинар: собрание, на котором можно расширить понимание проблемы или ситуации, наметить перспективы обучения, обозначить основные установки и направления профессионального роста.

Повестка дня

1. Сформулируйте цель собрания и проконтролируйте, была ли она достигнута.

2. Разбейте встречу на части и в общих чертах наметьте их содержание, основную тему.

3. Заранее определите длительность проведения собрания (час-полтора) и время, отведенное на рассмотрение каждого пункта его повестки.

4. Предоставьте участникам встречи перечень материалов, с которыми нужно ознакомиться заранее и которые необходимо принести с собой.

5. Поручите подготовку собрания некоторым из его участников и сообщите об этом остальным.

6. Оповещая людей о собрании, уточняйте: «присутствие желательно» или «явка обязательна».

Каким должно быть объявление о собрании?

• Своевременным.

• Интересно сформулированным.

• Побуждающим к размышлению.

У нас собрание!

Объявление

Хорошая подготовка – залог успеха

Лично попросите нескольких участников собрания провести подготовительную работу. Обмен мнениями в неформальной обстановке подтолкнет к размышлению. Предварительное обсуждение сэкономит время собрания.

Набросайте план собрания. Выделите ключевые темы обсуждения.

Определите также основные формы работы: доклад, совместный анализ данных, обсуждение вопросов, формирование рабочих групп и т. д.

Подготовьте вспомогательные иллюстративные материалы, которые помогут обратить внимание аудитории на основные моменты изложения и облегчить их понимание. Но не слишком увлекайтесь, иначе это утомит участников собрания и сделает их пассивными наблюдателями.

Ваши верные помощники – локальная сеть и Интернет

С их помощью вы сможете:

• выбрать подходящую для всех участников дату встречи; предварительно оповестить их о цели и повестке дня собрания, предложить сотрудникам внести свои дополнения;

• обеспечить участников всей необходимой предварительной информацией: например, разослать по электронной почте документацию и указать источники для справок;

• предоставить выступающим возможность ознакомить всех участников с материалами, которые по их мнению необходимо рассмотреть заранее;

• предоставить возможность каждому участнику заблаговременно сформулировать вопросы для обсуждения;

• открыть общее обсуждение на электронном форуме.

Благодаря такой подготовке, собрания будут проводиться продуктивнее: вам больше не придется тратить время на передачу информации, которую можно заранее донести до всех другими, более оперативными способами.

Удаленные собрания

Для экономии времени и средств введите в практику:

• собрания по телефону (при необходимости с использованием факса);

• телеконференции;

• общие обсуждения на электронном форуме.

Обратите внимание! Такие собрания требуют тщательной подготовки, строгого соблюдения регламента и умения лаконично выражать свои мысли.

Простой и действенный способ – сочетать две формы работы:

1) собрание по телефону;

2) электронный форум с передачей и немедленной правкой материалов.

Проверьте себя: вы все предусмотрели?

1. В списке участников нет никого лишнего?

2. Те, чье присутствие необходимо, приглашены?

3. Собрание не окажется слишком многочисленным?

4. Всех оповестили заблаговременно?

5. Ваше объявление сможет заинтересовать сотрудников?

6. В нем ясно сформулирована цель встречи?

7. Вы организовали предварительный обмен мнениями по теме собрания?

8. Поручили кому-нибудь подготовительную работу?

9. Назначили ведущих отдельных частей собрания?

10. Позаботились об организационных и технических сторонах: заказали подходящее помещение, технические средства, оборудование?

2. Открываем собрание

С чего начать?

1. Представьте участников друг другу, если они не знакомы.

2. Напомните всем о цели собрания.

3. Подчеркните важность стоящей перед вами задачи и необходимость участия всех присутствующих в ее решении.

4. Определите круг вопросов, вынесенных на обсуждение, и предложите план совместной работы.

5. Попросите участников высказать свое мнение о теме и предлагаемом плане собрания: вам нужно убедиться, что они со всем согласны. Учтите их предложения.

6. Расскажите, каким образом вы хотите организовать обсуждение, и что при этом потребуется от его участников.

7. Обозначьте временные рамки собрания и, если считаете необходимым, установите время для перерывов.

8. Назначьте секретаря собрания.

Как настроить людей на совместную работу

Встреча участников собрания очень важна для создания рабочей атмосферы. Поэтому обязательно представьте людей друг другу, если они не знакомы.

Для организации рабочей группы необходимо:

• дать людям возможность узнать друг друга, предоставить каждому право быть услышанным и понятым, представиться самому, сообщить, в чем вы видите смысл встречи, чего вы от нее ждете и т. д.;

• добиться, чтобы люди осознали общую цель, стремились к ее достижению и отчетливо представляли себе реальное положение дел.

Никакие совместные действия невозможны без доброй воли участников и активного вовлечения в них каждого.

Энергичный старт

Начало собрания не должно быть вялым и невыразительным. Нужно пробудить интерес у аудитории, привлечь ее внимание, предложить что-то новое и неожиданное.

Для этого существует много способов, выберите наиболее подходящий.

Вы можете:

• вывести на экран цитату или изображение, связанные с предметом обсуждения и дающие «пищу для ума»;

• показать на экране расчеты, отражающие ваши нынешние или планируемые результаты в сравнении с результатами конкурентов;

• рассказать поучительный случай из жизни, сославшись при этом на свидетельство одного из присутствующих;

• предложить блиц-опрос по обсуждаемой проблеме (по принципу «согласен/ не согласен»);

• предложить присутствующим разбиться на пары и подготовить 1–2 вопроса по теме.

Избегайте рутины, старайтесь каждый раз придумывать новый «зачин», особенно для о регулярных заседаний.

3. Организуем обмен мнениями

Как вести дискуссию

Идите к цели, не отклоняясь от курса.

Установите правила игры, сформируйте рабочую группу, следите за тем, чтобы никто не потерял нить разговора, время от времени обобщайте сказанное и т. д.

Вовлекайте в разговор всех присутствующих и активизируйте рабочую группу.

Создайте непринужденную обстановку, поощряйте дискуссию, следите за реакцией участников и учитывайте ее, чтобы избегать тем, на которых разговор начинает «пробуксовывать».

Вы ведь не всегда одинаково ведете машину? Все зависит от дороги и движения. Так и на собрании: вам приходится менять стиль поведения в зависимости от темы и цели встречи.

Задача ведущего – создать и активизировать рабочую группу, а не работать вместо нее. Однако он – часть команды и не может занимать нейтральную или неопределенную позицию. Ведущий – не судья, но и не простой игрок: он играет и судит одновременно.

Тиски регламента и свобода самовыражения

1. Ведущий предоставляет слово для выступления и следит, чтобы никто никого не перебивал.

2. Побуждает присутствующих высказываться (особенно тех, кто склонен отмалчиваться), задает вопросы, наводящие на размышления.

3. Создает доверительную атмосферу, в которой каждый, не стесняясь, говорит то, что думает.

4. Сопоставляет различные позиции участников, вовлекая их в обсуждение, чтобы прояснить суть спора.

5. Своим вниманием и интересом к сказанному подает пример успешного взаимопонимания и сотрудничества.

6. Постоянно следит за тем, чтобы все хорошо понимали друг друга. Для этого дает свои формулировки сказанного.

7. Высказывает свои соображения для более глубокого обсуждения проблемы. При необходимости предлагает другие формы работы.

Не давайте спору перерасти в конфликт

Иногда участники собрания не только не понимают друг друга, но и проявляют по отношению к другим равнодушие, соперничество, враждебность и т. д. Ведущий должен вовремя увидеть и устранить эти трения, чтобы добиться слаженной работы.

Для этого у него есть немало способов:

• придавать вес и значимость мнениям каждого участника, подхватывая и развивая его мысль;

• разрядить обстановку шуткой;

• прояснить мотивы того или иного выступления, причины разногласий;

• правильно представить выступающего;

• обратить внимание докладчика на реакцию окружающих;

• предложить посмотреть на ситуацию со стороны и обменяться мнениями по поводу стиля общения;

• показать собравшимся, что обсуждение зашло в тупик;

• или наоборот, вызвать у них чувство гордости за достигнутые результаты.

Наглядность активизирует работу

1. Лучше всего иметь две флип-чартерные доски, тогда одну из них можно использовать исключительно для записи выводов.

2. По мере необходимости вывешивайте на листах бумаги важную для усвоения информацию.

3. Напишите цель собрания на доске.

4. Запишите и поясните порядок предстоящей работы.

5. Отображайте на доске ход собрания, фиксируйте употребляемые термины.

6. Записывайте промежуточные выводы, пункты, по которым достигнуто согласие.

7. При этом не концентрируйтесь исключительно на доске, сохраняйте визуальный контакт со слушателями.

8. Пишите крупно, понятно.

9. По возможности, заранее подготовьте необходимые графики, рисунки или таблицу для классификации внесенных дополнений к повестке дня.

10. Предлагайте участникам самим активно использовать доску.

Польза обобщений

Если выступающий многословен, сделайте краткое резюме сказанного или предложите ему подвести итоги.

Подчеркните общую точку зрения, отметьте те аспекты, по которым достигнуто согласие.

Делайте промежуточные выводы по ходу обсуждения и убедитесь, что участники согласны с ними.

Резюмируйте противоположные точки зрения и найдите в каждой из них рациональное зерно. Совместно выработайте третью точку зрения, учитывающую обе конфликтующие позиции и предлагающую конструктивное решение.

Разногласия – хорошее топливо для дискуссий и коллективного обсуждения. Ведение собрания – это искусство обобщения противоположных точек зрения, позволяющее перейти от пустого декларирования к продуктивному анализу.

Иногда разные точки зрения оказываются непримиримыми. Укажите участникам собрания на очевидный вред такой позиции для работы собрания в целом и для каждого из присутствующих.

Берегите время

1. Начинайте и заканчивайте собрание в назначенное время, соблюдайте объявленные перерывы.

2. Контролируйте время сами или назначьте одного из присутствующих.

3. Не выходите за временные рамки, предусмотренные для каждой части собрания.

4. Напоминайте о поставленной цели, когда теряется нить обсуждения.

5. Не давайте воли болтунам, призывайте их к лаконичности.

6. Наглядно показывайте, насколько продвинулась работа за время собрания, и формулируйте задачи, которые еще предстоит решить.

Вы хорошо вели собрание?

1. Вам удалось создать благоприятную атмосферу для обмена мнениями?

2. Вы следили за регламентом? Все смогли высказаться? Все внимательно слушали?

3. Вы помогли развить и структурировать идеи, сделать выводы?

4. Вы использовали флип-чарты для обсуждения и формулировки выводов?

5. Вы обратили внимание на трения и избежали возможных конфликтов?

6. Вы разумно использовали время? Достигли ожидаемых результатов?

4. Создаем рабочую группу

Предложите план действий

Предложите рабочей группе план действий – это облегчит совместную деятельность. Порядок действий может быть следующим (в случае необходимости обсудите его с присутствующими):

Разбейтесь на мини-группы

Предусмотрите в плане собрания работу в мини-группах по 2–3 человека. Так участникам проще высказывать свое мнение, и все будут вовлечены в процесс обсуждения. Поставьте четкие задачи.

Например.

• Найдите два варианта решения данной задачи.

• Выработайте точную формулировку затронутой проблемы.

• Подготовьте три вопроса по теме.

• Сформулируйте аргументы в пользу…

• Выдайте рекомендации по продлению сроков эксплуатации оборудования.

• Обозначьте лимит времени 5-15 минут и форму презентации материала: например, подготовка стенда, плаката.

Одна голова хорошо, а… много – лучше

Дайте каждому участнику листок бумаги и фломастер (такая работа возможна и в парах).

Поставьте вопрос на обсуждение и напишите его на доске.

Попросите участников записать свой ответ (предложение, вопрос).

Время пошло (5-10 минут).

Пишем:

• одну мысль – на один листок;

• фразу, понятную без комментариев;

• крупно, ярко, чтобы было видно издалека.

Соберите листочки, прочтите каждую фразу вслух.

Прикрепите их к доске, сгруппировав по смыслу.

Таблица – наш помощник

Или например: возможные возражения и ответы на них, потенциальные риски и превентивные меры; задачи и действия, направленные на их решение, и.т.д.

Вариант таблицы

Нарисуйте таблицу на доске и запишите идеи участников.

Вы можете также раздать им листки и сгруппировать их предложения на доске.

Мозговой штурм: говорят все

1. Определите «объект атаки». На какой вопрос мы хотим ответить?

2. Напомните всем участникам правила мозгового штурма.

• Полная свобода. Каждый говорит то, что думает.

• Никого не критикуем. Судить будем потом.

• Чем больше – тем лучше. Максимум идей в сжатый срок.

• Прислушивайтесь к другим, впитывайте их мысли.

• Все записывайте.

3. В течение 10 минут все высказывают свои идеи.

4. Рассортируйте и классифицируйте высказанные идеи.

5. Выберите несколько идей, которые стоит развить и воплотить.

Мозговой штурм: пишут все

Обсуждение будет продуктивным, если за короткое время каждый сможет высказаться.

Совет:

задаем конкретный вопрос;

каждый записывает ответ на бумаге и передает соседу; приветствуются все идеи;

каждый участник добавляет свою мысль, даже если она кажется нелепой или нереальной, либо повторяет предыдущую (с некоторыми изменениями); каждый листок проходит минимум два круга.

5. Вы – мастер презентаций

Максимум эффекта

1. Разрядите обстановку анекдотом, вспомните забавный случай, приведите яркий пример. Опирайтесь на неоспоримые факты.

2. Бросьте вызов. Проведите аналогию между случаем из личной практики и опытом участников. Покажите плюсы и минусы.

3. Меньше общих рассуждений, больше дела. Говорите короткими и простыми фразами. Выражайте свои чувства и намерения к действию.

4. Наступайте по всем фронтам: ваши речь и поза, визуальные средства, текст – все это стратегическое оружие.

5. Следуйте трем правилам: я заявляю тему, я выступаю, я подвожу итоги.

Визуальная поддержка: в нужном месте и в нужное время

Добиваемся ответной реакции

Примеры.

• Разбиваемся на пары, отводим несколько минут на размышление и начинаем обмен мнениями.

• Организуем круглый стол, пусть каждый выскажется по наболевшему вопросу.

• Работаем в мини-группах над поиском решений.

• Записываем на доске предложения каждого участника и обсуждаем их.

• Блиц-опрос: отвечаем на вопросы, проверяем понимание участниками основных моментов.

• Моделируем ситуации для проверки эффективности предложенных решений.

6. На финишной прямой

Утверждаем решение

В конце собрания вам понадобится время, для того чтобы:

• убедиться в достижении целей;

• проверить, что все поняли суть решения;

• подвести итоги, обсудив соглашения, возможные разногласия, нерешенные вопросы;

• определить, кто возьмет на себя реализацию принятых решений;

• зафиксировать сроки выполнения задач, назначить дату следующей встречи для контроля и корректировки оперативных решений.

Утверждаем протокол

1. Назначьте секретаря, который по ходу собрания составит письменный отчет (можно вести протокол по очереди).

2. Подготовьте форму протокола.

3. Оказывайте секретарю посильную помощь: сформулируйте и запишите на доске промежуточные выводы.

4. Внесите решения собрания в протокол.

5. Представьте протокол на утверждение собрания.

6. Распечатайте протокол и вручите каждому участнику в конце собрания либо разошлите по электронной почте.

Образец протокола

Оцените работу

1. Попросите сотрудников поделиться своим мнением о проведенном собрании. Поблагодарите их за участие.

2. Напомните о цели собрания и спросите, достигнута ли она. Ведь бывает и так, что люди просто рады встрече, и им при этом только кажется, что они плодотворно работали.

3. В случае необходимости попросите каждого участника дать в письменном виде оценку результатов собрания, затем обобщите их ответы.

Например, оцените по четырехбальной шкале:

• достижение результата;

• уровень обсуждения;

• качество подготовки.

Организуйте обмен мнениями, если точки зрения участников не совпадают. Если вы проводите регулярные собрания с одной аудиторией, последовательно добивайтесь прогресса в каком-либо одном направлении. Закрепив успех, переходите к следующей задаче.

Закрываем собрание

Убедитесь в том, что:

• существует ясность по точкам соприкосновения и разногласиям;

• понятно, кто и что делает, в какие сроки;

• определено, кто и когда составит протокол;

• все заинтересованные лица будут проинформированы о решениях;

• назначена и всем известна дата следующего собрания;

• подведены итоги работы.

7. Повышаем эффективность

Вы прошли испытание?

* Продуктивность – соотношение результата и затраченных ресурсов.

Проанализируйте «стоимость» собраний. Что необходимо изменить?

Слагаемые успеха

1. Покажите связь между плодотворными собраниями и успехами предприятия: рациональным использованием рабочего времени, улучшением качества, усовершенствованием проектов и т. д.

2. Эффективность собраний должна стать критерием оценки менеджмента по итогам годовой работы.

3. Определите нормы ведения собраний и применяйте их на практике.

4. Используйте единые, стандартные бланки для повестки дня и протокола.

5. Экономьте рабочее время: минимальное количество собраний, оговоренные временные рамки, только необходимое количество участников.

6. Главная задача – хорошо подготовиться.

7. Развивайте самодисциплину группы.

8. Топ-менеджмент должен подавать пример эффективной работы.